Как правильно писать письма по электронной почте
Перейти к содержимому

Как правильно писать письма по электронной почте

  • автор:

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

3

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

Адрес и имя отправителя.

Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

Важность письма (это при необходимости).

Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. .

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:») 1только для ответа. Используя пиктограмму 2, размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re) 1является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

4

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

Как улучшить свои навыки по написанию деловых электронных писем

Деловая корреспонденция всегда была очень щекотливым вопросом. Автор должен сказать все необходимое профессионально, связно и понятно, при этом обращая внимание на мелкие детали.

Вот почему большинство деловых электронных писем пишутся с помощью тщательно проработанных шаблонов, соответствующих культуре и политикам конкретной компании. Джейсон Чейз (Jason Chase), консультант по связям с общественностью и контент-маркетингу в компании SupremeDissertations, формулирует это просто: «Неблагоприятное первое впечатление от вашего делового электронного письма, скорее всего, захлопнет перед вами дверь навсегда. Будьте очень внимательны с тем, что пишете».

Являетесь вы фрилансером или сотрудником компании, деловые электронные письма имеют огромное значение. Рассмотрим несколько советов и рекомендаций, которые помогут улучшить вашу деловую корреспонденцию.

Важность строки темы

Люди редко читают электронные письма, если строка темы выглядит неинтересной и не заслуживающей внимания. Если это письмо категории «бизнес-бизнес», то получатель прежде всего обратит внимание на его заголовок. Заголовок должен быть точным, понятным и по существу.

Неважно, что вы отправляете, — деловое предложение, предложение о сотрудничестве или просто брошюру. Важно то, что вы воспринимаете свой бренд и свои услуги серьезно и хотите того же от других.

Если вы не знаете, как правильно сформулировать тему письма в соответствии с культурой вашей компании, можете обратиться за профессиональной помощью в службу RatedByStudents. Всего за несколько кликов можно найти копирайтера, который сможет приспособиться к вашему стилю письма.

Простота и организация

Электронные деловые письма ничем не отличаются от бумажных. Каждая фраза, предложение и абзацный отступ имеют значение. Часто бывает полезно упорядочить мысли в локальном текстовом процессоре или в записной книжке, прежде чем начинать писать само письмо.

Это позволит вам объективно оценить написанное и исключить всю ненужную информацию. Используйте понятную терминологию и избегайте отраслевого жаргона и фраз, понятных только специалистам.

Если такая специальная терминология важна для вашего письма, включите в письмо небольшой словарик с объяснением каждого слова. Прежде чем отправлять письмо, можно обратиться в такую службу, как Readable.io, GetGoodGrade или HotEssayService, чтобы они помогли вам отформатировать его надлежащим образом. И наконец, если вам не хватает времени или опыта, вы можете отправить свои заметки профессиональному копирайтеру и попросить его написать письмо.

Объявление вашей должности

Большинство деловых электронных писем содержат нижний колонтитул с информацией об отправителе. Не полагайтесь на нижний колонтитул, так как часто он отрезается от окончательного текста сообщения и получатель письма остается в замешательстве.

Вместо этого укажите свою должность в компании и полное имя в первых строках письма. Если сразу придать письму профессиональный тон, вас воспримут серьезно, даже если вы не занимаете управленческую должность.

Это особенно важно, если вы работаете с международными клиентами, слабо владеющими деловым английским. В таком случае может быть лучше обратиться в такую службу, как IsAccurate, для перевода вашего письма на целевой язык профессиональным копирайтером. В конце концов, всегда лучше заранее принять все возможные меры, чем исправлять ошибки потом.

Создание нескольких шаблонов

Научившись писать письма и правильно обращаться к получателю, следует подумать о создании шаблонов электронных писем. У вас не всегда будет время составлять деловые письма с нуля, поэтому разделение их на категории может быть хорошей идеей. Разделить письма на категории можно по их цели (продажи, реклама и т. д.) или получателю (клиент, потребитель, компания).

Создание небольшой системы шаблонов с помощью таких инструментов, как Google Docs, Trello и им подобных, упростит для вас процесс написания. Вам не нужно будет заботиться о начальном форматировании, и вы сможете быстрее отправлять свою корреспонденцию. Если вам потребуется помощь в составлении качественных шаблонов писем, можно обратиться в компанию RewardedEssays для получения помощи от профессионального копирайтера.

Проверка, редактирование и форматирование

И наконец, самое важное в написании деловых писем — это их правильность с точки зрения грамматики. Нет ничего хуже, чем отправка электронного письма с простыми ошибками форматирования или орфографии.

Ваши клиенты и бизнес-партнеры могут не придать значения мелкой ошибке, но не позволяйте ошибкам накапливаться. Любые ошибки в ваших письмах снизят вашу репутацию для последующих контактов с этим же человеком.

В конце концов, вы хотите установить доверительные и профессиональные отношения с получателем, поэтому не заставляйте его исправлять ошибки за вас. Использование таких инструментов, как Grammarly и Hemmingway, — отличный способ обеспечить грамматическую правильность и должный формат ваших электронных писем.

Правильное написание писем по-прежнему имеет значение (заключение)

Важность правильного написания писем очевидна, как бы далеко технически ни продвинулась корпоративная индустрия. Хорошее деловое электронное письмо может открыть двери, которые вы никогда и не мечтали открыть. Вкладывайте средства в расширение и оттачивание навыков написания деловых писем и учитесь на письмах, которые попадают в ваш почтовый ящик.

Джеймс Дейли — профессиональный копирайтер и контент-менеджер в компании Flash Essay. Помимо работы, у него есть множество увлечений, среди которых астрономия, психология и кино. Вы можете связаться с Джеймсом через его личный блог Brainished.

Рецепт хорошего письма

Mike Terentev

Емейл-маркетинг — один из самых популярных и эффективных маркетинговых инструментов. Письмо — это очень интимный момент, потому что мы можем написать что-то душевное конкретному клиенту или прислать ошеломительное предложение 50 девушкам, созданное специально для них. Поэтому, если вы хотите стать ближе к своим клиентам, используйте емейл-маркетинг.

Но есть одна загвоздка — нельзя просто взять и отправить обычное текстовое письмо. Окей, можно отправить маме, другу или клиенту во время деловой переписки. Но если речь идёт о маркетинге, нам нужна изюминка.

Такой изюминкой стали HTML-письма. По сути, с помощью HTML, вы обрамляете текст фотографиями, анимацией и другими визуальными штуками — создаёте красивую оболочку для текста. Но не всё так просто. Чтобы отправлять такие письма, придётся изучить технические и визуальные требования. Сегодня статья как раз об этом.

Схема действий

Чтобы создать хорошее письмо, мы сделаем четыре шага:

  1. Разберёмся в целях емейл-рассылки
    Потому что смысл письма формирует его внешний вид.
  2. Займёмся типографикой
    Это важно, потому что если текст оформлен плохо, его не прочитают.
  3. Поработаем над контентом письма
    Поймём, какими мыслями поделимся и как их преподнесём.
  4. Проверим итоговое качество
    С помощью здравого смысла и сервисов-помощников.

Это наш план на сегодня. А разобраться в нём поможет предприниматель Николай.

У Николая бизнес, он продаёт телескопы. Николай хочет делиться со своими клиентами новостями о новых поступлениях, индивидуальными предложениями и историями звёздных открытий. Поэтому Николай остановился на емейл-маркетинге.

Разбираемся в целях

От цели рассылки зависит контент писем и визуальное оформление.

Новостные рассылки. Одни из самых популярных типов писем. Содержат в себе новостной контент и минимальное количество рекламы. В таких письмах отсутствует призыв к действию, зато много ссылок на интересные материалы.

Если Николай хочет делиться новостями из мира звёзд и телескопов, он должен хорошо подумать над дизайном письма и оформлением ссылок на материалы. Цель дизайна письма — привлечь внимание к информации, поэтому следует отказаться от вычурного дизайна в пользу минимализма.

Письма с транзакциями. Эти письма отправляют, когда клиент каким-либо образом взаимодействует с сайтом или компанией. Чаще всего, это письма об оплате заказа, его оформлении, доставке или напоминании о незавершенной покупке.

С помощью транзакционных писем, Николай сообщает покупателям, что товар оплачен, а также напоминает клиенту об отложенной покупке, если тот сохранил какой-то товар в корзине, но не купил его. Здесь важно, чтобы пользователь сразу увидел главные детали заказа и ознакомился с правилами получения или возврата товара.

Маркетинговые письма. Это продающие письма. Они содержат информацию о продукте и специальных предложениях. Цель такого письма — продажа. Поэтому призыв к действию — основной элемент письма. Остальные части мотивируют это действие совершить.

Маркетинговые письма бывают двух видов: массовыми и триггерными. Массовые нужны для рассылки по всей базе контактов, а триггерные служат для единичного оповещения.

Николай отправляет массовые письма о новых поступлениях и акционных предложениях, а также триггерные с персональными предложениями и оповещениями.

Чтобы письмо сработало, особое внимание нужно уделить дизайну письма, качеству фотографии, картинок и призыву к действию. Также следует проверить, как это письмо отображается на разных устройствах.

Обучающая рассылка. Новый тренд в мире емейл-рассылок. Вы создаёте полезную и бесплатную информацию, которая напрямую связана с вашей компанией и интересна клиентам.

Так как Николай продаёт телескопы, он хочет научить клиентов правильно ориентироваться в звёздном небе и названиях созвездий. В обучающей рассылке акцент делается на контенте и его оформлении. Ориентир — научно-популярные журналы. Вы должны убедиться, что письмо читать не только интересно, но и приятно. Позаботьтесь о том, чтобы письмо корректно отображалось в почтовом ящике или дайте ссылку на просмотр в браузере.

После того как мы разобрались с типами писем, приступим к их оформлению.

Уделяем внимание типографике

Как бы визуально ни было оформлено ваше письмо, основной смысл передаёт текст. Поэтому очень важно уметь правильно подавать текстовую информацию.

Николай знает, что некоторые браузеры по умолчанию блокируют картинки, поэтому много внимания уделяет оформлению текста. Он использует шрифты, которые хорошо читаются в любом почтовом клиенте: с засечками (Courier, Georgia, Times New Roman) и без засечек (Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS). А также выставляет размер шрифта не меньше 14-го кегля.

Чтобы создать ощущение порядка и лёгкого чтения, Николай добавляет заголовки и контролирует размер абзацев — не больше 6–7 строк текста. Если отказаться от заголовков, а абзацы сделать большими, получатель не сможет сориентироваться в тексте и удалит письмо.

Думаем над контентом

Содержание важнее всего. Читатель принимает решение о чтении письма в первые 5 секунд, поэтому важно моментально заинтересовать получателя. И не усложняйте, чем проще информация, тем легче она усваивается.

Чтобы клиенты читали письма, Николай должен хорошо поработать над их смыслом. Текст нельзя перегружать терминами, а для простоты чтения, его лучше разбить на смысловые блоки и разделить их с помощью заголовков.

С точки зрения дизайна, в письмах лучше не использовать Flash-анимацию, java script и прочие навороты, так как почтовый клиент не прочитает такой код и ничего не отобразит. Лучше дополните текст фотографиями или GIF-изображениями. И помните, что ширина макета письма не должна превышать 600–700 пикселей.

Проверяем качество письма

После того как мы сверстали письмо, самое время проверить его качество. Для этого нам помогут 2 сервиса-помощника.

Litmus. Представляет из себя набор инструментов для отслеживания и тестирования рассылок. Он включает инструменты для предпросмотра писем, аналитики и тестирования на спам. Стоимость начинается от 79$ за месяц, есть скидки при оплате за год.

Email on Acid. Помимо предварительного просмотра письма в 48 различных почтовых клиентах и браузерах, вы получите анализ неподдерживаемых файлов и советы по исправлению ошибок, а также генератор текстовой копии вашего HTML-письма.

15 правил деловой электронной переписки

Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 15 правил, которые помогут сэкономить время себе и контрагенту и быстрее решить рабочие вопросы.

Пишите тему письма

Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».

Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Называйте по имени

Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.

Говорите по делу

Рабочее письмо — короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса. Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.

Указывайте точный срок

Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.

Форматируйте текст

Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью. Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.

Пишите нейтрально и деликатно

Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны. Если не знакомы близко, не стоит задавать личные вопросы, вторгаться в чужое пространство, шутить и поднимать темы, не относящиеся к работе.

Сохраняйте историю переписки

Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.

Подписывайте письма

Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида petrsidirov@mail.ru вместо svinkapeppa или superboy.

В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.

Добавляйте сразу все ссылки и файлы

Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл». И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.

Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.

Называйте понятно файлы и документы

Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут logotype и header.

Перечитайте перед отправкой

Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу — дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз — возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках. Если это так — смените тон и перефразируйте «скользкие» моменты.

Отвечайте быстро

Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек отвечает на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.

Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.

Отправляйте письма в рабочее время

Три причины, чтобы следовать этому правилу:

  1. Звуковое оповещение может разбудить адресата.
  2. Некоторые считают переписку в нерабочее время, включая выходные, неприемлемой.
  3. Ваше письмо может просто затеряться среди других.

Настройте отложенную отправку. Например, в почте Mail.ru есть функция «Отправить в точное время». Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05. Так будет больше вероятность, что получатель его не пропустит. Если к этому времени в письмо станет неактуальным, зайдите в раздел «Исходящие» и отмените отправку.

Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»

Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *