Куда сдать ефс 1 на бумаге

Куда сдавать ЕФС-1 на бумажном носителе?

Форма ЕФС-1 представляется в территориальный орган СФР. Это отделение фонда, где компания или ИП стоит на учете.

Если у организации имеется обособленное подразделение, у которого есть банковский счет и полномочия выплачивать вознаграждения физлицам, то ЕФС-1 нужно подавать в СФР по месту нахождения головного офиса — за работников головного офиса и по месту нахождения подразделения — за физлиц, относящихся к ОП.

Узнать адрес своего отделения можно на сайте СФР. Рекомендуем воспользоваться чатом со специалистом единого контактного центра СФР. Это значок сообщения в нижнем правом углу на главной странице сайта:

Можно ли вам сдавать ЕФС-1 на бумаге, уточните здесь.

ВАЖНО! Разъяснения от «КонсультантПлюс»
В органы СФР можно представлять отдельные разделы и подразделы ЕФС-1 в соответствии с установленными сроками. В любом случае они подаются вместе с титульным листом формы (п. 1.11 Порядка заполнения ЕФС-1). Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока будет ближайший следующий за ним рабочий день (Письмо СФР от 25.01.2023 N 19-02/463л).
Для подачи сведений в части индивидуального (персонифицированного) учета предназначен разд. 1 формы ЕФС-1. Он включает в себя:
Сроки сдачи всех разделов и образцы заполнения смотрите в готовом решении. Пробный доступ бесплатный.

Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года

С 2023 года ПФР и ФСС объединяются в новый фонд — Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации, или Социальный фонд России (СФР). И те отчеты, которые мы привыкли сдавать в пенсионный и соцстрах, отменяются. Вместо них нужно сдавать единый отчет ЕФС-1 в СФР. Он заменит сразу несколько форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3.

Каким образом в ЕФС-1 сочетаются такие разные сведения и как не запутаться в порядке сдачи нового отчета — расскажем в статье.

Что вы узнаете

Что такое ЕФС-1

ЕФС-1 — сокращенное название нового отчета в объединенный фонд. Расшифровывается как «единая форма сведений». Единая — потому, что содержит в себе аналоги нескольких отчетов, которые сдавали за 2022 год и ранее.

Какие отчеты будет содержать ЕФС-1

В ЕФС-1 объединили отчеты:

• 4-ФСС.
• СЗВ-ТД.
• СЗВ-СТАЖ.
• ДСВ-3.

Подключить СБИС, чтобы работать с новыми формами отчетности

Когда вступает в силу

Форма ЕФС-1 действует с 1 января 2023 года. Поэтому за периоды до 2023 года отчитывайтесь и подавайте корректировки по прежним формам, а начиная с 2023 — по новой форме ЕФС-1. Например, если вы приняли сотрудника 30 декабря 2022, сдайте по нему СЗВ-ТД не позднее 9 января 2023 по старой форме. А если прием состоялся 9 января 2023, подайте отчет уже по новой форме (ст. 15 Закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ).

Нормативная база

Единая форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п. Документ опубликован 20 декабря 2022 года.

Кто и как должен сдавать ЕФС-1

Кто сдает отчет ЕФС-1

ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть:

• Сотрудники по трудовым договорам.

• Исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД) на выполнение работ (оказание услуг), передачу прав на произведения; авторского заказа (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).

Куда подавать отчет ЕФС-1

Сдавайте отчет в СФР по месту регистрации компании или ИП. В большинстве случаев адреса СФР совпадут с адресами ПФР. Список адресов единого фонда уже появился на сайте СФР. Подробнее про новый фонд после объединения ПФР и ФСС мы писали здесь.

В каком виде должен быть отчет ЕФС-1

Обязательно сдавать ЕФС-1 в электронном виде, если у вас более 10 работников (включая исполнителей по ГПД) в текущем отчетном периоде.

Если работников 10 или меньше, отчет можно сдать как электронно, так и на бумаге: лично, через представителя или отправить почтой (ст. 8 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).

Намного удобнее и надежнее сдавать отчетность электронно. СБИС проверит отчетность перед отправкой, покажет ошибки, из-за которых отчет не будет принят. Вы увидите, когда отчет приняли или отклонили.

Состав отчета ЕФС-1

Новый отчет состоит из двух разделов:

• Первый содержит сведения персонифицированного учета.
• Второй содержит сведения о расчетах по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Каждый раздел включает в себя подразделы, которые, по сути, заменяют одну из действовавших в 2022 году форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Какие сведения отражаются в каждом подразделе ЕФС-1, когда их нужно заполнять и как эти разделы соотносятся со старыми формами — смотрите в таблице.

В обязательном порядке нужно сдавать аналог формы 4-ФСС. Это раздел 2, подразделы 2.1 и 2.3. Остальные листы ЕФС-1 заполняются и сдаются только при наличии соответствующих сведений.

Какие разделы содержит ЕФС-1

Раздел, подраздел ЕФС-1	Какие сведения содержит	Какой отчет заменяет	В каких случаях заполнять
Титульный лист	Общие сведения о страхователе	Всегда
Раздел 1, подраздел 1	Сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате	Одновременно с подразделами 1.1, 1.2 или 1.3
Раздел 1, подраздел 1.1	Сведения о трудовой деятельности	СЗВ-ТД	Если были кадровые мероприятия, а также заключение/прекращение договора ГПХ
Раздел 1, подраздел 1.2	Сведения о страховом стаже	СЗВ-СТАЖ	Если в отчетном году были работники с особыми условиями исчисления стажа для назначения пенсии
Раздел 1, подраздел 1.3	Сведения о заработной плате работников госучреждений	СИоЗП	Заполняют только госучреждения
Раздел 1, подраздел 2	Основание для отражения периодов работы в условиях, дающих право на досрочную пенсию	ОДВ-1 (разд. 5)	Одновременно с подразделом 1.2, если в 1.2 есть сотрудники с правом на досрочную пенсию
Раздел 1, подраздел 3	Сведения о работниках, за которых перечислены дополнительные взносы на накопительную пенсию	ДСВ-3	Если уплачивались дополнительные пенсионные взносы
Раздел 2	Сведения о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний	4-ФСС (титульный лист)	Всегда
Раздел 2, подраздел 2.1	Расчет сумм страховых взносов	4-ФСС (табл. 1)	Всегда
Раздел 2, подраздел 2.1.1	Сведения об облагаемой базе и исчисленных взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ) или для госучреждений	4-ФСС (табл. 1.1)	Заполняют компании с выделенными СКЕ и госучреждения
Раздел 2, подраздел 2.2	Сведения для исчисления взносов при направлении своих сотрудников для работы в другой компании или ИП	4-ФСС (табл. 2)	Заполняют только страхователи, направляющие своих сотрудников для работы у другого юрлица или ИП
Раздел 2, подраздел 2.3	Сведения о результатах обязательных медосмотров и специальной оценке условий труда	4-ФСС (табл. 4)	Всегда

Специалисты СБИС уже реализовали новую форму ЕФС-1 и сделали ее максимально удобной для заполнения. С 2023 года она будет доступна всем пользователям.

Так будет выглядеть новый отчет ЕФС-1 в СБИС.

Попробовать СБИС Отчетность

В какие сроки сдавать отчет ЕФС-1

Особенность нового отчета в том, что его можно сдавать не целиком, а по разделам и даже подразделам. Каждый подраздел заменяет действовавшую в 2022 форму: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Поэтому отчетный период и срок сдачи у каждого подраздела свой. Когда сдавать форму ЕФС-1, расписали в следующей таблице.

Сроки сдачи ЕФС-1 по разделам и подразделам

Не позднее 1 рабочего дня со дня издания приказа: при приеме/увольнении, приостановлении/возобновлении трудового договора.

Не позднее 1 рабочего дня со дня заключения/прекращения ГПД.

Не позднее 25 числа следующего месяца: при получении от работника заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, переводе и остальных кадровых мероприятиях

25 января следующего года.

В некоторых случаях — досрочно, также, как сдавали действовавшие в 2022 году СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. Например, в течение 3-х дней нужно отчитаться, если получили запрос из Социального фонда или заявление от работника на единовременную выплату пенсионных накоплений

Срок сдачи отчета ЕФС-1 в 2023 году по разделам для коммерческих компаний и ИП 

• Подраздел 1.1 раздела 1 (СЗВ-ТД) за март 2023
• Подраздел 3 раздела 1 (ДСВ-3) за 1 квартал 2023

• Подраздел 1.1 раздела 1 (СЗВ-ТД) за июнь 2023
• Подраздел 3 раздела 1 (ДСВ-3) за 2 квартал 2023

• Подраздел 1.1 раздела 1 (СЗВ-ТД) за сентябрь 2023
• Подраздел 3 раздела 1 (ДСВ-3) за 3 квартал 2023

• Подраздел 1.1 раздела 1 (СЗВ-ТД) за декабрь 2023
• Подраздел 3 раздела 1 (ДСВ-3) за 4 квартал 2023
• Подразделы 1.2 и 2 раздела 1 (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1) за 2023

Чтобы не запутаться в сроках и ничего не пропустить, подключите в СБИС уведомления для отчетности. Система будет присылать вам напоминания о сроках сдачи отчетов любым удобным способом: на электронную почту, по смс или в Viber.

Получать напоминания о сроках отчетности

Как и в какие сроки отчитываться за 2022 год

За все периоды до 2023 года, в том числе за декабрь 2022, 4 квартал 2022 и весь 2022 год, отчитывайтесь по тем формам и в те сроки, которые действовали в этот период. Это правило действует и для корректировок. Например, если в 2023 году заметили ошибку в отчете 4-ФСС за полугодие 2022, то подавайте уточненный отчет по форме, которая действовала за тот период.

Формально за 2022 год нужно отчитываться уже в новый объединенный фонд. Но фактически не все новые офисы еще могут быть готовы принимать отчеты — в этом случае будете отчитываться по старому адресу.

Сроки сдачи отчетности в фонд в 2023 году за 2022 год

В случае приема/увольнения, приостановления/возобновления трудового договора 30.12.2022

В случае других кадровых мероприятий, а также при получении от работника заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) в декабре 2022

Особенности заполнения ЕФС-1 по сравнению со старыми формами

Подробно про порядок заполнения разделов ЕФС-1, которые с 2023 года заменяют СЗВ-ТД, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, мы расскажем в отдельных статьях. А здесь приведем отличия новой формы от старых.

Титульный лист

• Нет указания на отчетный период, так как у каждого раздела он свой
• Коды статистики обязательны для заполнения только госучреждениями при представлении подраздела 1.3 раздела 1.
• В течение 2023 года, пока новый фонд налаживает свою работу, нужно указывать регистрационный номер страхователя в ПФР.

Раздел 1

Кроме обычных для СЗВ-ТД сведений о сотруднике (СНИЛС, ИНН, ФИО, дату рождения), нужно указать новые (п. 3.1.6 и 3.1.7 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1):

• Код категории застрахованного лица, который зависит от его статуса в РФ. Коды приведены в Порядке заполнения подраздела. Так, для граждан Российской Федерации предусмотрен код «ГРФ».
• Код гражданства работника из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ).

Подраздел 1.1 подраздела 1 (СЗВ-ТД)

• С 2023 года этот подраздел нужно подавать не только на работников по трудовым договорам, но и на исполнителей по договорам ГПХ, с выплат которым начисляются страховые взносы. Это договоры на выполнение работ (услуг), авторского заказа, передачу прав на произведения. По остальным ГПД, например на аренду имущества у физлица, подавать сведения не нужно.

• При увольнении сотрудника нужно указывать также код причины увольнения (п. 3.2.8 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1).

Подраздел 1.2 (СЗВ-СТАЖ)

В отличие от СЗВ-СТАЖ этот подраздел нужно заполнять не на всех работников, а только на тех, у кого есть особенности в исчислении пенсионного стажа. Например, на сотрудников, которые:

• Находились в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет.
• Брали отпуск за свой счет.
• Отстранялись от работы или простаивали.
• Выполняли работу с правом на повышенную или досрочную пенсию (п. 1.6 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1).

Подраздел 1.3 (СИоЗП)

Этот подраздел сдают только госучреждения, причем не все, а только с определенными видами деятельности. Перечень таких видов деятельности устанавливает Минтруд. По сравнению с действующей в 2022 году Формой сбора информации о зарплате работников госучреждений для большинства сведений установлены кодовые обозначения.

Раздел 2 (4-ФСС)

Этот раздел практически не отличается от старой 4-ФСС. Изменения такие:

• Вместо численности физлиц, в пользу которых производятся выплаты, нужно указывать численность работающих застрахованных лиц по обязательному страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний.
• В расчет сумм взносов (подраздел 2.1) вернулась графа «На начало отчетного периода».
• Убрали сведения о численности пострадавших в связи со страховыми случаями (табл. 3 старой формы 4-ФСС).

Кто отвечает за подготовку ЕФС-1

Законодательство не устанавливает, какие конкретно сотрудники обязаны подготавливать ЕФС-1 — это обязанность страхователя в целом. Поэтому руководитель самостоятельно решает, кто из его сотрудников ответственен за подготовку нового отчета. Как и при заполнении прежних форм отчетов возможны два основных варианта.

1. Возложить обязанность сдавать весь отчет на одного сотрудника (главного бухгалтера, бухгалтера по зарплате и т.д.). В небольших организациях это оптимальный, а зачастую — единственно возможный вариант
2. Разделить зоны ответственности между разными сотрудниками. Поскольку отчет включает в себя разные отчеты, можно возложить заполнение подраздела 1.1 (аналог СЗВ-ТД), 1.2 и 2 (аналог СЗВ-СТАЖ) на кадровика. А заполнение остальных разделов — на бухгалтера. Такое разделение возможно благодаря тому, что каждый раздел формы можно подготовить и сдать отдельно в свой срок.

Чтобы зафиксировать обязанность конкретных сотрудников сдавать ЕФС-1 или отдельные разделы формы, издайте приказ в произвольной форме и ознакомьте сотрудников. Если требуется, внесите изменения в должностные инструкции и трудовые договоры.

В СБИС легко разделить зоны ответственности сотрудников при подготовке разных отчетов. Для этого каждому сотруднику, который участвует в подготовке ЕФС-1, предоставьте свой доступ в кабинет компании, со свои логином и паролем. В зависимости от трудовых обязанностей сотрудника предоставьте ему свои права и ограничения при работе с системой.

Подключить СБИС, чтобы отправлять новый отчет

Какие штрафы за ошибки в новой форме

За ошибки при заполнении и нарушение сроков сдачи разных разделов ЕФС-1 накажут по-разному. Размеры санкций можно посмотреть в нашей таблице.

Если сдали отчет на бумаге, а должны сдавать в электронном виде, штраф составит 1000 рублей (п. 2 ст. 8 и ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

500 рублей по каждому застрахованному лицу.

300–500 рублей — штраф на руководителя

Ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

5% от начисленной за последние 3 месяца суммы, но не более 30% и не менее 1000 рублей.

300–500 (штраф на руководителя)

Ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

От 20 до 40% причитающейся к уплате суммы взносов.

300–500 рублей — штраф на руководителя

Ст. 26.29 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

С 2023 года есть возможность избежать штрафов за ошибки в сведениях персучета (раздел 1, подразделы 1.1, 1.2, 2 и 3 формы ЕФС-1), если сдадите уточненные сведения:

• В течение 5 рабочих дней после того, как получили уведомление от СФР об устранении ошибок и несоответствий.
• До того, как ошибку обнаружит СФР.

Кроме того, появится стимул быстрее оплачивать штрафы по требованию фонда. Если уплатите штраф в течение 10 календарных дней с даты получения требования, можно уплатить только половину суммы штрафа (ч. 16 ст. 17 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).

Как заполнить ЕФС-1

C 2023 года устарело сразу несколько форм отчетности по сотрудникам. К ним относятся СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ с описью ОДВ-1 к ней, ДСВ-3, 4-ФСС. Вместо них работодатели теперь сдают один отчет EФC-1.

Он состоит из титульного листа, двух разделов и их подразделов. Но не все из них нужно сдавать. Чтобы было проще ориентироваться, разбираем подробно особенности заполнения новой формы.

Что такое ЕФС-1

ЕФС-1 — новый отчет, его еще называют «Единая форма сведений». ЕФС-1 сдают с 2023 года все компании и ИП, у которых есть штатные сотрудники, совместители и сотрудники, которые работают по договорам ГПХ.

В каком виде должен быть отчет ЕФС-1. Форма подачи зависит от числа сотрудников:

• 11 человек и больше — сведения подаются только в электронном виде;
• 10 человек и меньше — форму можно представить на выбор в электронном или бумажном виде.

Электронную форму нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.

Кто отвечает за подготовку ЕФС-1. В законе не прописано, какие сотрудники заполняют ЕФС-1 — это обязанность работодателя в целом. Поэтому руководитель самостоятельно решает, кто из его сотрудников будет нести ответственность за подготовку нового отчета. Например, можно либо поручить весь отчет бухгалтеру, либо разделить обязанности так: за раздел 1.3 и раздел 2 отвечает бухгалтер, за остальные части — сотрудник отдела кадров.

Состав ЕФС-1: какие разделы он содержит

Новый отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов:

1. Раздел 1 — в нем указывают данные о кадровых событиях, пенсионном стаже и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию.
2. Раздел 2 — в нем указывают данные об исчисленных взносах на травматизм, об обязательных медосмотрах и специальной оценке рабочих мест. Раньше это был расчет 4-ФСС.

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» состоит из таких подразделов:

• 1 — сведения о каждом сотруднике. Подраздел 1 надо заполнять к двум подразделам — 1.2 и 1.1;
• 1.1 — сведения о трудовой деятельности;
• 1.2 — сведения о трудовом стаже;
• 1.3 — сведения о зарплате и деятельности сотрудников госучреждений. Дальше мы не будем его рассматривать, бизнес не сдает этот подраздел;
• 2 — основания для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии;
• 3 — сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя.

Если таких событий в компании или у ИП не происходит, нулевую ЕФС-1 подавать не нужно.

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» состоит из таких подразделов:

• 2.1 — информация о страховых взносах;
• 2.2 — частные агентства занятости, которые временно передают своих сотрудников другим работодателям, указывают сведения для исчисления страховых взносов;
• 2.3 — результаты проведенных обязательных медосмотров работников и спецоценки.

Показали в таблице, как соотносятся старые формы с разделами и подразделами ЕФС-1.

Новая форма ЕФС-1	Старая форма
Подраздел 1 и подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»	СЗВ-ТД
Подраздел 1 и подраздел 1.2 раздела 1 «Сведения о страховом стаже»	СЗВ-СТАЖ
Подраздел 2 раздела 1 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии»
Подраздел 3 раздела 1 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»	ДСВ-3
Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев»	4-ФСС

В какие сроки сдавать отчет ЕФС-1

У отчета ЕФС-1 нет единого срока сдачи. Для каждого подраздела — свой срок. Если срок сдачи выпадает на выходной или праздничный день, он переносится на ближайший рабочий.

Сроки сдачи ЕФС-1 по разделам и подразделам

Раздел, подраздел	Срок сдачи
Ежемесячно, до 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о переводе либо подачи заявления о способе ведения трудовой книжки. Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об оформлении, прекращении, приостановлении или возобновлении трудового договора, заключении или прекращении договора ГПХ
Подраздел 1.2 раздела 1	Ежегодно, до 25 января года, следующего за отчетным годом
Подраздел 2 раздела 1	Одновременно с подразделом 1.2, если есть сведения о лицах, которые имеют право на досрочное назначение пенсии
Подраздел 3 раздела 1	Ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом
Раздел 2	Ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом

Сроки сдачи отчета ЕФС-1 в 2023 году

Раздел, подраздел	Срок сдачи
До 25-го числа за предыдущий месяц либо не позднее ближайшего рабочего дня после кадрового события
Подраздел 1.2 раздела 1	До 25 января 2023 года — за 2022 год. До 25 января 2024 года — за 2023 год
Подраздел 2 раздела 1	До 25 января 2023 года — за 2022 год. До 25 января 2024 года — за 2023 год
Подраздел 3 раздела 1	За 1‑й квартал — до 25 апреля. За полугодие — до 25 июля. За 9 месяцев — до 25 октября. За 2023 год — до 25 января 2024 года
Раздел 2	За 1‑й квартал — до 25 апреля. За полугодие — до 25 июля. За 9 месяцев — до 25 октября. За 2023 год — до 25 января 2024 года

Особенности заполнения ЕФС-1 по сравнению со старыми формами

Ко всем подразделам нужно заполнять титульный лист и подразделы, в зависимости от подаваемых сведений. Например, если сотрудник уволился, нужно заполнить: титульный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1. Если работодатель перечислил в отчетном периоде допвзносы на накопительную пенсию — титульный лист и подраздел 3 раздела 1.

Мы подготовили шаблоны для заполнения:

Дальше кратко рассмотрим особенности заполнения новой формы.

Титульный лист одинаков для всех подразделов. На титульном листе формы ЕФС-1 заполняют данные о работодателе:

• регистрационный номер страхователя;
• наименование организации;
• ИНН;
• КПП;
• коды статистики;
• ОГРН или ОГРНИП.

Все, кроме кодов статистики, можно взять из выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Выписки можно скачать бесплатно с сайта налоговой службы.

Коды статистики организации можно посмотреть на территориальном сайте Росстата. Поля с кодами статистики «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» обязаны заполнять только государственные и муниципальные учреждения. Остальные могут оставить их пустыми.

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Заполнять нужно только те разделы, по которым есть сведения, пустые листы не подают.

Собрали в таблице информацию, какие части раздела 1 надо подавать, если происходят определенные события. Плюсом обозначены подразделы, которые нужно заполнять, минусом — которые подавать не надо.

Тип подаваемых сведений	Титул	1	1.1	1.2	1.3	2	3
Произошли кадровые события: прием, увольнение, перевод	+	+	+	−	−	−	−
Есть особенности, которые влияют на страховой стаж, например сотрудники, которые находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет, в отпуске без сохранения заработной платы	+	+	−	+	−	−	−
Сотрудники имеют право на досрочную пенсию	+	−	−	−	−	+	−
Работодатель уплатил допвзносы на накопительную пенсию	+	−	−	−	−	−	+

Подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В нем указывают сведения о каждом сотруднике по трудовому договору или ГПХ. Данные берут из паспорта сотрудника, его СНИЛС и ИНН.

В поле «Код категории ЗЛ» указывают код в зависимости от статуса сотрудника.

Код	Категория застрахованного лица
ГРФ	Граждане РФ
ПЖИГ	Иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории России
ВЖИГ	Иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории России, а также временно пребывающие на территории России иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище
ВПИГ	Иностранные граждане или лица без гражданства, временно пребывающие на территории России, за исключением высококвалифицированных специалистов
ВКС	Иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, временно пребывающие на территории России

Поле «Гражданство (код страны)» заполняют по Общероссийскому классификатору стран мира: указывают цифровой код, который соответствует гражданству сотрудника. Например, для граждан РФ — код «643». Для лиц без гражданства — код «000».

Подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В графе 3 нужно указать код и сокращенное название кадрового события.

Код	Сокращенное название события	Полное название события
1	ПРИЕМ	Прием на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу в пределах одной компании
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования работодателя
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Присвоение работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации с записью в трудовую книжку. Указывают разряды, классы или другие категории этих профессий, специальностей или уровней квалификации: класс, категория, классный чин
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)	Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью
7	ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ	Приостановление действия трудового договора с сотрудником на период военной службы по мобилизации или по контракту
8	ВОЗОБНОВЛЕНИЕ	Возобновление действия трудового договора с сотрудником после окончания военной службы по мобилизации или по контракту
9	НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ	Начало периода работы по договору ГПХ, договору авторского заказа
10	ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ	Окончание периода работы по договору ГПХ

В графе 5 «Трудовая функция» указывают наименование:

• должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• наименование структурного подразделения, если условие о работе в подразделении есть в трудовом договоре.

Если подают сведения по внутренним или внешним совместителям, в этой графе нужно указать, что сотрудник трудится по совместительству. Когда заключают договор ГПХ, графу не заполняют.

Графу 6 «Код выполняемой функции» заполняют, если подают отчет с событиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

В графе 6 пишут кодовое обозначение выполняемой функции. Код состоит из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х», его берут из Общероссийского классификатора занятий — ОКЗ. Для договоров ГПХ в графе 6 после кода выполняемой функции указывают дополнительно код договора.

Коды видов договора ГПХ

Код	Вид договора
ДГПХ	Договор гражданско-правового характера о выполнении работ или оказании услуг
ДАВТ	Договор авторского заказа
ДОИП	Договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
ИЗЛД	Издательский лицензионный договор
ЛДПИ	Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства

Графу 7 «Причины увольнения» заполняют, когда увольняют сотрудника. В ней указывают код причины увольнения из раздела «Коды причин увольнения, используемые при заполнении формы…» и вписывают без сокращений причину, по которой расторгли трудовой договор.

Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» заполняют и сдают не по всем работникам, а только по тем, которые в текущем году:

• выполняли работу, которая дает право на досрочную пенсию;
• работали в сельском хозяйстве и при подсчете стажа работы которых применяется список работ, производств, профессий, должностей, специальностей, по которому устанавливают повышенный размер пенсии;
• формировали свои пенсионные права в соответствии с законом от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;
• замещали государственные или муниципальные должности, а также должности государственной гражданской службы и муниципальной службы;
• работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;
• работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
• имели периоды простоя или отстранения от работы;
• имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
• находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения зарплаты.

В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечают тип формы, которую сдают:

• исходная;
• назначение пенсии;
• корректирующая;
• отменяющая.

В графах 2 и 3 вписывают даты, когда сотрудник начал и закончил работать. Их указывают в пределах года, за который сдают отчет. Например, если сотрудник работает в организации с ноября 2022 года, в отчете за 2023 год в графе «Период работы» указывают «с 01.01.2023 по 31.12.2023».

В отчет также включают сотрудников-совместителей и исполнителей по договорам ГПХ. Данные о периодах работы берут из табелей и договоров ГПХ.

Остальные строки заполняют по приложениям из порядка заполнения ЕФС-1, утвержденного постановлением правления ПФР.

Пример заполнения подразделов 1.1 и 1.2 подраздела 1

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Этот раздел заменил бывший отчет 4-ФСС. Как его заполнять — разобрали подробно в отдельной статье.

Если кратко, сюда входят такие подразделы:

• 2.1 — информация о страховых взносах;
• 2.2 — для частных агентств занятости, которые временно передают своих сотрудников другим работодателям, указывают сведения для исчисления страховых взносов;
• 2.3 — результаты проведенных медосмотров работников и спецоценки.

Работодатели должны сдавать:

• подразделы 2.1 и 2.3 — всегда;
• подраздел 2.2 — если есть данные для заполнения.

Не сдают раздел 2 с подразделами только компании и ИП на АУСН.

Куда сдавать ЕФС-1

Форму ЕФС-1 сдают в территориальные отделения Социального фонда России — СФР. Подавать надо по месту учета компании или ИП.

Отчет ЕФС-1 по обособленному подразделению подают по месту регистрации подразделения, если у него открыт отдельный счет в банке и оно начисляет выплаты работникам и страховые взносы на них. Если эти условия не выполняются, данные по обособленному подразделению включают в раздел 2 ЕФС-1 головного подразделения.

Ответственность за нарушение правил сдачи отчета

Если не сдать подразделы отчета вовремя или не сдать вовсе, наказать могут как работодателя — компанию или ИП, так и должностное лицо, например директора.

Форма ЕФС-1 в 2023 году: как заполнять, куда и когда сдавать

Пожалуй, самый обсуждаемый отчет начала 2023 года – это ЕФС-1. Новый отчет появился после объединения двух фондов и объединил, в свою очередь, сразу несколько форм отчетности прошлых лет. Разберем, куда сдавать отчет и когда, особенности и порядок заполнения ЕФС-1, штрафы за ошибки.

ЕФС-1 – новый отчет с 2023 года

С 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединились. Это теперь Социальный фонд России. В этот фонд сдается новый отчет ЕФС-1 в 2023 году. По сути, он сочетает в себе часть информации, которую раньше передавали в оба старых фонда. Так что не удивляйтесь переменам.

Одна из главных трудностей нового отчета в том, что разные его разделы сдаются в разные сроки. То есть единой даты, чтобы сдать в СФР ЕФС-1, нет.

О чем надо отчитываться через ЕФС-1? О стаже, зарплате и иных доходах, взносах на накопительную пенсию, взносах «на травматизм» за работников.

Какие отчеты отменены в 2023 г.

Новая форма ЕФС-1 в 2023 году отменила прошлогодние:

СЗВ-ТД – данные по кадровым событиям вошли в Подраздел 1.1. Раздела 1.

СЗВ-СТАЖ – информация о стаже (с учетом изменений – читайте далее) теперь включается в Подраздел 1.2 Раздела 1;

ДСВ-3 – сведения о дополнительных взносах находятся в Подразделе 3 Раздела 1;

4-ФСС – по факту это отчет переместился в Раздел 2 ЕФС-1.

Научим всему, что необходимо для работы в 2023 году на ОСНО. Вы сможете вести учет организаций и подразделений, сдавать отчетность без ошибок и штрафов, брать клиентов на бухгалтерское обслуживание. От первички до отчетности: экспертный курс и официальное удостоверение о профподготовке. Посмотрите бесплатно урок и записывайтесь.

Все эти отчеты теперь входят в ЕФС-1. Но есть важный момент: за прошедший 2022 год еще надо сдавать старые формы, т.к. новый фонд заработал только с 1 января 2023 года. Корректировать годовую отчетность 2022 тоже надо будет через старые формы.

Многие бухгалтеры упускают из виду еще один отчет: СЗВ-М. Вы спросите: он тоже в ЕФС-1? Нет, для них будет отдельный отчет, персонифицированные сведения по физлицам. Их надо отправлять в налоговую каждый месяц, а налоговики уже сами будут направлять их в новый Социальный фонд.

Кто сдает отчет ЕФС-1 в 2023 году

ЕФС-1 сдают все без исключения работодатели. К тому же, с 2023 года в новый отчет надо включать не только тех, кто работает по трудовым договорам, но и тех, кто по договорам ГПХ.

Когда именно заключались ТД или договоры ГПХ, кстати, надо будет тоже прописывать. Для этого в ЕФС-1 есть Подраздел 1.1.

И еще одна важная особенность. Когда будете заполнять отчет, помните, что все кадровые мероприятий фиксируются не с даты наступления кадрового события, а с даты выхода приказа об этом событии.

Куда и в каком виде сдавать отчет ЕФС-1 в 2023 году

Логичный вопрос: «А куда отчитываться?». Раньше все было понятно – все, что связано с пенсией, сдавалось в Пенсионный фонд, а все, что имело отношение к страховым выплатам – в ФСС.

Сдавать новую форму теперь нужно в местное подразделение объединенного Социального фонда РФ.

Как сдавать ЕФС-1? Тут порядок остался таким же, как и тот, что работал для старых форм. Если в организации среднесписочная численность (вместе с договорниками ГПХ) превышает 10 человек, то отчитаться можно только в электронном виде по ТКС. И вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Если же в компании меньше 10 человек, то сдать новый отчет можно и на бумаге, и электронно. Решать, как именно сдадите, можете вы сами.

Но есть еще один момент. В общем порядке отчет подписывает директор, но если в вашем случае это кто-то другой по доверенности, то СФР должен получить от вас данные об этом лице. Причем сообщить надо до сдачи отчетности, чтобы не было путаницы, если ЕФС-1 заполняют разные люди. Например, бухгалтер и кадровик.

Состав ЕФС-1

Теперь расскажем больше о том, что включает в себя новый отчет. Прежде всего, в нем два больших раздела:

Раздел 1 (в нем прописываются данные, которые раньше получал ПФР, о кадрах, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию);

Раздел 2. (а это то, что раньше называлось 4-ФСС).

К каждому разделу надо присоединять титульный лист отчета, когда сдаете.

Собрали в таблицу информацию о том, какие формы заменил новый отчет и где их искать:

Сроки сдачи ЕФС-1 в 2023 году

Напомним, что за 2022 год организации отчитываются еще по старым формам, а значит:

форму СЗВ-М за декабрь 2022 года нужно было предоставить до 16 января 2023 года;

форму ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года нужно было подать до 3 февраля 2023 года;

форма СЗВ-СТАЖ за 2022 год должна оказаться в Фонде не позднее 1 марта 2023 года.

А теперь посмотрим сроки сдачи разделов из отчета ЕФС-1. Еще раз проговорим их: запомнить или записать себе можете из таблицы выше.

Все сведения о кадровых изменениях, приказы по которым вышли после 1 января 2023 года, надо отправлять в Социальный фонд уже по форме ЕФС-1 Подраздел 1.1 Раздела 1. Когда?

Если какого-то работника уволили или приняли на работу, то отчитаться нужно не позднее рабочего дня, следующего за датой издания приказа.

Если работник перевелся на другую работу или изменил свои пожелания к ведению трудовой книжки, то срок отчетности про это – не позже 25 числа месяца, следующего после выхода приказов.

Бюджетным организациям надо использовать для отчетности Подраздел 1.3. Раздела 1. И сдавать каждый месяц не позднее 25 числа следующего за отчетным месяца.

Вывод такой: за январь 2023 года ЕФС-1 сдадут те, у кого были какие-то кадровые перемены, и бюджетные учреждения.

Подраздел 3 Раздела 1 сдается ежеквартально, не позднее 25 числа месяца после истечения квартала. У Раздела 2 аналогичные сроки.

Наконец, Подраздел 1.2. и Подраздел 2 Раздела 1 впервые нужно сдать в 2024 году.

Особенности и порядок заполнения отчета ЕФС-1 в 2023 году по сравнению со старыми формами

Со сроками сдачи и составом отчета разобрались, теперь попробуем разобраться с изменениями, которые произошли в ЕФС-1, и о том, как заполнять уже знакомые формы в составе нового отчета.

Как заполнять все разделы ЕФС-1 рассказала эксперт Елена Пономарева. На примерах, с отработкой в 1С. Дополнительно разобрала ошибки.

Титульный лист

Титульный лист обязательно сдавать с любым из Разделов.

На титульном листе важно указать регистрационный номер – это действующий регистрационный номер в ПФР.

В графе ИНН нужно указать идентификационный номер налогоплательщика полностью. Если вы подаете сведения от имени ИП, то ИНН будет содержать 12 символов, если от имени организации, то 10 и в последних двух клетках необходимо поставить «-».

Важно указать адрес электронной почты без пробелов, запятых и иных знаков препинания, даже банальное нижнее подчеркивание в электронном адресе новая форма не распознает и укажет на ошибку, поэтому если в вашем e-mail есть такие символы, придется позаботиться о новом адресе электронной почты.

Если в организации произошла реорганизация, то важно указать информацию о компании, которая была реорганизована. Если же никаких реорганизаций не было, то оставьте это поле незаполненным.

На титульном листе теперь не указывается отчетный период, потому что каждый подраздел имеет свои сроки сдачи.

Коды статистики должны указывать только государственные организации, которые сдают Подраздел 1.3. раздела 1.

Раздел 1

Данный раздел заполняется отдельно по каждому застрахованному лицу. Здесь важно указать стандартные данные:

Но это еще не все. Дальше вам надо указать код категории застрахованного лица. Он зависит от гражданства (для россиян будет проставляться шифр «ГРФ»).

Кроме того, вам нужно обозначить Код гражданства работника из Общероссийского классификатора стран мира.

Подраздел 1.1 раздела 1 (СЗВ-ТД)

Про сдачу этого подраздела по работникам с договоров ГПХ мы уже говорили, теперь чуть больше об этом.

Учитывать надо ГПД, с выплат по которым начисляются страховые взносы. Какие это могут быть договоры? На выполнение работ, оказания услуг, авторского заказа, передачу прав и т.п. В форме нужно указать, когда был заключен или прекращен договор ГПХ, это также нужно прописать в графе «кадровые мероприятия».

После объявления о частичной мобилизации в форме появились 2 новых кадровых мероприятия – «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» и «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ». Но указать их можно по данным только после 21 сентября 2022 года.

Подраздел 1.2 (СЗВ-СТАЖ)

Заполняется не на всех работников, как ранее СЗВ-СТАЖ, а только на тех, которые имеют особенности в начислении пенсионного стажа.

были в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет;

были в отпуске за свой счет;

были отстранены от работы или договор был приостановлен;

имеют право на досрочную пенсию.

Здесь, как и с предыдущим разделом, появились 2 новые графы: номер 11 и номер 12.

Графа 11 – с указанием индивидуального номера рабочего места;

Графа 12 – с указанием класса (подкласса) условий труда.

До 2024 года отчитываться по этому подразделу можно только по запросу от фонда. Например, если сотруднику не хватает сведений о стаже для досрочного назначения пенсии.

Еще одна деталь, которую вы могли пропустить: заполняется этот подраздел совместно с Подразделом 2.

Подраздел 1.3 (СИоЗП)

Эта часть ЕФС-1 нужна для бюджетных организаций (учреждения в области образования, науки, культуры, здравоохранения, предоставления социальных услуг).

Форма состоит из 25 граф, основная масса которых заполняется кодами из соответствующих классификаторов. Важно вовремя обновить классификаторы в своем ПО и тогда проблем с заполнением этого подраздела не возникнет.

Раздел 2 (4-ФСС)

От старой формы 4-ФСС, которую заменил этот раздел, нет практически никаких отличий. Но:

вместо численности физлиц, в пользу которых производятся выплаты, теперь нужно указать число работающих застрахованных лиц;

снова появилась колонка «На начало отчетного периода»;

теперь не сдаются сведения о численности пострадавших в связи с наступлением страхового случая (что ранее было в табл.3 формы 4-ФСС).

Кто заполняет ЕФС-1

Должности конкретного сотрудника, который отвечает за подготовку нового отчета, в законе нет. Подготовка ЕФС-1 – это обязанность работодателя и он сам вправе решать, кто из сотрудников будет готовить новый отчет.

Как заполнять все разделы ЕФС-1 рассказала эксперт Елена Пономарева. На примерах, с отработкой в 1С. Дополнительно разобрала ошибки.

Тут возможны следующие варианты:

Заполнять и сдавать будет один человек (если у вас бухгалтер и кадровик – один и тот же человек).

Или разделить зоны ответственности и тогда готовить отчет будут кадровая служба и бухгалтерия.

Чтобы зафиксировать ответственность, рекомендуем издать приказ по назначению ответственных лиц, сообщить о том, какая ответственность грозит организации в случае несвоевременной передачи сведений и ознакомить с этой информацией и самим приказом (под роспись) сотрудников.

Штрафы за ошибки в новой форме

За неверно или несвоевременно предоставленную информацию по форме ЕФС-1 придется заплатить.

Если сдали отчет в ненадлежащей форме (вместо электронного отчета на бумаге) – придется заплатить 1000 руб.

За ошибки в заполнении или наращении сроков предоставления отчетности по Разделу 1 подразделам 1.2 и 1.3 размер штрафа составит 500 руб. по каждому застрахованному лицу, а также штраф руководителю от 300 до 500 руб.

За нарушение срока сдачи или ошибки в подразделе 1.1. раздела 1 оштрафуют руководителя на сумму от 300 до 500 руб.

За раздел 2 штрафы иные. За нарушение срока сдачи – 5% от начисленной за последние 3 месяца суммы, но не более 30% и не менее 1000 рублей.

За ошибки, которые привели к уменьшению уплаченных взносов – от 20 до 40% причитающейся к уплате суммы взносов.

В обоих случая руководителя оштрафуют на сумму от 300 до 500 руб.

На самом деле, ЕФС-1 не так страшен, как о нем говорят. Все формы достаточно знакомы и понятны, главное обратить внимание на отдельные изменения и правильно указывать коды из справочников.