Куда обращаться если неправильно начисляют зарплату

Как наказать бухгалтера за неправильное начисление зарплаты?

Каждое предприятие состоит из ряда подразделений. Именно от эффективного функционирования каждого из них зависит успешная деятельность предприятия в целом. Один из важнейших отделов на предприятии или в организации является отдел кадров.

Перед тем, как вкладывать средства в создание предприятия, нужно выбрать команду специалистов, которые бы отлично выполняли поставленные перед ними задачи. Однако мало выбрать хороших специалистов, необходимо построить эффективную систему управления персоналом на предприятии. Правильная постановка задач перед работниками и эффективный менеджмент помогает быстрее достичь поставленные перед предприятием целей, получить хорошие результаты работы фирмы, а, следовательно, максимизировать прибыль.

На любом предприятии существует множество должностей. Но какая из них является важнейшей? Большинство считает, что самым важным является директор. Конечно, с этим невозможно не согласиться. Ведь именно директор принимает важные решения, строит план действий фирмы и ставит задачи, которые должен выполнять тот или иной отдел. Однако, следует обратить внимание на то, что без помощи опытных менеджеров, деятельность директора была бы бесполезной. Менеджеры получают задание от директора и должны организовать работу сотрудников так, чтобы эти задачи были выполнены на должном уровне. То есть, менеджер занимается практическим исполнением планов директора.

С другой стороны, успех работы фирмы зависит от ее финансового состояния. Ни директор, ни менеджер не занимается финансовым анализом. Эту работу выполняет бухгалтер. Поэтому, с уверенностью можно сказать, что такой специалист как бухгалтер является чрезвычайно важным и его нельзя заменить. Поэтому, приём на работу хорошего специалиста в области бухгалтерии, является одним из первых шагов к становлению фирмы.

Работа бухгалтера тесно связана с начислением заработной платы работникам, учётом всех хозяйственных операций предприятия, составлением финансовых отчётов, расчётом налогов и другими операциями. Должность бухгалтера требует от человека постоянного совершенствования своих знаний, ведь законодательство меняется постоянно. Бухгалтер должен быть в курсе последних новостей в области бухгалтерского и налогового учёта.

Также важно знать правила введения основной документации, которая позволяет осуществлять различного рода финансовые операции. Фактически в руках бухгалтера находится вся фирма и основные процессы, связанные с ее деятельностью.

Некоторым людям трудно самостоятельно обработать огромные объёмы информации. Поэтому в настоящее время возникло множество учебных центров, которые проводят курсы бухгалтеров, или курсы повышения квалификации бухгалтеров. Объявления о предоставлении услуг по обучению бухгалтеров можно найти в газетах или в сети Интернет. Цена таких курсов колеблется в различных пределах и зависит от множества факторов: продолжительности курсов, программы обучения, количества занятий, иногда даже уровня квалификации преподавателей.

Курсы помогают овладеть практическими знаниями, но чтобы быть настоящим специалистом в бухгалтерии, надо воспитывать в себе определённые личные качества и способности. Бухгалтер должен быть трудолюбивым, усидчивым, настойчивым, поскольку его работа требует большого внимания. Человек должен быть предельно сосредоточен, когда имеет дело с цифрами или денежными средствами (очень часто с немалыми суммами).

Как было выше сказано, бухгалтер всегда держит в голове много информации, поэтому из-за такой загруженности может допускать ошибки. Такие ошибки имеют разную степень серьёзности и уровень дальнейших последствий – они могут быть механическими или преднамеренными.

Механические ошибки случаются при вводе данных в программы для бухгалтерского учёта. Также, как и любая система, программа иногда даёт сбой и начисляется двойная сумма налога или двойная сумма заработной платы. Механической ошибкой может считаться неправильное добавление или какая-либо другая математическая операция с цифрами.

Фактически бухгалтер не виноват в том, что программа выдала неправильный результат. Ошибка бухгалтера в том, что он не проверил полученные результаты и не убедился в том, что они на все сто процентов правдивы.

При данных обстоятельствах бухгалтер за неправильное начисление суммы должен быть наказан. Но нужно детально анализировать ситуацию и учитывать все факторы. Одним из видов наказаний может быть не выплата премии, сокращение заработной платы бухгалтера, или понижение его в должности.

Однако, если ошибка была преднамеренной, и имеются определённые доказательства того, что бухгалтер сознательно неверно начислял заработную плату себе или другому работнику, наказание должно быть значительно жёстче. Такая ситуация может даже привести к возникновению уголовной ответственности такого работника.

Самым мягким наказанием можно считать штраф, хотя сумма этого штрафа может быть достаточно высокой. Также бухгалтеру могут запретить работать в этой сфере определённое количество лет, что в дальнейшем станет препятствием в получении этим человеком достойной, хорошо оплачиваемой должности. Проще говоря, об успешной карьере бухгалтера можно забыть.

Существуют ситуации, когда бухгалтер оказывается в таком положении не по своей воле. Например, директор, у которого карьерная ступенька гораздо выше, заставляет своего подчинённого, то есть бухгалтера, намеренно делать ошибки в начислении заработной платы не в пользу самого бухгалтера, а в пользу директора фирмы. Директор может предложить финансовое вознаграждение за такие операции, что звучит весьма привлекательно для бухгалтера. Или если тот не соглашается, то просто он может шантажировать бухгалтера увольнением или другими видами наказаний в рамках возможностей руководителя.

Бухгалтер, проводя махинации, выполняет указания своего руководителя. Однако, когда все махинации разоблачаются, виноватым остаётся не директор, а бухгалтер. Конечно, директор никогда не признается, что в данных махинациях он тоже принимал участие. Как результат, наказывают бухгалтера.

Чтобы не оказаться в такой достаточно неприятной ситуации, нужно чётко знать свои права и свои обязанности. Соглашаться на проведение махинаций, хотя и по приказу руководителя, ни в коем случае нельзя. Ведь это может привести к непредсказуемым последствиям. О намерениях директора незаконно получать средства нужно сообщать в специальные органы, которые занимаются такого рода делами. Или если Вы действительно профессионал своего дела, то лучше найти более достойную фирму, которая не будет предлагать мошенничество. Хорошие бухгалтера без работы никогда не останутся. Эта профессия ещё много лет будет актуальной на рынке труда. Поскольку количество предприятий ежегодно увеличивается, и в каждом из них есть должность бухгалтера, то спрос на специальность бухгалтера будет с каждым годом расти.

Как взыскать ошибочно выплаченную зарплату с бывшего сотрудника

Предмет спора: взыскать ошибочно выплаченную зарплату с бывшего сотрудника можно только в том случае, если при начислении зарплаты была допущена счетная ошибка при ее начислении.

Ситуация

ООО ошибочно начислило и выплатило своему сотруднику зарплату за 5 рабочих дней в ноябре 2015 года. В эти дни сотрудник трудовых обязанностей не выполнял и вообще отсутствовал на рабочем месте.

Излишняя сумма была начислена бухгалтером из-за ошибки, допущенной в электронном табеле рабочего времени. Данные в электронный табель вносились из табеля рабочего времени в бумажном варианте, а в нем были исправления от руки. Так, обозначение «8»(отработка полной смены) было исправлено на «О»(отсутствует). Но начальник отдела кадров эти исправления не заметил и перенес в электронный табель обозначение «8».

Ошибка была выявлена в феврале 2017 года –уже после увольнения этого сотрудника. Вернуть добровольно излишне выплаченную ему сумму бывший сотрудник отказался. В связи с этим ООО обратилось в суд с требованием взыскать с бывшего работника излишне выплаченные денежные средства. Суд первой инстанции отказал ООО в удовлетворении исковых требований. Поэтому истец обратился в апелляционный суд.

Почему возникает спор

Иногда при начислении зарплаты, отпускных, других выплат работнику предприятие допускает различные ошибки. В результате работнику может быть начислена и выплачена большая сумма, чем ему полагается.

Казалось бы, ничего страшного в этом нет: все люди ошибаются, а лишние деньги работник должен вернуть. А если не возвращает добровольно, тогда надо просто удержать эту сумму из его следующей зарплаты.

Однако не все так просто. Дело в том, что работодатель имеет право произвести удержания из зарплаты сотрудника только в случае, если излишне выплаченная сумма была насчитана вследствие счетных ошибок. Например, из-за неточности в расчетах, повторного начисления зарплаты за один и тот же период. А если была допущена ошибка, которая не относится к счетной, тогда излишне выплаченная денежная сумма не подлежит возврату.

На чьей стороне суд

Апелляционный суд оставил в силе решение суда первой инстанции, отказав ООО в удовлетворении жалобы. Суд подтвердил выводы суда первой инстанции о том, что истец не доказал факт допущения бухгалтером счетной ошибки при начислении зарплаты и наличие злоупотреблений со стороны ответчика.

Аргументы суда

1. Согласно ч. 1 ст. 1212 Гражданского кодекса (далее –ГК) лицо, которое получило имущество или сохранило его у себя за счет другого лица (потерпевшего) без достаточного правового основания, обязано вернуть это имущество потерпевшему. Однако в ст. 1215 ГК предусмотрены случаи, когда такое имущество не подлежит возврату. Так, зарплата и приравненные к ней платежи не подлежат возврату, если:

· отсутствует счетная ошибка при начислении этих платежей;

· отсутствуют недобросовестные действия со стороны приобретателя.

2. В данном споре бумажный вариант табеля за ноябрь 2015 года содержит видимые исправления в сведениях о нахождении ответчика на рабочем месте в период со 2 по 6 ноября 2015 года. Однако эти исправления не были заверены надлежащим образом. В электронный табель рабочего времени никакие исправления не вносились.

Бухгалтером был произведен расчет зарплаты на основании этих двух табелей. Счетные ошибки при начислении зарплаты ответчику не были допущены.

Также истец не представил фактов, которые доказывают недобросовестность ответчика.

3. В п. 24 Пленума ВСУ от 24.12.99 г. № 13 «О практике применения судами законодательства об оплате труда»разъясняется, что к счетным ошибкам относятся неправильности в расчетах, начисление зарплаты за один и тот же период дважды и т. д. Не относятся к счетным ошибкам не связанные с исчислениями ошибки в применении закона или других нормативно-правовых актов и др.

Начисление зарплаты на основании зафиксированных неправильных данных учета рабочего времени сотрудника не относится к счетной ошибке. Поэтому нет оснований для взыскания с ответчика оспариваемой суммы.

О чем предупреждал «БАЛАНС»

Мы предупреждали наших подписчиков (см. «БАЛАНС», 2017, № 72-73, с. 39–40), какие трудности могут возникнуть при взыскании с сотрудника излишне выплаченных сумм.

Удерживать из зарплаты работника какие-либо суммы для погашения его долга можно только с учетом правил, указанных в ч. 2 ст. 127 КЗоТ, а именно если:

· возврату подлежат суммы, выплаченные работнику вследствие счетных ошибок (к примеру, это механические, арифметические ошибки);

· сотрудник не оспаривает основания и размер отчислений;

· не истек 1 месяц со дня выплаты неправильно насчитанной суммы.

Если же работник не согласен с размером отчислений или месячный срок для удержаний из зарплаты истек, работодателю для решения этого вопроса придется обращаться в суд. Причем взыскание ошибочно выплаченной зарплаты (других платежей) в судебном порядке возможно и после увольнения работника.

Однако если при начислении зарплаты была допущена несчетная ошибка, тогда оснований для взыскания излишне выплаченной суммы у работодателя попросту нет. Ведь в ст. 1215 ГК и ст. 127 КЗоТ сказано: излишняя сумма (в т. ч. и зарплата) не подлежит возврату, если она была выплачена работодателем не в результате счетной ошибки и отсутствуют недобросовестные действия со стороны работника.

К примеру, к несчетным ошибкам можно отнести ошибки, связанные с неправильным применением положений законодательства или коллективного договора и т. д. А действия работника нельзя признать недобросовестными, если излишняя сумма начислена без его участия.

Заметим: о недобросовестности в рассмотренной ситуации можно было бы говорить, если бы лишнюю зарплату начислили начальнику отдела кадров, который перенес неправильные данные в электронный табель.

Что рекомендовал «БАЛАНС»

Для того чтобы при наличии законных оснований производить удержания из зарплаты работника, необходимо издать соответствующий приказ. Также следует получить письменное согласие этого сотрудника на удержания из зарплаты в указанной сумме. К примеру, он может написать в приказе об удержании: «Не возражаю», «Согласен»и поставить свою подпись.

Кроме того, нельзя забывать об ограничениях. Сумма всех удержаний за месяц не может превышать 20 % зарплаты, которая подлежит выплате работнику (ст. 128 КЗоТ). Удержать за один раз большую сумму можно, если работник:

· подал заявление об удержании из его зарплаты суммы в размере более чем 20 %;

· внес наличными в кассу предприятия всю сумму, которая подлежит удержанию.

Другое дело, если сотрудник получил зарплату (иные выплаты) в большем размере, чем ему положено, не из-за счетной ошибки. Тогда у предприятия нет законных оснований для взыскания излишне выплаченной суммы. Единственный вариант –получить согласие сотрудника на такое взыскание. То есть работник должен подать письменное заявление с формулировкой: «Прошу удержать из моей зарплаты излишне выплаченную мне сумму».

Аргументы, ранее высказанные «БАЛАНСОМ», были подтверждены позицией Апелляционного суда Тернопольской области от 21.12.17 г., ЕГРСР, рег. № 71174352.

Выводы

Работодатель имеет право на взыскание излишне выплаченной зарплаты (иных выплат) только в том случае, если при ее начислении была допущена счетная ошибка. Например, получение неправильных результатов при расчетах, неправильное начисление в связи со сбоем программы и т. д.

Если же счетной ошибки не было, тогда предприятию следует получить письменное заявление работника, в котором он просит удержать из его зарплаты ошибочно полученную сумму. Это единственное законное основание для предприятия, чтобы вернуть свои деньги.

Как видите, мнение «БАЛАНСА», опубликованное на страницах журнала, в дальнейшем подтвердилось судебным решением. Наши рекомендации принимаются судами в качестве убедительных аргументов в спорных ситуациях с оппонентами и контролирующими органами.

Источник: "Баланс" № 18, который вышел из печати 01.03.18 г.

Взыскание ошибочно выплаченной зарплаты

Ситуация
ООО ошибочно начислило и выплатило своему сотруднику зарплату за 5 рабочих дней в ноябре 2015 года. В эти дни сотрудник трудовых обязанностей не выполнял и вообще отсутствовал на рабочем месте.
Излишняя сумма была начислена бухгалтером из-за ошибки, допущенной в электронном табеле рабочего времени. Данные в электронный табель вносились из табеля рабочего времени в бумажном варианте, а в нем были исправления от руки. Так, обозначение «8» (отработка полной смены) было исправлено на «О» (отсутствует). Но начальник отдела кадров эти исправления не заметил и перенес в электронный табель обозначение «8».
Ошибка была выявлена в феврале 2017 года – уже после увольнения этого сотрудника. Вернуть добровольно излишне выплаченную ему сумму бывший сотрудник отказался. В связи с этим ООО обратилось в суд с требованием взыскать с бывшего работника излишне выплаченные денежные средства. Суд первой инстанции отказал ООО в удовлетворении исковых требований. Поэтому истец обратился в апелляционный суд.

Почему возникает спор

На чьей стороне суд

Аргументы суда

1. Согласно ч. 1 ст. 1212 Гражданского кодекса (далее – ГК) лицо, которое получило имущество или сохранило его у себя за счет другого лица (потерпевшего) без достаточного правового основания, обязано вернуть это имущество потерпевшему. Однако в ст. 1215 ГК предусмотрены случаи, когда такое имущество не подлежит возврату. Так, зарплата и приравненные к ней платежи не подлежат возврату, если:

отсутствует счетная ошибка при начислении этих платежей;
отсутствуют недобросовестные действия со стороны приобретателя.

Также истец не представил фактов, которые доказывают недобросовестность ответчика.

3. В п. 24 Пленума ВСУ от 24.12.99 г. № 13 «О практике применения судами законодательства об оплате труда» разъясняется, что к счетным ошибкам относятся неправильности в расчетах, начисление зарплаты за один и тот же период дважды и т. д. Не относятся к счетным ошибкам не связанные с исчислениями ошибки в применении закона или других нормативно-правовых актов и др.

О чем предупреждала Uteka

Мы предупреждали наших читателей (см. «Как удержать из зарплаты сотрудника излишне выплаченную ему сумму?»), какие трудности могут возникнуть при взыскании с сотрудника излишне выплаченных сумм.

возврату подлежат суммы, выплаченные работнику вследствие счетных ошибок (к примеру, это механические, арифметические ошибки);
сотрудник не оспаривает основания и размер отчислений;
не истек 1 месяц со дня выплаты неправильно насчитанной суммы.

Что рекомендовала Uteka

подал заявление об удержании из его зарплаты суммы в размере более чем 20 %;
внес наличными в кассу предприятия всю сумму, которая подлежит удержанию.

Другое дело, если сотрудник получил зарплату (иные выплаты) в большем размере, чем ему положено, не из-за счетной ошибки. Тогда у предприятия нет законных оснований для взыскания излишне выплаченной суммы. Единственный вариант – получить согласие сотрудника на такое взыскание. То есть работник должен подать письменное заявление с формулировкой: «Прошу удержать из моей зарплаты излишне выплаченную мне сумму».

Аргументы, высказанные ранее редакцией были подтверждены позицией Апелляционного суда Тернопольской области от 21.12.17 г., ЕГРСР, рег. № 71174352.

Выводы

Как видите, наше мнение в дальнейшем подтвердилось судебным решением. Наши рекомендации принимаются судами в качестве убедительных аргументов в спорных ситуациях с оппонентами и контролирующими органами.

Если ошиблись в сумме зарплаты

Ни для кого не секрет, что многие составляющие заработной платы ст. 12 Закона об оплате труда относит к минимальным государственным гарантиям в оплате труда. В случае их несоблюдения работодателю грозит штраф в десятикратном размере минзарплаты (сегодня — 41730 грн.) за каждого работника, в отношении которого допущено нарушение (см. абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

Ясно, что такая «недетская» сумма штрафа подталкивала бухгалтера не исправлять ошибки (чтоб не «светить» их перед инспектором), а прятать ошибочно неначисленные суммы, в том числе и перекраивая «задним числом» составляющие зарплаты.

Ситуация изменилась с появлением нового Порядка осуществления госконтроля за соблюдением законодательства о труде. На сегодняшний день к работодателю, который исправляет выявленные зарплатные ошибки (в том числе и те, что были «нарыты» инспекторами труда в ходе инспекционного посещения (невыездного инспектирования) и зафиксированы в предписании), «трудовые» штрафы применяться не должны 1 .

1 Подробности можете прочесть в статье «Трудовики возвращаются? Новый Порядок трудовых проверок и К о » (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 36). Не до конца ясен вопрос с «амнистией» от админштрафа — детали в статье «Проверки Гоструда: предписание выполнили, будет ли админштраф?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 18-19). Но, по крайней мере, самоисправление запустит истечение срока давности по нему (админштрафу).

Так что самое время рассмотреть общие правила исправления зарплатных ошибок. Условно все зарплатные ошибки можно разбить на два лагеря. Это ошибки, которые привели:

вариант 1 — к занижению суммы зарплаты.

Например, неначислили, начислили в меньшей сумме основную, дополнительную зарплату, другие поощрительные и компенсационные выплаты.

Исправить такую ошибку довольно просто. Следует верно рассчитать, начислить и выплатить работнику недоплаченное;

вариант 2 — к завышению суммы зарплаты. Скажем сразу, удержать с работника, получившего зарплату с «добавкой», излишне выплаченное возможно не всегда. Здесь на страже ст. 127 КЗоТ.

Вроде бы все просто. Но это только на первый взгляд.

Если зарплата занижена

Документальное оформление. С чего следует начинать исправительный процесс? С выяснения причины. Если зарплата занижена, потому что:

— забыли работника включить в приказ (например, о премировании, об установлении доплаты, выплате надбавки, вознаграждения и т. д.), исправляемся так: лицо, выявившее ошибку (как правило, это непосредственный руководитель обиженного работника), подает на имя руководителя предприятия докладную записку, на основании которой издается соответствующий приказ;

— была допущена ошибка при исчислении суммы заработной платы (ошибка в расчетах, неначисление отдельных выплат, неправильное исчисление составляющих заработной платы и т. д.), порядок действий может быть следующим. В зависимости от того, кто выявил ошибку, составляется докладная записка, а при необходимости — объяснительная записка. Далее формируем документ — основание для доначисления потерянных сумм, а именно бухгалтерскую справку.

Подписывается такая бухгалтерская справка работником, который ее составил, и после проверки — главным бухгалтером.

Проводим доначисление. Как проводим доначисление? Ответ на этот вопрос — в п.п. 1.6.2 Инструкции № 5 2 . В нем указано: если начисления фонда оплаты труда осуществляем за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, то их отражаем в фонде оплаты труда того месяца, в котором были произведены начисления. То есть в результате исправления допущенной зарплатной ошибки получаем увеличение фонда оплаты труда того месяца, в котором проводим исправление.

Рассмотрим, как это работает, на конкретном примере.

Пример. Павленко О. С. был принят на предприятие в феврале 2017 года. Индексация заработной платы работника не проводилась. Ошибка выявлена и исправляется в октябре 2019 года. Базовый месяц — январь 2017 года. Оклад работника — 50000,00 грн.

Шаг 1. Чтобы исправить ошибку, бухгалтер вначале должен верно рассчитать сумму индексации, право на которую имел работник, но которая ему не была начислена.

Шаг 2. После того как суммы индексации определены, составляем бухгалтерскую справку, в которой указываем их в разрезе месяцев, за которые они рассчитаны, и общую сумму индексации, подлежащую доначислению в месяце исправления ошибки.

Важно! Бухгалтерская справка должна четко указывать на то, какая конкретно выплата была доначислена работнику, за какой период, в какой сумме. Просто начислить некую сумму «с потолка» (даже с запасом) и назвать ее так же, как и забытую зарплатную выплату, не означает исправиться.

Возвращаясь к нашему примеру, общая сумма индексации за месяцы с июня 2017 года по сентябрь 2019 года составила 8068,44 грн. 3 Ее включаем в фонд оплаты труда того месяца, в котором были осуществлены начисления (т. е. октября 2019 года). Основание — п.п. 1.6.2 Инструкции № 5.

3 Для упрощения примера мы предположили, что все месяцы, за которые не была начислена индексация, отработаны работником полностью.

Общая сумма зарплаты работника за октябрь 2019 года составит 58592,27 грн., в том числе: основная зарплата в сумме 50000,00 грн.; индексация за октябрь (от базового января 2017 года) — 523,83 грн. (см. таблицу с индексами в сегодняшнем номере); доначисленная индексация за июнь 2017 года — сентябрь 2019 года — 8068,44 грн.

Шаг 3. В бухгалтерском учете доначисленные суммы зарплаты отражайте в том же порядке, что и зарплату текущего месяца.

Начисление — по кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате», выплату — по дебету это субсчета.

Еще один важный момент. Под исправлением Верховный Суд понимает не просто расчет и начисление выплат-потеряшек в бухучете, но и непосредственно их выплату работнику (см. постановление Верховного Суда от 12.04.2018 г. по делу № 816/2325/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/73355617).

Зарплата завышена

В ситуации с переплатой зарплаты на первое место выходит вид ошибки: счетная или несчетная. К счетным ошибкам постановление № 13 4 относит ошибки, связанные с исчислением, а именно:

— механические ошибки (например, ввод недостоверных данных в бухгалтерскую программу);

— арифметические ошибки (например, получен неправильный результат при сложении составляющих зарплаты);

— ошибки из-за сбоя бухгалтерской программы (например, двукратное начисление заработной платы).

Несчетные ошибки — это ошибки, связанные с неправильным применением нормативной базы, положений колдоговора. Так, несчетной будет ошибка, допущенная в результате неправильного применения:

— законов и подзаконных актов (например, исчисление средней зарплаты с ошибками из-за несоблюдения соответствующего порядка ее расчета, оплата времени работы в выходной день в двойном размере в случае предоставления другого дня отдыха и т. д.);

— колдоговора, внутренних нормативных актов работодателя (например, применение неправильного процента для расчета доплаты за работу в вечернее время, суммы премии).

Начнем с менее проблемного варианта: допущена счетная ошибка, которая привела к завышению суммы зарплаты работника.

Счетная ошибка. Рецепт удачного отчисления. Напомним, что ст. 127 КЗоТ разрешает работодателям проводить отчисления с заработной платы работников для возврата излишне выплаченных сумм, но только если одновременно выполнены следующие три условия.

Первое условие. Отчисления производятся для возврата сумм, излишне выплаченных в результате счетных ошибок.

Второе условие. Работник не оспаривает основания и размер отчисления, т. е. он согласен на такое отчисление или возврат средств (см. п.п. 1 п. 24 постановления № 13).

Ясно, что его согласие лучше зафиксировать в письменном виде. Это может быть подпись на приказе (распоряжении) о проведении отчислений из заработной платы.

Третье условие. Не позднее одного (!) месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы издан приказ (распоряжение) о проведении отчисления из зарплаты работника.

Например, работнику ошибочно выплатили завышенную сумму зарплаты 06.09.2019 г. Тогда предельным сроком для издания такого приказа будет 06.10.2019 г.

Резюме. Самый беспроблемный вариант с переплаченной зарплатой — это когда выполнены все три условия, озвученные выше. Если хотя бы одно из вышеуказанных условий не выполняется, останавливаемся и анализируем ситуацию.

Если выполнены первое и третье условия, но работник не согласен с суммой отчислений либо считает такую ошибку несчетной, то можно попытать счастья в суде. Срок для обращения — один год со дня возникновения права на отчисление соответствующих сумм (ч. 3 ст. 233 КЗоТ).

Если суд вынесет решение в пользу работодателя, то взыскание осуществляют на основании исполнительного листа.

Если прозевали с приказом о проведении отчислений, то вернуть излишне полученное работник может исключительно по доброй воле.

Работник не возражает? Замечательно! В этом случае приказ не издаем. Действуем так. Бухгалтер составляет бухгалтерскую справку как основание для сторнирования начислений. Работник вносит «лишние» средства в кассу работодателя либо на его расчетный счет.

Важно. Работник возвращает сумму излишне выплаченной зарплаты, полученной «на руки». То есть он не компенсирует сумму удержанных из этой части зарплаты НДФЛ, ВС.

Еще один вариант — подача работником заявления с просьбой отсторнировать излишне начисленную зарплатную выплату за такой-то месяц в такой-то сумме и погасить возникшую задолженность за счет заработной платы.

Если с приказом просрочили и работник против, не делаем резких движений (не отчисляем по собственной инициативе). Помним, что, игнорируя условия для отчисления, озвученные в ст. 127 КЗоТ, работодатель нарушает трудовое законодательство.

Несчетная ошибка. Есть факт излишне выплаченной зарплаты из-за несчетной ошибки. Есть объяснительная (докладная) записка. Но кто вернет эти средства? В такой ситуации первым в списке всегда стоит работник. Но здесь помним: в ст. 127 КЗоТ идет речь об отчислении зарплаты только вследствие счетной ошибки.

Выходит, что нельзя переводить механизм исправления счетной ошибки на исправление несчетной.

Единственный шанс вернуть «лишнее» — поговорить с работником. Возможно, он согласится вернуть сумму переплаты. В случае его четкого «да» — незамедлительно получаем от него письменное подтверждение лояльности, а именно заявление о проведении отчислений из суммы зарплаты.

Желательно, чтобы в нем работник четко указал, с зарплаты за какой месяц он согласен провести отчисления и в каком размере.

Ваш работник отказывается вернуть ошибочно выплаченные ему средства? Не торопитесь идти в суд — шансы выиграть спор мизерные. Что же делать в такой ситуации? Здесь есть два варианта. Первый: взыскать ошибочно выплаченную зарплату с работника, виновного в допущении несчетной ошибки. Второй: забыть и не делать себе нервы .

Конечно, второй вариант однозначно более приятный для бухгалтера/кадровика, допустившего ошибку. Но для чистоты эксперимента обойти первый вариант мы не можем.

Переплату возвращает виновное лицо. Кто будет виновным лицом в случае с переплатой работнику? Чаще всего это бухгалтер. Но если ошибка связана с неверным заполнением табеля учета рабочего времени, то виновным лицом будет работник, заполнявший такой табель.

Какова цена ошибки? Работники, не являющиеся должностными лицами предприятия, несут материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не больше своего среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 132 КЗоТ, п. 7 постановления № 14 5 ).

Если же сумма ошибочно начисленной зарплаты больше средней зарплаты бухгалтера — виновного лица, то он возмещает только сумму, не превышающую его среднего заработка.

Главному бухгалтеру как руководителю также придется нести материальную ответственность (и тоже в пределах своего среднего заработка), но только за ту часть, которая не возмещена непосредственными виновниками (абзац второй п. 6 постановления № 14).

Пару слов о документальном. Приказ (распоряжение) о привлечении работника к матответственности издают не позднее 2 недель со дня выявления причиненного им ущерба. Днем выявления причиненного ущерба считают день, когда собственник (уполномоченный им орган) узнал о его причинении. С приказом ознакомляют работника под подпись.

А вот обращение приказа к исполнению возможно не ранее 7 дней со дня уведомления об этом работника (ч. 2 ст. 136 КЗоТ). Причем под обращением к исполнению понимают передачу распоряжения бухгалтеру по расчетам с работниками, а не реальное удержание.

А как поступать, если работник не согласен с привлечением его к материальной ответственности? В такой ситуации он может обратиться с заявлением в комиссию по трудовым спорам (ст. 224 КЗоТ) и/или в суд (ст. 233 КЗоТ).

И обратная ситуация: если виновный работник признает свою вину и не возражает против рассчитанного размера ущерба, он может возместить ущерб добровольно (ч. 5 ст. 130 КЗоТ). Тогда приказ о привлечении к матответственности издавать не придется.

Ограничение отчислений. Если вы производите отчисления на основании приказа (распоряжения) работодателя (ст. 127 КЗоТ) либо согласно решению суда, обязательно учитывайте положения ст. 128—129 КЗоТ. Так, согласно ст. 128 КЗоТ при каждой выплате заработной платы общий размер всех отчислений не может превышать 20 % суммы «чистой» заработной платы (т. е. за вычетом НДФЛ и военного сбора).

В исключительных случаях (прямо предусмотренных в законодательстве Украины) взыскивать можно до 50 % зарплаты. При этом если речь идет об отчислениях по нескольким исполнительным документам, работнику в любом случае необходимо сохранить 50 % его заработка.

Указанные выше ограничения не действуют только тогда, когда отчисления из зарплаты осуществляются в условиях отбывания исправительных работ и при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей. В этих случаях размер отчислений не может превышать 70 % «чистой» заработной платы.

Не допускаются удержания из выходного пособия, компенсационных и других выплат, на которые согласно законодательству не обращается взыскание (ст. 129 КЗоТ).

Таким образом, в общем случае при удержании излишне выплаченных средств сумма всех отчислений из зарплаты (после удержания НД5ФЛ, ВС) не должна превышать 20 %. Учтите: если 20-процентный барьер не позволяет покрыть сумму ошибочно выплаченной зарплаты в одном месяце, остаток суммы взимается из зарплаты следующих месяцев до полного покрытия суммы «ошибки».

Важно! Если работник добровольно возвращает «лишнее» (вносит в кассу (на расчетный счет) предприятия либо подал заявление с просьбой провести отчисления и суммы зарплаты), то озвученные выше ограничения по сумме не работают! В такой ситуации работник вправе самостоятельно определить в заявлении, какую сумму он разрешает отчислять из зарплаты для возврата излишне выплаченных средств.