Как создать электронный архив документов самостоятельно

Как организовать цифровой архив документов и не напороться на типичные ошибки

Привет! Я Илья Петухов, работаю в ИТ-компании Directum. Занимаюсь развитием AI-продуктов и решаю бизнес-задачи клиентов с помощью сервисов на базе искусственного интеллекта (ИИ).

В предыдущей статье я уже поднимал тему оцифровки нетиповых архивных документов с помощью ИИ. Хочу осветить еще одну проблему, которую встречаю в каждой второй организации – бардак в информационных системах. Многим знакомы ситуации, когда документы хранятся везде и одновременно нигде, а попутно еще и создается множество копий. Сегодня я расскажу, как избежать хаоса и подготовиться к цифровизации архива.

В каждой организации так или иначе есть архив – у кого-то электронный, у кого-то бумажный (если это ваш случай, сочувствую). Независимо от вида архива, компаниям приходится руководствоваться 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», который подсказывает, как организовать наполнение, хранение и взаимодействие с архивными документами. Но на деле часто бывает совсем иначе. Документы хранят так, как удобно или как исторически сложилось.

Создание цифрового архива кажется делом несложным: берешь документы, сканируешь, проверяешь реквизиты, и всё готово. Для ускорения процесса можно использовать сервис с ИИ, который распознает данные, классифицирует их, заносит в карточки в информационной системе. На практике я постоянно встречаю запрос от компаний: «А можно нам подключить искусственный интеллект, чтобы он из нашего бардака сделал всё красиво?». Или: «Давайте сейчас автоматизируем наш справочник и реестр, правда, у нас в них, кроме бухгалтера, никто не разбирается».

Так не работает. Если мы будем автоматизировать бардак, то получим только «автоматизированный бардак» и ничего больше.

Предлагаю разобрать на конкретных примерах, что необходимо сделать внутри информационной системы, чтобы при подключении сервисов искусственного интеллекта вы избежали технических ошибок, а также получили тот результат, на который рассчитываете.

Начнем с базовых вещей – с архива и процесса хранения. Есть такой вид документов, как организационно-распорядительные. К ним относятся локально-нормативные либо нормативно-правовые документы: внутренние приказы, уставы организации, федеральные законы, приказы органов исполнительной власти. Именно они регулируют правила и порядок хранения документов, а также содержат рекомендации по их размещению в архиве.

Однако на деле в компаниях не соблюдаются предписания:

• архивы разрознены: работники хранят информацию локально на своих ПК, часть данных находится где-то на сервере, а в почте пользователи пересылают копии;
• нет единой системы поиска документов: каждый ищет по-своему, кто как умеет, кого как научили коллеги;
• нет связей между ключевыми документами (распространенный пример: договор не связан со счетом);
• каждая проверка контролирующих органов – это стресс, так как нужно в сжатые сроки найти истребуемые документы.

Если вы не используете информационную систему или у вас не организован архив, достаточно хотя бы структурировать данные:

1. Выделите место на сервере или общем компьютере, к которым будет доступ у всех пользователей.
2. Организуйте хранение по видам документов либо по контрагентам (так как большая часть документации связана с ними).
3. Настройте систему поиска документов в архиве с помощью собственной разработки или готовых инструментов.

Приведу пример. Среди решений Directum есть универсальный поисковик Smart Search, который умеет находить данные по разным архивам и в разных информационных системах.

Интерфейс умного семантического поиска Directum Smart Search

После этих действий можно совершенствовать процессы и подключать роботов (RPA) или сервисы на базе искусственного интеллекта. Так вам будет проще настроить цифровых помощников и показать им, куда и как складывать документы.

Бывает, что архив в организации завязан на одном человеке. Например, справочник номенклатуры знает от и до только главбух, который много лет с ним работал и никому не передавал свое «тайное знание». Такая ситуация может стать еще одной причиной возникновения хаоса в хранении документов.

Руководство такое положение дел даже устраивает. Ведь это не сотрудник, а золото: занимается справочниками, сам решает все вопросы и делает так, как ему удобно. Остальные сотрудники не хотят разбираться и тоже рады, что справочником занимается кто-то другой.

Конечно, так быть не должно. «Золотой» человек может покинуть компанию в любой момент. И без него никто не разберется ни в одной архивной операции (будь то приемка, размещение, оценка ценности или уничтожение).

Со справочными данными внутри информационных систем должны работать все сотрудники, которым это необходимо. В самих справочниках должен царить порядок во избежание путаницы и ошибок.

Поэтому прежде чем подключать роботов или ИИ:

1. удалите дублирующие записи;
2. актуализируйте информацию по контрагентам (контактные лица, адреса и т.д.);
3. синхронизируйте справочник «Номенклатура» с контрагентами по похожим позициям.

Когда в справочнике останутся уникальные записи, отличающиеся между собой как минимум двумя реквизитами, тогда можно подключать цифровых помощников, которые не повторят человеческих ошибок (опечатки, выбор не той записи, некорректное сопоставление и прочие).

Пример из моей практики. В компании КАО «Азот» распознавание поступающих бухгалтерских документов на прием товара организовано с помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario. Умные механизмы автоматически сопоставляют номенклатуру, проверяют реквизиты и корректность указанных сумм, передают данные в учетную систему компании.

Этот вопрос мог появиться в вашей голове.

Уверен, для многих из вас перечисленные меры по организации архивов — азбучные истины. Однако опыт показывает, что даже эти пункты выполняются нечасто. Я не раз наблюдал, как некоторые проекты внедрения информационных систем останавливались по причине перечисленных выше проблем. Если своевременно не навести в документах порядок, то сроки внедрения электронных архивов затянутся, а, следовательно, увеличится и бюджет проекта.

Организация архива – долгая и не самая увлекательная работа, но, думаю, в каждой компании найдется человек, которому это будет интересно. И надо понимать, что если мы хотим двигаться к комфортной и эффективной работе, без наведения порядка у нас это не получится.

Приведу простую аналогию. Представьте, что у вас родился ребенок, его мозг как чистый лист, в котором только начинают зарождаться нейронные связи. Он учится смотреть, ходить, говорить и т.д. День за днем, год за годом он растет, а вы обучаете его, объясняете, «что такое хорошо, что такое плохо». Он как губка впитывает всю информацию, ведет себя так, как вы его учили.

То же самое касается и искусственного интеллекта. С самого «рождения» у него есть базовые навыки: разработчики научили его смотреть, слушать. От того, как вы продолжите его обучать, воспитывать, как качественно разовьете его навыки, будет зависеть результат. Поэтому обучать надо уже на подготовленных материалах, справочниках, архивах. То есть тогда, когда у вас уже есть порядок и вы хотите научить ИИ его поддерживать.

Если в вашей компании есть сложности с организацией архива, или вы уже навели порядок и готовы подключить ИИ для рутинных процессов, свяжитесь со мной по почте [email protected] или в Facebook. Готов провести для вас консультацию в режиме реального времени и предложить пути решения ваших задач.

Я буду продолжать серию статей об особенностях применения ИИ при работе с документами. Если хотите обсудить важные для вас темы, предлагайте их в комментариях. Свои вопросы тоже пишите.

Как самостоятельно создать электронный архив?

Использование электронного архива существенно облегчает работу с любыми данными информационного характера в компании. Не всегда есть денежные средства, чтобы купить такой продукт, однако можно создать его шаг за шагом самостоятельно. Как это сделать? Задача не такая сложная, как кажется на первый взгляд, и с ней может справиться любой пользователь, который хотя бы немного разбирается в офисном ПО.

Самый простой архив может стоить порядка двухсот тысяч рублей, при этом некоторые версии могут доходить по своей стоимости до пяти миллионов рублей. Естественно, что такие траты являются существенными, но можно попробовать обойтись и без них, тем самым неплохо сэкономив бюджет компании.

Проверяем ПК на соответствие требованиям

Минимальные требования к конфигурации компьютера для самостоятельной организации системы «Электронный архив»: процессор не ниже Intel Core i3 или AMD Ryzen 3. Оперативная память не менее 4Гб. Свободное дисковое пространство должно быть не менее 500 Гб (рассчитывайте, что 1 страница документа, отсканированная в режиме Grayscale, 300 dpi, будет занимать

Также потребуется сканер формата А4, при помощи которого можно проводить сканирование в формате PDF качеством не ниже 300 dpi.

Далее проверяем, насколько соответствует требованиям ПО вашего компьютера. Оптимально, если у вас установлена операционная система Windows 7, 8, 10. Позаботьтесь о наличии на ПК офисных программ MS Office и программе Adobe Reader. Важно! У вас обязательно должна быть дополнительно установлена программа сканирования. Ее приобретать или скачивать не надо, так как она, как правило, входит в состав комплекта к купленному сканеру.

Как создать архив? И что делать, чтобы добавить и систематизировать информацию в нем?

Перед созданием вашего первого архива документы сканируются в формате PDF и сохраняются на ПК. Далее загружаем на рабочий стол Вашего ПК архив (http://naar.ru/upload/El_archiv.rar) по активной ссылке и открываем новую zip-папку при помощи архиватора.

После этого на вашем рабочем столе возникнет папка с названием «Электронный архив». Нужно разобраться, какие файлового документа являются частью архива. Предварительно отсканированные документы должны располагаться в папке «СКАН», а сам файл электронного архива носит название «Электронный архив.xlsx».

Далее, в программе EXCEL, открываем файл под названием «Электронный архив», предназначенный для создания нового шаблона.

Внимание! Антивирусные программы могут тормозить работу архива, предупреждая вас о запуске активного содержимого. Просто нажимаете кнопку «Включить все содержимое» и можете работать дальше.

После открытия файла «Электронный архив» нажимаем кнопку «Загрузить PDF». Делать больше ничего не надо, так как загрузка файлов в PDF-формате будет проводиться в автоматическом режиме, и таблица EXCEL примет соответствующий вид.

Зачем надо делать индексацию документов?

После внесения данных с ПК в архив рекомендуется провести вручную индексацию документов в файле EXCEL. Вам следует заполнить поля документов датами внесения информационных данных, номерами, типами документации. Это позволит не только сортировать данные и не запутаться в загруженных в архив документах, но и в любой момент найти нужный документ по внесенным поисковым индексам.

Что мы делаем дальше? Просто кликаем мышкой на первый документ в нашем списке, не имеющий описания (ссылка в поле «Ссылка на PDF»). Перед вам откроется файл в формате PDF, который содержит в себе отсканированное графическое изображение полученной документации.

Важно! Облегчить себе работу можно, если разместить окно файла PDF и окно файла архива EXCEL рядом друг с другом. Для этого просто заходим в окно архива и нажимаем комбинацию клавиш WIN вместе со стрелкой вправо. Затем переходит в окно, где открыт файл PDF и нажимаем снова ту же комбинацию на клавиатуре. В итоге на одном экране у вас будет одновременно расположен файл PDF и файл Excel.

В создании электронного архива нет ничего сложного. Главной задачей будет являться обучение сотрудников работе со сканером, электронным архивом и внесению данных в архив без ошибок

К тому же проблемы с созданием архива могут возникнуть на разных этапах работы с файлами. Для облегчения решения практических задач и оптимизации работы всегда можно обратиться за помощью к архивной компании, специалисты которой не только помогут с обучением персонала, но и окажут услуги, связанные с созданием электронного архива на предприятии. Но помните, что даже самая дорогая и современная программа не принесет пользы, если вы не перевели всех сотрудников компании на новый способ работы с документами.

Как создать электронный архив в организации?

Пока полностью заменить бумажные документы электронными не получится, но в 2022 г., вероятно, такая возможность появится. При этом уже сейчас электронный архив позволит наладить взаимодействие как внутри компании, так и вовне – с контролирующими органами и контрагентами. Это удобно и выгодно

За жизненный цикл компании скапливается большое, а чаще огромное количество документов. Причем организации обязаны обеспечить сохранность многих из них. В такой ситуации удобно использовать электронные архивы.

Сегодня организации успешно внедряют системы долговременного хранения документов. Например, в судах общей юрисдикции Москвы благодаря электронному архиву заметно упростилась работа с поступающими материалами по судебным делам. Внедренное КРОК ИТ-решение помогло повысить доступность материалов для сотрудников судов, граждан, адвокатов и ускорить передачу дел между инстанциями.

Обязана ли организация создавать архив? И как электронный архив поможет бизнесу?

Архив – это система хранения документов и данных, которые подлежат длительному хранению в соответствии с нормативно-правовыми актами РФ и регламентами компании.

Организации обязаны обеспечивать сохранность ряда документов в течение установленных сроков хранения (о них будет сказано ниже). При этом создание архива является правом, а не обязанностью коммерческой организации. Потому компании сами решают, надо или не надо формировать архив.

Архивы создают не только для сохранения документов, но и для их учета и использования. Под архивным документом подразумевается материальный, т.е. физический, носитель с зафиксированной на нем информацией. Этот носитель должен: иметь обозначения (реквизиты), позволяющие его идентифицировать, и подлежать хранению в силу своей значимости для общества.

Архивы бывают бумажными и электронными. Последние являются эффективным дополнением к традиционному архиву «в папках и на полочках». Сегодня на рынке цифровых продуктов появилось много ИТ-решений, и у КРОК в том числе.

В этой статье речь пойдет о создании именно электронного архива как помощника бизнеса. Как такой архив поможет? Документацию в цифровом виде проще найти, особенно если «надо прямо сейчас», и она не занимает место в офисе или на складе. Электронное хранение пока не может полностью заменить классический архив, но точно поможет бизнесу оптимизировать процессы обмена документами и обеспечит возможность быстрого их предоставления по запросу, тем самым позволит наладить результативное взаимодействие как внутри компании – между сотрудниками подразделений, так и вовне – с контролирующими органами, контрагентами и т.д.

Эти задачи ставят перед собой организации из разных отраслей экономики. Например, в одном из банков мы сейчас обсуждаем запуск электронного архива для клиентских досье. Благодаря этому архиву банк сможет оперативно предоставлять сведения о клиентах по запросам от аудиторов, правоохранительных органов и проверяющих служб. Система агрегирует данные клиента, связывает их и создает структуру в его досье. Доступ к досье планируется реализовать через виртуальный читальный зал. Комплектование документов по разным критериям поможет быстро найти информацию о клиенте и его операциях за год, квартал или месяц, найти его запросы, касающиеся продуктов банка, и документы, которые он подавал. Планируется внедрить систему распознавания, которая позволит автоматически вносить большую часть данных в карточки документов как при сканировании бумажных носителей, так и при использовании документов из сетевых ресурсов, электронной почты и внутренних систем банка.

С чего начать создание электронного архива?

До создания архива придется изучить нормативно-правовую базу и определить сроки хранения документов.

«Нормативки» много. Ориентироваться нужно на следующие нормативные правовые акты:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
• Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29);
• Налоговый кодекс РФ (подп. 8 п. 1, подп. 6 п. 3.4 ст. 23);
• Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• Постановление ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»;
• ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2.1 ст. 6 Закона РФ от 27 ноября 1992 г. № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации».

Чтобы осуществить перевод документов долговременного хранения из бумажного в электронный вид, целесообразно провести аудит и разделить их на виды (категории). Это поможет определить, какие документы и сколько надо хранить в силу закона, а по каким документам сроки хранения организация может определить самостоятельно, исходя из своих внутренних правил.

Документы юридического лица можно разделить на:

• правоустанавливающие документы, лицензии, разрешения и пр.;
• локальные нормативные акты;
• кадровые документы;
• договорные и первичные финансовые документы (договоры, акты и пр.);
• доверенности;
• письма.

Этот перечень можно продолжать сколь угодно долго. Составляться он должен с учетом специфики и направленности деятельности юрлица.

Как долго нужно хранить документы?

Различия в сроках хранения бумажных и электронных документов законодательством не установлены. Определены лишь общие сроки хранения:

• в течение четырех лет налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ);
• в течение шести лет плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
• первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;
• документы учетной политики, стандарты организации, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 1, 2 ст. 29 Закона «О бухгалтерском учете»).

Наиболее полный список документов с указанием сроков их хранения содержится в Приказе Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236.

Для акционерных обществ сроки хранения документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

То есть при определении сроков хранения документов нужно учитывать в совокупности требования корпоративного, гражданского, налогового законодательства и указания регуляторов (например, указание Банка России от 25 ноября 2009 г. № У-2346).

Какие документы можно хранить в электронном виде?

Хранению в течение установленных сроков подлежат подлинники документов (подлинником является первый или единичный экземпляр документа 1 ). Если документ был изначально составлен и подписан в бумажной форме, то в ней он и должен храниться. Оцифрованный документ (электронный образ – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе 2 ) даже после проставления на нем электронной подписи равнозначным оригиналу не считается. Поэтому создание электронного архива оцифрованных документов в первую очередь необходимо для быстрого поиска документов и доступа к ним. Оригиналы бумажных документов уничтожать нельзя, так как контролирующие органы вправе потребовать их предоставления в течение установленных сроков хранения.

Документы, изначально составленные и подписанные с помощью систем электронного документооборота с проставлением электронной подписи, могут храниться в течение установленных сроков без распечатывания на бумаге. Минфин России неоднократно давал такие разъяснения в своих письмах.

Обеспечивает ли система электронного архива аутентичность документа?

Конечно, иначе в чем смысл? Достоверность документации обеспечивается за счет создания в электронном архиве надежной среды хранения и контроля целостности каждого документа в фоновом режиме.

Для обеспечения юридической значимости документа при сохранении его в архиве используются усовершенствованная электронная подпись и процедура «перештамповки». Электронный документ хранится в виде контейнера, который содержит: файл проверки электронной подписи и отсоединенную электронную подпись. При «перештамповке» в отсоединенную подпись добавляются архивные штампы времени, которые позволяют обеспечить проверку структуры контейнера, ссылочную целостность файлов контейнера и доказательство времени подписания документа. Процедуры «перештамповки» и проверки позволяют сохранить целостный электронный документ, который будет доступен для экспорта и передачи по требованию.

В системе электронного длительного архива валидность электронной подписи проверяется при приеме документов по настроенным процедурам и операциям, например при импорте документов из различных источников – ERP, СЭД. Как правило, для обеспечения легитимности, длительного хранения и открытия документов (даже, скажем, по прошествии 20–30 лет) используется импорт документов в PDF/A и добавляется штамп с информацией о подписи. Формат PDF/A рекомендован ВНИИДАД и является сертифицированным стандартом архивирования по ISO 19005-1:2005.

Можно ли доказать в суде юридическую значимость документов, прошедших процедуру «перештамповки», если лицензия удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ЭП, отозвана или истек срок ее действия?

Для получения лицензии удостоверяющий центр (УЦ) проходит проверку на соответствие требованиям законодательства в надзорных органах. Затем проводятся аккредитация и регистрация УЦ в Реестре Минсвязи аккредитованных удостоверяющих центров. Далее оформляется регламент работы с УЦ. Только после этого центр может выдавать сертификаты электронной подписи.

Если сертификат ЭП выдан аккредитованным центром, статус УЦ в случае прекращения его работы можно подтвердить, запросив соответствующую информацию у надзорного органа. Данные об отозванных сертификатах ЭП не удаляются, а передаются в другой УЦ.

Таким образом, собранные доказательства при формировании архивной ЭП останутся действительными. При необходимости проведения экспертизы даже в случае ликвидации УЦ, выдавшего сертификат ЭП, информацию о статусе как УЦ, так и ЭП можно восстановить.

Что будет дальше?

Сегодня в России нет барьеров в виде ограничений или запрета на создание электронных архивов длительного хранения. Более того, в ближайшее время будут предусмотрены все условия для легитимного создания электронных архивов, которые позволят сократить издержки, возникающие при хранении документов в бумажном виде. Так, за последний год в рамках национального проекта «Цифровая экономика» и отдельных экспериментов профильных министерств уже утверждены или рассматриваются изменения, касающиеся работы с электронными документами.

1. В 2021 г. вступили в силу поправки о дистанционной работе в ТК РФ (ст. 312.1–312.3). Принят в первом чтении законопроект № 1162885-7, которым предлагается внести изменения в ТК РФ в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Данные изменения дадут возможность легитимно создавать электронные архивы кадровых документов.

2. В мае 2021 г. на рассмотрение в Госдуму передан законопроект № 1173189-7, направленный на регулирование использования и хранения электронных документов. Законопроект предполагает внесение изменений в НК РФ, федеральные законы и приказы профильных министерств, касающихся хранения документов и легитимного создания электронных архивов без дублирования на бумаге. Законопроект планируется утвердить до конца 2021 г., что позволит уже в следующем году перейти на цифровое хранение документов.

Рекомендации

Для перевода архивов организации в электронный вид потребуются:

1. Новые внутренние регламенты и нормативные документы, учитывающие текущие требования к хранению документации в электронном виде; внедрение процедур обработки архивных документов в бумажном и электронном виде, а также процедур экспертизы ценности и уничтожения документов (включая электронные образы и связанные с ними данные). Здесь же важно не забыть о правилах обработки и хранения персональных данных (читайте также: «Юрлицам и ИП – о персональных данных»).

2. Технические и аппаратные средства для длительного хранения электронных документов, позволяющие создавать отказоустойчивую, катастрофоустойчивую среду. Либо перевод архива документов в «облако», что обеспечит сохранность документов.

3. Программные средства для хранения документов и обеспечения доступа к ним, поддержания их юридической значимости, экспорта и импорта документов из различных источников (ERP, СЭД, МЭДО, ЭДО, электронная почта, бумажные оригиналы документов), позволяющие создать электронный архив.

4. Важно позаботиться и об удобстве пользования архивом. Необходимо создать интерфейс, который будет понятен всем пользователям системы. В некоторых проектах по разработке электронного архива на базе КСЭД 3.0 интерфейс системы создается совместно с заказчиком после формирования карты пути пользователя (Customer Journey Map). Это позволяет организации получить интуитивно понятный интерфейс и исключить риск непринятия системы пользователями. А значит, длительного обучения сотрудников для работы в новой системе не потребуется.

1 Пункт 3.1 Национального стандарта РФ «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст).

2 Пункт 12 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) (утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25 декабря 2013 г. № 100).

Что такое электронный архив документов и как организовать его в компании

С каждым днем все больше компаний переходят к цифровому документообороту. Один из ключевых шагов в этом процессе — создание электронного архива. Работать с ним гораздо проще и быстрее, чем с традиционным бумажным. Узнайте, как организовать работу с электронными документами.

Какие проблемы бумажного архива решает электронный формат

Потеря бумаг. В работе с бумажным архивом неизбежны ошибки, связанные с человеческим фактором. Важные документы зачастую теряются из-за длительного хранения или передачи от одного сотрудника к другому. Электронный архив решает эту проблему. Все данные хранятся в виртуальном формате.

Низкая скорость поиска документов. Найти деловые бумаги пяти– и даже десятилетней давности — достаточно трудоемкая задача. А если архив документов хранится в разных филиалах компании или даже городах, то и вовсе невыполнимая. Проблему оперативного поиска бумаг решает электронный архив. Он вмещает колоссальные объемы информации, которая хранится в структурированном виде.

Большое количество необходимого места. Для хранения документов требуется отдельное свободное помещение, которое защищено от ультрафиолета и хорошо проветривается. В некоторых случаях компаниям даже приходится арендовать дополнительное пространство. Электронный архив дает возможность снизить расходы в несколько раз.

Затрудненная совместная работа над документами и картотекой. Зачастую работать с одним и тем же документом необходимо нескольким сотрудникам. Работа пойдет гораздо быстрее, если перевести бумаги в цифровой вид.

Сложности с историей версий. Иногда материалы приходится корректировать. Когда речь идет о бумажных документах, специалисту ничего не остается, кроме как создавать их с нуля. Хранение бумаг в цифровом виде с сохранением истории версий облегчает внесение правок.

Сложности с отчетностью. Часто для масштабных отчетов за большой период времени сотрудникам нужно задействовать значительное количество разнообразных документов. Чтобы процесс подготовки отнимал минимум времени, стоит организовать в компании электронный архив.

Этапы создания электронного архива

К созданию электронного архива нужно подходить системно, чтобы учесть все ключевые потребности компании. Для этого стоит последовательно пройти несколько шагов.

Планирование. Определите цель организации электронного архива и функции, которые он должен выполнять.

Анализ деятельности компании. Проведите анализ специфики деятельности компании, чтобы понять, какие сотрудники будут пользоваться хранилищем и какие уровни доступа потребуется организовать.

Создание плана архива и всех подсистем. Разработайте план архива. Для этого важно понять, какие документы вы будете считать основными, а какие — второстепенными. В каких подсистемах они будут храниться и в каком формате.

Систематизация существующего бумажного архива. Проанализируйте имеющиеся бумаги и выделите те, которые целесообразно перевести в электронный формат. Возможно, какие-то документы переводить в «цифру» не обязательно — они уже утратили актуальность.
Самый простой и доступный способ создать электронную версию документа — отсканировать его. В некоторых случаях можно воспользоваться опцией распознавания текста. Для каждого документа должно быть два диска: один рабочий, а второй архивный. При этом записи на двух дисках должны быть аналогичными.

Создание номенклатуры. Каждый электронный документ занесите в номенклатуру с пометкой и ссылкой на место хранения, например, на базу данных или сетевую папку. В графе с примечаниями важно указать, что дело ведется в электронном виде.

Внесение документов. Зарегистрируйте каждый объект, опишите и установите его связь с другими документами в архиве.

Полезные сервисы

«Виртуальное хранилище» от Ростелекома
На базе облачной инфраструктуры Ростелекома можно безопасно хранить и эффективно обрабатывать данные. За защиту информации отвечают метод контейнерного хранения и поиск по метаданным.
Сервис позволяет хранить копии документов, архивов и медиафайлов в облаке. Если с исходниками что-то произойдет, их можно будет оперативно восстановить.

«Этлас»
Централизованное хранение бумаг обеспечивает электронный архив «Этлас». Все пользователи разделены на группы и могут работать только с теми документами, к которым у них есть доступ.
Хранилище защищено от ошибочного удаления документов. В системе предусмотрено три уровня удаления. Безвозвратно удалить бумаги может только администратор.

«Entera»
Облачный сервис в автоматическом режиме архивирует все отсканированные документы с учетом их типа, регистра и параметров. Каждой бумаге присваивается уникальное наименование. В самом хранилище администратор может распределить документы по папкам и назначить доступы сотрудникам.
Электронные версии бумаг можно оперативно скачать из архива в случае проверки или восстановления базы 1С. За надежность данных отвечают протоколы шифрования и сертификаты безопасности.