5. Определение системы индексации и установления индексов дел.
Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение (цифровое или буквенное) структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс (код) «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02».
Или индекс дела Д-05 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «Д» (Дирекция), а в номенклатуре дел Дирекции заголовок дела располагается под номером «05».
Если организация имеет сложную многоуровневую структуру, индексы подразделений также могут иметь сложную структуру. Например, 03 – код управления; 031, 032, 033 и др. – коды отделов в составе управления. Индексы дел также будут более сложными, например, в отделе, код которого 031, они выглядят так: 031-01, 031-02, 031-03 и т.д.
Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяется из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.
6. Оформление и удостоверение номенклатуры
В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого ее раздела оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.
Вторая графа – названия заголовков дел. Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа заполняется именно тогда.
В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный).
В графе «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжении и др.
В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка «в электронном виде».
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и кол-ве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Эта запись составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений. В ней отдельно указывается кол-во дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается кол-во дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, ее составившего, и проставляется дата составления.
Номенклатура дел составляется службой ДОУ или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом организации. Подписывает ее руководитель службы ДОУ и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на госхранение, номенклатура дел направляется туда на согласование, и только после этого утверждается руководителем организации.
Сводная номенклатура дел печатается в необходимом кол-ве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве организации. Четвертый – в соответствующем архивном учреждении, в случае если номенклатура проходила согласование с этим учреждением. Пятый – в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений.
Номенклатура на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года, и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января следующего года. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться.
Как соотносятся индекс и номер дела
Многие компании сталкиваются с ситуацией, когда секретарь или делопроизводитель быстро оформляет все документы, прекрасно ориентируется в том, что куда положить и где что найти. Но с приходом нового работника выясняется, что учет и оформление документов раньше велись неправильно, «всё перепутано», «ничего нельзя найти» ит.д. и т. п. Новый делопроизводитель заявляет, что он наконец наведет порядок, сделает все так, как его учили на предыдущей работе. И делает. Пока наводится порядок, не находятся документы, не оформляются приказы, не высылаются письма… А потом специалист увольняется. И уже его преемник снова «ломает систему» и «наводит порядок». И так до бесконечности… ☹
Почему так происходит? — Потому, что нет порядка в документах.
Как его навести раз и навсегда? Как сделать так, чтобы увольнение ответственного за делопроизводство и документооборот работника не оборачивалось стихийным бедствием?
Ответ очевиден: нужна система. Главное — не пытаться «изобрести велосипед». Все уже придумано☺. Нужно всего лишь составить номенклатуру дел и заставить всех (!) специалистов работать по ней.
Эта статья для тех, кто впервые составляет номенклатуру дел и делает это во имя порядка в документах, а не потому, что «начальник заставляет», и не для того «чтобы было».
Индекс дела (номер дела)
цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
- Telegram
- Вконтакте
- Одноклассники
Научные статьи на тему «Индекс дела (номер дела)»
Номенклатура дел организации как основа делопроизводства
дел или томов/частей/разделов; срок хранения дела или тома/части, а также номер статьи по перечню; примечания.
Графы должны быть заполнены в следующей последовательности: индекс дела; заголовок дела или тома, части.
; срок хранения дела или тома/части, а также номер статьи по перечню; примечания.
Первая графа – индекс – в нее вносят индекс каждого дела.
расписанию организации и порядковому номеру дела, сформированному в кадровой службе.
Организация регистрации документов
Индекс регистрируемого документа состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен.
индексом дел по номенклатуре, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и пр.
Части индекса можно располагать в следующей последовательности: порядковый регистрационный номер; индекс.
по номенклатуре дел; индекс по используемому классификатору.
документа-ответа; номер дела по номенклатуре.
Индексация документов
Индексация документов заключается в присвоении им условных цифровых (иногда буквенно-цифровых) обозначений — индексов, которые предоставляются документам во время регистрации и свидетельствуют о место составления, время исполнения и хранения документов. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах документопотока, что регистрируется, как правило, за год. В соответствии с задачами поиска порядковый номер может дополняться индексом по номенклатуре дел, а также другими классификационными отметками (индексами структурных подразделений, должностных лиц, корреспондентов, вопросов деятельности, видов документов и т.п.). Составные части регистрационного индекса отделяются друг от друга косой чертой, например: 356/01,134/02/03-10.
Чаще всего с регистрационного порядкового номера документов прилагается номенклатурный индекс, поскольку основной схемой классификации документов в делопроизводстве является номенклатура дел.
Базой для индексации номенклатур дел является перечень или список структурных подразделений с закрепленными за ними индексами или условными отметками. В индекса структурного подразделения добавляется номер дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения, например: 05-15, где 05 — индекс структурного подразделения (обычно он совпадает с порядковым номером структурного подразделения по штатному расписанию), 15 — номер дела по номенклатуре. Целесообразность нумерации дел в пределах одного структурного подразделения объясняется тем, что таким образом достигается наибольшая стабильность номеров. Появление новых дел или уменьшение количества дел в одном структурном подразделении, создание или ликвидация структурных подразделений (а следовательно, и дел) не влияет на индексацию дел других структурных подразделений.
Одной из составляющих системы регистрации является классификаторы, которые разрабатываются с учетом потребности учреждения по поиску документов.
В случае отсутствия номенклатуры дел во время присвоения регистрационного индекса используют классификатор структурных подразделений, за которым, как правило, установлена последовательность структурных подразделений согласно штатному расписанию. Например: служба делопроизводства — 01; планово-финансовый отдел — 02; отдел маркетинга и рекламы — 03; отдел продаж — 04; отдел персонала — 05; юридический отдел — 06; бухгалтерия — 07; административно-хозяйственный отдел — 08.
Нередко в учреждениях разрабатывают цифровые классификаторы должностных лиц, как правило — руководителя и его заместителей, например: генеральный директор — 01; финансовый директор — 02; коммерческий директор — 03; заместитель генерального директора по административно-хозяйственным вопросам — 04.
Благодаря такой структуре индексации за регистрационным индексом можно определить, кто рассматривал документ и в какое структурное подразделение его направлено на исполнение. Например: 346/02/07, где 346 — порядковый номер входящего письма, 02 — индекс финансового директора, 07 — индекс бухгалтерии.
Использование во время регистрации индексов должностных лиц целесообразно в случае формирования дел (прежде всего переписка за подписью руководства) в структурных подразделениях.
Расположение регистрационного номера документа как составной части его индекса может меняться в зависимости от того, какой документ регистрируется — инициативный входной или инициативный выходной. Регистрация инициативных исходящих документов отличается от регистрации инициативных входных лишь двумя моментами: элементы регистрационного индекса записываются в обратной последовательности, а индексом должностного лица является индекс лица, подписавшего документ.
Итак, при регистрации инициативного исходящего документа сначала проставляется регистрационный номер с группой инициативных входящих документов (например, 1034), затем индекс должностного лица — автора резолюции (например, 02), далее — индекс структурного подразделения, куда направлен документ на исполнение (например, 06), а после исполнения документа — вторая часть индекса — индекс дела по номенклатуре (например, 14). Полный регистрационный индекс будет иметь такой вид: 1034/02/06-14.
Во время регистрации инициативного исходящего документа на документе проставляется сначала индекс дела по номенклатуре (например, 05-12), затем индекс должностного лица, подписавшего документ (например, 01), и регистрационный номер за группой инициативных исходящих документов (например, 960). В этом случае полный регистрационный индекс будет иметь такой вид: 05-12/01/960.
Распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), а также некоторые внутренние документы (протоколы, акты) имеют только порядковый номер в пределах года (с января по декабрь).
Только в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годом.
В некоторых случаях могут применяться буквенные индексы.
При регистрации обращений граждан порядковый номер дополняется первой буквой фамилии заявителя.
Например: Д-23. С-12.
Регистрация документов с ограниченным доступом предусматривает добавление к регистрационному индексу соответствующей отметки, например: 235/01-05ДСК.
С целью различения групп приказов по личному составу каждому виду может присваиваться буквенный индекс. Система индексов разрабатывается кадровыми службами с учетом специфики регистрации и формирования приказов в данном учреждении. Для приказов по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, совместительстве работников учреждения, о материальной помощи, о поощрении работников), номера, как правило, добавляется буква "К" (кадры) или "ОС" (личный состав), например: № 145-К, № 68-ОС. Если приказы о поощрении ведутся отдельно, то добавляется буква "С" (поощрения), например: № 47-3. Приказы о предоставлении отпусков могут иметь такой буквенный индекс: № 83-От., приказы о командировке — № 54-В, приказы о взыскании — № 5-С.
На документах, авторами которых являются несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов (слева направо). Например, регистрационный индекс совместного приказа трех учреждений будет таким: 356/501/231.