Что устанавливают правила нотариального делопроизводства

Что устанавливают правила нотариального делопроизводства

Вид документа: Приказ

Наименование правотворческого органа: Министерство юстиции Донецкой Народной Республики

Дата документа: 15.05.2019

Номер документа: 399

Дата государственной регистрации: 22.05.2019

Регистрационный номер: 3177

Заголовок документа: Об утверждении Правил нотариального делопроизводства в Донецкой Народной Республике

Действие документа: Недействующий

Информация об опубликовании:
Официальный сайт Министерства юстиции Донецкой Народной Республики http://minjust-dnr.ru/, 27.05.2019

Дополнительные сведения:

Количество страниц:

Министерство юстиции
Донецкой Народной Республики

Приказ

( утратил силу с 02.06.2023 — приказ Министерства юстиции ДНР от 22.05.2023 № 157-ОД)

С целью установления единых требований к организации работы с нотариальными документами в государственных нотариальных конторах, Республиканском нотариальном архиве Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, нотариусами, осуществляющими независимую профессиональную нотариальную деятельность в Донецкой Народной Республике, в соответствии с частью 1 статьи 11 Закона Донецкой Народной Республики «О нотариате», руководствуясь пунктом 1.2, подпунктом 4.2.9 пункта 4.2, пунктом 4.4 Положения о Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики, утвержденного Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 17 декабря 2016 года № 13-47,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Правила нотариального делопроизводства в Донецкой Народной Республике (прилагаются).

3. Контроль исполнения настоящего Приказа возложить на директора Департамента организации и контроля государственных и юридических услуг Министерства юстиции Донецкой Народной Республики.

4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Правила нотариального делопроизводства в Донецкой Народной Республике

(В тексте Правил слова «долговременного (свыше 10 лет) хранения» во всех падежах заменены словами « временного (свыше 10 лет) сроков хранения» в соответствующих падежах согласно приказу Минюста ДНР от 28.06.2019 № 556 )

I. Общие положения

1.1. Правила нотариального делопроизводства в Донецкой Народной Республике (далее – Правила) устанавливают единые требования к организации работы с нотариальными документами в государственных нотариальных конторах (далее – нотариальная контора), Республиканском нотариальном архиве Министерства юстиции Донецкой Народной Республики (далее – Республиканский нотариальный архив), нотариусами, осуществляющими независимую профессиональную нотариальную деятельность в Донецкой Народной Республике, а также хранения и передачи нотариальных архивных документов в соответствии с требованиями настоящих Правил.

1.2. Правила регулируют документирование нотариальной деятельности и документооборот с момента создания или получения документов до их передачи в Республиканский нотариальный архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

II. Делопроизводство нотариальной конторы, Республиканского нотариального архива, нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность

2.1. Организационно-распорядительные документы нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах, Республиканском нотариальном архиве, нотариусов, осуществляющих независимую профессиональную нотариальную деятельность (далее — нотариусы) ведутся с соблюдением требований Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики, утвержденной Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16 октября 2015 года № 19-27 (далее – Типовая инструкция).

2.2. Порядок ведения делопроизводства, касающегося документов, содержащих информацию с ограниченным доступом, а также по обращениям граждан определяется законодательством Донецкой Народной Республики (далее — законодательство).

2.4. Неотъемлемой составляющей нотариального делопроизводства и документационного обеспечения нотариального процесса являются бланки единого образца для совершения нотариальных действий (далее – нотариальные бланки), которые используются нотариусами исключительно во время совершения нотариальных действий.

2.5. Снабжение, обращение, учет и использование нотариальных бланков осуществляются в соответствии с законодательством.

2.6. Нотариальное делопроизводство включает:

2.6.1. ведение и заполнение книг, журналов регистрации и учета, предусмотренных номенклатурой, в которых регистрируются нотариальные документы и документы, на основании которых совершаются нотариальные действия;

2.6.2. хранение, учет, выдачу и использование нотариальных документов и документов, на основании которых совершены нотариальные действия;

2.6.3. составление, оформление, регистрацию, учет и исполнение документов по истребованию и предоставлению сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия, в том числе предусмотренных международными договорами, в связи с предоставлением правовой помощи;

2.6.4. регистрацию, учет, хранение и передачу справок, документов и сведений о совершенных нотариальных действиях;

2.6.5. рассмотрение обращений физических и юридических лиц по вопросам совершения нотариальных действий, в сроки, определенные законодательством;

2.6.6. временное хранение документов и их подготовку для передачи в Республиканский нотариальный архив.

III. Ответственность за организацию делопроизводства и архива

3.1. Ответственным за организацию общего и нотариального делопроизводства и архива (далее – делопроизводство) в нотариальной конторе является заведующий, в Республиканском нотариальном архиве – руководитель.

3.2. Заведующий нотариальной конторой/руководитель Республиканского нотариального архива может назначить лицо, ответственное за ведение нотариального делопроизводства, о чем издается соответствующий приказ.

3.3. Нотариус нотариальной конторы/Республиканского нотариального архива является ответственным за поддержание порядка ведения, использования и хранения реестров, книг учета, журналов, в которых регистрируются нотариальные документы и документы, на основании которых совершены нотариальные действия, а также за нотариальные документы, которые находятся в их производстве.

3.4. В случае утери документов нотариального делопроизводства, лицо, ответственное за организацию делопроизводства и архива, обязано немедленно доложить об этом заведующему нотариальной конторой/руководителю Республиканского нотариального архива, который, в свою очередь, сообщает об этом в Министерство юстиции Донецкой Народной Республики (далее — Минюст ДНР) для принятия необходимых мер.

3.5. Нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, является ответственным за организацию делопроизводства, владение, пользование реестрами, книгами учета, журналами, в которых регистрируются нотариальные документы и документы, на основании которых совершены нотариальные действия, их ведение, а также за нотариальные документы, находящиеся в его делопроизводстве.

3.6. Нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, может возложить организацию делопроизводства на лицо, находящееся с ним в трудовых отношениях.

IV. Порядок приема-передачи документов нотариального делопроизводства в случае смены заведующего нотариальной конторой, руководителя Республиканского нотариального архива или лица, ответственного за ведение нотариального делопроизводства, замещения, прекращения нотариальной деятельности, изменения нотариального округа (территории деятельности) нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность.

4.1. При увольнении или переходе на другую работу лица, на которое возложена организация делопроизводства в нотариальной конторе/Республиканском нотариальном архиве, дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, должны быть переданы другому лицу, принимающему документы.

4.2. Для приема — передачи документов делопроизводства нотариальной конторы/Республиканского нотариального архива приказом Минюста ДНР/руководителя Республиканского нотариального архива назначается комиссия в составе не менее трех человек, которая проверяет наличие и состояние документов, о чем составляется акт приема-передачи (приложение 1).

4.3. При увольнении или переходе на другую работу, а также в случае смерти заведующего нотариальной конторой для приема-передачи документов делопроизводства приказом Минюста ДНР назначается комиссия в составе не менее трех лиц, в том числе представителя Республиканского нотариального архива.

4.4. Во время приема-передачи документов делопроизводства проверяются:

4.4.1. наличие и состояние дел (нарядов) постоянного, долговременного (более 10 лет) хранения;

4.4.2. наличие и состояние учетных документов и учетно-справочного аппарата к делам (нарядам);

4.4.3. наличие печатей и штампов;

4.4.4. соблюдение порядка хранения, расходования и отчетности нотариальных бланков;

4.4.5. наличие и состояние материально-технического оборудования и инвентаря;

4.4.6. состояние и условия хранения документов.

4.5. Кроме того, проверяется количество документов, находящихся в текущем делопроизводстве, и количество документов, хранящихся в нотариальной конторе, в том числе количество документов общего и нотариального делопроизводства, которые переданы в Республиканский нотариальный архив, а также научно-справочного аппарата к ним, о чем указывается в отдельном разделе акта приема – передачи документов нотариального делопроизводства.

4.6. Акт приема — передачи документов нотариального делопроизводства при смене заведующего государственной нотариальной конторой подписывается членами комиссии, заведующим государственной нотариальной конторой и лицом, которое принимает документы делопроизводства, и утверждается руководством Минюста ДНР (приложение 2).

(пункт 4.6. раздела IV в ред. приказа Минюста ДНР от 28.06.2019 № 556)

4.7. В случае выявления недостачи документов нотариального делопроизводства комиссия принимает неотложные меры по розыску документов делопроизводства, имущества нотариальной конторы, составляет акт (приложение 3) и немедленно сообщает об этом руководству Минюста ДНР.

4.8. Если нотариальная контора ликвидируется, все архивные дела передаются в упорядоченном состоянии в Республиканский нотариальный архив на основании приказа Минюста ДНР.

4.9. Передача документов ликвидируемой нотариальной конторы входит в обязанности комиссии, созданной для передачи документов делопроизводства и имущества.

4.10. При увольнении лица, ответственного за ведение делопроизводства, нотариус, осуществляющий независимую профессиональную деятельность, обязан проверить наличие и состояние документов, о чем составляется соответствующая справка (приложение 4).

4.11. В случае замещения нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную деятельность, пользование его документами и архивом осуществляется в порядке и в пределах сроков, определенных приказом Минюста ДНР.

4.12. Документы нотариального делопроизводства передаются нотариусом, осуществляющим независимую профессиональную деятельность, которого замещают, для пользования замещающему его нотариусу, осуществляющему независимую профессиональную деятельность, на основании акта приема-передачи, который подписывается ими (приложение 5).

4.13. При смене нотариального округа (территории деятельности) или прекращении нотариальной деятельности нотариус, осуществляющий независимую профессиональную деятельность, обязан в течение одного месяца со дня получения копии приказа Минюста ДНР передать в Республиканский нотариальный архив все документы делопроизводства. Если этот срок является недостаточным, он может быть продлен по решению Минюста ДНР, но не более чем на один месяц.

4.14. Дела (наряды) должны быть сформированы и переданы в Республиканский нотариальный архив в соответствии с настоящими Правилами.

4.15. В случае невозможности по состоянию здоровья или по другим причинам, а также в связи со смертью нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную деятельность, или отказом нотариуса лично осуществить передачу документов делопроизводства в установленные сроки, эта обязанность возлагается на Минюст, который, в случае необходимости, привлекает представителей органов внутренних дел.

В этом случае передачу документов в Республиканский нотариальный архив проводит комиссия, в состав которой должно входить не менее трех человек, один из которых — представитель Центральной экспертной комиссии Министерства юстиции Донецкой Народной Республики (далее — ЦЭК).

4.16. Документы нотариального делопроизводства нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, передаются другому нотариусу, осуществляющему независимую профессиональную нотариальную деятельность, на основании приказа Минюста ДНР в следующих случаях:

а) в случае угрозы (риска) уничтожения, хищения документов нотариального делопроизводства;

б) в случае угрозы нарушения сроков совершения нотариальных действий;

в) в случае необходимости обеспечения защиты конституционных прав граждан;

г) в случае длительного (более одного месяца) отсутствия на рабочем месте нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность (за исключением отпуска и иных случаев, предусмотренных трудовым законодательством Донецкой Народной Республики).

Передачу документов нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, другому нотариусу, осуществляющему независимую профессиональную нотариальную деятельность, проводит комиссия, указанная в абзаце втором пункта 4.15 настоящих Правил.

( пункт 4.16 введён приказом Минюста ДНР от 30.06.2020 № 549-ОД)

V. Составление и оформление организационно-распорядительных документов

5.1. Состав реквизитов организационно — распорядительной документации и порядок их расположения устанавливается в соответствии с Типовой инструкцией.

5.2. Служебные документы должны иметь такие обязательные реквизиты: название учреждения, название вида документа, дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись.

Для обеспечения юридической силы документа необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов и соблюдение порядка их размещения. Во время подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может дополняться другими реквизитами, если этого требует назначение документа или его обработка.

5.3. Организационно-распорядительные документы оформляются на бланке нотариальной конторы, Республиканского нотариального архива, нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность. Составление документов на бумаге произвольного формата не допускается.

5.4. Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):

20 — верхнее и нижнее.

5.5. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного размещения реквизитов. Реквизиты заголовка размещаются центрированным (начало и конец каждой строки реквизита одинаково отдалены от границ зоны расположения реквизитов) или флажковым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способом.

5.6. Применяются такие виды бланков документов:

5.6.1. общий бланк для создания разных видов документов (без указания в бланке названия вида документа) (приложение 6);

5.6.3. бланк конкретного вида документа (с указанием в бланке названия вида документа) (приложение 8).

5.7. Бланк письма должен включать такие реквизиты:

5.7.1. изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики;

5.7.2. наименование Министерства юстиции Донецкой Народной Республики;

5.7.3. наименование нотариальной конторы/Республиканского нотариального архива/фамилии, имени, отчества нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность и наименование нотариального округа;

5.7.4. справочные данные (почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты и т.п.);

5.7.5. дата документа и регистрационный номер документа;

5.7.6. ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

5.8. Не допускается размещение на бланках нотариальной конторы/Республиканского нотариального архива/нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность информационного материала (рекламный логотип, символы, распорядок работы и т.п.), являющегося рекламой, в том числе скрытой рекламой и не имеющего отношения к документу.

5.9. Наименование нотариальной конторы/Республиканского нотариального архива должно отвечать наименованиям, указанным в положениях о них.

5.10. Название вида документа должно быть указано на всех документах, за исключением писем.

Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. Дата на документе указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год — четырьмя цифрами, точка в конце не ставится. Например: 02.03.2018, в данном случае слово «год» не ставится.

В текстах нормативных правовых актов, ссылках на них и документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например: 02 апреля 2018 года. Разрешается употреблять слово «год», в сокращенном варианте «г.», например: 03 июня 2018 г.

Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.

Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).

5.11. Регистрационный номер входящего и исходящего документа состоит из порядкового номера в пределах календарного года, дополняемого индексом в соответствии с номенклатурой дел. Составные части регистрационного номера отделяются одна от другой правосторонней наклонной чертой, например: 245/02-14, где 245 — порядковый номер, 02-14 – индекс в соответствии с номенклатурой дел.

5.12. Для исходящих документов (при составлении ответа на запрос, поручение и т.п.) ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного номера в специально отведенном месте на бланке.

5.13. К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4, независимо от его назначения, составляется заголовок, который должен содержать сжатое изложение содержания документа, быть максимально кратким и размещаться в левой части бланка под датой документа.

Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например: приказ (о чем?) — «О распределении обязанностей»; письмо (о чем?) — «О предоставлении информации»; должностная инструкция (кого?) — «секретаря».

Заголовок не составляется к текстам документов, которые печатаются на бумаге формата А5 (210 х 148 мм), в частности, сопроводительные письма, телеграммы, телефонограммы.

5.14. Текст документа содержит информацию, для фиксирования которой он был создан. Информация в тексте документа излагается в сжатой форме, грамотно, понятно и объективно. В тексте документа следует избегать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. При составлении текста документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.

Текст документа должен касаться вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.

Тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей, в первой отмечается основание или обоснование для составления документа, во второй – выводы, предложения, распоряжения или просьбы.

5.15. Текст документа изготавливается с помощью общепринятых технических средств. При подготовке документа на компьютере используются шрифт размером 12 – 14 печатных пунктов и гарнитура Times New Roman.

5.16. Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

В случае адресации документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица, их наименования приводятся в именительном падеже, например:

Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой границы документа на расстоянии 92 мм.

Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном, например:

В случае, если документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое указывается в дательном падеже, например:

Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:

Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово «копия» перед наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не ставится. В случае рассылки документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата.

Реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать Правилам предоставления почтовых услуг в Донецкой Народной Республике, утвержденным Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 27 февраля 2015 года № 2-21 (далее — Правила предоставления почтовых услуг). Полный адрес указывается в случае направления документа разовым корреспондентам, например:

При отправке документа физическому лицу сначала указывается в именительном падеже фамилия, имя и отчество (инициалы или инициал имени), затем почтовый адрес, например:

При рассылке документа органам законодательной и исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.

5.17. Все служебные документы подписываются лично заведующим нотариальной конторой или лицом, которое выполняет его обязанности/руководителем Республиканского нотариального архива/нотариусом, осуществляющим независимую профессиональную нотариальную деятельность.

В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает документ (полное — если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, составленном на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия, например:

Инициалы и фамилия печатаются на уровне последней строки наименования должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну за другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности лиц, составивших документ, а их статус в составе комиссии, например:

В случае отсутствия заведующего нотариальной конторой/руководителя Республиканского нотариального архива, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. Не допускается во время подписания документа ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. Добавление к наименованию должности слов «Исполняющий обязанности» или «И.о.» осуществляется в случае замещения заведующего/руководителя по приказу (распоряжению), например:

5.18. Приложения к документам, кроме приложений к сопроводительным письмам, составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документа в целом.

5.19. Приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и т.п.) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер, например:

5.20. В случае наличия нескольких приложений на них отмечаются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и т.п. Знак № перед цифровым обозначением не ставится.

5.21. Приложения, которые являются самостоятельными документами без указания адресной части и посылаются с сопроводительным письмом, оформляются в таком порядке:

5.21.1. о наличии приложений к документам отмечается после текста документа перед подписью;

5.21.2. если документ имеет приложения, полное название которых приводится в тексте, то отметку о наличии приложений оформляют по следующей форме:

5.21.3. если документ имеет приложения, полное название которых в тексте не приводится, то их необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве их экземпляров, например:

5.22. Руководитель Республиканского нотариального архива, нотариус, осуществляющий независимую профессиональную деятельность, имеют право издавать приказы по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу.

Изданные руководителем Республиканского нотариального архива, нотариусом, осуществляющим независимую профессиональную деятельность, в пределах своей компетенции, приказы оформляются на бланке формата А4 и регистрируются в журнале регистрации приказов.

5.23. Печать является способом подтверждения подлинности подписи нотариуса на документе и ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном пометкой «МП» или иным образом.

5.24. При заверении соответствия копии документа подлиннику на лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа проставляется отметка «Копия», выше реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, включающую: пометку «Копия верна»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать. При необходимости допускается указание информации о месте нахождения подлинника документа, например:

VI. Порядок изготовления личной печати нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, ее сдачи и уничтожения

6.1. Личная печать нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, (далее — печать), утвержденного Минюстом ДНР образца, применяется нотариусом при совершении им нотариальных действий в соответствии с законодательством.

6.2. Печать изготавливается по единому описанию и образцу за счет средств нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность. Изготовление печатей осуществляется предприятиями (штемпельно-граверными мастерскими), согласно законодательству. Для изготовления печати лицо, которое зарегистрировало независимую профессиональную нотариальную деятельность, обязано обратиться на любое предприятие (штемпельно-граверную мастерскую) и осуществить заказ на изготовление печати.

6.3. Нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, обязан в срок, который не превышает 20 календарных дней со дня регистрации независимой профессиональной нотариальной деятельности, направить в Минюст ДНР информацию об изготовлении печати с приложенным образцом оттиска печати и его подписи.

6.4. В случае повреждения или уничтожения, хищения печати, нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, немедленно подает заявление об этом факте в Минюст ДНР и в органы внутренних дел. Запись о повреждении или уничтожении, хищении печати делается в регистрационном деле нотариуса. Повторное изготовление печати происходит с соблюдением требований, установленных настоящими Правилами.

6.5. Печать сдается в Минюст ДНР и подлежит уничтожению в случае изменения фамилии, имени, отчества (при наличии), смены нотариального округа (территории деятельности), прекращения деятельности нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, и по другим основаниям, предусмотренным законодательством. При этом на протяжении одного месяца со дня получения копии приказа нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, обязан сдать в Минюст ДНР печать, о чем составляется соответствующий акт о принятии печати, который хранится в его регистрационном деле. Из числа должностных лиц по приказу Минюста ДНР создается временная комиссия в составе трех человек (далее — Комиссия), которой уничтожается печать. В случае смерти нотариуса, осуществлявшего независимую профессиональную нотариальную деятельность, на следующий рабочий день за днем, когда Минюстом ДНР получено уведомление о его смерти, Комиссия должна произвести изъятие печати на протяжении 10 рабочих дней.

6.6. Печать подлежит уничтожению Комиссией в день ее передачи/изъятия. Об уничтожении печати составляется акт уничтожения печати нотариуса, в котором указываются: фамилия, имя, отчество нотариуса; наименование нотариального округа, в котором была зарегистрирована его независимая профессиональная нотариальная деятельность; дата и место составления акта; основание прекращения нотариальной деятельности; информация о составе Комиссии; дата уничтожения печати, а также делается оттиск печати, которая уничтожается, с указанием способа уничтожения (приложение 9).

Акт об уничтожении печати нотариуса подписывается всеми членами Комиссии. Печать уничтожается после подписания акта, путем разрезания ее основной круглой резиновой или полиуретановой части крест-накрест.

VII. Составление и оформление нотариальных документов

7.1. Составление и оформление нотариальных документов осуществляется в порядке, предусмотренном законодательством.

7.2. С целью организации работы, для регистрации (учета) нотариальных документов и документов, на основании которых совершаются нотариальные действия, нотариусом заводятся книги и журналы, предусмотренные типовой номенклатурой дел, согласно приложениям (приложения 10–26, 46–49).

(пункт 7.2 раздела VII в нов. ред. на основании приказа Минюста ДНР от 28.06.2019 № 556)

7.3. Реестр для регистрации запрещений отчуждения недвижимого и движимого имущества и регистрации снятия таких запрещений (приложение 27), а также другие книги и журналы ведутся в соответствии с формами, установленными настоящими Правилами.

7.4. Реестр для регистрации запрещений отчуждения недвижимого и движимого имущества и регистрации снятия таких запрещений, книги и журналы, предусмотренные типовой номенклатурой, должны быть прошиты, количество листов пронумеровано и скреплено подписью и печатью заведующего нотариальной конторой, нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность.

7.5. Реестр для регистрации запрещений отчуждения недвижимого и движимого имущества и регистрации снятия таких запрещений, книги, журналы заполняются от руки чернилами или шариковой ручкой черного, синего цвета, четко и понятно, разборчивым почерком, без пропусков. Запись в реестрах, книгах и журналах карандашом не допускается.

7.6. На нотариальном документе, который выдается или в удостоверительной надписи проставляется номер, по которому нотариальное действие зарегистрировано в реестре регистрации нотариальных действий. Дата записи в реестре должна соответствовать дате совершения нотариального действия и дате составления документа.

7.7. Оформление документа включает его подписание. Свою подпись на документе нотариус скрепляет печатью.

7.8. Печать проставляется на документе, оформленном в связи с совершением нотариального действия, предусмотренного законодательством, а также на запросах об истребовании документов, о предоставлении сведений, необходимых для совершения нотариальных действий, справках о возврате платежей и других документах, на которых проставление оттиска печати является обязательным.

7.9. Тексты нотариально удостоверяемых сделок, удостоверяемых копий (фотокопий) документов и выписок из них, тексты переводов и заявлений должны быть написаны понятно и четко, даты, касающиеся содержания удостоверяемых сделок, должны быть обозначены хотя бы один раз словами, а наименование юридических лиц – без сокращений с указанием их местонахождения и кода налогоплательщика — идентификационного кода из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц – предпринимателей. В необходимых случаях отмечаются номера счетов юридических лиц в банках (кредитных учреждениях).

7.10. Фамилии, имена, отчества физических лиц, их местожительство, а в случаях, предусмотренных законодательством, дата и место их рождения, место работы, кроме уполномоченных представителей юридических лиц, должны быть написаны полностью с указанием кода налогоплательщика — регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика – физического лица из Республиканского реестра физических лиц (серии и номера паспорта для физических лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказались от принятия кода налогоплательщика и уведомили об этом соответствующий территориальный орган Министерства доходов и сборов и имеют справку (отметку в паспорте) о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта).

7.11. При удостоверении сделок при участии иностранных граждан отмечаются также их гражданство, адрес постоянного места жительства, а при удостоверении сделок при участии иностранных юридических лиц – место нахождения и государство, где зарегистрировано юридическое лицо.

7.12. Текст нотариально оформляемого документа (договора, завещания, доверенности, заявления и т.п.) должен быть изложен с соблюдением требований законодательства, понятно, четко, грамотно, не должен иметь подчисток.

Если текст нотариально оформленного документа изложен не грамотно, не четко (не понятно), изменения или дополнения к нему вносятся и оформляются в порядке, установленном законодательством.

7.13. В случае допущения ошибки технического характера, в тексте нотариально оформленного документа, который не требует подписи лица, обратившегося за совершением нотариального действия (свидетельства, выданного нотариусом, копии документа, дубликата документа и т.п.), внесение дописок либо исправлений в текст документа осуществляется по заявлению такого лица, зарегистрированному в Журнале регистрации входящих документов.

Исправление ошибки в тексте документа оговаривается нотариусом, который совершил нотариальное действие, после удостоверительной надписи с указанием даты и проставлением подписи и печати на такой оговорке.

При этом все исправления должны быть сделаны таким образом, чтобы можно было прочитать как исправленное, так и ошибочно написанное, а потом зачеркнутое.

7.14. Дописки и исправления, сделанные в тексте сделки, должны быть оговорены нотариусом, который совершил нотариальное действие, перед подписью сторон сделки и других лиц, подписавших сделку (договор, завещание, доверенность и т.п.), а также подписаны лицами, совершаемыми нотариальное действие, с указанием даты внесения оговорки или исправления и скреплены подписью и печатью нотариуса, а также оговорены нотариусом после удостоверительной надписи с указанием даты и проставлением подписи нотариуса и печати на такой оговорке.

7.15. Тексты договоров, завещаний, доверенностей, свидетельств, актов о морских протестах и протестах векселей, переводов в случае свидетельствования нотариусом верности перевода документа с одного языка на другой, заявлений, на которых нотариусом свидетельствуется подлинность подписи, за исключением экземпляров, остающихся в делах нотариуса, а также дубликатов нотариальных документов, излагаются на бланках единого образца для совершения нотариальных действий.

Текст нотариально оформленного документа и удостоверительная надпись могут излагаться как на лицевой, так и на оборотной стороне бланка.

Если удостоверительная надпись излагается на обороте оформляемого документа, то на лицевой стороне последней страницы документа отмечается часть удостоверительной надписи, начиная с наименования города (поселка, района), где находится рабочее место нотариуса, а на его оборотную сторону переносится другая часть наименования. Например: «город До» и дальше на обороте документа – «нецк».

7.16. Удостоверительная надпись должна быть написана понятно, четко, грамотно, без подчисток. Дописки или исправления, сделанные в тексте удостоверительной надписи, оговариваются нотариусом, совершившим нотариальное действие, после удостоверительной надписи и скрепляются его подписью и печатью с указанием даты.

7.17. Если удостоверительная надпись не помещается на нотариально оформляемом документе, она должна быть продолжена на прикрепленном к документу бланке единого образца для совершения нотариальных действий, если нотариальное действие совершалось на бланке. В этом случае листы, на которых изложен текст документа, и листы с продолжением удостоверительной надписи скрепляются способом, который делает невозможным их разъединение без нарушения целостности. Листы должны быть пронумерованы, количество их скреплено подписью нотариуса и его печатью.

7.18. Для проставления удостоверительной надписи могут использоваться штампы с текстом соответствующей надписи. Для оформления нотариальных документов также могут применяться мастичные штампы со словами «копия», «копия с копии», «дубликат, имеющий силу оригинала» и т.п.

7.19. В случае отсутствия необходимых удостоверительных надписей или свидетельств, которые бы соответствовали совершаемому нотариальному действию, нотариус может применять ту из форм, которая больше всего соответствует этому нотариальному действию, с применением отдельных элементов других удостоверительных надписей и свидетельств.

7.20. Составление, оформление и исполнение нотариусом документов, в связи с предоставлением правовой помощи, осуществляется в соответствии с требованиями законодательства.

7.21. Документы, изложенные на двух и более листах, предоставляемые для совершения нотариального действия, должны быть скреплены способом, который делает невозможным их разъединение без нарушения целостности.

7.22. Количество прошитых листов скрепляется подписью и печатью лица, выдавшего документ, с указанием должности. На прошитом (прошнурованном) документе делается надпись: «Всего прошито (или прошнуровано), пронумеровано и скреплено печатью____ листов».

7.23. Дописки и исправления, имеющиеся в документах, предоставляемых для нотариального оформления, должны быть оговорены подписью должностного (уполномоченного на то) лица и печатью юридического лица или физического лица – предпринимателя, выдавшего документ. При этом исправления должны быть сделаны таким образом, чтобы можно было прочитать как исправленное, так и ошибочно написанное, а потом зачеркнутое.

7.24. Не принимаются для нотариального оформления документы:

7.24.1. не соответствующие требованиям законодательства;

7.24.2. содержащие сведения, порочащие честь, достоинство и деловую репутацию физического лица или деловую репутацию юридического лица;

7.24.3. имеющие подчистки или дописки, зачеркнутые слова или другие неоговоренные исправления, документы, текст которых невозможно прочитать в результате повреждения, а также написанные карандашом;

7.24.4. в которых нельзя прочитать текст в первичном написании, как, например, документы, залитые чернилами, водой, потертые и т.п.;

7.24.5. порванные документы;

7.24.6. изложенные на двух и более листах, если листы не скреплены, не пронумерованы и их количество не скреплено подписью должностного (уполномоченного на то) лица и печатью юридического лица или физического лица – предпринимателя, выдавшего документ.

7.25. Нотариусом ведется журнал (книга) учета вызовов нотариуса для совершения нотариальных действий вне помещения государственной нотариальной конторы, помещения, являющегося рабочим местом нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную деятельность (дальше – Журнал (книга) учета вызовов).

7.26. В Журнале (книге) учета вызовов предусматриваются такие графы:

7.26.1. порядковый номер;

7.26.2. дата и время вызова нотариуса;

7.26.3. фамилия, имя, отчество физического лица (наименование юридического лица), сделавшего вызов, адрес проживания или местонахождения;

7.26.4. подпись лица, сделавшего вызов или для которого совершалось нотариальное действие;

7.26.5. дата и время выезда нотариуса за пределы нотариальной конторы, рабочего места нотариуса;

7.26.6. виды и количество нотариальных действий, которые были совершены нотариусом, их реестровые номера;

7.26.7. фамилия, имя и отчество физического лица (наименование юридического лица), для которого совершалось нотариальное действие, адрес, по которому было совершено нотариальное действие;

7.26.8. основание, по которому нотариальное действие совершалось за пределами нотариальной конторы, рабочего места нотариуса;

7.26.9. время выезда и возвращения нотариуса в государственную нотариальную контору, на рабочее место нотариуса;

7.26.10. подпись нотариуса;

7.27. Журнал (книга) учета вызовов должен быть прошнурован, количество листов в нем пронумеровано и скреплено печатью и подписью заведующего государственной нотариальной конторой, нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную деятельность.

7.28. Журнал (книга) учета вызовов является переходным документом, записи в нем могут последовательно продолжаться и в следующем году (годах).

VIII. Прием, рассмотрение и регистрация корреспонденции

8.1. Регистрация документов (корреспонденции) является фиксацией факта создания или поступления в нотариальную контору, Республиканский нотариальный архив, нотариусу, осуществляющему независимую профессиональную нотариальную деятельность, документа (корреспонденции) путем проставления на нем регистрационного номера с одновременной записью необходимых сведений о документе в соответствующих журналах, книгах, реестрах.

8.2. Регистрации подлежат все входящие, исходящие, внутренние документы (приказы, протоколы, докладные записки, заявления работников и др.) и документы, поступившие в адрес нотариальной конторы, Республиканского нотариального архива, нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность.

8.3. Не подлежат регистрации документы оперативного характера согласно примерному перечню документов, не подлежащих регистрации (приложение 28).

8.4. Входящие документы, поступившие в адрес нотариальной конторы, Республиканского нотариального архива, нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, принимаются лицом, ответственным за делопроизводство, и регистрируются в день поступления.

8.5. Внутренние документы (приказы, докладные записки, заявления работников и др.) и исходящие документы регистрируются в день их подписания.

8.6. При поступлении корреспонденции проверяется правильность доставки по адресу на конверте, раскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично», и проверяется наличие документов и приложений к ним.

8.7. Неправильно оформленный документ (не подписанный, не удостоверенный и т.п.), поврежденный или присланный не по адресу возвращается отправителю или пересылается по принадлежности.

В случае повреждения корреспонденции (конверта) и невозможности ее использования или отсутствия в конверте документа или приложений к нему составляется акт об отсутствии вложений в конверте и повреждении корреспонденции (конверта) (приложение 29) в двух экземплярах, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией посылается отправителю, а второй остается в нотариальной конторе, Республиканском нотариальном архиве, у нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность.

8.8. Все конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, времени отправления и получения корреспонденции.

8.9. Регистрация документов осуществляется в:

8.9.1. журнале регистрации входящих документов;

8.9.2. журнале регистрации исходящих документов;

8.9.3. журнале регистрации приказов по личному составу;

8.9.4. журнале регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам.

8.10. В журнале регистрации входящих документов подлежат регистрации: заявления о принятии наследства, выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, заявления об отзыве заявления о принятии наследства или об отказе от наследства, заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство, заявления наследника на получение части вклада наследодателя в банке (финансовом учреждении), заявления о выдаче свидетельства исполнителю завещания, заявления исполнителя завещания об отказе от осуществления своих полномочий, заявления другого супруга о выдаче свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов в случае смерти одного из супругов, заявления о принятии мер по охране наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещения отчуждения недвижимого имущества, сообщение суда и следственных органов о наложении ареста и другие, если они поступили по почте или предоставлены нотариусу курьером до дня совершения нотариального действия, заявления родителей о предоставлении согласия несовершеннолетнему ребенку на отчуждение имущества, заявление одного из супругов о согласии на распоряжение имуществом, заявление от совладельца об отказе от преимущественного права покупки доли в праве общей долевой собственности, заявления об отмене завещания или доверенности, заявления от лиц, у которых нет мужа или жены (не женат/не замужем/вдова/вдовец) и другие заявления, истребование которых нотариус считает необходимым для совершения нотариального действия, независимо от того, были ли они предоставлены нотариусу лично или доверенным лицом, курьером, поступили по почте. Дальнейшая регистрация таких документов осуществляется в установленном порядке.

8.11. На входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп (приложение 30). В штампе указываются наименование нотариальной конторы, Республиканского нотариального архива, фамилия, инициалы нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, дата поступления документа и его регистрационный индекс (порядковый номер по регистрации в журнале и номер дела (наряда) по номенклатуре дел).

8.12. На исходящем документе проставляются дата, номер, отвечающий порядковому номеру по журналу регистрации исходящих документов, и номеру дела (наряда), в котором будет храниться второй экземпляр исходящего документа с отмеченными реквизитами.

8.13. Первый экземпляр исходящего документа посылается адресатам по почте или передается курьером. В последнем случае он вручается адресату под расписку в разносной книге для местной корреспонденции.

8.14. На исполненных документах проставляется отметка о выполнении, которая размещается на нижнем поле первого листа или на обороте первого листа документа и включает в себя краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), а также слова «В дело» и номер дела (наряда), в который должен быть подшит исполненный документ. Документ считается исполненным тогда, когда решены все вопросы, поставленные в нем, и, если это необходимо, дан ответ корреспонденту. Вышеуказанный реквизит проставляется от руки в левом углу нижнего поля на лицевой стороне первого листа, например:

IX. Контроль исполнения документов

9.1. Заведующий нотариальной конторой, руководитель Республиканского нотариального архива, нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, лично контролируют исполнение документов, поступивших из Минюста ДНР, других государственных органов, и обеспечивают своевременное предоставление сведений об их исполнении. Заведующим нотариальной конторой, руководителем Республиканского нотариального архива, нотариусом, осуществляющим независимую профессиональную нотариальную деятельность, могут быть поставлены на контроль также другие документы.

9.2. Для осуществления контроля исполнения документов используется контрольная папка. Документы, находящиеся на контроле, до их окончательного исполнения помещаются в контрольную папку.

9.3. При рассмотрении документов, обращений и т.п. заведующий нотариальной конторой, руководитель Республиканского нотариального архива, нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, обязаны соблюдать установленные законодательством сроки исполнения таких документов.

X. Требования относительно формирования дел (нарядов)

10.1. Формирование дел предусматривает группирование исполненных документов в дела (наряды) в соответствии с номенклатурой дел нотариуса (приложение 31), составленной на основании Типовой номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, (далее – Типовая номенклатура) (приложение 32).

10.2. Формирование дел государственной нотариальной конторы, Республиканского нотариального архива и нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, осуществляет лицо, ответственное за ведение нотариального делопроизводства.

10.3. Дела формируются с соблюдением следующих требований:

10.3.1. дела должны содержать только оригиналы документов и (или) в случаях, предусмотренных законодательством, копии таких документов, оформленных и удостоверенных в установленном порядке, необходимых для совершения нотариальных действий;

10.3.2. дела должны содержать документы лишь одного делопроизводственного года;

10.3.3. группировать в дела одновременно документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения запрещается;

10.3.4. не позволяется подшивать в дела неисполненные документы;

10.3.5. не допускается включение в дела документов, не имеющих отношения к делу, личных документов, документов, подлежащих возвращению, а также черновиков и проектов (рабочих вариантов) документов;

10.3.6. протоколы заседаний производственных совещаний группируются в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям этих органов систематизируют по датам и номерам протоколов; внутри группы документов, которые касаются одного протокола – по повестке дня заседания;

10.3.7. переписка группируется по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируется в хронологической последовательности: документ — ответ следует за документом — запросом;

10.3.8. документы в личных делах группируются в хронологическом порядке по мере их поступления в такой последовательности: внутренняя опись документов, включенных в дело; заявление о принятии на работу; направление или представление; личный листок учета кадров; автобиография; документы об образовании (копии); выдержки из приказов (распоряжений) о назначении, переводе, освобождении; дополнение к личному листку учета кадров; дополнение к личному листку о поощрении; справки и другие документы;

10.3.9. нотариальные документы (за исключением документов, связанных с оформлением наследственных дел) подшиваются в дела в таком порядке: первым подшивается экземпляр нотариально оформленного документа, остающегося в делах нотариуса, за ним – документы, на основании которых он выдан или удостоверен;

10.3.10. квартальные планы и отчеты формируются в дела к тому году, к которому они принадлежат по своему содержанию, независимо от времени их составления;

10.3.11. документы, изготовленные с применением средств вычислительной техники (таблицы, расчеты, выкопировки и т.п.), группируются в дела на общих основаниях;

10.3.12. дело (наряд) с документами не должно превышать 250 листов (30 – 40 мм толщиной). При большем объеме документов дело (наряд) делят на самостоятельные тома (части).

XI. Особенности формирования наследственных дел

11.1. Заявления о принятии наследства; заявления об отказе от наследства; заявления об отзыве заявления о принятии наследства или заявления об отказе от наследства; заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство; заявления о выдаче свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов в случае смерти одного из супругов; заявления наследника о получении части вклада наследодателя в банке (финансовом учреждении); претензии кредиторов, а также заявления о принятии мер по охране наследственного имущества, по которым были приняты эти меры; заявления об открытии наследства и заключении договора на управление наследством; заявление исполнителя завещания об отказе от осуществления своих полномочий; заявление отказополучателя об отказе от завещательного распоряжения и т.п. регистрируются в книге учета и регистрации наследственных дел и формируются в наследственные дела.

11.2. Формирование наследственного дела предусматривает группирование документов, на основании которых было открыто наследственное дело и выдано свидетельство о праве на наследство.

11.3. Формирование наследственного дела осуществляется лично нотариусом, в производстве которого находится дело.

11.4. В наследственное дело включаются только оригиналы документов, а в случаях, предусмотренных законодательством, – копии документов, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

11.5. Не допускается внесение в наследственное дело документов, не имеющих отношения к делу, документов, подлежащих возврату, а также черновиков и проектов (рабочих вариантов) документов.

11.6. Во время формирования наследственного дела проверяются правильность оформления документов, наличие и соответствие требованиям законодательства документов, а в случаях, предусмотренных законодательством, копий документов, на основании которых будет оформляться наследство, наличие на документах печатей, подписей, реквизитов документа и т.п.

11.7. Наследственному делу присваивается номер, состоящий из порядкового номера, по которому оно зарегистрировано в книге учета и регистрации наследственных дел, и отмечается через дробь (дефис) год, в котором оно заведено.

11.8. При оформлении наследственного дела после его окончания на обложке дела (приложение 33) проставляется индекс, предусмотренный номенклатурой дел. На обложке дополнительно указывается, например:

11.9. Каждое наследственное дело представляет собой отдельный наряд (дело), оформленный в обложку из картона, имеет внутреннюю опись, нумеруется, оформляется титульным листом и прошивается. Дело считается законченным по дате выдачи первого свидетельства о праве на наследство, вне зависимости от поданных заявлений о выдаче свидетельства о праве на наследство, и были ли выданы соответствующие свидетельства всем наследникам или нет. Все другие заявления, которые будут подаваться после окончания наследственного дела, считаются такими, которые поданы дополнительно.

Если наследник(и) умер(ли) до выдачи свидетельства о праве на наследство или такое свидетельство не подлежит выдаче по другим причинам (например, вопрос относительно наследования имущества решен в судебном порядке), наследственное дело считается законченным с даты получения нотариусом свидетельства о смерти, решения суда, вступившего в законную силу и т.п.

11.10. Оформление наследственного дела возлагается на нотариуса, в производстве (на исполнении) которого находится дело.

11.11. В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследственных прав. Документы систематизируют в хронологическом порядке по датам их поступления, выполнения, подписания, выдачи и т.п. Подшивка документов в наследственное дело должна осуществляться не позднее 3 месяцев после закрытия наследственного дела.

11.12. Каждое оконченное наследственное дело нумеруется валовой нумерацией в пределах описи дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения по дате окончания в делопроизводственном году.

11.13. В случае изменения состава документов наследственных дел (дополнение наследственного дела новыми документами и т.п.) ответственный за делопроизводство сотрудник или нотариус проверяет правильность внесения изменений во внутреннюю опись наследственного дела и наличие составленных новых заверительных надписей к наследственному делу и документам учетно-справочного аппарата (книге учета и регистрации наследственных дел, алфавитной книге наследственных дел).

XII. Оформление дел для архивного хранения

12.1. Оформление дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного срока хранения предусматривает нумерацию листов по делу, составление внутренней описи документов дела, наличие листа-заверителя (заверительной надписи) дела (при необходимости), подшивки или оправки дела, оформления обложки (титульного листа) дела.

12.2. С целью соблюдения порядка размещения документов по делу все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, должны быть пронумерованы. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Заверительная надпись наследственного дела и чистые листы не нумеруются.

12.3. Номера на листах проставляются в правом верхнем углу нумератором или простым карандашом таким образом, чтобы не зацепить текст. Применение чернил, пасты или цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

12.4. Листы каждого тома дела (наряда) нумеруются отдельно, начиная с первого номера.

12.5. Лист формата больше, чем формат А 4, подшивается за одну сторону и нумеруется как один лист в правом верхнем углу, а потом фальцуется на формат А 4.

12.6. Подшитые в дела конверты с заключениями нумеруются валовой нумерацией листов дела, при этом сначала нумеруется конверт, а потом каждое вложение в конверте.

12.7. Если при нумерации были допущены ошибки, то листы нумеруются вновь, при этом старые номера не стираются, а зачеркиваются одной черточкой искоса и рядом проставляется новый номер листа. В этих случаях во внутренние описи вносятся исправления или описи составляются заново.

12.8. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается применение литерных номеров листов (4а, 9б и т.п.).

12.9. Внутренняя опись составляется ко всем делам (нарядам) нотариальных документов, предусмотренных номенклатурой, кроме документов справочного, учетного характера и документов временного (до 10 лет включительно) хранения.

12.10. Внутренняя опись (приложения 34 — 36) составляется на отдельном листе по форме, содержащей сведения о порядковых номерах нотариально удостоверенных документов дел, фамилии, имени, отчества лиц, в отношении которых совершались нотариальные действия, даты документов, их заглавия, номера по Реестру и номера листов дела, на которых размещен каждый документ. В соответствующей внутренней описи дела (наряда) указывается также количество отсутствующих документов и соответствующих актов (справок).

12.11. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и словами количество нотариально удостоверенных документов, включенных в опись, количество листов дела, а также количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается нотариусом.

12.12. Если дело оправлено в наряд (том, часть), то внутренняя опись подшивается в начале наряда (тома, части), а заверительная надпись дела подшивается в конце наряда (тома, части).

12.13. Изменения в составе документов дела (включение дополнительных документов, их исключение, замена оригиналов копиями и т.п.) отображаются в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующие оправдательные документы (соглашение о расторжении договора, постановление суда, постановление следственного органа и т.п.).

12.14. С целью учета количества листов по наследственному делу и фиксации особенностей их нумерации, в конце наследственного дела совершается заверительная надпись на специально вшитом листе, (приложение 37) к настоящим Правилам. Приклеивание заверительной надписи не допускается.

12.15. В заверительной надписи отмечается цифрами и словами количество листов по наследственному делу и отдельно через знак + (плюс) количество листов внутренней описи, литерных и пропущенных номеров листов.

12.16. В заверительной надписи делается отметка: в графе 1 (словами) – название документа с указанием всех неустранимых дефектов (поврежденные листы, разрушенные, залитые чернилами и т.п.), справки – заменители (копии) изъятых документов, а также в случае отсутствия необходимых документов – их количество, наличие актов, справок, в графе 2 – присвоенные страницам номера.

Примеры заверительных надписей:

12.17. В случае поступления дополнительного заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство на нововыявленное наследственное имущество по наследственному делу, к делу приобщаются заявления наследников, документы, подтверждающие принадлежность наследодателю наследственного имущества, и другие документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство.

12.18. В случае приобщения (изъятия) документов, дело расшивается и после приобщения (изъятия) документа повторно прошивается. Приобщенный документ нумеруется тем же порядковым номером, что и последняя страница документа. При этом к номеру страницы добавляется буква согласно действующему алфавиту (например: 25А, 25Б, 25В), а в случае, если алфавитных букв не хватает, алфавитные буквы проставляются сначала с дополнением примечания (например: 25А1, 25Б1). Сведения о дате приобщения (изъятии) документа указываются во внутренней описи в графе «Примечания». Предыдущая заверительная надпись зачеркивается линией по диагонали листа и хранится в деле постоянно.

12.19. Заверительная надпись подписывается нотариусом. Все следующие изменения в составе дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий оправдательный документ.

12.20. Подшивка дел должна выполняться периодически, но не позднее чем через 3 месяца после окончания дел в делопроизводстве. Подшивка дел документов в дела (наряды) осуществляется прочными, туго натянутыми нитями (шелковая нить не допускается). При подшивке документа в дело (наряд) делаются 4 прокола, расстояния от верхнего и нижнего краев документа не должно быть больше 2 см.

12.21. Подшивка осуществляется так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии прошивки ближе, чем на 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. Если текст документа размещен близко к краю листа, к такому листу при подшивке в дело подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело. В таком же порядке подшиваются документы большого формата, которые хранятся в сложенном виде.

12.22. Металлические скрепления (скрепки, булавки и т.п.) из дела удаляются.

12.23. Обложки дел (нарядов) оформляются по установленной форме (приложение 38).

12.24. Обложки дел (нарядов) с документами, подлежащими постоянному, временному (свыше 10 лет) сроку хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

12.25. Надписи на обложках дел (нарядов), книг, журналов должны быть выполнены без сокращений, четко и понятно и изготовлены с помощью технических средств или светостойкими черными чернилами или пастой.

12.26. Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел (нарядов) после его уточнения.

12.27. На обложках дел (нарядов), состоящих из нескольких томов (частей), указывается порядковый номер тома (части).

12.28. На обложках дел (нарядов), книг, журналов обязательно указываются:

12.28.1. наименование вышестоящего органа, наименование нотариальной конторы, фамилия, имя, отчество нотариуса, нотариальный округ, наименование дела (наряда), срок его хранения;

12.28.2. если дело (наряд) состоит из нескольких томов (частей), отмечается порядковый номер очередного тома (части);

12.28.3. число, год начала и окончания дела (наряда) указываются арабскими цифрами, месяц – словами. Даты начала и окончания дела (наряда) должны отвечать крайним датам документов, которые к нему подшиты;

12.29. Запрещается наклеивание титульного листа на обложку дел (нарядов).

XIII. Составление описей дел (нарядов)

13.1. На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения составляются отдельные описи. Описи дел составляются по установленной форме (приложения 39 – 40).

13.2. Описи дел (нарядов) составляются лицом, ответственным за организацию делопроизводства с учетом методической помощи Республиканского нотариального архива с соблюдением таких правил:

13.2.1. описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения составляются отдельными делами на каждый делопроизводственный год;

13.2.2. заглавия дел вносятся в описи в той последовательности, в которой они размещены в номенклатуре дел;

13.2.3. графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. Опись дел временного (свыше 10 лет) срока хранения должна иметь дополнительную графу «Срок хранения дела (тома, части)»;

13.2.4. графа описи «Примечание» используется для отметок о передаче дел, уничтожении дел и т.п.;

13.2.5. каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело (наряд) состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под отдельным номером;

13.2.6. в случае внесения в опись дел (нарядов) нескольких дел подряд с одинаковым заголовком отмечается полностью лишь заголовок первого дела. На каждом новом листе опись заголовка воссоздается полностью, а все другие однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью;

13.2.7. в конце описи дел делается итоговая запись с указанием (цифрами и словами) количества дел, значащихся в описи, первого и последнего номеров дел в описи, а также обусловливаются особенности нумерации дел в описи.

13.3. Опись состоит из годовых разделов и является перечнем названий дел (нарядов) с включением необходимых сведений об их составе и содержании. Дела каждого года составляют годовой раздел описи. Каждый вид описи дел имеет валовую нумерацию. Опись, количество заглавий дел в которой достигло по порядковому номеру числа 9999, считается законченной описью (приложение 41), а дела, создаваемые в следующие годы, включаются в новую опись, имеющую следующий номер, например, номер 2 или другой валовый номер.

13.4. В годовой раздел описи дел вносятся также дела, незавершенные в делопроизводственном году (переходящие дела). При этом в случае их не завершения указанные дела переходят в следующий делопроизводственный год. В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого следующего года, в течение которого дела продолжались в делопроизводстве, указывается: «Документы по этому вопросу см. также в разделе за ____год, № __», а графы 1, 4, 5 описи не заполняются.

13.5. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, то есть тех дел, которые в дальнейшем будут передаваться в Республиканский нотариальный архив, составляются в четырех экземплярах. Описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах (приложение 42).

13.6. Все описи дел подлежат обязательному согласованию с Республиканским нотариальным архивом и Центральной экспертной комиссией Минюста ДНР (далее – ЦЭК), через два года по завершении дел в делопроизводстве. Для согласования в Республиканский нотариальный архив предоставляются все экземпляры описи.

13.7. К каждому годовому разделу описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу составляется предисловие, в котором приводятся сведения о структуре и направлении деятельности нотариальной конторы, нотариуса и период, который охватывают дела описи; кратко характеризуются содержание и полнота документов по делам; освещаются особенности формирования и описи дел, их систематизация в описях.

13.8. Отбор документов, сроки хранения которых закончились, и составление акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение 43) (далее – акт), осуществляется после подготовки описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу за этот же период.

(пункт 13.8 раздела XIII в ред. приказа Минюста ДНР от 28.06.2019 № 556)

13.9. Описи дел и акт одновременно рассматриваются Экспертной комиссией Республиканского нотариального архива (далее – ЭК) и ЦЭК.

13.10. Дела (документы) вносятся в акт, если предусмотренный для них срок хранения закончился до 1 января года, в котором составлен акт.

Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2017 году, могут включаться в акт, который будет составлен не раньше 1 января 2021 года, с пятилетним сроком хранения – не раньше 1 января 2023 года, с учетом примечаний, указанных в Типовой номенклатуре.

13.11. Акт составляется в трех экземплярах на все дела в целом. Названия однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к каждой группе. Акты имеют валовую нумерацию, начиная с № 1.

13.12. Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, описи дел по личному составу, а также акты утверждаются заведующим нотариальной конторой, нотариусом, осуществляющим независимую профессиональную нотариальную деятельность, после согласования ЭК и ЦЭК.

13.13. Дела (документы), отобранные для уничтожения, после согласования и утверждения акта, передаются организациям по заготовке вторичного сырья по накладным, в которых отмечается вес бумажной макулатуры, переданной для переработки. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Если объем дел (документов), изъятых для уничтожения, незначителен, они могут быть сожжены или уничтожены механическим способом, о чем отмечается в акте.

13.14. Данные акты помещаются в дело архивного фонда и хранятся в нотариальной конторе, Республиканском нотариальном архиве, у нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность.

XIV. Архивное хранение нотариальных документов нотариусом, осуществляющим независимую профессиональную нотариальную деятельность

14.1. Документы нотариального делопроизводства и архив нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, являются государственной собственностью Донецкой Народной Республики и находятся во владении и пользовании нотариуса в связи с осуществлением им нотариальной деятельности.

14.2. Нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, обязан обеспечить сохранность документов нотариального делопроизводства и архива нотариуса на протяжении всего срока осуществления им нотариальной деятельности.

14.3. Архив нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, составляют документы, создаваемые им в связи с осуществлением им нотариальной деятельности, и сформированы в дела (наряды) с указанием сроков их хранения, за исключением документов текущего делопроизводства. Нотариальные документы, свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры регистрации нотариальных действий, журналы и книги учета хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.

14.4. Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.

По окончании года, но не позднее 3-х месяцев после его окончания, производится подготовка дел к архивному хранению в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения заключаются в твердую обложку, документы размещаются в хронологическом порядке и прошиваются, листы дел нумеруются, составляются внутренние описи, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, лист заверения, паспорт архива.

14.5. Подготовка и оформление нотариальных документов и группирование их в дела (наряды) для архивного хранения включают проверку правильности формирования документов в дела, наличие и соответствие требованиям законодательства документов, приобщенных к экземпляру нотариально оформленного документа, а в предусмотренных законодательством случаях – копий из документов, необходимых для совершения нотариальных действий, наличие печатей, подписей, номеров и т.п., а также оформление дел (нарядов) и соответствие их номенклатуре.

14.6. На хранение в архив нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, переходят дела (наряды) нотариальных документов постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения в упорядоченном состоянии, а также законченные в делопроизводстве документы справочного и учетного характера в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

14.7. При подготовке документов для архивного хранения нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, проводит сверку наличия нотариальных документов согласно Реестру регистрации нотариальных действий и соответствующей номенклатуры дел.

14.8. Отметка относительно проведенной нотариусом, осуществляющим независимую профессиональную нотариальную деятельность, сверки, указывается в конце внутренней описи дел и им подписывается (например: «Наличие документов сверено с Реестром регистрации нотариальных действий», дата, подпись).

14.9. В случае выявления недостатков в формировании и оформлении дел (нарядов) нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, обязан их устранить.

14.10. В соответствии с утвержденными описями нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, обязан провести сверку наличия каждого дела (наряда).

14.11. В каждом экземпляре описи дел (нарядов) делаются отметки о наличии того или иного дела (наряда). В конце каждого экземпляра описи дел (нарядов) цифрами и словами делаются отметки о фактическом количестве дел (нарядов), поступивших в архив, проставляются номера отсутствующих дел (нарядов), дата поступления в архив и подпись нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность.

XV. Передача дел в Республиканский нотариальный архив

15.1. Государственные нотариальные конторы, нотариусы, осуществляющие независимую профессиональную нотариальную деятельность в Донецкой Народной Республике (фондообразователи) являются источниками комплектования Республиканского нотариального архива.

15.2. Нотариальные конторы передают на хранение в Республиканский нотариальный архив дела (наряды) нотариальных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в упорядоченном состоянии, а также законченные делопроизводством документы справочного и учетного характера согласно соответствующим номенклатурам дел по окончанию десятилетнего срока их хранения согласно графику, утвержденному руководителем Республиканского нотариального архива. Нотариусы, осуществляющие независимую профессиональную нотариальную деятельность, передают только в случае смены нотариального округа (территории деятельности) или прекращения нотариальной деятельности. Такая передача осуществляется исключительно по описям дел.

15.3. При подготовке документов нотариального делопроизводства для передачи на хранение в Республиканский нотариальный архив проверяется правильность формирования документов в дела (наряды), оформления дел (нарядов) и соответствие их Типовой номенклатуре. В случае выявления недостатков в формировании документов в делах, нотариальная контора, нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, обязаны их устранить.

15.4. Нотариальная контора, нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, обязаны передать дела (наряды) на хранение в Республиканский нотариальный архив, согласно утвержденным описям дел. При этом в каждом экземпляре описи дел (нарядов) делаются отметки о принятии того или иного дела. В конце каждого экземпляра описи дел делаются цифрами и словами отметки о фактическом количестве дел, переданных в Республиканский нотариальный архив, проставляются номера отсутствующих дел, даты приема-передачи дел и подписи лиц, которые сдавали и принимали дела.

15.5. До передачи на государственное хранение в Республиканский нотариальный архив, документы хранятся в помещениях фондообразователей.

15.6. Фондообразователи обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в результате их деятельности, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

15.7. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов нотариусов, осуществляющих независимую профессиональную нотариальную деятельность, производится за их счет, нотариальных контор — за счет средств республиканского бюджета. При отсутствии передающей стороны, подготовка, транспортировка и передача архивных документов осуществляется за счет средств республиканского бюджета.

15.8. За утерю и порчу нотариальных документов фондообразователи несут ответственность в соответствии с законодательством.

15.9. Подготовка дел к передаче на хранение в Республиканский нотариальный архив включает:

15.9.1. экспертизу ценности документов;

15.9.2. формирование документов в дела и их оформление согласно настоящим Правилам;

15.9.3. передачу дел в Республиканский нотариальный архив.

15.10. При подготовке документов для передачи их на хранение в Республиканский нотариальный архив, нотариальная контора, нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, (их ответственный представитель) совместно с сотрудниками Республиканского нотариального архива проводят сверку наличия нотариальных документов, согласно описям дел и соответствующей номенклатуре дел. Отметка о проведенной сверке указывается в конце внутренней описи дел и подписывается лицами, проводившими сверку.

15.11. Подготовленные к передаче документы доставляются в Республиканский нотариальный архив грузовым или легковым автотранспортом с крытым кузовом в сопровождении ответственного лица.

15.12. При передаче документов нотариального делопроизводства на хранение в Республиканский нотариальный архив составляется акт приема-передачи (приложение 44). При передаче нотариальной конторой документов нотариального делопроизводства акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, один из которых вместе с документами передается в Республиканский нотариальный архив, второй остается в деле фонда нотариальной конторы. В случае передачи нотариусом, осуществляющим независимую профессиональную нотариальную деятельность, документов нотариального делопроизводства и архива, акт приема-передачи составляется в трех экземплярах, один из которых вместе с документами передается в Республиканский нотариальный архив, второй остается в деле нотариуса, третий передается в Минюст ДНР и приобщается к регистрационному делу нотариуса.

15.13. На хранение в Республиканский нотариальный архив принимаются нотариально удостоверенные договоры отчуждения движимого и недвижимого имущества, договоры пожизненного содержания (ухода), залога (ипотеки), другие договоры, завещания (в том числе секретные завещания) и т. п., в соответствии с номенклатурой дел и документы, на основании которых они удостоверялись, оформленные и сгруппированные в дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

В случае отсутствия доступа к нотариальному архиву, расположенному в помещении, которое является частной собственностью физического или юридического лица, вопрос принудительного вхождения в помещение решается в судебном порядке.

15.14. Передачу документов нотариального делопроизводства в Республиканский нотариальный архив или нотариусу, осуществляющему независимую профессиональную нотариальную деятельность, с одновременным составлением описи дел и акта об изъятии дел для передачи на хранение в Республиканский нотариальный архив или нотариусу, осуществляющему независимую профессиональную нотариальную деятельность (приложение 45), осуществляет комиссия Минюста ДНР в случаях, определенных пунктами 4.15 и 4.16 настоящих Правил.

(пункт 15.14 раздела XV в ред. приказа Минюста ДНР от 30.06.2020 № 549-ОД)

15.15. В дела помещаются только оригиналы нотариально удостоверенных документов, изложенные на чистом листе бумаги формата А4 с отметкой об использованном специальном бланке нотариального документа, с указанием номера, по которому нотариальное действие зарегистрировано в Реестре, и оригиналы документов, а в случаях, предусмотренных законодательством, копии документов, на основании которых они удостоверялись. Не допускается включение в дела черновиков, личных документов, документов, подлежащих возврату, и размноженных копий.

15.16. В дела включаются документы лишь одного делопроизводственного года.

15.17. При необходимости приобщения к соответствующему нотариально удостоверенному документу личных документов (свидетельства о рождении, свидетельства о регистрации брака и т.п.), а также документов, подлежащих возврату, в дело подшиваются удостоверенные в установленном порядке копии этих документов.

15.18. В Республиканский нотариальный архив принимаются на хранение законченные наследственные дела.

XVI. Выдача нотариальных документов

16.1. Выдача дел (нарядов) и нотариальных документов, находящихся на хранении в нотариальной конторе, Республиканском нотариальном архиве, у нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, возможна лишь в случаях, предусмотренных законодательством.

16.2. При обращении физического или юридического лица к нотариусу о выдаче свидетельства о праве на наследство в случае, если наследственное дело передано на хранение в Республиканский нотариальный архив, нотариус запрашивает из Республиканского нотариального архива данное наследственное дело.

16.3. Наследственные дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий одного месяца.

16.4. Выдача наследственных дел из Республиканского нотариального архива во временное пользование оформляется заказом на выдачу наследственного дела и регистрируется в книге выдачи дел из фондов Республиканского нотариального архива. На место выданного наследственного дела помещается карта-заменитель наследственного дела.

16.5. Передача истребованного наследственного дела оформляется актом о выдаче дел во временное пользование. Акт подписывается руководителем Республиканского нотариального архива и нотариусом, запрашивающим наследственное дело, и скрепляется гербовыми печатями.

16.6. После выдачи свидетельства о праве на наследство, истребованное наследственное дело возвращается нотариусом в Республиканский нотариальный архив не позднее 10 рабочих дней после такой выдачи. После возвращения наследственного дела в каждом экземпляре акта делается соответствующая запись.

16.7. Перед выдачей наследственного дела из Республиканского нотариального архива и после его возвращения проводится полистная проверка наследственного дела в присутствии ответственных лиц, передающих и получающих наследственное дело.

16.8. После дополнения наследственного дела, которое запрашивалось, новыми документами, ответственный сотрудник Республиканского нотариального архива проверяет правильность внесения изменений во внутреннюю опись (составление внутренней описи (продолжение) наследственного дела и наличие составленных новых заверительных надписей к наследственному делу.

Что устанавливают правила нотариального делопроизводства

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Приказ Министерства юстиции РФ от 14 декабря 2022 г. № 394 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства»

В соответствии с частью первой статьи 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, № 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 1, ст. 10), подпунктом 1 пункта 1 Положения о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 № 1313 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4108; 2016, № 51, ст. 7357), приказываю:

1. Утвердить Правила нотариального делопроизводства согласно приложению к настоящему приказу.

2. Установить, что описи номенклатурных дел, оконченных производством в 2022 году, составляются до 01.03.2023 нотариусами, занимающимися частной практикой, согласно приложениям № 11 — 12.2 к Правилам нотариального делопроизводства, утвержденным приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства" (зарегистрирован Минюстом России 23.04.2014, регистрационный № 32095) с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 21.12.2016 № 297 (зарегистрирован Минюстом России 22.12.2016, регистрационный № 44883), от 17.04.2018 № 69 (зарегистрирован Минюстом России 20.04.2018, регистрационный № 50841), от 05.07.2019 № 133 (зарегистрирован Минюстом России 12.07.2019, регистрационный № 55246), от 30.09.2020 № 231 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный № 60212).

3. Признать утратившими силу приказы Минюста России:

от 16.04.2014 № 78 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства" (зарегистрирован Минюстом России 23.04.2014, регистрационный № 32095);

от 21.12.2016 № 297 "О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78" (зарегистрирован Минюстом России 22.12.2016, регистрационный № 44883);

от 17.04.2018 № 69 "О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 № 78" (зарегистрирован Минюстом России 20.04.2018, регистрационный № 50841);

от 05.07.2019 № 133 "О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 № 78" (зарегистрирован Минюстом России 12.07.2019, регистрационный № 55246);

от 30.09.2020 № 231 "О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 № 78" (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный № 60212).

4. Настоящий приказ вступает в силу с 11.01.2023.

Министр

К.А. Чуйченко

Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 декабря 2022 г.

УТВЕРЖДЕНЫ
решением Правления
Федеральной нотариальной палаты
от 28.11.2022 № 21/22

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от 14.12.2022 № 394

Правила нотариального делопроизводства

I. Общие положения

1. Правила нотариального делопроизводства (далее — Правила) регулируют документирование и документооборот со дня создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации 1 государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.

В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики 2 .

Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных статьями 34.1 — 34.3 Основ 3 .

3. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в нотариальный архив на постоянное хранение обеспечивает нотариус/

4. Нотариус вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций.

5. Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы Минюста России (далее — территориальные органы) совместно с нотариальными палатами субъектов Российской Федерации (далее — нотариальные палаты) в порядке, установленном главой XVI Правил.

Плановая проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года, если иной срок проведения проверок не предусмотрен законодательством субъекта Российской Федерации.

Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.

II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности)

6. Документы, исходящие от нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), а также постановления об отложении нотариальных действий оформляются в соответствии с настоящей главой.

7. Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом.

8. Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата 4 , содержат следующие реквизиты:

1) наименование нотариальной палаты;

2) должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса с указанием наименования нотариального округа;

3) адрес нотариальной конторы;

5) регистрационный номер;

6) заголовок к тексту (при наличии);

8) отметка о наличии приложения (при наличии);

9) подпись нотариуса;

10) сведения об адресате (при наличии).

Реквизиты, указанные в подпунктах 1 — 5 настоящего пункта Правил, могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно в произвольной последовательности.

Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса, то реквизиты повторно не указываются.

Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ 5 , кроме вышеуказанных реквизитов содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.

9. Адресат письма указывается следующим образом.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — наименование структурного подразделения.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации и фамилию, инициалы должностного лица указываются в дательном падеже.

При адресовании письма физическому лицу указываются его фамилия и инициалы, почтовый адрес (название улицы, номера дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и другое); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс).

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса).

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа. На каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

10. Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации.

Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, так и арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год.

11. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ ("нотариус", "временно исполняющий(ая) обязанности нотариуса"), личная подпись и ее расшифровка.

Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности "ВРИО".

12. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений.

Если приложения не указаны в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оформляется.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка.

13. При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.

III. Обработка входящих документов

14. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, связанные с нотариальной деятельностью, проходят следующую обработку.

Нотариусом определяется правильность доставки документов. Ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях (рекомендуемый образец приведен в приложении № 1 к Правилам), один экземпляр которого направляется адресату, а второй — приобщается к полученным документам.

15. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

16. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя и прочее), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом (далее — расписка), заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и (или) специальному учету.

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй — вручается заявителю. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа.

Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.

17. Регистрации подлежат все документы (электронные документы и документы на бумажном носителе), получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют заявления и другие документы, необходимые для совершения нотариального действия, в том числе предусмотренные Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающим объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования, утвержденным приказом Минюста России от 30.08.2017 № 156 (зарегистрирован Минюстом России 06.09.2017, регистрационный № 48092) 6 (далее — Регламент), и законодательством в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения, а также документы информационного характера, не требующие ответа, независимо от способов их доставки.

18. Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления, за исключением документов, указанных в пункте 20 Правил.

Каждая запись журнала регистрации входящей корреспонденции содержит:

1) регистрационный номер (присваиваемый нотариусом порядковый номер регистрации документов с начала года);

2) дату регистрации;

3) указанные отправителем дату и номер (при наличии) документа;

4) фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование организации, от которых поступил документ;

5) наименование (при наличии) и краткое содержание документа;

6) номенклатурный индекс дела, в которое помещен документ (для наследственных дел также указывается номер наследственного дела);

Поступивший к нотариусу электронный документ, подлежащий регистрации, прикладывается к записи о его регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции.

19. На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации.

20. Документы, подлежащие специальному учету, регистрируются в книге специального учета.

Ответ по существу на поступившее обращение дается заявителю не позднее 30 календарных дней со дня регистрации документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения.

21. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии заявителя или наименовании организации и почтовом адресе заявителя, по которому должен быть направлен ответ.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение 7 календарных дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, если его фамилия или наименование организации и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю давался письменный ответ по существу, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, нотариус вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу. О названном решении уведомляется автор обращения.

В случае если текст письменного обращения не позволяет определить его суть, ответ на него не дается, о чем письменно сообщается заявителю в течение 7 календарных дней со дня регистрации обращения.

22. Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса (заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав и прочее), не позднее 7 календарных дней со дня его регистрации направляется ему с сопроводительным письмом.

Если нотариусу, получившему документ, неизвестно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган для дальнейшей передачи по принадлежности.

О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган в письменной форме сообщается заявителю.

23. Обращение, не относящееся к компетенции нотариуса, не позднее 7 календарных дней со дня регистрации возвращается отправителю с соответствующим разъяснением.

24. Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю.

Обращение (документ), экземпляр ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело. На экземпляре обращения (документа), не требующего ответа, проставляется соответствующая отметка, содержащая дату и подпись нотариуса.

25. Ответ на обращение (документ) направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в форме электронного документа, или на бумажном носителе — по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем к нотариусу на бумажном носителе.

IV. Обработка исходящих документов

26. Электронные документы и документы на бумажном носителе, исходящие от нотариуса, связанные с нотариальной деятельностью, в том числе постановления об отложении нотариального действия, регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

Исключение составляют: нотариальные документы, расписки, запросы, иные документы, направляемые в электронной форме, в том числе с использованием единой информационной системы нотариата (далее — ЕИС) 7 , в государственные информационные системы, государственные реестры, государственные регистры, федеральные информационные ресурсы, информационные ресурсы, которые размещены на официальном сайте федеральных органов исполнительной власти, в информационные системы юридических лиц, необходимые для совершения нотариального действия или в связи с совершенным нотариальным действием, а также документы, направляемые в соответствии с законодательством в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения.

Каждая запись журнала регистрации исходящей корреспонденции содержит:

1) регистрационный номер (присваиваемый нотариусом порядковый номер регистрации документов с начала года);

2) дату регистрации;

3) фамилию, имя, отчество (при наличии) заявителя или наименование организации, которым адресован документ;

4) наименование (при наличии) и краткое содержание документа;

5) номенклатурный индекс дела, в которое помещен документ (для наследственных дел также указывается номер наследственного дела);

Исходящий от нотариуса электронный документ, подлежащий регистрации, прикладывается к записи о его регистрации в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

На исходящем документе проставляются регистрационный номер по журналу регистрации исходящей корреспонденции и дата регистрации.

27. Исходящие документы передаются непосредственно заявителю или адресату под расписку, которая оформляется соответствующей записью на экземпляре документа, остающегося в делах, или направляются по почте или по электронной почте.

28. Исходящие документы отправляются или передаются адресатам не позднее 5 рабочих дней с даты их подписания.

29. При отправлении (передаче) документа один экземпляр остается в делах нотариуса.

V. Регистрация постановлений об отказе в совершении нотариальных действий

30. Постановление об отказе в совершении нотариального действия по основаниям, предусмотренным статьей 48 Основ 8 , регистрируется в журнале регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия (далее — журнал).

В журнал вносятся сведения о вынесенном нотариусом постановлении об отказе в совершении нотариального действия. Каждая запись журнала содержит:

1) дату постановления об отказе в совершении нотариального действия;

2) регистрационный номер;

3) основание отказа в совершении нотариального действия в соответствии со статьей 48 Основ 7 ;

4) наименование нотариального действия, в совершении которого отказано;

5) сведения о лице, которому отказано в совершении нотариального действия в объеме, предусмотренном абзацами четвертым — шестым подпункта 2 пункта 5 Требований к содержанию реестров единой информационной системы нотариата, утвержденных приказом Минюста России от 30.09.2020 № 224 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный № 60208) 9 , — при отказе в совершении нотариального действия удаленно. В иных случаях в следующем объеме:

а) в отношении физического лица: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность (наименование документа, серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ), место жительства (место пребывания);

6) в отношении юридического лица: полное наименование, основной государственный регистрационный номер юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика, адрес — для российского юридического лица; регистрационный номер юридического лица в стране его регистрации (при наличии), адрес — для иностранного юридического лица или международной организации, имеющей права юридического лица;

в) в отношении представителя физического или юридического лица наряду со сведениями, предусмотренными абзацем восьмым настоящего пункта, дополнительно указываются реквизиты документа, подтверждающего полномочия такого лица (наименование, дата выдачи, кем выдан, сведения об удостоверении документа, если он удостоверен); статус и (или) должность этого лица при их наличии; реквизиты документа, подтверждающего данный статус или должность (наименование документа, серия (при наличии) и номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ);

6) сведения о лице, вынесшем постановление об отказе в совершении нотариального действия:

а) о нотариусе: должность, фамилия, имя, отчество (при наличии); наименование нотариального округа; наименование нотариальной палаты;

б) о временно исполняющем обязанности нотариуса: фамилия, имя, отчество (при наличии), должность лица, временно замещающего отсутствующего нотариуса, а также сведения, указанные в абзаце двенадцатом настоящего пункта, в отношении замещаемого нотариуса;

7) текст постановления об отказе в совершении нотариального действия.

31. Постановлению об отказе в совершении нотариального действия присваивается уникальный регистрационный номер, формируемый в ЕИС в следующем порядке:

регистрационный номер нотариуса в реестре нотариусов и лиц, сдавших квалификационный экзамен (далее — регистрационный номер нотариуса);

год отказа в совершении нотариального действия (через дефис с регистрационным номером нотариуса);

порядковый номер отказа в совершении нотариального действия с начала года (через дефис с годом совершения нотариального действия).

Запись в журнале осуществляется в день вынесения постановления об отказе в совершении нотариального действия и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, вынесшего постановление.

VI. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки и усиленная квалифицированная электронная подпись нотариуса

32. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусами осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" 10 , Указом Президента Российской Федерации от 22.07.2002 № 767 "Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов" 11 , постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" 12 и ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст 13 , ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст 14 .

33. На документах, подтверждающих совершение нотариального действия, постановлениях и распоряжениях нотариуса, запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием, на уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления, в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На иных документах, в том числе на гражданско-правовых договорах, обеспечивающих деятельность нотариуса, подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации. Документы, изготовленные нотариусом в электронной форме, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП) нотариуса.

34. Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

35. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит замене:

при изменении указанного на ней нотариального округа нотариуса, наименования нотариального округа;

при изменении фамилии, имени, отчества (при наличии) нотариуса;

при наличии на печати нечитаемого текста и иных дефектов;

О необходимости замены печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в указанных в настоящем пункте случаях нотариус уведомляет нотариальную палату и территориальный орган.

В случаях, указанных в настоящем пункте, выдача нотариусу печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется территориальным органом в течение одного рабочего дня после ее получения из специализированного полиграфического или штемпельно-граверного предприятия — изготовителя.

36. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит замене при централизованной замене печатей нотариусов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в связи с утверждением нового образца таких печатей.

Выдача нотариусу печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации при ее централизованной замене осуществляется территориальным органом, который ведет учет актов сдачи печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и учет актов выдачи печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

37. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит изъятию при прекращении полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой.

В случае изъятия печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в связи с прекращением полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган не позднее 30 календарных дней со дня прекращения полномочий.

38. В случаях, предусмотренных пунктами 35 — 37 Правил, за исключением случая утраты нотариусом печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, печать, подлежащая замене или изъятию, передается нотариусом для уничтожения в территориальный орган по акту сдачи личной печати нотариуса (рекомендуемый образец приведен в приложении № 2 к Правилам).

При утрате нотариусом печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариус указывает обстоятельства утраты печати в уведомлении, направляемом в территориальный орган и в нотариальную палату.

Подлежащая замене печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган одновременно с получением новой печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При сдаче печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации на печать в целях невозможности ее дальнейшего использования нотариусом наносятся надрезы в присутствии представителя территориального органа.

Переданная нотариусом печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации остается на хранении до момента ее уничтожения в территориальном органе в запечатанном конверте, который скрепляется подписью уполномоченного лица, принимающего печать, и нотариуса, ее сдающего. В конверт также помещается один экземпляр листа с шестью оттисками печати, произведенными при ее сдаче в территориальный орган до нанесения надрезов, делающих невозможным ее дальнейшее использование, который хранится в территориальном органе после уничтожения печати.

39. При получении печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусом представляется в территориальный орган три экземпляра листов с шестью оттисками печати и образцами подписей нотариуса на каждом. Один экземпляр остается в деле территориального органа, второй — направляется в Минюст России, третий — в нотариальную палату.

40. Акт сдачи личной печати нотариуса составляется в двух экземплярах и утверждается территориальным органом.

Один экземпляр акта передается нотариусу, второй — помещается в номенклатурное дело территориального органа.

41. При оформлении документов (документировании) на бумажном носителе нотариусом или лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, могут использоваться штампы, личные бланки нотариуса и бланки для совершения нотариальных действий.

42. Личные бланки нотариуса могут быть угловыми или продольными.

Личные бланки нотариуса изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210×297 мм) и имеют следующие реквизиты: наименование нотариальной палаты; наименование нотариального округа; должность нотариуса; фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса; адрес нотариальной конторы.

В качестве реквизитов на личных бланках нотариуса также могут указываться номера телефонов, факсимильной связи, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса, другие сведения.

Реквизиты личного бланка нотариуса размещаются центрованно: начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границ зоны расположения реквизитов.

43. При оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы, за исключением случаев, установленных Правилами. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

44. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 98 Правил, комиссия, созданная для передачи дел нотариуса, передает в установленные указанным пунктом сроки печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в территориальный орган. Неиспользованные, испорченные, продублированные или имеющие технический брак бланки для совершения нотариальных действий передаются комиссией в нотариальную палату по акту сдачи бланков нотариуса (рекомендуемый образец приведен в приложении № 3 к Правилам). Указанные акты от имени передающей стороны подписывают члены комиссии.

VII. Номенклатура дел

45. Учет нотариальных документов, группировка нотариальных документов в дела, определение сроков хранения дел нотариусом осуществляются в соответствии с Типовой номенклатурой дел нотариуса, утвержденной приказом Минюста России от 14.12.2022 № 393 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2022, регистрационный № 71551) (далее — Типовая номенклатура дел нотариуса).

46. Номенклатура дел ведется в электронной форме в ЕИС и состоит из двух разделов: "Совершение нотариальных действий" и "Иные документы, образующиеся в деятельности нотариуса" (рекомендуемый образец приведен в приложении № 4 к Правилам).

В раздел "Совершение нотариальных действий" включаются дела, предусмотренные Типовой номенклатурой дел нотариуса.

В раздел "Иные документы, образующиеся в деятельности нотариуса" включаются дела, предусмотренные приложением № 4 к Правилам. Сроки хранения дел, включенных в раздел "Иные документы, образующиеся в деятельности нотариуса", устанавливаются в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" 15 .

47. Каждая запись в номенклатуре дел должна содержать следующие сведения:

2) заголовок дела;

3) срок хранения дела;

4) количество единиц хранения (дел или томов дела, если дело содержит несколько томов. Наследственное дело учитывается как одна единица хранения независимо от наличия и количества его томов), находящихся в производстве в текущем календарном году;

5) количество единиц хранения (дел или томов дела, если дело содержит несколько томов), не оконченных производством и перешедших на следующий год. Наследственное дело учитывается как одна единица хранения независимо от наличия и количества его томов;

6) статус (не начато, уничтожено);

48. В ЕИС обеспечивается заполнение сведений, предусмотренных подпунктами 1 — 3 пункта 47 Правил.

Сведения номенклатуры дел за календарный год, предусмотренные подпунктами 4 — 6 пункта 47 Правил, ежегодно вносятся нотариусом в ЕИС в течение трех месяцев с начала следующего календарного года.

В качестве сведений, предусмотренных подпунктом 4 пункта 47 Правил, по окончании календарного года вносится количество томов дела, находившихся в производстве.

В качестве сведений, предусмотренных подпунктом 5 пункта 47 Правил, вносится количество единиц хранения, не оконченных производством и перешедших на следующий год.

В качестве сведений, предусмотренных подпунктом 7 пункта 47 Правил, вносятся иные сведения, которые нотариус считает необходимым отразить.

49. По окончании календарного года или в случае прекращения полномочий нотариуса в течение календарного года итоговая запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве нотариуса в соответствующем году (далее — итоговая запись), формируется в ЕИС на основании сведений номенклатуры дел и содержит следующие сведения:

1) общее количество единиц хранения за календарный год за исключением наследственных дел, в том числе количество единиц хранения, перешедших на следующий календарный год, отдельно по срокам хранения: постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно);

2) общее количество наследственных дел, находящихся в производстве в календарном году, в том числе количество перешедших на следующий календарный год.

Итоговая запись подписывается УКЭП нотариуса, а в случае прекращения полномочий нотариуса в связи со смертью или по решению суда — УКЭП председателя комиссии в соответствии с пунктом 98 Правил.

Технические ошибки, допущенные при внесении сведений в номенклатуру дел, итоговую запись исправляются незамедлительно при их обнаружении.

Уполномоченный работник нотариальной палаты имеет доступ к просмотру записей номенклатуры дел нотариуса, включая итоговую запись.

50. Дела, которые не окончены производством в текущем календарном году, являются переходящими делами.

Не могут быть переходящими делами реестры регистрации нотариальных действий нотариуса, за исключением реестра нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами, и реестра уведомлений о залоге движимого имущества на бумажном носителе, и дела, состоящие из документов, относящихся к определенным нотариальным действиям, совершенным в календарном году и оконченным производством, если иное не предусмотрено Правилами.

VIII. Формирование дел на бумажном носителе

51. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, документы на бумажном носителе формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела, за исключением книг, журналов и реестров, хранящихся в ЕИС.

52. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, соответствующих по содержанию заголовку номенклатурного дела.

53. В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на документах индекса дела предыдущего года.

54. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел номенклатуры дел;

группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома.

Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем на документе делается отметка.

В случаях если дело состоит из нескольких томов, на обложке каждого тома указываются заголовок и индекс дела, а также порядковый номер тома.

55. Постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные дела.

56. Постановления об отложении нотариальных действий или об отказе в их совершении, за исключением наследственных дел, помещаются в соответствующие номенклатурные дела вместе с документами, в отношении которых они вынесены.

Постановления об отложении нотариальных действий, совершаемых удаленно, или об отказе в совершении нотариальных действий удаленно хранятся в электронной форме в ЕИС.

IX. Оформление дел на бумажном носителе и составление описей дел

57. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление листа-заверителя и внутренней описи.

58. Дела подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).

59. Оформление дела состоит из оформления обложки дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 5 к Правилам) (дела, содержащие нотариальные документы, постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, помещаются в твердую обложку), на которой указываются следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты;

фамилия, имя и отчество (при наличии) нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование нотариального округа;

номенклатурный индекс (переносится из номенклатуры дел, а если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома);

номер дела (указывается порядковый номер дела по описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, не заполняется при оформлении дел сроком хранения десять лет и менее);

заголовок дела (переносится из номенклатуры дел. Заголовки дел с индексами 01-11, 01-12, 01-13, 01-14, 01-16, 01-17, 01-22 указываются в номенклатуре дел в краткой форме, то есть без пояснений, указанных в скобках в Типовой номенклатуре дел нотариуса);

дата дела (датой начала дела является дата поступления первого документа, включенного в дело. Датами начала и окончания дела, содержащего нотариальные документы, являются даты первого и последнего нотариального документа. Датой начала наследственного дела является дата первого поступившего документа, а датой окончания наследственного дела является дата окончания производства по наследственному делу. Для наследственных дел, состоящих из нескольких томов, даты начала и окончания дела являются одинаковыми для всех томов. Дата дела оформляется буквенно-цифровым способом. Даты начала и окончания дела могут не указываться на обложках дел, содержащих документы, даты которых отражаются в заголовках дел. На обложках реестров, книг, журналов датами начала и окончания дела являются даты первой и последней записи в реестре, книге, журнале. Датами начала и окончания личного дела работника являются даты приказов о приеме и увольнении работника);

срок хранения дела.

60. После окончания дела проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела.

61. Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом их окончания.

62. Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее.

63. При частичном оформлении дела осуществляются пересистематизация документов, нумерация листов (карандашом в правом верхнем углу листа). Дело прошивается, составляется лист-заверитель дела. Внутренняя опись документов дела может не составляться.

64. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (за исключением наследственных дел);

составление внутренней описи документов дела;

брошюровку (подшивку) дела;

проставление даты окончания дела, которой является дата последнего документа, включенного в дело, в соответствии с пунктом 59 Правил. Дата оформляется буквенно-цифровым способом;

заполнение всех иных реквизитов обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. При этом количество листов внутренней описи и лист-заверитель не учитываются при указании на обложке дела количества листов в деле.

65. При полном оформлении дела документы перегруппируются в хронологической последовательности с января по декабрь.

66. Все листы дела, подлежащего полному оформлению, включая помещенные в него конверты и вложения (за исключением вложений в конверты хранения), нумеруются простым карандашом. Лист-заверитель не нумеруется. Внутренняя опись нумеруется отдельно.

Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом.

Если дело состоит из нескольких томов, листы в каждом томе нумеруются отдельно.

При наличии в нумерации листов ошибок (не более 5 ошибок в деле или томе) листы дела (тома) могут не нумероваться заново. При наличии не более 5 не учтенных нумерацией листов допускается их нумерация литерным номером (обозначаемым не только цифрой, но и буквой). Допущенные в нумерации листов ошибки (как пропущенные номера листов, так и листы, обозначенные литерными номерами) оговариваются в листе-заверителе.

Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

67. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель (рекомендуемый образец приведен в приложении № 7 к Правилам), который располагается в конце дела на отдельном листе. К наследственным делам лист-заверитель не составляется, в надписи, предусмотренной абзацем вторым пункта 70 Правил, слова "+ лист-заверитель" не указываются.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле (томе); оговариваются наличие документов за другие календарные годы, листы, обозначенные литерными номерами, пропущенные номера листов, склеенные или поврежденные листы; отражаются любые изменения в оформленных делах: изъятие, добавление документов и прочее. Это может быть сделано путем внесения изменений в существующий лист-заверитель (при этом старый текст зачеркивается так, чтобы он мог быть прочитан, вносится новый текст; изменения датируются, подписываются и заверяются оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации) или путем составления нового листа-заверителя, который подшивается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается и помещается в дело перед новым листом-заверителем. Старый лист-заверитель не нумеруется.

Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления заверительной надписи. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Запрещается излагать лист-заверитель на обложке дела или чистом обороте листа последнего документа.

68. Внутренняя опись документов наследственного дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 8 к Правилам) составляется на отдельных листах. Каждый документ вносится во внутреннюю опись под самостоятельным порядковым номером, указываются вид документа, номера листов, на которых расположен каждый документ.

Рекомендуемый образец внутренней описи документов (иные номенклатурные дела раздела 1 номенклатуры дел, формируемые по видам нотариальных документов, и номенклатурные дела раздела 2 номенклатуры дел) приведен в приложении № 9 к Правилам. Изменения состава документов дела отражаются в графе "Примечание".

69. Внутренняя опись имеет итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления описи и подшивается в начале дела.

70. После составления листа-заверителя и внутренней описи все документы, составляющие дело, помещаются в обложку, прошиваются прочной нитью или переплетаются с учетом возможного свободного чтения их текстов. Исключение составляют документы, помещенные в дело "Конверты хранения". Если текст документа близко расположен к левому краю листа, что после подшивки затруднит его чтение, к листу подклеивается полоска бумаги, которая прошивается при оформлении дела. На место склейки помещается оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеиваются бумажной наклейкой, на которую ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть — на листе. При этом указывается следующая надпись: "В деле пронумеровано, прошито и скреплено печатью всего___ листов документов, +___ листов внутренней описи".

71. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и для выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, проводится ежегодно путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Нотариусом составляется опись дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также акт о выделении к уничтожению документов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 6 к Правилам).

72. Отбор документов для хранения или уничтожения осуществляется в соответствии с номенклатурой дел. Отбор документов для уничтожения по номенклатурным делам, производство по которым окончено до принятия Типовой номенклатуры дел, производится:

в соответствии со сроками хранения, указанными в номенклатуре дел;

в соответствии со сроками хранения, указанными в номенклатуре дел в случаях, если сроки, установленные Примерной номенклатурой дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19.12.2013 № 229 (зарегистрирован Минюстом России 31.12.2013, регистрационный № 30940) (далее — Примерная номенклатура дел), превышают сроки, указанные в номенклатуре дел, или если сроки хранения не были установлены Примерной номенклатурой дел;

по истечении 5 лет после года формирования номенклатурных дел, для которых срок хранения не был предусмотрен Примерной номенклатурой дел, Типовой номенклатурой дел и номенклатурой дел.

73. По истечении 10 лет хранения подлежат переформированию номенклатурные дела постоянного или свыше 10 лет срока хранения раздела 1 номенклатуры дел, за исключением наследственных дел и номенклатурных дел нотариусов, сложивших полномочия, и государственных нотариальных контор, находящихся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой. Переформирование производится в следующем порядке:

1) номенклатурное дело расшивается;

2) документы с истекшим сроком хранения в номенклатурном деле уничтожаются;

3) каждый нотариальный документ, подлежащий передаче в нотариальный архив, содержащийся в номенклатурном деле на бумажном носителе, подлежит сканированию в отдельный файл в виде его электронного образа;

4) созданный файл электронного образа нотариального документа передается на хранение в ЕИС, и для обеспечения дальнейшего поиска электронного образа архивного нотариального документа на него заполняется индивидуальная карточка в ЕИС.

5) нотариальные документы на бумажном носителе для передачи их на хранение в нотариальный архив формируются в номенклатурные дела соответствующего индекса Типовой номенклатуры дел нотариуса, а документы к ним уничтожаются. В разделе "Примечания" описи дел указывается о переформировании соответствующего дела (тома дела). Переформированное номенклатурное дело должно быть оформлено в соответствии с пунктом 64 Правил. Переформирование номенклатурного дела не производится, если документов, подлежащих уничтожению, в составе такого дела не имеется.

74. Учет всех оконченных производством дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, за исключением наследственных дел, осуществляется посредством внесения информации о каждой единице хранения в опись оконченных производством дел нотариуса, ведущуюся в электронной форме в ЕИС. Опись оконченных производством дел нотариуса содержит:

1) фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса;

2) его нотариальный округ;

3) наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации;

4) годовые разделы описи.

В течение трех месяцев после окончания календарного года в соответствующий годовой раздел описи вносятся сведения на оконченные производством дела постоянного хранения за соответствующий календарный год, оконченные производством дела временного хранения (свыше 10 лет), за соответствующий календарный год, за исключением наследственных дел:

год, за который сформирован соответствующий раздел описи;

порядковый номер каждой единицы хранения (начиная с 1 — сквозная нумерация до прекращения нотариусом нотариальной деятельности);

индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

заголовок дела (в соответствии с номенклатурой дел);

номер тома (в случае, если дело состоит из нескольких томов);

даты первого и последнего нотариального документа в деле (томе, если дело содержит несколько томов);

количество листов в деле (томе, если дело содержит несколько томов);

индекс переформированного дела;

примечание (указываются сведения о переформировании дела и дата передачи в нотариальный архив).

Технические ошибки, допущенные при внесении сведений в опись дел, исправляются незамедлительно при их обнаружении.

75. Каждое дело вносится в опись оконченных производством дел под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись оконченных производством дел под самостоятельным номером. Порядковый номер записи указывается на обложке дела (тома) в качестве номера дела.

76. Годовой раздел описи оконченных производством дел подписывается УКЭП нотариуса, а в случае прекращения полномочий нотариуса в связи со смертью или по решению суда — УКЭП председателя комиссии в соответствии с пунктом 98 Правил.

Уполномоченный работник нотариальной палаты имеет доступ к просмотру записей описи дел нотариусов, являющихся членами соответствующей нотариальной палаты.

77. В случае необходимости внесения дополнений или изменений в опись оконченных производством дел указанные дополнения или изменения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса, занимающегося частной практикой.

78. Номенклатурные дела, которым присвоены резервные индексы в связи с введенными законодательством Российской Федерации нотариальными действиями, и неоконченные производством до утверждения Типовой номенклатуры дел, подлежат переиндексации в соответствии с Типовой номенклатурой дел с указанием сроков хранения, установленными Типовой номенклатурой дел.

79. В случае необходимости изъятия или добавления документов в полностью оформленные дела постоянного или временного хранения (изъятие правоустанавливающих документов при расторжении договора и прочее) производятся переформирование и переоформление дела.

80. Добавление документов в дело производится в следующем порядке. Дело расшивается. При подшивке новых документов должно соблюдаться условие помещения вместе всех документов по одному вопросу. Меняется нумерация листов. Если в дело добавляется не более 5 листов, допускается проставление литерных номеров листов в соответствии с пунктом 66 Правил. Вносятся соответствующие изменения в лист-заверитель и внутреннюю опись, составляется справка о причинах переформирования и переоформления дела (за исключением наследственных дел), датируемая и подписываемая нотариусом, которая подшивается в конец дела перед листом-заверителем, нумеруется и включается во внутреннюю опись.

81. Документы, хранящиеся в номенклатурных делах нотариуса, в случае их возврата или изъятия (выемки) выдаются:

лицу, на имя которого были оформлены возвращаемые документы, или его представителю при предъявлении: заявления с указанием причин возврата документов; документа, удостоверяющего личность; документа, подтверждающего полномочия представителя; документа, послужившего основанием для возврата документа (соглашения о расторжении договора, при удостоверении соглашения не тем нотариусом, который удостоверял расторгаемый договор и прочее);

работникам суда, прокуратуры, органов следствия при предъявлении служебного удостоверения, документа, на основании которого производится изъятие.

82. Возврат или изъятие документов из дел нотариуса производится в следующем порядке. Дело расшивается, изымаются необходимые документы; на их место подшиваются копии, заверенные подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В дело также подшивается документ, на основании которого производился возврат или изъятие (заявление лица, на имя которого оформлены возвращаемые документы, протокол выемки, определение (запрос) суда, иной документ, на основании которого производился возврат или изъятие). В случае направления возвращаемого или изъятого документа почтой составляется сопроводительное письмо, экземпляр которого подшивается в дело. Производится перенумерация листов. Если количество листов уменьшается на 5 или менее листов, их нумерация может не меняться, при этом на листе-заверителе делается отметка о пропущенных номерах. В случае увеличения количества листов в деле производится нумерация в порядке, предусмотренном пузнктом 66 Правил.

83. Переформированные документы в деле прошиваются. Изменяется количество листов, указанное на листе-заверителе и на обложке дела.

84. В случае возвращения нотариусу ранее изъятых из его дел документов они вновь помещаются в дело, из которого изымаются их копии. Протокол выемки, определение (запрос) суда, иные документы, на основании которых производилось изъятие, подшиваются нотариусом в номенклатурное дело "Документы, на основании которых производилось изъятие документов". Документы в деле вновь прошиваются. Копии документов уничтожаются.

85. Реестры, книги, журналы до внесения в них первой записи должны быть прошиты, листы их пронумерованы. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последних листов реестров, книг, журналов. В реестрах, книгах, журналах, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты.

Выдача реестров, книг, журналов нотариусам, занимающимся частной практикой, регистрируется в нотариальной палате, при этом в реестрах, книгах, журналах проставляются даты выдачи и их регистрационные номера.

X. Временное хранение дел. Передача дел

86. Номенклатурные дела, предусмотренные номенклатурой дел, с даты их открытия до даты передачи в соответствующий нотариальный архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат временному хранению по месту их формирования.

87. Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.

88. Дела постоянного и временного (свыше 10) лет срока хранения по месту формирования хранятся не более 10 лет с года окончания производства по делу.

89. По истечении срока хранения дела со сроком хранения 10 лет и менее уничтожаются.

90. Номенклатурные дела постоянного и свыше 10 лет срока хранения, хранящиеся по месту формирования и передаваемые в соответствующий нотариальный архив по акту приема-передачи, должны быть переформированы в соответствии с пунктом 73 Правил. Номенклатурные дела государственных нотариальных контор и нотариусов, прекративших полномочия, временно хранящиеся у нотариуса, передаются в нотариальный архив по акту приема-передачи без дополнительного оформления в соответствии с пунктами 64 и 73 Правил.

91. В случае возложения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, на лицо, временно его замещающее, данному лицу передаются печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и номенклатурные дела текущего делопроизводства и находящиеся на временном хранении.

Журнал учета приема-передачи полномочий ведется в электронной форме в ЕИС, а в случае отсутствия технической возможности внесения записи о факте передачи полномочий в журнал приема-передачи полномочий в ЕИС в соответствии с Порядком замещения временно отсутствующего нотариуса, утвержденным приказом Минюста России от 29.06.2015 № 148 (зарегистрирован Минюстом России 30.06.2016, регистрационный № 37822) 16 , и Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядком исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 30.09.2020 № 225 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный № 60214) 17 , нотариус учитывает передачу полномочий в журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати на бумажном носителе (рекомендуемый образец приведен в приложении № 10 к Правилам) с указанием причин, по которым регистрация передачи полномочий в электронной форме невозможна, в том числе: отсутствие возможности внесения сведений в ЕИС по техническим причинам (отсутствие электроснабжения, доступа к информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", в ЕИС в связи с плановыми профилактическими работами и прочее).

92. Документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих профессиональных обязанностей, формируются в соответствующее номенклатурное дело.

93. В случае длительного отсутствия нотариуса (более 3 месяцев), невозможности исполнять им свои полномочия и (или) содержать архив, изменения территории его деятельности, дела и документы передаются другому нотариусу, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, по акту приема-передачи дел (рекомендуемый образец приведен в приложении № 11 к Правилам).

В случае отсутствия нотариуса, занимающегося частной практикой, которому могут быть переданы дела, дела передаются на временное хранение в нотариальную палату.

Срок передачи дел не должен превышать 30 календарных дней со дня наступления обстоятельств, указанных в абзаце первом настоящего пункта Правил, если Правилами не установлено иное.

В случае временного отсутствия нотариуса (от 21 календарного дня до 3 месяцев), если не имеется лица, замещающего его на основании статьи 20 Основ 18 , наследственные дела для дальнейшего производства, алфавитные книги учета наследственных дел (при наличии), книги учета наследственных дел до начала периода временного отсутствия нотариуса подлежат передаче другому нотариусу по акту приема-передачи дел. При этом наследственные дела оформляются в соответствии с пунктом 63 Правил, но без составления листа-заверителя дела. Другие номенклатурные дела в указанном случае не подлежат передаче.

94. В случаях длительного отсутствия нотариуса (более 3 месяцев), невозможности исполнять им свои полномочия и (или) содержать архив, изменения территории его деятельности передаче подлежат все дела, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, включая реестры, книги, журналы. При этом дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены в соответствии с пунктом 64 Правил; дела со сроком хранения до 10 лет могут передаваться частично оформленными в соответствии с пунктом 63 Правил. Реестры, книги, журналы, не использованные нотариусом, занимающимся частной практикой, передаются в нотариальную палату.

95. Дела передаются на временное хранение по акту приема-передачи дел, подписываемому лицами, принимающими и передающими дела.

Дела вносятся в акт приема-передачи дел на временное хранение по разделам: "Нотариальные реестры, книги, журналы", "Наследственные дела", "Иные номенклатурные дела".

В конце акта приема-передачи дел на временное хранение делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в него дел.

Если объем акта приема-передачи дел на временное хранение превышает один лист, его листы прошиваются и нумеруются.

Экземпляры акта приема-передачи остаются у принимающих и передающих дела лиц. Один экземпляр незамедлительно направляется передающим дела лицом в нотариальную палату на бумажном носителе или в электронной форме.

96. При сложении полномочий по собственной инициативе либо в связи с достижением возраста 75 лет нотариус обязан ко дню прекращения полномочий подготовить сформированные в результате его деятельности номенклатурные дела к архивному хранению в порядке, предусмотренном Правилами, внести сведения в индивидуальную номенклатуру дел и итоговую запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве нотариуса, электронную опись оконченных дел.

Оконченные производством и находящиеся у нотариуса на временном хранении номенклатурные дела государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимавшегося частной практикой и прекратившего полномочия, подлежат передаче в нотариальный архив нотариальной палаты в том виде, в котором их принял нотариус, осуществлявший временное хранение.

Дела, не оконченные производством, передаются нотариусу, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.

Передача подготовленных к архивному хранению номенклатурных дел, включая нотариальные архивные документы, хранившиеся у нотариуса, осуществляется в течение двух месяцев со дня прекращения полномочий нотариуса. При значительном объеме номенклатурных дел, подлежащих оформлению для временного или постоянного хранения, срок передачи номенклатурных дел продлевается нотариальной палатой.

Номенклатурные дела передаются нотариусом в нотариальный архив нотариальной палаты соответствующего субъекта Российской Федерации в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов, утвержденными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2022 № 385 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2022, регистрационный № 71555).

Передача нотариусом номенклатурных дел оформляется актом приема-передачи в электронной форме, формируемым на основе описи номенклатурных дел за соответствующий календарный год, которая ведется в ЕИС в соответствии с пунктом 74 Правил и содержащим фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса, нотариальный округ, наименование нотариальной палаты, год, за который сформированы номенклатурные дела и следующие разделы:

индекс переформированного дела;

номер тома (вносится, если дело содержит несколько томов);

даты первого и последнего нотариального документа в деле (томе, если дело содержит несколько томов);

количество листов в деле (томе, если дело содержит несколько томов);

97. Номенклатурные дела нотариуса, сформированные до утверждения Правил для архивного хранения и подлежащие передаче в нотариальный архив, переформируются в порядке, предусмотренном пунктом 73 Правил с присвоением переформированному делу индекса в соответствии с Типовой номенклатурой дел. В акт приема-передачи, формируемый в электронной форме в ЕИС, нотариус вносит индекс переформированного дела с указанием номера тома (если дело содержит несколько томов), количества листов в деле, дат первого и последнего нотариального документа в деле (томе).

98. Оконченные производством номенклатурные дела нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью, передаются комиссией, созданной в соответствии с настоящим пунктом Правил, в нотариальный архив нотариальной палаты, членом которой являлся нотариус. Дела, производство по которым не окончено, передаются нотариусу, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.

Комиссия создается нотариальной палатой в течение 5 рабочих дней со дня прекращения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой.

Оформление дел к архивному хранению и их передача осуществляются комиссией в течение двух месяцев со дня прекращения полномочий нотариуса по акту приема-передачи дел (рекомендуемый образец приведен в приложении № 11 к Правилам), который от имени передающей стороны подписывается членами комиссии. При этом составление акта приема-передачи дел возлагается на членов комиссии. При значительном объеме номенклатурных дел, подлежащих оформлению для временного или постоянного хранения, срок передачи номенклатурных дел продлевается нотариальной палатой.

Нотариальная палата обязана обеспечить сохранность нотариальных документов. Со дня начала работы комиссии, созданной для передачи дел нотариуса, и до момента передачи этих дел другому нотариусу ответственность за сохранность документов возлагается на председателя комиссии.

В случае невозможности передачи дел комиссией (отсутствие информации о месте нахождения подлежащих передаче дел, доступа к ним, наличие иных объективных причин, делающих невозможной передачу дел) председатель комиссии незамедлительно уведомляет об этом территориальный орган и нотариальную палату в целях обращения в суд для решения вопроса о принудительном изъятии подлежащих передаче дел.

При необходимости наследственные дела, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел (при их наличии) могут быть переданы комиссией в первоочередном порядке по отдельному акту приема-передачи дел.

99. Номенклатурные дела принимаются в нотариальный архив нотариальной палаты соответствующего субъекта Российской Федерации в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов, утвержденными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2022 № 385 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2022, регистрационный № 71555).

Не подлежат передаче документы, связанные с финансовой ответственностью нотариуса или исполнением обязанностей, установленных законодательством, не относящимся к законодательству о нотариате, в том числе обязанностей налогоплательщика и (или) работодателя или иных обязанностей.

XI. Уничтожение номенклатурных дел

100. Срок хранения номенклатурного дела исчисляется в годах, начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором производство по делу было окончено. Отбор дел для уничтожения производится нотариусом, занимающимся частной практикой, после 1 января года, следующего за последним годом хранения номенклатурного дела.

101. Номенклатурные дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения.

Производится полистный просмотр дел с целью их отбора для уничтожения. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается. При наличии в деле нотариального документа, срок хранения которого не истек, номенклатурное дело подлежит хранению в течение указанного в номенклатуре дел срока, начинающего течь с 1 января года, следующего за годом окончания срока хранения такого нотариального документа.

102. Отобранные для уничтожения номенклатурные дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, составляемый в двух экземплярах.

Акт о выделении к уничтожению документов подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Отбор документов для уничтожения производится после составления в порядке, предусмотренном пунктом 74 Правил, годового раздела электронной описи оконченных производством дел.

103. Акт о выделении к уничтожению документов в течение трех месяцев после окончания календарного года представляется для согласования комиссии нотариальной палаты, которой проверяется правильность отбора документов для уничтожения (проводится экспертиза ценности документов).

На основании экспертизы ценности документов комиссия определяет необходимость исключения отобранных для уничтожения дел из акта о выделении к уничтожению документов.

В случае принятия комиссией решения об исключении из представленного акта дел его текст изменяется подготовившим данный акт нотариусом.

104. Акт о выделении к уничтожению документов, согласованный комиссией, предусмотренной пунктом 103 Правил, представляется на утверждение в нотариальную палату.

105. Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены нотариусом в течение 30 календарных дней со дня утверждения акта.

106. Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов.

На акте о выделении к уничтожению документов делается отметка о дате и способе уничтожения дел. Отметка подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, с проставлением даты и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

107. Один экземпляр акта о выделении к уничтожению документов с отметкой об уничтожении дел хранится в делах нотариуса, другой — передается нотариусом в нотариальную палату.

XII. Особенности формирования и оформления отдельных видов дел

108. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом от заинтересованного лица первого документа, свидетельствующего об открытии наследства (заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, о вынесении постановления о выплате денежных средств на достойные похороны наследодателя, о выдаче свидетельства о праве собственности пережившего супруга на долю в общем имуществе супругов, о согласии быть исполнителем завещания, о выдаче свидетельства, удостоверяющего полномочия исполнителя завещания, претензия кредитора и прочее).

109. Документы, относящиеся к наследственному делу, могут быть представлены нотариусу в форме бумажного документа или электронного документа на личном приеме, по почте, другим лицом, а также с использованием технических средств, в том числе информационно-телекоммуникационных сетей или ЕИС.

110. Возврат подлинного документа заявителю производится под расписку, которая может быть оформлена в виде отдельного документа, помещаемого в дело, или в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа.

111. Для начала производства по наследственному делу нотариус регистрирует наследственное дело в реестре наследственных дел ЕИС.

В случае отсутствия возможности регистрации наследственного дела в реестре наследственных дел ЕИС по техническим причинам нотариус незамедлительно регистрирует наследственное дело после устранения таких причин.

112. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в книге учета наследственных дел ЕИС. До регистрации поступившего документа нотариус проверяет отсутствие в ЕИС наследственного дела в отношении конкретного наследодателя. В случае, если в ЕИС имеется наследственное дело, производство по которому открыто у другого нотариуса в отношении того же наследодателя, поступивший документ регистрируется нотариусом в журнале входящей корреспонденции ЕИС и направляется нотариусу по принадлежности.

113. Книга учета наследственных дел ведется в электронной форме в ЕИС и содержит следующие сведения:

1) об уникальном регистрационном номере наследственного дела в реестре наследственных дел ЕИС;

2) о фамилии, имени, отчестве (при наличии) наследодателя;

3) о дате открытия наследства;

4) о месте открытия наследства;

5) о порядковом номере записи, начиная с единицы, всех заявлений, поступивших к наследственному делу;

6) о фамилии, имени, отчестве (при наличии) заявителя для граждан либо о полном наименовании заявителя для юридического лица или публично-правового образования. Если документ получен нотариусом через представителя, помимо фамилии, имени, отчества (при наличии) заявителя — сведения о фамилии, имени, отчестве (при наличии) законного или уполномоченного представителя;

7) о дате поступления заявления;

8) о содержании заявления (вид заявления);

9) о дате выдачи и реестровом номере свидетельства о праве на наследство, свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, выдаваемого пережившему супругу, свидетельства об удостоверении полномочий исполнителя завещания;

10) примечание (содержит сведения, которые нотариус считает необходимым отразить).

Заявления, поступившие к наследственным делам, производство по которым начато до вступления в силу Правил, регистрируются в книге учета наследственных дел ЕИС после регистрации или внесения изменений в реестре наследственных дел ЕИС для присвоения уникального регистрационного номера наследственного дела.

114. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, а также все последующие заявления регистрируются в книге учета наследственных дел ЕИС. Порядковый номер зарегистрированного заявления, дата поступления документа или заявления, уникальный регистрационный номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа.

В случае невозможности регистрации по техническим причинам поступившего документа или последующего заявления в книге учета наследственных дел ЕИС, указанный документ или заявление регистрируется в книге учета наследственных дел на бумажном носителе (рекомендуемый образец приведен в приложении № 19 к Правилам). Дата поступления и порядковый номер документа или заявления, зарегистрированного в книге учета наследственных дел на бумажном носителе, указываются в верхнем левом углу документа или заявления.

После устранения причин невозможности регистрации поступившего документа или заявления в книге учета наследственных дел ЕИС нотариус незамедлительно регистрирует поступивший документ или заявление в книге учета наследственных дел ЕИС. При этом реквизиты регистрации документа или заявления в книге учета наследственных дел ЕИС в документе или заявлении не указываются.

115. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в книге учета наследственных дел в ЕИС регистрируются все поступившие по конкретному наследственному делу заявления, в том числе заявления, поступившие в период производства по наследственному делу, оформленные ненадлежащим образом или поступившие с нарушением установленных законом сроков. Порядковый номер зарегистрированного документа, дата регистрации, уникальный регистрационный номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа.

116. Поручение о принятии мер по охране или управлению наследственным имуществом, полученное от нотариуса по месту открытия наследства, регистрируется в книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследства и управлению им, которая ведется в электронной форме в ЕИС. Порядковый номер зарегистрированного документа, дата регистрации, уникальный регистрационный номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа. Книга учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследства и управлению им содержит следующие сведения:

1) о порядковом номере, начиная с единицы, всех поручений, поступивших в текущем календарном году;

2) о дате поступления поручения;

3) о фамилии и инициалах нотариуса, направившего поручение, о наименовании его нотариального округа;

4) о фамилии, имени, отчестве (при наличии) наследодателя;

5) о месте нахождения наследственного имущества;

6) о конкретных мерах, принятых по охране наследственного имущества (произведена опись наследственного имущества; входящие в состав наследства наличные деньги внесены в депозит нотариуса (с указанием реестрового номера, за которым зарегистрировано внесение в депозит наличных денег, наименования банка, в котором находится депозитный счет нотариуса и прочее); с банком заключен договор хранения входящих в состав наследства валютных ценностей, драгметаллов, камней, не требующих управления ценных бумаг (с указанием наименования и места нахождения банка, реквизитов договора);

7) о дате принятия мер по охране имущества;

8) об оценке наследственного имущества;

9) об объекте доверительного управления;

10) о дате заключения договора доверительного управления;

11) о доверительном управляющем (фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства гражданина или наименование и адрес юридического лица);

12) примечание (содержит сведения о дате и способе сообщения об исполнении поручения направившего его нотариусу, а также иные сведения, которые нотариус считает необходимым отразить).

117. Все документы, относящиеся к конкретному наследственному делу, помещаются в наследственное дело (рекомендуемый образец обложки приведен в приложении № 12 к Правилам). К таким документам относятся поступившие до окончания производства по наследственному делу документы, связанные с оформлением наследства конкретного наследодателя, в том числе документы, касающиеся подтверждения полномочий исполнителя завещания, принятия мер к охране и управлению наследственным имуществом, экземпляр свидетельства о праве на наследство, документ о выдаче свидетельства о праве на наследство в налоговый орган по установленной форме, запросы суда, соответствующая переписка нотариуса и прочее.

118. После выдачи всех свидетельств о праве на наследство всем наследникам на все наследственное имущество, сведения о котором имеются в наследственном деле, и в установленных законом случаях — свидетельства о праве собственности пережившему супругу производство по наследственному делу оканчивается, и дело оформляется для временного хранения (глава X Правил).

119. Наследственное дело оформляется для временного хранения в случае окончания производства по нему без выдачи свидетельства о праве на наследство, если:

1) нотариусу поступило решение суда, вступившее в законную силу, разрешившее по существу вопросы, относящиеся к конкретному наследственному делу. Дело считается оконченным со дня поступления нотариусу вступившего в законную силу решения суда;

2) по имеющимся у нотариуса сведениям все наследственное имущество по наследственному делу, которое начато на основании заявления лица о вынесении нотариусом постановления о предоставлении банком денежных средств, находящихся во вкладе или на счете наследодателя, необходимых для его похорон, состоит из вклада (счета) в банке. Если в указанном случае размер денежных средств на вкладе (счете) меньше или равен размеру средств, которые могут быть выданы на похороны наследодателя в соответствии с законодательством Российской Федерации, и в течение срока, установленного для принятия наследства, не поданы новые документы по указанному наследственному делу, по истечении года со дня открытия наследственное дело считается оконченным;

3) призванные к наследованию наследники не обратились к нотариусу с заявлением о выдаче свидетельства о праве на наследство либо не получили свидетельство о праве на наследство в течение трех лет со дня открытия производства по наследственному делу;

4) наследственное имущество отсутствует;

5) умер(ли) единственный наследник (все наследники), принявший(ие) наследство, но не получивший(ие) свидетельство о праве на наследство;

6) нотариусом вынесено постановление об отказе в выдаче свидетельства о праве на наследство, и наследники не устранили препятствий к выдаче свидетельства о праве на наследство, послужившие основанием к отказу в выдаче свидетельства о праве на наследство, отказ не обжалован в судебном порядке, решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие;

7) призванные к наследованию наследники получили свидетельства о праве на наследство на часть наследственного имущества и не получили свидетельство о праве на наследство на другую часть наследства, сведения о котором имеются в наследственном деле, в течение трех лет со дня открытия производства по наследственному делу, а в случае поступления заявления наследника об отсутствии намерения получать свидетельства — с даты получения такого заявления.

120. При подготовке оконченного наследственного дела для временного хранения:

1) в дело подшиваются следующие документы:

копия свидетельства о смерти наследодателя либо сведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния о смерти наследодателя;

заявления о принятии наследства, в том числе образы заявлений, поступивших в электронной форме, на бумажном носителе (в хронологическом порядке);

заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство, в том числе образы заявлений, поступивших в электронной форме, на бумажном носителе (в хронологическом порядке);

иные заявления, в том числе образы заявлений, поступивших в электронной форме, на бумажном носителе (в хронологическом порядке);

документы, подтверждающие основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя и другие) или их копии;

справка о последнем месте жительства наследодателя или иной документ, на основании которого определено место открытия наследства;

документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю;

документы о стоимости наследственного имущества;

запросы нотариуса для установления состава наследственного имущества и ответы на них;

свидетельства о праве на наследство, свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов по заявлению пережившего супруга, свидетельства об удостоверении полномочий исполнителя завещания;

сообщения в налоговый орган о направлении сведений о выданном свидетельстве о праве на наследство;

2) листы дела нумеруются, составляется внутренняя опись.

121. Оконченное наследственное дело возобновляется при поступлении заявления о выдаче дополнительного свидетельства о праве на наследство или нового свидетельства о праве на наследство в случае аннулирования ранее выданного свидетельства о праве собственности пережившему супругу. При этом в книге учета наследственных дел ЕИС регистрируются заявления, послужившие основанием для возобновления наследственного дела. Дата регистрации заявления является датой возобновления дела. Возобновленное наследственное дело оканчивается выдачей свидетельства о праве собственности пережившему супругу, дополнительного свидетельства о праве на наследство или нового свидетельства о праве на наследство в случае аннулирования ранее выданного, либо в случаях, предусмотренных пунктом 119 Правил. Дело не переформировывается, новые документы помещаются в конец наследственного дела, вносятся необходимые изменения в обложку дела и дополнения во внутреннюю опись. В случае отсутствия места во внутренней описи для ее дополнения указанные дополнения излагаются на отдельном листе, который скрепляется с внутренней стороной обложки дела, на месте скрепления проставляется оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Дело сшивается с вновь приобщенными документами в хронологическом порядке. На аннулированном свидетельстве о праве на наследство делается отметка: "Аннулировано. Постановление об аннулировании от ___________ (указывается дата вынесения постановления), зарегистрировано в реестре за № _____________".

В случае выдачи из нотариального архива наследственного дела для возобновления производства по нему такое дело подлежит передаче в нотариальный архив в соответствии с пунктами 126 и 127 Правил.

При поступлении запросов судов, следственных органов и иных лиц о предоставлении информации по наследственному делу или копии наследственного дела наследственное дело не возобновляется. Поступившие запросы и ответы на них помещаются в номенклатурное дело 02-09 "Переписка по вопросам нотариальной деятельности".

122. Учет всех наследственных дел осуществляется посредством внесения информации о каждом наследственном деле, производство по которым начато в соответствующем календарном году, в опись наследственных дел нотариуса, ведущуюся в электронной форме в ЕИС.

Опись наследственных дел нотариуса содержит:

1) фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса;

2) наименование нотариального округа;

3) наименование нотариальной палаты;

4) индекс наследственных дел (в соответствии с номенклатурой дел);

5) годовые разделы описи.

В течение 3 месяцев после окончания календарного года в соответствующий годовой раздел описи наследственных дел нотариуса вносятся сведения о начатых производством наследственных делах:

год, в котором начато производство по наследственным делам;

порядковый номер каждой единицы хранения (начиная с № 1 сквозная нумерация до прекращения нотариусом нотариальной деятельности);

уникальный регистрационный номер наследственного дела;

номер тома (в случае, если наследственное дело состоит из нескольких томов);

дата наследственного дела;

количество листов в наследственном деле (томе, если наследственное дело содержит несколько томов);

год окончания производства по наследственному делу;

примечание (указывается уникальный номер наследственного дела, переданного в нотариальный архив).

Технические ошибки, допущенные при внесении сведений в опись наследственных дел, исправляются незамедлительно при их обнаружении.

123. Каждое наследственное дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если наследственное дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Порядковый номер записи указывается на обложке дела (тома) в качестве номера дела по описи.

124. Годовой раздел описи наследственных дел подписывается УКЭП нотариуса, занимающегося частной практикой, а в случае прекращения полномочий нотариуса в связи со смертью или по решению суда — УКЭП председателя комиссии в соответствии с пунктом 98 Правил.

Уполномоченный работник нотариальной палаты имеет доступ к просмотру записей описи наследственных дел нотариусов, являющихся членами соответствующей нотариальной палаты.

125. В случае необходимости внесения дополнений или изменений в опись наследственных дел указанные дополнения или изменения подписываются УКЭП нотариуса, занимающегося частной практикой.

126. По истечении 10 лет после окончания производства по наследственному делу в соответствии с пунктом 118, подпунктами 2 и 7 пункта 119 Правил, такое наследственное дело передается в нотариальный архив по акту приема-передачи в электронной форме, формируемому на основе описи наследственных дел за соответствующий календарный год, которая ведется ЕИС.

Каждый нотариальный документ (свидетельства о праве на наследство, свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, выданные пережившему супругу, свидетельства об удостоверении полномочий исполнителя завещания) подлежит сканированию в отдельный файл в виде электронного образа. В наследственном деле остаются:

заявления, поступившие в наследственное дело;

нотариальные документы (свидетельства о праве на наследство, свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, выданное пережившему супругу, свидетельства об удостоверении полномочий исполнителя завещания);

постановление нотариуса о возмещении расходов, вызванных болезнью и похоронами наследодателя;

постановления об отказе в совершении нотариального действия;

документы, подтверждающие принадлежность наследодателю и стоимость наследственного имущества, на которое свидетельство о праве на наследство не выдавалось.

Остальные документы из наследственного дела изымаются и уничтожаются.

127. По истечении 10 лет после окончания производства по наследственному делу в соответствии с подпунктами 1, 3 — 7 пункта 119 Правил такое наследственное дело, оформленное в соответствии с пунктом 120 Правил, передается в нотариальный архив по акту приема-передачи в электронной форме, формируемому на основе описи наследственных дел за соответствующий календарный год, которая ведется в ЕИС, в соответствии с пунктом 128 Правил.

128. Акт приема-передачи наследственных дел содержит фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса, наименование нотариального округа, наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации, год, за который сформированы наследственные дела, и следующие разделы:

уникальный регистрационный номер наследственного дела;

номер тома (вносится, если наследственное дело содержит несколько томов);

дата наследственного дела;

количество листов в деле (томе, если наследственное дело содержит несколько томов);

129. Наследственные дела, не имеющие уникального номера в реестре наследственных дел ЕИС, до передачи в нотариальный архив должны быть зарегистрированы в реестре наследственных дел ЕИС.

130. Передача нотариусом наследственного дела по принадлежности другому нотариусу (если после определения места открытия наследства по месту нахождения движимого имущества в случаях, установленных законом, выявлено входящее в состав наследства недвижимое имущество, находящееся в другом месте, и прочее) производится в следующем порядке:

документы подшиваются в наследственное дело;

составляется внутренняя опись документов;

изготавливаются копии документов наследственного дела, включая копию обложки, которые заверяются подписью нотариуса;

подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером нотариусу по принадлежности.

131. Если нотариус, в компетенцию которого входит ведение конкретного наследственного дела, неизвестен, дело с сопроводительным письмом направляется нотариусу, указанному в заявлении лица (лиц), принявшего (принявших) наследство, а при отсутствии согласия лица (лиц), принявшего (принявших) наследство, или его (их) заявления — нотариусу по месту открытия наследства по усмотрению нотариуса, передающего наследственное дело.

132. В делах нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером — отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) нотариусу по месту открытия наследства или территориальному органу. Листы копии наследственного дела и документов, подтверждающих доставку подлинного наследственного дела получателю, нумеруются, прошиваются и заверяются подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Нотариус, передавший наследственное дело по принадлежности, при регистрации в реестре наследственных дел ЕИС сведений, подтверждающих факт регистрации наследственного дела к имуществу конкретного наследодателя, делает соответствующую отметку об этом в поле "Особые отметки" реестра наследственных дел ЕИС с указанием причин передачи наследственного дела.

133. Нотариус, получивший наследственное дело, направленное ему по принадлежности другим нотариусом, регистрирует его как заявление, поступившее после заведения наследственного дела, в книге учета наследственных дел ЕИС в соответствии с пунктом 115 Правил.

Нотариус, получивший наследственное дело, направленное ему по принадлежности, в разделе "Особые отметки" реестра наследственных дел ЕИС указывает причину получения наследственного дела.

В наследственное дело помещаются все полученные по принадлежности документы, включая сопроводительное письмо и обложку, в которой дело поступило (в случае помещения поступившего дела в новую обложку).

134. Если один из наследников, принявших наследство, умирает до получения свидетельства о праве на наследство и при этом место открытия оставшегося после него наследства не совпадает с местом открытия принятого им наследства, копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется нотариусу, ведущему наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем. Указанное правило применяется в случае совпадения места открытия наследства после таких наследодателей, и при этом производство по наследственным делам открыто разными нотариусами. Копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется по запросу нотариуса, ведущего наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем.

135. Направление копии наследственного дела от одного нотариуса другому нотариусу осуществляется путем создания отправителем электронного образа наследственного дела, который включает в себя электронные образы всех документов, находящихся в наследственном деле, а также обложки наследственного дела, подписанного УКЭП отправителя, и направления адресату с использованием ЕИС.

При невозможности направления копии наследственного дела в электронной форме копия наследственного дела направляется в следующем порядке:

изготавливаются копии всех документов, находящихся в наследственном деле, а также обложки наследственного дела;

заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации копия каждого документа, находящегося в наследственном деле, в том числе копия внутренней описи;

прошиваются листы копий документов;

нумеруются листы копий документов наследственного дела, количество прошитых листов заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

копия наследственного дела с сопроводительным письмом направляется по принадлежности заказной бандеролью, заказным письмом или курьером.

136. В подлинное наследственное дело помещается сопроводительное письмо о направлении копии дела нотариусу.

Передача наследственного дела или его копии по принадлежности осуществляется в течение 7 рабочих дней со дня получения нотариусом, передающим наследственное дело или его копию, документа, послужившего основанием для передачи (заявления наследника, запроса нотариуса).

137. Конверт с закрытым завещанием в запечатанном нотариусом конверте, экземпляр свидетельства о принятии закрытого завещания, распоряжение об отмене закрытого завещания (в случае его отмены завещателем посредством совершения распоряжения) — помещаются в дело "Конверты хранения".

138. Для обеспечения целостности конверта хранения и конверта с закрытым завещанием конверты хранения помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (с зажимами, прозрачными файлами и прочее).

139. Все документы, относящиеся к одному закрытому завещанию, группируются вместе и нумеруются в соответствии с пунктом 66 Правил, но не прошиваются.

Помимо самого конверта хранения в дело помещается экземпляр Свидетельства о принятии закрытого завещания.

140. Объем дела "Конверты хранения" (количество размещенных в нем конвертов хранения, включая свидетельства о принятии закрытых завещаний и иные документы) определяется самим нотариусом, исходя из принципа обеспечения сохранности и целостности закрытых завещаний.

141. При незначительном количестве принятых нотариусом в течение календарного года закрытых завещаний дело "Конверты хранения" может быть переходящим.

142. Конверт хранения и относящееся к нему свидетельство о принятии закрытого завещания изымаются из дела при вскрытии закрытого завещания, на их место помещается справка об изъятии документа (рекомендуемый образец приведен в приложении № 13 к Правилам), содержащая сведения о причине и дате изъятия документов.

143. Поданное на личном приеме у нотариуса заявление о вскрытии конверта с закрытым завещанием лица, совершившего закрытое завещание, с предъявлением свидетельства о смерти завещателя в день его подачи регистрируется в книге учета дел закрытых завещаний (рекомендуемый образец приведен в приложении № 14 к Правилам).

В деле у нотариуса остается копия свидетельства о смерти завещателя, свидетельство о смерти возвращается заявителю.

144. При направлении по почте с сопроводительным документом свидетельства о смерти (повторного свидетельства о смерти) лица, совершившего закрытое завещание, в журнале регистрации входящей корреспонденции и в книге учета дел закрытых завещаний в день получения регистрируется сопроводительный документ. При направлении свидетельства о смерти завещателя без сопроводительного документа изготавливается копия свидетельства о смерти, которая в день поступления к нотариусу регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции и книге учета дел закрытых завещаний. Подлинный экземпляр свидетельства о смерти завещателя возвращается заявителю.

Конверт, в котором поступило по почте свидетельство о смерти лица, совершившего закрытое завещание, хранится в деле закрытого завещания.

145. При поступлении документа, послужившего основанием для начала производства по вскрытию закрытого завещания, нотариусом заводится индивидуальное дело "Закрытое завещание" с присвоением ему номера. Номер дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, под которым документ зарегистрирован в книге учета дел закрытых завещаний, и года открытия дела (X-YYYY, где Х-порядковый номер конкретного дела закрытого завещания в соответствии с регистрацией в книге учета дел закрытых завещаний; YYYY — год открытия дела закрытого завещания).

146. Документы, относящиеся к конкретному закрытому завещанию, помещаются в обложку дела закрытого завещания (рекомендуемый образец приведен в приложении № 15 к Правилам).

147. Наследникам по закону лица, совершившего закрытое завещание, заказным письмом направляется извещение о вскрытии закрытого завещания (рекомендуемый образец приведен в приложении № 16 к Правилам), в котором содержатся сведения о дате, месте и времени вскрытия и оглашения закрытого завещания. Уведомление о вручении извещения хранится в деле нотариуса.

148. В дело закрытого завещания помещаются все документы, связанные с вскрытием и оглашением конкретного закрытого завещания, включая конверт хранения, конверт, в который завещателем было помещено закрытое завещание, свидетельство о принятии закрытого завещания, подлинник закрытого завещания (или любое иное вложение, изъятое из конверта, переданного нотариусу завещателем), извещения, подлинник протокола вскрытия и оглашения закрытого завещания.

149. Производство по конкретному закрытому завещанию считается оконченным, и дело готовится для временного хранения (глава X Правил) после выдачи наследникам по завещанию копии протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания.

Производство по делу закрытого завещания может быть окончено и дело подготовлено для временного хранения, если наследниками по завещанию копия протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания не получена в течение года со дня вскрытия и оглашения закрытого завещания.

150. Запись в книге учета депозитных операций производится:

в день принятия нотариусом наличных денежных сумм и ценных бумаг от должника, что подтверждается актом приема-передачи;

не позднее одного рабочего дня, следующего за днем подтверждения банком зачисления на публичный депозитный счет безналичных денежных средств по распоряжению нотариуса;

не позднее одного рабочего дня, следующего за днем подтверждения депозитарием или держателем реестра записи об обременении бездокументарных ценных бумаг по распоряжению нотариуса (в случае наличия в договоре должника с лицом, осуществляющим учет прав на бездокументарные ценные бумаги, оснований и условий списания ценных бумаг и их зачисления кредитору, без представления распоряжения кредитора, по распоряжению третьих лиц).

151. При принятии от должника в депозит нотариуса безналичных денежных средств, наличных денежных сумм и ценных бумаг в отношении каждого кредитора формируется самостоятельный том депозитного дела. В депозитное дело в отношении конкретного кредитора помещаются:

заявление или копия заявления должника либо образ на бумажном носителе заявления на совершение нотариального действия удаленно;

акт приема-передачи наличных денежных сумм и ценных бумаг от должника;

распоряжение или копия распоряжения нотариуса о принятии безналичных денежных средств, наличных денежных сумм на публичный депозитный счет нотариуса;

извещение о внесении в депозит нотариуса денег или ценных бумаг кредитора нотариусом (рекомендуемый образец приведен в приложении № 20 к Правилам);

почтовая квитанция об отправке кредитору извещения о внесении в депозит нотариуса денег или ценных бумаг;

распоряжение нотариуса о перечислении (выдаче) денег с публичного депозитного счета нотариуса кредитору или должнику по основаниям, предусмотренным гражданским законодательством, или в казну Российской Федерации;

акт приема-передачи ценных бумаг кредитору;

выписка с публичного депозитного счета нотариуса при принятии в депозит денежных средств;

Том депозитного дела в отношении конкретного кредитора может быть переходящим.

152. При депонировании движимых вещей (в том числе наличных денежных сумм, документарных ценных бумаг), безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг при исполнении обязательств по заявлению сторон формируется одно депозитное дело, в которое помещаются:

совместное заявление сторон обязательства или заявление одной стороны по нотариальной сделке, удостоверенной другим нотариусом, в том числе образ заявления, поступившего в электронной форме, на бумажном носителе, либо образ на бумажном носителе соответствующего заявления на совершение нотариального действия удаленно;

акт приема-передачи движимых вещей (в том числе наличных денежных сумм и ценных бумаг) от должника;

распоряжение нотариуса о принятии на публичный депозитный счет безналичных денежных средств, наличных денежных сумм;

требование кредитора о передаче (перечислении) ему движимого имущества (в том числе безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг);

документы, подтверждающие наступление срока и (или) условий для передачи депонированного имущества кредитору;

распоряжение нотариуса о перечислении (выдаче) кредитору денежных средств с публичного депозитного счета нотариуса;

распоряжение депозитарию или держателю реестра о необходимости производства записи об обременении бездокументарных ценных бумаг;

распоряжение депозитарию или держателю реестра о необходимости производства записи о списании бездокументарных ценных бумаг;

акт приема-передачи кредитору депонированного движимого имущества (в том числе документарных ценных бумаг);

выписка с публичного депозитного счета нотариуса при депонировании денежных средств;

В депозитное дело помещаются документы по обращениям граждан и юридических лиц для депонирования движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг, поступающие в течение календарного года. В случае ненаступления срока и (или) условий выдачи кредитору имущества в календарный год его депонирования такое номенклатурное дело может быть переходящим.

153. При депонировании движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг у нотариуса, удостоверившего сделку, на основании которой возникло соответствующее обязательство, самостоятельное депозитное дело по депонированию имущества не формируется. К сделке, хранящейся в соответствующем номенклатурном деле, в которой участвовал должник, приобщаются:

заявление должника или совместное заявление сторон нотариально удостоверяемой сделки о принятии на депонирование движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг либо образ на бумажном носителе соответствующего заявления на совершение нотариального действия удаленно;

акт приема-передачи движимых вещей (в том числе наличных денежных сумм и документарных ценных бумаг) от должника;

распоряжение нотариуса о принятии на публичный депозитный счет безналичных денежных средств или наличных денежных сумм;

требование кредитора о перечислении (выдаче) денег с публичного депозитного счета нотариуса кредитору;

документы, подтверждающие наступление срока и/или условий для передачи депонированного имущества кредитору;

распоряжение депозитарию или держателю реестра о необходимости производства записи об обременении бездокументарных ценных бумаг;

распоряжение депозитарию или держателю реестра о необходимости производства записи о списании бездокументарных ценных бумаг;

распоряжение нотариуса о передаче депонированного имущества кредитору;

акт приема-передачи кредитору движимого имущества (в том числе документарных ценных бумаг);

выписка с публичного депозитного счета нотариуса при депонировании денежных средств;

154. При депонировании движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг в целях исполнения обязательств по сделке, удостоверенной другим нотариусом, в номенклатурное дело, предусмотренное пунктом 152 Правил, приобщаются документы, предусмотренные пунктом 153 Правил, и копия сделки, удостоверенной другим нотариусом.

155. При принятии в депозит наличных денежных средств, выявленных при описи наследственного имущества, производится запись в книге учета депозитных операций. В акте описи наследственного имущества отражается регистрационный номер учетной записи в книге учета депозитных операций. В графе 15 книги учета депозитных операций отражается номер наследственного дела, в котором хранится акт описи наследственного имущества. Самостоятельное номенклатурное дело по принятию в депозит нотариуса наличных денежных средств, выявленных при описи наследственного имущества, не формируется.

156. Каждая запись в книге учета депозитных операций содержит:

1) регистрационный номер, присваиваемый нотариусом с начала года (через дефис с годом, в котором внесена запись);

2) дату внесения имущества в депозит (на депонирование);

3) наименование (при наличии) и краткое содержание документа, послужившего основанием для внесения имущества, дату и номер его регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции;

4) сведения о заявителе (депоненте, должнике): фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства (место пребывания) гражданина либо наименование и адрес юридического лица. Если имущество вносится третьим лицом, в том числе конкурсным управляющим, указываются его данные и данные должника;

5) основание внесения имущества в депозит (на депонирование);

6) сведения о лице, для которого внесено имущество: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства (место пребывания) гражданина либо наименование и адрес юридического лица;

7) сведения о депонированном имуществе;

8) способ принятия депонированного имущества;

9) реестровый номер нотариального действия, в связи с совершением которого осуществляется внесение имущества в депозит (на депонирование);

10) сведения о выдаче (возврате или перечислении в бюджет) депонированного имущества (дата, способ и основание выдачи, а также лицо, которому выдано имущество: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства (место пребывания) гражданина либо наименование и адрес юридического лица;

11) примечания (в том числе, отметка об окончании дела производством и основаниях окончания).

В случае принятия удаленно безналичных денежных средств в депозит нотариуса или на депонирование сведения о заявителе и лице, для которого внесено имущество, заполняются в объеме, предусмотренном в заявлении о совершении нотариального действия удаленно.

157. Заявление должника о внесении денежных средств и ценных бумаг с целью исполнения обязательств, или заявление должника по нотариально удостоверяемой сделке, или совместное заявление кредитора и должника при депонировании движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг регистрируются в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции.

Распоряжения нотариуса о принятии на публичный депозитный счет безналичных денежных средств, наличных денежных сумм или бездокументарных ценных бумаг и распоряжения нотариуса о перечислении (выдаче) денег с публичного депозитного счета нотариуса кредитору или должнику по основаниям, предусмотренным гражданским законодательством, или в казну Российской Федерации регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

158. Лицу, внесшему в депозит или передавшему на депонирование движимые вещи, в том числе наличные денежные средства, ценные бумаги, а также безналичные денежные средства или бездокументарные ценные бумаги, нотариусом в подтверждение внесения или передачи указанного имущества может быть выдана справка, оформленная на личном бланке нотариуса, заверенная подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В случае принятия удаленно безналичных денежных средств в депозит нотариуса или на депонирование указанная справка выдается в обязательном порядке в виде электронного документа, подписанного УКЭП нотариуса.

XIII. Нотариальные действия, совершенные удаленно. Сделки, удостоверенные двумя и более нотариусами

159. Файлы нотариальных документов в электронной форме, выданных нотариусом в результате совершения нотариального действия удаленно или удостоверения сделок двумя и более нотариусами, а также электронные документы к указанным нотариальным действиям хранятся в ЕИС в течение сроков, установленных Типовой номенклатурой дел нотариуса, за исключением случаев, когда Типовой номенклатурой дел нотариуса не предусмотрено хранение нотариусом экземпляра нотариального документа. Доступ к указанным документам имеет только нотариус (нотариусы), совершивший (совершившие) соответствующее нотариальное действие.

160. В случае обращения удаленно к нотариусу для принятия безналичных денежных средств в депозит нотариуса или на депонирование в номенклатурные дела помещаются образы на бумажном носителе документов, предусмотренных пунктами 151-153 Правил.

Не требуется формирование самостоятельного номенклатурного дела по иным нотариальным действиям, совершенным удаленно.

161. В случае удостоверения сделки двумя и более нотариусами в соответствующее номенклатурное дело каждого нотариуса помещаются образ на бумажном носителе экземпляра сделки, подписанного простой электронной подписью каждого участника сделки и УКЭП каждого нотариуса, экземпляр сделки на бумажном носителе, подписанный собственноручно участником сделки, присутствовавшим у нотариуса, формирующего номенклатурное дело, а также предусмотренные Регламентом документы, их копии или образы электронных документов на бумажном носителе.

XIV. Порядок ведения реестров регистрации нотариальных действий

162. Ведущийся на бумажном носителе реестр регистрации нотариальных действий используется в течение календарного года. Ведущиеся на бумажном носителе реестр регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, представленных нотариусу на бумажном носителе, и реестр регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами, могут быть переходящими.

163. Нотариус может вести несколько томов реестра регистрации нотариальных действий (далее — том) одновременно. При одновременном ведении нескольких томов нотариус издает приказ, в котором возлагает на помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса, ответственность за ведение томов.

При заведении нового тома издается дополнительный приказ. Нотариус вправе самостоятельно осуществлять записи в любом томе, независимо от того, на какого помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса, возлагается ответственность за ведение тома. При увольнении помощника нотариуса или лица, обеспечивающего деятельность нотариуса, на которое возложена ответственность за ведение тома, нотариус вправе возложить ответственность за ведение данного тома на нового помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса.

164. При ведении реестра регистрации нотариальных действий каждому тому присваивается цифровой номер тома.

По окончании тома нотариус заводит следующий по порядку том.

165. При регистрации нотариальных действий в каждом томе применяется нумерация от единицы до последнего порядкового номера записи нотариального действия в томе.

166. Нотариус вправе вести одновременно один том реестра регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, представленных нотариусу на бумажном носителе и один том реестра регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами. Каждому тому соответствующего реестра присваивается цифровой номер тома. По окончании тома нотариус заводит следующий по порядку том.

167. При назначении нотариуса на должность в другой нотариальный округ того же субъекта Российской Федерации в течение одного календарного года регистрация нотариальных действий осуществляется в следующем (следующих) по порядку томе (томах) реестра регистрации нотариальных действий, за номером тома, записи в котором окончены в прежнем нотариальном округе. При окончании записи в прежнем нотариальном округе в томе № 5 запись нотариальных действий в текущем календарном году в новом нотариальном округе начинается с тома № 6. При этом нотариусом оформляется на личном бланке распоряжение (рекомендуемый образец приведен в приложении № 18 к Правилам) о начале и основаниях начала использования в новом нотариальном округе соответствующего номера тома. Указанное распоряжение помещается в первый том реестра регистрации нотариальных действий, начатый в новом нотариальном округе за соответствующим номером, скрепляется с последним чистым листом реестра регистрации нотариальных действий, на месте скрепления проставляется оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на распоряжении, другая часть — на листе реестра. Распоряжение не является организационно-распорядительным документом.

XV. Особенности работы с электронными документами

168. Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:

исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;

полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

169. Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается УКЭП в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронного документа, в том числе не подтвержденные электронной подписью, рассматриваются в порядке, предусмотренном Правилами.

170. При получении электронных документов, подписанных УКЭП, нотариус осуществляет проверку ее подлинности.

Проверка подлинности УКЭП, с помощью которой подписаны электронные документы, осуществляется с использованием средств ЕИС либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

171. Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с правилами, установленными для направления запросов в государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры, ЕИС.

Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом, исходящих от нотариуса, подтверждается УКЭП нотариуса.

172. Нотариус осуществляет ведение в ЕИС следующих электронных книг и журналов (далее — электронные журналы):

1) журнала регистрации входящей корреспонденции;

2) журнала регистрации исходящей корреспонденции;

3) журнала регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия;

4) книги учета депозитных операций;

5) книги учета наследственных дел;

6) книги учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследства и управлению им.

Хранение электронных журналов осуществляется средствами ЕИС.

Доступ к сведениям, содержащимся в журнале регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия, имеет любой нотариус.

Доступ к сведениям, внесенным нотариусом в иные электронные журналы, имеет только нотариус, внесший соответствующие сведения, или нотариус, которому передан его архив.

173. Технические ошибки, допущенные при внесении сведений в разделы книг и журналов, ведущихся в ЕИС, исправляются незамедлительно при их обнаружении.

174. Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются УКЭП нотариуса в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD — ROM, флеш-картах или иных устройствах, используемых для хранения информации).

При поступлении электронных документов, информацию из которых необходимо приобщить к делу, в дело на бумажном носителе помещается образ электронного документа на бумажном носителе.

175. Электронные документы, в том числе нотариальные документы, номенклатура дел, итоговая запись, описи дел, акты приема-передачи дел нотариуса в нотариальный архив, книги, журналы и реестры, хранящиеся в ЕИС, не формируются в дела на бумажных носителях.

176. Поступившие нотариусу или исходящие от нотариуса электронные документы, подлежащие регистрации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

XVI. Порядок контроля за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой

177. Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил могут быть плановыми и внеплановыми.

178. Проверки исполнения Правил осуществляются комиссией в составе не менее двух человек, в которую включаются представители территориального органа и нотариальной палаты.

179. Плановые проверки исполнения Правил проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми приказами территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок.

В случае невозможности соблюдения графика проведения проверок приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой в график могут быть внесены соответствующие изменения.

180. В графике проведения проверок указываются нотариальный округ, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, подлежащего проверке, срок проведения проверки (календарный месяц).

181. Ежегодные графики доводятся территориальным органом до сведения нотариальной палаты и нотариусов, подлежащих проверке, в течение 3 рабочих дней со дня утверждения графика, в том числе посредством размещения на официальном сайте территориального органа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

182. Персональный состав комиссии, дата начала проверки и вопросы, по которым проводится проверка, утверждаются приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой по каждой проверке отдельно.

Срок проведения проверки не должен превышать 5 рабочих дней в пределах рабочего времени нотариуса. При необходимости срок проведения проверки может быть продлен приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой. Кандидатуры для включения в персональный состав комиссии представляются нотариальной палатой не позднее 20 числа месяца, предшествующего месяцу проведения проверки, определенному в ежегодном графике.

В случае непредставления нотариальной палатой указанных кандидатур и предложений о дате начала проверки территориальный орган определяет состав комиссии и дату начала проверки самостоятельно с уведомлением нотариальной палаты о принятом решении.

183. О конкретной дате плановой и повторной проверки члены комиссии информируются территориальным органом не позднее чем за 7 рабочих дней до ее проведения.

О дате прибытия проверяющих нотариус, подлежащий проверке, извещается территориальным органом не позднее чем за 5 рабочих дней до намеченной даты проверки.

О дате проведения внеплановой проверки уведомление нотариуса, подлежащего проверке, не требуется.

184. В случае невозможности участия члена комиссии в проведении проверки по уважительным причинам он должен известить об этом территориальный орган и нотариальную палату.

185. При возникновении непредвиденных обстоятельств, препятствующих кому-либо из членов комиссии принять участие в проведении проверки, приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой утверждается иное лицо, уполномоченное участвовать в проведении назначенной проверки.

186. В случае увольнения федерального государственного гражданского служащего территориального органа, сложения полномочий нотариусом, являющихся членами комиссии, по предложению территориального органа и нотариальной палаты в персональный состав комиссии приказом территориального органа вносятся соответствующие изменения.

В случае отсутствия при проведении проверки единственного представителя нотариальной палаты или территориального органа либо нотариуса, подлежащего проверке, принимается решение о переносе даты проведения проверки. При невозможности участия члена комиссии в проведении проверки в состав комиссии вносятся изменения.

187. В ходе плановой проверки проводится выборочная проверка номенклатурных дел за период, прошедший с даты проведения предыдущей проверки.

В ходе проверки комиссия вправе делать копии документов в случае, если в них не содержится информация о персональных данных и (или) сведения, составляющие нотариальную тайну.

188. Предметом плановой проверки являются следующие вопросы:

1) наличие сведений в номенклатуре дел и своевременность внесения сведений в нее;

2) наличие сведений в описи дел постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения, описи наследственных дел и своевременность внесения сведений в указанные описи;

3) правильность оформления номенклатурных дел временного и постоянного хранения (глава X Правил);

4) соблюдение сроков хранения документов временного хранения;

5) соответствие количества номенклатурных дел номенклатуре дел нотариуса и итоговой записи;

6) правильность оформления документов (документирование нотариальной деятельности) (глава II Правил);

7) правильность обработки входящих и исходящих документов (главы III — IV Правил);

8) наличие, полнота и правильность оформления реестров, журналов, предусмотренных Правилами (глава IX Правил);

9) своевременность внесения сведений в реестр нотариальных действий, электронные журналы и книги в ЕИС. Проверка наличия сведений в реестре нотариальных действий ЕИС проводится с ограничением доступа к сведениям о содержании нотариального действия и персональных данных заявителей с использованием средств ЕИС.

Перед проведением плановой проверки нотариальная палата представляет членам комиссии справку, содержащую сведения о количестве нотариальных действий, зарегистрированных в реестре нотариальных действий ЕИС, а также сведения о количестве нотариальных действий, зарегистрированных несвоевременно.

Комиссия вправе проверить сведения о причинах несвоевременной регистрации нотариусом нотариального действия в ЕИС, в том числе путем направления запросов для подтверждения обстоятельств (сведений), указанных нотариусом.

При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных нарушений Правил.

189. По итогам проверки составляется справка по итогам проверки исполнения правил нотариального делопроизводства (далее — справка) (рекомендуемый образец приведен в приложении № 17 к Правилам), в которой указываются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса;

реквизиты приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса, номер записи в реестре нотариусов и лиц, сдавших квалификационный экзамен;

адрес электронной почты территориального органа и нотариальной палаты для направления возражений в электронной форме;

адрес нотариальной конторы;

нарушения, в случае их выявления в ходе проверки, с описанием нарушения и указанием нарушенной нормы Правил;

предложения по результатам проверки;

особое мнение членов комиссии (при наличии);

сведения о возражениях проверяемого нотариуса по итогам проверки (при наличии).

Выявленные и исправленные в ходе проведения проверки нарушения Правил включаются в справку с пометкой "Устранено в ходе проверки".

190. Комиссия вправе отразить в справке положительный опыт соблюдения Правил нотариусом.

191. Справка составляется в трех экземплярах не позднее 15 рабочих дней со дня проведения проверки и подписывается лицами, осуществляющими проверку. В целях отражения согласованной позиции не позднее, чем за 10 рабочих дней до окончания срока составления справки итоговый вариант справки должен быть представлен всем членам комиссии.

По итогам проверки комиссия вправе принять одно или несколько следующих решений, которые отражаются в справке:

1) признать работу нотариуса удовлетворительной;

2) нотариусу в установленный комиссией срок исправить выявленные в ходе проверки нарушения Правил;

3) назначить повторную проверку;

4) направить материалы проверки в нотариальную палату для возбуждения дисциплинарного производства в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации и решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности.

192. При отсутствии согласованной позиции членов комиссии о решении по итогам проверки проводится согласительное совещание у начальника территориального органа или заместителя начальника территориального органа, курирующего данное направление, с участием президента нотариальной палаты или уполномоченного им лица. По итогам совещания начальник территориального органа или заместитель начальника территориального органа, курирующий данное направление, принимает одно или несколько решений по итогам проверки в соответствии с пунктом 191 Правил.

193. В справке устанавливается срок для принятия мер по устранению выявленных нарушений Правил, который должен составлять не более 6 месяцев со дня окончания проверки.

Справка передается нотариусу, в отношении которого проводилась проверка, для ознакомления в течение одного рабочего дня после ее подписания. Справка может передаваться нотариусу лично, направляться по почте или электронной почте.

194. В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями комиссии, указанными в справке, он вправе представить возражения в течение 3 рабочих дней, со дня получения справки. Указанный срок может быть продлен по просьбе нотариуса решением комиссии.

Возражения могут быть направлены нотариусом в электронной форме на адреса электронной почты нотариальной палаты и территориального органа, указанные в справке.

Возражения нотариуса прилагаются к справке.

При наличии возражений на отраженные в справке нарушения Правил со стороны нотариуса комиссия повторно рассматривает справку в течение 30 рабочих дней со дня поступления возражений.

Нотариус вправе присутствовать при обсуждении результатов проверки.

Отсутствие проверяемого нотариуса при рассмотрении справки не препятствует ее рассмотрению.

Решение комиссии по итогам рассмотрения возражений отражается в дополнении к справке и направляется нотариусу, в нотариальную палату и территориальный орган в течение 3 рабочих дней со дня его принятия.

195. Экземпляры справок хранятся в территориальном органе, в нотариальной палате, у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.

196. В установленные справкой сроки нотариус направляет отчет о проделанной работе по устранению нарушений Правил в территориальный орган и нотариальную палату.

Несвоевременное представление отчета и невыполнение нотариусом решения комиссии о необходимости устранить выявленные нарушения являются основанием для проведения повторной проверки. В этом случае решение о проведении повторной проверки принимается территориальным органом по согласованию с нотариальной палатой. При проведении повторной проверки комиссией проверяются вопросы применения норм Правил, по которым были выявлены нарушения при проведении плановой проверки.

Персональный состав комиссии, дата начала повторной проверки и вопросы, по которым проводится повторная проверка, утверждаются приказом территориального органа с учетом положений пункта 182 Правил в течение 3 рабочих дней со дня принятия решения о проведении повторной проверки.

Повторная проверка проводится в порядке, установленном пунктами 187- 188 Правил.

197. Повторная проверка проводится не позднее чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой выявлены нарушения Правил и по результатам которой принято решение о проведении повторной проверки. Срок проведения повторной проверки может быть продлен в случае невозможности ее проведения по не зависящим от комиссии причинам (болезнь, отпуск нотариуса и прочее).

При повторной проверке проводится проверка исполнения Правил за период, прошедший после плановой проверки. По результатам повторной проверки составляется справка, содержащая помимо сведений, указанных в пункте 189 Правил, информацию об устранении нарушений, выявленных в ходе плановой проверки.

По итогам повторной проверки комиссия принимает одно из следующих решений, которое отражается в справке:

1) признать работу нотариуса удовлетворительной;

2) направить материалы проверки в нотариальную палату для возбуждения дисциплинарного производства в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации и решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности.

198. При отсутствии согласованной позиции членов комиссии о решении по итогам повторной проверки проводится согласительное совещание в порядке, предусмотренном пунктом 192 Правил.

199. В случае выявления в ходе проверки нотариуса нарушений Правил нотариальной палатой могут быть применены меры дисциплинарной ответственности к нотариусу, допустившему:

1) систематические нарушения Правил, то есть одни и те же нарушения, выявленные двумя проверками;

2) утрату номенклатурных дел или их части;

3) неоднократную регистрацию в реестре нотариальных действий ЕИС нотариального действия не в день его совершения без объективных причин.

200. При поступлении в территориальный орган или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и юридических лиц, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом Правил, по предложению нотариальной палаты или территориального органа может назначаться проведение внеплановой проверки исполнения данным нотариусом Правил.

201. Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки. Персональный состав комиссии, дата начала внеплановой проверки и вопросы, по которым проводится внеплановая проверка, утверждаются приказом территориального органа в течение 3 рабочих дней со дня принятия решения о проведении внеплановой проверки с учетом положений пункта 182 Правил.

Внеплановая проверка проводится в порядке, установленном пунктами 187-188 Правил, с учетом особенностей внеплановой проверки.

202. Результаты внеплановой проверки оформляются и рассматриваются в порядке, предусмотренном пунктами 189 — 192 Правил.

По итогам внеплановой проверки комиссия вправе принять одно или несколько решений, предусмотренных пунктом 191 Правил.

Приложение № 1
к Правилам нотариального
делопроизводства

Акт об отсутствии документов или иных вложений

в почтовых отправлениях

Настоящий акт составлен мной,_______________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии)

(должность нотариуса или иного лица, составившего акт)

(наименование нотариальной палаты и нотариального округа)

в том, что при вскрытии конверта с почтовым отправлением, поступившим от

__________________________________________________________________, в нем

(самого документа (отдельных страниц), материалов,

указанных в приложении)

Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.

Дата Подпись Расшифровка подписи

Приложение № 2
к Правилам нотариального
делопроизводства

(подпись, расшифровка подписи

(фамилия, имя, отчество (при наличии)

Акт сдачи личной печати нотариуса

В связи с___________________________________________________________

(причина сдачи личной печати)

(фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, сдающего печать, наименование

Что устанавливают правила нотариального делопроизводства

Смотреть все актуальные новости

Нотариальный вестник — № 08 (Август) 2023
Нотариальный вестник — № 04 (Апрель) 2023
Нотариальный вестник — № 03 (Март) 2023
Нотариальный вестник — № 02 (Февраль) 2023
Нотариальный вестник — № 01 (Январь) 2023
Нотариальный вестник — № 12 (Декабрь) 2022
Нотариальный вестник — № 11 (Ноябрь) 2022
Нотариальный вестник — № 10 (Октябрь) 2022
Нотариальный вестник — № 09 (Сентябрь) 2022
Нотариальный вестник — № 08 (Август) 2022

Купить электронную версию журнала могут только зарегистрированные пользователи. Пожалуйста, авторизуйтесь или зарегистрируйтесь .

Произошла ошибка повторите попытку позже.

Функционал находится в разработке, покупка журналов будет доступна в ближайшее время.

Федеральная нотариальная палата (ФНП) – это некоммерческая организация, основанная на принципах самоуправления, саморегулирования и самофинансирования. Она объединяет всех нотариусов России посредством обязательного коллективного членства в ней нотариальных палат субъектов РФ. Нотариальные палаты субъектов РФ в свою очередь основаны на обязательном членстве в них всех нотариусов, занимающихся частной практикой на территории того или иного региона.

ФНП осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации о нотариате, Федеральным законом «О некоммерческих организациях», другими правовыми актами органов государственной власти, международными договорами, Уставом ФНП, а также Профессиональным кодексом нотариусов Российской Федерации. При этом Палата обладает всеми правами юридического лица с полной финансово-хозяйственной самостоятельностью и аппаратом, позволяющим эффективно реализовывать возложенные на нее законодательством и Уставом функции по организации нотариальной деятельности, контрольные полномочия и представлять интересы нотариального сообщества в органах государственной власти.

На данный момент Федеральная нотариальная палата объединяет 88 нотариальных палат субъектов Российской Федерации.

Приказ Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. № 78
«Об утверждении Правил нотариального делопроизводства»

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, № 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 50, ст. 4855; 2004, № 27, ст. 2711, № 35, ст. 3607, № 45, ст. 4377; 2005, № 27, ст. 2717; 2006, № 27, ст. 2881; 2007, № 1 (ч. 1), ст. 21, № 27, ст. 3213, № 41, ст. 4845, № 43, ст. 5084; 2008, № 52 (ч. 1), ст. 6236; 2009, № 1, ст. 14, 20, № 29, ст. 3642; 2010, № 28, ст. 3554; 2011, № 49 (ч. 5), ст. 7064, № 50, ст. 7347; 2012, № 27, ст. 3587, № 41, ст. 5531; 2013, № 14, ст. 1651, № 51, ст. 6699) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.

2. Признать утратившими силу:

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. № 403 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный № 15675);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. № 81 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 № 403» (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный № 16977);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 ноября 2010 г. № 360 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. № 403» (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный № 19090).

Правила нотариального делопроизводства
(утв. приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. № 78)

I. Общие положения

1. Правила нотариального делопроизводства (далее — Правила), разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-1 (далее — Основы), устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, а также передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу.

Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.

В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Правилами.

3. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивают:

нотариус, занимающийся частной практикой;

в государственной нотариальной конторе — один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации (далее — территориальный орган).

4. Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющихся нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, правильность организации и ведения нотариального делопроизводства обеспечивают нотариусы, указанные в пункте 3 Правил.

5. Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы.

Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы совместно с нотариальными палатами субъектов Российской Федерации (далее — нотариальные палаты) в порядке, установленном главой XIII Правил. Плановая проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.

Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые проступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.

Проверка исполнения Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации для проведения проверок организации работы нотариуса установлены специальные сроки.

II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности)

Организационно-распорядительные документы

6. Нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, не касающиеся документального оформления нотариального действия:

постановления (кроме постановлений, связанных с оформлением в соответствии с законодательством Российской Федерации нотариального действия, например: постановления о выдаче денежных средств на похороны наследодателей, постановления об аннулировании ранее выданных свидетельств о праве на наследство);

7. Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

должность, фамилия, имя, отчество нотариуса;

дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;

вид документа (приказ, распоряжение и т.д.);

оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

8. Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении.

9. Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале регистрации организационно-распорядительных документов (приложение № 1).

10. Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.

Оформление реквизитов документов

11. Документы, исходящие от нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), оформляются в соответствии с настоящей главой.

12. Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

13. Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий, содержат следующие обязательные реквизиты:

а) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

б) должность, фамилия, имя, отчество нотариуса с указанием наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

в) место нахождения нотариальной конторы;

д) исходящий регистрационный номер;

е) заголовок к тексту;

з) отметка о наличии приложения;

и) подпись нотариуса.

Письма нотариусов помимо вышеуказанных реквизитов содержат сведения об адресате.

Реквизиты, указанные в подпунктах «а» — «ж» настоящего пункта могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно.

Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса или бланка государственной нотариальной конторы, то реквизиты повторно не указываются.

Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ, кроме вышеуказанных реквизитов содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.

14. Адресат письма указывается следующим образом.

При направлении письма в организацию или ее структурное подразделение наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Министерство юстиции
Российской Федерации
Департамент
организации и контроля

При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, должность и фамилия — в дательном, например:

Министерство экономического развития и торговли
Российской Федерации
Департамент правового обеспечения
Главному специалисту-эксперту
отдела
И.О. Фамилия

При адресовании письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору
общества с ограниченной
ответственностью
«Агропром»
И.О. Фамилия

При адресовании письма физическому лицу указываются его фамилия и инициалы, название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т.д.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс, например:

Фамилия И.О.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

15. Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации.

Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, например:

так и арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например:

16. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ («нотариус», «временно исполняющий(ая) обязанности нотариуса»), личная подпись и ее расшифровка, например:

Нотариус (личная подпись)
И.О. Фамилия
Временно исполняющий
обязанности нотариуса (личная подпись)
И.О. Фамилия

Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности «ВРИО».

17. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений, например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о. на 3 л. в 2 экз.

2. Запрос о. на 1 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:

Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты от 05.06.2004 № 113/06-07 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

18. При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.

III. Обработка входящих документов

19. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку.

Нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях (приложение № 2), один экземпляр которого направляется адресату, а второй — приобщается к полученным документам.

20. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

21. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (например: документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом (далее — расписка), заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (приложение № 3). Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и (или) специальному учету.

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй — вручается заявителю. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа.

Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.

22. Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти).

23. Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции (приложение № 4) в день их поступления, за исключением документов, указанных в пункте 25 Правил.

24. На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации.

25. Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем — в книге специального учета.

Документы, принятые на личном приеме и подлежащие специальному учету, в журнале регистрации входящей корреспонденции не регистрируются.

26. Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента регистрации для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа (подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.д.).

Ответ по существу дается заявителю не позднее 30 дней с момента регистрации документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения.

27. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии (наименовании организации) и почтовом адресе заявителя, по которому должен быть направлен ответ.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается его автору, если его фамилия (наименование организации) и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору обращения многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, нотариус вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется автор обращения.

28. Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса (заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав и т.д.), не позднее семи дней со дня регистрации направляется ему с сопроводительным письмом.

Если нотариусу, получившему документ, неизвестно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган для дальнейшей передачи по принадлежности.

О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ.

29. Обращение, не относящееся к компетенции нотариуса, не позднее семи дней со дня регистрации возвращается отправителю с соответствующим разъяснением.

30. Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю.

Обращение (документ), экземпляр ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело. На экземпляре обращения (документа), не требующего ответа, проставляется соответствующая отметка, содержащая дату и подпись нотариуса.

IV. Обработка исходящих документов

31. Документы, исходящие от нотариуса (кроме нотариальных актов, организационно-распорядительных документов, расписок), регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции (приложение № 5).

На исходящем документе ставятся регистрационный номер по журналу регистрации исходящей корреспонденции и дата регистрации.

32. Исходящие документы передаются непосредственно адресату под расписку, которая оформляется соответствующей записью на экземпляре документа, остающегося в делах, или направляются по почте.

33. Исходящие документы отправляются или передаются адресатам не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания.

34. При отправлении (передаче) документа один экземпляр остается в делах нотариуса.

V. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки нотариуса

35. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусами осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. 1), ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. 1), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417; 2011, № 1, ст. 1; 2013, № 30 (ч. 1), ст. 4022, Указом Президента Российской Федерации от 22 июля 2002 г. № 767 «Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 30, ст. 3036), постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461; 2006, № 52 (ч. 3), ст. 5587), ГОСТом Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденным постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. № 573-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 15.02.2002 № 07/1569-ЮД), ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД).

36. На документах, подтверждающих совершение нотариального действия, запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием, на уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления, в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На иных документах подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации.

37. Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

38. При сложении полномочий, освобождении от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы, при изменении места нахождения нотариуса, наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы, указанных на печати, в случае изменения фамилии, имени, отчества нотариуса, при наличии на печати нечитаемого текста, иных дефектов печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается нотариусом для уничтожения в территориальный орган по акту сдачи личной печати нотариуса, составленному в двух экземплярах (приложение № 6).

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган в следующие сроки:

в случае увольнения нотариуса из государственной нотариальной конторы, сложения полномочий либо освобождения от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, — не позднее дня увольнения, сложения полномочий или освобождения от полномочий;

в иных случаях — не позднее тридцати дней с момента наступления событий, указанных в настоящем пункте.

39. Акт о приеме печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации утверждается начальником территориального органа.

Один экземпляр утвержденного акта передается нотариусу, второй экземпляр помещается в номенклатурное дело территориального органа.

40. При оформлении документов (документировании) нотариусом, занимающимся частной практикой, или лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, могут использоваться штампы, личные бланки нотариуса и бланки для совершения нотариальных действий; нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, могут использоваться штампы, личные бланки нотариуса и бланки государственной нотариальной конторы.

41. Личные бланки нотариуса могут быть угловыми или продольными.

Личные бланки нотариуса изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и имеют следующие реквизиты: наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (на документах нотариуса, занимающегося частной практикой); наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы; должность нотариуса; фамилия, имя, отчество нотариуса; адрес конторы нотариуса, занимающегося частной практикой, или адрес государственной нотариальной конторы.

В качестве реквизитов на личных бланках нотариуса также могут указываться номера телефонов, факсимильной связи, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса, другие сведения.

Реквизиты личного бланка нотариуса размещаются центровано: начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границ зоны расположения реквизитов.

Организацию изготовления, обращения, учета и использования бланков для совершения нотариальных действий нотариусом, занимающимся частной практикой, осуществляет Федеральная нотариальная палата по согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

42. При оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы за исключением случаев, установленных Правилами. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

При использовании мастичного штампа допускается дописывание нотариусом незаполненных мест штампа, в том числе при помощи технических средств с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета. Допускается проставление с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия, даты совершения нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств.

43. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 100 Правил, комиссия, созданная для передачи дел нотариуса, передает в установленные указанным пунктом сроки печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в территориальный орган. Неиспользованные, испорченные, продублированные или имеющие технический брак бланки, а также бланки для совершения нотариальных действий передаются комиссией в нотариальную палату по акту сдачи бланков нотариуса (приложение № 7). Указанные акты от имени передающей стороны подписывают члены комиссии.

VI. Составление номенклатуры дел

44. Для учета документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой утверждается номенклатура дел на соответствующий год (приложение № 8) — систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.

45. Номенклатура дел ежегодно составляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом или лицом, уполномоченным на это территориальным органом, в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, государственной нотариальной конторой — в территориальный орган для утверждения.

Утверждение номенклатуры дел государственной нотариальной конторы производится приказом территориального органа, а нотариуса, занимающегося частной практикой, уполномоченным должностным лицом нотариальной палаты. Оба экземпляра утвержденной номенклатуры дел возвращаются нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору.

В течение двух месяцев по окончании календарного года один экземпляр номенклатуры дел вместе с подшитой итоговой записью направляется нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой — в территориальный орган.

46. Нотариус, занимающийся частной практикой, вновь назначенный на должность, или нотариус во вновь созданной государственной нотариальной конторе обязан в течение месяца со дня начала работы в должности нотариуса или со дня работы государственной нотариальной конторы разработать номенклатуру дел и представить ее для утверждения соответственно в нотариальную палату или территориальный орган.

47. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса, в том числе реестры, книги, журналы.

48. Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 декабря 2013 г. № 229 (зарегистрирован Минюстом России 31.12.2013, регистрационный № 30940) (далее — Примерная номенклатура дел).

49. Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, определении сроков хранения дел, отбора дел для передачи в соответствующий архив или для уничтожения.

Уменьшение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы запрещается.

50. При введении законодательными актами Российской Федерации новых нотариальных действий в Примерную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, связанные с дополнением новыми заголовками дел и указанием сроков хранения вновь введенных дел.

До внесения изменений в Примерную номенклатуру дел нотариус, занимающийся частной практикой, или государственная нотариальная контора вправе включить в действующую номенклатуру новые заголовки дел. При этом графа «Срок хранения» заполняется только после внесения дополнений в Примерную номенклатуру дел.

51. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел в обобщенной форме, отражающие содержание документов дела (завещания, брачные договоры), вид заводимого дела (книга, журнал) или вид документов (акты, постановления). Если дело состоит из нескольких томов, делу присваивается общий заголовок, а каждому тому — свой номер.

В графу 3 номенклатуры дел по окончании календарного года вписывается количество частей или томов дела, находящихся в производстве.

Сроки хранения дел указываются в графе 4 номенклатуры дел в соответствии со сроками хранения, указанными в Примерной номенклатуре дел.

В графе 5 номенклатуры дел «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о неначатых делах, о выделении дел к уничтожению, передаче дел в архив и т.д.

52. Дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет, являются переходящими делами.

Не могут быть переходящими реестры для регистрации нотариальных действий нотариуса и дела, состоящие из документов, относящихся к определенным нотариальным действиям, совершенным в календарном году и оконченным производством, если иное не предусмотрено Правилами.

53. В каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

54. По окончании года номенклатура дел закрывается итоговой записью о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в соответствующем году (приложение № 9), являющейся самостоятельным документом.

В графе 2 итоговой записи указывается суммарное количество заведенных в текущем году и перешедших с прошлого года дел.

В графе 3 итоговой записи указывается количество дел, не завершенных в текущем году и перешедших на следующий год.

В строке итоговой записи «Наследственные дела» учитываются наследственные дела, заведенные в текущем году и перешедшие с прошлого года. Наследственные дела не учитываются в строке «Постоянно».

Итоговая запись составляется нотариусом в двух экземплярах, подшивается к номенклатуре, один экземпляр итоговой записи в порядке, установленном пунктом 45 Правил направляется нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой — в территориальный орган.

VII. Формирование дел

55. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

56. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), определенной области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.

57. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет.

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, если Правилами не установлено иное. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

58. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

— помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;

— раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);

— группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

— не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома или части тома.

Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела помечаются на обложке каждого тома с добавлением слов «т. 1», «т. 2» и т.д.

59. Постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные дела.

60. Постановления об отложении нотариальных действий и постановления о приостановлении совершения нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенными или приостановленными нотариальными действиями.

Постановления об отказе в совершении нотариальных действий присоединяются к документам, в отношении которых отказано в совершении нотариальных действий.

В случае если указанные документы не остаются в делах нотариуса, постановления формируются в отдельное дело.

61. Постановления нотариуса, не указанные в пунктах 59, 60 Правил, группируются с документами, относящимися к разрешению вопроса, в отношении которого вынесено конкретное постановление нотариуса.

VIII. Оформление дел. Экспертиза ценности документов и составление описей дел

62. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.

63. Дела подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).

64. Оформление дела при его заведении состоит из оформления обложки дела (приложение № 10) (дела постоянного хранения помещаются в твердую обложку), на которой указываются следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты;

фамилия, имя и отчество нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование нотариального округа; наименование государственной нотариальной конторы полностью прописью;

номенклатурный индекс. Индекс переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома;

заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);

дата дела. Датой начала дела считается дата первого документа, включенного в дело. Дата оформляется словесно-цифровым способом;

срок хранения дела (заполняется в соответствии с номенклатурой дел).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится заголовок дела и порядковый номер тома, части тома.

65. После окончания дела проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела, устанавливаемых в соответствии с номенклатурой дел.

66. Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом их окончания.

67. Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее.

68. При частичном оформлении дела осуществляются пересистематизация документов, нумерация листов (карандашом в правом верхнем углу листа). Дело прошивается, составляется лист-заверитель дела. Внутренняя опись документов дела может не составляться.

69. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (за исключением наследственных дел);

составление внутренней описи документов дела;

брошюровку (подшивку) дела;

проставление даты окончания дела, которой является дата последнего документа, включенного в дело. Дата оформляется словесно-цифровым способом;

заполнение всех иных реквизитов обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

70. Экспертиза ценности документов в процессе формирования, оформления дел, проверки правильности отнесения документов к делам, отбора дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, ежегодно осуществляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, ответственным за делопроизводство.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения за соответствующий год (приложение № 11 и № 12), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 13).

71. Экспертиза и отбор документов для хранения или уничтожения осуществляются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Документы Архивного фонда Российской Федерации отбираются в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611).

72. Для организации проведения экспертизы ценности документов, оказания нотариусам методической помощи при проведении экспертизы ценности документов, согласования актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, создается экспертная комиссия.

73. В состав созданной для выполнения функций, указанных в пункте 72 Правил, экспертной комиссии входят представители нотариальной палаты и территориального органа.

По согласованию с уполномоченным органом субъекта Российской Федерации в области архивного дела в состав экспертной комиссии включаются представители учреждения системы Росархива.

Экспертная комиссия действует на основании положения, утверждаемого приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.

74. При полном оформлении дела документы перегруппируются в хронологической последовательности с января по декабрь.

75. Все листы дела, подлежащего полному оформлению, включая помещенные в него конверты и вложения (за исключением вложений в конверты хранения), нумеруются простым карандашом. Лист-заверитель не нумеруется. Внутренняя опись нумеруется отдельно.

Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом.

Если дело состоит из нескольких томов, а том — из нескольких частей, листы в каждом томе или части нумеруются отдельно.

При наличии в нумерации листов ошибок (не более 5 ошибок в деле или томе), листы дела (тома) могут не нумероваться заново. При наличии не более 5 не учтенных нумерацией листов допускается их нумерация литерным номером (обозначаемым не только цифрой, но и буквой), например, 2а, 2б и т.д. Допущенные в нумерации листов ошибки (как пропущенные номера листов, так и листы, обозначенные литерными номерами) оговариваются на листе-заверителе.

Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

76. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме (приложение № 14). К наследственным делам лист-заверитель не составляется.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле (томе); оговариваются наличие документов за другие календарные годы, листы, обозначенные литерными номерами, пропущенные номера листов, склеенные или поврежденные листы; отражаются любые изменения в оформленных делах: изъятие, добавление документов и т.д. Это может быть сделано путем внесения изменений в существующий лист-заверитель (при этом старый текст зачеркивается так, чтобы он мог быть прочитан, вносится новый текст; изменения датируются, подписываются и заверяются оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации) или путем составления нового листа-заверителя, который подшивается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается и оставляется в деле.

Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления заверительной надписи. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Запрещается излагать лист-заверитель на обложке дела или чистом обороте листа последнего документа.

77. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельных листах (приложение № 15). Каждый документ вносится во внутреннюю опись под самостоятельным порядковым номером, указываются дата документа, заголовок, номера листов, на которых расположен каждый документ.

На дела, формируемые по видам документов (договоры, завещания и т.д.), допускается составление внутренней описи документов дела по специальной форме (приложение № 16). В этом случае в графу «Вид документа» вносится название нотариально удостоверенного документа, например: договор мены, договор купли-продажи. Для более удобного поиска документа в деле название удостоверенного документа дополняется фамилиями, именами и отчествами лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, например, «Договор купли-продажи квартиры между (фамилия, имя, отчество) и (фамилия, имя, отчество)».

Наименования документов и копии документов, прилагаемых к удостоверенному документу и подшитых к нему, во внутреннюю опись не вносятся. При этом в графе «Номера листов дела» проставляются номера листов дела, занятые удостоверенным документом с приложениями.

Изменения состава документов дела (изъятие документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечание».

78. Внутренняя опись имеет итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления описи и подшивается в начале дела.

79. После составления листа-заверителя и внутренней описи все документы, составляющие дело, помещаются в обложку, прошиваются прочной нитью или переплетаются с учетом возможного свободного чтения их текстов. Исключение составляют документы, помещенные в дело «Конверты хранения». Если текст документа близко расположен к левому краю листа, что после подшивки затруднит его чтение, к листу подклеивается полоска бумаги, которая прошивается при оформлении дела. На место склейки помещается оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеиваются бумажной наклейкой, на которую ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть — на листе. При этом указывается следующая надпись: «В деле пронумеровано, прошито и скреплено печатью всего __листов документов, +___ листов внутренней описи, + лист-заверитель».

80. В течение двух месяцев после окончания календарного года отдельно на оконченные дела постоянного, отдельно на оконченные дела временного (свыше 10 лет) хранения, отдельно на оконченные наследственные дела составляется опись наследственных дел, оконченных в соответствующем году (приложение № 17).

81. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Реквизиты описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (тома). В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, томов, числящихся в данной описи.

82. Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом, занимающимся частной практикой, или уполномоченным лицом в государственной нотариальной конторе с проставлением даты, подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

83. Описи дел в двух экземплярах представляются для утверждения нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой — в территориальный орган в течение двух месяцев по окончании календарного года.

Один экземпляр утвержденной описи возвращается нотариусу, а второй остается на хранении соответственно в нотариальной палате или в территориальном органе.

84. В случае принятия нотариальной палатой или территориальным органом решения об исключении из представленной описи дела (тома) текст описи изменяется подготовившим данную опись лицом.

85. В случае необходимости изъятия или добавления документов в полностью оформленные дела постоянного или временного хранения (например, изъятие правоустанавливающих документов при расторжении договора) производятся переформирование и переоформление дела.

86. Добавление документов в дело производится в следующем порядке. Дело расшивается. При подшивке новых документов должно соблюдаться условие помещения вместе всех документов по одному вопросу. Меняется нумерация листов. Если в дело добавляется не более 5 листов, допускается проставление литерных номеров листов в соответствии с пунктом 75 Правил. Вносятся соответствующие изменения в лист-заверитель и внутреннюю опись, составляется справка о причинах переформирования и переоформления дела (за исключением наследственных дел), датируемая и подписываемая нотариусом, которая подшивается в конец дела перед листом-заверителем, нумеруется и включается во внутреннюю опись.

87. Документы, хранящиеся в номенклатурных делах нотариуса, в случае их возврата или изъятия (выемки) выдаются:

лицу, на имя которого были оформлены возвращаемые документы, или его представителю при предъявлении: заявления с указанием причин возврата документов; документа, удостоверяющего личность; документа, подтверждающего полномочия представителя; документа, послужившего основанием для возврата документа (например, соглашения о расторжении договора, при удостоверении соглашения не тем нотариусом, который удостоверял расторгаемый договор);

работникам суда, прокуратуры, органов следствия при предъявлении служебного удостоверения, документа, на основании которого производится изъятие.

88. Возврат или изъятие документов из дел нотариуса производится в следующем порядке. Дело расшивается, изымаются необходимые документы; на их место подшиваются копии, заверенные подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В дело также подшивается документ, на основании которого производился возврат или изъятие (заявление лица, на имя которого оформлены возвращаемые документы, протокол выемки, определение (запрос) суда, иной документ, на основании которого производился возврат или изъятие). В случае направления возвращаемого или изъятого документа почтой, составляется сопроводительное письмо, экземпляр которого подшивается в дело. Производится перенумерация листов. Если количество листов уменьшается на 5 или менее листов, их нумерация может не меняться, при этом на листе-заверителе делается отметка о пропущенных номерах. В случае увеличения количества листов в деле производится нумерация в порядке, предусмотренном пунктом 75 Правил.

89. Переформированные документы в деле прошиваются. Изменяется количество листов, указанное на листе-заверителе и на обложке дела.

90. В случае возвращения нотариусу ранее изъятых из его дел документов они вновь помещаются в дело, из которого изымаются их копии. Протокол выемки, определение (запрос) суда, иные документы, на основании которых производилось изъятие, подшиваются нотариусом в номенклатурное дело «Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях». Документы в деле вновь прошиваются. Копии документов уничтожаются.

91. Реестры, книги, журналы до внесения в них первой записи должны быть прошиты, листы их пронумерованы. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последних листов реестров, книг, журналов. В реестрах, книгах, журналах, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты. В реестрах, книгах, журналах, ведение которых осуществляется нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, указанная запись заверяется подписью должностного лица и заверяется оттиском печати территориального органа.

Выдача реестров, книг, журналов нотариусам, занимающимся частной практикой, регистрируется в нотариальной палате, нотариусам, работающим в государственной нотариальной конторе, — в территориальном органе, при этом на реестрах, книгах, журналах проставляются даты выдачи и их регистрационные номера.

IX. Временное хранение дел. Передача дел

92. Дела, в том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения с момента их открытия до момента передачи в соответствующий архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат временному хранению по месту их формирования. В случае прекращения полномочий нотариуса, сформировавшего дела, они подлежат временному хранению у нотариуса, которому дела переданы в соответствии с Правилами.

93. Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.

94. Дела постоянного срока хранения по месту формирования хранятся не более 75 лет с момента их окончания.

95. По истечении срока временного хранения дела уничтожаются нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — лицом, ответственным за делопроизводство.

96. Дела постоянного срока хранения, передаваемые в соответствующий архив по описи (приложение № 18), должны быть полностью оформлены в соответствии с пунктом 69 Правил.

97. В случае возложения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, на лицо, временно его замещающее, данному лицу передаются печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и номенклатурные дела текущего делопроизводства и находящиеся на временном хранении.

Периоды исполнения обязанностей лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, передача дел и печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации учитываются в журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати (приложение № 19).

98. Документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей, формируются в соответствующие дела.

99. В случае длительного отсутствия нотариуса (более трех месяцев), невозможности исполнять им свои полномочия и (или) содержать архив, а также сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, изменения территории его деятельности, увольнения нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе, или работника, ответственного за делопроизводство, дела и документы передаются по акту:

нотариусом, занимающимся частной практикой, — другому нотариусу, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;

нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, — нотариусу, ответственному за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, в соответствии с приказом территориального органа;

нотариусом, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, — другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;

работником, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, — нотариусу, ответственному за делопроизводство, или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа.

В случае отсутствия нотариуса, занимающегося частной практикой, которому могут быть переданы дела, дела передаются на временное хранение в нотариальную палату.

Срок передачи дел не должен превышать 30 дней с момента сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, если Правилами не установлено иное. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, не являющегося нотариусом, передача дел должна осуществиться до дня его увольнения.

В случае временного отсутствия нотариуса (от 7 календарных дней до трех месяцев), если не имеется лица, замещающего его на основании статьи 20 Основ, находящиеся в его производстве наследственные дела для дальнейшего ведения и выдачи свидетельств о праве на наследство, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел подлежат передаче нотариусом другому нотариусу, определяемому в порядке, установленном в настоящем пункте.

100. В случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права нотариальной деятельности по решению суда, при наступлении иных обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом, дела нотариуса, включая нотариальные архивные документы, в течение двух месяцев передаются другому нотариусу, определяемому в порядке, установленном пунктом 99 Правил, комиссией, создаваемой приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.

В состав комиссии включаются представители нотариальной палаты и территориального органа. В случае передачи дел нотариуса, занимающегося частной практикой, председателем комиссии является представитель нотариальной палаты, при передаче дел государственной нотариальной конторы — представитель территориального органа.

Срок передачи дел продлевается приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.

Дела передаются по акту приема-передачи дел на временное хранение (приложение № 20), который от имени передающей стороны подписывается членами комиссии.

Дела передаются комиссией в порядке, установленном Правилами для передачи дел самим нотариусом. При этом оформление дел, составление акта приема-передачи дел возлагаются на членов комиссии.

При необходимости наследственные дела, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел могут быть переданы комиссией в первоочередном порядке по отдельному акту.

101. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 100 Правил, нотариальная палата обязана обеспечить сохранность нотариальных документов. Со дня начала работы комиссии, созданной для передачи дел нотариуса, и до момента передачи этих дел другому нотариусу ответственность за сохранность документов возлагается персонально на председателя комиссии.

В случае невозможности передачи дел комиссией (отсутствие информации о месте нахождения подлежащих передаче дел, доступа к ним, наличие иных объективных причин, делающих невозможной передачу дел) председатель комиссии незамедлительно уведомляет об этом территориальный орган и нотариальную палату в целях обращения в суд для решения вопроса о принудительном изъятии подлежащих передаче дел.

102. В случае, предусмотренном абзацем восьмым пункта 99 Правил, передаче подлежат дела, связанные с оформлением наследственных прав. В иных случаях передаче подлежат все дела, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, включая реестры, книги, журналы.

При этом дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены в соответствии с пунктом 69 Правил; дела со сроком хранения до 10 лет могут передаваться частично оформленными в соответствии с пунктом 68 Правил.

Реестры, книги, журналы, не использованные нотариусом, занимающимся частной практикой, передаются в нотариальную палату, а нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, — в территориальный орган.

103. Дела передаются по акту приема-передачи дел на временное хранение, составляемому в количестве, соответствующем числу органов, принявших решение о передаче дел (нотариальная палата, территориальный орган), а также лиц, принимающих и передающих дела.

104. Дела вносятся в акт приема-передачи дел на временное хранение по разделам: «Нотариальные реестры, книги, журналы», «Наследственные дела», «Иные номенклатурные дела».

105. В конце акта приема-передачи дел на временное хранение делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в него дел.

106. После передачи дел все экземпляры акта приема-передачи дел на временное хранение подписываются как лицом (лицами), передающему дела, так и лицом (лицами), их принимающим(и), с проставлением даты подписания акта.

Если объем акта приема-передачи дел на временное хранение превышает один лист, его листы прошиваются и нумеруются.

107. Подписанный акт приема-передачи дел на временное хранение утверждается нотариальной палатой (в случае передачи дел нотариусу, занимающемуся частной практикой) или территориальным органом (при передаче дел нотариусу государственной нотариальной конторы).

Один экземпляр утвержденного акта остается в делах органов, его утвердивших, другие — передаются нотариусам (работникам), принимающим и передающим дела. Копия утвержденного акта о передаче дел нотариусу, занимающемуся частной практикой, в трехдневный срок с момента утверждения направляется нотариальной палатой в территориальный орган.

108. Дела постоянного хранения, содержащие документы, не исполненные по не зависящим от нотариуса причинам в течение 75 лет (например, лицо, сдавшее нотариусу документы на хранение, не обратилось за их возвратом), подлежат полному оформлению и передаче в соответствующий архив.

X. Уничтожение дел

109. Отбор дел для уничтожения производится по окончании календарного года нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — лицом, ответственным за делопроизводство.

110. Дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения.

Производится полистный просмотр дел с целью их отбора для уничтожения. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается.

111. Отобранные для уничтожения дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, составляемый в трех экземплярах — при уничтожении дел нотариусом, занимающимся частной практикой, и в двух экземплярах в случае уничтожения дел государственной нотариальной конторы.

Акт о выделении к уничтожению документов подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, ответственным за делопроизводство. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Отбор документов для уничтожения производится после составления в порядке, предусмотренном пунктом 80 Правил, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

112. Акт о выделении к уничтожению документов в течение трех месяцев после окончания календарного года представляется для согласования экспертной комиссии, которой проверяется правильность отбора документов для уничтожения (проводится экспертиза ценности документов).

На основании экспертизы ценности документов экспертная комиссия определяет необходимость исключения отобранных для уничтожения дел из акта о выделении к уничтожению документов.

В случае принятия экспертной комиссией решения об исключении из представленного акта дел его текст изменяется подготовившим данный акт нотариусом (работником), ответственным за делопроизводство.

113. Акт о выделении к уничтожению документов, согласованный экспертной комиссией, представляется на утверждение в нотариальную палату и территориальный орган (в случае уничтожения дел нотариуса, занимающегося частной практикой) или в территориальный орган (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).

114. Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой в течение 30 дней со дня утверждения акта.

Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов.

115. На акте о выделении к уничтожению документов делается отметка о дате и способе уничтожения дел. Отметка подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, ответственным за делопроизводство, с проставлением даты и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

116. Один экземпляр акта о выделении к уничтожению документов с отметкой об уничтожении дел хранится в делах нотариуса, остальные передаются нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату и территориальный орган, а государственной нотариальной конторой — в территориальный орган.

XI. Особенности формирования и оформления отдельных видов дел

Формирование и оформление наследственных дел

117. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом первого документа, свидетельствующего об открытии наследства (заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, о вынесении постановления о выплате денежных средств на достойные похороны наследодателя, о выдаче свидетельства о праве собственности пережившего супруга на долю в общем имуществе супругов, о согласии быть исполнителем завещания, о выдаче свидетельства, удостоверяющего полномочия исполнителя завещания, и т.д.).

118. Документы, относящиеся к наследственному делу, могут быть представлены нотариусу, как на личном приеме, так и по почте.

119. Возврат подлинного документа заявителю производится под расписку, которая может быть оформлена в виде отдельного документа, помещаемого в дело, или в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа.

120. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в книге учета наследственных дел (приложение № 21). В случае поступления такого документа по почте он также регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции.

121. Документ, указанный в пункте 117 Правил, помещается в наследственное дело, а наследственному делу присваивается индивидуальный номер. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в книге учета наследственных дел, и года открытия наследственного дела. Например, 20/2005, где 20 — порядковый номер конкретного наследственного дела в соответствии с регистрацией в книге учета наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2005 — год открытия наследственного дела.

122. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется одновременно в графах 1 и 2 книги учета наследственных дел. Номер, под которым данный документ записан в графе 1 книги учета наследственных дел, является порядковым номером регистрируемого документа, номер, под которым документ записан в графе 2 книги учета наследственных дел, является порядковым номером наследственного дела.

123. После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в Алфавитной книге учета наследственных дел (приложение № 22).

124. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в книге учета наследственных дел регистрируются все поступившие по конкретному наследственному делу заявления, в том числе заявления, поступившие после заведения наследственного дела, оформленные ненадлежащим образом или поступившие с нарушением установленных законом сроков. Например, регистрируются в книге учета наследственных дел заявления о принятии наследства, поданные по истечении 6 месяцев, установленных для принятия наследства; заявления, переданные нотариусу не наследником или направленные по почте, если на них не засвидетельствована подлинность подписи наследника, поскольку данные документы могут служить основанием для отказа в выдаче свидетельства о праве на наследство, если лицо, подавшее ненадлежащее оформленное заявление, не направит нотариусу в установленный срок иное заявление, оформленное в соответствии с законом, или судом не будет восстановлен срок для принятия наследства.

125. При поступлении иных заявлений к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, они регистрируются только в графе 1 книги учета наследственных дел. При этом в графе 3 книги учета наследственных дел проставляется номер наследственного дела, по которому поступило заявление.

126. Поручение о принятии мер по охране или управлению наследственным имуществом, полученное от нотариуса по месту открытия наследства, регистрируется соответственно в книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества (приложение № 23) или в книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществом (приложение № 24).

В случае поступления поручения по почте оно регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем — в соответствующей книге учета заявлений (поручений).

127. Документы, относящиеся к конкретному наследственному делу, помещаются в обложку наследственного дела (приложение № 25).

128. В наследственное дело помещаются все документы, связанные с оформлением наследства конкретного наследодателя (в том числе документы, касающиеся подтверждения полномочий душеприказчика, принятия мер к охране и управлению наследственным имуществом, экземпляр свидетельства о праве на наследство, документ о выдаче свидетельства о праве на наследство в налоговый орган по установленной форме, запросы суда, соответствующая переписка нотариуса и т.д.).

129. При вынесении нотариусом постановления об отказе в совершении нотариального действия экземпляр постановления помещается в наследственное дело.

130. После выдачи свидетельства о праве на наследство всем наследникам производство по наследственному делу считается оконченным, и дело оформляется для временного хранения (глава IX Правил).

131. Наследственное дело оформляется для временного хранения в случае окончания производства по нему без выдачи свидетельства о праве на наследство, если:

а) вступило в законную силу решение суда, разрешившего по существу вопросы, относящиеся к конкретному наследственному делу. Дело считается оконченным со дня вступления в законную силу решения суда;

б) по имеющимся у нотариуса сведениям все наследственное имущество по наследственному делу, которое начато на основании заявления лица о вынесении нотариусом постановления о предоставлении банком денежных средств, находящихся во вкладе или на счете наследодателя, необходимых для его похорон, состоит из вклада (счета) в банке. Если в указанном случае размер денежных средств на вкладе (счете) меньше или равен размеру средств, которые могут быть выданы на похороны наследодателя в соответствии с законодательством Российской Федерации, и в течение срока, установленного для принятия наследства, не поданы новые документы по указанному наследственному делу, по истечении года со дня открытия наследственное дело считается оконченным;

в) призванные к наследованию наследники не обратились к нотариусу с заявлением о выдаче свидетельства о праве на наследство в течение 5 лет со дня открытия наследства;

г) наследственное имущество отсутствует;

д) умер(ли) единственный наследник (все наследники), принявший(ие) наследство, но не получивший(ие) свидетельство о праве на наследство.

132. Производство по наследственному делу прекращается в связи с отказом нотариуса выдать свидетельство о праве на наследство, если наследники не устранили препятствий к выдаче свидетельства о праве на наследство, послужившие основанием к отказу в выдаче свидетельства о праве на наследство, отказ не обжалован в судебном порядке, решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

133. При подготовке оконченного наследственного дела для временного хранения:

а) документы в деле подшиваются в следующем порядке:

копия свидетельства о смерти наследодателя;

заявления о принятии наследства (в хронологическом порядке);

заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство (в хронологическом порядке);

иные заявления (в хронологическом порядке);

документы, подтверждающие основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя и т.д.) или их копии;

справка о последнем месте жительства наследодателя или иной документ, на основании которого определено место открытия наследства;

документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю;

документы о стоимости наследственного имущества;

запросы нотариуса для установления состава наследственного имущества и ответы на них;

свидетельство о праве на наследство;

письмо в налоговый орган о направлении сведений о выданном свидетельстве о праве на наследство;

б) листы дела нумеруются, составляется внутренняя опись.

134. Оконченное наследственное дело возобновляется при выдаче дополнительного свидетельства о праве на наследство или нового свидетельства о праве на наследство в случае аннулирования ранее выданного. При этом в книге учета наследственных дел регистрируются заявления, послужившие основанием для возобновления наследственного дела. Новые документы помещаются в конец наследственного дела, вносятся необходимые изменения в обложку дела, во внутреннюю опись. На аннулированном свидетельстве о праве на наследство делается отметка: «Аннулировано. Постановление об аннулировании от____________ (указывается дата вынесения постановления), зарегистрировано в реестре за №___».

Направление наследственных дел по принадлежности

135. Передача нотариусом наследственного дела по принадлежности другому нотариусу (если после определения места открытия наследства по месту нахождения движимого имущества в случаях, установленных законом, выявлено входящее в состав наследства недвижимое имущество, находящееся в другом месте, и т.д.) производится в следующем порядке:

документы подшиваются в наследственное дело;

составляется внутренняя опись документов;

изготавливаются копии документов наследственного дела, включая копию обложки, которые заверяются подписью нотариуса;

подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером нотариусу по принадлежности.

136. Если нотариус, в чью компетенцию входит ведение конкретного наследственного дела, не известен, дело с сопроводительным письмом направляется в соответствующий территориальный орган для пересылки нотариусу.

137. В делах нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером — отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) нотариусу по месту открытия наследства или территориальному органу. Листы копии наследственного дела и документов, подтверждающих доставку подлинного наследственного дела получателю, нумеруются, прошиваются и заверяются подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

138. Нотариус, получивший наследственное дело, направленное ему по принадлежности, регистрирует дело в порядке, предусмотренном для регистрации первого документа, поступившего по конкретному наследственному делу в соответствии с пунктами 120 — 123 Правил. Нотариус, который уже открыл наследственное дело к имуществу данного наследодателя, при получении по принадлежности наследственного дела от другого нотариуса регистрирует его как заявление, поступившее после заведения наследственного дела в соответствии с пунктом 125 Правил.

В наследственное дело помещаются все полученные по принадлежности документы, включая сопроводительное письмо и обложку, в которой дело поступило (в случае помещения поступившего дела в новую обложку).

139. Если один из наследников, принявших наследство, умирает до получения свидетельства о праве на наследство и при этом место открытия оставшегося после него наследства не совпадает с местом открытия принятого им наследства, копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется нотариусу, ведущему наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем. Копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется по запросу нотариуса, ведущего наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем.

140. При направлении копии наследственного дела:

снимаются копии всех документов, находящихся в наследственном деле, а также обложки наследственного дела;

заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации копия каждого документа, находящегося в наследственном деле, в том числе — внутренней описи;

прошиваются листы копий документов;

нумеруются листы копий документов наследственного дела, количество прошитых листов заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

копия наследственного дела с сопроводительным письмом направляется по принадлежности заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером.

141. В подлинное наследственное дело помещается сопроводительное письмо о направлении копии дела нотариусу (территориальному органу); уведомление оператора почтовой связи о вручении нотариусу (территориальному органу) заказной бандероли (письма), а в случае доставки копии наследственного дела курьером — соответствующий документ с отметкой получателя о вручении заказной бандероли (письма) нотариусу или территориальному органу.

Передача наследственного дела или его копии по принадлежности осуществляется в течение 7 рабочих дней со дня получения нотариусом, передающим наследственное дело или его копию, документа, послужившего основанием для передачи (заявления наследника, запроса нотариуса и т.д.).

Принятие закрытого завещания

142. Конверт с закрытым завещанием в запечатанном нотариусом конверте, экземпляр свидетельства о принятии закрытого завещания, распоряжение об отмене закрытого завещания — в случае его отмены завещателем посредством совершения распоряжения — помещаются в дело «Конверты хранения».

143. Для обеспечения целостности конверта хранения и конверта с закрытым завещанием конверты хранения помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (с зажимами, прозрачными файлами и т.д.).

144. Все документы, относящиеся к одному закрытому завещанию, группируются вместе и нумеруются в соответствии с пунктом 75 Правил, но не прошиваются.

Помимо самого конверта хранения в дело помещается экземпляр Свидетельства о принятии закрытого завещания.

145. Принятые нотариусом закрытые завещания регистрируются в Алфавитной книге учета завещаний (приложение № 26) с пометкой «закрытое». После вскрытия закрытого завещания в алфавитной книге проставляется отметка о дате вскрытия завещания.

146. Объем дела «Конверты хранения» (количество размещенных в нем конвертов хранения, включая свидетельства о принятии закрытых завещаний и иные документы) определяется самим нотариусом, исходя из принципа обеспечения сохранности и целостности закрытых завещаний.

147. При незначительном количестве принятых нотариусом в течение календарного года закрытых завещаний дело «Конверты хранения» может быть переходящим.

148. Конверт хранения и относящееся к нему свидетельство о принятии закрытого завещания изымаются из дела при вскрытии закрытого завещания, на их место помещается справка об изъятии документа, содержащая сведения о причине и дате изъятия документов (приложение № 27).

Вскрытие и оглашение закрытого завещания

149. Поданное на личном приеме у нотариуса заявление о представлении свидетельства о смерти лица, совершившего закрытое завещание, с предъявлением подлинника свидетельства о смерти завещателя в день его подачи регистрируется в книге учета дел закрытых завещаний (приложение № 28).

В деле у нотариуса остается копия свидетельства о смерти завещателя, подлинник свидетельства о смерти возвращается заявителю.

150. При направлении по почте с сопроводительным документом свидетельства о смерти (повторного свидетельства о смерти) лица, совершившего закрытое завещание, в журнале регистрации входящей корреспонденции и в книге учета дел закрытых завещаний в день получения регистрируется сопроводительный документ. При направлении свидетельства о смерти завещателя без сопроводительного документа изготавливается копия свидетельства о смерти, которая в день поступления к нотариусу регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции и книге учета дел закрытых завещаний. Подлинный экземпляр свидетельства о смерти завещателя возвращается заявителю.

Конверт, в котором поступило по почте свидетельство о смерти лица, совершившего закрытое завещание, хранится в деле закрытого завещания.

151. При поступлении документа, послужившего основанием для начала производства по вскрытию закрытого завещания, нотариусом заводится индивидуальное дело «Закрытое завещание» с присвоением ему номера. Номер дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, под которым документ зарегистрирован в книге учета дел закрытых завещаний, и года открытия дела. Например, 3-2005, где 3 — порядковый номер конкретного дела закрытого завещания в соответствии с регистрацией в книге учета дел закрытых завещаний; 2005 — год открытия дела закрытого завещания.

152. Документы, относящиеся к конкретному закрытому завещанию, помещаются в обложку дела закрытого завещания (приложение № 29).

153. Наследникам по закону лица, совершившего закрытое завещание, заказным письмом направляется извещение о вскрытии закрытого завещания, в котором содержатся сведения о дате, месте и времени вскрытия и оглашения закрытого завещания (приложение № 30). Уведомление о вручении извещения хранится в деле нотариуса.

154. В дело закрытого завещания помещаются все документы, связанные с вскрытием и оглашением конкретного закрытого завещания, включая конверт хранения, конверт, в который завещателем было помещено закрытое завещание, свидетельство о принятии закрытого завещания, подлинник закрытого завещания (или любое иное вложение, изъятое из конверта, переданного нотариусу завещателем), подлинник протокола вскрытия и оглашения закрытого завещания.

155. Производство по конкретному закрытому завещанию считается оконченным, и дело готовится для временного хранения (глава IX Правил) после выдачи наследникам по завещанию копии протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания.

Производство по делу закрытого завещания может быть окончено и дело подготовлено для временного хранения, если наследниками по завещанию копия протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания не получена в течение года с момента вскрытия и оглашения закрытого завещания.

Депозит нотариуса

156. Первый поступивший к нотариусу документ, свидетельствующий о намерении внести в депозит нотариуса деньги и ценные бумаги, является основанием для начала производства по конкретной депозитной операции нотариуса. В частности, такими документами могут быть заявление должника или конкурсного управляющего о принятии в депозит нотариуса причитающихся с должника денег и ценных бумаг; опись наследственного имущества (если меры по охране наследства и принятие в депозит наличных денег осуществляются одним нотариусом); заявление нотариуса о внесении в депозит наличных денег (если меры по охране наследства и принятие в депозит наличных денег осуществляются разными нотариусами).

157. Документ, послуживший основанием для начала производства по конкретной депозитной операции, регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции. В книге учета депозитных операций (приложение № 31) указанный документ регистрируется в день непосредственного внесения денег или ценных бумаг в депозит нотариуса.

После регистрации депозитной операции в книге учета депозитных операций данные о лице, на чье имя в депозит нотариуса внесены деньги или ценные бумаги, вносятся в Алфавитную книгу учета кредиторов (приложение № 32).

158. Дело по конкретной депозитной операции формируется в отношении каждого кредитора. В дело помещаются документы, связанные с принятием в депозит нотариуса денег и ценных бумаг, включая документы, подтверждающие наличие оснований для внесения в депозит денег и ценных бумаг, право обратившегося к нотариусу лица исполнить обязательство внесением долга в депозит, вхождение в состав наследства наличных денег, банковский документ о зачислении на депозитный счет нотариуса денежных средств и т.д.

159. Лицу, внесшему в депозит деньги и ценные бумаги, нотариусом в подтверждение их внесения выдается справка, оформленная на личном бланке нотариуса, заверенная подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

О принятии в депозит денег и ценных бумаг нотариус заказным письмом направляет кредиторам или наследникам извещение о внесении в депозит нотариуса денег или ценных бумаг (приложение № 33). Уведомление о вручении извещения хранится в документах конкретной депозитной операции.

160. Производство по конкретной депозитной операции считается оконченным в случае:

— передачи наследникам или кредиторам всех внесенных в депозит нотариуса причитающихся им денег и ценных бумаг;

— выдачи закладной ее владельцу;

— возврата денежных сумм и ценных бумаг лицу, внесшему их в депозит нотариуса, в случаях, предусмотренных законодательством;

— перечисления нотариусом в соответствующий бюджет невостребованных кредиторами или наследниками внесенных в депозит нотариуса денег и ценных бумаг.

161. Производство по конкретной депозитной операции прекращается отказом нотариуса совершить нотариальное действие — принять в депозит деньги и ценные бумаги, если лицо, обратившееся за совершением данного нотариального действия, не устранило препятствия, послужившие основанием к отказу в его совершении, указанный отказ не обжалован в судебном порядке или решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

Вексельные протесты

162. Заявление о совершении вексельного протеста регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции.

163. Подлинные векселя, прилагаемые к заявлению, принимаются нотариусом под расписку, в которой указываются дата принятия векселей, количество принятых векселей и индивидуальные признаки каждого векселя. Расписка заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Возврат подлинных векселей, принятых нотариусом, векселедержателю также производится под расписку, которая помещается в дело.

К материалам по протесту векселя приобщается изготовленная нотариусом копия векселя.

Копия векселя, приобщаемая к делам нотариуса, должна отражать любые записи, произведенные на векселе в процессе предъявления требования по векселю или его опротестования, в том числе: проставленную акцептантом подпись или дату акцепта, проставленную векселедателем датированную отметку, отметку нотариуса о совершенном протесте, надпись нотариуса о получении платежа по векселю.

164. К документам по протесту векселя приобщаются все документы, связанные с предъявлением требований лицу, обязанному по векселю, или опротестованием векселя, включая копию векселя, экземпляр составленного нотариусом протеста векселя, документы (или их копии), подтверждающие полномочия представителей, правоспособность юридического лица, и т.д.

165. Производство по протесту конкретного векселя считается оконченным после приобщения к документам вексельного протеста документов, свидетельствующих об отказе обязанного по векселю лица выполнить предъявленное нотариусом требование (копии векселя с отметкой нотариуса о совершенном протесте и экземпляра протеста векселя) или о выполнении предъявленного нотариусом требования (копии векселя с подписью акцептанта, проставленной датированной отметкой или датой акцепта, надписью нотариуса о получении платежа по векселю, документа, подтверждающего возвращение обязанным лицом акцептованного экземпляра векселя или подлинника векселя).

166. Производство по протесту конкретного векселя прекращается в связи с отказом нотариуса совершить нотариальное действие — осуществить вексельный протест, если лицо, обратившееся за протестом векселя, не устранило препятствия, послужившие основанием к отказу в совершении данного нотариального действия, указанный отказ не обжалован в судебном порядке или решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

XII. Порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий

167. Реестры для регистрации нотариальных действий используются в течение календарного года.

Одновременно нотариус может вести один общий реестр для регистрации любых нотариальных действий, по одному специальному реестру для регистрации конкретных нотариальных действий, предусмотренных законодательством Российской Федерации (регистрация сделок, свидетельствование подлинности подписи, выдача свидетельств о праве на наследство и т.д.), и несколько реестров для регистрации свидетельствования верности копий документов (далее — реестр для регистрации копий).

Ведение специальных реестров не исключает возможности регистрации в общем реестре любых нотариальных действий, в том числе и тех, для регистрации которых предусмотрены специальные реестры.

По решению нотариальной палаты допускается одновременное ведение двух и более общих реестров. В таком случае специальные реестры не ведутся.

Каждому реестру присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел, реестры нумеруются. Индекс и номер реестра указываются на обложке реестра.

Общие реестры нумеруются арабскими цифрами последовательно по мере их заведения после окончания предыдущего реестра (1, 2, 3 и т.д.).

При ведении нескольких общих реестров каждому реестру присваивается отдельный (индивидуальный) цифровой номер, неизменный в течение календарного года, например, 1, 2, 3. Указанные номера реестров сохраняются до конца календарного года независимо от количества томов данных реестров.

Присвоение номеров специальным реестрам (за исключением реестров для регистрации копий) производится по мере окончания предыдущего реестра и заведения последующего реестра, осуществляется их порядковая нумерация. К порядковому номеру специального реестра, обозначаемому арабскими цифрами, прибавляется буква, соответствующая наименованию нотариального действия. Например, 1С — номер первого реестра, заведенного для регистрации сделок; 2С — номер второго реестра для регистрации сделок, заведенного после окончания первого реестра, и т.д.

Нумерация реестров для регистрации копий осуществляется в специальном порядке. Реестры для регистрации копий нумеруются посредством цифрового и буквенного обозначения. Цифра номера реестра для регистрации копий (в связи с возможностью одновременного ведения нескольких реестров) остается неизменной в течение года. Например, при одновременном заведении нотариусом двух реестров для регистрации копий, первому реестру присваивается номер 1К, второму — 2К. Указанные номера реестров сохраняются до конца календарного года независимо от количества томов данных реестров.

Каждому нотариальному действию, внесенному в реестр, присваивается индивидуальный регистрационный номер.

Индивидуальный регистрационный номер нотариального действия, зарегистрированного в реестре, состоит из номера реестра и порядкового номера нотариального действия, присвоенного ему в соответствии с регистрацией в данном реестре согласно пункту 172 Правил. Например, 1-1087; 2Д-137, 4К-1220, где 1, 2Д, 4К — номер реестра; 1087, 137,1220 — порядковый номер конкретного нотариального действия в соответствии с его регистрацией в реестре.

При регистрации нотариальных действий в реестрах (как в общих, так и в специальных) применяется сквозная нумерация: регистрационные номера нотариальных действий возрастают от единицы в первом томе реестра до последнего порядкового номера в последнем томе соответствующего реестра.

168. Записи в реестре производятся ручкой, аккуратно и разборчиво, с использованием красителей синего, голубого или фиолетового цвета.

При записи в реестре допустимы общепринятые сокращения слов. Использование мастичного штампа для заполнения реестра допускается только в целях указания даты совершенного нотариального действия.

169. Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются. Допускается внесение в реестр поправок (дописок, приписок, исправлений), в обязательном порядке оговариваемых. Поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде, при этом не допускается использование корректирующей краски. Поправки заверяются подписью нотариуса с проставлением даты и оттиска печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

170. В случае обнаружения ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре нотариус не позднее дня, следующего за днем обнаружения ошибки, составляет акт, заверяемый подписью нотариуса с проставлением даты. Акт подклеивается в конец реестра, на акте и месте склейки ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, который проставляется таким образом, чтобы часть изображения печати была расположена на акте, часть — на реестре.

171. Записи в реестре могут производиться нотариусом, стажером нотариуса, помощником нотариуса или другим уполномоченным на это лицом, работающим по трудовому договору в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой.

172. В графе 1 реестра указывается порядковый номер нотариального действия с начала календарного года.

Индивидуальный номер реестра, являющийся составной частью номера нотариального действия в соответствии с пунктом 167 Правил, в графе 1 может не проставляться.

При свидетельствовании верности нескольких копий одного документа допускается нумерация совершаемых нотариальных действий одной записью, например, 7-11, при свидетельствовании верности 5 копий одного документа.

173. В графе 2 реестра указывается дата совершения нотариального действия, которая должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или ином документе, выданном нотариусом, если иное не вытекает из содержания нотариального действия: например, удостоверение достоверности протокола органа управления организации, морской протест, обеспечение доказательств, принятие мер по охране наследственного имущества.

174. В графе 3 реестра при совершении нотариального действия от имени физического лица указываются фамилия, имя, отчество гражданина, дата его рождения (число, месяц, год — арабскими цифрами) и его место жительства.

При совершении нотариального действия от имени юридического лица указывается его наименование в соответствии с учредительными документами, место нахождения, документы, подтверждающие правоспособность юридического лица.

В отношении представителя физического или юридического лица (в том числе родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности) в графе 3 помимо сведений, перечисленных в абзаце первом и втором настоящего пункта, указываются реквизиты документа, подтверждающего его полномочия (наименование, дата выдачи, кем выдан, если документ удостоверен — дата, регистрационный номер удостоверения, фамилия, инициалы, должность лица, удостоверившего документ), статус или должность этого лица при их наличии и реквизиты документа, подтверждающего. данный статус или должность (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ).

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, данные о физическом лице, юридическом лице, их представителях указываются в графе 3 на основании сведений, содержащихся в уведомлении о залоге движимого имущества.

Помимо данных о лицах, обратившихся за совершением нотариального действия, указываются перечисленные в абзаце первом настоящего пункта данные о свидетелях, переводчиках, исполнителях завещания, лицах, подписывающих документ вместо лица, которое не может собственноручно расписаться (с указанием причины, по которой лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не может расписаться собственноручно).

Если за совершением одного нотариального действия обратилось несколько лиц, то перечисленные в абзаце первом и втором настоящего пункта данные физических и юридических лиц указываются в графе 3 реестра в отношении каждого из этих лиц.

Если одно лицо обратилось за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрируются в реестре, данные, названные в абзацах первом и втором настоящего пункта, могут быть указаны в графе 3 реестра один раз: при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается указание в графе 3 реестра слов «он (она, они) же».

175. В графу 4 реестра вписываются реквизиты (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ) документа, удостоверяющего личность.

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в графе 4 указываются: уникальный номер квалифицированного сертификата ключа электронной подписи заявителя; уникальный номер квалифицированного сертификата удостоверяющего центра, выдавшего квалифицированный сертификат заявителя; страховой номер индивидуального лицевого счета владельца квалифицированного сертификата (для физического лица) либо идентификационный номер налогоплательщика владельца квалифицированного сертификата (юридического лица); дата и время проверки нотариусом электронной подписи заявителя.

Если одно лицо обратилось за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрируются в реестре, данные, названные в абзаце первом настоящего пункта, могут быть указаны в графе 4 реестра один раз: при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается указание в графе 4 реестра слов «то (тот, те) же».

176. В графе 5 реестра указывается краткое содержание нотариального действия с учетом особенностей, предусмотренных в настоящем пункте.

При свидетельствовании верности копии документа указываются: наименование документа; его краткое содержание; фамилия, имя, отчество гражданина и (или) наименование юридического лица, которым принадлежит этот документ; кем выдан документ и дата его выдачи, например: «Копия свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выданного 10.05.1982 отделом ЗАГС Советского района г. Воронежа».

Если свидетельствуется верность нескольких копий одного документа, то указывается число экземпляров копий, например: «3 копии свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выданного 10.05.1982 отделом ЗАГС Советского района г. Воронежа».

Если свидетельствуется верность одной копии документа, изложенной на одной странице, количество копий и страниц в реестре не указывается.

Если копия документа изложена на нескольких страницах, то указывается количество страниц копии, например: «Копия свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выданного 10.05.1982 отделом ЗАГС Советского района г. Воронежа на 2 страницах»; «3 копии свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выданного 10.05.1982 отделом ЗАГС Советского района г. Воронежа, на 2 страницах каждая».

При удостоверении сделок, экземпляр которых остается в делах нотариуса, указывается вид сделки, а в отношении договоров также указывается предмет сделки. Например: «Договор купли-продажи квартиры», «Завещание». В таком же порядке записываются выданные нотариусом свидетельства (о праве на наследство, о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, о нахождении гражданина в живых и т.д.).

При совершении нотариусом протестов (морской протест, протесты векселей), исполнительных надписей, принятии в депозит денег и ценных бумаг указывается наименование совершенного нотариального действия.

При удостоверении документа, экземпляр которого не остается в делах нотариуса, указываются фамилия, имя, отчество гражданина и (или) полное наименование юридического лица, в отношении которого совершается полномочие, место жительства или место нахождения этого лица, краткое содержание полномочия, например: «Доверенность на имя Иванова Ивана Петровича, проживающего по адресу: г. Москва, ул. Свободы, д. 3б, кв. 47, на продажу за цену и на условиях по его усмотрению квартиры по адресу: г. Москва, ул. Вавилова, д. 5а, кв. 32, представительство в различных организациях, сбор и подачу документов, регистрацию перехода прав и договора, получение денег и зарегистрированных документов, сроком на 1 год, без права передоверия».

При свидетельствовании подлинности подписи на документе указываются наименования нотариального действия и документа, на котором свидетельствуется подлинность подписи.

177. В графе 6 реестра указывается цифрами сумма госпошлины (нотариального тарифа), взысканной за совершение нотариального действия, денежные суммы, полученные нотариусом за выполнение технической работы и составление проектов.

Если взысканная госпошлина (нотариальный тариф) возвращается полностью или частично, то в этой графе указываются реквизиты документа (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ), на основании которого возвращается госпошлина (нотариальный тариф), и возвращенная сумма (цифрами).

Если лицо освобождается (полностью или частично) от уплаты государственной пошлины (нотариального тарифа) за совершение нотариального действия, то в реестре записывается следующее: «От уплаты освобожден на основании (указывается основание освобождения от уплаты) в размере (указывается сумма в рублях)».

178. В графе 7 реестра все лица, явившиеся за совершением нотариального действия, а также рукоприкладчик, переводчик, свидетели, исполнитель завещания собственноручно пишут свои инициалы и фамилию и проставляют роспись.

Если одно лицо обратилось одновременно за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрируются в реестре, его фамилия и инициалы могут быть указаны в графе 7 реестра один раз при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается проставление только росписи.

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, графа 7 реестра не заполняется.

При совершении нотариального действия вне помещения нотариальной конторы в графе 7 реестра указывается адрес, по которому совершено нотариальное действие.

XIII. Порядок контроля за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой

179. Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил могут быть плановыми, внеплановыми и повторными.

180. Проверки исполнения Правил осуществляются комиссией в составе не менее двух человек, в которую входят представители территориального органа и нотариальной палаты.

181. Плановые проверки исполнения Правил проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми приказами территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок.

В случае невозможности соблюдения графика проведения проверок приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой в график могут быть внесены соответствующие изменения.

182. В графике проверок указываются нотариальный округ, фамилия, имя, отчество нотариуса, подлежащего проверке, сроки проведения проверки (календарный месяц).

183. Утвержденные ежегодные графики доводятся территориальным органом до сведения нотариальной палаты и нотариусов, подлежащих проверке, в течение трех рабочих дней со дня утверждения графика.

184. Персональный состав комиссии и дата начала проверки утверждаются приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой по каждой проверке отдельно.

Срок проведения проверки не должен превышать 5 рабочих дней. При необходимости срок проведения проверки может быть продлен приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой. Кандидатуры для включения в персональный состав комиссии представляются нотариальной палатой не позднее 20 числа месяца, предшествующего месяцу проведения проверки, определенному в ежегодном графике.

В случае непредставления нотариальной палатой указанных кандидатур и предложений о дате начала проверки территориальный орган определяет состав комиссии и дату начала проверки самостоятельно с уведомлением нотариальной палаты о принятом решении.

185. О конкретной дате плановой и повторной проверки члены комиссии информируются не позднее, чем за 7 дней до ее проведения.

О дате прибытия проверяющих нотариус, подлежащий проверке, извещается не позднее, чем за 5 рабочих дней до намеченной даты проверки.

О дате проведения внеплановой проверки уведомление нотариуса, подлежащего проверке, не требуется.

186. В случае невозможности участия члена комиссии в проведении проверки по уважительным причинам он должен известить об этом территориальный орган и нотариальную палату.

187. При возникновении непредвиденных обстоятельств, препятствующих кому-либо из членов комиссии принять участие в проведении проверки, приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой утверждается иное лицо, уполномоченное участвовать в проведении назначенной проверки.

188. В случае увольнения федерального государственного гражданского служащего территориального органа, сложения полномочий нотариусом, являющихся членами комиссии, по предложению территориального органа и нотариальной палаты в персональный состав комиссии приказом территориального органа вносятся соответствующие изменения.

В случае отсутствия при проведении проверки единственного представителя нотариальной палаты или территориального органа либо нотариуса, подлежащего проверке, принимается решение о переносе даты проведения проверки, при необходимости в состав комиссии вносятся изменения.

189. В ходе плановой проверки проверяющими проводится выборочная проверка документов за четырехгодичный период, предшествующий проверке.

Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки.

190. По итогам проверки составляется справка, в которой указываются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество нотариуса;

реквизиты приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;

место нахождения нотариальной конторы;

замечания, выявленные в ходе проверки, со ссылкой на конкретные пункты Правил;

предложения по результатам проверки.

191. При отражении в справке положительных моментов исполнения нотариусом Правил следует описать те из них, которые с целью обмена опытом могут быть рекомендованы другим нотариусам.

192. Справка по итогам проверки составляется в трех экземплярах не позднее 7 рабочих дней со дня ее проведения и подписывается лицами, осуществляющими проверку, и нотариусом, в отношении которого она проводилась. Справка должна быть рассмотрена нотариальной палатой в течение 30 дней с момента поступления в нотариальную палату. Результаты проверки рассматриваются нотариальной палатой при участии представителя территориального органа.

Нотариус вправе присутствовать при обсуждении результатов проверки. Отсутствие проверяемого нотариуса при рассмотрении справки не препятствует ее рассмотрению.

Справки по итогам проверки хранятся в территориальном органе, в нотариальной палате, у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.

В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями проверяющих, он вправе представить свои письменные возражения, как при подписании справки, так и в любой момент до рассмотрения результатов проверки нотариальной палатой.

В справке о результатах проверки устанавливается срок для принятия мер по устранению выявленных недостатков и нарушений действующего законодательства, который должен составлять не более 6 месяцев со дня окончания проверки.

При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных недостатков и нарушений.

В установленные справкой сроки нотариус направляет отчет о проделанной работе по устранению недостатков и нарушений в нотариальную палату.

Непредставление нотариусом информации о проделанной работе по устранению недостатков и нарушений в нотариальную палату является основанием для проведения повторной проверки.

193. Повторная проверка проводится не позже чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой выявлены существенные нарушения Правил. При повторной проверке проводится проверка исполнения Правил за период, прошедший после плановой проверки. По результатам повторной проверки составляется заключение, содержащее помимо сведений, указанных в пункте 190 Правил, информацию об устранении нарушений, выявленных в ходе плановой проверки.

194. В случае выявления в ходе проверки нотариуса фактов нарушений Правил нотариальной палатой должен быть решен вопрос о применении к нотариусу, допустившему нарушения, мер дисциплинарной ответственности.

195. При поступлении в территориальный орган или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и писем организаций, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом Правил, по предложению нотариальной палаты или территориального органа может назначаться проведение внеплановой проверки исполнения данным нотариусом Правил.

196. Результаты внеплановой проверки оформляются и рассматриваются в порядке, предусмотренном пунктами 190 — 192 Правил.

В случае выявления в ходе внеплановой проверки нарушений Правил территориальный орган и нотариальная палата назначают повторную проверку нотариуса, допустившего их нарушения.

XIV. Особенности работы с электронными документами

197. Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:

исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;

полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

198. Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронного документа, в том числе не подтвержденные электронной подписью, рассматриваются в порядке, предусмотренном Правилами. Ответ на обращение, поступившее в электронной форме, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

199. При получении электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, нотариус осуществляет проверку ее подлинности.

Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписаны электронные документы, осуществляется с использованием средств единой информационной системы либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

200. Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом, исходящих от нотариуса, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

201. Регистрации подлежат все получаемые нотариусом электронные документы, связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки.

Электронные документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в день их поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции или в Электронном журнале регистрации входящих электронных документов (приложение № 34).

Получение нотариусом электронного документа, необходимого для нотариального производства, на личном приеме подтверждается распиской в получении документов нотариусом.

Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью Электронный журнал регистрации входящих электронных документов.

Зарегистрированные нотариусом входящие электронные документы и Электронный журнал регистрации входящих электронных документов хранятся на рабочем месте нотариуса.

Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом входящих электронных документов и Электронного журнала регистрации входящих электронных документов на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный нотариусом доступ к таким копиям.

Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы.

202. Электронные документы, исходящие от нотариуса, регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции или в Электронном журнале регистрации исходящих электронных документов (приложение № 35).

Электронные документы, исходящие от нотариуса и подлежащие регистрации, регистрируются в день их отправления адресату.

Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов.

Зарегистрированные нотариусом исходящие электронные документы и Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов хранятся на рабочем месте нотариуса.

Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом исходящих электронных документов и Электронного журнала регистрации исходящих электронных документов на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный доступ к таким копиям.

Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы.

203. Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в соответствии с законодательством Российской Федерации и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD — ROM, флэш-картах или иных устройствах, используемых для переноса информации).

При наличии электронных документов, которые необходимо приобщить к делу, составленному из документов на бумажном носителе, в дело помещается ссылка на место хранения данного электронного документа, содержащая полное имя файла и уникальный регистрационный номер документа или изготовленная на бумажном носителе копия электронного документа с указанием полного имени файла и места хранения данного электронного документа.

204. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел, которые индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

205. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе, в форматах, установленных законодательством Российской Федерации.

Образец журнала регистрации организационно-распорядительных документов Журнал регистрации организационно-распорядительных документов