Кто такой делопроизводитель его обязанности

Что делает делопроизводитель в организации?

Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.

Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации

Все, чем занимается делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.

Что еще делает делопроизводитель:

1. Прием и регистрация корреспонденции (писем, приказов и т. д.).
2. Передача документов на исполнение.
3. Выдача справок по зарегистрированным документам.
4. Ведение банка данных документов и составление учетных карточек.
5. Контроль неразглашения данных.
6. Сдача в архив исполненных материалов, составление описей.

Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.

Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.

Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.

Делопроизводитель — кто это и чем занимается

По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.

В число его умений также входит:

1. знание правил составления различных бумаг;
2. порядок их оформления перед сдачей в архив;
3. навыки деловой переписки и ведения переговоров;
4. отличное владение компьютером (базы данных, текстовые редакторы и т. д.);
5. приветствуются навыки «слепой» печати.

Условия работы сказываются и на характере специалиста.

Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:

• обладать хорошими аналитическими способностями;
• уметь планировать свое время и решать поставленные задачи;
• иметь хорошую память и усидчивость;
• быть многозадачным и собранным.

Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.

Источник фото freepik

Обучение на делопроизводителя

Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.

Во многих вузах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и экономическая специальность. В России есть 25 вузов, в которых можно получить профессию делопроизводителя.

5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):

• МИРЭА — Российский технологический университет.
• Российский государственный гуманитарный университет.
• Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина.
• Санкт-Петербургский государственный институт культуры.
• Российский государственный социальный университет.

Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.

5 популярных колледжей для получения специальности:

• Юридический колледж Российского государственного университета правосудия.
• Московский промышленно-экономический колледж Российского экономического университета имени Г.В. Плеханова.
• Факультет среднего профессионального образования Казанского национального исследовательского технологического университета.
• Уральский промышленно-экономический техникум.
• Московский государственный образовательный комплекс.

Обучение на делопроизводителя дистанционно

Если у вас нет возможности обучаться очно в предложенных учебных заведениях, то можно пройти курсы делопроизводителя дистанционно.

В обучении используется система вебинаров, онлайн-тестирования и консультации с преподавателями через компьютерные программы, например, Skype.

Если специальность уже есть, то можно пройти курсы повышения квалификации для делопроизводителей.

По итогам обучения выдается документ о профессиональной переподготовке.

Сколько зарабатывает делопроизводитель

По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет менее 12 тысяч рублей.

Максимальная зарплата — более 80 тысяч рублей.

Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Плюсы:

• официальное оформление на работу;
• множество вузов, где можно получить специальность;
• стабильный оклад.

Минусы:

• рутинная работа;
• невысокая зарплата;
• большой и расплывчатый круг обязанностей.

Пройти обучение

Межрегиональная Академия промышленного и строительного комплекса (МАСПК) приглашает слушателей пройти обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «Делопроизводство». Ресурсы Академии позволяют дистанционно обучать тысячи специалистов из всех регионов России. Наши учебные программы составляются при участии ведущих специалистов в своей сфере и регулярно актуализируются, что позволяет нашим выпускникам успешно реализоваться в профессии. Межрегиональная академия дополнительного профессионального образования (МАДПО) проводит регулярный набор на курсы дополнительного профессионального образования по специальности «Кадровое делопроизводство». Мы предлагаем пройти профессиональную переподготовку и повышение квалификации в дистанционном формате по индивидуально согласованному графику, современную учебно-методическую базу и документы установленного образца по завершении обучения. Национальная академия современных технологий (НАСТ) реализует программы дополнительного образования и приглашает специалистов пройти профессиональную переподготовку по направлению «Делопроизводитель». Учебные программы Академии предполагают задействование дистанционных технологий, что позволяет нашим слушателям получать образование без отрыва от основной деятельности в наиболее комфортном режиме.

Что входит в обязанности делопроизводителя в организации

Деловые бумаги являются неотъемлемой составляющей любого процесса в учреждении. Ведение внутреннего и внешнего документооборота с момента создания или поступления документации до сдачи ее в архив входит в обязанности делопроизводителя — специалиста по обработке документов.

Кто такой специалист по обработке документов

Для понимания, кто это делопроизводитель и чем он занимается, необходимо обратиться к профстандарту 07.002, утвержденному Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н , согласно которому это специалист, деятельность которого связана с организационным и документационным обеспечением управления учреждения. Работа с деловыми бумагами требует аккуратности, внимательности и навыков ведения деловой переписки. В небольших фирмах функционал специалиста, ответственного за документооборот в организации, совмещен с задачами секретаря. В крупных организациях обработкой документов занимается несколько служащих или целый отдел. Полный перечень функций специалиста по обработке деловых бумаг, как и обязанности помощника делопроизводителя, прописывается в должностной инструкции, которая включает в себя:

• общие положения, в том числе требования к квалификации специалиста;
• должностные обязанности работника;
• права;
• ответственность.

Функции делопроизводителя в организации

Основные задачи ответственного за документооборот специалиста определены профстандартом. Обобщенной функцией является документационное обеспечение деятельности организации. При расширении функционала работника обязанности секретаря-делопроизводителя в организации входят в обобщенную функцию — организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя. Каждая обобщенная функция включает в себя ряд конкретных задач.

Обобщенная трудовая функция	Трудовая функция
Документационное обеспечение деятельности организации	Работа с документами
	Текущее хранение документов
	Обработка дел для последующего хранения

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Движение деловых бумаг не зависит от типа юрлица, поэтому работа делопроизводителем в государственных учреждениях аналогична работе в коммерческих фирмах. Конкретные задачи, которые выполняет работник, определяются работодателем в зависимости от его потребностей. В функционал могут входить и задачи помощника руководителя или секретаря, но кратко обязанности делопроизводителя выглядят следующим образом:

• создание документа;
• документооборот, который включает в себя все стадии движения документа по инстанциям;
• подготовка и сдача бумаг на хранение.

Должностная инструкция определяет, что делает секретарь-делопроизводитель, помимо ведения документооборота. В инструкцию включают такие задачи, как регистрация поступающих телефонных звонков и их перенаправление сотрудникам, закупка продуктов для обеспечения кофе-пауз, организация и обеспечение личных контактов руководителя и т.д.

Ответственность работника

Служащий отвечает за соответствие документов стандартам их оформления, соблюдение сроков и правил хранения документации. За совершенные проступки и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей делопроизводитель в организации может быть привлечен к ответственности:

Профессия «Делопроизводитель»

Делопроизводство – это одно из важных направлений деятельности компаний независимо от специфики, занимаемой на рынке труда нише. Суть труда заключается в сборе, оформлении и хранении документации. Объём работ достаточно большой, поэтому предусмотрена особая штатная единица. Грамотный делопроизводитель, занимающийся документооборотом, – ценный сотрудник любой организации.

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель – это специалист, занятый умственным трудом, приёмом и переработкой информации. В работе специалиста значимы развитые интеллектуальные способности. Трудовая деятельность сводится к обработке большого количества информации. Делопроизводитель – это:

• знаток, разбирающийся в отраслевых актах;
• уверенный пользователь офисной техникой;
• специалист в сфере анализа и структурирования информации.

Многие работодатели предъявляют дополнительные требования к соискателю – знание английского языка.

Должностные обязанности

Все должностные обязанности делопроизводителя связаны с работой с информацией. В управлении есть задачи:

• учёт;
• регистрация;
• рассмотрение;
• упорядочивание и систематизация;
• сдача на хранение.

Специальность предполагает упорядочивание документов чётко в соответствии с нормативными актами.

Личностные качества

На результат работы с документами влияет развитость конкретных личностных особенностей. Делопроизводителю помимо соответствующего образования потребуются:

• способность к длительной концентрации внимания;
• хорошая долговременная и оперативная память;
• эмоциональная устойчивость;
• толерантность.

В деятельности делопроизводителя значимы и навыки делового общения, понимание и применение этических норм.

Где можно работать

Делопроизводители нужны не только в коммерческих организациях. Трудоустроиться на должность можно в государственные учреждения, архивы, справочные службы. Работа с документами ведётся в медицинских и образовательных структурах.

Где отучиться на делопроизводителя

Отучиться на делопроизводителя и получить профильное образование можно за 1 месяц. Образовательная программа включает изучение законодательной и нормативно-методической базы, правил документирования управленческих решений. По окончанию курса слушатели получают соответствующее удостоверение о повышении квалификации, которое станет весомым аргументом в пользу соискателя при прохождении собеседования.

Профессия подойдёт людям, любящим работать с бумагами, обрабатывать информацию. Делопроизводитель регистрирует как входящую, так и исходящую корреспонденцию.

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностную инструкцию специалиста по делопроизводству можно составить на бланке компании в свободной форме. В документе необходимо указать права и обязанности сотрудника, требования к нему и его квалификации.

Благодаря правильно составленной должностной инструкции специалиста по документообороту руководитель может избежать наказания за нарушения, допущенные работником.

Подробнее о том, когда и зачем нужна должностная инструкция, — в статье «Как оформить должностную инструкцию».

Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.

1.2. Для работы делопроизводителем требуется среднее профессиональное или среднее общее образование либо дополнительное образование по программам профессиональной переподготовки рабочих и служащих.

1.3. Делопроизводитель должен знать:

• гражданское и трудовое законодательство РФ;
• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства;
• структуру компании и ее подразделений;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• виды документов и их назначение;
• порядок контроля ведения и хранения служебных документов и материалов;
• основы организации труда и правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

1.4. Делопроизводитель должен уметь:

• работать с любыми видами документов;
• пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных, автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами;
• организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
• руководить делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
• разрабатывать номенклатуру дел и использовать ее при составлении описей дел;
• организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
• правильно и своевременно формировать документы с учетом их специфики;
• систематизировать документы внутри дел;
• контролировать сохранность и защиту документов;
• пользоваться компьютерными программами для работы с документами, оргтехникой.

2. Трудовые функции

2.1. Основные задачи и направления деятельности делопроизводителя:

• ведение документооборота;
• организация работы по учету, хранению и передаче документов;
• контроль сохранности и защиты документов.

3. Должностные обязанности

3.1. Делопроизводитель обязан:

• вести учет, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию;
• вести картотеку документов, контролировать их исполнение, выдавать справки по необходимым документам;
• отправлять исполненную документацию по адресатам;
• вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
• вести электронную базу документов и составлять картотеки;
• подготавливать и сдавать в архив документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных и составлять описи дел, передаваемых в архив;
• контролировать сохранность проходящей служебной документации.

4. Права

4.1. Делопроизводитель имеет право:

• запрашивать у генерального директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
• запрашивать у генерального директора и сотрудников документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
• информировать генерального директора о нарушениях ответственных лиц в ведении документации;
• разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей;
• знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.

5. Заключительные положения

5.1. Делопроизводитель знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.

5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у делопроизводителя.

5.3. Делопроизводитель знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.

С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Федорова Ирина Алексеевна
(подпись) / (расшифровка подписи)

Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.