Как оформить сотрудника на разовую работу

Как правильно оформить сотрудника на работу

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

• наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
• коды деятельности по ОКВЭД;
• наименование медучреждения, в которое направляется работник;
• ФИО работника и наименование должности;
• указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
• перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

• размер оплаты труда;
• должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
• кому непосредственно подчиняется работник;
• испытательный срок, если он есть;
• должностные обязанности;
• прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор. Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда. Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор. Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Как оформить сотрудника в штат: пошаговая инструкция для ИП

Если ИП понадобился сотрудник, его нужно оформить по договору. Некоторым работникам подойдет договор ГПХ, другим — только трудовой. Это зависит от того, какую работу будет выполнять сотрудник — постоянную или разовую.

Если неправильно оформить работника, можно получить серьезный штраф или даже сесть в тюрьму. Конечно, это случается крайне редко, но законом такое наказание предусмотрено.

Чтобы все сделать по правилам, крупным компаниям нужно подготовить много кадровых документов, но микропредприятия могут действовать по упрощенной схеме. Правда, в этом случае документов тоже будет достаточно, но все же меньше, чем при стандартном оформлении.

В статье рассказываем, как ИП принять на работу сотрудника по трудовому договору по упрощенной схеме. Собрали шаблоны и подготовили примеры заполнения и оформления документов. Статья будет полезна ИП-микропредприятиям, которые впервые нанимают сотрудника в штат. Бизнесу, который уже давно работает с наймом, статья не подойдет.

Зачем оформлять сотрудника официально

Иногда предприниматели договариваются с работниками на словах: мол, ты продашь мой товар, а я тебе за это заплачу. Со стороны выглядит удобно: индивидуальный предприниматель экономит на взносах, а с работника не удерживают НДФЛ. Но это незаконно. Предпринимателя могут наказать.

ИП могут привлечь к административной, налоговой и уголовной ответственности.

Ответственность	Что грозит ИП
Административная	Штраф до 10 000 ₽
Налоговая	Взыскание НДФЛ и страховых взносов со всех выплат работнику.

Кроме потенциальных проблем с трудовой инспекцией и налоговой еще есть риск конфликта с сотрудником. Когда заключен договор, там прописаны взаимные обязанности: что должен делать сотрудник, а что ему за это должен работодатель. В случае конфликта всегда можно открыть договор — там четко прописано, о чем вы договаривались изначально и какие условия обе стороны должны соблюдать. Договор защищает не только работника, но и работодателя.

Когда договора нет, может возникнуть ситуация, что сотрудник отказывается выполнять задачи, на которые рассчитывал работодатель при найме. Например, взяли на работу менеджера по продажам и планировали, что он будет обзванивать клиентов после их визита в офис, а он отказывается это делать. И без договора работодатель никак не сможет законно на него повлиять.

Кроме того, сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию и пожаловаться, что его специально не оформили официально. Если это получится доказать, трудовая инспекция начислит работодателю штраф и передаст сведения в налоговую. А та доначислит НДФЛ, взносы, пени и тоже оштрафует.

Чтобы избежать проблем, рекомендуем оформлять договор с работником.

Бесплатная регистрация ИП

• Без посещения налоговой и привязки к прописке
• Подготовим документы за вас
• Бесплатно откроем счет для бизнеса после регистрации

АО «Тинькофф Банк». Реклама

Что выбрать: трудовой договор или договор ГПХ

Вид договора зависит от особенностей работы сотрудника, которого вы планируете нанять. Подробно разобрали различия между трудовым договором и договором ГПХ в отдельной статье.

Здесь кратко напомним.

Если нужна разовая услуга или работа — например, продать партию товара, настроить рекламу магазина одежды, натянуть потолки в новом офисе, написать три статьи, — подойдет договор ГПХ.

В этом договоре вы прописываете конкретную услугу или список работ, вознаграждение за этот объем и сроки. Исполнитель должен выполнить условия этого договора, но вы не можете контролировать, где, когда и как он будет работать.

Можно заказать разработку сайта по договору ГПХ, но нельзя при этом заставить исполнителя приходить в офис с 09:00 до 18:00 и работать над сайтом под вашим контролем.

Если сотрудник должен постоянно выполнять работу — например, каждый день по графику продавать товар в вашем магазине, заниматься маркетингом компании в соцсетях из вашего офиса, — нужен трудовой договор.

По трудовому договору у сотрудника есть конкретные обязанности и зоны ответственности, за которые он отвечает. Сотруднику по трудовому договору можно обозначить рабочие часы, место работы, дресс-код и контролировать, как и где он выполняет свои обязанности.

ИП нанимает менеджера в салон по продаже окон и устанавливает, что обеденный перерыв длится с 12:00 до 13:00, а на рабочем месте нужно носить белый верх и черный низ. Если работник закрыл офис и пошел на обед в 14:00 или заявился на работу в джинсах с дырками на коленях, ИП может потребовать соблюдения правил и применить дисциплинарные меры — предупреждение, выговор, а в некоторых случаях увольнение.

Нельзя выбрать договор ГПХ для постоянного сотрудника, чтобы сэкономить. Если трудовая инспекция переквалифицирует такой договор в трудовой, придется оформить работника в штат и уплатить штраф — до 10 000 ₽.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

План оформления сотрудника для микропредприятия

Чтобы оформить сотрудника, работодатель должен разработать и принять несколько внутренних документов: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных сотрудников, документы по охране труда и другие. Такие документы называют локальными нормативными актами.

Для микропредприятий закон предусмотрел упрощенную процедуру приема работников — без локальных нормативных актов. Все данные вносят в трудовой договор.

К микропредприятиям относят ИП и компании, у которых выручка за предыдущий год меньше 120 млн рублей и менее 15 сотрудников в штате.

Проверить, входит ли ИП в категорию микропредприятий, можно на сайте налоговой службы. В строку поиска нужно ввести ОГРНИП, ИНН или ФИО предпринимателя.

Категории присваивают ежегодно на основании налоговой отчетности предпринимателя за предыдущий год

Если ИП относится к микропредприятиям, можно оформить сотрудника по упрощенной схеме. При найме первого работника по трудовому договору будет чуть больше задач, чем при трудоустройстве следующих. В целом схема такая:

Почти на каждом шаге понадобится оформить кадровые документы. Сейчас закон разрешает разрабатывать свои формы. Главное, чтобы там были все необходимые сведения, которые прописаны в Трудовом кодексе РФ. Но удобнее воспользоваться унифицированными формами — это шаблоны кадровых документов.

Такие формы можно найти на любом бухгалтерском или правовом портале и скачать бесплатно. Для этого нужно ввести название документа и номер ОКУД, если знаете его. Или найти альбом унифицированных форм, где есть все шаблоны нужных документов.

Пройдемся по плану, как оформить сотрудника в ИП и разберем, что делать на каждом шаге и какие унифицированные формы понадобятся.

Шаг 1. Составить штатное расписание

Если у ИП еще не было сотрудников, первое, что нужно сделать, — оформить штатное расписание. Это документ, в котором отражена кадровая структура ИП: должности, сотрудники, зарплаты.

В альбомах унифицированных форм штатное расписание — форма Т-3, ОКУД 0301017.

В штатном расписании должны быть:

1. Наименование работодателя — ФИО ИП полностью и код ОКПО. Этот код Росстат присваивает ИП на основании данных о регистрации из налоговой. Свой код ОКПО ИП может узнать на сайте Росстата: нужно ввести свой ИНН или ОГРНИП.
2. Названия структурных подразделений, если они есть. Например, бухгалтерия, юридический отдел, отдел продаж.
3. Номер подразделения. Нумерацию задает предприниматель так, как ему удобно. Например, 01 — бухгалтерия, 02 — юридический отдел, 03 — отдел продаж.
4. Код должности — его надо взять из Общероссийского классификатора занятий — ОКЗ.
5. Количество работников на этой должности. Число может быть и не целым — например, если вы планируете нанять сотрудника на 0,5 ставки.
6. Оклад и надбавки. Оклад не должен быть ниже минимального размера оплаты труда — МРОТ, который принят в вашем регионе. Например, в январе 2023 в Санкт-Петербурге МРОТ — 23 500 ₽, а в Самаре равен федеральному — 16 242 ₽. Узнать актуальный МРОТ в своем регионе можно в поисковых системах.
7. Итоговая сумма зарплаты.

Когда понадобятся еще сотрудники, можно изменить и утвердить новое штатное расписание под новым номером и с актуальной датой

ИП не нужно вписывать себя в штатное расписание: по закону он не считается работником в своем бизнесе.

Штатное расписание утверждают приказом. Его можно составить в свободной форме, шаблона нет.

В приказе должен быть номер штатного расписания и дата, с которой оно действует. Еще нужно указать ответственного, это может быть сам ИП

Шаг 2. Составить трудовой договор

Документы сотрудника. Чтобы оформить договор, нужно запросить у сотрудника такие документы:

Для всех сотрудников

Для некоторых категорий сотрудников

— паспорт; — СНИЛС — если его нет, придется получить через социальный фонд; —ИНН; — трудовая книжка, если она есть, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

— документы воинского учета для военнообязанных, например военный билет; — диплом или другой документ об образовании. Нужен, когда для работы требуются специальные знания. Например, медицинский диплом у врача или права у водителя; — справка об отсутствии судимости. Она нужна, например, учителям и воспитателям; — медицинская книжка. Нужна, если работа связана с людьми: продавцам продуктов и непродовольственных товаров, парикмахерам, поварам

Обязательные условия договора. Есть правила составления трудового договора, важно их соблюдать. ИП могут оштрафовать на сумму до 10 000 ₽, а за повторное нарушение — до 40 000 ₽.

В договоре обязательно должны быть:

• ФИО сотрудника и паспортные данные;
• информация о работодателе — ФИО ИП, его ИНН. Дополнительно можно указать банковские реквизиты ИП;
• населенный пункт и дата заключения трудового договора;
• срок договора — срочный или бессрочный. Если договор срочный, должна быть указана причина;
• подразделение, филиал, основной или дополнительный офис. Если основной офис в одном населенном пункте, а принимаете сотрудника в другой, то указывается еще адрес места работы;
• должность, профессия, специальность;
• дата начала работы — с какого дня сотрудник выходит на работу;
• условия оплаты труда — оклад, система премирования, если она есть;
• порядок выплат — по каким числам месяца выплата зарплаты за первую и вторую половину месяца, куда она перечисляется, форма и способ ее выплаты;
• режим работы и отдыха;
• гарантии и компенсация за вредные условия труда, если результаты спецоценки их предусматривают. Но в случае с ИП-микропредприятием, скорее всего, условия труда у работника обычные и этот пункт можно пропустить;
• пункт про государственное обязательное социальное страхование работника;
• характер работы: в офисе или ездить по клиентам — например, для медицинского представителя;
• условия труда на рабочем месте по результатам спецоценки: оптимальные, допустимые, вредные, опасные.

Если не внести какие-то из обязательных условий, у договора все равно будет юридическая сила. Но, чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.

Дополнительные условия договора. Кроме обязательных условий в договор можно вписать все, что нужно, если это не ухудшает условия работы сотрудника. Например:

• испытательный срок. Если его не указать, сотрудник сразу принимается на постоянную работу или на определенный срок, если договор срочный;
• улучшение бытовых условий работника и его семьи. Например, ИП оплачивает аренду квартиры, которую снимает сотрудник;
• должностные обязанности, если нет должностной инструкции.

Можете составить свой трудовой договор или воспользоваться типовой формой.

Трудовой договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель — на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу.

Перед подписанием трудового договора дайте сотруднику под подпись изучить положение о коммерческой тайне и конфиденциальной информации, правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, положение об оплате труда и другие локальные нормативные акты, связанные с его трудовой деятельностью, если они у вас есть.

Лучше, если еще перед началом работы сотрудник будет понимать, какие конкретно задачи он должен выполнять и какую информацию вы считаете секретной и не хотите разглашать.

Если работодатель решает издать приказ о приеме на работу, то лучше это сделать сразу после заключения трудового договора.

Шаг 3. Оформить приказ о приеме на работу

Приказ оформляют, если это удобно работодателю. Закон этого не требует.

В альбомах унифицированных форм шаблон приказа о приеме на работу — форма Т-1, ОКУД 0301001.

Заполнить форму нужно так:

Работник должен ознакомиться с приказом и поставить подпись

Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке, если она есть у работника

В 2023 году заполнять трудовую книжку нужно только тем работникам, у которых бумажная трудовая книжка уже есть и они решили продолжать ее вести.

Для тех, кто впервые устраивается на работу, заводить бумажную трудовую книжку не надо. Но в любом случае нужно передавать информацию о работниках в Социальный фонд РФ. Часто это называют электронной трудовой книжкой. Термин неофициальный, потому что никакой книжки нет: это электронный отчет, который вы отправляете в социальный фонд, но он прижился среди работодателей.

По новым правилам нужно сдавать в социальный фонд отчет по форме ЕФС-1 с разделом 1 и подразделом 1.1. Его нужно сдавать по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору, когда происходят какие-то кадровые изменения, например прием на работу, перевод на новую должность, увольнение и другие.

По каждому сотруднику подают отдельный отчет после изменений:

• если приняли на работу — не позднее рабочего дня, следующего за датой подписания трудового договора или датой приказа о приеме на работу;
• если уволили — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа об увольнении;
• в остальных случаях — до 25-го числа следующего месяца.

Бывает так, что человек дорожит своей трудовой и все еще хочет продолжать вести ее в бумажном виде. Тогда вы должны вносить в нее записи и правильно ее хранить.

Вот по каким правилам надо заполнять бумажную трудовую:

1. Нельзя сокращать и использовать аббревиатуры. Если принимаете сотрудника в отдел продаж и развития, то нельзя написать «отд. продаж и разв-я».
2. Пишите строго в полях формы, заходить за них нельзя.
3. Нельзя использовать римские цифры.
4. У каждой записи свой порядковый номер, его ставят напротив даты приема на работу, а не напротив наименования работодателя. Если трудовая книжка закончилась, вшейте вкладыш и продолжайте нумерацию.

Заполнить бумажную трудовую книжку нужно так.

Будьте внимательны при оформлении: ошибки и помарки допускать нельзя

Как оформить работника на полставки

В законе полставки и другие виды частичной занятости называются «неполное рабочее время».

Неполным рабочим временем считают сокращенную рабочую неделю, например три рабочих дня в неделю при пятидневке, или сокращенный рабочий день, например 4 часа вместо 8.

Прием сотрудника на неполный рабочий день — такая же процедура, как и обычное оформление в штат: нужно подготовить трудовой договор, вписать информацию в трудовую книжку, если она есть.

В трудовом договоре и приказе о приеме на работу нужно указать график: например, «работает на условиях неполного рабочего времени 5 дней в неделю с понедельника по пятницу с 09:00 до 13:00».

Если сотрудник работает меньше 4 часов в день, можно не устанавливать обеденный перерыв, но об этом нужно написать в трудовом договоре.

В трудовом договоре нужно указать, что у сотрудника неполное рабочее время

Оклад в трудовом договоре указывают полностью — сумму, которая зафиксирована в штатном расписании. А получать работник будет только за то время, которое работал. Чтобы не было разночтений, укажите в договоре, что заработная плата начисляется пропорционально отработанному времени.

В трудовой книжке писать о том, что сотрудник работает неполный рабочий день, не нужно. Запись делается так же, как и для работников на полный день.

Как оформить работника временно

Трудовые договоры бывают бессрочные и срочные.

Бессрочный договор заканчивается, когда его расторгают по инициативе работника, работодателя или по причинам, не зависящим от них.

Срочный договор действует до определенной даты или события. Даже если сотрудник работает хорошо, работодатель может его уволить. Временных сотрудников оформляют по срочному трудовому договору.

Чтобы оформить срочный трудовой договор, должна быть причина из ТК РФ, и ее нужно указать в договоре: сроки проекта, на который принят сотрудник, сезонная работа или трудоустройство на время декрета основного сотрудника.

Предлагать всем сотрудникам срочные трудовые договоры, даже если работа постоянная, могут ИП — субъекты малого бизнеса. У них в штате должно быть не более 35 человек или до 20 в розничной торговле и сфере бытовых услуг.

В качестве причины в договоре можно указать ст. 59 ТК РФ

По закону срочный договор можно заключить на срок до 5 лет. Если срок подошел, а вы не уволили сотрудника или он не ушел сам, договор автоматически становится бессрочным.

Временного сотрудника оформляют так же, как и постоянного: готовят трудовой договор, заполняют трудовую книжку, если она есть.

Договор гражданско-правового характера (ГПХ): как заключить, как расторгнуть, плюсы и минусы ГПХ

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) — это соглашение, по которому исполнитель оказывает заказчику услуги. Рассказываем, в каких случаях его заключают, какие отчеты сдавать заказчику и в каком порядке начисляются налоги на доход исполнителя.

Договор ГПХ

Договор гражданско-правового характера — это соглашение, по которому исполнитель оказывает заказчику услуги. Соглашением определяют перечень услуг, порядок их оказания, стоимость, права и обязанности сторон.

Заключая сделку, стороны не вступают в трудовые отношения. Этим пользуются работодатели, оформляя вместо трудового гражданский контракт. Если проверяющие обнаружат, что гражданским подменили трудовые отношения — работодателя накажут.

По ГПД оказывают разнообразные услуги, единого перечня нет:

• юридические;
• бухгалтерские;
• репетиторские;
• авторские и пр.

Что означает ГПХ при устройстве на работу

При трудоустройстве заключение гражданского вместо трудового лишает работника прав, которые ему гарантирует ТК РФ:

• выплата зарплаты два раза в месяц;
• отпуск;
• оплата сверхурочных;
• охрана труда;
• оплата простоя;
• индексация зарплаты и пр.

Отношения по ГПД регламентирует Гражданский кодекс, а по трудовому — Трудовой.

Трудоустройство по ГПХ: плюсы и минусы для работника и работодателя

Преимущества для работника:

• увеличенный размер оплаты, поскольку работодатель экономит на взносах и нередко разницу относит на зарплату;
• возможность увольнения без отработки;
• отсутствие обязательств по возмещению вреда.

Недостатки для работника:

• отсутствие гарантий, предусмотренных ТК РФ для работника;
• отсутствие оплачиваемого отпуска;
• отсутствие соцпакета.

Преимущества для работодателя:

• экономия на взносах;
• отсутствие социальных обязательств;
• отсутствие ответственности, предусмотренной ТК РФ.

Недостатки для работодателя:

• сложно взыскать материальный ущерб с работника;
• работник не обязан отрабатывать две недели перед увольнением;
• отношение к работе менее серьезно.

Срок действия договора ГПХ

Срок действия определяют по соглашению сторон. В отличие от трудового, ГПД нельзя заключить бессрочно.

С кем заключается договор ГПХ

ГПД вправе заключить:

• граждане между собой;
• организации между собой;
• организация с гражданином;
• ИП с организацией, гражданином, ИП.

Прием на работу по договору ГПХ

Трудоустройство по ГПД не требует внесения записи в трудовую книжку, издания приказа о приеме, ведения личной карточки и пр.

Для оформления достаточно заключить контракт.

Образец договора ГПХ

Можно ли совмещать ГПХ и трудовой договор

Закон не запрещает совмещение. Гражданин вправе оказывать услуги по ГПД как у работодателя, так и в иной организации.

Работы должны иметь разовый характер, если они выполняются у работодателя. Если работы систематичны, работодатель рискует получить предписание о переквалификации гражданской сделки в трудовую.

ГПХ с сотрудником по основному месту работы

Работник вправе совмещать работу по трудовому и по гражданскому соглашению.

Ограничений по количеству рабочих часов нет. Допустимо заключение ГПД с работодателем, у которого гражданин трудоустроен официально. В таком случае учет рабочего времени и объем оказанных услуг ведут отдельно. Оплату проводят отдельно: зарплату и выплаты по ГПД.

Необходимо учитывать, что работа по ГПД — разовая. Например, когда бухгалтер оказывает услуги по оформлению зала для проведения корпоратива.

Если услуги по гражданскому систематичны и пересекаются с трудовыми обязанностями сотрудника, есть риск признания такого соглашения трудовым.

ГПХ: изменения с 2023 года

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ , с 2023 года работодатели уплачивают страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Взносы подлежат уплате по сделкам с физлицами, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг. Тариф общий — 2,9%.

Граждане вправе получать пособия по временной нетрудоспособности по ГПД, если сумма взносов за предыдущий календарный год составит не менее половины от установленного минимума страхового года.

Уплата налогов по договору ГПХ

Доход физлица, по правилам ст. 208 НК РФ , облагается НДФЛ. Сумма налога исчисляется, удерживается и перечисляется в бюджет заказчиком — организацией. Исключение: если исполнитель — ИП или самозанятый.

Профессиональный налоговый вычет по договору ГПХ

Исполнитель вправе оформить профессиональный налоговый вычет в соответствии со ст. 221 НК РФ . Вычет предоставляют на величину расходов, которые исполнитель понес в процессе оказания услуг.

К расходам относят:

• покупку материалов;
• затраты на проезд;
• затраты на пользование оборудованием и пр.

Для получения вычета исполнителю необходимо предоставить заказчику заявление и документы, подтверждающие расходы.

Как признать договор ГПХ трудовым договором

Признать ГПД трудовым вправе как работник через трудовую инспекцию или суд, так и инспектор ГИТ.

Проверяющие и суд квалифицируют контракт трудовым при наличии таких признаков:

• подчинение гражданина правилам внутреннего трудового распорядка;
• установленный заказчиком (работодателем) график работы;
• участие гражданина в производственной деятельности;
• выполнение работ под контролем работодателя. Сдача отчетности, составление объяснительных и служебных записок;
• выполнение работ на рабочем месте, определенном работодателем;
• неоднократное продление и перезаключение ГПД.

Переквалификация договора ГПХ в трудовой договор

В соответствии со ст. 19.1 ТК РФ , переквалификация ГПД в трудовой допустима:

• на основании предписания трудовой инспекции;
• по заявлению гражданина;
• в судебном порядке.

Сомнения относительно наличия трудовых отношений трактуются в пользу трудового. В случае переквалификации ГПД в трудовой работодателю доначислят налоги и взносы, которые он должен был уплатить, если бы оформил работника официально.

Разница между ГПХ и трудовым договором

ГПД отличается от трудового:

• на ГПД у сотрудника нет графика. Он выполняет работу в удобное время;
• сотрудник не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, иным локальным актам;
• у сотрудника нет оплачиваемого отпуска;
• гарантии и компенсации, предусмотренные нормами ТК РФ, на гражданина не распространяются;
• заказчик (работодатель) вправе в любое время отказаться от услуг сотрудника, фактически проведя увольнение. ТК РФ закрепляет ограниченный перечень причин и условий для увольнения по инициативе работодателя.

В чем разница между договорами ГПД и ГПХ

ГПД и ГПХ — это одно и то же. Гражданско-правовой договор (ГПД) и гражданско-правового характера (ГПХ) — наименования соглашения на оказание услуг.

Сделку именуют так в силу правового регулирования, которое осуществляет Гражданский кодекс.

Такое соглашение сравнивают с трудовым, правовое регулирование которого осуществляет Трудовой кодекс.

Что такое договор ГПХ и чем отличается от трудового

Договор ГПХ при неправильном составлении может создать ложное ощущение безопасности, что за выполненную работу заплатят, а работник не потеряет деньги и время. РБК Life вместе с юристами разобрался, что такое договор ГПХ и в каких случаях лучше требовать от работодателя оформления по трудовому договору.

Содержание

Что такое договор ГПХ

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) — это документ, который определяет порядок оказания услуг. В нем прописаны договоренности между исполнителем и заказчиком. Отношения по договору ГПХ регулируются Гражданским кодексом России.

Как правило, компании заключают с исполнителем договор ГПХ при найме на внештатные должности, проектную занятость или для оказания разовых услуг. Например, когда нужно перевезти груз, проконсультировать по заполнению налоговой декларации, написать контент-план для страницы в соцсетях.

Исполнитель по договору ГПХ обязан предоставить результат работы в оговоренный с заказчиком срок и получить вознаграждение.

Виды договоров ГПХ

1. Договор подряда. Заключают в случае, если результат работы материален, например изготовление или реставрация мебели, строительство беседки [1].
2. Договор возмездного оказания услуг. Заключают, если результат работы нематериален, например оказываются ветеринарные, медицинские, туристические или консультативные услуги [2].
3. Договор авторского заказа. Итог работы — результат научной работы (например, научная статья), литературной (рукопись) или предмет искусства (картина) [3].
4. Договор комиссии. Исполнитель (комиссионер) обязуется по поручению другой стороны (комитента) совершить одну или несколько сделок от своего имени, но за счет комитента [4].
5. Договор поручения. Доверитель назначает поверенного совершить за вознаграждение определенные юридические действия [5].
6. Договор транспортной экспедиции. Экспедитор обязуется за вознаграждение от грузоотправителя или грузополучателя организовать услуги по перевозке груза [6].

Это не все виды возможных соглашений ГПХ. По словам юристов, опрошенных РБК Life, на практике чаще всего заключают договор подряда (если результат работы материален) или возмездного оказания услуг (работа нематериальна).

Разница трудового договора и ГПХ

В трудовом договоре сторонами выступают работник и работодатель, а регламентирует его Трудовое законодательство России, а не Гражданский кодекс, как при договоре ГПХ.

Работник по трудовому договору обязуется выполнять прописанные в соглашении функции, а работодатель — оплачивать труд, предоставлять работу, условия для ее выполнения и, самое главное, — социальные гарантии.

1. По трудовому договору работу выполняет лично работник, по договору ГПХ исполнитель может привлечь третьих лиц.
2. По трудовому договору работник нанимается на бессрочной или срочной основе, по договору ГПХ — до достижения определенного результата или на определенный срок.
3. В трудовом договоре прописан график работы сотрудника, то есть, по сути, работнику платят за его рабочее время. По договору ГПХ платят не за время, а за конечный результат: сколько времени по факту при этом потратит исполнитель, неважно, главное — успеть предоставить конечный продукт в срок, установленный в соглашении.
4. По трудовому договору работодатель обязан дважды в месяц платить заработную плату, по договору ГПХ — обе стороны согласуют порядок оплаты.
5. По трудовому договору работодатель обязан создать для работника условия труда, например предоставить компьютер или другую необходимую технику. По договору ГПХ исполнитель самостоятельно обеспечивает себя всем необходимым.
6. Если работодатель по трудовому договору нарушает права работника (например, не выплачивает вовремя зарплату, не предоставляет ежегодный или больничный отпуск), работник может обратиться в профсоюзы, трудовую инспекцию, органы прокуратуры или даже суд. Если по договору ГПХ между сторонами возникнут разногласия, единственный способ защиты прав как заказчика, так и исполнителя — суд.

Трудовой договор — соглашение между сотрудником и работодателем, который определяет права и обязанности сторон, а также устанавливает условия трудового процесса, такие как должность, зарплата, график работы, отпуска, больничные.

Согласно ст. 5.27 КоАП несоблюдение пунктов договора какой-либо из сторон влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 до 5 тыс. руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 до 5 тыс. руб.; на юридических лиц — от 30 до 50 тыс. руб. [7].

Что касается договора ГПХ, то тут соглашение заключается между двумя физическими или юридическими лицами по сотрудничеству по определенному проекту или заданию. Договор ГПХ регулирует отношения между сторонами, которые являются не работником и работодателем, а независимыми контрагентами. Данный документ не предусматривает обязательств работодателя по предоставлению социальных льгот, как это происходит в трудовом договоре.

Андрей Андреев Адвокат, общественный деятель, председатель совета Московской коллегии адвокатов «Андреев, Бодров, Гузенко и Партнеры»

Какой договор заключать: ГПХ или трудовой

Это зависит от того, какую именно работу и в какое время нужно выполнить. Например, водителю Игорю предлагают разово доставить пять грузов из одного города в другой в течение двух недель и не оговаривают срок исполнения работы — лучше оформить договор ГПХ. Если Игорю предлагают постоянно доставлять грузы из одного пункта в другой, а водитель должен работать в определенные часы с 8 до 18 часов (то есть фактически установлено время рабочих обязанностей) — то это уже трудовой договор.

На практике часто встречаются ситуации, когда работодатели пытаются подменить трудовые правоотношения путем заключения договора гражданско-правового характера. Подобные действия являются незаконными, и в случае установления факта подмены договора работодателя обяжут сделать соответствующую запись в трудовую книжку, произвести страховые отчисления, а также выплатить работнику все причитающиеся денежные средства, включая зарплату, отпускные, проценты, компенсацию морального вреда. Кроме этого, работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Константин Бахтин Эксперт-юрист консалтинговой группы «Гебель и партнеры»

Сложность в разграничении трудового договора и договора ГПХ возникает в тот момент, когда по договору ГПХ исполнитель фактически выполняет трудовую функцию под контролем и надзором заказчика в рамках определенного графика. Связано это с тем, что очень сложно найти ту грань, когда, например, периодическое консультирование заказчика по правовым или бухгалтерским вопросам превращается в полноценное выполнение трудовой функции для него.

Дарья Петрова Кандидат юридических наук, эксперт в области договорного права и судебных разбирательств

Юристы отмечают, что переквалифицировать договор ГПХ в трудовой можно, но чаще всего только через суд. В начале 2023-го Верховный суд РФ вынес определение № 2-КГ22-10-К3, в котором напомнил критерии разграничения трудового договора и договора ГПХ. По мнению Верховного суда, признаками трудовых отношений являются:

личное выполнение работником определенной, заранее оговоренной трудовой функции;

работа в интересах, под контролем и управлением работодателя;

подчинение работника действующим у работодателя правилам внутреннего трудового распорядка, графику работы (сменности);

обеспечение работодателем условий труда;

выполнение работником трудовой функции за плату;

устойчивый и стабильный характер взаимодействия работника и работодателя;

подчиненность и зависимость труда;

выполнение работником работы только по определенной специальности, квалификации или должности;

наличие дополнительных гарантий работнику, установленных законом [8].

При наличии этих признаков в рамках ГПХ договора суд с высокой долей вероятности переквалифицирует сотрудничество лиц в трудовой контракт, считает кандидат юридических наук Дарья Петрова.

Можно ли заключать договор ГПХ с самозанятым

Да, можно. Договор ГПХ заключают между физическими лицами, между юридическими, а также между юридическим и физическим лицом. То есть заказчик вправе предложить договор ГПХ людям как без специального налогового статуса, так и самозанятым и ИП.

Как быстро оформить самозанятость. Пошаговая инструкция

Заключать договор ГПХ с самозанятым необязательно, но целесообразно, считают юристы. Это поможет сторонам защитить права в случае нарушений соглашения.

Кроме того, заключить договор ГПХ также можно с налоговым нерезидентом, то есть человеком, который находится на территории России менее 183 календарных дней за последние 12 месяцев. В этом случае поменяется только налог: для резидентов ставка составляет 13% НДФЛ (кроме самозанятых, они платят при работе с физическими лицами 4%, при работе с компанией или ИП 6%), а для нерезидента — 30%.

Кто платит налог по договору ГПХ

Все зависит от статуса сторон договора. Если договор заключен между юридическим лицом (компания-заказчик) и физическим лицом (исполнитель), то заказчик обязуется как налоговый агент удержать и уплатить взносы в бюджет НДФЛ и фонды. Если исполнителем является ИП или самозанятый — он уплачивает налог самостоятельно.

Павел Патрикеев Практикующий юрист в сфере IT, CEO сервиса «Патрикеев и партнеры»

При сотрудничестве с самозанятым по договору ГПХ заказчику вообще не нужно заниматься вопросами налогообложения. Самозанятый самостоятельно через мобильное приложение «Мой налог» формирует чеки и уплачивает налог, а страховые взносы перечисляет по своему усмотрению.

Константин Бахтин Эксперт-юрист консалтинговой группы «Гебель и партнеры»

Как оформить договор ГПХ

1. Обсудить условия сделки

Любой из видов договоров ГПХ (подряда, возмездного оказания услуг) заключают в свободной форме. При составлении обратите внимание, чтобы в документе были прописаны:

1. Предмет договора. Это конечный результат, что нужно сделать, например предметом договора поручения может быть представление интересов в суде, предметом оказания возмездных услуг — уроки английского языка или туристическое сопровождение.
2. Сроки (и промежуточные сроки по необходимости). Когда исполнитель предоставит конечный результат, например исполнитель обязуется до 15 ноября 2023 года провести три консультации, а до 15 ноября 2023 года — пять консультаций. Соглашение можно заключать на любой срок (от дней до лет).
3. Цена выполнения работ и порядок расчета. Сколько заказчик заплатит за работу исполнителю. В какой срок придет выплата, будет ли она единоразовой или поэтапной (например, с предоплатой).
4. Обязанности сторон и порядок оказания услуг. Здесь прописывают условия оценки результатов, санкции за нарушение сделки и другие нюансы, например возможна ли доработка результата, когда работа считается выполненной, как можно расторгнуть договор.
5. Адреса и реквизиты сторон.
6. Подписи исполнителя и заказчика.

2. Собрать необходимые документы

Гражданский кодекс не содержит точного перечня документов, которые исполнителю необходимо предоставить заказчику при заключении договора ГПХ. Чтобы оформить договор с физическим лицом, чаще всего физическое лицо предоставляет заказчику копии следующих документов:

• паспорт;
• страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
• ИНН [9].

Обратите внимание: трудовая книжка для оформления договора ГПХ не нужна, так как это не трудовой договор.

Изменения в договорах ГПХ с 2023 года

С 1 января 2023 года физические лица, работающие по договору ГПХ, попадают под обязательное социальное страхование. Закон обязывает организации, заключающие с физическими лицами договоры ГПХ, вносить взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством [10].

Обратите внимание: новый закон не распространяется на самозанятых, поскольку они платят страховые взносы самостоятельно по собственному желанию.

Это означает, что исполнители по ГПХ (кроме самозанятых) получают похожие гарантии, что и сотрудники, оформленные в штат, например право на оплату больничного, получение выплат по беременности, родам и уходу за ребенком. Есть нюанс: в 2023-м не все смогут получать выплаты [11].

В 2023 году воспользоваться социальными гарантиями смогут только те исполнители по договорам ГПХ, за которых в прошлом году были уплачены минимальные страховые взносы (например, они работали по трудовому договору). Все остальные получат эти гарантии только в 2024 году.

Константин Бахтин Эксперт-юрист консалтинговой группы «Гебель и партнеры»

С 2023 года заказчики должны начислять на доходы исполнителей взносы на социальное страхование. При этом взносы необязательны при работе с самозанятыми и по договорам имущественного характера: дарение, купля-продажа и так далее.

Кроме того, с 2023 года исполнителей начали страховать на случай временной нетрудоспособности и материнства. Это означает, что уже в следующем году они смогут получить выплаты по больничным листам и в связи с декретным отпуском.

Также следует отметить, что отчетность по ГПД (отчет ЕФС-1) с 2023 года нужно сдавать в новый орган — Социальный фонд России (СФР).