Приемка товара по качеству и количеству: инструкция для склада и магазина
Как принимать товар в магазине или на складе — актуальный вопрос для тех, кто только открыл бизнес. Большинство правил вы прописываете в договоре поставки. Ряд требований нужно соблюдать согласно законодательству РФ.
В статье — порядок приемки по качеству и количеству, документальное оформление и описание действий при обнаружении расхождений.
Оформить приход товара обязательно для корректного ведения учета и защиты ваших прав. Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае необходимости защитите свои интересы в суде.
Все документы, которые вам понадобятся для этого, можно скачать в МоемСкладе: пустые бланки, заполненные образцы, инструкции по оформлению. А еще удобнее сделать все онлайн: не придется заполнять бумаги вручную, и риск ошибок сводится к нулю.
Правила для заказчиков и поставщиков
Цель процедуры — обеспечить нужное количество продукции надлежащего качества и выявить брак, недопоставки, недостачи и излишки до того, как товар поступит на склад.
Основные правила для обеих сторон закреплены в 3 параграфе 30 главы ГК РФ, в частности, в ст. 513:
Убедиться, что качество и количество продукции соответствует условиям договора
Отгрузить товар в количестве, соответствующем данным в договоре поставки, надлежащего качества
Поручать приемку только материально ответственному лицу — как правило, это кладовщик
Проверить полномочия лица, которое будет принимать груз
В письменной форме составить акт о расхождении количества и направить его поставщику
По требованию клиента принять акт о расхождении количества продукции
Письменно уведомлять поставщика о поставке некачественных изделий и потребовать замены
Заменить некачественный товар
Хранить излишний или бракованный товар до согласования, что с ним делать
Проверить, что ход приемки фиксируется документально
Все требования прописываются в договоре поставки.
Договор поставки
Это документ, регулирующий процесс приемки. В нем нужно подробно прописать данные о товаре и его передаче:
- название;
- объемы;
- свойства;
- место поставки: склад или магазин;
- период поставки;
- права и обязанности партнеров;
- порядок, способ и период оплаты;
- принцип разрешения спорных вопросов.
Можно составить типовой договор согласно акту ТОРГ-1, утвержденному Государственным комитетом статистики РФ № 132 от 1998 г., М-7 N71 а. Но это необязательно: можно прописать индивидуальный, удобный для обеих сторон порядок приемки. В этом случае в документе нужно указать:
- сроки исполнения;
- места выгрузки;
- образцы сопроводительных документов — счетов-фактур, накладных.
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
- Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
Требования законодательства
Все, о чем не будет прописано в договоре, по умолчанию должно соответствовать требованиям Гражданского кодекса РФ, а именно — директив Государственного арбитража СССР П-6 и П-7.
Если возникают спорные вопросы, в помощь следующие акты:
- постановление АС МО от 28 июля 2015 года А40-89393/14 — если отгружен не тот товар и не в указанном в договоре количестве;
- АС МО от 21 сентября 2015 года № Ф05-12369/15 по делу № А40-20678/15 — если поставщик не получил оплату за товар.
На деле условие о приемке товара по инструкциям Госарбитража № П-6 и П-7 подходит только для сложной дорогостоящей продукции — например, автомобилей, оборудования.
Например, согласно П-6 при недостаче одной единицы товара нужно приостановить приемку и вызвать поставщика. Если он не явится — составить акт о недостаче. В ином случае считается, что покупатель принял товар и не имеет претензий. Это не выгодно для обеих сторон, поэтому лучше продумать свой понятный порядок приемки и зафиксировать его в договоре.
Некоторые технические нюансы обязательны для соблюдения вне зависимости, есть по ним договоренность или нет, а именно:
- подписание договора о материальной ответственности с кладовщиком;
- взвешивание и определение точного веса;
- открытие коробки для проведения выборочной проверки;
- отметка о неповрежденной упаковке, а также подтверждение того, что тара не распечатывалась;
- заполнение акта в случае выявления несоответствий в накладной;
- поставки по четкому графику.
Кто может принимать товар
Все операции, связанные с разгрузкой и распределением товара по складам, выполняет кладовщик. В том числе проверку на соответствие качества и выбраковку испорченных продуктов.
Кладовщик является материально ответственным лицом. Этот статус необходимо закрепить доверенностью — только в этом случае сотрудник имеет право получать товар, ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара — задача руководителя компании.
При выгрузке на территории поставщика — на ж/д станции, в порту или чужом складе — товар можно получить и без печати. Для этого сотрудник, получающий товар, должен предъявить доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и паспорт.
Численность работников склада определяется размерами базы и объемами поставок. Иногда достаточно одного человека, если компания небольшая.
Приемку проводят по товаросопроводительным документам — это обязательное условие.
Документальное оформление поступления товара
Есть два варианта:
- товарно-транспортная накладная + счет-фактура, если вы работаете на НДС;
- универсальный передаточный документ, или УПД + товарно-транспортная накладная, или ТТН (если в счет поставки включены услуги перевозки).
При оформлении приемки используйте унифицированные формы первичных документов ТОРГ-1 — ТОРГ-14, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.
Товарная накладная и товарно-транспортная накладная
Если вы не ведете приемку при помощи УПД, главным документом будет товарная накладная ТОРГ-12.
Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, оформляется товарно‑транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел и отсутствует описание товара.
Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах.
Счет-фактура
Если вы — плательщик НДС, нужно тщательно следить за тем, чтобы счета-фактуры аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без них от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству.
Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора.
При возврате вы должны запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.
Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором стоит печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику происходит поставка.
Альтернатива при ведении первички — универсальный передаточный документ (УПД). Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов.
По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры. Он может заменять оба этих документа. С УПД вам понадобится только транспортная накладная — то есть всего два документа.
Организации могут применять УПД либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов.
Порядок приемки товара по качеству и количеству
Покупатель принимает груз по договору поставки, проверяет качество и комплектность, письменно уведомляет поставщика о выявленных недостатках — качественных и количественных.
Если кратко, приемка груза со стороны покупателя проходит примерно так:
- сверка товара с накладной;
- выявление расхождений;
- подпись накладной;
- сдача документов бухгалтеру для внесения в учетную систему.
А для поставщика соответственно:
- отправление товара с сопроводительной документацией;
- проверка полномочий материально ответственного лица;
- при недостатках — принятие акта расхождений от заказчика и замена некачественного товара.
Подготовка склада к приемке
Прежде чем принимать товар:
- убедитесь, что есть свободное место на полках и стеллажах;
- разграничьте зоны с помощью маркеров, чтобы не путать уже размещенный багаж с вновь привезенным;
- составьте памятку для сотрудников с описанием порядка принятия товара и повесьте на видном месте.
Эти простые действия освободят вас от лишних проблем и сократят время на погрузочно-разгрузочные работы.
Укажите складские ячейки в МоемСкладе — и вы всегда будете знать, где находится тот или иной товар на складе
Система подскажет, куда лучше поместить вновь полученный товар, и сформирует лист подбора для кладовщиков при подготовке отгрузки.
Для удобства комплектации можно распечатать Сборочный лист. Укажите в нем зону и ячейку, откуда был отгружен товар. В списке ячеек видно ее статус — занята или свободна. В списке зон хранения можно смотреть, сколько ячеек заняты, а сколько свободны.
Первичный осмотр
Кладовщик показывает водителю место для разгрузки и проводит первичный осмотр груза. Он проверяет:
- транспортное средство на наличие повреждений;
- температуру и другие условия транспортировки — особенно это актуально для замороженных и скоропортящихся продуктов, которые могут растаять и испортиться во время доставки;
- сохранность тары и упаковки, наличие пломб и маркировки.
О любых повреждениях и нарушениях целостности упаковки нужно незамедлительно сообщить поставщику.
Сверка по количеству
Ответственный сотрудник выясняет, совпадает ли фактическое количество продуктов с данными в сопроводительных бумагах. Его действия:
- Осматривает тару и коробки и пересчитывает все, а если товар по документам в килограммах — взвешивает.
- Сверяет коды маркировки, указанные в накладной, с полученными по факту.
- Проверяет другую информацию в документах: реквизиты поставщика, цены, наименования товаров. О любом несоответствии сообщите поставщику немедленно или в срок, установленный в договоре поставки.
Важно, чтобы совпадали наименования на упаковке, в сертификатах соответствия и сопроводительных документах, иначе грозит штраф. Например, в случае с мясной продукцией Россельхознадзор взыскивает от 10 до 20 тысяч рублей.
Отдельный случай — алкоголь. Помимо прочих этапов приемки получение пива и другой алкогольной продукции нужно подтвердить в системе ЕГАИС.
- Ставит печать организации и подпись, если все в порядке и товарная накладная заполнена корректно. При выявлении недостачи процесс приемки приостанавливается, все повторно пересчитывается и взвешивается, затем составляется протокол недостачи.
Для дальнейшей проверки понадобится погрузочно-разгрузочная техника, чтобы доставить до нужного места и вскрыть груз.
Сверка по качеству и комплектности
Проверка качества — это:
- сверка с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом‑фактурой;
- осмотр изделий по внешнему виду, консистенции, базовой комплектации;
- оценка скоропортящихся продуктов по запаху.
Есть два метода: сплошной и выборочный. Сплошная проверка — это вскрытие упаковки всех без исключения грузовых мест. Выборочная — только некоторых, каких именно — об это прописываете в договоре поставки. Если это условие не оговорено, ориентируйтесь на срок, в течение которого вы сотрудничаете с этим поставщиком.
Кладовщик несет ответственность за сохранность бракованного груза перед поставщиком.
Если было повреждение транспорта или упаковки, проводить нужно только сплошную проверку.
Покупатель имеет право не принимать товар с существенными недостатками. Например:
- Испорченный с порезами, сколами, вмятинами, дырами (ч. 2 ст. 478, ч. 1 ст. 518 ГК РФ);
- Просроченный или со сроками годности, отличающимися от указанных в договоре;
- Без обязательной документации — инструкций по эксплуатации, сертификатов соответствия, техпаспорта — или комплектующих (ч. 2 ст. 464 ГК РФ);
- Без русифицированных этикеток, если товар импортный (ст. 8 Закона о защите прав потребителей).
Во всех случаях, когда товар не соответствует условиям договора, покупатель обязан документально зафиксировать расхождение и предъявить поставщику претензию.
Подписание соглашения или составление акта о расхождениях
На этом этапе нужно расписаться в сопроводительных документах, поставить печать и отдать представителю поставщика или перевозчику.
Процесс считается завершенным, когда стороны подписали акт приемки товаров, или соглашение без разногласий и замечаний. По правилам он должен включать следующие пункты:
- дата и место составления;
- номер регистрации;
- наименование продукции, число, комплектность и цены;
- сведения об участниках сделки — поставщике и заказчике;
- ФИО ответственных лиц с обеих сторон;
- факт завершения сделки и отсутствия разногласий;
- подписи, печати.
Подойдет унифицированная форма № ТОРГ-1, а для приемки материалов — М-7.
Если выявится брак или недостача, составьте акт о расхождении в течение 5 дней после поставки. На определение недостатков, которые невозможно обнаружить сразу при приемке, дается 4 месяца.
Как оформить документы при расхождениях, разберем в соответствующем разделе статьи вместе с бланками для скачивания.
Транспортировка на склад
Понадобится гидравлическая тележка для перемещения груза на склад. Товар распределяется по зонам хранения.
Оформление приходной накладной и отражение приема продукции в базе данных
На основании накладной от поставщика оформляется приходная накладная для учета продукции. Товарно-транспортная нужна для подтверждения факта приемки-передачи продукции между сторонами договора — списания у поставщиков и оприходования у заказчиков.
Вести складской учет и документооборот вручную или в таблицах Excel не очень удобно, особенно при большом объеме номенклатуры и ассортимента.
Проще автоматизировать процесс, чтобы данные о новом товаре вместе со штрихкодами можно было внести в специальную товароучетную программу.
Нужно закупить минимум необходимого оборудования и интегрировать его с системой складского учета. Подробности — далее.
Оборудование и ПО для автоматизации
Для приемки товара на складе вам понадобится:
- Терминал сбора данных — портативный компьютер со встроенным сканером штрихкодов. Такое устройство собирает, обрабатывает и передает сведения о товарах в базу данных.
- Сканер штрихкодов, который считывает коды с упаковок товаров и затем передает на ККТ, компьютер или POS-терминал.
- Принтер печати этикеток пригодится для быстрой маркировки товаров. Устройство позволяет нанести на этикетку любую нужную информацию: штрихкод, наименование, описание, состав, цену или артикул.
- Товароучетная система.
В качестве системы идеально подойдет МойСклад. Он упростит не только приемку, но и складской учет в целом.
- Контроль остатков и управление запасами;
- Формирование и печать складских документов;
- Адресное хранение;
- Учет товара по сериям и срокам годности;
- Работа с маркировкой.
Сроки приемки
Они указываются в договоре поставки. В противном случае действуют правила из инструкций П-6 и П-7. Они разные в зависимости от условий приемки — при самовывозе со склада поставщика, для приемки при ж/д-перевозке, при доставке товара в таре, для скоропортящейся продукции.
По количеству
Покупатель обязан принять товар:
- В открытой или поврежденной таре или без нее — в момент получения;
- По весу брутто или количеству мест — в момент получения;
- По весу нетто или количеству товарных единиц в каждом месте — в течение 10 дней;
- По весу нетто или количеству товарных единиц в каждом месте, если товар скоропортящийся — в течение 24 часов.
По качеству и комплектности
Покупатель обязан принять товар:
- Скоропортящийся — в течение 24 часов;
- От поставщика из того же города — в течение 10 дней.
Если товар доставляется из другой местности, допускается срок до 20 дней для обычной продукции, не скоропортящейся.
Для местностей с труднодоступными условиями по климату, например, Крайнего Севера, временные рамки шире: для пищевых продуктов — 40 дней, для галантерейных и хозяйственных — до 2 месяцев.
Документирование расхождений: недостача, недопоставка, пересортица
Количественные расхождения возникают по разным причинам: просчеты поставщиков при загрузке, несоблюдение условий транспортировки и другое.
На практике происходят следующие виды расхождений:
- Недостача — в документах указано большее количество товаров, чем поступило по факту;
- Недопоставка — фактическое число изделий соответствует документам, но по договору поставки должно быть больше;
- Излишки — товарных единиц поступило больше, чем указано в договоре поставки; — товаров одного вида больше, чем нужно, а товаров другого вида не хватает.
В любом из этих случаев вначале нужно посмотреть, прописаны ли действия при расхождениях в договоре поставки, если нет — ориентироваться на закон.
Затем обязательно сообщите поставщику о расхождении и задокументируйте его. Для этого есть два документа — акт о расхождениях и претензия.
Акт о расхождениях
Составить акт о расхождении по количеству и качеству можно в произвольной форме, но проще использовать уже готовые форму ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 — для импортных.
Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.
Претензионное письмо
В нем в свободной форме укажите, сколько товара вы заказывали и сколько фактически доставили.
Также, как правило, в тексте претензии прописывают:
- дату поставки;
- информацию о договоре;
- реквизиты товаросопроводительных документов;
- суть нарушения;
- требования: заменить товар, прислать недостающий объем, вернуть деньги и т.д., если это предусмотрено в договоре поставки.
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
- Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
Акт о расхождении и претензию направляют на юридический адрес поставщика или по ЭДО, в зависимости от условий сотрудничества.
Статья 521 ГК позволяет добавить расчет неустойки.
Исправления в товарной накладной
Если товар вам привезли, но что-то забыли, в накладной вычеркиваются строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.
Порядок действий при расхождениях
В зависимости от вида расхождения допустимо следующее:
- Довезти недостающий товар при следующей поставке (ст. 511 ГК)
- Отказаться от поставки и вернуть аванс (ст. 487 ГК)
- Оплатить расходы, если покупатель решил докупить товар у другого поставщика (ст. 520 ГК)
- Другое условие, если оно прописано в договоре поставки (ст. 521 ГК)
- Вернуть поставщику излишек
- Вернуть всю партию обратно, если это не противоречит условиям договора
- Принять всю партию, включая излишек — такое право есть у директора компании
- Принять груз полностью
- Не принимать груз полностью
- Принять только нужное количество обоих видов товаров, остальное вернуть
Любые действия покупатель согласовывает с поставщиком. Лучше, если они уже прописаны в договоре поставки.
Ошибки и нарушения при поставках
Все расхождения происходят из-за нарушений договора поставщиком. Это позволяют исправить мероприятия, которые мы привели в таблице выше.
В отдельных случаях устранить недостатки невозможно, и покупатель имеет расторгнуть договор в одностороннем порядке. В целом, это возможно и оправдано при существенном нарушении договора одной из сторон (п. 2 ст. 450 ГК).
Нарушение договора поставщиком считается существенным, если:
- недостатки нельзя устранить в приемлемый для покупателя срок;
- нарушение сроков поставки было неоднократным.
Нарушение договора покупателем считается существенным при:
- при неоднократном нарушении сроков оплаты;
- неоднократной невыборке товаров.
Одностороннее расторжение договора
Такое практикуется, когда поставщик нарушал условия неоднократно или привез повторно товары несоответствующего качества. Расторгнуть договор в одностороннем порядке может и поставщик, например, за нарушение сроков оплаты. Все ситуации прописаны в статье 95 44-ФЗ.
Чтобы это было возможно, стоит заранее предусмотреть наличие в договоре пунктов об ответственности сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей. Об этом сказано в ч. 4 ст. 34 Федерального закона № 44. Если какие-то условия и обязанности не указаны в контракте, действует Гражданский кодекс — в тех частях, где он не противоречит 44-ФЗ.
Алгоритм следующий (на примере нарушения поставщиком условий):
- В течение 3 дней с даты решения о расторжении покупатель уведомляет по почте заказным письмом поставщика об отказе от исполнения контракта с объяснением причин;
- В течение 10 дней поставщик должен исправить нарушения;
- Если получается сделать это не позднее, чем за 10 дней — покупатель обязан отменить решение согласно ч. 14 ст. 95 Федерального закона № 44-ФЗ. На 11‑й день оно уже вступает в силу.
Вопросы и ответы
Отвечаем на самые распространенные вопросы.
Какой документ необходимо предъявить представителю поставщика при приемке?
Доверенность, которая подтверждает материальную ответственность кладовщика, а значит, право на получение товара.
Чем отличается приемка продовольственных товаров?
Помимо перечисленных требований, при приемке продуктов питания — фруктов, овощей, мяса, грибов, ягод, молочных продуктов — есть свои специфические правила:
- обращать внимание на срок хранения;
- оценивать добротность продукции;
- соблюдать правила транспортировки и хранения.
Что делать, если обнаружили недовес при приемке весовых товаров?
Весовая продукция должна иметь маркировку с указанием веса. За недостаток массы материально отвечает кладовщик. Поэтому если есть подозрения в хищении, он обязан осмотреть упаковку. Товар с поврежденной упаковкой нужно взвесить, не вскрывая его.
Что делать, если брак товара обнаружили только во время продажи?
Если у товара ограниченный срок годности или на него распространяется гарантия, его можно вернуть поставщику в пределах этих сроков.
Если сроки не указаны, оформить возврат можно в течение 2 лет со дня поставки. Для этого нужна расходная накладная по форме ТОРГ-12 с указанной причиной «Возврат некачественного товара».
Как подписать накладную и УПД в электронном виде?
Для подписания документов в электронном виде потребуется усиленная электронная подпись.
Что делать с излишками?
Кладовщик составляет заявление по поводу лишней продукции и передает его главному бухгалтеру для внесения поправок в отчетность.
Принимать излишки по праву может только руководитель организации.
Как вернуть товар надлежащего качества?
Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.
Что делать, если привезли не тот товар?
Это факт несоблюдения условий договора о поставке, поэтому товар можно не принимать. Нужно оформлять акт о расхождениях и претензионное письмо.
Почему лучше не игнорировать формальное ведение документов при приемке?
Устная договоренность связана со множеством рисков. Поставщик рискует, если покупатель не подписывал накладную. Покупатель рискует, если подписал накладную на весь объем, а произошла недопоставка.
При получении брака или просрочки поставщик может пообещать заменить товар при следующей поставке, но не выполнить обещаний. Заказчик в свою очередь пропустит срок, когда возможно по закону предъявить претензию по качеству.
Как вести приход и расход товара?
Эти процессы относят к операциям складского учета. Облачный сервис МойСклад позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.
В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически.
Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.
Автоматизировать работу бизнеса поможет МойСклад. Все процессы по продаже и учету товаров бесплатно — рабочее место кассира, складской учет и CRM в комплекте.
Приемка товара по количеству и качеству: порядок, сроки, правила
Товаровед с образованием знает правила приемки товара. Он правильно фиксирует недопоставку, способен принять товар по инструкциям П-6, П-7 и понимает, с каким умыслом крупные поставщики включают в договор поставки эти советские инструкции.
Остальные сотрудники магазина тонкости приемки знают хуже и могут допускать ошибки. Например, нарушают сроки приемки, вносят в учетную программу одинаковый товар под разными названиями. В результате собственник бизнеса теряет время и деньги.
В статье описали правила приемки товара, которые помогут избежать споров с поставщиками и претензий налоговой.
Что вы узнаете
Банальная ошибка приемки, которую допускал почти каждый
На первый взгляд все просто. Приемка товара покупателем должна проходить примерно так:
- сверяем товар с накладной;
- выявляем расхождения;
- подписываем накладную;
- сдаем документы бухгалтеру для внесения в учетную систему.
Но покупатели часто нарушают правила приемки товара, установленные договором или обычаями делового оборота. В результате поставщик получает право отказаться от замены брака или не признавать недостачу.
Как можно нарушить правила приемки товара
В договоре поставки яиц может быть такое условие: «Претензии по количеству и целостности яиц покупатель имеет право заявлять только в момент получения товара от перевозчика». Это значит, надо проверять товар при водителе и сразу же фиксировать брак. Позже поставщик претензии не примет, даже если указать в накладной «принято 10 коробок яиц без проверки боя».
Еще пример формулировки договора. «Претензии по комплектности мебели покупатель вправе заявить после сборки, но не позднее 5 дней с момента поставки». Значит, в момент доставки приемку можно проводить по количеству деталей. А о невозможности собрать шкаф из этих деталей заявить после сборки. Но с даты поставки до момента заявления претензии по качеству не должно пройти больше 5 дней.
Бывает и так: стороны не заключили договор или заключили, но не установили в нем сроки приемки. Или договор подписали, отсканировали, отправили на электронную почту бухгалтеру, но в тексте договора не подтвердили возможность заключать договор путем обмена сканами, а это равносильно отсутствию договора. Во всех этих примерах стороны не договорились о правилах приемки и должны ее проводить «по обычаям» делового оборота (п. 1 ст. 5 ГК РФ). Таким обычаем суды признают советские инструкции о приемке П-6, П-7. См., например, дело А40-27497/2016. По этим инструкциям правила приемки сложные, их легко нарушить и потерять право на предъявление претензий поставщику.
Какое условие договора поставки лучше исключить
Большие заводы, крупные поставщики часто включают в свои договоры условие о приемке товара по инструкциям Госарбитража № П-6 и П-7.
Это условие пригодится, если вы закупаете дорогие автомобили, сложное оборудование, большой объем товара. Для небольших поставок условие о П-6, П-7 сложно применять, часто оно не выгодно для покупателя, его лучше заменить на понятный порядок приемки товара по количеству и качеству.
Так, по пп. 16–18 инструкции П-6 при обнаружении недостачи даже 1 коробки молока покупатель обязан приостановить приемку, вызвать одногороднего поставщика, а при его неявке составить акт о недостаче с участием представителя общественности или представителя другого предприятия. Если покупатель этого не сделает, товар признают принятым без замечаний.
Приемка товара: 10 шагов от договора до продажи
Закон не регламентирует приемку товара в магазине и на складе. Владелец магазина договаривается с поставщиком об условиях поставки и сам решает, как будет принимать товары. Поэтому порядок приемки в торговых точках сильно различается. Предприниматели часто ошибаются в этом процессе, теряют время и деньги. Рассказываем о правилах приемки товаров, которые помогают магазину экономить. Поставщик
Приемка
Учет
Ценники
Этикетки
Прибыль
Порядок приемки товара
По закону магазин принимает товар, когда поставка соответствует договору. После этого осматривает, проверяет количество и качество товаров. Обо всем остальном поставщик и магазин договариваются перед первой поставкой. Приемка товара в Гражданском кодексе
-
— порядок приемки по количеству, — порядок приемки по качеству.
Эти документы давно не имеют юридической силы, но на них ссылаются в договорах поставки. В суде магазин и поставщик опираются на условия договора поставки и советские инструкции.
Шаг 1. Договор поставки
- какие обязанности у поставщика и магазина,
- когда и в каком количестве поставлять товар,
- сколько времени занимает приемка,
- как маркировать упаковку,
- какие сопроводительные документы использовать,
- насколько цены и объем доставленных товаров могут отличается от заказа,
- как урегулировать конфликты.
Проблема Предприниматель ремонтирует помещение и договаривается о поставке холодильников с газировкой. Оборудование и воду не привозят к открытию. |
Как правильно Предприниматель заключает договор с поставщиком, в нем указывают сроки. Холодильники привозят вовремя: владелец магазина будет судиться и взыщет потери из-за задержки. |
Шаг 2. Заказ
Инструкции не описывают процесс заказа товаров. Условия стороны описывают в договоре. Обычно в нем прописано, как именно магазин заказывает товар у поставщика: ему звонит сотрудник, присылают письмо или поставщик должен сам приехать за заказом.
Магазин заказывает товары — поставщик составляет перечень, собирает груз и готовит сопроводительные документы. Уточняет, когда будет поставка.
Проблема Магазин не вовремя заказывает самый популярный товар — молоко в мягкой упаковке. Покупатели уходят к конкуренту. |
Как правильно Сотрудники магазина заносят товары в товароучетную систему, следят за остатками и заказывают популярные товары заранее. |
Шаг 3. Оплата и поставка
Условия оплаты товаров тоже прописывают в договоре. Обычно товары привозят после оплаты. Но если стороны давно работают и доверяют друг другу, поставщик может открыть своего рода «кредитную линию»: товар поставляют раз в два дня, а платит магазин в конце месяца.
После оплаты сотрудники поставщика привозят товар к оговоренному времени в магазин или на склад.
Если магазин не организовал приемку, возникают проблемы. Сотрудники заняты в зале — принимать груз некому. Ответственный работник путается в процессе приемки и не проверяет количество товаров. Груз разместят где придется: стиральные порошки рядом со свежим мясом.
Шаг 4. Сопроводительные документы
Вместе с товаром поставщик привозит сопроводительные документы. Обычно это накладные и счет-фактура, но возможны варианты.
Накладная ТОРГ-12 — главный документ, в котором описывают товары, их количество и цены. Накладная удостоверяет, что одна сторона поставила груз, а вторая приняла.
Накладную ТОРГ-12 используют магазины и поставщики, которые не перешли на универсальный передаточный документ
Товарно-транспортная накладная (ТТН) нужна, когда товар доставляют на склад на машине. В ТТН два раздела, в первом описывают товар и называют контрагентов, во втором — указывают маршрут и состав транспортных услуг.
Вторая часть товарно-транспортной накладной — транспортный раздел
Все накладные оформляют в двух экземплярах, для магазина и поставщика.
Счет-фактура — свидетельство того, что поставщик доставил груз, а магазин его оплатил. Счет не нужен магазину на упрощенке. Но полезен организациям, которые платят НДС. Магазин хранит их, чтобы приложить к декларации и платить меньше налогов. Печать в счете-фактуре не ставят, достаточно подписи бухгалтера и директора магазина.
Счет-фактуру печатают в одном экземпляре — для магазина.
Магазин прикладывает счета-фактуры к налоговой декларации, чтобы сократить НДС
Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет товарную накладную и счет-фактуру. С ним магазин обходится одним документом вместо двух. УПД подходит для сопровождения товара и отчета перед налоговой.
Шаг 5. Приемка по количеству и качеству
Сотрудник магазина сверяет груз с накладной и убеждается, что все сходится: наименование товаров, их количество, артикулы и цены. Для этого вскрывают все транспортные упаковки или несколько на выбор, если к поставщику есть доверие.
Если товара не хватает, обычно из накладной вычеркивают строки с товарами, которые забыли поставить. У каждой пометки ответственный сотрудник ставит подпись. Потом документ заменяют на верный. У документа с правками нет юридической силы, суд его не примет.
- ТОРГ-2 — для российских товаров,
- ТОРГ-3 — для импортных.
Такой акт потребуется, если масса и количество товара не совпало с накладной или вместо свежего хлеба привезли плесневелый.
Проверить качество товара магазин может и после поставки: в течение суток — у скоропортящихся продуктов, до 10 дней — у остальных товаров.
Проблема Сотрудник магазина принимает товар и подписывает акт не глядя. Потом оказывается, что бутылок заказывали больше, а вместо свинины говядину. |
Как правильно Сотрудник магазина принимает товар, вскрывает упаковку, пересчитывает продукты и сверяет с накладной. Если есть ошибки — составляет акт расхождения. |
Шаг 6. Подпись
Если с товаром все в порядке, накладную нужно подписать и поставить печать. Это делает материально ответственное лицо. По умолчанию это директор магазина, он может оформить доверенность на подчиненного.
Сотрудник с доверенностью может использовать печать предприятия или не ставить печать вовсе. Тогда он предъявляет поставщику доверенность по форме М-2 и паспорт.
Проблема Директор магазина принимает товары от поставщика сам. Когда его нет, приемка невозможна. |
Как правильно Директор магазина оформляет доверенность на сотрудника, который отвечает за приемку. |
Шаг 7. Оприходование
Чтобы контролировать продажи, магазин фиксирует принятые товары и их количество, а потом убирает проданные. Для этого нужна товароучетная система или хотя бы тетрадка. Магазины, которые платят НДС, обычно ставят товароучетку — это нужно для отчетов в налоговую.
После приемки товар нужно оприходовать — создать новый товар в базе или изменить количество у существующего. В товароучетных системах каждый товар описывают по нескольким атрибутам: наименование, тип товара, цена, размер НДС и другие. Если товаров много, процесс упрощает сканер: сотрудник не вводит названия товаров, а пробивает штрихкоды.
Товар появляется на балансе магазина — его можно продавать и вести учет.
Проблема Сотрудник магазина оприходует товар после приемки полтора часа — надо вбить каждую строку из накладной и не ошибиться. |
Как правильно В магазине есть сканер, которым сотрудник пробивает товары после приемки. На процесс уходит 15 минут. |
Принимайте товары в Кабинете Дримкас
Сотрудник магазина принимает товары по накладной — сервис добавляет их в базу для учета остатков. Можно сразу установить цену, скидку и напечатать ценники.
Замените товароучетную систему, Excel и другие программы одним сервисом.
Шаг 8. Розничная цена
Когда товар заносят в базу, для него рассчитывают розничную цену. Для этого используют общую наценку для одной категории товаров, например 20% для алкоголя, или назначают стоимость каждому товару в отдельности.
Какую розничную цену ставить, решает руководство магазина. Исключение — товары, для которых определена минимальная или максимальная розничная цена (МРЦ). Такое ограничение есть, например, на табак. Магазин может продать пачку дешевле МРЦ, чтобы выделиться среди конкурентов, но цена по закону не может быть ниже 75% от установленной. Цену на пачку с МРЦ 100 ₽ можно снизить максимум на 25 ₽, до 75 ₽.
Проблема Директор магазина устанавливает розничные цены на товары после приемки. Это занимает до 40 минут. |
Как правильно Директор магазина изучает цены конкурентов и определяет уровень наценки — розничную цену меняют в зависимости от оптовой. На отдельные товары наценку снижает, чтобы продать быстрее. |
Шаг 9. Ценники на товар
Когда сотрудники магазина добавили товары в базу и сделали наценку, они печатают ценники. Мы подробно рассказывали о том, как выглядят правильные ценники:
Если коротко, ценник ставят у каждого товара. В них указывают название, сорт товара, если он есть, и цену. Все в едином стиле. Важно, чтобы цена на кассе и в ценнике совпадали.
Такие ценники соответствует закону, сотрудникам магазина легко ориентироваться в них благодаря дате и штрихкоду
Проблема Магазин не относится к ценникам серьезно. Пропустили — покупатель спросит цену на кассе. Въедливый клиент жалуется на нарушения в Роспотребнадзор, магазин штрафуют. |
Как правильно Магазин печатает новые ценники сразу после приемки товара — с актуальными ценами и в одном стиле. Сотрудники следят, чтобы они соответствовали товарам. |
Шаг 10. Выкладка
Когда с приемкой закончили, часть товаров остается на складе, другие выставляют товар на продажу. Сотрудник аккуратно расставляет продукты на места, рядом размещает ценники. Если новые цены еще не загрузили на кассу, замену ценников откладывают до конца смены.
Проблема Магазин после приемки ставит ценники на товары, на кассе остаются старые цены. Покупатель жалуется в Роспотребнадзор. |
Как правильно Магазин дожидается конца смены, загружает новые цены на кассу и только тогда печатает ценники. Расхождений нет. |
Что нужно знать о приемке товара в магазине
- Закон не регламентирует приемку. Условия поставки стороны устанавливают в договоре.
- Магазин заказывает товар, как договорился с поставщиком — по звонку или электронной почте.
- После оплаты поставщик привозит товар. Действия сотрудников при приемке нужно отработать заранее.
- Товар сопровождают накладными и счетом-фактурой. Универсальная накладная упрощает товарооборот.
- Сотрудник магазина сверяет груз с накладной. Если чего-то не хватает, составляют акт расхождения.
- Документы подписывает директор магазина или сотрудник по доверенности.
- Магазин оприходует товары, ставит розничную цену и печатает ценники.
- Товар выкладывают на прилавок с ценниками. Стоимость совпадает с ценой товара на кассе.
Всё от приемки товара до печати ценников
Кабинет Дримкас помогает владельцам касс принимать товары от поставщиков, вести учет остатков на складе и следить за эффективностью продаж.
Если магазин продает маркированные товары, в сервисе есть все необходимое — от приемки до списания.
Приемка товаров по количеству и качеству: правила, порядок, инструкция приема продукции на склад
В эту процедуру входит обязательная проверка, регламентированная в соответствии с положением абз. 2 п. 2 ст. 513 ГК РФ. В заключительном договоре оговаривается порядок инспектирования. В противном случае, ревизию проводят по действующему законодательству.
Такая операция осуществляется для:
- Определения бракованной партии.
- Выявления недостачи.
- Раскрытия виновных лиц по возмещению материальных убытков.
Мы подготовили памятку по приемке товара на склад, чтобы ничего не упустить. Скачивайте по кнопке ниже, чтобы всегда была под рукой.
Памятка по приемке товара на склад
Как принимать товар: законодательное регулирование и цели
В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия. Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.
Целью инструкций является:
- Произвести визуальный осмотр коробок.
- Выявить недостачу по численности.
- Определить непригодную продукцию.
- Обозначить место для выборки,
- Проверить сопроводительные документы представителя.
- Договориться о месте и сроках хранения брака.
В постановлении АС МО от 28.07.2015 по делу А40-89393/14 расписаны действия, если покупатель получил груз не того характера и не того объема. А если поставщику не заплатили за поставку, то суд встанет на его сторону, опираясь на акт АС МО от 21.09.2015 № Ф05-12369/15 по делу № А40-20678/15.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Инструкция по приемке товара на склад
Правила прописываются в договоре и их количество зависит от места разгрузки, от вида транспортного средства и от габаритов привезенного груза. Для каждой компании перечень составляется индивидуально, но обобщенный реестр выглядит так:
- Осуществляется подъезд к месту размещения.
- Проверяются сопроводительные документы.
- Определяются размеры ворот для грузового транспорта.
- Выделяется пространство под разгрузку.
- Подается оборудования для перевозки груза.
- Предметы торговли визуально осматриваются, пересчитываются, взвешиваются.
- Вывозится при помощи рохли на место сложения.
- Сверяются и оформляются сопроводительные письма
- Регистрируются акты по бракованному или недостающему товару.
- Письменно вносятся данные о получении груза в реестр.
- Подготавливается зона для размещения и хранения.
Порядок приемки продукции по количеству и качеству
Первичный осмотр кладовщик проводит уже на стадии выгрузки коробок из транспортного средства. К концу процедуры у него имеются исчерпывающие сведения для оформления всех сопроводительных документов. За это время, опытный работник, успевает пересчитать груз, визуально оглядеть его на наличие потерянного или бракованного. При поступлении изделий с оптовых баз на руки потребителю выдается накладная формой № М-15. Такой документ в торговле применяется единым образцом, принятым в восьмидесятых годах прошлого века и до сих пор он не пересматривался.
Приемка товара — процесс небыстрый, требует внимательности. К тому же ручной учет не исключает ошибки человеческого фактора. Поэтому его автоматизация является оптимальным решением. По отзывам наших клиентов издержки сокращаются до 70%. Посмотреть решение >>
Кто может принимать
На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам. За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.
Обязательным условием считается оформление товаросопроводительных бумаг, которые могут быть представлены транспортными накладными, счет-фактурами и железнодорожными мандатами. Если получение осуществляется на своей территории, то начальник ставит печать своей компании. Это говорит о том, что теперь отвечать за сохранность будет эта организация. Когда выгрузка проходит на местности поставщика, то есть в порту, на железнодорожной станции, на чужом складе, то получение происходит по доверенности с предъявлением паспортных данных.
Составление договора
Во избежание претензий от покупателя, когда обнаруживаются порванная упаковка, недостающий объем, брак, то сторонам лучше подписать обоюдный документ. Можно использовать уже написанные ранее инструкции и оформить по специальным образцам: акт № ТОРГ-1, утвержденный Госкомстатом Российской Федерации в 1998 году за номером 132; М-7 N71 а.
Законодательством разрешено не использовать эти стандарты. Допустимо обеим компаниям составить собственный договор, в котором будет прописываться порядок. Здесь можно и нужно указать сроки исполнения, место выгрузки, и определить какие будут образцы сопроводительных документов (накладная, счет-фактура). При заполнении бумаг покупателю следует внимательно рассмотреть пункт о возражении на некачественный предмет. Если он поставил подпись, то в суде не сможет доказать свою правоту и не вернет брак поставщику. Это означает, что необходимо включить условие, гарантирующее покупателю подавать претензии и жалобы.
Как осуществляется приемка и передача товара
В первую очередь, следует подготовить стеллажи и полки на складе. Для этого потребуется время, поэтому обе стороны договариваются заранее, когда привезут груз. Обычно хватает полчаса для освобождения зоны от ненужных вещей и выбора свободного временного периода. Чтобы не путать уже размещенный багаж от новопривезенного, работникам следует:
- Разноцветными мелками или маркерами разграничить зоны на полках.
- Для неподготовленных сотрудников составить схему принятия и повесить ее на видное место.
- Создать автоматизированную программу для учета. Она поможет выполнить все действия без ошибок во время пересчета.
- Купить и поставить качественный софт, который выявит недостатки и составит акт о несоответствии.
- Оснастить рабочую зону дополнительными стеллажами.
Все эти действия помогут без спешки выполнить разгрузочные работы, сократить время, лучше осмотреть продукцию для выявления недостачи и брака. Подробнее >>
Как правильно принять товар от поставщиков
Технические моменты оговариваются между кладовщиком и экспедитором, но есть несколько принципиальных условий:
- Взвешиванием и узнается точный вес.
- Определяется численность подсчетом.
- На документе делается отметка, что упаковка на неповрежденной таре не распечатывалась.
- Допускается открывание коробки для выборочной проверки.
- Подписывается договор о материальной ответственности.
- Если кладовщик найдет несоответствие в накладной, то заполняется акт.
- Заранее планируется график.
Что необходимо проверить при приемке товара
Кладовщик, следуя распечатанной и прикрепленной к стене инструкции, совершает следующие действия:
- Проверяет реквизиты поставщика по терминалу сбора данных.
- Инспектирует совпадения цен.
- Пересчитывает, осматривает тару и коробки.
- Узнает при каком температурном режиме перевозились скоропортящиеся продукты.
- Проверяет маркирование.
- Выборочно вскрывает коробки для визуального осмотра.
- Если обнаруживаются недостатки, то кладовщик останавливает процесс получения, повторно все пересчитывает и взвешивает.
- В конце он ставит свою подпись, дату и печать (штамп) на сопроводительных документах.
- В компьютере отображает принятие продукции.
- Вносит в программную базу штрихкоды.
- Распределяет груз по зонам хранения.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Как принимают по качеству
По российскому законодательству материально ответственное лицо склада имеет право после выявления неукомплектованности груза составить акт о несоответствии не позднее пяти дней. Четыре месяца дается на установку не выявленных сразу недостатков. Все нормативные сроки прописываются в договоре обеими сторонами. Добротность предметов торговли определяется методом выборки. Кладовщик несет обязательства перед поставщиком о сохранности бракованного груза. Сотрудник сверяет привезенный товар с сертификатом, техническим паспортом, накладной, счет-фактурой. При этом осматриваются изделия по консистенции, внешнему виду, по запаху скоропортящихся продуктов и базовой комплектации. Претензии к непригодной продукции покупатель может предъявить на основании прописанного пункта в документации.
Сроки приемки
Срок приемки товаров прописывается в договоре поставки. Если в договоре сроков нет, то в случае спора суды применяют инструкции Госарбитража П-6, П-7, признавая их «обычаями делового оборота». В целом сроки приемки товара делятся на две большие группы: по количеству и качеству.
По количеству покупатель обязан принять товар:
- В момент получения, если товар без тары, в открытой или поврежденной таре.
- В момент получения по весу брутто (с тарой), количеству мест и не позднее 10 дней по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар в исправной таре.
- Не позднее 24 ч по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар скоропортящийся в исправной таре.
По качеству и комплектности покупатель обязан принять товар:
- Не позднее 24 ч для скоропортящихся продуктов.
- Не позднее 10 дней, если поставщик находится в том же городе.
- Не позднее 20 дней, если поставщик иногородний.
Приемка по весу
Кладовщик несет материальную ответственность за недостаток массы. Поэтому он, при подозрении на расхищение груза должен осмотреть упаковку. На место размещения он обязан приходить с маркировкой на коробке, указывающий вес. Если тара повреждена, то работник, не разрывая упаковку, перевешивает продукцию на последнем этапе получения. При несовпадении веса брутто, вызывают доверенного со второй стороны. Они вместе составляют протокол о недостатке.
Инструкция, порядок и правила оформления приема товара на склад по количеству и качеству от поставщиков
Чтобы не возникли конфликты между двумя партнерами, следует документировать результат проделанной работы.
Нюансы составления актов
В случае отсутствия претензий составляется и подписывается соглашение. В нем должны отражаться:
- Название, дата составления, регистрационный номер.
- Информация о: участниках сделки как принимающей стороне, так и поставляющей продукт.
- Список полученного груза, его число и комплектность.
- Пункт о завершении сделки и отсутствии разногласий.
- Фамилия, имя, отчество и подпись участников процесса передачи.
Использование компьютерных технологий для ускорения складских операций
Современное оборудование позволяет автоматизировать большую часть учетной работы, настроить заблаговременное поступление точной информации о перечне, качестве, особенностях упаковки и времени прибытия партии. Использование электронной маркировки позволяет снизить влияние человеческого фактора и резко ускорить учет.
Преимущества виртуального документооборота
Сосредоточение всей информации на одном носителе позволяет:
- Систематизировать данные, легко находить статистику.
- Минимизировать ошибки работников.
- Ускорить процесс заполнения.
- Автоматизировать подсчет и контроль.
- Иметь постоянную оперативную связь между сторонами.
- Совместить внутреннюю логистику склада с процессом приемки и выдачи.
Программное обеспечение
Оно позволяет наладить прием и хранение продукции, максимально снизив издержки, возникающие при ручном внесении данных. Суть процесса заключается в том, что при поступлении каждой единице присваивается собственный идентификационный номер. Это позволяет отслеживать наличие и местоположение, отгрузку в любой момент времени. Информация обо всех операциях остается в памяти и отчетность легко производится. Ввод данных происходит на понятном языке, ошибки идентификации минимизируется при использовании уникального кода или магнитной метки. Необходимое программное обеспечение можно найти на сайте cleverence.ru российского разработчика мобильных систем учета по штрихкодам «Клеверенс».
Как решаются проблемы недостачи и пересортицы
Весь цикл пребывания на складе сопровождается ошибками. Несоответствия могут появляться как при приеме, так и при выдаче. Нередким случаем является воровство и порча. Системный подход, основанный на присвоении идентификационного номера, позволяет устранить преднамеренные или нечаянные сбои, и проследить весь путь изделия. Это сильно затрудняет возможность фальсификации, все действия остаются в памяти, и при необходимости могут быть просмотрены для контроля.
Недостача
Ее можно минимизировать, если поставщик будет привозить маркированные единицы. Но нужно сделать так, чтобы ваши системы учета были совместимы.
Излишки
Так принято называть, когда количество не совпадает со значением, указанным в накладной. К таким ошибкам обычно приводят:
- Плохо проведенная работа по инвентаризации.
- Сильная загруженность кладовщика при поступлении большого объема.
- Некачественная отпускная отчетность.
Излишки может принять только директор компании после письменного заявления кладовщика, где отображаются пояснения по поводу лишней продукции. Составленный протокол передается главному бухгалтеру для поправок в отчетности.
Пересортировка
Основной источник проблемы — это небрежность при приемке и выдачи предметов торговли. Решает эту задачу чипирование и централизованный компьютерный учет.
Акт о недостаче
Существуют типовые формы, как то: № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Возможны нюансы. Многие поставщики решают такие проблемы без лишних формальностей. Если необходимо официально задокументировать, то претензия должна быть завизирована не только кладовщиком, но и экспедитором или комиссией, состоящей из нескольких членов.
Приемка продовольственного товара, что это такое
Такой вид продукта требует особого отношения и соблюдения специфических правил. Если получение пакетированных изделий с длительным сроком годности является стандартной процедурой, то оборот скоропортящихся, весовых продуктов требует повышенного внимания при оценке добротности, времени реализации и соблюдения правил транспортировки и хранения. В магазинах принято решение спорных вопросов в пользу принимающей стороны. Свои особенности имеются при закупке у населения мяса, овощей, фруктов, молока, грибов и ягод.
Существует отработанная практикой схема и определенный алгоритм приемки товаров по количеству и качеству. В большинстве случаев это отлично подходит для складской работы и розничной торговли. При больших объемах целесообразно и выгодно автоматизировать процесс с помощью компьютеризации. Программное обеспечение можно выбрать и купить на сайте компании Клеверенс