Куда сдавать ефс 1 с 2023

Форма ЕФС-1 в 2023 году: как заполнять, куда и когда сдавать

Пожалуй, самый обсуждаемый отчет начала 2023 года – это ЕФС-1. Новый отчет появился после объединения двух фондов и объединил, в свою очередь, сразу несколько форм отчетности прошлых лет. Разберем, куда сдавать отчет и когда, особенности и порядок заполнения ЕФС-1, штрафы за ошибки.

ЕФС-1 – новый отчет с 2023 года

С 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединились. Это теперь Социальный фонд России. В этот фонд сдается новый отчет ЕФС-1 в 2023 году. По сути, он сочетает в себе часть информации, которую раньше передавали в оба старых фонда. Так что не удивляйтесь переменам.

Одна из главных трудностей нового отчета в том, что разные его разделы сдаются в разные сроки. То есть единой даты, чтобы сдать в СФР ЕФС-1, нет.

О чем надо отчитываться через ЕФС-1? О стаже, зарплате и иных доходах, взносах на накопительную пенсию, взносах «на травматизм» за работников.

Какие отчеты отменены в 2023 г.

Новая форма ЕФС-1 в 2023 году отменила прошлогодние:

СЗВ-ТД – данные по кадровым событиям вошли в Подраздел 1.1. Раздела 1.

СЗВ-СТАЖ – информация о стаже (с учетом изменений – читайте далее) теперь включается в Подраздел 1.2 Раздела 1;

ДСВ-3 – сведения о дополнительных взносах находятся в Подразделе 3 Раздела 1;

4-ФСС – по факту это отчет переместился в Раздел 2 ЕФС-1.

Научим всему, что необходимо для работы в 2023 году на ОСНО. Вы сможете вести учет организаций и подразделений, сдавать отчетность без ошибок и штрафов, брать клиентов на бухгалтерское обслуживание. От первички до отчетности: экспертный курс и официальное удостоверение о профподготовке. Посмотрите бесплатно урок и записывайтесь.

Все эти отчеты теперь входят в ЕФС-1. Но есть важный момент: за прошедший 2022 год еще надо сдавать старые формы, т.к. новый фонд заработал только с 1 января 2023 года. Корректировать годовую отчетность 2022 тоже надо будет через старые формы.

Многие бухгалтеры упускают из виду еще один отчет: СЗВ-М. Вы спросите: он тоже в ЕФС-1? Нет, для них будет отдельный отчет, персонифицированные сведения по физлицам. Их надо отправлять в налоговую каждый месяц, а налоговики уже сами будут направлять их в новый Социальный фонд.

Кто сдает отчет ЕФС-1 в 2023 году

ЕФС-1 сдают все без исключения работодатели. К тому же, с 2023 года в новый отчет надо включать не только тех, кто работает по трудовым договорам, но и тех, кто по договорам ГПХ.

Когда именно заключались ТД или договоры ГПХ, кстати, надо будет тоже прописывать. Для этого в ЕФС-1 есть Подраздел 1.1.

И еще одна важная особенность. Когда будете заполнять отчет, помните, что все кадровые мероприятий фиксируются не с даты наступления кадрового события, а с даты выхода приказа об этом событии.

Куда и в каком виде сдавать отчет ЕФС-1 в 2023 году

Логичный вопрос: «А куда отчитываться?». Раньше все было понятно – все, что связано с пенсией, сдавалось в Пенсионный фонд, а все, что имело отношение к страховым выплатам – в ФСС.

Сдавать новую форму теперь нужно в местное подразделение объединенного Социального фонда РФ.

Как сдавать ЕФС-1? Тут порядок остался таким же, как и тот, что работал для старых форм. Если в организации среднесписочная численность (вместе с договорниками ГПХ) превышает 10 человек, то отчитаться можно только в электронном виде по ТКС. И вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Если же в компании меньше 10 человек, то сдать новый отчет можно и на бумаге, и электронно. Решать, как именно сдадите, можете вы сами.

Но есть еще один момент. В общем порядке отчет подписывает директор, но если в вашем случае это кто-то другой по доверенности, то СФР должен получить от вас данные об этом лице. Причем сообщить надо до сдачи отчетности, чтобы не было путаницы, если ЕФС-1 заполняют разные люди. Например, бухгалтер и кадровик.

Состав ЕФС-1

Теперь расскажем больше о том, что включает в себя новый отчет. Прежде всего, в нем два больших раздела:

Раздел 1 (в нем прописываются данные, которые раньше получал ПФР, о кадрах, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию);

Раздел 2. (а это то, что раньше называлось 4-ФСС).

К каждому разделу надо присоединять титульный лист отчета, когда сдаете.

Собрали в таблицу информацию о том, какие формы заменил новый отчет и где их искать:

Сроки сдачи ЕФС-1 в 2023 году

Напомним, что за 2022 год организации отчитываются еще по старым формам, а значит:

форму СЗВ-М за декабрь 2022 года нужно было предоставить до 16 января 2023 года;

форму ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года нужно было подать до 3 февраля 2023 года;

форма СЗВ-СТАЖ за 2022 год должна оказаться в Фонде не позднее 1 марта 2023 года.

А теперь посмотрим сроки сдачи разделов из отчета ЕФС-1. Еще раз проговорим их: запомнить или записать себе можете из таблицы выше.

Все сведения о кадровых изменениях, приказы по которым вышли после 1 января 2023 года, надо отправлять в Социальный фонд уже по форме ЕФС-1 Подраздел 1.1 Раздела 1. Когда?

Если какого-то работника уволили или приняли на работу, то отчитаться нужно не позднее рабочего дня, следующего за датой издания приказа.

Если работник перевелся на другую работу или изменил свои пожелания к ведению трудовой книжки, то срок отчетности про это – не позже 25 числа месяца, следующего после выхода приказов.

Бюджетным организациям надо использовать для отчетности Подраздел 1.3. Раздела 1. И сдавать каждый месяц не позднее 25 числа следующего за отчетным месяца.

Вывод такой: за январь 2023 года ЕФС-1 сдадут те, у кого были какие-то кадровые перемены, и бюджетные учреждения.

Подраздел 3 Раздела 1 сдается ежеквартально, не позднее 25 числа месяца после истечения квартала. У Раздела 2 аналогичные сроки.

Наконец, Подраздел 1.2. и Подраздел 2 Раздела 1 впервые нужно сдать в 2024 году.

Особенности и порядок заполнения отчета ЕФС-1 в 2023 году по сравнению со старыми формами

Со сроками сдачи и составом отчета разобрались, теперь попробуем разобраться с изменениями, которые произошли в ЕФС-1, и о том, как заполнять уже знакомые формы в составе нового отчета.

Как заполнять все разделы ЕФС-1 рассказала эксперт Елена Пономарева. На примерах, с отработкой в 1С. Дополнительно разобрала ошибки.

Титульный лист

Титульный лист обязательно сдавать с любым из Разделов.

На титульном листе важно указать регистрационный номер – это действующий регистрационный номер в ПФР.

В графе ИНН нужно указать идентификационный номер налогоплательщика полностью. Если вы подаете сведения от имени ИП, то ИНН будет содержать 12 символов, если от имени организации, то 10 и в последних двух клетках необходимо поставить «-».

Важно указать адрес электронной почты без пробелов, запятых и иных знаков препинания, даже банальное нижнее подчеркивание в электронном адресе новая форма не распознает и укажет на ошибку, поэтому если в вашем e-mail есть такие символы, придется позаботиться о новом адресе электронной почты.

Если в организации произошла реорганизация, то важно указать информацию о компании, которая была реорганизована. Если же никаких реорганизаций не было, то оставьте это поле незаполненным.

На титульном листе теперь не указывается отчетный период, потому что каждый подраздел имеет свои сроки сдачи.

Коды статистики должны указывать только государственные организации, которые сдают Подраздел 1.3. раздела 1.

Раздел 1

Данный раздел заполняется отдельно по каждому застрахованному лицу. Здесь важно указать стандартные данные:

Но это еще не все. Дальше вам надо указать код категории застрахованного лица. Он зависит от гражданства (для россиян будет проставляться шифр «ГРФ»).

Кроме того, вам нужно обозначить Код гражданства работника из Общероссийского классификатора стран мира.

Подраздел 1.1 раздела 1 (СЗВ-ТД)

Про сдачу этого подраздела по работникам с договоров ГПХ мы уже говорили, теперь чуть больше об этом.

Учитывать надо ГПД, с выплат по которым начисляются страховые взносы. Какие это могут быть договоры? На выполнение работ, оказания услуг, авторского заказа, передачу прав и т.п. В форме нужно указать, когда был заключен или прекращен договор ГПХ, это также нужно прописать в графе «кадровые мероприятия».

После объявления о частичной мобилизации в форме появились 2 новых кадровых мероприятия – «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» и «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ». Но указать их можно по данным только после 21 сентября 2022 года.

Подраздел 1.2 (СЗВ-СТАЖ)

Заполняется не на всех работников, как ранее СЗВ-СТАЖ, а только на тех, которые имеют особенности в начислении пенсионного стажа.

были в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет;

были в отпуске за свой счет;

были отстранены от работы или договор был приостановлен;

имеют право на досрочную пенсию.

Здесь, как и с предыдущим разделом, появились 2 новые графы: номер 11 и номер 12.

Графа 11 – с указанием индивидуального номера рабочего места;

Графа 12 – с указанием класса (подкласса) условий труда.

До 2024 года отчитываться по этому подразделу можно только по запросу от фонда. Например, если сотруднику не хватает сведений о стаже для досрочного назначения пенсии.

Еще одна деталь, которую вы могли пропустить: заполняется этот подраздел совместно с Подразделом 2.

Подраздел 1.3 (СИоЗП)

Эта часть ЕФС-1 нужна для бюджетных организаций (учреждения в области образования, науки, культуры, здравоохранения, предоставления социальных услуг).

Форма состоит из 25 граф, основная масса которых заполняется кодами из соответствующих классификаторов. Важно вовремя обновить классификаторы в своем ПО и тогда проблем с заполнением этого подраздела не возникнет.

Раздел 2 (4-ФСС)

От старой формы 4-ФСС, которую заменил этот раздел, нет практически никаких отличий. Но:

вместо численности физлиц, в пользу которых производятся выплаты, теперь нужно указать число работающих застрахованных лиц;

снова появилась колонка «На начало отчетного периода»;

теперь не сдаются сведения о численности пострадавших в связи с наступлением страхового случая (что ранее было в табл.3 формы 4-ФСС).

Кто заполняет ЕФС-1

Должности конкретного сотрудника, который отвечает за подготовку нового отчета, в законе нет. Подготовка ЕФС-1 – это обязанность работодателя и он сам вправе решать, кто из сотрудников будет готовить новый отчет.

Как заполнять все разделы ЕФС-1 рассказала эксперт Елена Пономарева. На примерах, с отработкой в 1С. Дополнительно разобрала ошибки.

Тут возможны следующие варианты:

Заполнять и сдавать будет один человек (если у вас бухгалтер и кадровик – один и тот же человек).

Или разделить зоны ответственности и тогда готовить отчет будут кадровая служба и бухгалтерия.

Чтобы зафиксировать ответственность, рекомендуем издать приказ по назначению ответственных лиц, сообщить о том, какая ответственность грозит организации в случае несвоевременной передачи сведений и ознакомить с этой информацией и самим приказом (под роспись) сотрудников.

Штрафы за ошибки в новой форме

За неверно или несвоевременно предоставленную информацию по форме ЕФС-1 придется заплатить.

Если сдали отчет в ненадлежащей форме (вместо электронного отчета на бумаге) – придется заплатить 1000 руб.

За ошибки в заполнении или наращении сроков предоставления отчетности по Разделу 1 подразделам 1.2 и 1.3 размер штрафа составит 500 руб. по каждому застрахованному лицу, а также штраф руководителю от 300 до 500 руб.

За нарушение срока сдачи или ошибки в подразделе 1.1. раздела 1 оштрафуют руководителя на сумму от 300 до 500 руб.

За раздел 2 штрафы иные. За нарушение срока сдачи – 5% от начисленной за последние 3 месяца суммы, но не более 30% и не менее 1000 рублей.

За ошибки, которые привели к уменьшению уплаченных взносов – от 20 до 40% причитающейся к уплате суммы взносов.

В обоих случая руководителя оштрафуют на сумму от 300 до 500 руб.

На самом деле, ЕФС-1 не так страшен, как о нем говорят. Все формы достаточно знакомы и понятны, главное обратить внимание на отдельные изменения и правильно указывать коды из справочников.

ЕФС-1: сроки сдачи разделов в 2023 году

Сокращение ЕФС-1 – это единая форма сведений. Расшифрованное название говорит само за себя. Новая форма включает связанные данные ряда отчетов, которые представляли до 2023 г. Поэтому она и называется единой. Введена новая форма постановлением правления ПФ № 245п от 31.10.2022:

Поскольку введена ЕФС-1 именно с 2023 г., то и отчитываться по ней следует, соответственно, с 2023 г.

Пример. Допустим, работника взяли на работу 30.12.2022. Тогда его данные следует включить в СЗВ-ТД и сдать до 09.01.2023. Помимо него, трудоустроили еще двух соискателей – одного 09.01.2023, а второго – 10.01.2023. Сведения по этим двум трудоустроенным соискателям надо включать в ЕФС-1.

ЕФС-1 сдают наниматели, т. е. страхователи (ИП с работниками, организации). В отчет включают информацию по сотрудникам, с которыми заключили трудовые и гражданско-правовые соглашения (применительно к п. 2 ст. 11 ФЗ № 27 от 01.04.1996).

Содержание ЕФС-1 и предшествующих отчетов (соотношение)

Единая форма состоит из титула, 2 разделов. Первый предназначен для информации о трудовой деятельности, второй – о начислениях по взносам на травматизм. Оба раздела содержат несколько подразделов, каждый из которых по структуре напоминает одну из прежних форм, применяемых ранее:

Из них обязательно нужно представлять титул и разд. 2 (подразд. 2.1, а также 2.3). Оставшиеся листы – только при наличии соответствующей информации. Заполнение единой формы имеет свои особенности, связанные в т. ч. с указанием регистрационного номера ПФР, статуса застрахованного лица, внесением данных по виду договора (ГПД, авторского заказа, издательского лицензионного, проч.).

Образцы заполнения каждого подраздела есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Как сдавать: общие правила

Для ЕФС-1 сроки сдачи разделов в 2023 могут отличаться. В этом и заключается одна из особенностей новой формы, связанная с отменой 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3. Представлять ее необходимо по месту своей регистрации (актуально для страхователей – организаций, ИП). Контакты отделений СФР размещены на сайте фонда.

Правила представления данных по индивидуальному (персонифиц.) учету определяет ФЗ № 27 от 01.04.1996 в послед. ред. с 01.01.2023. В частности, ст. 8 данного закона устанавливает:

1. Если у нанимателя в конкретном отчетном периоде трудится больше 10 человек, то он должен подготовить и сдать электронный отчет. В число сотрудников при определении их количества включают и тех, кто работает по ГПД.
2. Те, у кого трудится меньше 10 чел. в соответствующем периоде, вправе сдать электронную либо бумажную версию отчета на выбор. На бумажном носителе отчет сдают лично, через уполномоченного, законного представителя либо по почте.

Страхователь должен хранить копии представленных в СФР сведений по правилам хранения документации бухучета и отчетности. По окончании установленного срока хранения данную документацию уничтожают.

Кому можно поручить подготовку, сдачу ЕФС-1

Законодательство не оговаривает, кто должен заполнять ЕФС-1, а кто сдавать. Исходя из содержания разделов, подразделов, наниматель может оптимально распределить обязанности следующим образом:

• отделу кадров поручить подготовку подр. 1.1, 1.2 и 2;
• бухгалтерии – подр. 1.3 и 3, разд. 2.

Таким образом, допускается как поручение подготовки разным сотрудникам, так и представление разделов в различные дни, но с учетом общеустановленного крайнего срока.

Сроки для сдачи ЕФС-1

Единую форму сдавать нужно в 2023 г. за соответствующие периоды. Крайний срок один – 25-е число. Периодичность сдачи для разделов, подразделов остается прежней.

Это означает, что не нужно все время полностью заполнять единую форму и подавать все сведения одновременно. Делать это разрешается частями. У ЕФС-1 сроки сдачи разделов таковы, что подразделы и разделы можно отправить в разные дни с учетом общеустановленного срока. Получается, что у каждого подраздела, по сути, свой период со сроком сдачи.

Крайние сроки для подачи разделов ЕФС-1

СЗВ-ТД При наступлении соответствующего события

При трудоустройстве, увольнении – следующий рабочий день.

При заключении, прекращении ГПД – следующий рабочий день после заключения либо прекращения договора.

При переходе на электронную трудовую, при др. мероприятиях – 25 число следующего месяца.

Как отчитываться за 2022 год с учетом нововведений 2023 г.

За 4-й кв. 2022 г., как и за весь 2022, отчитываться следовало по «старым» формам, срокам. Данная норма относится и к корректируемым отчетам. На январь 2023 пришлись сроки сдачи следующих старых отчетов (их сдавали в последний раз!):

• СЗВ-ТД;
• СЗВ-М за декабрь 2022;
• ДСВ-3 за 4-й кв. 2022.
• 4-ФСС за 2022 г.

Таким образом, страхователям остается сдать СЗВ-СТАЖ вкупе с ОДВ-1 за 2022 г. Для него установлен самый «поздний» крайний срок сдачи – 01.03.2023. Напомним: раньше 4-ФСС сдавали в ФСС, а остальную отчетность (СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, СЗВ-ТД) – в ПФР. С 2023 года эти фонды объединены в один, который называется Социальный Фонд России (СФР).

Пример. Предположим, в 2023 г. необходимо уточнить 4-ФСС, представленный за 9 мес. 2022 г. Данный период закончился до 2023 г. Уточненную версию нужно оформить по той форме, которая действовала тогда, на момент сдачи 4-ФСС за 9 мес. 2022 г. Это актуальная тогда форма, утв. Приказом ФСС № 80 от 14.03.2022.

Штрафы в 2023 г. за нарушения, касающиеся сдачи ЕФС-1

Нарушение общеустановленного срока сдачи отчетности, сдача ее с ошибками чревата следующими финансовыми санкциями:

1. Несвоевременная сдача, как и сдача недостоверных, не всех сведений по персоналу (разд. 1, подр. 1.2, 2 и 3) наказывается штрафом 500 р. за каждого сотрудника (по ст. 17 ФЗ № 27).

2. Нарушение порядка, установленного для представления электронной документации, наказывается штрафом 1 000 р. (п. 2 ст. 8 и ст. 17 ФЗ № 27).

3. Нарушения, касающиеся разд. 2 (аналога 4-ФСС), наказываются теми же штрафами, которые налагались при нарушениях в 4-ФСС:

• за несвоевременную сдачу предусмотренных сведений о взносах взимается 5 % от суммы, начисленной за 3 послед. мес. соответствующего периода для уплаты (как минимум тысяча, но не больше 30 % от данной суммы), основание – ст. 26.30 ФЗ № 125;
• при занижении базы взносов при расчете, наличии ошибок, из-за которых уплачено меньше взносов, чем требуется, – 20–40 % от суммы, предназначенной к уплате.

4. На руководителя налагается штраф по ст. 15.33.2 КоАП размером 300–500 р. при нарушении сроков сдачи, наличии ошибок (относится к разд. 1 подр. 1.1, подразд. 1.2, а также 2 и 3, а также разд. 2).

«Штрафные» послабления

С 2023 г. штрафные санкции несколько смягчили, предоставив страхователям возможность вовремя «исправиться». При совершении ошибок в разд. 1, подр. 1.1, 1.2, 2 и 3 формы ЕФС-1 финансовых санкций можно избежать, если представить уточненку в двух случаях. Первый – сразу, до того момента, когда ошибки выявит отделение СФР. Второй – на протяжении 5 раб. дн. после получения уведомления об устранении просчетов.

Если штраф все-таки наложили, рекомендуется уплатить его оперативно, в ближайшие 10 кал. дн. Отсчет ведется со дня получения требования с выставленным штрафом (отправляется нарушителю обычно в течение 20 дн.!). Тогда его размер уменьшится вдвое.

Как правильно заполнить и подать отчетность по форме ЕФС-1

За утверждение ЕФС-1 и порядок сдачи отвечает Социальный фонд России. Единая форма сведений заменяет несколько форм, которые страхователи применяли до 2023 года. Для разных разделов и подразделов установили разные сроки сдачи.

Зачем нужен отчет по форме ЕФС-1

Единую форму сведений сокращенно называют ЕФС-1. Это комплексная отчетность, которая соединяет в себе прежние страховые формы:

• о трудовой деятельности — бывшая СЗВ-ТД;
• о страховом стаже — бывшая СЗВ-СТАЖ;
• о зарплате бюджетников — бывшая СИоЗП;
• о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию — бывшая ДСВ-3;
• о страховых взносах на травматизм — бывшая 4-ФСС.

Все эти формы страхователи подавали во внебюджетные фонды — ПФР и ФСС. Но с 2023 года их объединили: теперь за работу со страхователями и застрахованными лицами отвечает Социальный фонд России (236-ФЗ от 14.07.2022). Для отчетности в новый СФР и разработали новую единую форму сведений.

Специалисты ПФР разъяснили, кто сдает отчет ЕФС-1 в 2023 году, — все страхователи по обязательному пенсионному страхованию и обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве. Но есть исключение: если компания или ИП работает на АУСН и нанимает работников (то есть является страхователем), подавать сведения о страховых взносах на травматизм в составе ЕФС-1 не надо (п. 1.6 ст. 24 125-ФЗ от 24.07.1998 ).

Кому сдавать ЕФС-1

Если раньше вы подавали формы о трудовой деятельности, стаже, допвзносах и взносах на травматизм в ПФР и ФСС, то теперь надо отчитываться в Социальный фонд России. В СФР уточнили, куда сдавать новый отчет ЕФС-1, — в их территориальные органы по месту регистрации страхователей. Перечень отделений опубликован на официальном сайте Социального фонда.

Что показывать в ЕФС-1

Единая форма сведений состоит из титульного листа, двух разделов и нескольких подразделов. В каждом подразделе приводится конкретная информация по застрахованным лицам (раздел 1) и по взносам на травматизм (раздел 2). Вот какие сведения страхователи предоставляют в СФР:

• подраздел 1 — о застрахованном лице;
• подраздел 1.1 — о трудовой (иной) деятельности;
• подраздел 1.2 — о страховом стаже;
• подраздел 1.3 — о зарплате работников государственных и муниципальных учреждений;
• подраздел 2 — основания для досрочного назначения пенсии, подается вместе с подразделом 1.2, по аналогии с описью ОДВ-1 ( Приказ Минтруда № 507н от 02.09.2022 );
• подраздел 3 — реестр застрахованных лиц, за которых перечислили дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию или уплатили взносы работодатели;
• подраздел 2.1 — расчет суммы страховых взносов на травматизм;
• подраздел 2.2 — данные, необходимые для расчета страховых взносов, при временном переводе работника к другому работодателю;
• подраздел 2.3 — информация о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы заполнить и сдать новые отчеты в СФР.

Когда подавать ЕФС-1

СФР не вводил общий срок сдачи новой формы ЕФС-1: каждый раздел подают в определенном случае и в установленный для него срок. В таблице показали, как отчитываться страхователям в 2023 году, с учетом переносов из-за праздников и выходных.

Какой раздел или подраздел отчета ЕФС-1 сдавать

В какой срок отправлять сведения

Когда сдавать форму ЕФС-1 в 2023 году

Подразд. 1.1 подразд. 1 раздела 1

При приеме, увольнении, заключении или расторжении договора ГПХ с работником, приостановлении или возобновлении трудового договора с мобилизованным сотрудником — на следующий рабочей день после кадрового события.

При переводе на другую постоянную работу, переходе на электронную трудовую книжку (подаче заявления) — до 25-го числа следующего месяца

Подразд. 1.2 и подразд. 2

Раз в год, до 25 января следующего года

За 2023 г. отчитываемся до 25.01.2024

Раз в месяц, до 25-го числа следующего месяца

За январь 2023 — до 27.02.2023

За февраль — до 27.03.2023

За март — до 25.04.2023

За апрель — до 25.05.2023

За май — до 26.06.2023

За июнь — до 25.07.2023

За июль — до 25.08.2023

За август — до 25.09.2023

За сентябрь — до 25.10.2023

За октябрь — до 27.11.2023

За ноябрь — до 25.12.2023

За декабрь — до 25.01.2024

Раз в квартал, до 25-го числа следующего квартала

За 1 квартал 2023 — до 25.04.2023

За 2 квартал 2023 — до 25.07.2023

За 3 квартал 2023 — до 25.10.2023

За 4 квартал 2023 — до 25.01.2024

Раздел 2 со всеми подразделами, обязательными для страхователя

Отчетность по итогам 2022 г. сдаем в 2023 г. на старых бланках и в сроки, которые действовали ранее. Но отчитываться надо не в ФСС и ПФР, а в новый Социальный фонд России. Вот сроки сдачи страховой отчетности за 2022 год:

• СЗВ-М за декабрь 2022 — до 16.01.2023;
• 4-ФСС за 4 квартал 2022 — до 20.01.2023 на бумаге и до 25.01.2023 — в электронном виде;
• ДСВ-3 за 4 квартал 2022 — до 20.01.2023;
• СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 — до 01.03.2023.

• как заполнить форму 4-ФСС;
• как заполнить форму ДСВ-3;
• как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ;
• как заполнить отчет ОДВ-1.

Где взять бланк ЕФС-1

Представители фонда уже опубликовали форму ЕФС-1: бланк и порядок заполнения утверждены Постановлением правления ПФ РФ № 245п от 31.10.2022 . А форматы сведений для единой формы определили в Постановлении правления ПФ РФ № 246п от 31.10.2022 .

Как заполнить ЕФС-1

Единая форма состоит из титульного листа и двух разделов с подразделами. В Постановлении № 245п подробно описан порядок заполнения ЕФС-1 — для каждого типа сведений. Формируйте разделы и подразделы в зависимости от того, какую информацию хотите подать. Сдавать каждый раз всю форму не надо.

Пошаговая инструкция, как заполнить отчет ЕФС-1:

Шаг 1. Сначала заполняем титульный лист. Он нужен всегда. На титульном листе приводится персональная информация о страхователе. Отражаем:

• регистрационный номер — действующий рег. номер страхователя;
• наименование — полное или сокращенное (при наличии) название компании;
• ИНН — идентификационный номер в соответствии со свидетельством о постановке на учет;
• КПП — код постановки на учет из свидетельства от ИФНС, предприниматели его не указывают;
• коды ОКФС, ОКОГУ, ОКПО — обязательны при заполнении подраздела 1.3, в остальных случаях разрешают не заполнять;
• код ОКВЭД — основной вид экономической деятельности страхователя;
• ОГРН или ОГРНИП — номер организации или ИП из свидетельства о госрегистрации;
• контакты для связи — номер телефона и адрес электронной почты.

Если отчет за страхователя сдает другое лицо, на титульном листе надо заполнить специальный раздел.

Титульный лист подписывает руководитель организации или его уполномоченный представитель. Указывается должность того, кто подписал отчет, его Ф.И.О. и дата заполнения. Организации ставят печать, если используют ее в работе.

Шаг 2. Формируем сведения о трудовой деятельности — подразд. 1.1. Но сначала заполняем информацию о физлице в подразд. 1.

В подразд. 1 пишем:

• СНИЛС застрахованного лица;
• его ИНН, если есть;
• Ф.И.О.;
• дату рождения;
• статус застрахованного лица: для российских граждан — ГРФ;
• гражданство: код страны, для России — 643.

В подразд. 1.1 отражаем сведения о трудовой или иной деятельности. Заполняется для кадровых мероприятий — приема, увольнения, заключения или расторжения договора ГПХ, перевода, оформления ЭТК. В таблице указываем:

• дату события и его название;
• трудовую функцию и код выполняемой функции;
• основание — номер и дату приказа, договора ГПХ.

Если увольняете сотрудника, обязательно напишите причину увольнения и ее кодовое значение.

Например, для увольнения по собственному желанию следует написать так: п3ч1с77тк. А если сотрудник трудится в районах Крайнего Севера или приравненных местностях, это тоже надо отметить в таблице.

Шаг 3. Заполняем сведения о страховом стаже — подразд. 1.2. Фиксируем:

• отчетный период — год;
• тип сведений — исходные, назначение пенсии, корректирующие, отменяющие;
• период работы застрахованного лица;
• территориальные условия — код и районный коэффициент;
• особенности исчисления стажа — код и дополнительные сведения;
• условия досрочного назначения пенсии — коды особых условий труда и основания, занятость;
• результаты СОУТ — индивидуальный номер рабочего места и класс, подкласс условий труда.

Подаем подразд. 1.2 вместе с подразд. 2 отчета ЕФС-1.

Шаг 4. Формируем сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных и муниципальных учреждений — подразд. 1.3. Эта информация обязательна для бюджетников, остальным заполнять не надо.

Шаг 5. Заполняем сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя — подразд. 3. Пишем номер и дату платежного поручения, по которому перечислили допвзносы, и период их уплаты.

Затем формируем реестр застрахованных лиц, за которых перечисляли дополнительные взносы. В таблице пишем:

• Ф.И.О. застрахованного лица;
• СНИЛС;
• сумму перечисленных допвзносов на накопительную пенсию;
• сумму уплаченных взносов работодателя, если платили их в отчетном периоде.

Шаг 6. Заполняем информацию о взносах на травматизм — раздел 2. Сначала указываем номер корректировки (для первичного отчета — 000), календарный год и расчетный период. Кроме того, надо прописать среднесписочную численность работников, численность работающих застрахованных лиц, численность работающих инвалидов и количество работников, которые заняты на вредных и опасных производствах.

Затем заполняем нужные части раздела 2 и отражаем:

• расчет страховых взносов на травматизм (подразд. 2.1);
• сведения об облагаемой базе для особых категорий страхователей — СКЕ, страхователей с частичным финансированием из бюджета и тех, кто начисляет взносы по нескольким основаниям (подразд. 2.1.1);
• информацию для исчисления взносов, если работника временно перевели к другому работодателю по п. 2.1 ст. 22 125-ФЗ (подразд. 2.2).

В последнем — подразд. 2.3 — указываем результаты обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и СОУТ на начало года. Эта часть отчета обязательна для всех страхователей.

Отчетность по форме ЕФС-1: порядок заполнения и сроки сдачи

В ПФР уже опубликовали форму ЕФС-1. Однако сдавать этот отчет надо не в ПФР, а в новый Социальный фонд России. Единая форма объединяет страховые отчеты по трудовой деятельности, стажу, дополнительным взносам и взносам на травматизм.

Скачать образец бланка отчета ЕФС-1 в 2023 году при увольнении сотрудника

Что такое отчет по форме ЕФС-1

С 2023 года все страхователи работают абсолютно по-новому. ПФР объединяется с ФСС в Социальный фонд России (СФР). Полное название новой структуры — Фонд пенсионного и социального страхования РФ (236-ФЗ от 14.07.2022).

Что же нас ждет с 01.01.2023:

1. Единая предельная база по страховым взносам. Больше нет отдельного лимита по взносам на ОПС и ВНИМ. Теперь страхвзносы исчисляют с учетом единой предельной базы. В 2023 году лимит равен 1 917 000 рублей (ПП РФ № 2143 от 25.11.2022). Предельная база подлежит ежегодной индексации на величину средней зарплаты в стране.
2. Единый тариф страховых взносов. Теперь не надо отдельно рассчитывать взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ. Страхвзносы начисляются по единому тарифу: 30 % в пределах базы и 15,1 % сверх базы. Взносы на травматизм рассчитывают по старым правилам и по действующим тарифам (517-ФЗ от 19.12.2022).
3. Единый страховой отчет. Практически все действующие формы страховой отчетности заменяют единой формой сведений. Сдавать ее надо в новый СФР. А отчет СЗВ-М упраздняют.

Это не все изменения по отчетности. Изменится и расчет по страховым взносам, который мы по-прежнему сдаем в ИФНС (Приказ ФНС № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022). Фактически новый РСВ состоит из двух частей:

• ежемесячный отчет (новая форма) — персонифицированные сведения по физлицам, его надо сдавать каждый месяц, до 25-го числа следующего месяца;
• ежеквартальные отчет (старый РСВ) — сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах, его надо сдавать каждый квартал, до 25-го числа следующего месяца после отчетного периода.

Новый ежемесячный отчет в ИФНС и заменит упраздненную форму СЗВ-М. В форму персонифицированных сведений о физлицах вносят их персональную информацию и сведения о выплатах.

Кто сдает единую форму

В Пенсионном фонде разъяснили, кто сдает отчет ЕФС-1 в 2023 году — все страхователи. К страхователям относят юридических лиц (независимо от форм собственности) и индивидуальных предпринимателей, которые нанимают работников по трудовым и гражданско-правовым договорам. То есть отчитываться по единой форме сведений обязаны все работодатели.

Какие сведения отражаются в едином отчете

В действующих нормативах ПФР указано, куда сдавать новый отчет ЕФС-1 — единая форма сведений применяется с отчетности за 2023 год, отчитываться придется уже в новый СФР. Уточните, где находится территориальное отделение Социального фонда, и направляйте отчет ЕФС-1 в это ведомство.

Единая форма сведений состоит из двух разделов и девяти подразделов. Вот какую информацию надо подавать в СФР:

1. В составе раздела 1 — о трудовой и иной деятельности, страховом стаже, зарплате, дополнительных взносах на накопительную пенсию.
2. В составе раздела 2 — о начисленных страховых взносах от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваниях.

Каждому разделу и подразделу соответствуют формы страховой отчетности, которые мы сдавали в 2022 г. К примеру, подраздел по трудовой деятельности — это аналог СЗВ-ТД, по стажу — СЗВ-СТАЖ, а раздел 2 по взносам на травматизм заменяет расчет 4-ФСС.

Когда сдавать новый отчет ЕФС-1

В СФР продумали особый срок сдачи новой формы ЕФС-1: сдавать сразу весь отчет не надо, форму подают по разделам. Для каждого раздела и подраздела установили отдельный срок и периодичность отчетности. По сути, отчетные периоды совпадают со старыми формами, а вот сроки изменили — для ЕФС-1 соблюдается новая концепция о едином сроке сдачи отчетов 25-го числа.

В таблице показали сроки сдачи для каждого раздела ЕФС-1.

Какую форму сдавали в 2022 году

Какой раздел ЕФС-1 сдавать в 2023 году

Когда сдавать форму ЕФС-1 в 2023 году

Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»

При приеме, увольнении — не позднее следующего рабочего дня

При заключении, расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня

При переводе на другую постоянную работу, переходе на электронную трудовую — до 25-го числа следующего месяца

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» подаем вместе с подразделом 2 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии».

Каждый год, до 25 января следующего года

Если сотрудник подает заявление о назначении срочной пенсии, то сведения о стаже надо подготовить в течение трех рабочих дней

Подраздел 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений»

Каждый месяц, до 25-го числа следующего месяца

Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Каждый квартал, до 25-го числа следующего месяца после отчетного периода

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

Каждый квартал, до 25-го числа следующего месяца после отчетного периода

Какой бланк использовать для единой отчетности

В 2022 году Пенсионный фонд провел утверждение ЕФС-1: бланк и порядок его заполнения закрепили в постановлении Правления ПФ РФ № 245п от 31.10.2022. А форматы сведений для единой формы привели в постановлении № 246п от 31.10.2022. Новые форма и формат применяются, начиная с отчетности 2023 года: для некоторых разделов с отчета за январь 2023 г., для других — с 1-го квартала 2023 года. А раздел по страховому стажу в первый раз будем сдавать по итогам 2023-го, то есть уже в 2024 году.

Как заполнить ЕФС-1

Отчет ЕФС-1 подают как в бумажном, так и в электронном виде. Как и прежде, все зависит от количества застрахованных лиц. Если у страхователя в штате 10 работников или меньше, то он сможет выбрать формат отчетности — бумажный или электронный. Если же застрахованных сотрудников больше 10, то работодатель отчитывается исключительно в электронной форме.

Постановлением № 245п утвержден порядок заполнения ЕФС-1: для каждого раздела правила различаются. Покажем пошагово, как заполнять единую форму сведений.

Шаг 1. Заполняем титульный лист. Обязательно отражаем сведения о страхователе:

• регистрационный номер;
• название;
• его ИНН, КПП, ОГРН;
• коды — ОКФС, ОКОГУ, ОКВЭД;
• контакты — номер телефона, адрес электронной почты.

Подписываем титульный лист у руководителя или уполномоченного лица. Ставим текущую дату.

Шаг 2. Заполняем подраздел 1 раздела 1. Указываем персональные сведения о застрахованном лице:

• СНИЛС;
• ИНН (если есть);
• ФИО;
• дату рождения;
• статус застрахованного лица (для российских граждан — ГРФ);
• гражданство — код страны (для РФ — 643).

Подраздел 1 обязательно заполняем, если сдаем подразделы 1.1, 1.2 и 1.3.

Шаг 3. Заполняем подраздел 1.1. В этом разделе отражаем сведения о трудовой деятельности. Фактически порядок не отличается от заполнения формы СЗВ-ТД. Но теперь сведения надо подавать и при заключении ГПХ.

Кроме того, изменили правила заполнения для сведений о трудовой деятельности при увольнении. Теперь страхователи пишут причину увольнения, норму по ТК РФ и код причины увольнения. Все коды приведены в специальном классификаторе (приложение к постановлению № 245п).

Шаг 4. Заполняем подраздел 1.2. В сведениях по стажу указываем:

• отчетный период;
• тип сведений формы — исходная, начисление пенсии, корректирующая, отменяющая;
• период работы;
• территориальные условия — код и районный коэффициент;
• особенности исчисления стажа — код основания и дополнительная информация;
• условия для досрочной пенсии — особые условия труда, код основания и вид занятости;
• результат специальной оценки труда — индивидуальный номер рабочего места и класс (подкласс) УТ.

Вместе с подразделом 1.2 заполняем и подаем подраздел 2 раздела 1 ЕФС-1.

Шаг 5. Заполняем подраздел 1.3. Указываем сведения о зарплате бюджетников. Но подавать этот раздел надо только для тех видов деятельности, которые укажет Минфин.

Шаг 6. Заполняем подраздел 3. Отражаем сведения о застрахованных лицах, по которым платят дополнительные взносы на накопительную пенсию. Реестр заполняем по аналогии с отчетом ДСВ-3.

Шаг 7. Заполняем раздел 2. Эту часть отчета ЕФС-1 подаем вместо расчета 4-ФСС. Вот как заполнить раздел 2:

1. В подразделе 2.1 рассчитать суммы страховых взносов на травматизм.
2. В подразделе 2.1.1 показать сведения об облагаемой базе по особым видам страхователей — СКЕ, страхователей с частичным финансированием и страхователей, исчисляющих взносы по нескольким основаниям.
3. В подразделе 2.2 отразить информацию, необходимую для исчисления взносов по сотрудникам, которых временно перевели к другим работодателям.
4. В подразделе 2.3 зафиксировать результаты проведения обязательных предварительных, периодических медосмотров и спецоценки условий труда.

Все работодатели заполняют подразделы 2.1 и 2.3 раздела 2 ЕФС-1. Подразделы 2.1.1 и 2.2 надо заполнить только тем организациям, которых они касаются. Но сдавать раздел 2 о начисленных взносах на травматизм каждый квартал обязаны все страхователи.