Командировка в выходные дни как оплачивать

Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?

Как оплачивается командировка в выходной день: правовые нормы

Направляя работника в служебную командировку, работодатель должен руководствоваться главным законодательным актом в области трудовых отношений — Трудовым кодексом. В гл. 24 ТК РФ приведены основные понятия, а также гарантии работника и условия возмещения затрат, связанных с командировкой. Об этом сказано и в письме Минтруда России «Об оплате труда работников» от 25.12.2013 № 14-2-337.

Кроме того, направление работников в служебные командировки и их оплата регламентируются и другими нормативными документами:

• Постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749. Подробнее см. здесь.
• Постановлением Правительства РФ «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24.12.2007 № 922.

О расчете среднего заработка для командировки узнайте в этой публикации.

Кроме того, в ст. 139 ТК РФ установлены некоторые правила расчета среднего заработка работника для различных целей, включая оплату командировки в выходной день. При этом ст. 167 ТК РФ гарантирует работнику при направлении в служебную командировку сохранение за ним должности, а также среднего заработка, о чем сказано в п. 9 положения № 749.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Средний заработок сохраняется за работником только в те дни, которые официально утверждены в графике командирующего предприятия, а также дни пребывания в пути (в том числе во время вынужденных остановок).

Командировка в выходной день: правила оплаты

В ст. 153 ТК РФ говорится о том, что работник, осуществляющий трудовую деятельность в выходные или нерабочие праздничные дни, получает оплату не меньше чем в двойном размере. Альтернативой двойной оплате может стать день отдыха взамен отработанного выходного по желанию самого работника. Эта норма распространяется и на сотрудников, находящихся в служебной командировке.

Подробности см. в этом материале.

Однако для того, чтобы бухгалтерская служба предприятия могла начислить оплату за такие периоды в двойном размере, должны быть соответствующим образом оформлены документы, подтверждающие, что в указанные дни работник действительно трудился. Таким документом является табель учета рабочего времени, который в соответствии со ст. 91 ТК РФ обязан вести каждый работодатель. При этом он может использовать перечень кодов, приведенных в унифицированной форме, или разработать их сам, что разрешено п. 6 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Об обозначениях, используемых в табеле учета рабочего времени, расскажет эта публикация.

Одним из нюансов оплаты командировки в выходной или праздничный день является то, что оплачивать нужно не полный день, а только реально отработанные работником часы (письмо Минтруда от 09.07.2019 № 14–2/В-527).

Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс:
Если работник в свой выходной в командировке отдыхает, то за этот день выплатите ему только командировочные расходы. В частности, это расходы по найму жилья, а также. (подробнее см. в КонсультантПлюс.). Пробный доступ к системе бесплатный.

Но работодатель не может точно знать, сколько времени работник потратил на выполнение служебного задания, а отметка в табеле подтверждает только причину его отсутствия на постоянном рабочем месте.

Правильное оформление табеля и приказов поможет оплатить действительно отработанные выходные или нерабочие праздничные дни, если они не входят в рабочий график.

Если работник намеренно отправлен работодателем в командировку в выходной день или на это число куплен билет, то в приказе и служебном задании необходимо сделать соответствующую пометку. В этом случае в табеле вместо кода К (командировка) проставляется код РВ, специально предусмотренный для обозначения работы в выходные и нерабочие праздничные дни.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При использовании кода РВ в табеле становится возможным проставить и часы работы, если в приказе или ином документе предприятия содержится указание о продолжительности работы в выходной день. Применение этого правила разъясняется в письме Минтруда России «О направлении работников в командировки» от 14.02.2013 № 14-2-291.

Для бухгалтера код РВ является прямым основанием для начисления заработной платы (среднего заработка) в двойном размере согласно нормам трудового законодательства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как оплачивать время в пути в выходные дни в период командировки — еще один важный вопрос. В письме Минтруда России от 13.10.2017 № 14-2/В-921 говорится, что дни отъезда, приезда, а также фактическое время нахождения в пути, которое имело место в выходной или нерабочий праздничный день, согласно ст. 153 ТК РФ оплачивается в двойном размере. Указание на это содержится и в п. 5 постановления № 749.

Как рассчитать суточные в выходные дни в командировке

Суточные начисляются работнику за каждый день его нахождения в командировке, в том числе выходные дни и дни нахождения в пути. Количество дней, за которые нужно выплатить суточные, определяется на основании следующих документов:

• проездных билетов к месту выполнения служебного задания и обратно;
• служебной записки.

Служебная записка является первичным документом и составляется работником:

• При использовании им личного или служебного автомобиля для проезда к месту командировки с приложением к ней подтверждающих документов: путевого листа, маршрутного листа, кассовых чеков и квитанций с АЗС.
• При отсутствии документов, подтверждающих проезд (например, их утере). В этом случае в служебной записке должны быть проставлены отметки принимающей стороны о прибытии и убытии.

Стоит отметить, что служебная записка заменила собой другой первичный документ — командировочное удостоверение, которое ранее обязательно оформляли командированному сотруднику. Однако многие учреждения, пользуясь тем, что оформление командировочных удостоверений не запрещено, продолжают использовать их в работе, дополнив соответствующим пунктом устав предприятия. Во многом отказ от оформления служебных записок, составленных работниками, продиктован тем, что они вызывают много вопросов при проверках ФНС.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Подтвердить срок нахождения в командировке без проездных документов можно с помощью квитанций о найме жилья. Однако это не всегда актуально, так как значительную часть времени командировки может занимать время в пути к месту выполнения служебного задания.

Размер суточных устанавливается нормативным актом командирующего предприятия, например приказом или положением о командировках.

Образец положения о командировках вы можете увидеть здесь.

Кроме того, для привлечения работника к выполнению служебных обязанностей в выходной день необходимо его согласие (ст. 113 ТК РФ). Согласие оформляется в произвольной форме, или на приказе о командировке делается отметка: «Согласен на привлечение к работе в выходной день».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Предприятие может устанавливать больший размер суточных, чем указано в НК РФ, тогда сумма превышения будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Для целей исчисления НДФЛ и взносов действует необлагаемый лимит по командировочным расходам:

• для командировок на территории РФ — 700 руб.;
• заграничных командировок — 2 500 руб.

Суточные по заграничным командировкам рассчитываются следующим образом:

• день выезда за пределы РФ оплачивается по нормативам заграничной командировки;
• день въезда обратно — по нормам командировок внутри РФ.

Иногда для выполнения служебного задания работнику хватит 1 дня. Такая однодневная командировка не подразумевает выплату суточных, если задание выполняется в России (п. 11 положения № 749).

Для однодневной заграничной командировки оплата суточных составит 50% от норматива для полноценной заграничной командировки (п. 20 положения № 749).

Оплата выходных в командировке: учет командировочных расходов

Кроме среднего заработка и суточных, согласно ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение расходов на проезд к месту командировки, наем жилья и некоторых других расходов. Все эти расходы учитываются при расчете налога на прибыль. Датой их признания в учете является дата утверждения авансового отчета.

Также может быть принят к вычету НДС, если оплату произвел работодатель или работник и при этом получен счет-фактура. По отдельным документам НДС можно принять к вычету и без счета-фактуры. Это бланки строгой отчетности (при оплате за наем жилья и проездные билеты), где НДС выделен отдельной строкой (см., например, письмо Минфина РФ от 11.08.2016 № 03-07-11/47114).

Для отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с командировками, делаются следующие проводки:

• Дт 71 Кт 50 (51) — работнику выдан аванс на командировку.
• Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71 — учтены командировочные расходы.
• Дт 26 (08,20, 23, 44) Кт 70 — проводка на средний заработок за период командировки.

Подробнее о порядке учета командировочных расходов узнайте из этого материала.

Итоги

Оплата командировки в выходной день при условии правильного оформления документов производится не менее чем в двойном размере. Для возмещения командировочных расходов сотруднику необходимо собрать все документы об оплате: чеки, квитанции, платежные поручения, и тогда все его расходы будут компенсированы.

Как оплачивать выходной день в командировке?

Читатель Дмитрий спрашивает: «Отправил сотрудника в командировку в выходные. В дороге всего он провел 6 часов, а работал два дня по 4 часа. Расскажите, как считается оплата командировки в выходной день? Мне нужно оплатить 8 часов работы или 14 часов с учетом дороги?»

Порядок расчета зависит от того, когда сотрудник добирался до места командировки

Есть два сценария, которые влияют на порядок расчета:

1. Сотрудник приехал в командировку до начала выходных и вернулся после их окончания. Скажем, прибыл на место в пятницу и уехал домой в понедельник.
2. Сотрудник был в пути в выходные.

Посмотрим, как считать оплату для каждого сценария.

Что считается выходным

Выходной — это официальный нерабочий день по графику компании, которая командирует работника. Это не обязательно суббота или воскресенье.

Скажем, Иван работает по графику 2/2. В его выходные — среду и четверг — его отправили в командировку. Считаем эти дни выходными.

Если сотрудник был в пути в будни, а в выходные работал. Тогда оплатите только часы работы в выходные, за часы в дороге платить не надо — это время покроют суточные.

По умолчанию работу в выходные нужно оплачивать по двойной ставке, но это не всегда так. По закону нужно предложить сотруднику альтернативу — возможность позже взять отгул. Если он согласится, двойная ставка ему не положена.

Посмотрим на примере:

Елена приехала на место командировки в пятницу, а уехала в понедельник. Дорога выпала на будни — ее не считаем. В субботу и воскресенье она работала по 4 часа — всего 8. От отгула отказалась — нужно платить по двойному тарифу.

Считаем, сколько стоит час ее работы. В этом месяце по производственному календарю у нее 160 рабочих часов, оклад — 100 000 ₽. Час стоит 625 ₽.

За работу в выходные дни в командировке ей нужно заплатить: (625 ₽ × 2) × 8 часов = 10 000 ₽.

К слову, если в один из выходных дней сотрудник отдыхал, его оплачивать не нужно.

Если сотрудник был в пути в выходные, эти дни нужно оплатить как рабочий выходной — по двойной ставке. Либо предложить сотруднику альтернативу в виде отгула.

Минтруд считает ситуацию, когда работник добирается до места командировки в выходной, привлечением сотрудника к работе в нерабочие дни. Но не поясняет, как именно оплачивать время в дороге — считать только часы в пути или весь день. Советуем прописать это в положении о командировках.

Предположим, вы прописали, что будете оплачивать только часы в пути. Расчет может выглядеть так:

Иван выехал в командировку в субботу, в дороге провел 3 часа. Обратно поедет в воскресенье, на дорогу те же 3 часа. Всего — 6. Решил, что отгул не хочет, — значит, нужно платить ему за время в пути по двойной ставке. Считаем.

Иван трудится 160 часов и получает 80 000 ₽. Его часовая ставка — 80 000 ₽ / 160 ч = 500 ₽. Доплата за время в пути: (500 ₽ × 2) × 6 ч = 6000 ₽.

В субботу и воскресенье он работал по 4 часа, нужно заплатить ему (500 ₽ × 2) × 8 ч = 8000 ₽.

Всего за путь и работу — 6000 ₽ + 8000 ₽ = 14 000 ₽.

Если вы не указывали, как оплачиваете дорогу в выходной, придется оплачивать целый день. В случае с Иваном это 16 часов — по 8 за каждый день.

Когда бы сотрудник ни ехал в командировку, за каждый рабочий или выходной день в пути ему нужно выплачивать суточные. В том числе в день отъезда и возвращения. Как их рассчитать, рассказали в отдельной статье.

Штрафы за неоплату командировки в выходной день

Если работодатель неправильно рассчитает оплату труда в командировке в выходной день и заплатит меньше, чем нужно, это будет считаться нарушением трудового законодательства.

• для руководителя ООО или для ИП — от 1000 до 5000 ₽;
• для компании — от 30 000 до 50 000 ₽.

Помимо штрафа, нужно будет выполнить свои обязательства перед работником и оплатить выходной день в командировке в двукратном размере.

Выходные и нерабочие дни в командировке

Так как командировки могут быть достаточно длительными, часто они захватывают нерабочие или выходные дни. Как в таком случае оформляется командировка, и какие финансовые обязательства сохраняет работодатель? На какую компенсацию может рассчитывать сотрудник? Попробуем разобраться.

Можно выделить несколько причин, по которым сотрудник не работает в командировке:

1. Простой.
2. Выходные или праздничные дни.
3. Дни в пути к месту командировки.

Простой в командировке

Простоем считается временная остановка работы по экономическим, технологическим, техническим или организационным причинам. Случай, когда у сотрудника нет реальных задач во время командировки или нет возможности их выполнять, тоже называются простоем.

Если такой простой произошёл из-за работодателя, то сотрудник имеет право претендовать на не менее двух третей от своей средней зарплаты.

Когда в простое не виноват ни работодатель, ни сотрудник, важно зафиксировать, как долго длилось нерабочее время. Такой простой должен оплачиваться в объёме не менее двух третей тарифной ставки или оклада пропорционально времени простоя.

Если сотрудник останавливает работу по собственной вине на своём рабочем месте, то никакая компенсация и оплата труда ему не полагается. Но, если речь идёт о командировке, то сотрудник всё равно может рассчитывать на выплату суточных. Так как суточные выплачиваются за каждый день поездки и не зависят от выполнения работником служебных задач. Простой никак не может на них повлиять. Это разъяснила Федеральная служба по труду и занятости в своём письме №1024-6.

Работа в выходные и праздничные дни в командировке

Если сотрудник в командировке вынужден работать в выходной или праздничный день, то весь его труд должен быть оплачен по общим правилам — в двойном размере или с предоставлением дополнительного отгула (ст. 153 ТК РФ).

При этом отгул должен быть предоставлен по договорённости с сотрудником — он должен сообщить о своём желании получить в качестве компенсации именно выходной. Работодателю при этом важно издать соответствующий приказ, получить подпись руководителя и самого командированного.

А если работа в выходной или праздничный день планируется заранее, то сотрудник должен об этом знать и дать своё согласие ещё до отъезда.

Также во время командировки сотрудник всегда может рассчитывать на суточные.

Выходные и нерабочие дни во время командировки, в которые сотрудник не работал, не оплачиваются, хотя суточные остаются.

Выходные дни в пути

Если в выходные дни сотрудник находится в пути в командировку, то ему также полагается оплата этого времени как рабочего. Дни отъезда, приезда и пребывания в дороге считаются рабочими. Поэтому, когда они приходятся на выходные, оплачиваются тоже в двойном размере или с предоставлением дополнительного отгула (ст. 153 ТК РФ).

Обратите внимание, что при прибытии на место командировки после 00:00 в субботу она считается днём приезда, а значит, оплачивается как рабочий выходной день — в двойном размере или с предоставлением дополнительного отгула.

Похожие статьи

Как положение о командировках экономит деньги и нервы работодателя

Почему компаниям не обойтись без нормативного положения о командировках

Командировки для внештатных сотрудников

Особенности и порядок оформления рабочих поездок для внештатных сотрудников.

Командировка в выходные дни как оплачивать

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Как рассчитать заработную плату за работу в выходной и праздничный день в командировке: в двойном размере из расчета по среднему, или работу нужно оплатить как работу в выходной день?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
За работу в выходные дни, приходящиеся на период командировки, работнику должна быть выплачена заработная плата в двойном размере согласно положениям ст. 153 ТК РФ.

Обоснование вывода:
Согласно ст. 167 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В соответствии со ст. 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки установлены в Положении, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Положение).
Согласно п. 9 Положения средний заработок командированному работнику выплачивается только за рабочие дни. Выходные и праздничные дни, приходящиеся на период командировки, по общему правилу не оплачиваются.
В соответствии с п. 5 Положения в случае если командированный работник привлекается к работе в выходные дни, то оплата труда должна производиться в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.
Это значит, что выходные и праздничные дни в командировке, в течение которых работник не отдыхал, а привлекался к выполнению служебного поручения, должны оплачиваться, но не в размере среднего заработка, а по правилам, установленным ст. 153 ТК РФ, согласно которой работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Аналогичная позиция высказана специалистами Минтруда России*(1).
При этом нахождение работника в командировке в выходные дни без привлечения его к работе не является основанием для оплаты по ст. 153 ТК РФ (смотрите, например, определение Верховного Суда Республики Коми от 15.04.2013 N 33-2187/2013).
Отметим, что по правилам ст. 153 ТК РФ оплачиваются не только выпадающие на выходные или праздники дни командировки, когда работник выполнял служебное поручение в месте командирования, но и другие выходные и праздничные дни, которые работник не может использовать по своему усмотрению в связи с командировкой (день отъезда, день приезда, дни нахождения в пути) (смотрите, например, определение Верховного Суда Республики Дагестан от 12.04.2017 N 33-1728/2017). Аналогичный вывод содержится в письмах Минтруда России от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415 и от 13.10.2017 N 14-2/В-921.
Также следует обратить внимание на то, что в соответствии с частью третьей ст. 153 ТК РФ по желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного дня, в который работник привлекался к работе (находился в пути). В случае если с согласия работника ему был предоставлен другой день отдыха взамен выходного дня, то работа в выходной день подлежит оплате в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит*(2).
Исходя из положений части восьмой ст. 113 ТК РФ и ст. 166 ТК РФ, исполнять свои трудовые обязанности в выходные и нерабочие праздничные дни в месте командировки работник может только по письменному распоряжению работодателя. По нашему мнению, работникам, специально командированным для работы в выходные и праздничные дни, в распоряжении работодателя (приказе о направлении в командировку) должно быть указано, что поручаемая работа будет выполняться в том числе в выходные или нерабочие праздничные дни. На основании такого распоряжения (приказа) работнику производится соответствующая оплата за работу в выходные или нерабочие праздничные дни во время командировки.
В то же время даже если в приказе о направлении в командировку прямое указание на выполнение служебного поручения в выходной день отсутствует, но из других документов (служебного задания, иных доказательств, подтверждающих соответствующую необходимость) прямо следует, что работа будет выполняться в том числе и в выходной день, то работодатель обязан оплатить сотруднику работу в выходной день в командировке по правилам ст. 153 ТК РФ.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Иванова Инна

Ответ прошел контроль качества

17 декабря 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Смотрите письмо Минтруда РФ от 25.12.2013 N 14-2-337 (пункт 1).
*(2) Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Предоставление другого дня отдыха за работу в выходной или праздник.