Новый сотрудник направлен в командировку
В командировку могут направить почти любого сотрудника, который принят в штат компании. Обычно, бухгалтеры легко справляются с расчетом среднего заработка. Вопросы возникают, когда в командировку едет новенький.
Кого нельзя отправить в командировку
В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор.
Не могут быть направлены в командировку:
- беременные женщины;
- работники младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. п., а также профессиональных спортсменов).
С письменного согласия и если это не запрещено медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТК РФ) в командировку могут поехать:
- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
- работники, имеющие детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
- работники, осуществляющие уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.
Нет никаких ограничений для вновь принятого работника. Его можно отправить в командировку в первый же день работы.
Средний заработок в командировке
Работнику, направленному в служебную командировку, положен средний заработок за все дни командировки.
Средний заработок выплачивают за все рабочие дни, приходящиеся на дни командировки в соответствии с пунктом 9 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. При расчете среднего заработка учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат согласно пункту 2 Положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 (далее – Положение).
Обычно средний заработок рассчитывается исходя из суммы выплат за отработанные дни в течение 12-ти календарных месяцев, предшествующих месяцу командировки.
Сотрудник проработал 1 день до командировки
Если ваш сотрудник до дня отъезда в командировку отработал в организации хотя бы один день (или более), то для расчета среднего заработка нужно взять выплаты, начисленные ему за отработанные дни.
Общую сумму таких выплат следует разделить на количество отработанных дней– и вы получите средний дневной заработок. Исходя из этой суммы оплачиваются дни, приходящиеся на период командировки в соответствии с п. 7 Положения.
Сотрудника направили в командировку в первый день работы
А если сотрудник поехал в командировку в первый же день работы, то средний дневной заработок определяйте, разделив оклад работника на количество рабочих дней в месяце, когда он принят на работу. Исходя из этой суммы оплачивайте командировочные дни в соответствии с пунктом 8 Положения.
Особенности определения среднего заработка при отсутствии начислений работнику
Расскажем о том как определить средний заработок в каждом из этих случаев.
Нет начислений (отработанных дней) в расчетном периоде
Если сотрудник не имел фактически начисленной зарплаты или отработанных дней за расчетный период или за период, его превышающий, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода, средний заработок определяется исходя из суммы зарплаты, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному.
Как посчитать зарплату по всем нюансам и правилам 2023 года? Рассказываем на обновленном курсе профессиональной переподготовки «Бухгалтер по зарплате» .
Мы научим правильно рассчитывать надбавки, пособия, компенсации, отпускные и командировочные, а также предотвращать налоговые, юридические риски и избегать претензий трудовой инспекции.
Пример
В ЗАО «Салют» установлена пятидневная 40-часовая рабочая неделя (8 рабочих часов в день) с двумя выходными (суббота и воскресенье). В декабре 2012 г. сотрудница компании Сомова направлена на обучение с сохранением среднего заработка. Срок обучения — 5 рабочих дней. Расчетный период — 12 месяцев. Следовательно, в него включается время с 01.12.2011 по 30.11.2012.
В период с декабря 2011 г. по ноябрь 2012 г. сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком. Значит, в расчетном периоде у нее нет начислений, включаемых в расчет среднего заработка и фактически отработанных дней. Таким образом, расчетный период для Сомовой — это время с 01.12.2010 по 30.11.2011.
За этот период выплаты и фактическое количество отработанных дней Сомовой составили:
Месяц расчетного периода
Количество рабочих дней в расчетном периоде по производственному календарю
Количество фактически отработанных дней
Отклонения от обычных условий труда
(количество дней и причина)
Выплаты работнику (руб.)
оклад
другие выплаты
выплаты, включаемые в расчет
1 день — отпуск за свой счет
1 день — работа в выходные
2728 (оплата работы в выходной)
2 дня — работа в праздник
6000 (оплата работы в праздник)
18 дней — ежегодный отпуск
25 714 (отпускные)
5000 (материальная помощь)
1 день — работа в выходные
2728 (оплата работы в выходной)
Итого
249
234
343 742
Среднедневной заработок Сомовой составит:
343 742 руб. : 234 дн. = 1469 руб./дн.
За 5 рабочих дней обучения ей должно быть начислено:
1469 руб./дн. × 5 дн. = 7345 руб.
Нет начислений (отработанных дней) как в расчетном периоде, так и до него
Возможна ситуация, когда у сотрудника не было начислений (фактически отработанных дней) как в расчетном периоде, так и в периоде, предшествующем расчетному. В такой ситуации его средний заработок определяют исходя из начисленных выплат, участвующих в расчете, и количества отработанных дней в том месяце, в котором ему начисляется средний заработок.
Пример
В ЗАО «Салют» установлена пятидневная 40-часовая рабочая неделя (8 рабочих часов в день) с двумя выходными (суббота и воскресенье). Сотрудник компании Иванов устроился на работу 1 августа текущего года.
29 августа он был направлен в командировку на 4 рабочих дня.
Количество рабочих дней в августе по графику — 23. Из них до направления в командировку Иванов отработал 20 дней полностью. Ему установлен оклад в сумме 40 000 руб.
За отработанное время (20 рабочих дней) Иванову начислено:
40 000 руб. : 23 дн. × 20 дн. = 34 783 руб.
Таким образом, в расчете среднего заработка участвуют:
— 20 фактически отработанных дней;
— 34 783 руб. — сумма, начисленная за отработанное время.
Средний дневной заработок Иванова составит:
34 783 руб. : 20 дн. = 1739 руб./дн.
За время командировки ему должно быть начислено:
1739 руб./дн. × 4 дн. = 6956 руб.
Из пункта 7 Положения, где установлена эта норма, неясно, какое количество дней и какую сумму заработка за этот месяц нужно принимать в расчет: лишь до наступления соответствующего события (направления в командировку, на обучение и т. д.) или как до, так и после. Большинство специалистов склоняется к первому варианту.
Мнение специалиста
Норма пункта 7 Положения сформулирована не очень удачно. Она не позволяет однозначно понять, нужно ли учитывать заработок за дни после события, если они приходятся на тот же месяц, что и само событие, оплачиваемое исходя из среднего заработка. Однако из всей совокупности норм статьи 139 Трудового кодекса и Положения следует, что средний заработок всегда рассчитывается с использованием только предшествующих случаю сохранения среднего заработка периодов времени и начислений за них. Смысл сохранения за работником среднего заработка в том и состоит, что ему в период, пока он не выполняет трудовую функцию по месту работы, продолжают выплачивать ту же сумму, что и до этого. Значит, суммы, начисленные за дни после события, на величину сохраняемого среднего заработка не влияют. Таким образом, при исчислении среднего заработка, сохраняемого на период, например, командировки, на основе данных текущего месяца в расчет нужно включать только те дни этого месяца (и начисления за них), которые сотрудник фактически успел отработать перед ней.
Т. Тарасова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ,
А. Кикинская, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Нет начислений (отработанных дней) в расчетном периоде, до него и в периоде наступления события
Если сотрудник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней за расчетный период, до начала расчетного периода и в месяце наступления случая, с которым связана выплата среднего заработка, то его определяют исходя из тарифной ставки или оклада работника.
Пример
В ЗАО «Салют» установлена пятидневная 40-часовая рабочая неделя (8 рабочих часов в день) с двумя выходными (суббота и воскресенье). Сотрудник компании Иванов устроился на работу 1 августа текущего года и в этот же день был направлен в служебную командировку на 5 рабочих дней. Количество рабочих дней в августе по графику — 23. Иванову установлен оклад в сумме 30 000 руб.
Командировка в первый месяц работы: как считать средний заработок
Как рассчитать средний дневной заработок в нестандартной ситуации, когда в первом месяце работы у сотрудника:
- менялись должность, оклад;
- были две командировки?
Новый сотрудник в первый месяц работы едет в командировку. Как рассчитать ему средний заработок, если в расчетном периоде у него нет выплат?
Мало того, в первом месяце работы его переводят на другую должность, и во второй раз, но уже по новой должности, он едет в командировку.
Чтобы рассчитать средний заработок за дни командировки, вначале нужно определить, какой период брать за расчетный.
Расчетный период
Расчетный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу сохранения среднего заработка (ч. 3 ст. 139 ТК РФ).
Если в расчетном периоде у работника нет отработанных дней и начисленной заработной платы, средний заработок за дни командировки считают исходя из его зарплаты за отработанные дни в месяце отправления в командировку. Такой порядок установлен в п. 7 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение о среднем заработке).
Средний дневной заработок
При определении среднего заработка за дни командировки используется средний дневной заработок (п. 9 Положения о среднем заработке). Чтобы его посчитать, нужно определить два показателя:
- сумму учитываемых выплат;
- количество учитываемых дней.
Сумма учитываемых выплат
Для расчета среднего заработка учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат (ч. 2 ст. 139 ТК РФ, п. 2 Положения о среднем заработке).
Не учитывают выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда, например (п. 3 Положения о среднем заработке):
- материальную помощь;
- оплату стоимости питания и проезда;
- оплату стоимости обучения, коммунальных услуг, отдыха и т.д.
Время и выплаты, исключаемые из расчетного периода, перечислены в п. 5 Положения о среднем заработке.
Количество учитываемых дней
Если работник поехал в командировку в первый месяц работы, для определения среднего заработка нужно взять фактически отработанные дни этого месяца (п. 7 Положения о среднем заработке).
Пример. Расчет среднего заработка за дни командировки в месяце приема на работу
3 августа 2015 г. в ПАО "Аллигатор" принят исполняющим обязанности директора Е.Л. Кайманов с должностным окладом 32 000 руб. У сотрудника пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.
10 августа Е.Л. Кайманов направлен к служебную командировку на 4 календарных дня.
17 августа сотрудник переведен с должности исполняющего обязанности директора на должность директора с окладом 38 000 руб. И снова уехал в командировку с 20 августа на 7 календарных дней. Изменения в работе сотрудника отражены на схеме на с. 49.
Изменения в работе сотрудника
Нужно рассчитать заработок работника за август и средний заработок, сохраняемый сотруднику для каждой из командировок:
- по должности исполняющего обязанности директора;
- по должности директора.
Решение. Средний заработок за время первой командировки в месяце приема на работу с 10 по 13 августа
За период с начала трудоустройства до дня начала первой командировки работнику начислено 7619,05 руб. (32 000 руб. : 21 раб. дн. x 5 раб. дн.), где:
- 32 000 руб. — оклад работника по должности исполняющего обязанности директора;
- 21 рабочий день — количество рабочих дней в августе 2015 г. при пятидневной рабочей неделе;
- 5 рабочих дней — количество рабочих дней, отработанных сотрудником с момента трудоустройства до начала первой командировки.
Средний дневной заработок равен 1523,81 руб. (7619,05 руб. : 5 раб. дн.).
Сумма среднего заработка, сохраняемого Е.Л. Кайманову на время первой командировки, составит 6095,24 руб. (1523,81 руб. x 4 раб. дн.), где 4 рабочих дня — рабочие дни в период первой служебной командировки работника.
Средний заработок за время второй командировки в месяце приема на работу с 20 по 26 августа
За период с начала трудоустройства до даты начала первой командировки работнику начислена заработная плата в размере 7619,05 руб.
Дни первой командировки, а также начисленные за это время суммы среднего заработка при расчете среднего заработка для второй командировки не учитываются (п. 5 Положения о среднем заработке).
За рабочий день — 14 августа — следующий после первой командировки день сотруднику начислена заработная плата в сумме 1523,81 руб. (32 000 руб. : 21 раб. дн. x 1 раб. дн.).
17 августа Е.Л. Кайманову повышен оклад в связи с переводом на должность директора.
С 17 по 19 августа работнику начислено 5428,57 руб. (38 000 руб. : 21 раб. дн. x 3 раб. дн.), где:
- 38 000 руб. — оклад работника по должности директора;
- 21 рабочий день — количество рабочих дней в августе 2015 г. при пятидневной рабочей неделе;
- 3 рабочих дня — количество рабочих дней, отработанных сотрудником с момента перевода на новую должность до первого дня второй командировки.
Для расчета среднего заработка за дни второй командировки бухгалтеру нужно учесть заработок, начисленный работнику в августе за фактически отработанное время. Он составит 14 571,43 руб. (7619,05 руб. + 1523,81 руб. + 5428,57 руб.).
Средний дневной заработок равен 1619,05 руб. (14 571,43 руб. : 9 раб. дн.), где 9 рабочих дней — количество рабочих дней, отработанных сотрудником с момента трудоустройства до начала второй командировки (дни первой командировки исключаются).
Сумма среднего заработка, сохраняемого Е.Л. Кайманову на время второй командировки, составит 8095,25 руб. (1619,05 руб. x 5 раб. дн.), где 5 рабочих дней — рабочие дни в период второй служебной командировки работника с 20 по 26 августа 2015 г.
За первый месяц работы сотруднику начислено 34 190,49 руб. (7619,05 руб. + 6095,24 руб. + 1523,81 руб. + 5428,57 руб. + 8095,25 руб. + 38 000 руб. : 21 раб. дн. x 3 раб. дн.).
Примечание. Когда выходные дни в командировке оплачиваются
За выходной или нерабочий праздничный день, в который командированный сотрудник не выполнял служебное поручение, выплачиваются только суточные (п. п. 9 и 11 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
За выходные или нерабочие праздничные дни в период командировки нужно выплатить повышенную зарплату не менее чем в двойном размере, если работник (ст. 153 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415):
- выполнял служебное поручение;
- выехал в командировку или вернулся из нее;
- находился в пути.
Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.
Расчет среднего заработка для командировки
Средний заработок: расчет при командировке сотрудника
Сотруднику, находящемуся в командировке, работодатель выплачивает зарплату, которая рассчитывается по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ) с помощью формулы:
ВЫП(КОМ) = РД(КОМ) × СД,
ВЫП(КОМ) — выплачиваемая зарплата за период командировки;
РД(КОМ) — длительность командировки в днях (только рабочих);
СД — средняя дневная зарплата командированного.
Показатель СД вычисляется по формуле:
СД = БАЗА (ПЕРИОД) / РД (ПЕРИОД),
БАЗА — зарплата, выплаченная работнику за полных 12 месяцев, предшествующих его отправке в командировку;
РД — количество рабочих дней за полных 12 месяцев, предшествующих отправке работника в командировку.
Что считается командировкой, согласно ТК РФ, мы писали в статье.
ВНИМАНИЕ! Из показателя БАЗА необходимо исключить выплаты социальной направленности, отпускные и иные перечисления, которые отражены в пп. 3 и 5 Положения, утвержденного Постановлением Правительства России от 24.12.2007 № 922.
Если командированный сотрудник выполнял свои трудовые обязанности в выходной день или время в пути (отъезда или прибытия) выпало на нерабочую дату или выходной, то такой день оплачивается в двойном размере, а расчет осуществляется не по среднему заработку, а исходя из оклада (или иной применяемой в компании системы оплаты труда) командированного. По желанию сотрудника такой день может быть оплачен в одинарном размере с предоставлением выходного дня в любое удобное для него время (письмо Минфина от 25.12.2013 № 14-2-337).
ВНИМАНИЕ!Факт осуществления командированным сотрудником работы в выходные дни требует строгого документального подтверждения (как условия принятия расходов на оплату труда в выходные в налоговом учете).
Как оплачивается командировка в выходной день, узнайте здесь.
Как в интернете рассчитать средний заработок для командировки (онлайн-калькулятор)
Для проведения расчета среднего заработка для командировки, а также исчисления итоговой суммы зарплаты командированного сотрудника вы можете воспользоваться Excel-калькулятором, подготовленным нашими специалистами. Скачать его можно бесплатно по ссылке ниже:
Пользоваться данным онлайн-калькулятором расчета среднего заработка очень просто. Нужно запустить его и ввести необходимые данные в графы:
- «Количество рабочих дней в командировке»;
- «Количество выходных дней в командировке, в которых человек работал»;
- «Зарплата за полных 12 месяцев до командировки»;
- «Количество рабочих дней за полных 12 месяцев до командировки».
Узнать больше об особенностях расчета среднего заработка вы можете в статье «Как рассчитать среднемесячную заработную плату (формула)?».
Каковы нормы возмещения расходов при командировках
Сотруднику, отправленному в командировку, работодатель полностью возмещает расходы (ст. 168 ТК РФ) на транспорт, проживание и прочие согласованные с работодателем расходы.
Особый вид командировочных расходов — суточные, которые возмещаются по нормам, устанавливаемым локальным нормативом работодателя. При этом на законодательном уровне установлены лимиты принятия суточных в расходы без начисления НДФЛ и социальных взносов (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ):
- в размере 700 рублей — при командировках по России;
- 2500 рублей — при командировках за рубеж.
ВАЖНО! Суточные при командировке в ЛНР, ДНР, Херсонскую и Запорожскую облсати составляют 8 480 рублей (постановление Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915).
Денежные средства на осуществление всех видов указанных расходов сотрудник получает перед командировкой одной суммой — в виде аванса. По факту возвращения из поездки работник отчитывается по нему.
Если денежных средств работодателя, выданных в виде аванса, не хватит на оплату транспортных расходов, проживания и суточных (в пределах лимитов), то вынужденно потраченные личные деньги сотрудника компания полностью компенсирует.
Если по авансовому отчету объем потраченных командированным денежных средств на транспорт, проживание и суточные (в величине лимита) будет меньше выданного аванса, то соответствующую разницу работник обязан вернуть в кассу.
Образец приказа на командировку вы найдете здесь.
Компенсация командировочных расходов заказчиком: нюансы
Кроме работодателя ответственность за компенсацию командировочных расходов в общем случае никто другой не несет. Но она может быть в той или иной степени возложена на партнера компании-работодателя, к которой (например, в целях ведения переговоров) едет командируемый. Для этого можно заключить с таким партнером отдельный договор. По нему работодатель после получения авансового отчета от командированного может выставить партнеру счет (акт) на компенсацию тех или иных расходов. При этом копия авансового отчета работника может прилагаться к счету (акту).
В свою очередь, права на получение компенсации от работодателя в общем случае никто другой, кроме штатных сотрудников, не имеет. Но если работа выполняется по гражданско-правовому договору физлицом, то данным договором может быть предусмотрена компенсация издержек подрядчика (п. 2 ст. 709 ГК РФ). Аналогичные по существу компенсации могут устанавливаться договорами с ИП.
Как учитывать компенсацию командировочных расходов исполнителю по ГПД, описано в КонсультантПлюс. Оформите пробный онлайн-доступ к системе и переходите в Корреспонденцию счетов. Это бесплатно.
Итоги
Сотруднику за все рабочие дни командировки выплачивается зарплата по среднему заработку. Кроме нее трудовым законодательством работнику также гарантирована компенсация расходов на транспорт и проживание. Отдельными соглашениями часть ответственности за возмещение командировочных издержек может возлагаться на контрагентов работодателя. В договорах с подрядчиками могут содержаться условия компенсации тех или иных расходов заказчиком.
Узнать больше об особенностях денежных расчетов при командировках сотрудников вы можете в статьях: