Как правильно хранить документы
Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые нельзя выбрасывать даже после того, как вы закрыли бизнес. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а от каких можно избавиться, и узнали, какие еще есть варианты.
Зачем хранить документы
Пока компания или ИП ведут дела с партнером, они хранят все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.
То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.
По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:
- документов налогового учета;
- кадровых;
- бухгалтерских.
Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.
Виды документов и сроки хранения
Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
Можно выделить документы временного и постоянного хранения.
Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.
Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании или у ИП, а затем их передают в архив.
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним завершили. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2022 года, а закончили работу в 2023 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2024 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.
Или другой пример: перенос убытков с прошлых лет, чтобы учесть их в текущем году на ОСН или УСН «Доходы минус расходы». Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как бизнес перенесет весь убыток.
В таблице — виды документов со сроками хранения.
Налоговый и бухгалтерский учет
| Срок хранения | Вид документа |
|---|---|
| 1 год | Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета |
| 5 лет | Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции. |
Бухгалтерская (финансовая) отчетность.
Кадровые документы
| Срок хранения | Вид документа |
|---|---|
| 1 год | Правила внутреннего трудового распорядка |
| 3 года | Графики отпусков |
| 5 лет | Табели, журналы учета рабочего времени. |
Личные дела сотрудников.
Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда.
Как хранить документы правильно
Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.
Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании или ИП в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.
Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.
Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.
Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.
Дальше можно передавать документы в архив.
Образец листа-заверителя
Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности архивных документов.
Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.
В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.
Соблюсти основные правила работы архивов небольшой организации или ИП может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.
Как хранить документы в электронном формате
Многие компании и ИП давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.
А вот оцифровать все документы в компании или у ИП и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.
Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:
- хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
- у компании или ИП должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
- соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
- проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.
Если большая часть документов в компании или у ИП изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.
Ошибки при хранении документов
Рассказываем об основных ошибках, которые допускают компании и ИП при хранении документов.
Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.
Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров.
Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.
Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания. Но учтите: даже со справкой документы надо будет восстановить, просто она поможет отсрочить исполнение требования налоговой о представлении бумаг.
В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.
Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию или ИП.
Обработать тысячу платежей за день
Ответственность за нарушение правил хранения
За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.
| Нарушение | Штраф | Основание |
|---|---|---|
| Отсутствие документов бухучета | От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц. От 2500 до 5000 ₽ — для малых предприятий. |
Что делать, когда срок хранения документа истек
Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании или ИП могут грозить штрафы.
Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.
Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.
Вот как уничтожить документы с истекшими сроками хранения по правилам:
1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет документы. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь. ИП, работающий без персонала, может обойтись без комиссии и сделать все сам.
2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.
Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению
3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.
Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.
Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения
Сроки хранения документов в 2023 году
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухучета, бухотчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.
С 1 января 2022 года действует ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете». Правила стандарта не отменяют правил, установленных законом № 402-ФЗ, а дополняют их. ФСБУ посвящен составлению, хранению, перемещению документов внутри предприятия, то есть порядку работы с документами.
Пройдите курс «Семь новых ФСБУ» — забудете о претензиях от налоговиков и научитесь с легкостью применять федеральные стандарты в учете. Получите официальное удостоверение. Смотреть бесплатный урок из курса прямо сейчас.
В целях главы 25 НК налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода .
Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК налогоплательщики обязаны в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК.
Такие разъяснения дает Минфин в письме № 07-01-09/25966 от 18.04.2018.
Сроки хранения отдельных документов
Первичные учетные документы (кассовые, банковские документы, акты о приемке, сдаче и списании имущества, накладные и другие) 1
Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и другие) 1
Кассовые книги, оборотные ведомости
Книги регистрации счетов, доверенностей, платежных документов
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости2
Акты документальных ревизий; акты проверок кассы, правильности взимания налогов1
Договоры, соглашения всех видов
Справки, акты, обязательства, переписка по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениям
Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах 3
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов, об освобождении от них, о предоставленных льготах, отсрочках по уплате налогов
Договор банковского счета
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности
Бухгалтерская и статистическая отчетность, балансы организации, объяснительные записки к ним;
отчеты по налогам:
5 лет (при отсуствии годовых—постоянно)
1 год (при отсуствии годовых, квартальных—постоянно)
Лицевые счета работников
— руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, а также работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени
Трудовые договоры, трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, личные карточки работников (включая временных)
Документы лиц, не принятых на работу
Перечень лиц, имеющих право подиси первичных документов
До замены новыми
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке имущества организации
Акты приемки и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации
Документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами
1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения
2 При наличии лицевых счетов работников. При их отсутствии — срок хранения 50 лет
3 После снятия с учета
Статья 9. Первичные учетные документы
8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета
1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Налоговый кодекс РФ
Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)
1. Налогоплательщики обязаны:
8) в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом
Статья 89. Выездная налоговая проверка
. При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).
Статья 94. Выемка документов и предметов
1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.
Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.
2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.
3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.
До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.
4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.
При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.
5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.
6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.
7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.
8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.
При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.
9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.
Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.
10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.
Документы ДСП: образцы, оформление, хранение
Документы ДСП предназначаются для служебного пользования. То есть в них содержатся сведения, предназначенные лишь для определенных категорий граждан. Тем не менее секретными документы ДСП не являются. Но информация в них касается лишь хозяйственной жизни соответствующего предприятия. Документы ДСП всегда распространяются в ограниченном формате.
Об актах
Данные моменты регулирует нормативная база РФ. Так, все, что касается документов ДСП, регулируется постановлением правительства РФ № 1233.
Согласно представленным в законе инструкциям, документы ДСП обязательно отражаются в официальном учете организации. Любое ненадлежащее действие с данной документацией приводит к утечке информации. Поэтому пользуются документами с пометкой «ДСП» с особой внимательностью.
Отслеживается и местонахождение документации, и это в обязательном порядке. Такие требования позволяют обеспечить ответственность за хранение документов с грифом «ДСП». Наличие данных бумаг всегда тщательно проверяется, чтобы всегда оставалась возможность вовремя заметить их утрату и принять соответствующие меры.
Образцы документов ДСП бывают 3 видов. Это входящие, исходящие и внутренние документы. Последние образуются в ходе повседневной жизни предприятия. Хранение документов ДСП ограничивается их пребыванием лишь на предприятии. К данному разряду относят инструкции, акты. Учет документов ДСП проводят структурные подразделения, несущие ответственность за не секретную документацию.
Этапы
Вся входящая документация уже в организации проходит несколько этапов. Во-первых, это ее прием. Во-вторых, это внесение в журнал регистрации документа ДСП. Уже после этого он попадает на утверждение руководителю. Затем документ ДСП (расшифровка аббревиатуры — для служебного пользования) вносится в учетную форму. Далее осуществляют тиражирование, но только при наличии письменного разрешения от руководства. Важно, чтобы была проставлена отметка на оригинальном листе.
После всех перечисленных процедур, согласно официальным инструкциям, документы ДСП передаются сотрудникам отдельных подразделений юридического лица. Далее их помещают в соответствующие дела. После истечения срока хранения документа ДСП его уничтожают.
Фактически стандартные акты и указанные выше проходят примерно одинаковые процедуры. Разница лишь в регистрации документов ДСП и незначительных тонкостях в этапах.
Подробнее об учете
«Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» свидетельствует о том, что при маленьких объемах соответствующих актов учет осуществляют вместе со стандартной документацией. Но при этом нужно понимать, что разница в оформлении образцов документов ДСП и наличие ряда нюансов в этом вопросе повышают риски того, что документация будет утрачена.
Также, учитывая совместно обычные акты и ДСП, будет сложнее регистрировать последние, проверять наличие и искать их. По этой причине все же документы ДСП в журналы учета вносятся отдельно чаще всего. Это позволяет избежать множества трудностей.
Обычно журналов учета ДСП документов в юридическом лице заводится три. Их заводят в соответствии с категориями документации – для входящих, исходящих и внутренних документов. Важнее всего здесь реквизиты документации, с помощью которых отслеживается судьба акта вплоть до истечения срока документа ДСП, после чего он уничтожается. Ряд актов хранится в архивах. Также всегда следят за движением документации. С этой целью проводят оформление документа ДСП в отдельный реестр.
Пересылают документацию данной категории лишь заказными почтовыми отправлениями, через спецсвязь либо фельдсвязь, помечая соответствующим грифом.
Присвоение грифа
Важно знать, по каким критериям выносят решение об оформлении документов по образцу ДСП. На каждом предприятии есть лица, ответственные за хранение документов для служебного пользования. Все полномочия, связанные с данными актами, закрепляются в должностных инструкциях. Доступ к сведениям ограниченного распространения имеется лишь у определенных категорий сотрудников.
Работа
Когда увольняется либо на иную должность переводится сотрудник, ответственный за документы для служебного пользования, документацию передают руководству.
Официально устанавливается и частота, с которой проверяют документацию, относящуюся к данному разряду. Так, это проводят не реже, чем раз в год. Делает это специальная комиссия, которую назначает руководитель, выпуская соответствующий приказ. В комиссию включают ряд должностных лиц, к чьим функциям относят защиту данных.
Архивные документы ДСП (расшифровка — для служебного пользования) проверяются не реже, чем раз в 5 лет. По итогам процедуры всегда выписывают акт о том, что проверка была проведена успешно.
Подробнее о хранении
Надежное хранение важно для документации, предназначенной для служебного пользования, обеспечивается оно тем, что за нее отвечают конкретные лица. Их полномочия, выполнение ими соответствующих функций подтверждаются личными подписями.
Когда акты оказываются утраченными либо разглашается содержащаяся в них информация, предназначенная для ограниченного круга лиц, должностные лица, выявившие данные нарушения, первым делом сообщают об этом руководству юридического лица. Важно знать, что несанкционированным является и ознакомление с содержанием текста актов тех, для кого данные сведения не предназначаются. Обычно, как только выявляются подобные факты, первым делом запускается служебное расследование.
Оно проводится должностным лицом, к чьим функциям относится защита соответствующих данных. О результатах данной процедуры всегда делают доклад руководству предприятия. Сообщают о них, передавая ему служебную записку.
На каждый утраченный документ ДСП всегда составляют акт. На его основе в учетную форму вносят необходимые отметки. Если документы с информацией для ограниченного круга лиц утеряны либо был незаконно получен к ним доступ, наступает ответственность. Она предусмотрена законодательством Российской Федерации.
Документы для служебного пользования хранят на предприятии в несгораемом сейфе.
Тонкости оформления
Существует ряд нюансов, которые обязательно учитывают, присваивая документу гриф «Для служебного пользования». Пометку «ДСП», номер копии прописывают на первой странице акта, на обложке и титульном листе. Также помечают первую страницу сопроводительных писем к документации, которая содержит служебную информацию ограниченного распространения.
Пометку проставляют в правый верхний угол документа. Номер копии выставляют под ней через одинарный межстрочный интервал. При наличии приложений к документам для служебного пользования пометку ставят и в приложениях. Помещают ее в правый верхний угол каждого приложения. Номер копии выставляют под пометкой также через одинарный межстрочный интервал.
Если имеется электронный документооборот на предприятии, файлы документации с пометками «ДСП» не вкладывают. В электронном формате документацию данного типа передают только через защищенные каналы связи.
Подробнее о документах ДСП
Нередко работники всевозможных учреждений объясняют свои требования рядом внутренних инструкций. Проверку их наличия провести не представляется возможным. Акты хранятся под грифом «Для служебного пользования».
К примеру, не так давно Верховным судом было рассмотрено дело Кателевского, который пытался добиться того, чтобы приказ МВД о запрете фото- и видеосъемки на объектах с особым режимом был признан незаконным. Он уже неоднократно подвергался аресту за видеосъемку около отдела полиции. Он обжаловал арест в суде, но проиграл. Судебный орган в своем решении ссылался как раз на требование, содержащееся в соответствующем приказе. Согласно ему, Кателевский не обладал правом на проведение видеосъемки без получения на то разрешения от начальника отдела полиции.
В ходе обжалования Кателевский указывал, что сам не видел текста приказа, поскольку он оформлен под грифом «Для служебного пользования», несмотря на то что документация, которая так или иначе затрагивает права и обязанности третьих лиц, должна обязательно публиковаться, согласно российскому законодательству. Первое рассмотрение дела было отложено, так как Министерство юстиции не ознакомилось со спорным приказом. Второе рассмотрение было прекращено, поскольку за 3 суток до того Министерством внутренних дел документ был признан утратившим силу.
На деле подобные ситуации возникают во всех официальных органах. Порой положения документов, которые предназначены только для служебного пользования, содержат неординарные требования. Известны случаи, когда государственные органы отказывались принимать документацию из зарубежного предприятия, поскольку у него не имелось печати на русском языке. А в других органах не принимали акт без перевода, но приняли тот же текст на иностранном языке по почте. И все из-за соответствующего пункта в документации для служебного пользования.
Обычно когда из-за таких положений нарушаются права граждан, шансы оспорить действия органов в судебном порядке и выиграть равняются нулю. Если бы дело Кателевского было выиграно, это был бы прецедент в российском праве. После него множество похожих исков оспаривалось бы в пользу граждан. И шансы на победу возросли бы.
Однако юристы-практики отмечают, что дело было рискованным, шансов на победу у Кателевского изначально имелось не так много. Согласно его мнению, обычно ВС РФ придерживается достаточно твердой позиции, указывая, что пометка «ДСП» служит основанием для причисления документа к сведениям конфиденциального характера, а значит документация данного вида публиковаться не должна. Также она предназначается лишь для использования внутри ведомства. По этой причине прав и свобод граждан она не затрагивает.
«Газпром» против налоговиков
Но при всей безнадежности данной ситуации есть и несколько более позитивные прогнозы. Не так давно имело место резонансное дело об оспаривании «Газпромом» внутренних писем Федеральной налоговой службы Российской Федерации. Предприятие добивалось того, чтобы письмо ФНС «О налоге на добычу полезных ископаемых» было признано недействительным.
ВС отправил иск по подведомственности в арбитраж, дело же было прекращено, так как было выявлено, что письмо Федеральной налоговой службы – это не нормативный акт. По этой причине оно просто не может быть оспариваемым.
«Газпром» дошел до Конституционного суда. Там было признано, что акты носят обязательный характер как для предприятия, так и для налогоплательщиков. По этой причине последние должны обладать правами оспаривания «внутреннего налогового письма.
Однако судьей Конституционного суда Юрием Даниловым, назвавшим данный вывод ошибочным, было объявлено, что он не способствует эффективному правосудию.
В ходе данного разбирательства появилось новое положение в федеральном конституционном законе «О Верховном суде Российской Федерации». Оно указывало на то, что акты с разъяснениями законодательства могут оспариваться.
Однако в случае с делом Кателевского непонятно, относится ли приказ МВД к актам подобного рода, так как законодательство данный вопрос не разъясняет никак. Подобные инструкции представляют большую опасность: их обязательно должны соблюдать граждане, но при этом документы скрыты грифом «Секретно». То есть доверять граждане могут лишь слову работника государственных органов. А оспаривание требований – «гадание на кофейной гуще», так как текст инструкции откроется лишь в судебном порядке.
Необязательность соблюдения
Согласно точке зрения ряда адвокатов, в каждом спорном случае, похожем на дело Кателевского, единственное верное решение – применять Конституцию РФ. Так, статья 15 гласит, что законы подлежат официальному публикованию. Неопубликованные законы применяться не могут. Каждый нормативный акт, который затрагивает права и обязанности граждан, не может применяться в случаях, когда официального публикования произведено не было.
По этой причине все внутренние положения, которые регламентируют деятельность ряда предприятия, обладают локальным характером. Действие их на третьих лиц не распространяется.
На деле обычно сталкиваются с иной ситуацией. Нередко официальные органы занимаются установлением особых требований документации, которая предоставляется на рассмотрение. К примеру, внутренними инструкциями определяется срок их действия, обязательные реквизиты. Но когда законы либо акты не имеют подобных требований, соблюдение их обязательным не является.
Но включенные в положения законные инструкции обязательно подлежат соблюдению, а оспариванию – нет. В прошлом году Верховный суд рассматривал дело по инструкции по судебному делопроизводству в районном судебном органе. Согласно ему, копию протокола разбирательства изготовляют по письменному ходатайству участников разбирательства и за их счет.
Подсудимый заявил, что требования противоречат Налоговому кодексу, поскольку с 2013 года никаких пошлин за данные действия не предусматривается. Но Верховный суд с этим мнением не был согласен, в иске было отказано. Инструкция отдельных норм не установила, она только воспроизвела Уголовно-процессуальный кодекс, статью 259.
Особенности работы
Нужно помнить о том, что никогда к информации для служебного пользования не относят законодательные акты, данные о ЧС, опасных ситуациях, все сведения, которые касаются безопасности граждан. Также в данную категорию включают описания структуры органов исполнительной власти, их адреса, порядки рассмотрения обращений, решения по ним, документы фондов, применяемые для реализации прав граждан.
Обращаются с соответствующими документы по строгому регламенту. Печатают и копируют документы ДСП в машинописном бюро. Учитывают каждый экземпляр документа. На последнем листе прописывают, сколько имеется в наличии копий.
После отпечатки всех страниц черновики и другие варианты отдают сотрудникам, занимающимся учетом. Далее они попросту уничтожаются, и данная процедура фиксируются в учетной форме.
В отношении соответствующих сведений в вооруженных силах РФ действует свое особое положение – приказ министра обороны РФ № 355.
Уничтожается дело с пометкой «ДСП» только по акту. И в учетной форме всегда прописывается ссылка на него. Передаваться документы могут лишь после одобрения данного действия руководителем организации. Когда ответственное лицо сменяет кто-либо другой, то акт приема-передачи обязательно утверждает руководство.
В ряде случаев необходимо снимать гриф «ДСП» с дел. В таком случае информацию о данной процедуре рассылают каждому адресату, уже получившему оригинал документации. Тогда ответственные лица зачеркивают соответствующую пометку и пишут дату, когда был издан приказ об этом, а также его номер и имя руководителя, распорядившегося таким образом.
В случае с военнослужащими при нарушении какого-либо этапа процедуры либо распространения сведений, содержащихся в документах для служебного пользования, применяются дисциплинарные либо другие установленные законом РФ взыскания.
Порой возникают ситуации, когда в отправленном конверте не оказывается соответствующей документации с грифом «Для служебного пользования». Тогда получивший такое отправление составляет 2 копии акта, и один из них высылает адресату. Если документы были высланы по ошибке, их обязательно отправляют обратно.
В нерабочее время соответствующую документацию принимают уполномоченные на то дежурные, которые не вскрывают письма, а отдают сотрудникам, наделенным необходимыми для этого правами и обязанностями. Запрещено передавать в нерабочее время в организацию документацию с грифом «ДСП», если она не имеет дежурного, работающего на постоянной основе.
Важно знать, что отправление корреспонденции с документацией для служебного пользования осуществляется только в конвертах либо упаковках. Ни в коем случае не должно быть в них прозрачных участков, через которые можно разобрать отрывки текста. Также запрещено на них указывать личные данные руководства.
Документы ДСП группируются в делах. Если дело не имело подобного грифа, но в него включили документацию с соответствующей пометкой, то оно все приобретает гриф «Для служебного пользования». Это в обязательном порядке фиксируют в номенклатуре текущего периода.
Если на предприятии появилось небольшое число документов ДСП, то номенклатура порой предусматривает формирование отдельного дела ДСП, в которое и включается вся соответствующая документация. Сроков хранения данного дела, как правило, не устанавливают. Однако в номенклатуру проставляют отметку «ЭК» — «экспертная комиссия».
Когда заканчивается формирование дела по документам ДСП, каждый лист тщательно изучает экспертная комиссия. Если она решает, что необходимо сгруппировать дело заново, то это немедленно осуществляется. Если у документации есть постоянный срок хранения, то она группируется отдельно, делу присваивают самостоятельное наименование.
Когда в деле документов ДСП есть документация лишь с временным сроком хранения, то его могут не группировать заново. Сроки его хранения устанавливают в соответствии с максимумом срока хранения документации, включенной в него. Гриф «Экспертная комиссия» замещается сроками хранения. Если они достигают 10 лет, то в деле должна содержаться внутренняя опись.
Никогда сведения из документов ДСП не разглашают в ходе публичных выступлений, в открытой печати и так далее. Но руководство организации может предоставить доступ к документам для служебного пользования представителям иных юридических лиц по своему желанию. В таких случаях понадобится письменный запрос от стороннего юридического лица на то.
Дела, связанные так или иначе с пометкой «Для служебного пользования», с разной периодичностью просматривают, выявляя, не нужно ли гриф с документации снять. Решение данного вопроса возложено на особую комиссию из сотрудников документационного обеспечения предприятия. Она и составляет акт в свободной форме, в котором содержится решение по данному вопросу.
О коммерческих организациях
Иные правила действуют в случаях, когда речь идет о коммерческих организациях. На них может присутствовать служебная тайна, но гриф «ДСП» на документы в них ставить нельзя. Это будет нарушением требований законодательных актов. На предприятиях коммерческой направленности пользуются лишь пометкой «Коммерческая тайна» либо «Конфиденциально».
К подобным сведениям может относиться любая информация, касающаяся техники производства, организации, экономики юридического лица. Они должны обладать коммерческой ценностью, а в случае получения их другими лицами последние понесут юридическую ответственность.
Срок хранения дсп документов сколько лет
Любое учреждение в процессе деятельности неизбежно «обрастает» разнообразными документами. Поэтому со временем горы бумаг и даже их виртуальных аналогов необходимо куда-то деть: некоторые из них – архивировать, а остальные – уничтожить. Когда и как это делать, расскажем в статье.
Организовываем хранение документов
В зависимости от объемов документации учреждения обязанности по ее хранению могут возлагаться на специальное подразделение (архив) или на одного из работников (архивариуса). Если же документов сравнительно немного, то хранение документов можно поручить соответствующему работнику (например, секретарю) в порядке совмещения должностей.
Архив является самостоятельным структурным подразделением или входит в состав службы делопроизводства учреждения. В малочисленных учреждениях назначается лицо, ответственное за ведение архива учреждения (п. 8 разд. І Правил № 1000/5).
Если функции организации делопроизводства в учреждении или ведения архива учреждения возлагается на ответственное лицо, то в должностной инструкции должностного лица указываются такие обязанности, его права и ответственность (п. 9 разд. І Правил № 1000/5).
Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерская и прочая отчетность подлежат обязательной передаче в архив.
До момента передачи в архив упомянутые документы хранятся в бухгалтерской службе в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (пп. 6.1, 6.2 Положения № 88).
Руководствуясь положениями Закона № 3814, Перечня № 578/5 и других нормативно-правовых актов, процесс организации хранения документов можно условно разделить на 3 этапа (представлены ниже).
Этап 1. Разработка и утверждение номенклатуры дел (реестра)
Под номенклатурой дел в этом случае подразумевается обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел (папок), формируемых в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения таких дел (ст. 1 Закона № 3814).
Номенклатура дел разрабатывается в разрезе структурных подразделений учреждения (при наличии) и с учетом требований гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5, Перечня № 578/5 и Государственного классификатора управленческой документации ДК 010-98.
Номенклатура дел утверждается руководителем учреждения. При необходимости в номенклатуру могут вноситься изменения. Формы номенклатуры дел приведены в приложениях 10, 11 к Правилам № 1000/5.
Этап 2. Формирование дел, установленных номенклатурой
Обработанные документы группируются в дела в хронологическом или логическом порядке. Для удобства использования дел такая группировка осуществляется по периодам, в зависимости от количества документов (квартал, полугодие, год).
Как правило, в дела подшиваются оригиналы документов (если оригиналы отсутствуют – засвидетельствованные в установленном порядке копии).
В конце дела указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов. При формировании документов в дела следует учитывать требования гл. 2 разд. IV и гл. 3 разд. VI Правил № 1000/5.
Не допускается включение в дела черновых, личных документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.
Этап 3. Передача документов (дел) в архив
Документы учреждения за прошедшие периоды, не используемые в деятельности бухгалтерии (или используемые очень редко), целесообразно передавать в архив учреждения. Для определения ценности (сроков хранения) документов проводится их экспертиза.
Передача, как правило, осуществляется по акту, в котором перечисляются переданные дела. Акт подписывается ответственными лицами, которые приняли и передали документы. Особенности передачи дел в архив определены в гл. 4 разд. VI Правил № 1000/5.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности из бухгалтерской службы и архива учреждения работникам других структурных подразделений осуществляется по решению главного бухгалтера или лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета учреждения (п. 6.8 Положения № 88).
Согласно нормам Закона № 3814 для оценки ценности документов в учреждении создается экспертная комиссия, которая в деятельности должна руководствоваться требованиями Порядка создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов и разд. V Правил № 1000/5.
Экспертная комиссия принимает решение об отборе документов для передачи в архив или для уничтожения. Состав комиссии утверждает руководитель учреждения своим приказом (распоряжением).
Как долго хранятся бумажные документы
В целом, сроки хранения документов регламентированы п. 44.3 НКУ и Перечнем № 578/5.
В частности, нормами НКУ определяется, что минимальный срок хранения документов составляет 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой такие документы использовались. Если же отчетность налогоплательщик не подавал, то отсчет 1095 дней начинается со дня предельного срока подачи такой отчетности.
Стоит помнить, что все юрлица, в том числе и учреждения, обязаны соблюдать требования Перечня № 578/5.
Приведенные в указанном Перечне сроки хранения документов минимальные, и их нельзя сокращать.
Большинство видов первичных бухгалтерских документов хранится 3 года (5 лет – если такие документы содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, и 75 лет – для документов по вопросам оплаты труда).
При необходимости и по решению экспертной комиссии учреждения такие сроки могут быть продлены.
Согласно пп. 2.10 Перечня № 578/5 отсчет сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, делопроизводство которых завершено в 2017 году, начнется с 1 января 2018 г.
Сроки хранения наиболее распространенных учетных документов, формируемых в учреждении, приведем в таблицах: первая – по бумажным документам, вторая – электронным.
Здесь стоит отметить, что сроки хранения документов в данных таблицах дифференцируются по двум группам организаций. В первую группу входят организации, при деятельности которых создаются документы Национального архивного фонда (далее – НАФ).
Государственные и коммунальные организации – источники формирования НАФ – передают документы НАФ на постоянное хранение в государственные архивы или архивные отделы городских советов в обязательном порядке, остальные организации – на основании соглашений между собственником документов и соответствующим архивным учреждением.
Вторая группа включает организации, в ходе деятельности которых не создаются документы НАФ.
Наименование и виды документов
Сроки хранения
в учреждениях, в ходе деятельности которых создаются документы НАФ
в учреждениях, в ходе деятельности которых не создаются документы НАФ
Финансовая отчетность с примечаниями к ней:
а) сводные годовые
До ликвидации учреждения**
До ликвидации учреждения**
3 г. (при отсутствии годовых – пост.)
3 г. (при отсутствии годовых – до ликвидации учреждения)
1 г. (при отсутствии годовых, квартальных – пост.)
1 г. (при отсутствии годовых, квартальных – до ликвидации учреждения)
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним
До ликвидации учреждения**
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении отчетов и балансов:
3 г. (при отсутствии годовых – пост.)
3 г. (при отсутствии годовых – 10 л.)
Аналитические документы (таблицы, доклады, докладные записки и т. п.) к годовым отчетам и балансам
Отчеты об операциях с драгоценными металлами и драгоценными камнями
Оперативные отчеты о расходовании валюты на заграничные командировки
Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета):
а) работников, аспирантов, студентов
б) получателей пенсий и государственного пособия (после завершения выплаты пенсий и пособия)
в) акционеров (после передачи права собственности на акции при условии завершения проверки (ревизии))
Ведомости на выплату денег
3 г. (при отсутствии расчетно-платежных ведомостей (лицевых счетов) – 75 л.)
3 г. (при отсутствии расчетно-платежных ведомостей (лицевых счетов) – 75 л.)
Доверенности (в т. ч. аннулированные) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей; на получение заработной платы и других выплат
Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате пособия, пенсий, оплате листов нетрудоспособности из Фонда социального страхования
Документы (заявления, решения, справки, письма) об оплате отпусков в связи с обучением, о получении льгот по налогам и т. п.
Отчеты (сведения) о начислении и перечислении страховых взносов на государственное и негосударственное социальное страхование (пенсионное, на случай безработицы, в связи с временной нетрудоспособностью и т. п.):
а) сводные годовые и с большей периодичностью
До ликвидации учреждения**
б) годовые и с большей периодичностью
До ликвидации учреждения**
5 л. (при отсутствии годовых – пост.)
5 л. (при отсутствии годовых – до ликвидации учреждения)
3 г. (при отсутствии годовых, полугодовых – пост.)
3 г. (при отсутствии годовых, полугодовых – до ликвидации учреждения)
1 г. (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных – пост.)
1 г. (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных – до ликвидации учреждения)
Расчетные ведомости по уплате взносов в различные фонды
Документы (акты, ведомости, письма) о взаиморасчетах между организациями
Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями (после погашения налогов (задолженности))
Погашенные казначейские векселя
Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об уплате, размене, приеме-передаче векселей
Пока существует необходимость (но не менее 5 л.)
Пока существует необходимость (но не менее 5 л.)
Договоры, соглашения (аудиторские, хозяйственные, операционные и т. п.) (после истечения срока действия договора, соглашения)
Договоры-обязательства за товары, полученные в кредит, письма относительно оформления договоров-обязательств
Договоры о полной материальной ответственности (после увольнения материально ответственного лица)
Имущественные доверенности, поручительства третьего лица
Документы (акты, процентовки, справки, счета) о приеме выполненных работ
Документы (карточки, сведения, уведомления и т. п.) по организации финансового мониторинга субъектами первичного финансового мониторинга
Первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и ставшие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.)
Регистры счетов к оплате
Образцы подписей (материально ответственных лиц)
Пока существует необходимость
Пока существует необходимость
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) документальных ревизий, проверок и аудита финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, в т. ч. проверок кассы, правильности взимания налогов и т. п.
Документы (справки, акты, обязательства, письма) по растратам, недостачам, хищениям (после проверки экспертно-проверочной комиссией)
Документы (протоколы, акты, отчеты, ведомости переоценки и определения износа основных средств) по переоценке основных фондов, нематериальных активов, незавершенного строительства
До ликвидации учреждения**
Документы (акты, ведомости) по переоценке товарно-материальных запасов, незавершенного производства
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, нематериальных активов, денежных средств, материальных ценностей и т. п.
Документы (программы, инструкции, справки, письма) об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности (после проверки экспертно-проверочной комиссией)
Переписка об утверждении и уточнении финансовой отчетности
Переписка о выплате заработной платы
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и т. п.)
Переписка относительно сроков представления финансовой отчетности
Учетные регистры (главная книга, журналы, мемориальные ордера, оборотные ведомости, инвентарные карточки, разрабатываемые таблицы и т. п.)
Книги, журналы, карточки учета (после истечения срока действия последнего договора, соглашения):
До ликвидации учреждения
б) договоров, соглашений кредитных, поруки, залога, гарантии, перевода долга
в) договоров аудиторских, хозяйственных, операционных и т. п.
г) кассовых документов (счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных документов, накладных и т. п.)
ґ) погашенных векселей
д) исполнительных листов
Журналы использования электронных контрольно-кассовых аппаратов, контрольные ленты электронных контрольно-кассовых аппаратов
* Срок хранения «Постоянно» означает, что такие документы относятся к НАФ и подлежат бессрочному хранению.
** Срок хранения «До ликвидации учреждения» означает, что документы бессрочно хранятся в учреждении, а при ликвидации учреждения документы подлежат повторной экспертизе ценности, и в зависимости от ее результатов те из них, которые касаются прав граждан, передаются по описям дел в местные архивные учреждения.
*** При условии завершения проверки ГФС, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных учреждений, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, получавших средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовавших государственное либо коммунальное имущество, – ревизии, проведенной Госаудитслужбой по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производств по делам – хранятся до принятия окончательного решения.
При определении сроков хранения необходимо обращать внимание на примечания и отметки, приведенные в Перечне № 578/5. В частности, сроки хранения отдельных бухгалтерских документов конкретизируют такие примечания, как «после истечения срока действия договора», «после утверждения», «после замены на новые», «после введения объекта в эксплуатацию» и т. п. Они указывают на то, что именно с этого момента начинается отсчет срока хранения документов (пп. 2.11 Перечня № 578/5).
Как долго хранятся электронные документы
Среди прочего в Перечне 578/5 предусмотрены сроки хранения электронных документов. Для удобства мы выбрали из него наиболее распространенные бухгалтерские и смежные с ними документы (см. таблицу 2).
Наименование и виды документов
Сроки хранения
в учреждениях, в ходе деятельности которых создаются документы НАФ
в учреждениях, в ходе деятельности которых не создаются документы НАФ
Договоры о закупке программного продукта (после истечения срока действия договора)
Сертификаты электронной цифровой подписи (ЭЦП)
До ликвидации учреждения
Сертификаты ключа ЭЦП на бумажном носителе
До ликвидации учреждения
Усиленные сертификаты открытого ключа ЭЦП
До ликвидации учреждения
Сертификаты ключа ЭЦП на электронном носителе
До ликвидации учреждения
Договоры об обмене электронными документами между организациями (после истечения срока действия договора)
Договоры о предоставлении услуг ЭЦП
Двусторонние акты о готовности к обмену электронными документами (после истечения срока действия договора)
До ликвидации учреждения
Порядки по защите информации при обмене ЭД:
а) по месту разработки и утверждения
До замены новыми
б) в других организациях
До замены новыми
До замены новыми
Доверенность на создание ключей ЭЦП, изготовление сертификатов, проведение работ по установке средств ЭЦП
Списки отозванных сертификатов ЭЦП (после проверки экспертно-проверочной комиссией)
Реестры полномочных лиц, которым выдаются сертификаты ключей ЭЦП
До ликвидации учреждения
Заявки на регистрацию ЭЦП
Акты об уничтожении закрытых ключей ЭЦП
Акты о сдаче в эксплуатацию рабочего места со средствами ЭЦП
Акты о выполнении работ по установке и настройке комплектов средств ЭЦП
Экспертные заключения комплексной системы защиты информации (КСЗИ) (после снятия с эксплуатации)
Аттестаты соответствия КСЗИ (после снятия с эксплуатации)
Переписка о сертификатах ключей ЭЦП (после проверки экспертно-проверочной комиссией)
Уведомления о принятии и регистрации электронного документа
Уведомления об отклонении электронного документа
Для передачи архивных электронных дел архивом учреждения создаются электронные экземпляры описей дел (п. 1 разд. VIII Порядка № 1886/5).
Передача архивных электронных дел на постоянное хранение оформляется электронным актом о приеме-передаче документов юридического лица на постоянное хранение, который составляется учреждением-фондообразователем (приложение 18 к Порядку № 1886/5).
Для хранения и пересылки электронных актов приема-передачи документов учреждения на постоянное хранение в государственное архивное учреждение, архивный отдел городского совета архивом учреждения создается XML-документ по эталонной XML-схеме для архивного электронного документа, требования к которой определены в п. 9 гл. 2 разд. III Порядка № 1886/5, а для хранения и пересылки электронных экземпляров описей дел постоянного хранения – XML-документ, требования к которому определены в п. п. 1 – 10 гл. 6 разд. II данного Порядка.
Архивные электронные дела и дела с бумажными экземплярами архивных электронных документов передаются в государственные архивные учреждения или архивный отдел городского совета после истечения установленных для них предельных сроков хранения в учреждениях.
Когда документы подлежат уничтожению
Документы учреждения отбираются для уничтожения только по истечении установленных Перечнем № 578/5 сроков и только по завершении проверки налоговыми органами за соответствующий период.
Кроме того, необходимо учитывать практическую значимость документации для учреждения.
Запрещается уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности (пп. 2.13 Перечня № 578/5).
На основании представленных структурными подразделениями перечней (списков) дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве учреждения составляется акт об изъятии для уничтожения документов, не включенных в НАФ, по форме, приведенной в приложении 15 к Правилам № 1000/5 (п. 1 гл. 3 разд. V Правил № 1000/5).
Согласованные (одобренные) акты об изъятии для уничтожения документов, не включенных в НАФ, утверждаются руководителем учреждения, после чего учреждение имеет право уничтожить документы.
На эту тему могут быть интересны и следующие материалы:
4. Положение № 88 – Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.
5. Правила № 1000/5 – Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5.
6. Перечень № 578/5 – Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5.
7. Порядок № 1886/5 – Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденный приказом Минюста от 11.11.2014 г. № 1886/5.
_____________________________________________
© ТОВ «ІАЦ «ЛІГА», ТОВ «ЛІГА ЗАКОН», 2018
У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов’язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ «ЛІГА ЗАКОН» заборонено.