Работа с исходящими документами
Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.
Исходящие документы могут быть отправлены:
2.Основные этапы обработки исходящих документов:
составление проекта документа исполнителем;
проверка правильности оформления проекта документа;
согласование проекта документа;
подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
отправка документа адресату;
подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
3.Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.
Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.
Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку. Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т. п.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в »Журнале регистрации исходящих документов».
Журнал содержит следующие графы:
номер документа, включающий номер дела;
краткое содержание или заголовок к тексту;
отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);
При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.
После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки.
Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с примерным заголовком «Переписка с внешними организациями за 2007 г. (исходящие)».
Особенности этапов обработки исходящих документов
Исходящие документы – это любой тип письменного или электронного сообщения, которое организация отправляет за ее пределы, например, клиентам, поставщикам, другим организациям либо частным лицам.
К таким документам относятся письма, электронные письма, счета, заказы на поставку, отчеты и другие виды деловой переписки, которые отправляются из организации.
Типы исходящих документов
Выделяют несколько основных типов исходящих документов, в их числе:
- Письма. Письма – это традиционная форма исходящих документов, которые используются для общения с внешними адресатами. Они могут быть формальными или неформальными, отправленными по почте или в электронном виде. Электронные письма – это более современная форма исходящих документов, они быстро и легко отправляются и могут быть отосланы сразу нескольким адресатам.
- Счета-фактуры. Счета-фактуры – это вид исходящих документов, используемых для запроса оплаты за товары или услуги, предоставленные организацией. Они содержат такие сведения, как сумма задолженности, условия оплаты и дата платежа.
- Заявки на поставку. Заявки на поставку – это тип исходящих документов, используемых для запроса товаров или услуг у поставщика. Они содержат такие данные, как количество, цена и дата поставки.
Важность исходящих документов
Исходящие документы играют важную роль в деловом общении. Они являются основным средством, с помощью которого организации общаются со сторонними адресатами.
Исходящие документы важны по нескольким причинам. Во-первых, они помогают устанавливать и поддерживать отношения с партнерами, клиентами, государственными органами и т. д. Хорошая коммуникация необходима для укрепления доверия и обеспечения того, чтобы клиены были удовлетворены услугами или продукцией, предоставляемыми организацией.
Во-вторых, исходящие документы служат доказательством совершения операций. Они важны для ведения точной финансовой отчетности и обеспечения того, чтобы организация получала оплату за товары или услуги, которые она предоставляет. Наконец, исходящие документы важны в юридическом и нормативном аспектах. Они служат доказательством деятельности компании и могут быть использованы для подтверждения соответствия юридическим и нормативным требованиям.
Этапы обработки исходящих документов
Обработка исходящих документов является неотъемлемой частью деятельности любой организации. Под исходящими документами понимаются любые письменные сообщения, отправляемые за ее пределы, такие как письма, служебные записки, отчеты и электронные письма. Процесс обработки исходящих документов включает в себя следующие этапы:
- Этап составления. На этом этапе формируется содержание документа, который может быть ответом на запрос клиента, отчетом для руководства или официальной запиской. На этом этапе автор должен убедиться, что цель документа ясна, содержание логически структурировано, а язык ясен и краток.
- Стадия рецензирования. Рецензирование имеет решающее значение для обеспечения соответствия документа стандартам и целям организации. Процесс рецензирования включает в себя редактирование, корректуру и утверждение. Автор отправляет документ в соответствующий отдел для его рассмотрения и предоставления отзывов. Рецензент проверяет документ на точность, ясность и последовательность. После завершения процесса рецензирования документ проходит процедуру утверждения, в ходе которой соответствующий орган подписывает документ.
- Стадия отправки. Это заключительный этап обработки исходящих документов. Эта стадия включает в себя обеспечение того, чтобы документ достиг места назначения. Документ отправляется по соответствующим каналам, таким как почта, электронная почта или курьер. Автор должен убедиться, что документ дошел до получателя в согласованные сроки.
В заключение следует отметить, что обработка исходящих документов включает в себя различные этапы, каждый из которых имеет свои особенности. Этап составления требует от автора четкого, лаконичного и логичного изложения цели документа. Этап рецензирования гарантирует соответствие документа стандартам организации, а этап отправки гарантирует, что документ дойдет до адресата.
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ И ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены по почте, факсу, электронной почте, курьером.
Основные этапы обработки исходящих документов:
- • составление проекта документа исполнителем;
- • проверка правильности оформления проекта документа;
- • согласование проекта документа;
- • подписание руководителем;
- • проверка комплектности;
- • сортировка;
- • нанесение адреса на конверт;
- • упаковка;
- • регистрация;
- • отправка адресату;
- • подшивка второго экземпляра документа в дело.
При отправке документов проверяется правильность адреса корреспондента, на документах, подлежащих возврату, ставится штамп «Подлежит возврату». Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно. Все документы передаются на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами.
При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.
После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства для отправки.
Какие этапы проходят исходящие документы
5.4. Организация обработки и передачи исходящих документов, подготовленных на бумажном носителе
5.4.1. Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись Министру и требующие согласования с его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, либо подготовленные за подписью заместителя Министра, передаются ответственными за делопроизводство структурных подразделений сотрудникам секретариатов соответствующих заместителей Министра.
Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись Министру, передаются ответственными за делопроизводство структурных подразделений или сотрудниками секретариатов заместителей Министра уполномоченному лицу Административного департамента.
5.4.2. Исходящие документы передаются для подписания (визирования) с подлинниками входящих и внутренних документов, на основании которых они подготовлены (далее — документы-основания). При этом к исходящему документу в хронологической последовательности прикладываются входящий документ-основание с указаниями по исполнению документа руководства Министерства и структурного подразделения-исполнителя, докладные записки о переносе сроков исполнения поручения, служебные записки, представляющие собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа и другие документы, связанные с его подготовкой.
5.4.3. Документы, поступающие на подпись (согласование) заместителю Министра, просматриваются и визируются помощником заместителя Министра. При этом обращается внимание на наличие документов, послуживших основанием для написания письма, наличие указаний по исполнению документа Министра, его заместителей, руководителей структурных подразделений, правильность и полнота выполнения указания по исполнению документа, наличие приложений, правильность оформления проекта письма (в том числе правильность указания адресата, наличие виз исполнителей и соисполнителей, указание исполнителя и др.).
5.4.4. Уполномоченное лицо Административного департамента проверяет наличие оригиналов документов, послуживших основанием для написания письма, наличие указаний по исполнению документа Министра, его заместителей, руководителей структурных подразделений, правильность и полнота выполнения указаний по исполнению документа, наличие виз руководителей структурных подразделений-исполнителей и соисполнителей, заместителей Министра, корректора (если письмо передается на подпись Министру), правильность оформления проекта письма, наличие приложений.
5.4.5. Неправильно или не полностью оформленные и содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки и визирования у соисполнителей и повторного представления на подпись Министру или его заместителю.
5.4.6. Все исходящие документы Министерства подлежат обязательной регистрации в соответствии с п. 6.3 настоящей Инструкции. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом Министерства и на отправку не принимается.
5.4.7. Исходящие документы, подписанные Министром, заместителями Министра, руководителями структурных подразделений и их заместителями, регистрируются централизованно в отделе организационного обеспечения Административного департамента.
(п. 5.4.7 в ред. Приказа Минпромторга России от 06.10.2015 N 3080)
(см. текст в предыдущей редакции)
5.4.8. Исходящие документы печатаются в количестве, необходимом для направления адресатам, плюс два экземпляра.
Второй экземпляр является визовым, который в процессе согласования текста документа визируется исполнителем, начальником отдела, руководителем структурного подразделения, соисполнителями, заместителями Министра и корректором (если документ подписывается Министром).
Исходящие документы регистрируются только при наличии копий всех отправляемых приложений к визовому экземпляру (за исключением копий законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, приказов Министерства).
После регистрации исходящие документы направляются адресатам, визовые экземпляры документов, подписанных Министром или его заместителями, вместе с приложениями формируются сотрудниками отдела организационного обеспечения в дела согласно утвержденной номенклатуре дел, третьи экземпляры передаются структурному подразделению-исполнителю, визовые экземпляры документов, подписанных руководителями структурных подразделений или их заместителями, вместе с приложениями формируются делопроизводителями этих подразделений в дела согласно утвержденной номенклатуре дел.
(в ред. Приказа Минпромторга России от 06.10.2015 N 3080)
(см. текст в предыдущей редакции)
5.4.9. Вторая и третья копии зарегистрированного исходящего документа заверяются путем проставления пометки (или оттиска штампа) «Верно» и подписи сотрудника, осуществляющего регистрацию документа и удостоверяющего полное соответствие копии подлиннику документа.
5.4.10. Отправка исходящей корреспонденции осуществляется централизованно отделом организационного обеспечения Административного департамента.
5.4.11. На отправку принимаются, в основном, документы, имеющие дату текущего дня (за исключением копийных экземпляров документов) либо дату предыдущего дня. Документы с датой давности двух или более дней к отправке не принимаются.
5.4.12. Утратил силу. — Приказ Минпромторга России от 06.10.2015 N 3080.
(см. текст в предыдущей редакции)
5.4.13. На участке отправки отдела организационного обеспечения проверяется правильность оформления исходящих документов (адрес, заголовок, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов) и производится сортировка документов по форме отправления (простая, заказная, международная).
Абзац исключен. — Приказ Минпромторга России от 06.10.2015 N 3080.
(см. текст в предыдущей редакции)
5.4.14. Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного (подписанного руководителем подразделения) указателя рассылки. Копия указателя рассылки, при необходимости, направляется всем указанным адресатам. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Документы, отправленные с нарочным (сотрудником структурного подразделения), передаются организациям-адресатам под расписку.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или директора Административного департамента.
5.4.15. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа (визовом экземпляре), остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ и указывает дату получения (возможно использование штампа «Подлинный экземпляр получил на руки»).
При получении подлинного экземпляра документа непосредственно заявителем или его доверенным лицом, кроме подписи и даты получения указываются паспортные данные заявителя либо делается отметка «по доверенности» и доверенность подшивается вместе с копией документа в дело.
5.4.16. Документы, отправляемые Министерством, передаются фельдъегерской, почтовой или электрической связью (телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения), а также по системе межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО). При отправке документов фельдъегерской и почтовой (заказные письма) связью составляется реестр на отправляемые документы в 3 экземплярах, один из которых остается в Административном департаменте.
Фельдъегерской связью осуществляется отправка документов только адресатам, включенным в перечень федеральных органов исполнительной власти.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.
Телеграмма сдается на отправку не менее чем в трех экземплярах аналогично письму: на бланке установленного образца и два экземпляра (в т.ч. визовой) — на стандартном листе бумаги формата A4. При направлении в несколько адресов к телеграмме прикладывается указатель рассылки.
Отправка документов в Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, другие федеральные органы исполнительной власти, государственные органы и организации осуществляется по МЭДО. Переписка по МЭДО происходит только с федеральными органами исполнительной власти, государственными органами и организациями, включенными в указанную систему и имеющими специальные настройки.
Не подлежат отправке по системе МЭДО:
— документы с пометкой «Для служебного пользования»;
— документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4;
— документы, содержащие приложения объемом более 200 листов.
5.4.17. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, осуществлявшим перевод;
запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования».
Подлинники документов, отправляемых по каналам факсимильной связи, как правило, досылаются адресату почтовой связью или, по согласованию с ним, подшиваются в дела с отметкой о времени и способе отправки.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.