Где указываются индивидуальные сроки исполнения
4.10. Организация контроля за исполнением документов
Исполнение документов является одним из показателей эффективности работы центрального аппарата Роспотребнадзора.
Порядок контроля исполнения и сроки исполнения документов в Роспотребнадзоре определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452, приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления».
Все документы, поступившие на имя Руководителя и в адрес Роспотребнадзора из высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и организаций, при наличии соответствующего указания контролируются Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы средствами СЭД.
Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.
Руководитель несет персональную ответственность за состояние исполнительской дисциплины в Роспотребнадзоре.
Контроль исполнения документов (поручений) ведется:
— руководством Роспотребнадзора — исполнения документов (поручений) по существу;
— Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях — сроков исполнения документов (поручений).
В Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»), проставляемой в соответствии с пунктом 3.5.14 настоящей Инструкции, а в структурных подразделениях Роспотребнадзора — все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
На сотрудников структурных подразделений, осуществляющих контроль за исполнением документов (ответственных за ведение делопроизводства), возлагаются следующие функции:
— информирование об исполнении документов, поступивших в структурные подразделения;
— подготовка сводок об исполнении контрольных документов для руководства структурных подразделений;
— контроль за вводом в СЭД информации о ходе и результатах исполнения контрольных документов;
— проверка исполнения сотрудниками структурных подразделений контролируемых документов.
Ответственность за качество подготовки и своевременность исполнения документов в структурных подразделениях возложена на руководителей соответствующих структурных подразделений, которые осуществляют при этом следующие функции:
— организуют работу по обеспечению качественного и своевременного исполнения документов в подчиненном структурном подразделении;
— рассматривают информацию о ходе исполнения документов, поступающую из Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы, и принимают меры для надлежащего исполнения документов;
— принимают меры дисциплинарного воздействия к сотрудникам подчиненного структурного подразделения в случае неисполнения документов.
Исчисление срока рассмотрения документа начинается со дня регистрации документа в Роспотребнадзоре. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
Срок исполнения — это срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или указаниями по исполнению документа. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения приведены в приложении N 20 к настоящей инструкции.
Индивидуальный срок исполнения документа — это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом Роспотребнадзора или указаниями по исполнению документа.
Сроки исполнения поручений, содержащие указание «Срочно» и «Оперативно», исчисляются в календарных днях с даты их издания (подписания) и составляют соответственно 3 дня и 10 дней.
В случае, когда срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен не позднее чем в месячный срок.
Сроки исполнения документов, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, исчисляются в календарных днях с даты их издания, из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, предприятий и организаций — с даты их поступления в Роспотребнадзор.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Изменение срока исполнения возможно только с разрешения организации, направившей документ, а также Руководителем или его заместителями, установившими этот срок, при наличии объективных причин.
1.4.Сроки исполнения документов
На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
● внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;
● поступивших из других организаций – с даты их поступления;
● обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.
В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.
Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.
В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.
В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация – автор документа.
1.5.Этапы контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:
• постановка документов на контроль;
• проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
• предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
• снятие документа с контроля;
• направление исполненного документа в дело;
• учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
• информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
■ При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.
На контроль ставятся только зарегистрированные документы.
Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.
Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен ниже (Пример 1).
1. Автор (корреспондент)
Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента.
2. Наименование вида документа
Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа.
3. Дата документа
Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа.
4. Регистрационный номер документа
Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа.
5. Дата поступления
Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
6. Регистрационный номер поступления
Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)
Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.
9. Срок исполнения
Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.
10. Отметка об исполнении документа
Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.
Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.
При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).
Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.
Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».
В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.
Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.
Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.
■ При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.
В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
■ В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (Пример 2). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.
Напоминание
Ответственному исполнителю Рябцеву Н.Н.
Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса
от 12.08.2007 № 01-15/918 «О заключении договора на поставку передвижных электростанций», поступившего из ОАО «Стройтрансгаз», осталось 3 дня.
Срок исполнения документа – 26.11.2007.
В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам согласовать продление срока с Павловым С.С. (тел. 214-33-21).
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):
· задания последующих лет – не реже одного раза в год;
· задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
· задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.
Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).
Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.
■ После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:
• краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);
• номер дела, в котором будет храниться документ;
• подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.
Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.
■ Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.
■ Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.
Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.
Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. (Примеры 3, 4).
об исполнении документов по состоянию на _____________________________
Какой срок исполнения документов с пометками «срочно», «незамедлительно», «в кратчайший срок» и подобным?
Какой срок исполнения документов с пометками «срочно», «незамедлительно», «в кратчайший срок» и подобным? В каких документах это зафиксировано?
ОТВЕТ
Сроки исполнения документов бывают типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения установлены в нормативных актах, а индивидуальные – указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Одним из способов обозначения индивидуального срока исполнения являются различные пометки – «срочно», «оперативно» и т.д.
Рассмотрим некоторые документы, в которых закреплены требования к срокам исполнения документа в виде пометок.
1. В соответствии с п. 5.9 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] и п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] срок исполнения документа с пометкой «весьма срочно» составляет один-два дня, с пометкой «срочно» – три дня, с пометкой «оперативно» – 10 дней.
2. Согласно п. 6.6 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[3] срок исполнения документа с пометкой «весьма срочно» составляет один день, с пометкой «срочно» – три дня, с пометкой «оперативно» – 10 дней.
3. В соответствии с п. 4.13 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти[4] поручения, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.
4. Согласно п. 6.1.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти[5] поручение, содержащее указание «срочно», подлежит исполнению в трехдневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.
5. В соответствии с п. 48 Регламента Правительства Российской Федерации[6] если в тексте поручения вместо даты исполнения или периода времени имеется указание «срочно», поручение подлежит исполнению в трехдневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.
6. Если ознакомиться с п. 4.12 Регламента Роструда[7], то станет ясно, что в этом органе срок исполнения документа зависит от отправителя документа. Так, если документ поступил на исполнение из Правительства Российской Федерации и Минтруда России с пометкой «срочно», «незамедлительно» (или аналогичной), то исполнить его следует в трехдневный срок от даты подписания поручения, с пометкой «оперативно» – в 10-дневный срок. В то же время срок исполнения документов по письмам МИДа России с пометками «срочно» составляет пять дней, а с пометкой «вне очереди» – три дня.
В коммерческих организациях подобные правила указания срока исполнения документов используют как ориентир (в том числе в части организации исполнения принятых решений). Перечисленные нами и другие аналогичные нормы служат образцом деловой практики, позволяют работать на основе единых стандартов и избежать возможных рисков при неправильной организации процессов делопроизводства.
Сроки исполнения документов
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой, документ должен быть передан исполнителю. При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения.
Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Типовые сроки исполнения документов наиболее часто устанавливаются для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации). Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента РФ, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах.
Так, в Типовом Регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, предусмотрены следующие сроки исполнения документов:
1. Поручения Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения.
2. Указания Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают десятидневный сро к исполнения поручения.
3. Если срок исполнения в поручении Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца от даты его подписания.
4. Запросы, поступающие в соответствии с законодательством РФ из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение тридцати дней.
5. Обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение тридцати дней от даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на тридцать дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
Часть типовых сроков исполнения зафиксирована в Приложении № 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), например:
а) письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – срок их рассмотрения и исполнения – десять дней;
б) протокол разногласий: составление и направление в десятидневный срок; рассмотрение – в двадцатидневный срок и т.д.
Кроме этого, в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, который установлен отдельным организационно-распоря-дительным документом организации или резолюцией. Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с момента (даты) их поступления.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме (карточке). Реквизит 19 (отметка о контроле) – это реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу первого листа документа в виде заглавной буквы «К» или слова «Контроль». Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, постановку его на контроль осуществляет служба ДОУ в момент регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта; индивидуальные – руководителями, которые их установили.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора. В течение срока исполнения документа должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, фиксируются в регистрационно-контрольных карточках. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствуют заданию, то она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Факт исполнения документа и снятия его с контроля подтверждает отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) – это реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «в дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором был исполнен документ.
Снять документы с контроля может только лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе в правом нижнем углу может проставляться отметка о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями: