Компенсация за аренду жилья сотруднику как оформить

Оплата жилья работникам: налоговый учет

Рассмотрим, как отразить в налоговом учете расходы в виде арендной платы жилья для иногородних сотрудников, а именно в состав какого вида расходов следует включить такие затраты на оплату жилья и можно ли их учесть в полном объеме?

Расходами в целях налогообложения прибыли признаются любые обоснованные и документально подтвержденные (в смысле ст. 252 НК РФ (далее — Кодекс)) затраты, понесенные компанией, при условии, что они осуществлены в рамках деятельности, направленной на получение дохода.

Не учитываемые в процессе формирования налоговой базы по налогу на прибыль расходы установлены статьей 270 Кодекса в виде перечня. В нем есть пункт (п. 29 ст. 270 НК РФ), из содержания которого следует, что не подлежат учету расходы, связанные с отдыхом, лечением, организацией досуга и оплатой товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в их пользу.

Однако оплата проживания сотрудника в другой местности не является «аналогичным расходом» в смысле пункта 29 статьи 270 Кодекса, так как напрямую связана с выполнением работником своих служебных обязанностей. Такая же позиция была изложена Арбитражным судом Северо-Западного округа (пост. ФАС СЗО от 02.11.2007 по делу № А56-47663/2006): расходы на проживание организация осуществляет для обеспечения исполнения работниками своих трудовых обязанностей, а не удовлетворения их личных потребностей в жилье.

Таким образом, прямого запрета не учитывать в целях налогообложения расходы, связанные с оплатой проживания сотрудника в другой местности, автор не видит.

Расходы на оплату жилья как часть зарплаты

Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности компании подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).

Платежи за арендуемое (принятое в лизинг) имущество в целях налогообложения прибыли относятся к расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Как указал Минфин России (письмо Минфина России от 29.09.2014 № 03-03-06/1/48504), гражданское и жилищное законодательство не допускает не только использование жилого помещения юридическим лицом в предпринимательских целях, но и саму сдачу в аренду жилого помещения для иных целей, кроме как для проживания. То есть расходы на аренду жилья для сотрудника нельзя учитывать в целях налогообложения прибыли на основании указанной выше нормы статьи 264 Кодекса (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), так как жилое помещение не может выступать имуществом, которое используется в деятельности, связанной с производством и реализацией (письмо Минфина России от 17.01.2013 № 03-03-06/1/15).

Вместе с тем привлечение высококвалифицированных специалистов к деятельности в различных регионах страны (или зарубежных представительствах) проводится в интересах юридических лиц. Иногородние работники, имеющие особый опыт и квалификацию, в отсутствие необходимости привлечения к труду в филиалах (представительствах) самостоятельно не изменили бы место жительства (пребывания). На это указал и Президиум ВС РФ (п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015).

Порядок и размеры возмещения расходов работникам при переезде на работу в другую местность работодателем, который не является государственным или муниципальным учреждением, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом либо по соглашению сторон трудового договора (ч. 4 ст. 169 ТК РФ).

Если в коллективном договоре (или локальном нормативном акте) организация предусмотрит порядок и размеры возмещения расходов, связанных с наймом для сотрудников жилья в другом регионе, например, по факту организации там дочернего предприятия, то, на взгляд автора, данные расходы будут являться расходами на оплату труда. Поясним данное утверждение.

К расходам на оплату труда относятся любые начисления в денежной или натуральной форме в пользу работников, если такие начисления предусмотрены законодательством РФ, трудовыми договорами (контрактами, коллективным договором) (ст. 255 НК РФ).

Расходы на оплату труда являются одним из видов расходов, связанных с производством и реализацией, в соответствии с классификацией, приведенной в Кодексе (п. 2 ст. 253 НК РФ). Причем перечень предусмотренных трудовым (коллективным) договором расходов на основании пункта 25 статьи 255 Кодекса является открытым (письмо Минфина России от 17.12.2015 № 03-03-06/4/74236; пост. ФАС ЦО от 29.09.2010 по делу № А23-5464/2009А-14-233).

По мнению финансового ведомства, норма статьи 255 Кодекса позволяет учитывать расходы на оплату жилья работникам организации, если данные расходы являются формой оплаты труда и условием в трудовом договоре (письма Минфина России от 17.07.2015 № 03-08-05/41253, от 19.05.2015 № 03-03-06/28809). В противном случае расходы организации на оплату найма жилья для работников не являются формой системы оплаты труда и носят социальный характер. Такие расходы не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций независимо от того, предусмотрены эти расходы трудовыми договорами или нет (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Проблема «двадцатипроцентного ограничения». В упомянутом выше письме Минфина России (письмо Минфина России от 19.05.2015 № 03-03-06/28809) было сказано буквально следующее: «Глава 25 НК РФ «Налог на прибыль организаций» не содержит определения натуральной формы оплаты труда (статья 11 НК РФ). При налогообложении расходов, связанных с выплатой заработной платы в натуральной форме оплаты труда, следует руководствоваться нормами Трудового кодекса Российской Федерации» (см. также письмо Минфина России от 14.09.2016 № 03-04-06/53726).

Дело в том, что по вопросу учета расходов на оплату труда, произведенных в неденежной форме, при исчислении налога на прибыль контролирующие органы придерживаются следующей позиции: она не может превышать 20 процентов от начисленной месячной заработной платы (письма Минфина России от 27.05.2016 № 03-03-07/30694, от 18.05.2012 № 03-03-06/1/255 и др.).

Надо отметить, что данная точка зрения в отношении ограничения в 20 процентов небесспорна. Существует мнение, что указанный подход противоречит законодательству. Запрет на выплату заработной платы в неденежной форме в размере, превышающем 20 процентов, установлен трудовым законодательством (ст. 131 ТК РФ) и направлен на обеспечение государственных гарантий для работников — на предотвращение натуральной оплаты труда продукцией работодателя (ст. 130 ТК РФ). При этом никаких нормативов в части отнесения на расходы затрат на оплату труда, которые произведены в натуральной форме, налоговое законодательство не содержит.

Проблема «двадцатипроцентного ограничения» нашла свое отражение и в арбитражной практике. Например, Арбитражный суд Центрального округа (пост. ФАС ЦО от 29.09.2010 по делу № А23-5464/2009А-14-233) обратил внимание на неправомерность ссылки налоговой инспекции на статью 131 Трудового кодекса, «поскольку, исходя из системного толкования норм ст. 1 ТК РФ, п. 1 ст. 2 НК РФ, рассматриваемая статья <. > не может регулировать налоговые правоотношения и устанавливать применительно к ним какие-либо ограничения».

Кроме того, когда речь идет о выплате работнику компенсации по самостоятельно заключенному им договору найма помещения, а не об аренде квартиры организацией, последняя фактически выплачивает сотруднику денежную сумму. Получается, что доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, в этом случае отсутствует.

При всем при том наименее рискованно признавать затраты на оплату проживания расходами на оплату труда, произведенными в натуральной форме, в размере, не превышающем 20 процентов от начисленной месячной заработной платы иногороднего работника. Отражение в расходах по налогу затрат на аренду жилья в части превышения 20 процентов указанной суммы может привести к спорам с налоговыми органами.

Другие варианты отражения расходов на оплату жилья

К расходам на оплату труда для целей налогообложения отнесены в том числе стоимость бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с законодательством коммунальных услуг, питания и продуктов, а также предоставляемого работникам налогоплательщика бесплатного жилья в соответствии с установленным законодательством порядком (п. 4 ст. 255 НК РФ).

Однако специалисты налогового ведомства считают, что к поименованным данной нормой расходам оплата жилья иногородним сотрудникам не относится.

Согласно трудовому законодательству (ст. 168, 168.1 ТК РФ) работодатель обязан нести расходы по найму жилого помещения только в случае, если работник направлен в командировку либо его постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также если сотрудник работает в полевых условиях или участвует в работах экспедиционного характера. Следовательно, оплата проживания иногороднего работника по месту нахождения организации (оплата компенсации за наем жилья) не может быть отнесена к компенсационным выплатам, установленным Трудовым кодексом (ст. 164 ТК РФ).

Однако приведем постановление (пост. Девятого ААС от 19.04.2011 № 09АП-6466/11), в котором суд поддержал организацию, указав на правомерность учета расходов на проживание иногороднего сотрудника согласно норме пункта 4 статьи 255 Кодекса. По мнению суда, оплата работодателем жилья для иностранных сотрудников носит компенсационный характер и призвана покрывать обязательные расходы, которые несут сотрудники для исполнения своих трудовых обязанностей, то есть в трудовых целях, а не для удовлетворения их личных потребностей в жилье. Исполнение трудовых обязанностей иностранными работниками не по месту их постоянного проживания невозможно без предоставления им жилого помещения (или выплаты компенсации за его аренду) в период их пребывания в России в связи трудовой деятельностью.

Как разъясняет Минфин России, не должен ставиться и вопрос о применении другой нормы — речь идет о прочих расходах (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), учитываемых при налогообложении прибыли, перечень которых, как и в случае со статьей 255 Кодекса, является открытым. По мнению финансового ведомства, порядок учета затрат по найму жилья для иногородних работников регулируется статьями 255 и 270 Кодекса (письма Минфина России от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369, от 17.01.2013 № 03-03-06/1/15).

Марина Пивоварова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

При релокациии сотрудников организация компенсирует стоимость аренды жилья: налоговые последствия

В связи с релокацией сотрудников сотруднику компенсируется стоимость аренды жилья. Каков порядок составления документов, а также порядок налогообложения? Существует ли риск в том случае, если компенсация отнесена на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, в полном объеме, или необходимо только 20% от суммы начислений сотруднику?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

— Если возмещение аренды жилья сотрудникам является формой оплаты труда и условием трудового договора, то работодатель вправе учесть эти расходы в целях налогообложения прибыли на основании пп. 25 ст. 255 НК РФ в полном объеме. Учет данных выплат в составе расходов на оплату труда предполагает начисление страховых взносов и исчисление НДФЛ. В трудовом договоре необходимо указать сумму компенсации на оплату жилого помещения, которая рассматривается как часть зарплаты сотрудника.

Ограничение, предусмотренное ст. 131 ТК РФ, о том, что доля выплачиваемой заработной платы в неденежной форме не может превышать 20 процентов от начисленной месячной заработной платы, в данном случае не актуально, так как компенсация выплачивается работнику в денежной форме.

— Если отнести данные выплаты к выплатам социального характера без начисления страховых взносов и исчисления НДФЛ, то можно найти поддержку в суде. Однако выплаты социального характера учесть в расходах по налогу на прибыль не получится (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Обоснование позиции:

Налог на прибыль

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

В главе 25 НК РФ отсутствует специальная норма, позволяющая учитывать в составе расходов по налогу на прибыль затраты, связанные с арендой жилья для работников. Поэтому данный вопрос является спорным.

Согласно письму Минфина России от 12.01.2018 N 03-03-06/1/823 возмещение расходов работника, связанных с удовлетворением его социально-хозяйственных потребностей, не может рассматриваться как расходы, осуществленные в рамках деятельности самой организации. Данные выплаты могут осуществляться только в качестве системы оплаты труда, принятой в организации.

В письме от 19.03.2021 N 03-15-06/19723 Минфин указывает: если расходы работодателя на возмещение затрат иногородних работников по найму жилого помещения являются формой оплаты труда и условием в трудовом договоре, такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций в составе расходов при условии их соответствия требованиям ст. 252 НК РФ.

Статьей 255 НК РФ определено, что в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Данной статьей установлен открытый перечень расходов на оплату труда работников.

Таким образом, суммы компенсации стоимости аренды жилья работнику, по нашему мнению, могут быть признаны в составе расходов по налогу на прибыль организаций, если эти расходы одновременно соответствуют следующим условиям:

экономически обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ);

предусмотрены трудовым (коллективным) договором (пп. 25 ст. 255 НК РФ).

Смотрите Примерную форму дополнительного соглашения к трудовому договору о компенсации работнику расходов по найму жилья (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

Подобные расходы учитываются для целей налогообложения на основании первичных учетных документов, подтверждающих расходы работника (договор аренды, платежные поручения по оплате аренды, расписки о получении денежных средств и др.) и их компенсацию работодателем.

Чтобы отнести затраты на расходы, следует оценить, соответствуют ли они ст. 252 и 270 НК РФ.

По мнению Минфина России, изложенному в письме N 03-03-06/1/34531 от 14.06.2016, ввиду того, что согласно п. 29 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников, то суммы возмещения организацией расходов на аренду квартиры работника, переехавшего на работу в другую местность, носят социальный характер, и такие расходы не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций независимо от того, предусмотрены эти расходы трудовыми договорами или нет (также письмо Минфина России от 14.01.2019 N 03-04-06/1153).

Но суды соглашаются с тем, что компенсация оплаты арендованного жилья производится в целях обеспечения исполнения иногородними работниками своих обязанностей, а не для удовлетворения их личных потребностей в жилье.

В постановлении АС Московского округа от 01.10.2015 N Ф05-11410/15 по делу N А40-6591/2015 суд указал, что расходы на наем жилых помещений для иностранных сотрудников соответствуют положениям ст. 255 НК РФ, являются экономически обоснованными и документально подтвержденными. Данные расходы в любом случае могли быть учтены обществом на основании п. 25 ст. 255 НК РФ или подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как иные документально подтвержденные и экономически обоснованные расходы, поскольку понесены для обеспечения деятельности организации.

В постановлении ФАС Центрального округа от 15.02.2012 N А35-1939/2010 суд также пришел к выводу о том, что расходы Общества на оплату аренды жилья сотрудников связаны с содержанием этих работников в целях обеспечения выполнения ими трудовых обязанностей, направлены на обеспечение производственного процесса, а не на удовлетворение социальных потребностей данных работников.

Смотрите также постановления ФАС ЦО от 29.09.2010 N А23-5464/2009А-14-233, ФАС ВСО от 14.03.2007 N А19-15320/06-15-Ф02-1153/07-С1, ФАС СЗО от 02.11.2007 N А56-47663/2006, ФАС ДО от 06.12.2006 N Ф03-А51/06-2/4410).

Отметим, что ограничение, предусмотренное ст. 131 ТК РФ (письмо Минфина России от 06.09.2013 N 03-03-06/2/36774), по нашему мнению, в данном случае не актуально, поскольку организация не предоставляет жилье для проживания работника (оплата труда в натуральной форме), а выплачивает компенсацию работнику в денежной форме. Кроме того, НК РФ не содержит норм, ограничивающих размеры, в которых заработная плата, выданная в натуральной форме, может признаваться расходом.

Страховые взносы и НДФЛ

Согласно письму ФНС России от 05.03.2021 N БС-4-11/2929@ компенсация расходов по найму жилых помещений (квартир) для сотрудников подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (смотрите также п. 2 письма Минфина России от 14.01.2019 N 03-04-06/1153, письма Минфина России от 19.03.2021 N 03-15-06/19723, от 24.11.2020 N 03-15-06/102261, от 06.03.2019 N 03-15-07/14672, от 19.04.2019 N 03-04-06/28569, от 19.02.2018 N 03-04-06/10129).

Минфин России считает, что сумма компенсации за жилье подлежит также обложению НДФЛ (письма Минфина России от 19.03.2021 N 03-15-06/19723, от 02.11.2021 N 03-04-06/88846, от 19.04.2019 N 03-04-06/28569, от 14.01.2019 N 03-04-06/1153, от 24.05.2018 N 03-04-06/35176, от 23.01.2018 N 03-04-06/3201). Аналогичного мнения придерживаются и налоговые органы (п. 1 письма ФНС России от 28.02.2018 N ГД-4-11/3931@).

Контролирующие органы объясняют это так: ввиду того, что ст. 169 ТК РФ не предусмотрены компенсационные выплаты в виде сумм возмещения расходов сотрудника, переехавшего на работу в другую местность, по найму жилого помещения, на указанные доходы (выплаты) положения п. 1 ст. 217 НК РФ и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не распространяются, и такие доходы (выплаты) подлежат обложению налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Но суды встают на сторону налогоплательщиков. Суды не признают оплату найма жилья объектом налогообложения страховыми взносами в случае, если работник переезжает в другую местность. Суды указывают, что выплаты призваны компенсировать расходы, связанные с вынужденным проживанием работника и членов его семьи в другой местности. Данные выплаты имеют социальный характер (постановления АС Центрального округа от 15.10.2020 N Ф10-3427/2020 по делу N А83-11014/2019, АС Уральского округа от 21.02.2019 N Ф09-58/19 по делу N А47-6932/2018, АС Московского округа от 15.04.2021 N Ф05-6556/21 по делу N А40-297390/2019, от 14.12.2020 N Ф05-20633/20 по делу N А40-297395/2019 (в отношении взносов, уплачиваемых согласно Федеральному закону от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», определение Верховного Суда РФ от 21.03.2019 N 306-ЭС19-1713 по делу N А49-2007/2018).

Кроме того, при решении вопроса о налогообложении НДФЛ суммы компенсации расходов по найму жилья необходимо принимать во внимание и положения п. 1 ст. 41 НК РФ, то есть наличие экономической выгоды у налогоплательщика (работника), а также наличие признака удовлетворения именно его личных потребностей (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Иными словами, рассматриваемая выплата должна облагаться НДФЛ, если не имеется обстоятельств, свидетельствующих о том, что сотрудник не получает экономическую выгоду в результате предоставления ему такой компенсации.

В письме ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@ разъяснено, что суммы возмещения организацией иногородним работникам расходов по найму жилого помещения, предусмотренные трудовым договором и производимые исключительно в интересах работодателя в порядке, установленном локальным нормативным актом, не облагаются НДФЛ. Суды признают расходы на аренду жилых помещений для сотрудников расходами, не связанными с системой оплаты труда и произведенными в интересах самого общества как работодателя. Смотрите постановления АС ПО от 03.06.2015 N Ф06-23993/2015, Ф06-23996/2015, ФАС УО от 08.06.2012 N Ф09-3304/12, ФАС ВСО от 11.09.2013 N А19-2330/2013.

Но учет данных выплат в составе расходов на оплату труда подразумевает начисление страховых взносов и исчисление и удержание НДФЛ. Поэтому если в рассматриваемой ситуации компенсация стоимости аренды жилья будет признана организацией не частью оплаты труда, а выплатой социальной направленности (без начисления страховых взносов и исчисления НДФЛ), то организация будет не вправе учитывать ее в составе расходов при налогообложении прибыли (Комментарий к письму Минфина России от 19.03.2021 N 03-15-06/19723 (А.В. Веселов, журнал «Нормативные акты для бухгалтера», N 10, май 2021 г.)).

К сведению:

Во избежание налоговых рисков налогоплательщик может на основании п. 1 ст. 34.2 НК РФ и п. 1, п. 2 ст. 21 НК РФ обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту учета организации за получением письменных разъяснений по данному вопросу. Напомним, что в соответствии со ст. 111 НК РФ выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений, данных ему финансовым или налоговым органом о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, является обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения. В этом случае налогоплательщик не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

— Энциклопедия решений. Налогообложение компенсации иногороднему работнику стоимости найма жилья;

— Энциклопедия судебной практики. Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами (Ст. 422 НК);

— Энциклопедия решений. Налогообложение компенсации иногороднему работнику стоимости найма жилья;

— Вопрос: Иногородний работник организации самостоятельно снимает жилье у физического лица по договору аренды. Работник не относится к военнослужащим, педагогам, врачам и др. профессиям, которым компенсация найма жилья предусмотрена законодательством. Организация планирует предусмотреть в трудовом договоре ежемесячную компенсацию за наем жилья в размере, равном сумме арендной платы. Облагается ли данная компенсация страховыми взносами и НДФЛ? Можно ли отнести данную компенсацию на расходы в целях налогообложения прибыли? Какие документы необходимо представить работнику для подтверждения оплаты жилья? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2019 г.);

— Вопрос: Какими налогами и страховыми взносами облагается компенсация найма жилья для генерального директора? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2021 г.);

— Вопрос: Облагается ли страховыми взносами компенсация иногороднему работнику стоимости аренды его жилья по трудовому договору? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2020 г.);

— Вопрос: Необходимость исчисления НДФЛ и страховых взносов с компенсации работнику стоимости проезда и оплаты за него проживания (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2020 г.);

— Вопрос: В организацию набираются работники, которые будут работать по графику, при этом такая работа не будет считаться вахтовым методом. Организация предполагает оплачивать места в общежитии и предоставлять питание работникам в соответствии со списком работников. Облагаются ли эти суммы страховыми взносами? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2019 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Школина Марина

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Оформление компенсации за аренду жилья сотруднику

Условия, при которых возмещаются расходы на аренду квартиры

Организация вправе выплачивать компенсацию за съем жилья сотрудникам, вынужденным исполнять трудовые обязанности не по месту постоянного жительства. Трудовое законодательство обязывает работодателя возместить расходы на переезд и обустройство работника при вынужденном переезде (ст. 169 ТК РФ). Компенсация аренды жилья сотрудникам в составе таких расходов не поименована. Но компания вправе прописать подобное возмещение в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.

Документы, необходимые для возмещения затрат

Перечислим, какие документы нужны для компенсации аренды жилья. Обычно требуется всего 2 документа

1. Заявление сотрудника на компенсационную выплату.
2. Копии договора аренды, платежных документов.

Образец заявления

Организация вправе не компенсировать понесенные затраты работникам, а арендовать жилое помещение для размещения работников самостоятельно и предоставлять его в пользование работникам, вынужденным сменить место жительства. В этом случае необходимы:

1. Договор аренды жилого помещения на организацию.
2. Договор безвозмездного пользования квартирой работником.

Собрав пакет документов, издайте приказ на компенсацию жилья или предоставление в пользование служебной квартиры.

Надо ли удерживать НДФЛ и страховые взносы

Контролирующие органы относят компенсацию оплаты жилья работнику по трудовому договору к зарплатным выплатам (Письмо Минфина от 14.01.19 №03-04-06/1153) и полагают, что с них уплачиваются:

• НДФЛ;
• страховые взносы.

И предоставление безвозмездного проживания в служебной квартире, и компенсация расходов на аренду жилья сотруднику являются доходом физического лица. Следовательно, облагаются налогом на доходы физлиц в полном объеме (ст. 422 НК РФ).

Поскольку компенсационная выплата производится в рамках трудовых отношений и не включена в необлагаемые (ст. 422 НК РФ), то ее включают в базу обложения страховыми взносами в полном объеме.

Как компенсируются затраты сотруднику	Как определить налогооблагаемую базу
Выплачивается возмещение расходов	Сумма компенсационной выплаты
Предоставляется служебная квартира	Сумма арендного платежа, уплачиваемого организацией

Отражаем в бухучете и учитываем в целях налогообложения

В бухгалтерском учете затраты на возмещение арендных платежей за квартиру относятся к расходам по основной деятельности. Проводки формируются следующие:

Операция	Дебет	Кредит
Начислено возмещение арендных платежей работнику	26, 44	73
Возмещение расходов на аренду выплачено работнику	73	50, 51
Арендные платежи за квартиру организацией учтена в расходах	26, 44	60, 76
Арендные платежи перечислены арендодателю	60, 76	51
Удержан НДФЛ	70	68
Начислены страховые взносы	26, 44	69

В налоговых расходах компенсация найма жилья сотрудникам признается только в размере, не превышающем 20% от начисленной заработной платы работника. Дело в том, что Минфин относит такие выплаты к оплате труда в натуральной форме (Письмо от 14.09.16 №03-04-06/53726, ст. 131 ТК РФ). Отстоять право учитывать возмещение аренды сотрудникам при исчислении налога на прибыль в большем размере удастся только в суде.

Как оформляется компенсация аренды жилья сотрудникам

В некоторых случаях работодатель обязан возмещать затраты на аренду жилья, которое снимает сотрудник. Сопутствующие расходы предполагают особое налогообложение и учет.

В каких случаях траты на аренду жилья будут компенсированы

Основания для компенсации изложены в статье 169 ТК РФ. В частности, траты возмещаются в том случае, если сотрудник по предварительному согласованию с работодателем переезжает в другую местность. Переезд будет связан именно с рабочей необходимостью. В данном случае руководитель компании должен компенсировать траты, связанные со следующими аспектами:

• Переезд работника вместе с членами его семьи.
• Перевозка личного имущества.
• Обустройство на новом месте.

Порядок компенсации, как и размеры выплат, определяется коллективными соглашениями и внутренними актами. Траты на обустройство на новом месте включают в себя расходы на аренду жилья. Следовательно, на основании статьи 169 ТК РФ работодатель обязан возмещать траты на аренду квартиры.

Как работодателю оплатить проживание работнику, привлеченному для работы из другого региона?

Особенности оплаты аренды

Только в одном случае у работодателя возникает обязанность по оплате аренды: когда он пригласил на работу иногороднего сотрудника. В других случаях руководитель может не возмещать траты. Однако компенсацию он может выплачивать добровольно. В этом случае соответствующие обязательства, взятые добровольно, нужно прописать во внутренних актах. К примеру, это может быть коллективное соглашение. Рассмотрим варианты оплаты:

• Аренда квартиры, оформленная самой компанией.
• Жилье арендует именно сотрудник. Работодатель просто возмещает его затраты. Руководитель может делать отчисления как на счет самого сотрудника, так и на счет арендодателя.

Перечисленные сотруднику средства будут считаться доходом в натуральной форме.

Как рассчитываются НДФЛ и страховые взносы при оплате за работников аренды жилого помещения и компенсации расходов по его найму временно пребывающим в РФ иностранным работникам?

Документы, нужные для возмещения трат

Для того чтобы траты сотрудника были компенсированы, нужно предоставить ряд документов. Это бумаги, которые подтверждают расходы работника, подлежащие возмещению. Рассмотрим примерный перечень этих документов:

• Договор аренды, в котором указана вся сопутствующая информация: ФИО арендодателя и арендатора, стоимость аренды, адрес жилья.
• Платежки по оплате аренды (к примеру, расписки о получении средств за съем жилья).

ВАЖНО! Желательно, чтобы необходимость компенсирования затрат на аренду была оговорена в трудовом соглашении.

ВНИМАНИЕ! Если договор аренды заключается на срок более года, его нужно регистрировать в Росреестре.

Как отразить траты на аренду в целях налогообложения

Существует два подхода по отношению к учету расходов на оплату аренды. Рассмотрим каждый из них.

Наиболее законный, но сложный способ

По мнению надзорных органов, компенсация за аренду жилья – это трудовая оплата в натуральной форме. Она является одним из элементов, который формирует доход сотрудника. По этой причине необходимость в компенсации должна быть оговорена трудовым соглашением. В ТК указано, что элемент оплаты труда, выраженный в натуральной форме, должен составлять не больше 20% от зарплаты. Сопутствующие расходы работодателя отражаются в «прибыльных» расходах. И в этом случае в их перечне может быть учтена только сумма, не превышающая 20% от зарплаты.

Однако существует прецедент, в котором все траты работодателя были признаны в составе «прибыльных» расходов полностью.

Обосновано это было тем, что все эти траты нужны для обеспечения производственного процесса. Если бы работодатель не возместил все расходы, сотрудники из других городов не смогли бы исполнять свои трудовые функции. Согласно этому же обоснованию, на основании положений ТК нельзя формировать правила налогообложения.

По этой причине правило 20% не совсем правомерно. Доход работодателя в натуральной форме облагается НДФЛ.

Бухгалтерский учет

Данный способ предполагает использование следующих бухгалтерских проводок:

• ДТ20, 26, 44 КТ76. Включение платы за аренду в состав расходов предприятия.
• ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с дохода в натуральной форме, включенного в зарплату сотрудника.
• ДТ76 КТ68 (субсчет «НДФЛ»). Удержание НДФЛ из средств, которые поступают арендодателю.
• ДТ76 КТ51. Перечисление средств за аренду жилья.
• ДТ20 КТ69. Начисление страховых взносов на доход сотрудника в натуральной форме.

Рассматриваемый метод начисления налога хорош тем, что в случае его применения у надзорных органов не возникнет вопросов.

Метод с большими рисками и большими выгодами

Этот метод можно использовать в том случае, если руководитель компании готов отстаивать правомерность применения перед надзорными органами. Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными. Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.

В рамках второго подхода все траты учитываются в прочих расходах. Учет расходов производится в полном объеме. Дохода в натуральной форме в данном случае у сотрудника не образуется. Следовательно, не происходит и удержания НДФЛ. Данный метод вполне можно обосновать. Уже возникали соответствующие прецеденты. Суды часто поддерживают такую позицию компании на основании того, что расходы связаны с интересами производства и не являются составляющей оплаты труда.

К СВЕДЕНИЮ! В данном случае не происходит также начисления страховых взносов.

Особенности начисления страховых взносов

По мнению ФСС, траты на компенсацию расходов по аренде жилья являются объектами обложения взносами. Они обладают всеми соответствующими признаками. Следовательно, они облагаются взносами. Соответствующая позиция рассмотрена в письме ФСС от 17 ноября 2011 года.

Однако эту позицию нельзя назвать полностью однозначной. Противоположную позицию можно обнаружить в судебной практике. В частности, существует судебное решение, по которому расходы облагаться не будут. Обосновано это тем, что необходимость компенсировать траты сотрудника на аренду прописана в коллективном, а не в трудовом договоре. В части 1 статьи 7 ФЗ №212 указано, что объектом обложения может являться только доход, возникший на основании трудового соглашения.

Поэтому, если обязанность работодателя компенсировать траты оговорена коллективным соглашением, соответствующие выплаты будут скорее социальными. Они не направлены на стимулирование сотрудников, не зависят от должности работника, выполнения им трудового плана. По этой причине такой доход в натуральной форме не может быть включен в базу для отчисления взносов. Такое же мнение сформулировано и в постановлении ФАС от 1 июня 2014 года.

Какую позицию занять работодателю?

Все зависит от того, готов ли руководитель отстаивать свое мнение. Если нет, то имеет смысл выбрать общепризнанную позицию. В этом случае доход работника будет облагаться взносами. Если же руководитель готов отстаивать свою позицию, можно не отчислять с доходов взносы. Второй вариант более выгоден. Для надзорных органов характерна именно первая позиция, для судов – вторая.

СПРАВКА! Необходимость возмещения затрат на аренду жилья возникает не только в ситуации переезда сотрудника в другой город на ПМЖ. Траты компенсируются и в том случае, если работник уезжает в командировку, труд отличается разъездным характером.