Письмовник
Тип документа определяется жанром и речевой ситуации:
Документы, регламентирующие деятельность предприятия
Приказ – нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач. Приказ должен иметь:
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протоколы могут быть краткими и полными.
Текст протокола состоит из вводной и основной частей:
Акт – документ, подтверждающий факты, события.
Акт состоит из двух частей:
Докладная и объяснительная записки – документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями или объясняющий причины невыполнения каких-либо поручений. Реквизиты:
© 2000-2023. При полном или частичном использовании материалов ссылка на «Грамоту.ру» обязательна.
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-84700, выдано Роскомнадзором 10.02.2023.
докладная записка
Докладная записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями составителя;. Источник: Постановление ЦИК России от… … Официальная терминология
Докладная записка — документ, адресованный руководителю подразделения или учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА — – разновидность служебной записки, адресованной непосредственному руководителю или вышестоящему руководителю, содержащей обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Требования к подготовке и оформлению… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Докладная записка — см. Доклад … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Докладная записка — документ, адресованный руководителю вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями. Д. з. состоит из двух частей: в первой (вводной) излагаются факты и проводится их анализ; во второй… … Педагогическое речеведение
Докладная записка — Жанр официально делового стиля, информационно справочный документ, сообщающий о ситуации, к. л. факте, о выполненной работе. Адресат – руководитель подразделения или учреждения. Информация записки принимается к сведению или побуждает к… … Общее языкознание. Социолингвистика: Словарь-справочник
докладная записка — делопр. документ, адресованный руководству, в котором излагается какой либо вопрос с выводами и предложениями составителя … Краткий словарь терминов из области делопроизводства
докладная записка — Деловая бумага на имя начальника или вышестоящего лица с кратким изложением сущности дела, подлежащего административному рассмотрению … Словарь многих выражений
докладная записка — и. В делопроизводстве: служебный документ, адресованный руководству, в котором излагается какой л. вопрос с выводами и предложениями составителя д. з … Учебный словарь стилистических терминов
ЗАПИСКА — ЗАПИСКА, записки, жен. 1. Клочок бумаги, на которой что нибудь записано. Потерять записку с адресом нужного человека. || Коротенькое письмо, извещение о чем. нибудь. Послать записку с просьбой одолжить книгу. Передать любовную записку. || Сжатое… … Толковый словарь Ушакова
Методические рекомендации Докладная записка: как правильно оформить
Докладную записку могут подавать руководители, чтобы сообщить о нарушениях работников: опозданиях, нарушениях режима труда и отдыха, не выполнении должностных обязанностей и других или вносить предложения, направленные на улучшение деятельности организации.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.
Для чего нужен документ
Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого используют докладную записку. Работники пишут ее как по своему желанию, так и по требованию. Адресуют документ руководителю подразделения или организации.
Функции докладной записки
Главная цель – передать директору главную информацию, за которой последуют определённые действия. Функции документа могут быть разными:
Урегулировать спорные или конфликтные ситуации между сотрудниками одного статуса или между начальством и подчинёнными.
Решить проблемы как на производстве, так и в административном управлении.
Рационализаторские предложения, способные существенно улучшить работу производства.
Чтобы разрешить долговременные конфликтные ситуации, то есть сообщить о своей позиции.
Выразить несогласие с принятым ранее решением руководства.
Направить жалобу об отказе работников следовать указаниям своего непосредственного начальника.
Направить отчёт о проделанной работе.
Решить вопрос о неправомерной передаче обязанностей.
Довести до руководства случаи нарушения рабочего порядка.
Сообщить о ситуациях, которые повлекли за собой материальный вред или травмы на производстве.
Сообщить об отличительных результатах работы, которые требуют реакции вышестоящего начальства (премии, поощрения, награды).
Классификация докладных записок
При анализе документации любой из организаций, можно обнаружить несколько наиболее часто составляемых докладных.
По содержанию:
информируемая, то есть оповестить руководство о текущем состоянии дел и необходимости принятия решения: выполнение работ (или части), сложные нюансы, варианты разрешения проблемных ситуаций;
отчётная – сообщение об окончании всей работы или её части, а также о просьбе изложить дальнейшие распоряжения или разрешения спорных моментов;
инициативная – составитель докладной излагает свой взгляд на скорое и успешное проведение работ или решения проблемных ситуаций.
По адресату:
внешняя – документ отправляется от имени руководства одной организации в другую;
внутренняя – вышестоящему руководству внутри одной организации.
СПРАВКА! В зависимости от предполагаемого адресата меняется и вид докладной записки. Внешняя записка составляется на фирменном бланке организации.
По фактам:
о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
о недобросовестном выполнении своих должностных обязанностей;
о некорректном поведении, провокации конфликта, оскорблений;
об отличных результатах работы, достойных внимания (поощрения, премия или награда).
Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа.
В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладные записки по основной деятельности организации хранятся 5 лет.
Оформление докладной записка
Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке и должны быть подписаны руководителем организации. Внутренние докладные записки оформляются на обычном листе бумаги.
Докладная записка, состоит из реквизитов, которые оформляем в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Докладная записка имеет такой реквизит, как дата, которая оформляется в верхнем левом углу цифровым способом 05.10.2018 или словесно-цифровым 5 октября 2017г.
Адресат. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываем перед фамилией, а с 01 июля 2018 года после фамилии. Должность лица, которому адресован документ указываем в дательном падеже.
Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк. Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится.
Тест документа. Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.
Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.
Докладная записка – образец ГОСТ Р 7.0.97-2016 с 01 июля 2018 года
Вид документа «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» по ГОСТ пишется большими буквами
Служебная записка по назначению близка к докладной, но имеет исключительно внутренний характер.
Справка Для чего нужен документ
Служебные записки составляют, когда нужно решить внутренние рабочие вопросы технического, информационного, организационного или хозяйственного характера. Например, специалист отдела кадров может направить служебную записку руководителям структурных подразделений с предложением улучшить контроль над соблюдением трудовой дисциплины работниками.
Кто составляет
Служебные записки обеспечивают связь структурных подразделений между собой. Этот документ составляет работник или начальник подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. В отличие от докладной, служебную записку работник может адресовать другому сотруднику, если их должности находятся на одном уровне.
Что нужно писать
Текст служебной записки состоит из двух разделов. В первом разделе указывают обоснования обращения. Во втором – суть записки: предложения, просьбы, заявки. Служебные записки оформляют и регистрируют так же, как и докладные (образец ниже). Чтобы работники не путались, что писать в документе, кому адресовать, понятно излагали просьбы, утвердите шаблон документа.
Объяснительная записка – это письменный документ, автор которого поясняет причины какого-либо события или факта, имевшего место с ним или с лицами, за которые этот человек отвечает. Такая записка пишется добровольно или по требованию адресата (например, руководителя, который в соответствии с Трудовым кодексом РФ должен принять решение о взыскании с учетом объяснений работника).
Для чего пишут объяснительную записку
Писать объяснительную записку человеку приходится не потому, что адресат активно интересуется происходящими в жизни автора событиями. Изложение обстоятельств происшествия с точки зрения его участника – это возможность принять справедливое решение. Поводом для написания объяснительной записки чаще всего являются негативные события: опоздание на работу, пропуск занятий в школе, невыполненное поручение и т.п.
В случаях, когда виновнику грозит серьезное наказание – например, увольнение или дисциплинарное взыскание, – объяснительная записка может стать поводом для отмены санкций или, напротив, будет подтверждающим документом.
Иногда объяснения становятся аргументом сторон в суде, они могут обезопасить работника или работодателя от ответственности или стать доказательством.
Приложение N 16. Подготовка и оформление записки
Виды записок, создаваемых в Службе и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками, следующие:
Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому (информационно-справочный документ служебной (деловой) внутренней переписки между структурными подразделениями и должностными лицами Службы).
Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (информационно-справочный документ, адресованный, как правило, конкретному должностному лицу: руководителю структурного подразделения или руководству Службы).
Объяснительная записка — информационно-справочный документ, составленный работником для представления руководителю структурного подразделения или руководству Службы по поводу сложившейся ситуации, событий, фактов, поступков и поведения, в том числе связанных с нарушением дисциплины (исполнительской, трудовой), каких-либо происшествий.
Аналитическая записка — документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации (документ, содержащий обобщенный материал о каких-либо проблемах).
Записка имеет следующие обязательные реквизиты:
наименование структурного подразделения — автора документа (записки);
регистрационный номер документа;
название документа (заголовок к тексту), если текст более 8 — 10 строк;
адресат (должностное лицо Службы);
Записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman размером N 14. Допускается исполнение объяснительной записки рукописным способом.
Структура текста записки аналогична структуре текста и стилистическим особенностям служебного письма. Записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание записки, отметку об исполнителе.
В текст записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение. Вид записки печатается с прописной буквы, например: Служебная записка, по центру текстового поля через дополнительный межстрочный интервал от предыдущего реквизита. Допускается после вида записка начинать текст записки через дополнительный межстрочный интервал с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.
Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения, порядкового номера, косой черты, букв «вн», например: N 05-10/вн.
Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра.