Что представляет собой трудовая книжка

Что представляет собой трудовая книжка

О ведении трудовых книжек работников из ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей см. Постановление Правительства РФ от 31.12.2022 N 2571.

ТК РФ Статья 66. Трудовая книжка

Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 66 ТК РФ

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

(в ред. Федерального закона от 23.07.2008 N 160-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

(в ред. Федеральных законов от 30.06.2006 N 90-ФЗ, от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Трудовая книжка

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

— кадровой службой организации

— либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, — государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Порядок заполнения трудовых книжек

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

При внесении неправильной записи в разделы «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за таким-то номером недействительна».

После этого делается правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка».

В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Что такое трудовая книжка простыми словами и зачем она нужна

Трудовая книжка сопровождает человека в течение всей жизни. В ней отражаются записи о его приёме на работу, увольнении, наградах и поощрениях, относящихся к трудовой деятельности. Когда работник достигает пенсионного возраста, он её использует при оформлении пенсии в качестве документа, подтверждающего накопленный в течение жизни трудовой стаж. О том, что такое трудовая книжка и какие существуют особенности её использования, более подробно рассказано в статье.

1. Для чего необходима трудовая книжка

На протяжении всей жизни человека сопровождает трудовая книжка (ТК) с записями о всех местах, где он работал. Когда юноша или девушка первый раз устраиваются на работу им в обязательном порядке оформляется этот документ. Каждый раз при устройстве на работу или увольнении с неё сюда вносится запись с указанием даты и названия организации.

Когда человек достигает пенсионного возраста, с помощью трудовой книжки он может подтвердить свой стаж. В некоторых случаях значение имеет наличие специфического стажа. Например, при найме на работу условием может быть наличие пяти лет профессионального стажа. Его можно подтвердить при помощи наличии соответствующих записей в трудовой книжке.

Ещё одной важной причиной для использование этого документа может быть необходимость составить впечатление о профессиональных и человеческих качествах кандидата на рабочее место. Основанием для этого могут быть предыдущие рабочие места, наказания или поощрения, информация о повышении квалификации работника.

2. Правила оформления трудовой книжики

Когда молодой человек впервые устраивается на работу, ему обязаны предоставить трудовую книжку не позднее 7 суток после даты поступления на работу. Те, у кого уже имеется этот документ, должны сдать его при поступлении. Запись о новой работе должна быть сделана в течение пяти дней.

Трудовая книжка состоит из трёх частей:

1. Основная информация о сотруднике (первый разворот);
2. На следующих страницах фиксируются различные события трудовой жизни: поступление на работу, перевод, увольнение, поощрения и другие;
3. Полученные сотрудником награды и повышения;

Существуют правила, в соответствии с которыми должны вноситься данные. Если они окажутся нарушенными, то соответствующие записи могут быть признаны недействительными.

1. Записи выполняются на русском языке.
2. Можно использовать чёрный, синий или фиолетовый цвет
3. Запрещается в надписях делать какие-либо сокращения. Например, слово «приказ» запрещается сокращать как «пр.».
4. Даты всегда указывают в одном и том же формате: две цифры, обозначающие день, ещё две для указания месяца, затем четыре цифры, обозначающих год.
5. Все записи о трудовой деятельности работника имеют свои номера. При этом используется сквозная нумерация.

3. Трудовая книжка и совместительство

Работа отмечается в этом документе только тогда, тогда речь идёт об основном месте трудоустройства. Если речь идёт о работе совместителем, то тогда данные в него не вносятся.

Человек может работать на одной основной и нескольких работах по совместительству. Законодательство не запрещает быть совместителем и не иметь основного места работы.

Иногда работник по своему желанию написать заявлении о том, что желает отобразить информацию о совместительстве в трудовой книжке. В таком случае это должно быть сделано. Причиной для этого, например, может быть желание зафиксировать наличия профессионального стажа, важного для дальнейших планов сотрудника.

4. Как предприятие работает с трудовыми книжками

Когда человек устраивается на работу, фирма обязана обеспечивать сохранность этого документа. При работе должны вестись:

1. Книга учёта движения ТК. В ней отмечаются: выдача, получение, и другие операции с трудовыми книжками.
2. Приходно-расходная книга, которая предназначается для учёта приобретения и расходования бланков книжек и вкладышей к ним.

Трудовая книжка не должна заполняться своим владельцев. Это должен делать сотрудник отдела кадров предприятия.

Оригинал может быть выдан в двух случаях:

1. При увольнении сотрудника.
2. Если он необходим для оформления пенсии.

В других ситуациях работнику документ не выдаётся. Однако он имеет право в любой момент потребовать копию и её обязаны предоставить.

5. Трудовая книжка и пенсия

Некоторые сотрудники, накопив значительный стаж, делают нотариально заверенную копию документа. Если они работают на небольшой фирме или у индивидуального предпринимателя, то не всегда работодатель может обеспечить надёжные условия хранения документов.

При наступлении пенсионного возраста рассматриваемый документ нужен для подтверждения наличия достаточного стажа для получения пенсии. Существуют два типа трудовых книжек:

1. Документ советского образца, существующий с 1973 года.
2. Новая форма, вступившая в силу в 2003 году.

Оба этих варианта применяются и имеют одинаковую юридическую силу.

Если были сделаны записи с нарушением существующих правил, то при расчёте пенсии они могут не быть приняты во внимание. Иногда может произойти утеря документа. В таком случае существуют два пути исправить ситуацию:

1. Восстановить трудовую книжку, обратившись на предприятия, где сотрудник работал ранее. Это не всегда возможно, потому, что некоторые из них могут быть закрыты или не сохранили нужных документов.
2. Стаж можно будет доказать на основании других документов. Для этого можно использовать приказы, трудовые договора. Можно для этой цели обратиться в суд и доказывать, например, пользуясь показаниями свидетелей, приводя расчётные ведомости по зарплате или другие документы.

Не допускается использовать одновременно две книжки.

6. Выполнение исправлений

Иногда сотрудник отдела кадров может допустить ошибку. Для таких случаев предусмотрен специальный порядок исправления. При этом не разрешается зачёркивать написанное ранее. Для аннулирования ошибочной надписи ставят новую, в которой пишут, что запись, имеющая данный номер ошибочная и является недействительной.

Сразу после неё делают запись, которая сделана правильным образом. Если ошибочность связана с тем, что поступили новые документы, то в четвёртой графе указывают номер и дату.

7. Бланк документа

В настоящий момент действуют два вида трудовых книжек: образца 1979 и 2003 года. Правила их ведения являются одинаковыми.

Прежние книжки имеют размер 10×14 см, новые — 8,8×12,5 см. Документы могут различаться по цвету. Они могут быть серыми, тёмно-синими или тёмно-зелёными.

Существует защита от подделки. В старых образцах для этого применяется змеевидный знак, который видно на просвет. В новых бланках для этой цели используются водяные знаки в виде букв «Т» и «К».

После того, как всё место в документе будет израсходовано, применяется вкладыш, на котором записи продолжают вноситься в установленном порядке.

8. Начало трудовой карьеры

Человек получает рассматриваемый документ тогда, когда первый раз устраивается на работу. В большинстве случаев ему в это время исполняется 18 лет или больше. Однако трудовую карьеру в соответствии с законодательством можно начать и раньше.

В 14 лет обязательными условиями найма являются следующие:

1. Письменное согласие хотя бы одного из родителей.
2. Необходимо, чтобы трудовая деятельность не препятствовала учёбе.

В 15 лет можно устраиваться без согласия родителей. Однако важно, чтобы работа относилась к категории лёгкой.

С 16 лет гражданин имеет право заключать трудовой контракт по своему усмотрению.

Иногда трудовая карьера может начинаться существенно позже. Часто такая ситуация возникает у выпускников учебных заведений.

При первичном заполнении необходимо предъявит паспорт и документ о полученном образовании. Новая книжка может выдаваться не только в начале карьеры, но и после утери. Оформление происходит в соответствии с требованиями законодательства, а не по желанию сотрудника. Поэтому отсутствует необходимость писать для этой цели заявление.

9. Электронные трудовые книжки

Хотя документ в бумажном виде является более привычным, сейчас внедряется использование электронных трудовых книжек. Сейчас данные о занятости сотрудников передаются в Пенсионный фонд и хранятся в базе данных. С начала 2020 года работодатели обязаны предоставлять соответствующие сведения в отчётности для ПФ.

Для того, чтобы использовать электронную трудовую книжку (ЭТК), новый работник может предоставить выписку из базы данных или документ с цифровой подписью. Обратиться за ними можно будет на портале Госуслуг или на сайте Пенсионного фонда.

Если работник желает параллельно электронному варианту сохранить в 2020 году бумажный документ, он может написать соответствующее заявление работодателю. С 2021 года ЭТК будет использоваться повсеместно.

Использование ЭТК имеет следующие преимущества:

1. Заполнение происходит на основании поданной в ПФ отчётности. Поэтому вероятность ошибок при заполнении снижается.
2. Отсутствует риск утери данных, которые хранятся в защищённых электронных базах данных.
3. Предприятие экономит средства и силы на том, что не нужно обеспечивать ведение трудовых книжек.
4. ЭТК можно использовать при оформлении на удалённую работу.
5. Данные для оформления пенсии не могут затеряться. Они берутся из электронной базы данных.
6. Работник может легко проконтролировать правильность данных, имеющихся в системе о нём.

При увольнении предприятие будет давать сотруднику выписку из ЭТК в бумажном или электронном виде.

Трудовая книжка представляет собой документ, в котором отражён трудовой стаж работника на протяжении всей жизни. Важно контролировать, чтобы записи вносились в неё правильно. Для этого нужно знать требования, предъявляемые законодательством к ведению этого документа.

Смотрите также видео «Электронная Трудовая Книжка. Что изменится для Работодателей и Работников?»:

Трудовая книжка: полная информация, необходимая работодателю и работнику

Трудовой кодекс говорит, что трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Посмотрим, в каком порядке ее надо вести и когда бумажную трудовую книжку заменяет электронная трудовая книжка.

Виды трудовых книжек

В настоящее время возможны следующие варианты ведения трудовых книжек:

• у работника есть бумажная трудовая книжка, но все сведения дублируются путем представления в ПФР сведений о трудовой деятельности для ведения так называемой электронной трудовой книжки;
• у работника есть на руках бумажная трудовая книжка по старой деятельности, но она больше не ведется, а по всей текущей трудовой деятельности на него подаются сведения для ведения электронной трудовой книжки (или ЭТК);
• у работника есть только ЭТК.

Когда какой вариант применяется – зависит от ситуации и желания работника.

Так, все работающие граждане должны были в 2020 г. подать своему работодателю письменное заявление (п. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

• или о продолжении ведения бумажной трудовой книжки;
• или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (иным словами, об отказе от ведения бумажной книжки и о переходе на ведение информационной базы о стаже только в электронном виде).

Сведения о выборе работника направлялись в Пенсионный фонд и там фиксировались. Если работник не подал никакого заявления, считалось, что он выразил пожелание о продолжении ведения по нему бумажной трудовой книжки.

В дальнейшем человек в любой момент может отказаться от бумажной трудовой книжки, подав соответствующее заявление своему текущему работодателю (п. 5 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Но если человек отказался от бумажной книжки, трудовая книжка с соответствующей записью была выдана ему на руки, сведения о его выборе были переданы в ПФР, то возобновить ведение трудовой книжки на бумаге уже не получится (то есть нельзя отменить или изменить свое решение об отказе от бумажного документа) (Письмо Минтруда от 14.12.2020 № 14-2/ООГ-18054).

И еще. Если человек впервые устраивается на работу в 2021 г. и позднее, то бумажная трудовая книжка ему в принципе не заводится. То есть сразу автоматом по умолчанию начинает вестись только ЭТК (п. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Бумажная трудовая книжка

Си­ту­а­ция, когда у ра­бот­ни­ка есть тру­до­вая книж­ка на бу­ма­ге – это клас­си­че­ский и самый рас­про­стра­нен­ный ва­ри­ант.

Бу­маж­ная тру­до­вая книж­ка – это до­ку­мент стро­гой от­чет­но­сти, ко­то­рый оформ­ля­ет­ся на спе­ци­аль­ном блан­ке. Этот бланк можно ку­пить в спе­ци­а­ли­зи­ро­ван­ных ор­га­ни­за­ци­ях – у из­го­то­ви­те­ля (ГО­ЗНАК) или рас­про­стра­ни­те­ля (По­ря­док обес­пе­че­ния ра­бо­то­да­те­лей блан­ка­ми тру­до­вой книж­ки и вкла­ды­ша в тру­до­вую книж­ку, утв. При­ка­зом Мин­фи­на от 22.12.2003 № 117н).

Ра­бо­то­да­те­ли (ор­га­ни­за­ции и пред­при­ни­ма­те­ли) ведут бу­маж­ные тру­до­вые книж­ки на каж­до­го ра­бот­ни­ка, про­ра­бо­тав­ше­го у них более 5 дней, если ра­бо­та по дан­но­му месту яв­ля­ет­ся ос­нов­ной и ра­бот­ник ранее не от­ка­зал­ся от ве­де­ния бу­маж­ной тру­до­вой книж­ки (ст. 66 ТК РФ).

А с 1 ян­ва­ря 2023 г. вво­дят­ся в дей­ствие тру­до­вые книж­ки но­во­го об­раз­ца (По­ста­нов­ле­ние Пра­ви­тель­ства от 24.07.2021 № 1250). Но при этом:

• име­ю­щи­е­ся у ра­бот­ни­ков тру­до­вые книж­ки ранее уста­нов­лен­но­го об­раз­ца дей­стви­тель­ны и об­ме­ну на новые не под­ле­жат;
• име­ю­щи­е­ся у ра­бо­то­да­те­лей блан­ки тру­до­вых кни­жек и блан­ки вкла­ды­шей в них ста­ро­го об­раз­ца дей­стви­тель­ны и могут ис­поль­зо­вать­ся без огра­ни­че­ния срока.

Если ра­бот­ник, ко­то­рый ранее не от­ка­зал­ся от ве­де­ния бу­маж­ной тру­до­вой книж­ки, по­те­рял ее при пе­ре­хо­де на дру­гую ра­бо­ту, то по его прось­бе новый ра­бо­то­да­тель дол­жен офор­мить ра­бот­ни­ку новую книж­ку. При этом до 1 ян­ва­ря 2023 г. ис­поль­зу­ет­ся ранее утвер­жден­ная форма тру­до­вой книж­ки (Пись­мо Мин­тр­у­да от 01.09.2021 № 14-6/В-1049).

Порядок ведения бумажных трудовых книжек

С сен­тяб­ря 2021 г. тру­до­вая книж­ка ве­дет­ся в со­от­вет­ствии с По­ряд­ком ве­де­ния и хра­не­ния тру­до­вых кни­жек, утв. При­ло­же­ни­ем № 2 к При­ка­зу Мин­тр­у­да от 19.05.2021 № 320н.

Ра­бо­то­да­те­ли ведут бу­маж­ные тру­до­вые книж­ки в от­но­ше­нии тех ра­бот­ни­ков, кто не от­ка­зал­ся от нее. А вот ра­бот­ни­кам, ко­то­рые впер­вые по­сту­па­ют на ра­бо­ту в 2022 г., бу­маж­ная тру­до­вая книж­ка не за­во­дит­ся (ст. 66 ТК РФ).

В ор­га­ни­за­ции на­зна­ча­ет­ся со­труд­ник, от­вет­ствен­ный за ве­де­ние и хра­не­ние тру­до­вых кни­жек. Сами книж­ки долж­ны хра­нить­ся в сейфе. Вы­да­вать их на руки со­труд­ни­кам за­пре­ще­но. Ис­клю­че­ние (п. 34, 35, 36 По­ряд­ка, утв. При­ло­же­ни­ем № 2 к При­ка­зу Мин­тр­у­да от 19.05.2021 № 320н):

• ра­бот­ник пись­мен­но за­про­сил книж­ку в целях обя­за­тель­но­го со­ци­аль­но­го стра­хо­ва­ния (на­при­мер, для пе­ре­рас­че­та пен­сии). Тогда книж­ка вы­да­ет­ся ему под рос­пись в те­че­ние 3 ра­бо­чих дней;
• ра­бот­ник уволь­ня­ет­ся. В этом слу­чае книж­ка вы­да­ет­ся ра­бот­ни­ку в день уволь­не­ния (по­след­ний ра­бо­чий день);
• ра­бот­ник от­ка­зал­ся от ве­де­ния бу­маж­ной тру­до­вой книж­ки.

Кроме непо­сред­ствен­но кни­жек, от­вет­ствен­ный со­труд­ник дол­жен за­пол­нять (п. 39, 40 По­ряд­ка, утв. При­ло­же­ни­ем № 2 к При­ка­зу Мин­тр­у­да от 19.05.2021 № 320н):

• книгу (жур­нал) учета блан­ков тру­до­вой книж­ки и вкла­ды­шей в нее. Этот ре­гистр необ­хо­дим для фик­са­ции чи­стых блан­ков тру­до­вых кни­жек;
• книгу (жур­нал) по учету дви­же­ния тру­до­вых кни­жек и вкла­ды­шей в нее. Сюда вно­сят­ся све­де­ния обо всех книж­ках, при­ни­ма­е­мых от ра­бот­ни­ков при при­е­ме на ра­бо­ту, а также о новых тру­до­вых книж­ках, за­во­ди­мых ра­бот­ни­кам.

Форму таких книг ор­га­ни­за­ция раз­ра­ба­ты­ва­ет са­мо­сто­я­тель­но.

Что отражается в бумажной трудовой книжке

Ти­туль­ный лист тру­до­вой книж­ки за­пол­ня­ет­ся на ос­но­ва­нии пас­пор­та и до­ку­мен­тов об об­ра­зо­ва­нии (ди­пло­ма, ат­те­ста­та, удо­сто­ве­ре­ния).

В графу 3 раз­де­ла «Све­де­ния о ра­бо­те» вно­сят­ся пол­ное и со­кра­щен­ное (при на­ли­чии) на­зва­ние ор­га­ни­за­ции в виде за­го­лов­ка. По­ряд­ко­вый номер этой за­пи­си не при­сва­и­ва­ет­ся.

Далее в бу­маж­ной тру­до­вой книж­ке ра­бо­то­да­тель дол­жен де­лать за­пи­си о (ст. 66 ТК РФ):

• при­е­ме на ра­бо­ту и уволь­не­нии (вклю­чая све­де­ния об ос­но­ва­ни­ях пре­кра­ще­ния тру­до­во­го до­го­во­ра);
• пе­ре­во­дах на дру­гую по­сто­ян­ную ра­бо­ту;
• при­сво­е­нии но­во­го раз­ря­да, клас­са, ка­те­го­рии в пе­ри­од ра­бо­ты;
• на­граж­де­ни­ях за успе­хи в ра­бо­те.

Све­де­ния о таких взыс­ка­ни­ях как за­ме­ча­ние и вы­го­вор в тру­до­вую книж­ку не вно­сят­ся (п. 5 По­ряд­ка, утв. При­ло­же­ни­ем № 2 к При­ка­зу Мин­тр­у­да от 19.05.2021 № 320н).

При вне­се­нии в тру­до­вую книж­ку за­пи­сей можно ис­поль­зо­вать штам­пы (пе­ча­ти), пе­ча­тать часть тек­ста на прин­те­ре. А вот со­кра­щать слова в тру­до­вой книж­ке нель­зя. В част­но­сти, нель­зя ука­зы­вать «пр.» вме­сто «при­каз» (п. 3 По­ряд­ка, утв. При­ло­же­ни­ем № 2 к При­ка­зу Мин­тр­у­да от 19.05.2021 № 320н).

При вне­се­нии за­пи­си об уволь­не­нии за­пись долж­на точно со­от­вет­ство­вать фор­му­ли­ров­кам ТК РФ со ссыл­кой на часть ста­тьи, пункт ста­тьи (п. 15 По­ряд­ка, утв. При­ло­же­ни­ем № 2 к При­ка­зу Мин­тр­у­да от 19.05.2021 № 320н). На­при­мер, при уволь­не­нии по соб­ствен­но­му же­ла­нию долж­но быть ука­за­но: Тру­до­вой до­го­вор рас­торг­нут по ини­ци­а­ти­ве ра­бот­ни­ка, пункт 3 части пер­вой ста­тьи 77 Тру­до­во­го ко­дек­са Рос­сий­ской Фе­де­ра­ции.

Более по­дроб­но об оформ­ле­нии тру­до­вой книж­ки при уволь­не­нии чи­тай­те в от­дель­ной кон­суль­та­ции.

Даты в тру­до­вой книж­ке ука­зы­ва­ют по сле­ду­ю­ще­му фор­ма­ту: хх.хх.хххх, на­при­мер 21.11.2022.

За­пи­си об уволь­не­нии за­ве­ря­ют­ся под­пи­сью ру­ко­во­ди­те­ля или лица, от­вет­ствен­но­го за ве­де­ние тру­до­вой книж­ки, пе­ча­тью ра­бо­то­да­те­ля или кад­ро­вой служ­бы (при на­ли­чии).

По новым пра­ви­лам, дей­ству­ю­щим с сен­тяб­ря 2021 г., зна­ко­мить ра­бот­ни­ков с за­пи­ся­ми в бу­маж­ной тру­до­вой книж­ке не тре­бу­ет­ся. То есть ра­бот­ник не дол­жен ста­вить свою под­пись, под­твер­жда­ю­щую озна­ком­ле­ние, после за­пи­си об уволь­не­нии.

Как ведется бумажная трудовая книжка на совместителя

Как мы уже ска­за­ли выше, тру­до­вая книж­ка ве­дет­ся толь­ко по ос­нов­но­му месту ра­бо­ты. Но сов­ме­сти­тель может по­про­сить сво­е­го ос­нов­но­го ра­бо­то­да­те­ля вне­сти в тру­до­вую книж­ку све­де­ния о ра­бо­те по сов­ме­сти­тель­ству. В этом слу­чае сов­ме­сти­тель дол­жен предо­ста­вить до­ку­мент, под­твер­жда­ю­щий ра­бо­ту по сов­ме­сти­тель­ству, в част­но­сти, тру­до­вой до­го­вор о ра­бо­те по сов­ме­сти­тель­ству или копию при­ка­за (ст. 66 ТК РФ; п. 11 По­ряд­ка, утв. При­ло­же­ни­ем № 2 к При­ка­зу Мин­тр­у­да от 19.05.2021 № 320н).

За­пись о ра­бо­те по сов­ме­сти­тель­ству может быть вне­се­на в тру­до­вую книж­ку не в хро­но­ло­ги­че­ском по­ряд­ке, если че­ло­век начал ра­бо­тать по сов­ме­сти­тель­ству ранее, чем по ос­нов­но­му месту ра­бо­ты.

Если ос­нов­ной ра­бот­ник пе­ре­во­дит­ся у дан­но­го ра­бо­то­да­те­ля на внеш­нее сов­ме­сти­тель­ство, то вно­сит­ся за­пись об уволь­не­нии с ос­нов­ной ра­бо­ты по нуж­но­му ос­но­ва­нию. А за­пись о ра­бо­те по сов­ме­сти­тель­ству в тру­до­вую книж­ку вне­сет уже новый ра­бо­то­да­тель по ос­нов­но­му месту ра­бо­ты по прось­бе са­мо­го ра­бот­ни­ка.

Как работнику отказаться от бумажной трудовой книжки

Ра­бот­ник в любой мо­мент может от­ка­зать­ся от бу­маж­ной тру­до­вой книж­ки, по­лу­чить ее на руки и оста­вить ве­де­ние толь­ко ЭТК. Для этого ему нужно по­дать ра­бо­то­да­те­лю за­яв­ле­ние о предо­став­ле­нии све­де­ний о тру­до­вой де­я­тель­но­сти в со­от­вет­ствии со ста­тьей 66.1 ТК РФ. За­яв­ле­ние может вы­гля­деть так.

Ди­рек­то­ру ООО «Ро­маш­ка» Ива­но­ву И.И. От ме­не­дже­ра Пет­ро­ва П.П. За­яв­ле­ние Прошу вы­дать мне тру­до­вую книж­ку на руки и предо­став­лять све­де­ния о моей тру­до­вой де­я­тель­но­сти толь­ко в со­от­вет­ствии со ст. 66.1 Тру­до­во­го ко­дек­са РФ. Пет­ров П.П. _______________ 21.11.2022

В этом слу­чае ра­бо­то­да­тель сде­ла­ет в графе 3 тру­до­вой книж­ки ра­бот­ни­ка сле­ду­ю­щую за­пись: По­да­но пись­мен­ное за­яв­ле­ние о предо­став­ле­нии све­де­ний о тру­до­вой де­я­тель­но­сти в со­от­вет­ствии со ста­тьей 66.1 Тру­до­во­го ко­дек­са Рос­сий­ской Фе­де­ра­ции.

В графе 4 нужно ука­зать рек­ви­зи­ты за­яв­ле­ния ра­бот­ни­ка. Далее эта за­пись за­ве­ря­ет­ся под­пи­сью ру­ко­во­ди­те­ля или от­вет­ствен­но­го лица.

После этого бу­маж­ная тру­до­вая книж­ка пе­ре­да­ет­ся ра­бот­ни­ку не позд­нее 3 ра­бо­чих дней со дня по­да­чи за­яв­ле­ния (п. 35 По­ряд­ка, утв. При­ло­же­ни­ем № 2 к При­ка­зу Мин­тр­у­да от 19.05.2021 № 320н). И вновь вер­нуть­ся к ве­де­нию бу­маж­ной тру­до­вой книж­ки че­ло­век уже не смо­жет.

Кроме того, ра­бо­то­да­тель дол­жен по­дать в Пен­си­он­ный фонд форму СЗВ-ТД с по­мет­кой о том, что ра­бот­ник пе­ре­хо­дит на ЭТК. Срок по­да­чи такой формы – не позд­нее 15-го числа ме­ся­ца, сле­ду­ю­ще­го за тем, в ко­то­ром ра­бот­ник сде­лал свой выбор.

Электронная трудовая книжка

На лю­бо­го ра­бот­ни­ка (неваж­но, со­хра­нил он бу­маж­ную тру­до­вую книж­ку или нет) ра­бо­то­да­те­ли по­да­ют в ПФР све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти по форме СЗВ-ТД.

То есть элек­трон­ная тру­до­вая книж­ка или ЭТК – это све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти и тру­до­вом стаже ра­бот­ни­ка, ко­то­рые хра­нят­ся в Пен­си­он­ном фонде в циф­ро­вом виде. И эти све­де­ния есть на каж­до­го ра­бо­та­ю­ще­го че­ло­ве­ка вне за­ви­си­мо­сти от его вы­бо­ра спо­со­ба ве­де­ния тру­до­вой книж­ки. Про­сто у тех, кто не от­ка­зал­ся от бу­маж­ной тру­до­вой книж­ки, све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти дуб­ли­ру­ют­ся на бу­ма­ге и элек­трон­но.

Форма СЗВ-ТД по­да­ет­ся в ПФР, в част­но­сти:

• при при­е­ме на ра­бо­ту;
• при по­сто­ян­ных пе­ре­во­дах на дру­гую ра­бо­ту;
• при уволь­не­нии;
• при при­оста­нов­ле­нии и воз­об­нов­ле­нии тру­до­во­го до­го­во­ра в связи с мо­би­ли­за­ци­ей.

По­дроб­нее о за­пол­не­нии СЗВ-ТД чи­тай­те здесь.

А об оформ­ле­нии элек­трон­ной тру­до­вой книж­ки, о ее плю­сах и ми­ну­сах вы мо­же­те по­чи­тать от­дель­ную по­дроб­ную кон­суль­та­цию.

Как формируются в ПФР электронные сведения о работнике с бумажной трудовой книжкой

Как мы уже ска­за­ли, даже если у ра­бот­ни­ка со­хра­ни­лась бу­маж­ная тру­до­вая книж­ка, ра­бо­то­да­тель все равно по­да­ет в ПФР на этого ра­бот­ни­ка форму СЗВ-ТД с ин­фор­ма­ци­ей (ст. 66.1 ТК РФ; ст. 6 За­ко­на от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

• о при­е­ме на ра­бо­ту;
• об уволь­не­нии;
• о по­сто­ян­ных пе­ре­во­дах на дру­гую ра­бо­ту;
• об из­ме­не­нии долж­но­сти;
• о при­оста­нов­ле­нии и воз­об­нов­ле­нии тру­до­во­го до­го­во­ра, в том числе в связи с мо­би­ли­за­ци­ей;
• о ре­ор­га­ни­за­ции ком­па­нии или из­ме­не­нии ее на­име­но­ва­ния.

Иными сло­ва­ми, в Пен­си­он­ный фонд опе­ра­тив­но по­сту­па­ет вся ин­фор­ма­ция, необ­хо­ди­мая для ис­чис­ле­ния тру­до­во­го стажа ра­бот­ни­ка.

Что требует работодатель от нового работника при приеме на работу

При за­клю­че­нии тру­до­во­го до­го­во­ра ра­бот­ник предъ­яв­ля­ет ра­бо­то­да­те­лю (ст. 66.1 ТК РФ):

• или бу­маж­ную тру­до­вую книж­ку (если она у него есть и он не от­ка­зал­ся от ее ве­де­ния);
• или све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти по форме СТД-Р – их вы­да­ет быв­ший ра­бо­то­да­тель при уволь­не­нии. В этом до­ку­мен­те будут све­де­ния о ра­бо­те у кон­крет­но­го ра­бо­то­да­те­ля. Если же нужны све­де­ния обо всей тру­до­вой де­я­тель­но­сти (в част­но­сти, для ис­чис­ле­ния стажа для пра­виль­но­го рас­че­та по­со­бия по вре­мен­ной нетру­до­спо­соб­но­сти), то ра­бот­ник может по­лу­чить форму СТД-ПФР в МФЦ, ПФР или через Го­сус­лу­ги. Об этом мы ска­жем ниже;
• или и бу­маж­ную тру­до­вую книж­ку, и све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти.

Ра­бо­то­да­тель ис­поль­зу­ет эти до­ку­мен­ты для ис­чис­ле­ния тру­до­во­го стажа ра­бот­ни­ка.

Где работнику получить сведения из ЭТК

Све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти (проще го­во­ря – вы­пис­ку из элек­трон­ной тру­до­вой книж­ки) по форме СТД-ПФР ра­бот­ник может по­лу­чить (ст. 66.1 ТК РФ):

• в МФЦ на бу­ма­ге;
• в Пен­си­он­ном фонде на бу­ма­ге или в элек­трон­ной форме;
• через пор­тал Го­сус­луг в форме элек­трон­но­го до­ку­мен­та.

Также о по­лу­че­нии вы­пис­ки из ЭТК чи­тай­те здесь.

Самый про­стой спо­соб по­лу­чить вы­пис­ку из ЭТК – через Гоc­услу­ги. На глав­ной стра­ни­це вы­бе­ри­те пункт меню «Справ­ки / Вы­пис­ки» -> «Вы­пис­ка из элек­трон­ной тру­до­вой книж­ки».

Выписка поступит в ваш личный кабинет через какое-то время.

Получение сведений о трудовой деятельности у работодателя

Работник может получить сведения о трудовой деятельности и у работодателя по последнему месту работы. Но работодатель выдаст сведения только за период работы у него.

Сведения выдаются по форме СТД-Р. Они могут быть распечатаны на бумаге и заверены подписью руководителя организации (другого уполномоченного лица). Или же сведения могут быть выданы в электронной форме и заверены усиленной квалифицированной подписью работодателя. Формат оформления сведений (на бумаге или электронно) определяет работник.

Срок выдачи формы такой (ст. 66.1 ТК РФ):

• при увольнении – в день прекращения трудового договора;
• по письменному заявлению работника, поданному лично работодателю или направленному на адрес электронной почты работодателя – в течение 3-х рабочих дней со дня подачи заявления работником.

Как быть работнику, если он обнаружил ошибки в ЭТК

Работникам имеет смысл периодически брать выписку из ЭТК и проверять, какие именно сведения передают в ПФР работодатели. Если пустить этот процесс на самотек, то потом, при выходе на пенсию, поправить что-либо за старые периоды будет гораздо сложнее.

Итак, если работник обнаружил какие-то ошибки или неточности в сведениях о своей трудовой деятельности, то он должен подать письменное заявление тому работодателю, который допустил ошибку (не передал какие-то сведения в ПФР). Работодатель обязан исправить или дополнить сведения путем подачи нужной формы в Пенсионный фонд (ст. 66.1 ТК РФ).