Порядок выдачи дел и документов из архивохранилища и их возврата на место
1.1. Порядок выдачи документов и дел из архивохранилища и их возврата на место (далее – «Порядок») разработан в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов РФ (М., 2002), Правилами работы пользователей в читальном зале в МУ «Архив города Перми» (Пермь, 2006), Инструкцией об охранном режиме в МУ «Архив города Перми» (Пермь, 2006).
1.2. Порядок подготовлен в целях упорядочения выдачи документов и дел из хранилища и их возврата на место; в целях обеспечения сохранности документов при их использовании.
1.3. Сроки, на которые выдаются документы их хранилища, определены Основными правилами работы государственных архивов, сроки возврата документов на место контролируются.
1.4. Факты выдачи и возврата документов оформляются в книгах выдачи дел из хранилищ.
2. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА
2.1. Организация выдачи документов и дел из хранилища
2.1.1. Документы и дела выдаются из хранилища:
-пользователям в читальный зал архива (см. п. 2.4.3);
-организациям и физическим лицам – фондообразователям, судебным и правоохранительным органам во временное пользование (см. п. 2.4.7);
-специалистам архива в рабочие помещения в служебных целях (см. п. 2.4.4);
-специалистам архива для исполнения социально-правовых запросов (см. п. 2.4.6);
-работникам хранилищ для улучшения физического состояния документов и дел (см. п. 2.4.5);
-сторонним организациям для проведения специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов – в соответствии с договором.
2.1.2. Выдача документов из хранилища и прием их обратно производится работниками хранилища.
Выдача дел из хранилища производится на основании оформленных заказов (требований) (приложения 1, 1а). На место выдаваемых из хранилища дел подкладывается карта-заместитель (приложение 2).
Примечание: самостоятельно (без оформления требований) дела могут быть взяты:
-работником хранилища для улучшения физического состояния дела в соответствии с планом работы;
-специалистом архива только для исполнения социально-правовых запросов в соответствии с заявлениями граждан.
Возврат дел на место в таких случаях осуществляет только работник хранилища.
2.1.3. Перед выдачей документов из хранилища и при возврате от пользователя может проводиться полистная проверка документов (кроме документов, возвращаемых из читального зала).
Полистную проверку документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.
Обязательной полистной проверке перед выдачей документов из хранилища и при возврате документов от пользователей подлежат:
-документы, имеющие в оформлении или приложении к ним материальные ценности;
Перечень документов, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.
Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе проверки (приложение 3). При наличии фонда пользования особо ценных документов в читальный зал выдаются их копии.
2.2 Сроки выдачи документов
2.2.1. Документы выдаются из хранилища на срок, не превышающий:
-один день – фотодокументы пользователям в читальный зал;
-один месяц – пользователям в читальный зал и специалистам архива для служебных целей;
-три месяца – организациям, физическим лицам — фондообразователям во временное пользование;
-шесть месяцев – для экспонирования документов; по запросам судебных и правоохранительных органов.
2.2.2. Продление установленных сроков выдачи документов и дел допускается:
-пользователям – в особых случаях, с разрешения директора архива,
-при выдаче во временное пользование – по письменному подтверждению организации наличия выданных документов и обеспечения нормативных условий для их хранения;
-при экспонировании документов в соответствии с договором о проведении выставки.
2.2.3. Дела из хранилища выдаются в сроки, не превышающие 3-х рабочих дней со дня оформления заказа (требования). Отказ или отсрочка в выдаче документов и дел из хранилища допускается в случаях:
-их плохого физического состояния;
-ограничений на использование документов, установленных фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
-выдачи дел во временное пользование другим организациям;
-выдачи дел другому пользователю или специалисту архива для служебных целей.
В читальный зал и во временное пользование не выдаются документы и дела, не прошедшие научного описания и технического оформления.
В читальный зал единовременно могут быть выданы по заказу (требованию):
-особо ценные дела досоветского периода – 1 ед.хр.;
-дела досоветского периода – не более 7 ед.хр.;
-фотодокументы – до 5 ед.хр.;
-особо ценные дела советского периода – до 5 ед.хр.;
-документы советского периода – до 10 ед.хр.;
-фоно- и видеодокументы – до 3 ед.хр.
2.3. Требования к физическому состоянию и оформлению документов при их выдаче
2.3.1. Документы и дела, выдаваемые из хранилища, должны быть в удовлетворительном физическом состоянии. Дела, находящиеся в плохом физическом состоянии, выдаются после проведения ремонта. Выдача таких дел переносится на срок не более 3-х дней.
2.3.2. Дела, выдаваемые из хранилища, должны иметь архивный шифр (поисковые данные), пронумерованные листы, лист-заверитель (приложение 4), лист использования документов (приложение 5) и лист проверки (при необходимости) (приложение 3).
2.3.3. Подготовка дела к выдаче из хранилища включает:
-сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью;
-полистную проверку дела – в установленных случаях (п. 2.1.3);
-упаковку дел в случае их транспортировки (п. 2.5.1).
Сверка архивного шифра документов с описью предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, машиночитаемого документа, правильности составления заголовка и шифровки единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.
При подготовке к выдаче для экспонирования отдельных документов (фотодокументов), изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста документа карандашом проставляется архивный шифр.
2.4. Оформление выдачи документов
2.4.1. Документы из хранилища выдаются с письменного разрешения:
-при выдаче особо ценных и уникальных документов;
-при передаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках;
-при передаче на реставрационно-профилактическую обработку;
-при выемке подлинных документов и дел;
главного хранителя фондов:
-при выдаче документов специалистам архива для работы в рабочих помещениях;
-при выдаче документов пользователям в читальный зал архива;
-при выдаче дел на копирование с последующей расшивкой.
2.4.2. Документы и дела выдаются из хранилища на основании заказов (требований) (приложения 1, 1а) и регистрируются в книгах выдачи дел из хранилищ (приложения 6, 6а), которые ведутся раздельно по каждому хранилищу.
2.4.3. Выдача документов и дел в читальный зал оформляется заказами (требованиями) (приложение 1). Факт выдачи оформляется в книге выдачи документов в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала (приложение 6а). Исполненные заказы (требования) пользователей направляются в читальный зал вместе с выданными документами и хранятся в личных делах пользователей. Единовременно из хранилища может быть выдано не более 10 ед.хр. одному пользователю (п. 2.2.3). Ответственность за сохранность документов во время их нахождения в читальном зале несет работник читального зала. Контроль за сроками возврата дел осуществляет работник хранилища.
2.4.4. Выдача документов специалистам архива в служебных целях оформляется заказами (требованиями) (приложение 1а). Документы выдаются специалисту архива под расписку в заказе (требовании). Факт выдачи регистрируется в книге выдачи документов из хранилища (приложение 6, п. 100). Заказы (требования) специалистов архива находятся в хранилище до истечения срока их хранения. Ответственность за сохранность документов во время работы с ними несет специалист архива. Контроль за сроками возврата дел осуществляет работник хранилища.
2.4.5. Получение дел для улучшения их физического состояния (при необходимости мелкого ремонта) осуществляется самостоятельно работником хранилища – без оформления заказа (требования). Факт получения регистрируется в книге выдачи документов из хранилища работником хранилища (приложение 6, п. 101). Ответственность за сохранность документов во время работы с ними несет работник хранилища.
2.4.6. Получение документов по личному составу осуществляется самостоятельно специалистом архива только для исполнения социально-правовых запросов – без оформления заказа (требования). Факт получения регистрируется в книге выдачи документов из хранилища специалистом архива (приложение 6, п. 102). Ответственность за сохранность документов во время работы с ними несет специалист архива. Возврат дел на место осуществляет работник хранилища.
При необходимости расшивки дела для изготовления копий документов оформляется заказ (требование) на выдачу дел «для копирования с последующей расшивкой» по согласованию с работником хранилища.
2.4.7. Выдача документов во временное пользование осуществляется на основании письменного заявления организации или физического лица — фондообразователя; оформляется актом о выдаче документов во временное пользование (приложение 7). Факт выдачи регистрируется в книге выдачи документов из хранилища (приложение 6, п.103).
В графе «Примечание» акта о выдаче документов во временное пользование
указываются особенности оформления и физического состояния документов.
Решение о выдаче документов во временное пользование в организацию принимается при наличии:
-договора о проведении выставки и условиях экспонирования документов.
Разрешение на выдачу во временное пользование документов, представляемых для экспонирования, оформляется приказом директора архива.
Контроль за сроками возврата дел в архив осуществляет главный хранитель фондов.
2.5. Транспортировка и перемещение документов
2.5.1. При транспортировке документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.
Транспортировка документов производится при плотной укладке документов, исключающей возможность их перемещения внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.
2.5.2. Для внутриархивных перемещений используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.
2.5.3. Внутригородские перевозки документов производятся в закрытых
автомашинах при обязательном сопровождении специалиста архива.
2.5.4. Транспортировка документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.
3. ПОРЯДОК ВОЗВРАЩЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ХРАНИЛИЩЕ
3.1. Контроль за сроками возвращения документов в хранилище
3.1.1. Контроль за своевременным возвращением выданных из хранилища дел и документов, осуществляет работник хранилища. Контроль осуществляется путем выверки книг выдачи документов и проводится один раз в квартал. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения срока возвращения документов, то выясняются причины и принимаются меры к возврату документов. Если местонахождение и наличие не возвращенных в срок документов установлены и невозвращение вызвано необходимостью дальнейшего использования, их выдача переоформляется. При задержке возвращения документов без уважительных причин предпринимаются меры для их немедленного возврата в хранилище.
3.1.2. В целях контроля за соблюдением нормативных режимов хранения и правил работы с документами, работником хранилища могут проводиться проверки сохранности выданных из хранилища документов, а так же документов, выданных во временное пользование в организацию. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.
3.2. Организация возврата документов в хранилище
3.2.1. При возвращении дел и документов в хранилище осуществляется проверка ихфизического состояния и полистная проверка в установленном порядке (п. 2.1.3). В случае, если при проверке выявлены повреждения возвращаемых документов, работник хранилища проводит ремонт листов, обложки, корешка и т.д.
3.2.2. При возврате в хранилище дел, расшитых с целью копирования документов, работник хранилища осуществляет подшивку дела, либо дело направляется для восстановления переплета в стороннюю организацию (по договору).
3.2.3. При возврате документов, выдававшихся во временное пользование, в акте выдачи (приложение 7) оформляется отметка о дате возврата дел в архив и указываются особенности физического состояния документов.
3.2.4. Пользователи документов несут ответственность за их сохранность и соблюдение правил работы с документами. Руководство архива обязано обратиться в правоохранительные органы в случаях хищения или умышленного повреждения документов, внесения в их текст изменений, а также повреждения технического оборудования и имущества.
3.2.5. При возврате дел и документов в книге выдачи документов из хранилища оформляется отметка о возвращении документов в присутствии возвративших их специалистов архива (приложения 6, 6а). Если дела возвращены частично, в заказе (требовании) оформляется отметка о возвращении конкретного дела, в книге выдачи документов из хранилища отметка оформляется только при возврате всех перечисленных в заказе (требовании) дел.
3.3. Размещение документов в хранилище
3.3.1. После проверки дела и документы возвращаются на место в соответствии с архивными шифрами, при этом карта-заместитель изымается. В карте-заместителе оформляется отметка о дате возврата дела на место, и она может быть использована для оформления выдачи другого дела.
Какой документ необходим для учета выдачи документов
4.5. Порядок выдачи дел из хранилищ
4.5.1. Дела выдаются из хранилищ:
для использования работниками организации;
для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
во временное пользование для других организаций;
для проведения архивных работ с документами;
для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.
4.5.2. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:
1 месяц для использования работниками организации;
1 месяц для использования документов в читальном зале;
3 месяца во временное пользование для других организаций;
6 месяцев для экспонирования документов.
Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.
Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.
4.5.3. Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:
заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и сотрудникам организации (приложение 17);
актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов (приложение 18);
заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов.
4.5.4. Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов (приложение 19):
выдачи дел работникам организации;
выдачи дел в читальный зал;
выдачи дел во временное пользование другим организациям.
4.5.5. Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие — до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.
4.5.6. Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшем дела.
4.5.7. Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче во временное пользование другой организации.
4.5.8. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.
Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.
Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования (приложение 20).
4.5.9. При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается (приложение 21).
4.5.10. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.
При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется исследователю читального зала или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй — остается в архиве.
4.5.11. При перемещении документов за пределами архива должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.
При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.
Закрывающие документы: зачем они нужны и как их составить
Недостаточно получить плату за товары, работы, услуги или оплатить их самому: нужно оформить для себя и контрагента пакет закрывающих документов. Без них не получится отчитаться о затратах или подтвердить сделку
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Недостаточно получить плату за товары, работы, услуги или оплатить их самому: нужно оформить для себя и контрагента пакет закрывающих документов. Без них не получится отчитаться о затратах или подтвердить сделку
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Закрывающими называют документы, которые подтверждают, что условия договора выполнены, товары, работы или услуги оплачены, а стороны не имеют друг к другу претензий.
Например, компания «Альфа» поставила товары, а компания «Бета» их оплатила. Компания «Альфа» оформляет пакет документов по сделке в двух экземплярах, подписывает с «Бетой» и передает ей один экземпляр. Теперь сделка считается закрытой.
Закрывающие документы нужны для обоснования доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Для предпринимателей закрывающие документы будут такими же, как для компаний, но ИП они нужны только для налогового учета, потому что бухгалтерский они не ведут.
Хранить закрывающие документы нужно минимум пять лет, считая с года завершения сделки.
В статье рассказываем, какие документы подходят для разных видов сделок, когда и как их оформлять и как сделать это быстро.
Какие бывают закрывающие документы
Список закрывающих документов зависит от вида сделки.
Перечень закрывающих документов по сделкам
| Сделка | Перечень закрывающих документов |
|---|---|
| Поставка товаров, материалов | — Товарная накладная по форме ТОРГ-12 или форме, которую разработал продавец. — Счет-фактура, если продавец — плательщик НДС. — Универсальный передаточный документ, УПД, — заменяет накладную и счет-фактуру |
| Выполнение работ | — Акт выполненных работ. — Счет-фактура, если продавец — плательщик НДС. — УПД — заменяет акт и счет-фактуру |
| Оказание услуг |
Расскажем подробнее про каждый документ.
Товарная накладная
Товарную накладную оформляют при отгрузке товаров.
Форма. Проще всего подготовить товарную накладную по форме № ТОРГ-12. Но продавец может доработать форму — сократить или дополнить нужными полями.
В товарной накладной должны быть обязательные реквизиты первичного учетного документа. Это нужно, чтобы покупатель мог признать расходы на приобретение товаров.
Обязательные реквизиты — это:
- дата составления;
- наименования продавца и покупателя, грузоотправителя и грузополучателя;
- наименование, количество, единицы измерения и стоимость товара;
- должности и подписи лиц, которые отвечают за отгрузку и приемку товаров.
Банковские реквизиты, телефон, ИНН и КПП можно не указывать. Эти данные не относятся к обязательным реквизитам.
Юридическую силу имеет только оригинал товарной накладной. Использовать копию можно в промежуточном периоде в качестве отчетного документа. Как правило, это прописано в договоре. Но для закрытия сделки и списания расходов нужен оригинал.
Количество экземпляров. Товарную накладную оформляют на каждого участника сделки. Если участников двое — продавец и покупатель, то и экземпляров товарной накладной будет всего два.
Один экземпляр остается у продавца. На основании товарной накладной он списывает проданный товар со своего склада. Другой экземпляр товарной накладной передают покупателю, который по ней приходует товар на своем складе.
Как оформить. Продавец должен оформить товарную накладную при отгрузке товара.
Если товар по одному долгосрочному договору поставляют частями в разные даты, продавец может оформлять товарные накладные с определенной периодичностью. Например, выписывать накладную один раз в месяц на все поставки, которые были за этот период.
Если долгосрочных договоров нет, товарную накладную оформляют на каждую поставку. Один документ на несколько поставок оформлять нельзя.
Товарную накладную можно составить как электронно, так и на бумаге. Электронный вариант нужно подписать квалифицированной электронной подписью, КЭП. Электронная подпись также должна быть и у покупателя.
Если нет возможности передать оригинал или получить КЭП, поставщик может также сформировать документ, подписать его и отправить товарную накладную по e-mail, а позже предоставить оригиналы.
Товарно-транспортная накладная
Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т обязательна при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. В остальных случаях этот документ можно не использовать.
Форма. Товарно-транспортную накладную оформляют по форме из постановления Госкомстата.
Количество экземпляров. ТТН обычно выписывают в четырех экземплярах, если продавец и грузоотправитель либо покупатель и грузополучатель — разные лица:
- первый экземпляр остается у грузоотправителя и служит для списания продукции;
- второй, третий и четвертый экземпляры заверяют подписями и печатями грузоотправителя и подписью водителя и вручают водителю.
Если продавец и грузоотправитель а также покупатель и грузополучатель — одно лицо, достаточно двух экземпляров накладной: по одному для продавца и покупателя.
Как оформить. Товарно-транспортную накладную составляет грузоотправитель для каждого грузополучателя отдельно на каждую перевозку.
ТТН состоит из двух разделов:
- товарного — на основании сведений из этого раздела грузоотправитель списывает товар, а грузополучатель его приходует;
- транспортного — сведения из этого раздела нужны, чтобы учитывать расходы на перевозку груза.
Заполнить нужно все реквизиты.
Транспортная накладная
Транспортная накладная подтверждает, что отправитель и перевозчик заключили договор о транспортировке товара, отражает стоимость перевозки и сопутствующих услуг. Такая накладная не подтверждает покупку товара, она лишь фиксирует расходы на перевозку.
Если договор поставки предусматривает, что продавец сам доставит товар покупателю, а перевозка не выделена в отдельную платную услугу, можно обойтись и без транспортной накладной.
Форма. Транспортную накладную составляют по форме из постановления правительства. Документ можно составлять как на бумаге, так и в электронном виде.
В последнем случае понадобится КЭП, а накладную нужно направить в ГИС ЭПД, Государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
Количество экземпляров. Оформить бумажную транспортную накладную нужно в трех экземплярах: для отправителя, перевозчика и получателя. Электронную накладную достаточно составить в единственном экземпляре.
Как составить. Транспортную накладную по общему правилу оформляет грузоотправитель, то есть заказчик перевозки груза. Грузоотправителем может быть как продавец, так и покупатель. В договоре перевозки стороны могут установить и другие условия: например, стороны могут прописать, что транспортную накладную выписывает перевозчик.
Кто составляет транспортную накладную
| Кто составляет | Грузоотправитель | Грузополучатель | |
|---|---|---|---|
| Груз доставляет продавец | Покупатель | Покупатель | Покупатель |
| Груз доставляет перевозчик, нанятый продавцом | Зависит от условий договора. |
В транспортной накладной нужно заполнить все разделы и реквизиты, за исключением тех строк, где есть отметки «при необходимости». Если каких-то показателей для заполнения транспортной накладной нет, ставят прочерки.
Счет-фактура
При продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг нужно оформлять счет-фактуру. Это основной документ для начисления НДС у продавца и вычета налога у покупателя на ОСН.
Выставлять счета-фактуры обязаны:
- компании и ИП на ОСН;
- компании и ИП на ЕСХН, если они не получили освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ;
- посредники, которые продают товары, выполняют работы, оказывают услуги от своего имени в интересах заказчика — плательщика НДС. Например, ИП — агент на УСН продает товары принципала на ОСН от своего имени;
- экспедиторы, которые организуют перевозку для заказчика с привлечением третьих лиц, а также застройщики, которые организуют строительство для инвестора с привлечением подрядчиков;
- налоговые агенты по операциям, которые облагаются НДС. Например, компания или ИП покупает металлолом, макулатуру или другое вторсырье у плательщиков НДС. В этом случае покупатель становится налоговым агентом по НДС независимо от применяемой системы налогообложения.
Счет-фактуру могут не выставлять компании и ИП, которые:
- не платят НДС, например те, кто применяет УСН;
- на ОСН совершают операции, освобожденные от уплаты НДС по ст. 149 НК РФ. Исключение — при экспорте товаров в ЕАЭС надо составлять счет-фактуру, хотя эти операции освобождены от НДС.
Форма. Счет-фактуру составляют по форме, утвержденной постановлением правительства. Составить документ можно как электронно, так и на бумаге.
При продаже прослеживаемых товаров, например стиральных машин, счета-фактуры составляют только в электронном виде, а при продаже остальных товаров — на бумаге или в электронном виде.
Количество экземпляров. Бумажные счета-фактуры составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр продавец передает покупателю, второй оставляет себе.
Один экземпляр можно составить, например, когда:
- продают товары в розницу;
- безвозмездно передают товары по рекламной акции.
Как оформить. Счет-фактуру нужно выставить не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг. Если последний день срока выпадает на выходной, нерабочий праздничный или нерабочий день, выставить счет-фактуру надо не позднее ближайшего рабочего дня. Дату отгрузки включают в этот пятидневный срок. Выставлять счет-фактуру до отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг нельзя.
Если продавец задерживает документы, покупатель должен сам позаботиться о том, чтобы получить их вовремя
Ситуация. Контрагент компании выставил счет-фактуру с опозданием. Компания получила документ и подала уточненную декларацию, в которой заявила НДС к возмещению из бюджета.
Аргументы. Налоговая пришла к выводу, что компания-покупатель пропустила срок, когда могла применить налоговый вычет по НДС, из-за того, что контрагент поздно передал счет-фактуру, и теперь вернуть налог нельзя. Компания не согласилась с решением налоговой и обратилась в суд.
Решение суда. Судьи заявили, что налоговая права: организация-покупатель должна была сама побеспокоиться, чтобы своевременно получать счета-фактуры от поставщика.
Иногда счет-фактуру выставляют до 5 числа месяца, следующего за истекшим месяцем или кварталом. Например, когда:
- отгружают товар ежедневно одному и тому же покупателю на протяжении нескольких месяцев;
- сдают имущество в аренду;
- оказывают иные длящиеся услуги, такие как охрана, хранение, связь.
В счете-фактуре важно заполнить обязательные реквизиты. Из-за ошибок в документе, которые не позволяют установить стороны, предмет и цену сделки, а также ставку и сумму НДС, покупателю на ОСН могут отказать в вычете налога. По желанию в документ можно внести дополнительные реквизиты.
Универсальный передаточный документ, УПД, заменяет счет-фактуру, а также накладную, акт выполненных работ или акт об оказании услуг.
УПД подойдет не для всех продаж, сфера его применения ограниченна. Разрешенные операции собраны в специальный перечень. Это, например, поставка товаров, передача результатов выполненных работ, оказание услуг.
УПД не подойдет при получении продавцом на ОСН частичной или полной предоплаты — аванса. В этом случае нужно выставлять покупателям обычные счета-фактуры.
Форма. Обязательной к применению формы УПД нет. Налоговая служба предлагает использовать рекомендованные ею формы, но можно и разработать собственную. Главное, чтобы она содержала все реквизиты счета-фактуры и первичного документа.
Оформлять универсальные документы можно на бумаге или электронно. При продаже прослеживаемых товаров УПД оформляют только в электронном виде.
Количество экземпляров. УПД составляют минимум в двух экземплярах — для продавца и покупателя. Если сторон сделки больше, оформляют для каждого контрагента.
Как составить. Если компания или ИП иногда оформляют УПД, это не значит, что они должны использовать этот документ по всем сделкам. Можно по своему усмотрению применять как универсальные документы, так и обычные счета-фактуры и товарные накладные либо акты. Все зависит от договоренностей с контрагентами.
Акт выполненных работ
Акт выполненных работ — документ, который подтверждает передачу результатов работ заказчику и их приемку.
Форма. Обязательной формы акта выполненных работ нет. Стороны могут использовать унифицированные формы или разработать собственную. Главное, чтобы такой акт содержал все обязательные сведения: реквизиты заказчика и исполнителя, расшифровку работ, стоимость, единицу измерения, подписи работников, ответственных за передачу и прием результатов работ.
Единственная унифицированная форма акта — № КС-2, которая используется в строительстве. По ней принимают строительно-монтажные работы по договорам строительного подряда. Если решите использовать ее без доработки, это нужно прописать в договоре.
Акт выполненных работ можно составить в электронной форме, если это прописано в договоре с контрагентом. Если такое условие не зафиксировано, акт можно составить только на бумаге.
Количество экземпляров. Количество актов зависит от количества участников сделки. Это прописывают в условиях договора. Обычно акт оформляют в двух экземплярах: один — для заказчика, другой — для исполнителя.
В акте указывают количество экземпляров. Формулировка может быть такой: «Акт составлен в двух экземплярах равной юридической силы: по одному для Заказчика и для Исполнителя».
Как составить. Акт выполненных работ выставляют в день, когда подрядчик передает результаты работ заказчику.
Акт можно выставлять на каждый этап работ, если это прописано в договоре и на каждом этапе есть конечный результат, например отремонтирован один цех из пяти планируемых.
Не считаются этапом работы, которые подрядчик выполнил за месяц или за квартал, если у них нет конечного результата. В таком случае помесячные или поквартальные акты можно использовать только как справочные документы по выполненным объемам работ. По окончании всех работ составляют итоговый акт. Если в договоре не прописана поэтапная сдача работ, промежуточные акты не подтвердят расходы.
Как быстро оформить закрывающие документы
Можно оформлять документы вручную — вписывать в унифицированную форму обязательные реквизиты, а можно ускорить процесс с помощью специальных сервисов.
Например, клиенты Тинькофф Бизнеса могут использовать бесплатный сервис по созданию счетов и закрывающих документов, доступный как в личном кабинете, так и в мобильном приложении.
Создавать закрывающие документы в Тинькофф можно:
- с нуля — в личном кабинете;
- по выставленному счету — в личном кабинете или в приложении.
С нуля. На примере накладной покажем, как это работает:
1. В разделе «Выставление счета» нажмите «Создать» и выберите нужный вид закрывающего документа из выпадающего списка.
В личном кабинете Тинькофф Бизнеса можно создать три вида закрывающих документов — акт, товарную накладную и счет-фактуру. В нашем примере выбираем накладную
2. Заполните обязательные реквизиты сторон. Нажмите «Дальше».
В товарной накладной необходимо указать информацию о продавце, покупателе, грузоотправителе и грузополучателе
3. Заполните данные о товаре. Нажмите «Дальше».
В разделе «Товары и услуги» нужно вписать данные о товаре — наименование, единицу измерения, цену
4. В разделе «Дополнительно» доступен предпросмотр документа — можно проверить, что все данные указаны верно. Здесь же можно подписать документ факсимильной подписью и поставить печать, достаточно загрузить изображения и данные подписанта. Это позволит отправить контрагенту документ в электронном виде, а потом, когда удобно, передать оригинал с живой подписью и печатью.
В разделе «Дополнительно» можно добавить логотип компании и проверить подписанта, а также проверить форму документа в режиме предпросмотра
5. Сформировать документ.
Готовую накладную можно скачать в PDF
По выставленному счету. Чтобы создать документ по уже выставленному счету:
1. Выберите счет, кликните на три точки и выберите тип закрывающего документа.
Если создавать закрывающий документ на основании счета, то все данные заполнятся автоматически — подгрузятся из выставленного счета
2. Проверьте итоговую форму, сформируйте документ. Выберите способ отправки документа контрагенту — по СМС или по е-mail, внесите его контакт и отправьте документ.
Если нужен оригинал документа, скачайте PDF-файл, распечатайте его, подпишите собственноручно и передайте контрагенту.
Какие документы включить в состав основных и вспомогательных учетных документов архива организации?
А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.
ВОПРОС
Можно ли в локальном нормативном акте о порядке работы архива организации включить номенклатуру дел, дело фонда, журнал выдачи дел во временное пользование, журнал выдачи архивных копий в состав вспомогательных учетных документов архива?
ОТВЕТ
В соответствии с пп. 3.5 и 3.6 Правил 2015[1] в архиве организации ведут основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных (обязательных) учетных документов установлены в Правилах 2015 (Таблица).
Состав и формы вспомогательных учетных документов архив организации определяет самостоятельно. Примеры вспомогательных учетных документов приведены в п. 6.3 Методических рекомендаций к Правилам 2015[2] (Схема).
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Дело фонда – совокупность документов, отражающих историю фонда и фондообразователя, включает учетные документы, характеризующие изменения фонда. В дело фонда включают документы, подтверждающие любые изменения в составе и количестве единиц хранения фонда и фиксирующие проведение определенных архивных работ (см. п. 3.7 Методических рекомендаций к Правилам 2015).
Номенклатура дел и дело фонда не являются учетными документами архива организации. Но это очень важные документы. После завершения делопроизводственного года и заполнения итоговой записи номенклатура дел из планового документа становится отчетным. И только потом на основании закрытых номенклатур дел составляют такие основные (обязательные) учетные документы, как описи дел. В «Дело фонда» могу включаться в том числе учетные документы (как основные, так и вспомогательные).
Формы журнала выдачи дел во временное пользование и журнала выдачи архивных копий Организация может разработать самостоятельно и закрепить их в локальном нормативном акте.
[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
[2] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.