Как внести в график отпусков новых сотрудников принятых после нового года

Как внести в график отпусков новых сотрудников принятых после нового года

Дата публикации 04.08.2023

Организация утвердила график отпусков в декабре. В марте приняты новые сотрудники. Нужно ли в связи с этим вносить изменения в утвержденный график отпусков?

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в графике отпусков, который составляется и утверждается работодателем каждый год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника после 6 месяцев его непрерывной деятельности у данного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

Трудовое законодательство не обязывает работодателя вносить изменения в график отпусков с приходом каждого нового сотрудника, но и не запрещает этого. Следовательно, работодатель сам должен решить, будет ли он вносить изменения в график отпусков в такой ситуации или нет.

Аналогичное мнение высказано специалистами Роструда на сайте онлайнинспекция.рф.

Такое изменение будет целесообразным, если до конца календарного года у вновь принятого сотрудника возникнет право на отпуск.

Смотрите также

• График отпусков
• График отпусков в 1С

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

Как правильно написать заявление о включении в график отпусков

Заявление на включение в график отпусков — документ, содержащий в себе волеизъявление сотрудника организации о периоде отпуска в наступающем году. Рассмотрим, в каких случаях нужно такое заявление и как правильно его оформить.

Кто должен писать заявление о внесении в график отпусков

От большинства работников писать заявление с просьбой включить в график отпусков не требуется. Их мнения и пожелания могут быть обозначены любым другим способом, даже устно, но поставить даты отпусков именно так работодатель не обязан. Однако есть ряд категорий работников, кому работодатель обязан запланировать и оформить отпуск в то время, какое они выберут сами. Для таких граждан наличие письменного заявления обязательно. К категориям, имеющим преимущества при предоставлении отпуска, относятся:

• несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ);
• один из родителей (усыновителей) несовершеннолетнего ребенка-инвалида (ст. 262.1 ТК РФ);
• участники ВОВ, ветераны боевых действий, инвалиды войн (ст. 14–19 закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
• Герои России, СССР, Соцтруда, полные кавалеры ордена Славы, Трудовой Славы (ст. 8 закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1, ст. 6 Закона от 9.01.1997 № 5-ФЗ);
• Почетные доноры России и Почетные доноры СССР, проживающие в России (ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• лица, подвергшиеся радиации в результате Чернобыльской катастрофы, а также других аварий на атомных объектах (ст. 15 закона РФ от 15.01.1991 № 1244-1).

По истечении шестимесячного срока с момента трудоустройства работодатель обязан при наличии заявления от сотрудника оформить отпуск следующим лицам (ст. 122 ТК РФ):

• несовершеннолетним;
• сотрудникам, усыновившим ребенка до истечения его трехмесячного возраста;
• новым сотрудникам.

Если окончание этого срока приходится на будущий календарный год, то работодателю следует учитывать пожелания этих работников при составлении графика отпусков.

Предоставьте работнику ежегодный отпуск авансом, если он запланирован графиком отпусков или у работника есть право использовать его в удобное для него время, например, несовершеннолетнему. В других случаях вы можете предоставить отпуск авансом, если согласны. Но есть случаи, когда делать это мы не советуем, например, если работник просит об отпуске авансом за будущий рабочий год.

Также компания обязана учитывать интересы следующих работников:

• беременные — до или после декретного отпуска, вне зависимости от продолжительности стажа в компании (ст. 260 ТК РФ);
• мужья, желающие воспользоваться отпуском во время декрета жены, вне зависимости от продолжительности работы в этой организации (ст. 123 ТК РФ);
• супруги военнослужащих, желающих провести отпуск вместе с супругом (ст. 11 закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
• одного из родителей, сопровождающего несовершеннолетнего ребенка-жителя Крайнего Севера в другой регион для поступления в вуз.

При принятии нового работника после утверждения графика отпусков можно оформить соответствующее дополнение.

Как написать заявление на график отпусков

Заявление сотрудника для оформления графика отпусков составляется в произвольной форме, как правило на имя руководителя компании. В нем указывается планируемый период предоставления отпуска в предстоящем году с указанием количества дней отдыха.

Заявление на включение в график отпусков пишут сотрудники, имеющие преимущественное право предоставления отпуска. В остальных случаях писать такое заявление необходимости нет. Работодатель имеет право учитывать мнение и пожелания о времени предоставления отпуска всех сотрудников, но не обязан.

График отпусков: как правильно вносить изменения?

Каждый бухгалтер сталкивался с просьбой работника перенести отпуск. Причины могут быть разные. Если руководитель соглашается на перенос, то бухгалтеру нужно внести изменения в график отпусков.

Изменения в график отпусков вносятся при любых его изменениях.

Когда нужно вносить изменения в график отпусков?

Перенос отпуска работника, утвержденного графиком отпусков, является основанием для внесения в него изменений.

Отпуск может быть перенесен по разным причинам.

По желанию работника

В таком случае работник пишет заявление о переносе.

Далее о переносе отпуска нужно составить соответствующий приказ. В нем указывают причину переноса отпуска и срок, на который он «отодвигается».

Болезнь работника

В этом случае больничный лист – основание для переноса отпуска.

Работник также пишет заявление на перенос или продление, а работодатель издает приказ.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Производственная необходимость

Работодатель может до начала отпуска издать приказ о его переносе по производственной необходимости, либо отозвать работника из отпуска.

В данном случае обязательно должно быть письменное согласие работника.

Таким образом, заявление работника и изданный на его основании приказ о переносе отпуска – основание для внесения изменений в график отпусков.

Как вносить изменения в график отпусков. Алгоритм

Законодательством не установлено, как именно работодатель должен вносить изменения. Поэтому работодатель может прописать порядок в своем локальном документе. Например, в положении об отпусках.

Алгоритм для внесения изменений в график отпусков

1. Получить от работника заявление на перенос отпуска или согласие на перенос в случае производственной необходимости.

2. Издать приказ о переносе отпуска.

3. Издать приказ о внесении изменений в график отпусков.

Данный приказ обязательно должен содержать:

основание переноса отпуска;

прежние даты отпуска;

новые даты, на которые переносится отпуск;

распоряжение сотруднику отдела кадров на внесение изменений в график.

Издание такого приказа Рсотруд на сайте Онлайнинспекция.рф рекомендует в целях упорядочения документооборота организации, а также во избежание конфликтных ситуаций с работником и контролирующими органами.

Не забудьте ознакомить работника с его содержанием не позднее, чем в течение трех дней с момента подписания.

4. Внести изменения в график отпусков.

Вносить изменения следует в том же порядке, в котором он был утвержден.

Дату утверждения измененного графика отпусков можно оставить прежней. При этом дополнительно необходимо указать редакцию такого графика (например, с изменениями от «__» _____________ 20 __ г.).

Как внести изменения в форму графика отпусков Т-7

Если в организации используют унифицированную форму графика отпусков по форме Т-7, то данные о переносе отпуска вносят в графы 8-10:

в графе 8 «Основание (документ) укажите реквизиты приказа о переносе отпуска или приказа о внесении изменений в график отпусков;

в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — новые даты отпуска;

в графе 10 «Примечание» описывают причину, по которой перенесен отпуск.

Помимо графика отпусков изменения также нужно внести в личную карточку сотрудника.

Нужно ли вносить изменения в график отпусков для новых сотрудников

Если в течение года в организацию приняты новые сотрудники, обязанности по внесению изменений в график отпусков нет.

В этом случае есть два варианта:

1. Составить дополнение к графику отпусков по новым сотрудникам. Это будет приложением к действующему графику.

Порядок оформления дополнения к графику отпусков аналогичен порядку оформления основного документа.

2. Не вносить изменения в график, предоставить отпуск по заявлению работника и отразить в личной карточке при наличии.

Отметим, что первый вариант поможет бухгалтеру избежать ошибок при предоставлении отпусков новым работникам.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Правила изменения графика отпусков при приеме новых сотрудников – пример дополнения

Право на отдых у новых сотрудников появляется через 6 отработанных месяца. По согласованию сторон пойти в отпуск работник может и раньше, как за отработанное время, так и авансом.

Если ежегодный отдых нового сотрудника организации планируется в текущем году, нужно ли сведения о нем вносить в график Т-7?

Нужно ли вносить вновь принятых работников?

График отпуска – это документ, в котором распределяются ежегодные отпуска персонала организации. Работодатель планирует и утверждает его заранее – не позднее, чем за 2 недели до начала года.

Сотрудники, принятые в течение следующего года, также могут пойти отдохнуть.

Каждый отработанный месяц дает им право на минимум 2.33 отпускных днях, а право на отпуск по закону появляется по истечении полугода работы.

Согласно ТК РФ, ежегодные отпуска должны предоставляться персоналу в соответствии с графиком.

Данный документ могут не составлять только микропредприятия, для других это обязанность.

Распространяется ли данная обязанность на включение сведения об отпусках вновь принятых сотрудников? Обязательно ли их также вносить в утвержденный график?

Однозначно ответа ТК РФ не содержит.

Возможно развитие ситуации по одному из следующих сценариев:

1. Не вносятся изменения в график, а отпуск предоставляется по заявлению вновь принятого на работу.
2. Изменяется текущий график на основании приказа руководителя.
3. Составляется дополнение к утвержденному графику, в котором отражаются сведения по новому сотруднику.

Так как трудовое законодательство четко не регулирует этот вопрос, работодатель может выбрать любой из указанных способов, так как ни один из них не нарушает ТК РФ.

Предоставление по заявлению

Первый способ отправить вновь принятого человека в ежегодный отпуск – это предоставить ему отдых на основании его заявления.

Работник может попросить отпуск за первый рабочий год через полгода работы, согласно ст.122 ТК РФ, продолжительность и сроки согласовываются с работодателем.

Если человеку срочно нужен отдых в более ранние сроки, то это возможно при согласии директора. Отпускное время может быть предоставлено авансом с последующей отработкой.

Для оформления ежегодного отдыха работник пишет заявление, а руководитель его одобряет и составляет приказ. Никаких изменений и правок в график Т-7 при этом не вносится.

Положения трудового законодательства при этом способе предоставления отпускного времени не нарушаются, так как в ст.122 ТК РФ сказано, что за первый рабочий год работник может взять отпуск через полгода, а за второй и последующий – в соответствии с очередностью, установленной в графике.

Логично, что за первый год отдых работник может попросить на основании заявления, а не в соответствии с графиком.

Именно этот способ наиболее популярен у кадровиков.

Как внести изменения в форму Т-7?

Некоторые организации для вновь принятых на работу сотрудников отпуска за первый рабочий год планируют в графике, внося в него изменения.

Ссылаются при этом на ст.123 ТК РФ, где говорится, что очередность предоставления должна быть определена в графике, который обязателен к исполнению.

Некоторые кадровики считают, что если в графике не установлены даты отдыха сотрудника, то ему можно отказать в предоставлении отпуска.

Вопрос о предоставлении на основании заявления решается по согласованию сторон, то есть теоретически работодатель может отказать в удовлетворении просьбы в заявлении, несмотря на то, что право на отдых у вновь принятых появляется через полгода работы.

Чтобы исключить спорные ситуации, работодатель может по факту приема на работу сотрудника закрепить сроки его отпуска в текущем утвержденном графике.

Для этого составляется приказ и вносятся изменения в форму Т-7. Такое действие не нарушает закон и гарантирует для работника отдых в обозначенные сроки.

Для работодателя это также удобно, так как позволит планировать грамотно рабочий процесс.

Начальство будет знать, когда работник пойдет отдыхать, отпуск не будет являться неожиданностью как в случае с подачей заявления, которое с одной стороны нужно удовлетворить по ст.122 ТК РФ, а с другой стороны можно и отказать по ст.123 ТК РФ.

Вносить в график новых сотрудников нужно в том случае, если они приняты на работу в первой половине года, именно тогда по закону у них появляется право на отдых через полгода.

Если человек устроен во второй половине года, то запросить отпуск он может только в следующем году, спорных ситуаций при этом не возникает.

Наиболее правильный способ изменения график для внесения данных об отдыха нового работника – это составить отдельный документ в виде дополнения.

Оформляется дополнение по той же форме Т-7. Единственное отличие – это пометка о том, что документ дополнительный к основному. Ссылка на основной график дается в верхней части дополнения.

В дополнительном графике указываются сведения об отпуске тех сотрудников, которые приняты на работу в текущем году.

Составленное дополнение также проходит все процедуры согласования и утверждения. Виза руководителя обязательно ставится в правом верхнем углу.

Только после этого он считается введенным в действия и обязательным к исполнению.

Образец дополнения

Дополнение к графику отпусков при приеме новых сотрудников можно оформить по такому образцу:

Выводы

Если на работу принят новый человек, то он может попросить отпуск через полгода своей работы. Для этого он может подать заявление, при этом даты предоставления отдыха согласовываются двумя сторонами.

Теоретически работодатель может не отпустить сотрудника, сославшись на ст.123 ТК РФ, где сказано, что отпуска предоставляются по графику.

Чтобы избежать возможных спорных ситуаций, лучше внести сведения о вновь принятых в дополнение к графику на текущий год. Это избавит от конфликтов и споров и четко определит отпускные сроки.