Как получить копию трудовой книжки

Копия трудовой книжки в электронном виде. Как получить?

Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в СФР. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-СФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.

Заказать копию электронной трудовой книжки в ПФР вправе как работающий, так и неработающий гражданин (если он ранее был наемным сотрудником). Для ее получения следует предпринять одно из следующих действий:

обратиться напрямую в отделение Социального фонда;
отправить запрос онлайн через портал Госуслуг, если пользователь прошел регистрацию на портале;
запросить выписку через операторов многофункционального центра.

Так как получить копию электронной трудовой книжки через МФЦ можно исключительно в бумажном варианте, а через Госуслуги – только в цифровом, подписанном усиленной электронной подписью, эти способы запроса подойдут не всем. Однако при непосредственном личном обращении заявителя в Социальный фонд, ведомство имеет возможность выдать ему справку о трудовой деятельности в разных форматах, по его желанию: либо на бумаге, либо в электронном виде (ст.66.1 Трудового кодекса РФ).

Об обязанностях работодателя по ведению электронных трудовых книжек читайте типовую ситуацию КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.

Наемный сотрудник вправе получить копию электронной ТК и у работодателя. Она делается по форме сведений о трудовой деятельности СТД-Р (Приложение № 1 к Приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н ). Но в этом случае в документ включат сведения о трудовой деятельности только в этой конкретной компании, а предыдущие места работы в ней не отразятся. Работодатель обязан выдавать такие сведения сотрудникам, в отношении которых он не ведет трудовые книжки на бумажном бланке. Напомним, что кадровики продолжают вести обычные ТК на всех работников, не отказавшихся от их бумажного формата.

Работник вправе письменно запросить у работодателя сведения по форме СТД-Р в любой момент, пока он у него трудится (документ выдается в течение трех рабочих дней после подачи заявления). При увольнении СТД-Р предоставляется в последний день работы в обязательном порядке.

Бывший работодатель предоставлять копию электронной трудовой книжки не обязан.

По письменному запросу сотрудника предприятие, где он работает, выдает ему сведения в электронном или бумажном виде. Предпочтительный вариант документа указывается в заявлении работника. Но, поскольку цифровой вариант копии ЭТК необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, его выдают только при наличии такой подписи.

Как сделать копию электронной трудовой книжки

Итак, сведения о трудовой деятельности предоставляются гражданам по формам СТД-СФР либо СТД-Р. По содержанию они похожи, но, как уже отмечалось, выдаются разными лицами и содержат информацию о разных периодах работы гражданина: СТД-СФР охватывает весь трудовой путь, а СТД-Р только период работы у конкретного работодателя. Порядок заполнения указанных форм определен в Приложении № 3 к Приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н .

Форма СТД-ПФР

По запросу гражданина выдается Социальным Фондом РФ – на основании информационных ресурсов ведомства. В форме СТД-СФР указываются:

ФИО гражданина;
дата его рождения и номер СНИЛС;
вид трудовой книжки, который он пожелал вести – бумажный или электронный, дата подачи соответствующего заявления.

Затем следует информация о его трудовой деятельности (с момента первого трудоустройства и до дня подготовки справки):

наименование работодателя;
дата и вид кадрового события (прием на работу, увольнение, перевод);
трудовая функция гражданина в поименованной компании, ее код (при наличии), структурное подразделение;
причины расторжения трудового договора;
документ, на основании которого произведено увольнение;
признак отмены ранее сделанной записи в электронной ТК.

Справка подписывается уполномоченным лицом СФР. Если она запрашивается в цифровом виде, документ заверяется электронной квалифицированной подписью.

Форма СТД-Р

Данная форма – это «копия» трудовой книжки в электронном виде, выдаваемая сотруднику работодателем. Сведения о работе указываются в том же объеме, что и в форме СТД-СФР, но только в отношении его работы на данном предприятии. Периоды трудовой деятельности, осуществляемой гражданином в других местах, в форму СТД-Р не включаются. Бумажный вариант копии электронной ТК заверяется подписью руководителя или его доверенного лица, цифровой – квалифицированной электронной подписью.

В форме СТД-Р заполняется более подробная «шапка». Помимо сведений о работнике, в ней указывают информацию о работодателе: наименование, регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП.

Как правильно составить заявление о выдаче копии трудовой книжки: пошаговая инструкция | ЭнтерФин

На протяжении всей трудовой деятельности важно вести учет и сохранять документы, подтверждающие вашу работу. Трудовая книжка является одним из таких документов, и иногда может потребоваться ее копия. Для получения копии трудовой книжки необходимо оформить заявление. В этой статье мы расскажем, как правильно составить заявление о выдаче копии трудовой книжки.

Шаг 1: Подготовьте необходимые документы

Прежде чем начать писать заявление, убедитесь, что у вас есть все необходимые документы. Вам понадобятся:

Трудовая книжка;
Паспорт;
Копия паспорта.

Примечание: Если у вас была выдана новая трудовая книжка с электронным носителем информации, вам также потребуется заявление на выдачу электронной копии.

Шаг 2: Напишите заголовок

Заголовком заявления должны быть слова «ЗАЯВЛЕНИЕ» или «ЗАЯВЛЕНИЕ НА ВЫДАЧУ КОПИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ». Он должен быть написан крупными буквами и выделен жирным шрифтом.

Документы, необходимые для составления заявления

Для составления заявления о выдаче копии трудовой книжки необходимо предоставить следующие документы:

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
Tрудовую книжку, если она была утеряна или повреждена;
Документ, подтверждающий право на получение копии трудовой книжки (например, доверенность, если заявление подает не сам сотрудник);
Документы, свидетельствующие о вступлении в трудовые отношения и приказы о приеме на работу;
Документы, свидетельствующие о завершении трудовых отношений (например, приказ о увольнении, свидетельство о расторжении трудового договора).

При подаче заявления через электронные каналы связи могут понадобиться электронные копии и/или сканы указанных документов.

Примечание: Перечень документов может варьироваться в зависимости от конкретной ситуации. Рекомендуется уточнить требования и список документов у компетентных органов или юристов.

Шаг 1: Информация о работнике

Перед началом составления заявления о выдаче копии трудовой книжки необходимо собрать всю необходимую информацию о работнике:

Фамилия, имя и отчество: Укажите полные фамилию, имя и отчество работника. Обязательно проверьте правильность написания и правильный порядок указания имени. Если у работника есть отчество, не забудьте указать его.
Дата рождения: Укажите дату рождения работника в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 01.01.1990).
Пол: Укажите пол работника — мужской или женский.
Гражданство: Укажите гражданство работника. Если работник имеет двойное гражданство, укажите оба гражданства.
Серия и номер паспорта: Укажите серию и номер паспорта работника. Обратите внимание на правильность указания серии и номера.
Место регистрации: Укажите место регистрации работника с указанием адреса (город, улица, дом, квартира).
ИНН: Укажите ИНН (индивидуальный налоговый номер) работника.
СНИЛС: Укажите СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) работника.

Собранная информация будет использоваться в дальнейшем для заполнения заявления о выдаче копии трудовой книжки. Убедитесь, что все данные указаны правильно и без ошибок.

Шаг 2: Укажите причину необходимости копии трудовой книжки

Вторым шагом составления заявления о выдаче копии трудовой книжки является указание причины, по которой вам необходима копия данного документа. В этом разделе следует четко и понятно объяснить свои мотивы выдачи копии, чтобы работодатель или уполномоченный орган могли рассмотреть ваш запрос и принять соответствующее решение.

В некоторых случаях, причина может быть очевидна, например:

Утеря трудовой книжки;
Нужна копия для предоставления в другую организацию;
Менялись данные в трудовой книжке и требуется получить актуальную копию.

Однако, не всегда причины настолько просты. Например, возможны иные причины:

Участие в судебных разбирательствах;
Рассмотрение вопросов социального обеспечения;
Предоставление документов для получения кредита;
Доказательство трудового стажа для пенсионного учёта.

Важно предоставить полное и четкое объяснение причины запроса на копию трудовой книжки, чтобы работодатель мог просмотреть вашу заявку и принять решение по выдаче копии. Если у вас возникли какие-либо дополнительные вопросы по поводу составления данного раздела, можно обратиться к юристу или специалисту по трудовому праву для получения профессиональной консультации.

Шаг 3: Укажите адрес, по которому следует выслать копию

Укажите следующую информацию:

Фамилия, имя и отчество;
Почтовый индекс;
Адрес (улица, номер дома, квартира);
Название населенного пункта;
Область, край, республика;
Страна (если не Российская Федерация).

Важно указать правильный и полный адрес, чтобы копия трудовой книжки доставилась по назначению без задержек. Проверьте правильность написания адреса перед отправкой заявления и убедитесь, что в нем нет опечаток.

Если вы хотите получить копию по электронной почте, укажите дополнительно ваш адрес электронной почты.

Пример заполнения поля «Адрес»:

Фамилия, имя и отчество	Иванов Иван Иванович
Почтовый индекс	123456
Адрес	ул. Примерная, д. 1, кв. 10
Название населенного пункта	Москва
Область, край, республика	Московская область
Страна	Российская Федерация

Примечание: Если вы хотите получить копию по электронной почте, запишите адрес в поле «Адрес», и добавьте дополнительно поле «Адрес электронной почты» с вашим Email.

Шаг 4: Подпись и печать работника

Настало время подписать заявление о выдаче копии трудовой книжки. Вы должны поставить свою подпись на документе и в некоторых случаях также поставить печать вашего места работы.

Важно учесть, что подпись должна быть четкой и разборчивой, чтобы ее было легко прочитать. Кроме того, она должна соответствовать вашей оригинальной подписи, которую вы использовали в других официальных документах.

Если вы используете электронный документооборот и подписываете документ электронной подписью, следуйте инструкциям, предоставленным вашей компанией.

Приложите также печать вашего места работы, если это требуется. Печать должна быть четкой и разборчивой, содержать название организации и ее реквизиты.

После подписания и приложения печати, убедитесь, что вы скопировали заявление и сохранили его для себя. Это может быть полезно в случае потери оригинала или спорных ситуаций в будущем.

Шаг 5: Подпись и печать работодателя

После описания причины обращения и прикрепления всех необходимых документов в заявлении о выдаче копии трудовой книжки, следующим этапом является подпись и печать работодателя. Это не менее важный шаг, который позволяет удостоверить подлинность заявления и предоставленных данных.

Ниже представлена информация о том, как правильно выполнить подпись и печать работодателя в заявлении:

Подпись работодателя: В этом разделе заявления необходимо указать должность работодателя и ФИО лица, выполняющего подпись. Подпись должна быть выполнена от руки и является подтверждением того, что заявление составлено с согласия их стороны.
Печать работодателя: Некоторые организации могут также требовать приложение печати к заявлению. Для этого необходимо предварительно получить от работодателя печать организации, указать ее на заявлении и приложить копию печати к документу.

Важно убедиться в корректности и читабельности подписи и печати работодателя, чтобы предотвратить возможные проблемы в дальнейшем. Подпись и печать должны быть выполнены на каждой странице заявления о выдаче копии трудовой книжки, включая приложенные документы.

Подготовьте копию заявления для себя

При составлении заявления о выдаче копии трудовой книжки важно придерживаться определенных правил и стандартов. Вот пошаговая инструкция, которая поможет вам подготовить копию заявления:

Начните заявление с указания своих персональных данных. Обязательно укажите ваше фамилию, имя, отчество, дату рождения и место работы.
Укажите цель заявления. Напишите, что вы хотите получить копию трудовой книжки.
Указывайте дату в заявлении. Запишите текущую дату или желаемую дату выдачи копии.
Подпишите заявление. Не забудьте оставить место для подписи и даты.

Вот пример, как может выглядеть заявление:

Фамилия, Имя, Отчество:	Иванов Иван Иванович
Дата рождения:	01.01.1990
Место работы:	ООО «Пример»
Цель заявления:	Получение копии трудовой книжки
Дата:	01.09.2022

_____________________________

Подпись Дата

Срок предоставления копии трудовой книжки работодателем

Статья 62 ТК РФ. Выдача документов, связанных с работой, и их копий (действующая редакция)

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку в соответствии с частью первой настоящей статьи, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса) у данного работодателя предоставляются работнику в порядке, установленном статьями 66.1 и 84.1 настоящего Кодекса.

Комментарий к ст. 62 ТК РФ

1. Часть 1 ст. 62 обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, в т.ч. и документов о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. При этом работодатель не вправе требовать от работника объяснения причины, по которой копия того или иного документа ему необходима.

Перечень документов (копий документов), перечисленных в ч. 1 ст. 62, не является исчерпывающим. Помимо названных, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Например, работодатель обязан выдать работнику характеристику, если она необходима ему для участия в конкурсе.

Все выдаваемые работнику по его просьбе документы (копии документов) должны быть надлежащим образом оформлены. Они должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации. На документе должны быть указаны номер и дата его выдачи. Если выдается копия документа (например, копия приказа о приеме на работу или об увольнении), то на нем должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.

Работник должен обратиться к работодателю с требованием о выдаче документов, связанных с работой, в письменной форме, т.е. путем подачи заявления.

По требованию работника работодатель обязан выдать необходимые ему документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче документов.

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

В соответствии с названным Указом организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

В таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.

Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Отв. ред. Ю.П. Орловский «КОММЕНТАРИЙ К ТРУДОВОМУ КОДЕКСУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ», изд.6-е АКТУАЛИЗАЦИЯ

ОРЛОВСКИЙ Ю.П., ЧИКАНОВА Л.А., НУРТДИНОВА А.Ф., КОРШУНОВА Т.Ю., СЕРЕГИНА Л.В., ГАВРИЛИНА А.К., БОЧАРНИКОВА М.А., ВИНОГРАДОВА З.Д., 2014

Сдавайте годовую отчетность без штрафов

Пройдите новый курс повышения квалификации «Годовая отчетность за 2022 год: Клерк. Аттестация». После курса сможете: ✔︎ Формировать годовую отчетность по новым правилам, ✔︎ Знать все изменения в налогах и бухучете. ✔︎ Использовать все новые шесть ФСБУ. ✔︎ Избежать типичных ошибок. Торопитесь — скоро стартует первый поток! Записаться

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:

– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

– выписки из трудовой книжки;

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;

– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33‑6331/2017).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой

Справка о доходах физического лица по форме 2‑НДФЛ

Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц

Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже*

* Работникам, подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, работодатель обязан выдать сведения в течение десяти календарных дней со дня подачи заявлений. Всем остальным работникам – в день увольнения.

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

В основном – или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т. д.), или в день обращения (приказ об увольнении).

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016).

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия. Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были. Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов. Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов. Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его. Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких‑либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу № 33‑3359/2016).

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

– заявление, написанное работником;

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

Директору ООО «Ромашка»

от менеджера Т. Д. Красновой

о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

– копию приказа о переводе на должность менеджера;

– копию трудового договора.

Как правильно заверить копии документов для работника?

В оригинале выдаются работнику лишь трудовая книжка и некоторые виды справок. Например, справка о среднем заработке оформляется на бланке организации за подписью руководителя и с печатью организации. Остальные документы выдаются в копиях, которые должны быть надлежащим образом заверены.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013 [1] копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779‑X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ№ 9779‑X). В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [2] регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

заверительную надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.

Инспектор службы кадров Левченко Т. С. Левченко

Обратите внимание на то, что ГОСТ 6.30‑2003 скоро утратит силу. Оформляя документы после 01.07.2018, мы должны будем учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97‑2016 [3] . Правила заверения копий немного изменятся. В частности, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №… за… год»), и заверяется печатью организации. При этом для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779‑X).

Кто может заверять копии?

Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.

Как заверять копию документа на нескольких листах?

Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).

Оформление выписки

Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т. п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.

Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017

Секретарь Белова О. Е. Белова

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

Ст. 62 ТК РФ: вопросы и ответы

Ст. 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику документы, связанные с работой, либо заверенные копии этих документов. Простая, на первый взгляд, формулировка статьи на практике влечет за собой множество вопросов и споров, вплоть до судебных. О нюансах практики применения ТК по ст. 62 читайте в этом материале.

Изложение статьи 62 ТК РФ с комментариями 2017 года

Ст. 62 ТК РФ обязывает работодателя предоставить работнику документы (либо их копии), связанные с его работой у этого работодателя, а также определяет случай, когда может быть выдан на руки оригинал трудовой книжки.

Порядок возврата оригинала книжки работником тоже определен в ст. 62 ТК.

В соответствии с комментариями 2017 ст. 62 ТК РФ расширяет права работников по запросу документов по сравнению с КЗоТ и вместе с тем ставит дополнительные вопросы перед обеими сторонами процесса: когда и какие документы могут быть запрошены и выданы?

Кроме того, в отличие от действовавшего ранее трудового законодательства, ст. 62 ТК ставит работодателю жесткие сроки, в течение которых документы должны быть выданы работнику: не позднее 3 рабочих дней со дня получения запроса.

Статья формулирует основание, по которому может быть выдана на руки трудовая книжка (во всех прочих ситуациях она должна находиться у работодателя). Это возможно, только если работнику необходимо предоставить документ в орган социального страхования. Для всех прочих нужд работодатель выдает заверенную им же копию трудовой книжки.

Какие документы может запрашивать сотрудник у работодателя?

Список документов, указанных в ст. 62 ТК, является примерным и открытым. Судебная практика (обзоры решений мировых судей по трудовым спорам) приводит к следующим выводам в отношении характеристик документов, которые можно затребовать по ст. 62:

Список не ограничен. Определение «и другое» указывает на возможность запрашивать практически любые документы, отвечающие смыслу статьи.
Документы должны быть связаны с работой данного сотрудника у этого работодателя. Степень взаимосвязи трактуется достаточно широко. Так, например, судебными решениями удовлетворялись требования предоставить:
- копию личной карточки работника;
- регистры бухгалтерского и налогового учета, подтверждающие удержание и уплату в бюджет НДФЛ;
- копию Правил внутреннего трудового распорядка организации;
- копию Положения о премировании сотрудников организации и приказов о премировании за период работы.

Таким образом, если документ имеет хоть какое-то отношение к труду работника и его оплате, его следует предоставить.

При выдаче документов, касающихся нескольких работников, необходимо учитывать требования законодательства о персональных данных. Например, если работник запрашивает приказ о премировании, не следует выдавать ему полностью весь документ, т. к. помимо сведений, касающихся работника, там будут присутствовать данные других лиц. В таких случаях следует оформлять выписку из соответствующего документа, содержащую сведения только по самому обратившемуся.

Когда можно запрашивать документы?

Это второй вопрос, влекущий за собой споры, которые решались в судебном порядке. В отношении сроков обращения работника за документами выводы из судебной практики следующие:

Чтобы запросить документы по ст. 62 ТК, работнику необязательно состоять в действующих трудовых отношениях с работодателем, у которого он их запрашивает. Факта, что в какой-то период, пусть и в прошлом, человек являлся работником этого работодателя, достаточно для обращения с запросом.

ВАЖНО! Документы, связанные с работой у работодателя, в любое время могут быть запрошены и должны быть предоставлены (с учетом условий следующего пункта).

Должна существовать возможность выдать запрашиваемые документы. То есть при запросе нужно учитывать установленные сроки, в течение которых эти документы должны храниться у работодателя. Например, если бывший работник через 7 лет после увольнения просит документы по взносам в ПФР с 6-летним сроком хранения, может случиться так, что его запрос просто не смогут выполнить. Вместе с тем, если возможность выдать копии документов все-таки есть, их необходимо выдать.

По какому порядку происходит запрос и выдача документов по Трудовому кодексу?

Запрос подается работником в письменной форме удобным ему способом:

лично в канцелярию или аналогичный отдел работодателя (в этом случае желательно получить отметку о принятии на втором экземпляре);
через доверенное лицо (тогда полномочия лица передать запрос должны быть в соответствующем порядке подтверждены);
по почте (например, заказным письмом с описью вложения).

Работодатель в течение 3 рабочих дней должен подготовить документы либо копии документов (в зависимости от того, что запрашивается) и:

либо передать их работнику или его доверенному лицу, под расписку в соответствующем регистре;
либо направить по почте заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении (чтобы иметь доказательства того, что запрос выполнен).

ВАЖНО! Запрос на предоставление документов должен быть составлен обязательно от имени самого работника. Третье лицо, например, муж за жену, составлять запрос не может (даже если они работают у одного работодателя).

В случае невозможности выполнить запрос полностью либо частично (например, при истечении сроков хранения запрашиваемых документов) для работника следует подготовить письменный ответ с обоснованием причин, почему его запрос не может быть выполнен. Обоснование предоставляется, так же как и документы, по запросу или вместе с ними (если запрос выполняется частично).

Должен ли работник обосновывать запрос документов?

Не должен. ТК не содержит такого требования. Разъяснениями чиновников Роструда это также подтверждается: причину, по которой работнику понадобились те или иные документы, разъяснять работодателю не нужно.

Существуют ли ограничения на количество обращений за документами?

Нет. Работник может запрашивать документы столько раз, сколько потребуется. Объективные ограничения могут быть связаны только со сроками хранения в организации документов того или иного вида.

Нужно ли платить за оформление и выдачу документов?

Нет. По требованиям ст. 62 ТК, все документы, запрашиваемые работником у работодателя, должны предоставляться безвозмездно.

Относится ли к документам, которые обязан выдать работодатель, характеристика?

Строго говоря, не относится. По положениям ТК, работнику должны быть выданы те документы, которые могут ему понадобиться для реализации его прав (на труд, на обязательное страхование, на выплату компенсаций). Вместе с тем ст. 65 ТК дает исчерпывающий перечень документов, которые нужны при устройстве на работу, и в «основном пакете» характеристики с прежнего места работы нет.

Судьи при решении споров о выдаче бывшим работодателем характеристики указывают на единственную возможность заставить работодателя ее выдать: если характеристика нужна для конкурсной государственной должности. Одновременно с этим суды замечают, что никто не может обязать бывшего работодателя давать только положительную характеристику.

То есть, если бывшему работнику для нового трудоустройства понадобилась характеристика с прежнего места работы, договариваться с работодателем о ней нужно отдельно.

В каком случае может быть выдан на руки оригинал трудовой книжки?

Только если документ необходимо предоставить в органы социального страхования (обеспечения). Например, в Пенсионный фонд для назначения пенсии.

Трудовая книжка выдается по письменному заявлению работника, в течение 3 рабочих дней (как и прочие документы по ст. 62 ТК РФ). Работник должен своей рукой сделать запись на своем заявлении «Трудовую книжку получил», указать дату, расписаться и расшифровать подпись.

Данный регламент позволит обосновать отсутствие оригинала книжки в случае проверки (например, трудовой инспекцией).

О том, какие документы потребуются при оформлении пенсии, читайте в материале «Какие документы нужны для оформления пенсии в 2016 году?».

Сколько может быть на руках выданная трудовая книжка?

Четко этот срок не регламентирован.

Подразумевается, что работник, получивший книжку на руки, в разумные сроки представит ее в тот орган соцстрахования, для которого ее взял.

После того как книжка будет ему возвращена соответствующей инстанцией, работник обязан вернуть ее работодателю также в течение 3 рабочих дней.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как правильно оформить заявление на копию трудовой книжки: пошаговая инструкция от ЭнтерФин

Трудовая книжка – это важный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина. Она включает в себя сведения о местах работы, должностях, периодах работы и характере выполняемых работ. Иногда может возникнуть необходимость получить копию трудовой книжки для оформления документов или для других целей.

В данной статье мы подробно рассмотрим процесс оформления заявления на копию трудовой книжки. Для начала, необходимо знать, по какому основанию вы запрашиваете копию. Обычно это могут быть случаи утери оригинала, увольнения, смены места работы или переезда в другой город.

Прежде чем приступить к написанию заявления, важно узнать, где вы можете обратиться для получения копии трудовой книжки. По закону, вы можете письменно обратиться в отдел кадров предыдущего места работы или в Министерство труда и социальной защиты, если в организации нет службы кадров. Обратите внимание, что в каждом случае требуется приложить определенный пакет документов для подтверждения основания вашего запроса.

Подготовительный этап

1. Уточните правила оформления заявления на копию трудовой книжки. Перед тем как приступить к составлению заявления, необходимо ознакомиться с правилами и требованиями, установленными вашим работодателем или организацией, в которой вы работаете. Обратитесь к внутренним документам или положению о порядке получения копии трудовой книжки, чтобы узнать о необходимых элементах и структуре заявления.

2. Соберите необходимые документы и данные. Для составления заявления вам понадобятся такие данные, как ФИО, паспортные данные, адрес регистрации и контактная информация. Также узнайте, какие документы нужно предоставить вместе с заявлением, например, копию паспорта или другие подтверждающие документы.

3. Определите форму обращения. При составлении заявления учитывайте, кому оно будет адресовано. Если заявление будет направлено напрямую своему работодателю или кадровому отделу, форму обращения можно выбрать соответствующую: «Уважаемый господин/госпожа» или «Дорогой/Дорогая» и т.д. Если вы обращаетесь к конкретному лицу, указывайте его ФИО и должность.

4. Составьте структуру заявления. Структура заявления должна быть логичной и последовательной. Обычно она включает в себя вступительную часть, в которой указывается цель обращения и просьба о получении копии трудовой книжки, а также основную часть, в которой приводятся аргументы и обоснования этой просьбы. Заключительная часть заявления может содержать благодарность и контактные данные.

Выбор места подачи заявления

Подача заявления на копию трудовой книжки может быть осуществлена в различных учреждениях и организациях, в зависимости от вашего места жительства и работы. Наиболее распространенными местами подачи заявления являются:

Территориальные органы Российского фонда социального страхования (РФСС)
Местные отделения Фонда социального страхования (ФСС)
Отделы кадров (персонала) организаций или предприятий, в которых вы работаете или работали

Перед подачей заявления следует уточнить, какой именно орган или организацию вы должны обратиться, чтобы избежать лишних хлопот и задержек.

Также, стоит учесть, что в некоторых случаях можно подать заявление на копию трудовой книжки онлайн, через официальный сайт Российского фонда социального страхования или Фонда социального страхования.

При подаче заявления в организации или предприятии, где вы работаете или работали, обычно требуется предъявить документ, удостоверяющий вашу личность (паспорт) и/или предоставить номер счета в Пенсионном фонде РФ.

Таким образом, выбор места подачи заявления на копию трудовой книжки зависит от вашей локации и положения в организации, однако самыми распространенными местами являются территориальные органы Российского фонда социального страхования, местные отделения Фонда социального страхования и отделы кадров организаций.

Составление заявления

Для того чтобы правильно оформить заявление на копию трудовой книжки, необходимо следовать определенной последовательности действий:

В начале заявления укажите свои персональные данные — фамилию, имя, отчество, дату рождения.
Далее уточните, что вы обращаетесь с заявлением на получение копии трудовой книжки.
Укажите основание, по которому вы запрашиваете копию трудовой книжки. Например, вы можете указать, что ваша трудовая книжка утеряна, поэтому вам необходимо получить ее копию.
В следующем пункте просите предоставить вам копию трудовой книжки, а также указываете желаемый способ получения — лично или по почте.
Укажите свои контактные данные — адрес проживания, номер телефона, адрес электронной почты.
В заключительной части заявления укажите дату составления заявления и свою подпись.

Не забудьте, что заявление должно быть оформлено четко, без ошибок и исправлений. Рекомендуется составить заявление на компьютере, чтобы избежать рукописных опечаток. Также может быть полезно приложить к заявлению копию документа, удостоверяющего вашу личность.

Правильное заполнение заявления

Правильное заполнение заявления на копию трудовой книжки требует соблюдения определенных правил и порядка действий. В данной инструкции будет описан процесс заполнения заявления и указаны необходимые поля.

1. Начните заполнение заявления со строки «ЗАЯВЛЕНИЕ». Укажите свои ФИО полностью, соблюдая правильный порядок написания (фамилия, имя, отчество). Заполните также место рождения, дату рождения и гражданство.

2. В следующем пункте укажите свой адрес регистрации с указанием региона, населенного пункта, улицы, дома и номера квартиры.

3. Перейдите к разделу «Сведения о трудовых записях». Запишите дату приема на работу в первое поле и дату увольнения (если применимо) во второе поле. Укажите название предприятия или организации, в которой работали.

4. В следующем блоке запишите причину, по которой вы обращаетесь за копией трудовой книжки, например, утеря, повреждение или необходимость предоставления в другую организацию.

5. Далее укажите ваши контактные данные, включая телефон и адрес электронной почты, чтобы организация могла связаться с вами по вопросам копии трудовой книжки.

6. Под заявлением обязательно поставьте дату и свою подпись. Если заявление заполняет представитель, то он также должен указать свои ФИО и подпись.

7. Не забудьте проверить правильность заполнения всех полей и разделов в заявлении перед его подачей.

Правильное заполнение заявления на копию трудовой книжки позволит вам получить необходимую документацию в короткие сроки и избежать возможных ошибок при оформлении заявления.

Подача заявления и получение копии трудовой книжки

Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее заявление в организацию, где ведется учет и хранение трудовых книжек. Заявление можно подать лично в приемной организации или направить по почте с уведомлением о вручении.

В заявлении следует указать свои персональные данные, такие как фамилия, имя, отчество (если имеется), дата рождения, номер трудовой книжки, а также причину необходимости получения копии. Важно указать точную дату и событие, для которого требуется предоставить документ, например, для получения кредита или оформления пенсии.

В заявлении можно также указать необходимость предоставления копий других документов, связанных с трудовой книжкой, например, приказов о приеме на работу или о переводе на другую должность. Это позволит сэкономить время и получить все необходимые документы одновременно.

После подачи заявления организация, ведущая учет трудовых книжек, должна в установленный срок (обычно не больше 30 дней) предоставить заявителю копию трудовой книжки.

Полученная копия трудовой книжки имеет равную юридическую силу с оригиналом и может использоваться в различных органах и учреждениях для подтверждения трудовой деятельности, получения социальных выплат, оформления документов и других целей, связанных с трудовыми отношениями.