Как оформить приложение к договору

Приложение к договору: правила составления и образец

Приложение к договору — это документ, расширяющий и уточняющий условия сделки, но не изменяющий ее основные положения.

Понятие и разновидности

Положения любого соглашения могут изменяться и дополняться с сохранением основной структуры сделки. Современное законодательство не раскрывает, что такое приложение к договору и какую юридическую силу оно имеет. На практике под этим документом понимают зафиксированные в том же виде, что и сама сделка, положения, раскрывающие и уточняющие ее особенности.

Если сделка между сторонами не является разовой, то в значительной части случаев согласование существенных условий, таких как цена, срок поставки, количество и объем, осуществляется посредством подписания приложений. В зависимости от вносимых в договор изменений выделяют следующие их виды:

• определяющие существенные условия (к этой группе относятся положения, без которых сделка не существует, например для поставки это стоимость, срок исполнения обязательств, а для купли-продажи — количество и ассортимент товара);
• устанавливающие образцы и формы (такой вид актуален при активном взаимодействии сторон в процессе исполнения прав и обязанностей, используя пример приложения к договору, выделяют следующие формы: заявки, претензии, спецификации и порядок их заполнения);
• уточняющие положения или порядок выполнения работ (такая разновидность используется, например, при согласовании чертежей изготавливаемых деталей по сделке подряда, чтобы зафиксировать все параметры).

Указанное выше разделение на категории не является законодательным и сформировалось в процессе практического применения. Ввиду развития правовых отношений группы дополняются и меняются. Приложения по своей правовой природе, как и спецификации, являются документами, которые не могут существовать независимо.

Чем отличается от дополнительного соглашения и спецификаций

По своей структуре рассматриваемые документы схожи с дополнительными соглашениями и спецификациями. По причине отсутствия на законодательном уровне разграничения данных понятий приложение как приложение к договору используется в части внесения изменений в условия сделки, не меняя основных глав: стоимость и порядок расчетов, претензионный порядок, реквизиты сторон, предмет, права и обязанности, ответственность и форс-мажор. Допсоглашение меняет существенные условия, права и обязанности сторон. Например, достигая условия о продолжении сотрудничества, стороны заключают дополнительное соглашение.

Спецификации содержат ассортимент, количество, наименование и срок поставляемой продукции. Они чаще всего применяются к сделкам о поставке товара. Ввиду того что образцы спецификаций и дополнительных соглашений законом не установлены, разделение по такому содержанию не является обязательным. Если вы назовете документ дополнительным соглашением, но он содержит условия спецификации, юридическая сила от этого не утрачивается, и он будет иметь свое действие. Такие неточности смогут показать вашему контрагенту только уровень юридической грамотности.

В каких случаях оформляют

На момент заключения сделки стороны ознакомились с условиями, и у них формируется понимание, каким образом планируется осуществлять дальнейшее взаимодействие. При обсуждении условий сделки стороны решают, какие приложения нужны для договора в зависимости от специфики предмета. В соглашение включается условие, которое позволяет сторонам делать ссылки, например: «Стороны подтверждают согласование изготавливаемых деталей посредством подписания документов с утверждением чертежа». От того, как прописать приложения к договору в договоре, не зависит их юридическая сила. Главным требованием к действию документа является соблюдение его формы. Если основное соглашение прошло нотариальное удостоверение, то последующие изменения также удостоверяются, а в случае государственной регистрации — регистрируются.

Если исполнение соглашения не носило разовый характер, оформление дополнительных условий происходит по мере необходимости. Рассмотрим на примере купли-продажи. Покупатель и продавец заключили сделку, по которой одна сторона поставляет другой товар. Существенные условия, такие как наименование, срок и цена, указываются при заключении сделки. Покупатель направил заявку о необходимости приобретения товара, продавец подготовил письменный ответ, после чего оба контрагента подписали соглашение. В случае необходимости такая процедура проводится неограниченное количество раз. Периодичность изменяется только дополнительным соглашением. На практике встречаются вопросы о том, как оформить приложение к приложению к договору и какие действия предпринимаются, чтобы изменить первоначальный документ. Обычно такие действия совершаются, если документ уже подписан, но содержит неточность. Рекомендуем подписать дополнительное соглашение о признании его недействительным, а после этого подписать верный документ.

Правила составления

Документ имеет свободную форму, правила его оформления не закреплены действующим законодательством. Для того чтобы понять, как оформляется приложение к договору, мы составили список обязательных положений. Для признания его юридически действительным необходимо наличие следующих данных:

• указание ссылки на номер и дату основного соглашения;
• Ф. И . О. и подпись уполномоченных лиц;
• основные данные контрагентов (ИНН, ОГРН, адрес, наименование);
• содержание;
• дата подписания.

К _________ № ________ОТ _______________ г.

г. _____________________ «__»______________ 2020 г.

____________________________________________________________________________ (далее — Покупатель) в лице директора _____________________, действующего на основании устава, с одной стороны и

____________________________________________________________________________ (далее — Продавец) в лице директора _____________________, действующего на основании устава, с другой стороны, вместе именуемые Стороны, решили:

2. Условия, не затронутые настоящим Соглашением, остаются неизменными, и Стороны подтверждают по ним обязательства.

3. Документ составлен и подписан в двух подлинных экземплярах и является неотъемлемой частью основного соглашения.

4. Настоящий документ вступает в силу с момента его подписания Сторонами.

Адреса, реквизиты и подписи сторон.

Покупатель: наименование, адрес юридический и почтовый, ИНН, ОГРН, подпись и расшифровка, телефон, адрес электронной почты.

Продавец: наименование, адрес юридический и почтовый, ИНН, ОГРН, подпись и расшифровка, телефон, адрес электронной почты.

Рекомендуем указывать в тексте следующее условие: «Документ является неотъемлемой частью основного соглашения». Это означает, что документ представляет собой не отдельное соглашение и к нему применяются ранее утвержденные положения. Если возникла спорная ситуация и дело дошло до судебного процесса, контрагент использует отсутствие этого положения для применения общих норм права, которые установлены Гражданским кодексом. Среди оснований для такого действия выделяют: применение меньших штрафов, изменение сроков поставки. Например, соглашением сторон предусмотрена неустойка за несвоевременную поставку товара 1% в день. Документ признается недействительным, и применяется ст. 395 ГК.

Пример акта приема-передачи:

В качестве приложений используются также объемные документы — кодексы ответственного партнерства. В этом случае в тексте содержится отдельный перечень приложений к договору с наименованием документов. Такой порядок оформления используется крупными сетевыми компаниями ввиду сложной структурной организации. Акты приема-передачи оформляют в таком же виде, это актуально для сделок по лизингу или купле-продаже транспортных средств и аренде недвижимых объектов.

При написании придерживайтесь правил официально-делового стиля. В разделе «Реквизиты» необязательно указывать банковские реквизиты, телефоны и адреса электронной почты, для юридической силы достаточно указать ОГРН и наименования.

Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами (Пример 2). Знак «№» после слова «Приложение» можно не указывать как в основном документе, так и в отметке на документе-приложении (см. Примеры 1 и 2). Главное, придерживайтесь единообразия в оформлении всех документов организации.

Обратите внимание: если приложение одно, то оно не нумеруется, т.к. больше приложений нет (Пример 3).

Пример 1. Отметка на приложении (самый распространенный вариант оформления)

Пример 2. Отметка на приложении

Пример 3. Отметка на приложении

Рассмотренные выше правила касаются оформления отметки в верхнем правом углу на всех приложениях, связанных с текстом основного документа, к каким бы документам они ни прикладывались.

Приложения визируются или подписываются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

См. статью «Отметка о приложении в сопроводительном письме» в № 4’ 2022

Особенности оформления приложений в распорядительных документах

Если приложение носит справочный характер

Распорядительные документы (такие как приказы, распоряжения, постановления, решения) могут иметь приложения, поясняющие содержание основного текста.

В качестве приложений справочного характера могут выступать различные аналитические отчеты, справки, перечни, списки, графики и другие документы. При этом в соответствующем пункте распорядительной части текста документа необходимо сделать ссылку на приложение. Вот почему отдельной отметки о наличии приложений под текстом в распорядительном документе никогда не оформляется (в отличие от письма).

При наличии нескольких приложений они нумеруются, знак «№» факультативен.

В тексте распорядительного документа ссылка на приложение обычно делается в скобках, при этом слово «приложение» лучше печатать строчными буквами (ведь это середина предложения, см. «!» в Примере 4), но данное правило носит рекомендательный характер. Поэтому первую прописную букву в этом слове вы тоже можете увидеть.

Пример 4. Обозначение наличия приложений в распорядительном документе

На прилагаемых документах в правом верхнем углу пишут информацию о том, к какому документу они являются приложением. В качестве автора здесь надо указывать наименование организации, т.к. автором всегда является организация (эти общие правила мы проиллюстрировали Примерами 1–3 и 5). Исключение составляют случаи, когда основной документ оформлен на должностном бланке, тогда на приложении будет написано не «Приложение № 1 к приказу ПАО “Компас” от 25.04.2022 № 68», а «Приложение № 1 к приказу коммерческого директора ПАО “Компас” от 25.04.2022 № 68».

Документы-приложения должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.) и заголовок к тексту. Точка в конце заголовка не ставится.

Пример 5. Заголовочная часть документа-приложения к основному документу, показанному в Примере 4

Если приложение утверждается

Приложением к распорядительному документу может быть утверждаемый документ, который впоследствии действует в виде самостоятельного документа. В этом случае в тексте распорядительного документа должна быть формулировка «Утвердить прилагаемое Положение. » или «Утвердить прилагаемый Перечень мероприятий. » и т.д. (см. Пример 6). Так пишут, если утверждается всего один документ 2 .

Если необходимо утвердить несколько документов, то данную ссылку на приложения в тексте распорядительного документа оформляют в конце предложения, указывая в скобках «(приложение № 1)» или «(приложение 1)» 3 (см. «!» в Примере 7).

Пример 6. Ссылка в тексте распорядительного документа на единственный утверждаемый документ-приложение

Пример 7. Ссылка в тексте распорядительного документа на несколько утверждаемых документов-приложений

• положение – УТВЕРЖДЕНО;
• регламент – УТВЕРЖДЕН;
• правила – УТВЕРЖДЕНЫ;
• инструкция – УТВЕРЖДЕНА.

При этом над грифом утверждения печатаем слово «Приложение», тем самым указывая, что этот документ связан с основным и является приложением к нему (к какому именно, мы уже отобразили в грифе утверждения, поэтому после слова «Приложение» дублировать это не надо). Такое приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

Пример 8. Отметка на единственном документе-приложении, который утвержден распорядительным документом

Пример 9. Отметка на документе-приложении, когда распорядительным документом их утверждено несколько

Каждое утверждаемое приложение визируется его разработчиком или как минимум ответственным исполнителем от группы разработчиков.

Если текст документа не подписывается, а только визируется, то после текста приложения ставится черта длиной 2−3 см, расположенная по центру страницы, на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов от последней строки текста (после таблиц черта не ставится). Это необходимо для приложений к актам (указам и распоряжениям) Президента РФ, для остальных документов – это лучшая практика, которой можно воспользоваться.

Титульный лист приложения

• отметка о приложении;
• гриф утверждения (если приложение утверждено);
• заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка) лучше выделить прописными буквами (например, «ИНСТРУКЦИЯ»), можно еще использовать полужирный шрифт (ПЕРЕЧЕНЬ) или напечатать вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е);
• место и год издания документа размещаются в самом низу листа.

На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц приложения.

Пример 10. Титульный лист документа-приложения

Как нумеровать листы основного документа и приложений

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. На первой странице документа номер страницы не указывается.

Страницы распорядительных документов (приказа, распоряжения, решения, постановления) и утверждаемого ими документа нумеруются отдельно.

А вот если у утверждаемого документа есть собственные приложения, то у них идет сквозная нумерация страниц. Обычно утверждаются организационные документы, их основные виды – правила, положения, инструкции и регламенты. Они являются многостраничными документами, в их тексте могут быть ссылки на приложения, поясняющие содержание организационного документа (таблицы, перечни, рисунки и др.). Подобные приложения являются неотъемлемыми частями основного организационного документа и они не могут существовать друг без друга, составляя единое целое. Кстати, такой же принцип связи основного документа и приложений применяется в дипломных, курсовых и иных видах научно-исследовательских работ.

Пример 11. Расчет количества листов у документов

Приказ утвердил Инструкцию по делопроизводству – у них отдельная нумерация страниц.

У утвержденной Инструкции есть 10 собственных приложений – у них общая нумерация страниц (например, всего 73 стр.).

Пример 12. Расчет количества листов у документов

Оформление приложений в тексте утверждаемого организационного документа

• Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44;
• Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», ВНИИДАД, 2018;
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, Росархив, утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199;
• Методические рекомендации по подготовке муниципальных нормативных правовых актов / авторы-сост.: Атагимова Э.И., Макаренко Т.Н., Рыбакова О.С., Сарапкина Е.Н. — М.: ФБУ НЦПИ при Минюсте России, 2018. – 136 стр.

Если документ утверждается распорядительным документом, но сам в свою очередь в тексте содержит ссылки на приложения к нему, то выглядеть они могут следующим образом:

Пример 13. Утвержденный распорядительным документом организационный документ имеет собственные приложения

На приложении к организационному документу делаем отметку в правом верхнем углу со ссылкой на документ, в котором упоминается это приложение.

Пример 14. Заголовочная часть приложения к утвержденному организационному документу

Если в тексте утвержденного документа в отдельном пункте или подпункте дается ссылка на приложение, то на приложении ставится отметка, в которой указывается не только номер приложения, но и номер пункта, в котором это приложение упоминается:

Пример 15. Фрагмент заголовочной части приложения

Если приложение к утверждаемому документу состоит из двух и более таблиц, они нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией без знака «№» или со знаком «№» (в зависимости от методических рекомендаций по оформлению того или иного документа либо в соответствии с правилами делопроизводства в конкретной организации). Если в приложении таблица является единственной, она не нумеруется.

Особенности оформления приложений к протоколам

При проведении собраний нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. При составлении списка присутствующих в самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество участников мероприятия со ссылкой на прилагаемый список (см. Пример 16).

В этом случае составляется отдельный список присутствующих на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу (Пример 17). Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на 1 странице, наименования граф лучше повторить на каждой странице (вместо наименований допускается приводить на следующих страницах только номера граф таблицы).

Пример 16. Фрагмент протокола со ссылкой на список присутствующих на собрании, который является единственным приложением протокола

Пример 17. Список присутствующих (единственное приложение к протоколу)

Если помимо списка присутствующих в протоколе будут ссылки на другие приложения, то их необходимо пронумеровать. Приложения нумеруются в последовательном (возрастающем) порядке по мере упоминания их в тексте протокола. Тогда список присутствующих станет приложением № 1, а следующее приложение получит № 2. Разница между парами Примеров 16 + 17 и 18 + 19 отмечена знаком «!».

Пример 18. В протоколе упоминается список присутствующих, который является 1-м из нескольких приложений к этому документу

Пример 19. Отметка о приложении на списке присутствующих с номером приложения

Обратите внимание на особенность оформления отметки о приложении и грифа утверждения на прилагаемом документе: если он относится к решению коллегиального органа управления, то дается ссылка на сам орган, а реквизиты протокола указываются ниже в скобках (см. Пример 20 и фрагмент документа далее) – это исключение из общего правила. Ведь обычно сразу указывают вид документа, потом его автора, дату и номер (как в Примере 19).

Пример 20. Отметка на утвержденном документе-приложении

Пункт 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Оформление приложений к договору

В договорах тоже можно не присваивать номер единственному приложению (как в Примерах 16 и 17). Но позже может появиться потребность изменить или детализировать условия договора, для этого стороны подпишут дополнительное соглашение к нему. И вот на этом этапе может появиться еще 1 или несколько приложений. Как тогда быть? Старое приложение (которое было при подписании договора) осталось без номера. Новому приложению тогда давать № 2, а старому присваивать № 1 (описывая эту «акробатику» в допсоглашении)? Или старое оставить без номера, а новому присвоить № 1? Теоретически оба варианта возможны. Но практически каждый из них порождает лишнюю путаницу. Поэтому в договорах рекомендуем даже единственному приложению сразу присваивать № 1.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 описано оформление приложений в сопроводительных письмах, организационных и распорядительных документах. Аналогичным образом оформляются приложения и к договорам, актам, планам, отчетам:

• вы можете по тексту договора сразу отмечать, что является приложением (см. Примеры 21 и 22) либо
• можете давать список приложений в одном из заключительных разделов или пунктов договора (см. Примеры 23 и 24). Перечень приложений приводится здесь в той последовательности, в которой они впервые упоминаются в тексте договора,
• а можете даже одновременно применять оба эти варианта для большей однозначности и удобства поиска информации и документов.

Пример 21. Ссылка на упоминаемое в тексте договора приложение.

2.5. Оказать услуги и сдать их результаты Заказчику в сроки, установленные Планом оказания услуг (приложение № 1).

Пример 22. На приложении к договору в правом вернем углу ставим соответствующую отметку (указываются все привычные данные основного документа кроме автора)

Пример 23. Список приложений в отдельном разделе договора (в виде таблицы)

Пример 24. Список приложений в отдельном пункте договора

10.1. Приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемыми частями и составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон:

10.1.1. Задание на оказание услуг на 9 л.

10.1.2. План оказания услуг на 3 л.

10.1.3. Форма Акта об оказании услуг на 1 л.

В статье «Оформляем приложения к договорам: сложные случаи» в № 10’ 2019 показано, как нумеровать приложения к приложениям; если сначала было единственное приложение без № (в договоре есть ссылки на него), а потом надо оформить 2-е приложение; как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору; как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей; как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц

В качестве защиты от подмены страниц многостраничные договоры вместе с приложениями можно прошить, оформив заверительную надпись. Если потом подписывают допсоглашение и у него могут быть новые приложения к этому договору, то все эти новые документы к первому сшиву не подкрепляются, из них можно сделать второй сшив.

Пример 25. Оформление заверительной надписи на обороте сшива обеими сторонами договора

Основной документ хранится вместе со своими приложениями

Распорядительные, организационные документы, договоры и акты группируются в дела с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с распорядительными документами.

Приложения, являющиеся неотъемлемыми частями письма, хранятся вместе с ним.

Как правильно оформить первичные документы при сотрудничестве с самозанятым

Иллюстрация: freepik/freepik

Какими документами оформляется сотрудничество с самозанятыми

Стандартный перечень документов, который необходимо составить при оформлении гражданско-правовых отношений с самозанятым, включает в себя:

Договор.

Сотрудничество с самозанятым оформляется договором, который заключается в письменной форме. Специальной формы, разработанной конкретно под самозанятых, законом не установлено, поэтому используется стандартная форма договора гражданско-правового характера.

Задание или приложение к договору.

В этих документах прописывается перечень оказываемых услуг или выполняемых работ, требования к их выполнению (техническое задание), период оказания (выполнения) и их стоимость.

Акт выполненных работ.

Этим документом подтверждается факт выполнения работ (оказания услуг) в указанные сроки, отсутствие претензий сторон друг к другу, конкретный перечень оказанных услуг и сроки их выполнения.

Счет на оплату.

Направляется самозанятым заказчику, для перечисления вознаграждения за оказанные услуги или выполненные работы. В счете содержатся банковские реквизиты самозанятого, стоимость услуг или товаров, а также их количество и срок, в течение которого необходимо произвести оплату.

Чек.

Этот документ формирует самозанятый при получении оплаты от заказчика. Это единственный обязательный документ, который должны составлять самозанятые при сотрудничестве со своими заказчиками. Чеком подтверждается получение плательщиком НПД вознаграждения, а заказчик использует его для учета расходов по УСН (объект «доходы-расходы») и налогу на прибыль организаций.

Справка о постановке на учет самозанятого.

Запрашивается, как правило, перед началом сотрудничества и подтверждает официальный статус самозанятого. Этот документ содержит основную информацию о плательщике НПД: ФИО, ИНН, паспортные данные, дату постановки на учет и налоговый орган, в котором зарегистрирован самозанятый.

Договор с самозанятым: что нужно учесть при его составлении

Как уже было сказано выше, специальной формы договора для сотрудничества с самозанятым законодательством не предусмотрено. Поэтому можно использовать стандартный гражданско-правовой договор.

Чаще всего с плательщиками НПД заключаются следующие виды договоров ГПХ:

договор возмездного оказания услуг;

договор авторского заказа;

Что нужно указать в договоре с самозанятым

Возникают сложности с составлением договора? Воспользуйтесь готовыми шаблонами на платформе Qugo. Обмен документами и их подписание можно также произвести в электронном виде на платформе. Воспользуйтесь электронной подписью, и документы будут иметь юридическую силу: больше не нужно отправлять их по почте и ждать, пока исполнитель подпишет их и вернет готовые экземпляры.

В договор с самозанятым включите следующие разделы:

Стороны договора.

В шапке договора укажите статус обеих сторон: заказчик — название организации или ФИО ИП, исполнитель — ФИО физлица или ИП и его статус (плательщик НПД).

Например: «Исполнитель: Васильева Ирина Анатольевна, применяющий специальный налоговый режим "Налог на профессиональный доход" в соответствии с законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ».

Также желательно в договоре указать паспортные данные исполнителя и место его постоянной прописки.

Предмет договора.

Пропишите в этом разделе конкретную задачу или услугу, которую должен оказать самозанятый. Обратите внимание, что в нем не должна упоминаться не трудовая функция, а именно конечный результат оказываемых услуг или выполняемых работ.

Например: «Исполнитель обязуется по заданию заказчика оказывать следующие услуги: по написанию авторских текстов, размещению и корректировке их на сайте заказчика, расположенном по адресу…».

Права и обязанности сторон.

В этом разделе обязательно нужно закрепить обязанности исполнителя по предоставлению чека и уведомлению заказчика об утрате статуса самозанятого. Также желательно отразить, что услуги выполняются исполнителем лично, без привлечения третьих лиц.

Стоимость услуг и порядок расчётов.

Здесь необходимо прописать стоимость услуг или работ, оказываемых по договору. Желательно отразить, что стоимость услуг не облагается НДС ввиду применения исполнителем специального режима налогообложения — НПД.

Внесите в этот раздел способ расчета с исполнителем и сроки оплаты. Продублируйте обязанность исполнителя сформировать и направить заказчику чек по факту осуществления расчетов. Можно прописать и ответственность за ненаправление чека, например, в размере 20% от суммы, на которую не был выдан чек.

Порядок сдачи и приемки работ.

В этом разделе можно закрепить обязанность оформления акта оказанных услуг как документа, который подтверждает факт приемки работ и является основанием для взаиморасчетов.

Особые условия.

В этот раздел можно включить количество экземпляров договора, порядок их подписания и обмена закрывающими документами. А также отразить условия вступления договора в силу, основания его расторжения, порядок взаиморасчетов при расторжении договора по инициативе одной из сторон.

Реквизиты сторон.

В нем требуется прописать основную информацию о заказчике: полное наименование компании, юридический адрес, ИНН и ОГРН, а также банковские реквизиты.

То же самое касается и исполнителя. Если в шапке договора не прописаны паспортные данные и место прописки исполнителя, их можно указать в этом разделе, а также включить информацию о платежных реквизитах исполнителя, его телефоне и адресе электронной почты.

После составления договора тщательно его проверьте: в нем не должно быть никакой трудовой терминологии, а также условий, характерных для трудовых отношений.

Подписывайтесь на телеграм-канал Qugo и будьте первыми в курсе новостей из мира самозанятости и внештатного персонала.

Задание или приложение к договору: нужны ли они

Это необязательный документ, но его составление может потребоваться для конкретизации перечня оказываемых услуг или выполняемых работ, особенно если их несколько.

Для разовой работы или услуги составление задания или приложения к договору — не потребуется.

Также в приложении к договору, например, можно прописать техническое задание или требования к выполнению той, или иной услуги.

Для чего нужен акт выполненных работ и зачем его составлять

Хоть этот документ и не является обязательным, его составление может значительно облегчить жизнь в первую очередь заказчику:

Актом подтверждается выполнение работ или оказание услуг в полном объеме в указанные сроки.

Этот документ может являться основанием для взаиморасчетов между сторонами.

Акт — один из документов, который подтверждает расходы заказчика на выплату вознаграждения исполнителю.

Актом может подтверждаться наличие между заказчиком и исполнителем именно гражданско-правовых, а не трудовых отношений.

Нужно ли запрашивать у самозанятого счет на оплату

Счет — это документ, который содержит реквизиты для перечисления вознаграждения исполнителю.

Этот документ может быть сформирован как в приложении «Мой налог», так и по форме, разработанной исполнителем или заказчиком.

Счет — необязательный документ, но очень часто организации или ИП он требуется для внутренней отчетности. Если для заказчика важно наличие счета – это можно прописать в договоре.

Обратите внимание, только на основании счета на оплату заказчик не сможет учесть расходы на выплату вознаграждения исполнителю. Для этого потребуется как минимум чек.

Чек: для чего нужен и в какой срок исполнитель обязан его предоставить

Чек – обязательный документ, который подтверждает факт осуществления расчета между самозанятым исполнителем и заказчиком.

С помощью этого документа заказчик может учесть расходы на выплату вознаграждения в составе затрат.

В сервисе Qugo чек формируется автоматически, что исключает ошибки в реквизитах этого документа. Статус исполнителя проверяется на ежедневной основе. Чек должен быть сформирован исполнителем в момент расчета, если он произведен наличными или с использованием электронных средств платежа, или до 9 числа следующего месяца, если оплата прошла в безналичном порядке.

Отсутствие чека накладывает на заказчика обязанность по уплате за исполнителя НДФЛ и страховых взносов (за исполнителей-физлиц без статуса ИП).

Ошибки в реквизитах чека могут грозить заказчику отказом в признании расходов на выплату вознаграждения исполнителю обоснованными. Поэтому при получении чека необходимо тщательно его проверить и в случае обнаружения ошибки, попросить самозанятого аннулировать чек и выставить документ с корректными данными.

Кроме ошибок в чеке, нужно тщательно проверить его на наличие трудовой терминологии. Ее быть не должно, так как чек — это первый документ, который изучает налоговая и через который она знакомится со сторонами гражданско-правовых отношений.

Справка о постановке на учет самозанятого

Как правило, этот документ запрашивается перед началом сотрудничества с самозанятым. Нужно это для того, чтобы проверить специальный налоговый статус исполнителя и дату его регистрации в качестве самозанятого.

Некоторые заказчики запрашивают справку перед каждой выплатой, чтобы убедиться в том, что исполнитель не утратил статус самозанятого.

Сотрудничая с исполнителями на платформе Qugo, не нужно уточнять статус исполнителя: он автоматически проверяется перед началом сотрудничества, а также на ежедневной основе. Риск перечисления средств физлицу без статуса самозанятого — исключен.

Приложение к договору оказания услуг: составляем правильно

Приложение к договору — это документ, в котором разъясняются отдельные моменты взаимодействия сторон. В случае заключения контракта на оказание, к примеру, банкетных услуг в нем уточняют перечень предлагаемых блюд или запланированные развлекательные мероприятия.

Нормативная база

Когда понадобится

Если сторонам удалось оговорить все условия сотрудничества в основном соглашении, то никаких дополнений им не понадобится. Но обычно сделка требует уточнения деталей, и уже в зависимости от этого заинтересованные лица решают, какие приложения нужны для договора, чтобы закрыть все вопросы.

Чаще всего в разъяснениях нуждаются такие моменты, как:

• описание поставляемых товаров, работ или услуг и требования к ним;
• формы документов, которыми обмениваются заказчик и исполнитель;
• списки услуг или выполняемых работ, их содержание тоже попадают в перечень приложений к договору, особенно если он предполагает долговременное сотрудничество;
• периодичность и сроки поэтапной передачи заказчику работ (услуг);
• прочие детали, которые не отражены в основном контракте.

Чем отличается от дополнительного соглашения

Чтобы понять разницу, разберемся, что такое приложение к договору и что такое допсоглашение. Приложения — это дополнения, которые считают неотъемлемой частью контракта, и подписывают их одновременно с основным документом. Существуют и правила, как прописать приложения к договору в договоре, — надо дать ссылку на номер и название дополнительного документа.

Если говорить про дополнительное соглашение, то это контракт, который заключают к ранее подписанному документу. С его помощью пересматривают или даже отменяют прежние условия взаимодействия, добавляют новые требования и обязательства.

Отличие есть и в оформлении. Если нужна детализация каких-то моментов, оформляют приложение как приложение к договору — каждое на отдельном листе с нумерацией. В самом контракте уточняют, к чему что относится. При подготовке допсоглашения в нем обязательно указывают все реквизиты основного документа, далее указывают, какие пункты меняются или добавляются.

Как оформляют

Поскольку специальная форма приложения к договору на уровне закона не проработана, стороны вправе решить самостоятельно, что взять за основу. Чаще всего это дополнения, представленные в виде списков или таблиц. Если в качестве дополнения выступает соглашение о конфиденциальности, весь его текст приводят в документе.

Несмотря на то что содержание меняется, есть общие правила, как оформить приложение к договору, о которых сказано в национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016 (вступил в силу в середине 2018 года). В п. 5.19 этого ГОСТ описан следующий вариант:

Используя предложенный формат, предлагаем пример приложения к договору на проведение банкета. Речь пойдет о меню для мероприятия.

Салат «Оливье» с крабовым мясом

Ветчина, зеленый горошек, картофель, морковь, соленые огурцы, яйца, снежный краб, майонез

Салат с куриной печенью и грибами

Куриная печень, грибы, салатный микс, огурец, помидоры, апельсиновая заправка

Закуска «Новогодние шарики»

Яйца, сыр, грецкие орехи, чеснок, майонез, укроп

Трубочки из ветчины с шампиньонами, сыром и оливками

Ветчина, шампиньоны, сыр, оливки, майонез

Карбонад, буженина, язык говяжий отварной, рулет куриный

Семга с/с, осетрина х/к, осетрина г/к, угорь, лимон, маслины

Соленья домашнего приготовления

Капуста по-грузински, морковь по-корейски, огурцы, помидоры и шампиньоны маринованные

Жюльен с курочкой и грибами под сырной корочкой

Курица, грибы, сыр, тарталетки

Мясо «По-французски» с запеченным картофелем

Свинина, картофель, лук, морковь, майонез

Апельсин, банан, киви, грейпфрут, виноград

Серый хлеб, белый хлеб

Если дополнений несколько, они нумеруются последовательно (1, 2, 3 и т. д.). Каждое имеет не только порядковый номер, но и конкретное название. Если продолжить рассматривать пример с оказанием услуг на проведение банкета, то дополнительно стоит оговорить программу мероприятий. Если есть необходимость, детально описывают сценарий.

Возьмем другой вариант: компания заключает контракт на написание рекламных текстов о выпускаемой продукции (более 10 позиций). Дополнением к ГПХ с автором обязательно станет перечень и количество статей по разным тематикам, их объемы, сроки сдачи. Если стороны договорятся о предоставлении для работы какой-либо техники (компьютер, фотоаппарат), эти моменты тоже следует зафиксировать.