Служебная записка на командировку — образец 2023
Для оформления служебной поездки действуют всего 2 документа:
- распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
- отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).
Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.
В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
- при наличии проездных документов — по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);
- при отсутствии проездных документов — по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;
- при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.
Можно ли подтвердить расходы электронными документами? Ответ дали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
Как оформить служебную записку на командировку
Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:
- На служебном автомобиле.
- Личном транспорте.
- Транспорте третьих лиц (по доверенности или в качестве пассажира). Возможность использования второго варианта (он отсутствует среди перечисленных в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) подтверждает письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.
Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.
О документе, устанавливающем особенности расходов, принимаемых работодателем при командировках, читайте в статье «Положение о служебных командировках — образец 2023».
Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.
Скачать бланк служебной записки на командировку можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Вариант документа, который может послужить образцом служебной записки на командировку, можно увидеть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Скачать образец служебной записки на командировку
Итоги
При отсутствии проездных документов даты нахождения в командировке могут быть подтверждены служебной запиской работника, направленного в командировку. Записка должна сопровождаться документальными свидетельствами фактов, изложенных в ней.
Служебная записка о направлении в командировку
Составляется в той ситуации, если сотрудника нужно отправить в командировку. Отправителем является непосредственный руководитель сотрудника.
Директору ООО «Вектор-сталь»
Сидорову И.И.
От руководителя отдела продаж
Иванова В. В.
Уважаемый Иван Иванович!
В связи с появлением крупного клиента из другого города, который не имеет возможности посетить Москву, прошу командировать менеджера по проектам Петрова П. П. в город Санкт-Петербург. Предполагаемая длительность командировки: с 16 февраля по 20 февраля.
Также прошу дать указание о выдаче командировочных средств главному бухгалтеру в размере:
— 10 000 на проживание в гостинице.
— 5 000 на питание.
— 3 000 на транспорт.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Как правильно написать рапорт на командировку: советы и документы для оформления
Уважаемый, для подачи рапорта о командировании вам необходимо обратиться к своему непосредственному начальнику через официальный документ. В рапорте необходимо указать цель командировки, сроки, место и необходимость проведения СВО. Можно сослаться на Закон «О воинской обязанности и военной службе», статью 72, пункты 1, 2 и 4. Также, вы можете указать на Положение о командировании военнослужащих, утвержденное приказом Министра обороны РФ № 172 от 3 апреля 2002 года. Если устные обращения к вашему непосредственному начальнику не дают результатов, то вы можете обратиться к более высоким начальственным уровням.
Для написания рапорта о командировании в район проведения СВО вам понадобятся следующие документы: — Заявление на командировку, подписанное лично вами и утвержденное вашим непосредственным руководителем или командиром подразделения; — Документ о проведении СВО в районе, куда вы планируете командировку(распоряжение, приказ, расписание мероприятий); — Распоряжение или приказ о командировке военнослужащего в район проведения СВО, который должен быть выдан вашим вышестоящим руководством.
Ваше устное обращение должно было быть зарегистрировано в журнале регистрации входящих документов в вашем подразделении. Если ваш непосредственный начальник не реагирует на ваше обращение, вы можете обратиться к его непосредственному руководству или командующим ваших сил и поддержки.
В рапорте о командировке вы можете указать на то, что обращались с заявлением на командировку устно, но не получили результата. Также в рапорте необходимо привести обоснование необходимости проведения командировки в район проведения СВО, указать даты и сроки командировки, уточнить вопросы по оплате и возмещению расходов в связи с командировкой.
Направьте рапорт на подпись непосредственному руководителю, командиром подразделения или командующему ваших сил и поддержки. Если все условия командировки удовлетворены, ваша заявка должна быть утверждена и выдано соответствующее распоряжение или приказ о командировке.
Командирование военнослужащих регулируется Федеральным законом от 31 мая 1996 года № 50-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе». Для решения данного вопроса применяются следующие статьи данного закона:
- Статья 16. Порядок направления граждан на военную службу и снятия с военной учетной записи;
- Статья 24. Порядок командирования военнослужащих;
- Статья 27. Права военнослужащего;
- Статья 46. Ответственность за нарушение законодательства Российской Федерации о воинской обязанности и военной службе.
Окончательное решение должно быть принято на основании положений в указанном законе и другой действующей правовой нормативной базы, регулирующей вопросы, связанные с военной службой. Отправителю рапорта рекомендуется обратиться за конкретизацией вопроса к юристу, специализирующемуся на законодательстве Российской Федерации.