Кому положен отпуск в удобное время независимо от графика
Перейти к содержимому

Кому положен отпуск в удобное время независимо от графика

  • автор:

Кому положен отпуск в удобное время независимо от графика

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Носова Екатерина Евгеньевна

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Информация Федеральной службы по труду и занятости от 13 февраля 2023 г. «Отпуск в удобное время»

Работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск отдельным категориям работников по их желанию в удобное для них время:

— одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

— работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 18 лет, до достижения младшим из детей возраста 14 лет;

— работнику — в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;

— работникам, пострадавшим в результате радиационных аварий или катастроф;

— работникам, награжденным нагрудным знаком "Почетный донор России";

— работникам, удостоенным высшего звания или награжденным государственным орденами высшей степени (Герои СССР, Герои России, кавалеры Ордена Славы трех степеней, Герои Труда, Герои социалистического труда);

— работникам, которые ранее были отозваны из отпуска, в части неиспользованной в связи с этим части отпуска;

— работникам в возрасте до 18 лет.

График отпусков не является препятствием для реализации права такого работника на использование отпуска в удобное для него время. При необходимости работодатель вносит в него соответствующее изменение.

Для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное время: обратитесь к работодателю с письменным заявлением с приложением обосновывающих Ваше требование документов или их копий (при наличии).

В заявлении должны быть указаны продолжительность и дата начала такого отпуска.

Образцы необходимых заявлений доступны на портале "Онлайнинспекция.рф" по ссылке (https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/instruction/157).

Обзор документа

Работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск отдельным категориям работников по их желанию в удобное для них время. В частности, таким правом могут воспользоваться несовершеннолетние работники, супруги военнослужащих, ветераны, один из родителей ребенка-инвалида, а также работники, имеющие трех и более несовершеннолетних детей, до достижения младшим из них 14 лет.

График отпусков не является препятствием для реализации права на использование отпуска в удобное время.

Для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное время надо обратиться к работодателю с письменным заявлением и обосновывающими документами. В заявлении должны быть указаны продолжительность и дата начала отпуска.

Какие работники могут взять отпуск в удобное время вне графика отпусков

Роструд предупредил работников и работодателей, что льготные категории работников вправе взять отпуск в любое удобное время вне зависимости от периода, указанного в графике отпусков.

В своем сообщении от 13.02.2022 ведомство напоминает, что работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск отдельным категориям работников в любое удобное для них время. Такой отпуск гарантируется:

  • одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
  • работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 18 лет, до достижения младшим из детей возраста 14 лет;
  • работнику – в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;
  • работникам, пострадавшим в результате радиационных аварий или катастроф;
  • супругам военнослужащих;
  • ветеранам;
  • работникам, награжденным нагрудным знаком «Почетный донор России»;
  • работникам, удостоенным высшего звания или награжденным государственным орденами высшей степени (Герои СССР, Герои России, кавалеры Ордена Славы трех степеней, Герои Труда, Герои социалистического труда);
  • работникам, которые ранее были отозваны из отпуска, в части неиспользованной в связи с этим части отпуска;
  • работникам в возрасте до 18 лет.

При этом утвержденный ранее график отпусков не является препятствием для реализации права такого работника на использование отпуска в удобное для него время. При необходимости работодатель должен внести в график отпусков соответствующие изменения.

Для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное время работнику следует обратиться к работодателю с письменным заявлением и приложением обосновывающих документов или их копий (при наличии). В заявлении следует указать продолжительность отпуска и дату его начала.

Следить за новостями удобно в нашем новостном Telegram-канале . Присоединяйтесь!

Категории работников, которым отпуска предоставляются в удобное для них время

При составлении графика отпусков, как и впоследствии, работодателю и его кадровикам необходимо учитывать и реализовывать право части работников на использование отпуска в удобное для них время. В графике отпусков дата начала отпуска таких работников может быть указана в соответствии с их пожеланиями (разумеется, оформленными письменно).

Если же такое пожелание работником не было выражено, то возможны два варианта:

1) указывается только количество дней отпуска, а в примечании делается отметка о дате окончания периода (рабочего года), в течение которого эти дни должны быть использованы работником;

2) либо в качестве даты начала отпуска проставляется последний день рабочего года — во исполнение требования ч. 1 ст. 122 ТК РФ о ежегодном предоставлении отпуска[1].

Однако даже если у работодателя имеется письменное пожелание работника о времени использования отпуска и это время закреплено графиком отпусков, работник, имеющий право на отпуск в удобное для него время, может потребовать предоставления ему отпуска в иное время, а работодатель обязан удовлетворить такое требование работника (разумеется, в пределах рабочего года): отпуск должен быть не запланирован на удобное время, а в удобное время предоставлен.

Для наглядности полный перечень категорий работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время, со ссылками на нормативные акты представим в форме таблицы.

[1] Этот способ мы считаем предпочтительным.

И. В. Журавлева,
консультант по трудовому праву и кадровому учету

Отпуск для сотрудника: как правильно оформить и оплатить

Трудовой кодекс гарантирует сотрудникам основной оплачиваемый отпуск — минимум 28 дней за рабочий год, его можно взять частями или использовать за раз целиком. В это время сотрудник не работает, но за ним компания или ИП сохраняет рабочее место и средний заработок.

Если работодатель не предоставит отпуск или не оплатит его, сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию, а компания или ИП получит штраф.

В этой статье все, что нужно знать работодателям об отпусках и расчете отпускных.

Кто получает отпуск

По ТК РФ отпуск получают все сотрудники, которые работают по трудовому договору. Неважно, как они трудятся — полный рабочий день или неполный, дома или в офисе, у ИП или в ООО, — отпуск все равно нужно предоставить. Сотрудник имеет право отдыхать каждый год. А вот для исполнителей по гражданско-правовым договорам отпуска не предусмотрены.

Отпуск считают за рабочий год, а не за календарный — с того дня, когда сотрудник устроился на работу.

Сотрудник пришел в компанию 10 октября 2022 года, его первый рабочий год — с 10 октября 2022 года по 9 октября 2023 года. За это время он должен был получить отпуск. Следующий рабочий год сотрудника начнется с 10 октября 2023 года.

Иногда рабочий год может стать длиннее, например, если человек взял больше 14 календарных дней отпуска за свой счет. Так, если он отдыхал за свой счет 20 дней, рабочий год увеличится на 6 дней.

В первый год работы сотрудник получает право на отпуск через 6 месяцев. Ключевое слово здесь — право. Не значит, что сотрудник сразу получит отпуск, но может обсудить даты отдыха с работодателем. Если сотрудник договорится с работодателем, можно уйти в отпуск и раньше. В следующие годы сотрудник может уйти в отпуск в любое время по графику отпусков.

В этих ситуациях работодатель не может отказать в отпуске:

  • женщина идет в отпуск до декрета или после него;
  • мужчина берет отпуск во время декрета жены;
  • внешний совместитель берет отпуск одновременно с отпуском на основной работе;
  • родитель ребенка-инвалида идет в отпуск;
  • сотрудник усыновил ребенка в возрасте до 3 месяцев;
  • сотрудника отозвали из ежегодного отпуска;
  • родитель трех и более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых меньше 14 лет, подает заявление на отпуск.

Эти сотрудники могут выбрать удобное для них время отдыха, даже если это не вписывается в планы работодателя.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Сколько длится отпуск и как его предоставлять

У большинства сотрудников отпуск — это 28 календарных дней. Если сотрудник моложе 18 лет, его отпуск будет длиннее — 31 день. Не обязательно брать все дни сразу, можно разбить их на части. Главное, чтобы одна из частей была минимум 14 дней.

Чтобы отдыхать больше, сотрудники иногда берут отпуск с понедельника по пятницу. По сути, это 5 календарных дней, а отдыхают они 7, захватывая субботу и воскресенье. Это нормальная практика, если работодатель не против. Но предоставлять отпуск только на выходные нельзя.

Как оформить отпуск

Придется составить много документов — обычно этим занимается сотрудник по кадрам или бухгалтер. Мы разберем все шаги, чтобы вы могли пройти по ним сами или проверить работу своих специалистов.

Шаг 1. Составить положение об отпусках. Документ не нужен, если работодатель будет предоставлять отпуска строго по трудовому кодексу. Но если он хочет увеличить длительность отпусков или выплачивать отпускные раньше, эти моменты нужно прописать в положении об отпусках. Документ составляют в произвольной форме, но мы рекомендуем предусмотреть такие пункты:

  1. Виды отпусков и их продолжительность: кто, когда и на сколько может идти в ежегодный оплачиваемый отпуск, положен ли сотруднику дополнительный отпуск или отпуск без сохранения зарплаты.
  2. Стаж работы для отпуска: какой стаж для какого отпуска нужен и что в этот стаж включается. Например, можно указать, что стаж не важен для отпуска за свой счет и для дополнительного отпуска.
  3. Какие документы оформляют по отпускам. Например, когда составляют и утверждают график отпусков, как сотрудников уведомляют о начале отпуска, когда сотрудник должен написать заявление на отпуск.
  4. Правила, по которым сотрудника могут отозвать из отпуска. Например, сотрудник дает согласие на отзыв из отпуска и пишет пожелания о том, когда хотел бы отгулять отпуск.
  5. Выплата отпускных. Прописывают срок — минимум за три календарных дня до начала отпуска. Если работодатель решит выплачивать отпускные раньше, это не будет нарушением. Если компания или ИП платит сотрудникам материальную помощь к отпуску, это тоже нужно прописать в документе. Работодатели, которые находятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут в этом разделе определить, как они компенсируют расходы на проезд в отпуск.

Шаг 2. Составить график отпусков. Это документ, в котором описано, кто и когда идет в отпуск. Его обязаны составлять все работодатели, кроме микропредприятий. Это компании, у которых среднесписочная численность сотрудников до 15 человек и доход до 120 млн рублей в год. Проверить наличие статуса можно в реестре ФНС.

Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Это удобно, когда работников 1—3, но если больше, проще составить один график.

График отпусков обязаны соблюдать работодатель и сотрудники. Сотрудник должен уйти в отпуск по графику, а работодатель — отпустить его в эти даты.

Закон разрешает менять даты отпуска, если и работник, и работодатель не против. Например, если сотрудник передумал идти в отпуск в сентябре и хочет отдыхать в ноябре, он должен согласовать это с работодателем. Или наоборот: если во время отпуска сотрудник нужен на работе, то отпуск можно перенести с согласия сотрудника.

График отпусков помогает разрешать споры между сотрудником и работодателем по поводу отпуска. Плюс это еще документ, который будет проверять трудовая инспекция. Если графика отпусков нет, крупная или средняя компания может получить штраф — от 30 000 до 50 000 ₽, малое предприятие или ИП — от 1000 до 5000 ₽, руководитель — от 1000 до 5000 ₽. За повторное нарушение штрафы больше.

График отпусков можно заполнять по форме или сделать произвольный бланк.

Образец формы для заполнения графика отпусков

В документе видно, кто и когда уходит в отпуск, это поможет вовремя выплатить отпускные и найти замену отсутствующему сотруднику

Утвердить график отпусков на следующий год нужно минимум за две недели до конца текущего года, например на 2023 год — до 17 декабря 2022 года. Руководитель компании или его заместитель подписывают график.

Если в компании есть профсоюз, график отпусков нужно согласовать с ним: направить проект графика и копии документов, которые подтверждают, что некоторые сотрудники могут взять отпуск в удобное время.

С графиком отпусков нужно ознакомить сотрудников. Закон не поясняет, как это сделать. Например, можно попросить каждого расписаться в своей графе.

Если сотрудник передумал и хочет изменить даты отпуска, он должен написать заявление. Работодатель может согласиться или отказать. Если сотрудник ушел в отпуск без согласия, его можно уволить за прогул.

Сотрудник не согласовал с работодателем перенос отпуска, и его уволили

Сотрудник написал заявление на отпуск по графику, но передумал и перенес даты отпуска. С руководителем согласовал это устно.

Когда сотрудник не вышел на работу, его уволили за прогул. Он обратился в суд и попросил признать увольнение незаконным. Судьи обратили внимание на то, что работодатель на перенос дат не соглашался, приказ на отпуск не издавали вообще не обязан предоставлять отпуск вне графика. Увольнение посчитали законным.

Шаг 3. Вручить сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели до начала отдыха. У документа нет обязательной формы, поэтому можно оформить его так:

Пример уведомления сотрудника об отпуске

Работодатель обязан уведомить сотрудника об отпуске по графику за две недели до его начала. Этот срок считают в календарных днях

Шаг 4. Получить от сотрудника заявление на отпуск. В положении об отпусках прописывают, когда сотрудник должен подать заявление на отпуск.

Если отпуск по графику, иногда работодатели отказываются от заявлений. Но если в положении об отпусках оно было прописано, то сотруднику можно дать такую форму.

Образец заявления на отпуск для сотрудника

Сотрудник пишет заявление на имя руководителя компании в произвольной форме

Шаг 5. Оформить приказ на отпуск, записку-расчет и выплатить отпускные. Приказ на отпуск — документ, который подтверждает, что сотрудник не приходит на работу по уважительной причине: он на отдыхе. Подписывают документ руководитель и сотрудник.

Пример приказа о предоставлении отпуска

Приказ на отпуск подписывают все сотрудники, даже дистанционные

На основании приказа составляют записку — расчет отпускных. Этот документ подписывают специалист отдела кадров и бухгалтер, который делал расчет.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику с лицевой и обратной сторон

Записка-расчет состоит из двух сторон: на лицевой стороне вносят записи об отпуске, на обратной — данные для расчета отпускных.

Как рассчитать отпускные

Отпускные рассчитывают по формуле:

Формула расчета отпускных

Главная проблема тут — правильно рассчитать средний дневной заработок. Вот два шага:

  1. Посчитать доход сотрудника.
  2. Рассчитать количество отработанных дней.

Посчитать доход сотрудника. Расчетный период для отпуска — 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска.

Отпуск начинается в июне. Расчетный период — с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего.

В доход включают все выплаты за работу, которые были начислены сотруднику: зарплату, премии, переработки.

Премию по итогам года учитывают, если она начислена за год, предшествующий отпуску. Когда она начислена — в расчетном периоде или после, — не важно.

Например, менеджер уходит в отпуск с 01.03.2023. Расчетный период — с 01.03.2022 по 28.02.2023. За этот период ему начислили две годовые премии:

за 2021 год — в мае 2022 года;

за 2022 год — в феврале 2023 года.

При расчете отпускных учтут только одну премию — за 2022 год. Годовая премия за 2021 год, хоть и попала в расчетный период, к нему не относится, поэтому ее не учитывают.

Квартальную ежемесячную и полугодовую премии, начисленные в расчетном периоде, включают в расчет только по одной за каждый показатель премирования. Например, за один месяц можно учесть одну премию за количество продаж и одну за объем выручки в том же месяце.

Разовую премию учитывают, если она предусмотрена в положении о премировании или другом локальном нормативном акте.

Премии к праздникам — не включают.

Если в расчетном периоде отработаны не все дни, полностью учитывайте только премии, начисленные с учетом отработанного времени. Остальные премии — пропорционально отработанному времени.

Отпускные, командировочные, больничные, материальная помощь, компенсация проезда — не включают.

Рассчитать, сколько дней отработано. Тут все зависит от того, полностью отработаны месяцы рабочего года или нет. Например, в какие-то дни сотрудник мог болеть или быть в командировке. А вот выходные и праздники значения не имеют. Например, человек не болел в январе, и, несмотря на новогодние праздники, месяц считается отработанным полностью.

Если сотрудник полностью отработал год до отпуска, средний дневной заработок считают так:

Выплаты, которые включат в расчет среднего заработка за расчетный период
— это среднемесячное число календарных дней.

У сотрудника отпуск с 17 апреля 2023 года. Расчетный период с 1 апреля 2022 года по 31 марта 2023 года отработан полностью. Доход за это время —

Средний дневной заработок для оплаты отпускных: 1 110 000 ₽ / 12 / 29,3

Если сотрудник не работал какие-то дни расчетного периода, например был в отпуске по уходу за ребенком, на больничном, в командировке, это время и выплаты за него не входят в расчет.

Средний дневной заработок = Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах).

Сотрудник уходит в отпуск с 6 по 19 июля 2023 года на 14 дней. Его доход за рабочий год — 750 000 ₽.

Расчетный период — год до месяца отпуска: с 1 июля 2022 года по 30 июня 2023 года. В это время сотрудник был:

— в отпуске в августе 2022 года — 7 календарных дней;

— в командировке в декабре 2022 года — 9 дней;

— на больничном в феврале 2023 года — 7 календарных дней.

Полностью отработанные месяцы расчетного периода:

— в 2022 году: июль, сентябрь, октябрь, ноябрь, итого 4;

— в 2023 году: январь, март, апрель, май, июнь, всего 5.

Общее число полностью отработанных месяцев — 9.

Не полностью отработанные месяцы расчетного периода:

— в 2022 году: август, декабрь;

— в 2023 году: февраль.

Количество дней в не полностью отработанных месяцах:

— в августе 2022 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 7 дней) = 22,68 дня;

— в декабре 2022 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 9 дней) = 20,79 дня;

— в феврале 2023 года: 29,3 / 28 дней × (28 дней − 7 дней) = 21,98 дня.

Средний дневной заработок: 750 000 ₽ / (29,3 × 9 месяцев + 22,68 дня + 20,79 дня + 21,98 дня) = 2278,6 ₽.

Отпускные 2278,6 ₽ × 14 дней = 31 900,4 ₽.

Если средняя зарплата сотрудника, работающего на полную ставку, меньше федерального МРОТ, то для расчета отпускных берут МРОТ. В 2023 году это 16 242 ₽.

Как выплатить отпускные

Это нужно сделать минимум за три календарных дня до начала отпуска.

Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — отпускные ему нужно перечислить до 7 декабря. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, отпускные надо выплатить в четверг. Если дата выплаты выпадает на выходной или праздник, отпускные перечисляют за день до этого.

Отпускные можно перечислить вместе с зарплатой.

В компании зарплату выплачивают 4 декабря. Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — 4 декабря надо выплатить зарплату и можно перечислить отпускные.

Главное, не нарушить общий срок выплаты — минимум за 3 календарных дня до начала отпуска.

Какие налоги и взносы при выплате отпускных

Работодатель не только начисляет отпускные, но еще платит с них НДФЛ и взносы. Все тонкости знают бухгалтеры, но на всякий случай все равно обращаем на это внимание.

НДФЛ — со всей суммы отпускных. Сотрудник получает отпускные за минусом налога.

Перечислить НДФЛ на единый налоговый счет — ЕНС — нужно не позднее:

  • 28 января — для налога, удержанного с отпускных, выплаченных
  • 28-го числа текущего месяца — для налога, удержанного с отпускных, выплаченных с 23-го числа предыдущего месяца по 22‑е число текущего месяца;
  • последнего рабочего дня календарного года — для налога, удержанного с отпускных, выплаченных с 23 по 31 декабря.

Если крайний срок уплаты выпадает на выходной — НДФЛ с отпускных нужно перечислить в ближайший за ним рабочий день.

Сотрудник получил отпускные 15 октября 2023 года, НДФЛ, удержанный при их выплате, нужно перечислить в бюджет до 30 октября, потому что — суббота. Но можно перечислить и раньше, это не запрещено.

Страховые взносы — платит работодатель. Всю сумму отпускных облагают страховыми взносами в месяце начисления. Перечислить взносы в бюджет на ЕНС нужно до 28-го числа следующего месяца. Дата выплаты отпускных на это не влияет.

Отпускные начислены в октябре, а сотрудник получил их в ноябре. За октябрь — включаем в базу по страховым взносам. Перечислить взносы на ЕНС нужно до 28 ноября.

Налог на прибыль — если компания на ОСНО. Учет отпускных зависит от наличия резерва на их выплату. Вот два способа:

1. Включают в расходы ежемесячно по мере начисления. Если отпуск приходится на разные месяцы, то отпускные распределяют пропорционально количеству дней отпуска в каждом месяце.

Отчетный период компании по налогу на прибыль — первый квартал, полугодие и девять месяцев.

Инженер идет в отпуск с 26 марта по 8 апреля, ему начислены отпускные — 30 000 ₽.

В расходах по налогу на прибыль бухгалтер отразит отпускные так:

  • в первом квартале: 30 000 ₽ / 14 дней × 6 дней = 12 857,14 ₽;
  • в полугодии: 30 000 ₽ / 14 дней × 8 дней = 17 142,86 ₽.

2. Создают резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Отчисления в такой резерв признают в расходах равномерно в течение года, независимо от того, когда сотрудники идут в отпуск, а оплату отпусков списывают за счет резерва.

Работодатель не обязан формировать резерв и делает это по желанию. Все эти тонкости тоже знают бухгалтеры.

Налог при УСН «Доходы минус расходы». Отпускные с НДФЛ учитывают в расходах на дату их выплаты, а взносы — на дату перечисления в бюджет.

Когда отпуск можно продлить или перенести

Ежегодный отпуск придется продлить в трех случаях:

  1. Сотрудник заболел во время отпуска и оформил больничный.
  2. Во время отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности, например его призвали на военные сборы или он был в суде присяжным заседателем.
  3. Во время отпуска были праздничные дни. Например, отпуск у сотрудника был с 1 по 14 июня. 12 июня — праздник, значит, отпуск продлят на один день, сотрудник выйдет на работу не 15, а 16 июня. Однако отпускные за такой дополнительный день не положены.

По умолчанию нельзя продлить отпуск, если в это время заболел ребенок или другой родственник. Но работодатель может прописать это в положении об отпусках, и тогда болезнь члена семьи будет основанием для продления отпуска.

Отпуск продлевают на то количество дней, которое совпало, например, с больничным.

Сотрудник ушел в отпуск 1 декабря на 14 дней. Во время отпуска он проболел 5 дней. В этом случае отпуск продлят на 5 дней.

Сотрудник должен сообщить работодателю, что из отпуска он выйдет позже, например написать заявление.

Пример заявления на продление отпуска по причине больничного

Сотрудник пишет заявление на продление отпуска в произвольной форме и указывает документ, который подтверждает причину продления

Если сотрудник хочет не продлить, а перенести отпуск, это нужно согласовать с работодателем.

Когда можно отозвать из отпуска

Чтобы отозвать сотрудника из отпуска, нужно получить от него согласие. Причем не со всеми сотрудниками это можно сделать.

Нельзя просить прервать отпуск:

  • сотрудников до 18 лет;
  • беременных женщин;
  • сотрудников, которые работают во вредных условиях.

Это нарушение закона, можно получить штраф.

Если сотрудник согласился выйти на работу, ему придется предоставить дни, которые он не догулял. Причем он может выбрать удобное время в течение текущего года или присоединить дни к отпуску следующего года.

Как правильно оформить отзыв из отпуска, в законе не сказано. Рекомендуем такой порядок.

Шаг 1. Получить от сотрудника согласие прервать отпуск. Если сотрудник, который ушел в отпуск, очень нужен на работе, то его руководитель пишет на имя руководителя компании служебную или докладную записку. Можно, например, в такой форме:

Пример докладной записки об отзыве сотрудника из отпуска

В докладной записке указывают причину отзыва работника из отпуска и желаемую дату его выхода на работу

Если руководитель компании разрешает отозвать сотрудника из отпуска, он отправляет сотруднику уведомление об этом по e-mail или телеграммой. Сотрудник должен согласиться письменно. Вот пример уведомления сотрудника:

Пример уведомления об отзыве сотрудника из отпуска

Уведомление об отзыве из отпуска пишут в произвольной форме. Подписывает его руководитель компании

Шаг 2. Издать приказ. К моменту выхода сотрудника на работу работодатель должен издать приказ об отзыве из отпуска в произвольной форме. В приказе указывают:

  • причину отзыва работника;
  • дату выхода на работу;
  • время, когда будут предоставлены неиспользованные дни отпуска.

Образец приказа об отзыве работника из отпуска выглядит так:

Образец приказа об отзыве сотрудника из отпуска

Подписывает приказ об отзыве из отпуска руководитель компании

Шаг 3. Внести изменения в график отпусков. В графе 10 «Примечание»: указать, что сотрудника отозвали из отпуска, и дату, когда он начал работать.

В графу 8 «Основание (документ)» нужно внести реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графу 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату, когда будут использованы оставшиеся дни отпуска.

Шаг 4. Внести изменения в табель учета рабочего времени. Дни отпуска до отзыва сотрудника следует отражать в табеле «ОТ» или «09». Дни, когда сотрудник вышел из отпуска, — в табеле «Я» или «01».

Шаг 5. Пересчитать отпускные. Если сотрудник вышел на работу, он должен получать зарплату, а не средний заработок, как при расчете отпускных. Поэтому работодателю придется пересчитать отпускные, исходя из уменьшенного количества дней отпуска.

Излишне выплаченные отпускные нужно зачесть в счет ближайшей зарплаты работника.

Когда можно заменить отпуск денежной компенсацией

Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника можно компенсировать деньгами только в двух случаях:

  • сотрудник увольняется, и у него остались неиспользованные дни отпуска. Тогда работодатель при увольнении вместе с зарплатой выплачивает компенсацию за те дни отпуска, которые сотрудник не отгулял;
  • сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуск. В этом случае деньгами можно заменить ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

Нельзя заменить деньгами дополнительный отпуск:

  • беременным;
  • работникам до 18 лет;
  • сотрудникам, которые работают во вредных условиях.

Допустим, у сотрудника ненормированный рабочий день. По коллективному договору он может взять дополнительный отпуск к основному — 4 календарных дня. 28 дней он отгулял, а 4 дня — нет. Поэтому эти 4 дня перенесли на 2023 год.

Теперь сотрудник может взять 36 дней отпуска: 4 дня за 2022 год и 32 дня за 2023 год. Он может написать заявление и заменить денежной компенсацией ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, то есть 8 календарных дней: 4 дня за прошлый год и 4 дня за текущий.

Право на отпуск при увольнении работника

Перед увольнением сотрудник может написать заявление и взять все неиспользованные дни отпуска. Но давать такой отпуск или не давать — решает работодатель.

Если он не подпишет заявление сотрудника об отпуске с последующим увольнением, то должен выплатить ему компенсацию за неиспользованные дни отпуска.

Если сотрудник самовольно уйдет в отпуск, работодатель вправе уволить его за прогул.

Тут есть одна особенность: датой прекращения трудового договора считают не последний день работы, а последний день отпуска. Однако выплатить сотруднику зарплату и все компенсации, связанные с увольнением, и отдать трудовую книжку, если она ведется, нужно перед его уходом в отпуск, в последний день работы.

Чтобы оформить отпуск с последующим увольнением, работодатель должен получить от сотрудника заявление. Оно немного отличается от обычного заявления на отпуск.

Пример заявления на отпуск с последующим увольнением

Если сотрудник передумал увольняться, то может отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска. За исключением случая, когда на его место уже приглашен переводом другой сотрудник

Штрафы за нарушения по отпускам

Работодатель может пострадать, если не дает сотрудникам ежегодный отпуск, не составляет или не соблюдает график отпусков. А еще компания или ИП не может уволить сотрудника, который ушел в отпуск. Исключение — если компания ликвидируется или ИП прекращает регистрацию.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *