Отправляемся в служебную командировку
В каком случае сотрудник может отказаться от поездки? Заплатят ли за выходной или праздничный день в пути и за сверхурочную работу во время однодневной командировки? И почему проезд и проживание в гостинице работодатель обязан оплатить, а питание – нет?
Какую поездку работника можно считать командировкой?
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Порядок направления работников в командировки на территории РФ и за ее пределы регулируется Трудовым кодексом РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749).
В п. 3 Положения № 749 указано, что местом постоянной работы следует считать место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором. Поездка в обособленное подразделение организации-работодателя (представительство, филиал), если оно находится вне места постоянной работы сотрудника, также признается командировкой. Поэтому поездка в головной офис для работника, постоянным местом работы которого является обособленное структурное подразделение, тоже будет командировкой – но только если речь идет о другом населенном пункте. Поездка работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не является (данный вывод содержится в Определении Санкт-Петербургского городского суда от 7 июля 2010 г. по делу № 33-9127/2010).
Если выполнение работником трудовой функции требует постоянных перемещений, то в его трудовом договоре должно быть указано, что работа носит разъездной характер или осуществляется в пути. Служебные поездки таких работников командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения № 749). В Письме Минтруда России от 2 сентября 2020 г. № 14-2/ООГ-14185 разъясняется, что разъездной характер работ подразумевает постоянное выполнение работником должностных обязанностей за пределами своей организации. При этом он может ежедневно после работы возвращаться домой. Так трудятся, например, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей). Служебные поездки этих работников являются условиями, в которых осуществляется выполнение трудовой функции.
Таким образом, если работники постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков, то данные поездки командировками не являются. В таких случаях работникам возмещаются расходы, связанные со служебными поездками: расходы по проезду и найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя (ст. 168.1 ТК РФ).
Если же поездки работника не являются постоянными и каждый раз осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то их следует рассматривать как служебные командировки. Командированным возмещаются те же расходы, что и сотрудникам с разъездной работой (ст. 168 ТК РФ). Но есть и существенное отличие: если для последних разъезды – привычные условия работы, то для работников с постоянным местом работы поездки таковыми не являются, и отправить в командировку не каждого из них у работодателя получится.
Кого нельзя отправить в командировку?
Поездки лиц, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, не являются командировками. В служебные командировки можно направлять только тех, с кем у работодателя заключен трудовой договор. Но и тут есть исключения: не всех работников можно отправить в командировку, а у некоторых нужно будет получить согласие.
Работодатель не вправе направлять в служебные командировки:
- работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);
- беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
- работников в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников, чьи профессии и должности включены в Перечень, утв. Постановлением Правительства РФ от 28 апреля 2007 г. № 252) (ст. 268 ТК РФ);
- работников, являющихся зарегистрированными кандидатами, во время проведения выборов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12 июня 2002 г. № 67-ФЗ).
В служебную командировку могут быть направлены только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением (ст. 167, 259, 264 ТК РФ):
- женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
- матери, отцы, опекуны, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет;
- родители, имеющие ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом;
- работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, в период до достижения младшим ребенком возраста 14 лет;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
- работники, являющиеся инвалидами.
Данные работники должны быть письменно ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.
Если работник не относится к перечисленным выше категориям, то он не вправе отказаться от командировки. Такой отказ может повлечь за собой привлечение к дисциплинарной ответственности в виде выговора или замечания (о расторжении трудового договора из-за неоднократного неисполнения работником своих трудовых обязанностей читайте в статье «Уволить работника по инициативе работодателя стало сложнее»).
Как определяются сроки служебной командировки?
Работник направляется в служебную командировку всегда на конкретный срок (ст. 166 ТК РФ). Его определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Минимальные и максимальные сроки командировки законодательно не установлены (п. 4 Положения № 749).
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. Причем при его отправлении до 24:00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 – последующие сутки. Например, поезд отправляется 15 ноября в 22:45, значит, эта дата и будет днем выезда в командировку. Если же поезд оправляется 16 ноября в 00:05, то днем выезда в командировку будет 16 ноября. Так же определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день возвращения решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения № 749).
Оплатят ли день выезда в командировку или день возвращения, если он пришелся на выходной или нерабочий праздничный день?
Время, проведенное работником в пути по заданию работодателя, не является временем отдыха, поскольку он не может использовать его по своему усмотрению. Значит, оно должно оплачиваться как время нахождения в командировке. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 5 Положения № 749). Согласно ст. 153 ТК РФ работа в такие дни оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха. Тогда работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Таким образом, день в дороге в выходной или праздник должен быть оплачен не менее чем в двойном размере.
Как оплатят сверхурочную работу во время однодневной командировки?
Поскольку сроки командировки в законодательстве не установлены, она может быть и однодневной. В таких случаях проблем не возникает, если работник смог выполнить служебное задание работодателя и вернуться из командировки к своему месту жительства в пределах рабочего времени. А если только время в пути занимает более 3 часов в одну сторону? Например, чтобы добраться до места назначения, работник должен выехать в 06:00. Затем с 09:00 до 18:00 он работает. А из командировки он вернется только в 21:00.
Ранее выполнение поручения работодателя в командировке за пределами продолжительности рабочего времени квалифицировалось судами как сверхурочная работа. Например, такая позиция отражена в Определении Верховного суда Удмуртской Республики от 23 октября 2012 г. № 33-3369/2012 и Решении Челябинского областного суда от 25 февраля 2015 г. по делу № 7-122/201. Оно и понятно, ведь время в пути не является временем отдыха и не может быть использовано работником по своему усмотрению.
Так было до вынесения Шестым кассационным судом общей юрисдикции Определения от 14 ноября 2019 г. по делу № 8Г-470/2019. Тогда работник в суде пытался добиться выплаты зарплаты за сверхурочную работу во время командировки. По его мнению, переработка возникла из-за того, что он направлялся в командировки для участия в судебных заседаниях на автомобиле под управлением штатных водителей работодателя до начала рабочего дня и возвращался после его окончания. В подтверждение данного факта работник представил путевые листы. Однако судей доводы работника не убедили. Суд заключил, что во время служебной поездки работник выполняет отдельное служебное поручение, а не трудовую функцию за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя. А значит, о сверхурочной работе говорить в данном случае нельзя.
Представляется, что это определение останется исключением. Ведь проезд работника к месту командирования выполняется им не по собственной инициативе, а необходим для выполнения поручения работодателя и по сути является его частью. Отсюда следует, что проезд к месту командирования и обратно, который пришелся на время ежедневного отдыха работника, должен оплачиваться по правилам ст. 152 ТК РФ («Оплата сверхурочной работы»). Такую точку зрения можно встретить и в разъяснениях специалистов Роструда – правда, последнее подобное разъяснение было дано в виде ответа на вопрос в феврале 2019 г.
Как оформляется командировка и учитываются командировочные расходы?
Командировка работника оформляется приказом (распоряжением) работодателя. При подготовке приказа о направлении сотрудника в служебную командировку трудностей обычно не возникает – можно воспользоваться унифицированной формой, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Вопросы чаще начинают появляться при учете командировочных расходов. И здесь следует обратиться к Положению № 749.
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения № 749).
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п. 26, 7 Положения № 749):
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
- документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
- служебную записку или иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, когда это необходимо (случаи, когда это может понадобиться, указаны в п. 7 Положения № 749).
Вопросов об оплате расходов по проезду и найму жилого помещения чаще не возникает, а вот в каком размере должны возмещаться суточные расходы? Это дополнительные расходы, связанные с тем, что человек некоторое время живет вне места постоянного жительства. Суточные выплачивают за каждый день пути к месту командировки, а также за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники. Размер суточных в компании определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения № 749). Если их размер договором или актом не определен, целесообразно прописать его в приказе о направлении работника в служебную командировку.
Для коммерческих организаций ни нижний, ни верхний предел размера суточных в законодательстве не установлен. Как правило, работодатель выплачивает по 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России, поскольку такие суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217, 422 НК РФ).
Обратите внимание: если проезд и проживание командированного работодатель обязан оплатить, то кормить его – нет, для этих целей выплачиваются суточные. В Письме Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 2 марта 2017 г. № 03-03-07/11901 указано, что расходы на питание в командировке не подлежат возмещению при проезде к месту командирования и обратно согласно законодательству РФ. Да, возможно, в данном письме речь идет лишь о питании при проезде к месту командировки и обратно (в поезде, самолете и т.п.), но судебная практика делает неутешительные выводы. Согласно Определению Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 6 августа 2020 г. по делу № 8Г-4378/2020 с работника были взысканы понесенные работодателем расходы на оплату его ужинов в гостинице. Суд посчитал, что эти расходы не относятся к расходам по найму жилого помещения и должны оплачиваться командированным работником за счет выплачиваемых ему суточных.
Конечно, правильнее расходы работников на питание хотя бы частично возмещать. Ведь чаще у них нет возможности готовить себе в командировке, и они вынуждены ходить в кафе и рестораны, а значит, тратить на еду значительно больше денег, чем дома. В таких условиях суточных в размере 700 руб. может не хватить. Поэтому многие работодатели организовывают питание работников в командировке или компенсируют его за счет представительских расходов. Если же работодатель об этом не подумал – увы, работникам придется довольствоваться суточными.
Кого нельзя отправлять в командировку
ТК РФ Статья 268. Запрещение направления в служебные командировки, привлечения к сверхурочной работе, работе в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни работников в возрасте до восемнадцати лет
Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 268 ТК РФ
Запрещаются направление в служебные командировки, привлечение к сверхурочной работе, работе в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни работников в возрасте до восемнадцати лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений).
(в ред. Федеральных законов от 30.06.2006 N 90-ФЗ, от 28.02.2008 N 13-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Ст. 268 ТК РФ. Запрещение направления в служебные командировки, привлечения к сверхурочной работе, работе в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни работников в возрасте до восемнадцати лет