Как списать печать и штамп и правильно оформить
Перейти к содержимому

Как списать печать и штамп и правильно оформить

  • автор:

Акт об уничтожении печати и штампа

Составление акта об уничтожении печатей и штампов происходит тогда, когда на предприятии принимается решение об утилизации штемпельных изделий. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

Зачем уничтожать печати и штампы

Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

  • износ,
  • порча,
  • устаревание,
  • ликвидация или реорганизация фирмы,
  • изменение реквизитов фирмы и т.д.

Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

Порядок проведения процедуры уничтожения

На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:

  1. Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
  2. Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
  3. На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
  4. Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.

Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.

Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.

Комиссия: состав и цели

В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

  • директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
  • сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
  • специалист кадрового отдела,
  • юрист,
  • секретарь.

Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

  • резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
  • спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

Как составить акт

Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:

  • номер, место и дату создания акта,
  • название организации,
  • данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
  • состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
  • причину уничтожения печати или штампа,
  • основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
  • время, место и способ уничтожения.

Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.

Образец акта об уничтожении печати и штампа

Как оформить акт

Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

Как и сколько хранить акт

Акт об уничтожении печатей и штампов следует хранить вместе с другими документами на протяжении установленного законом или внутренними положениями компании периода (но не менее трех лет), по истечении этого срока акт можно утилизировать.

Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)

В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?

На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:

  • Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
  • Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
  • Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).

Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.

ВНИМАНИЕ! Коммерческие организации вправе совсем отказаться от использования печати.

Порядок отказа от использования печати разъянили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в материал, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

О том, все ли документы сегодня следует оформлять печатью, см. в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Вместе с тем в настоящее время отсутствует единый нормативный документ (закон), предписывающий всем субъектам хозяйствования уничтожать печати при наступлении указанных выше обстоятельств. Поэтому уничтожение печатей отвечает интересам, в первую очередь, самой организации.

ВАЖНО! Факт уничтожения прежней печати следует задокументировать соответствующим актом.

Бланк акта об уничтожении печати можно скачать, кликнув по ссылке ниже.

Как именно уничтожить ранее находившуюся в эксплуатации печать, должен решить руководитель компании.

Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?

Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:

  • осуществить уничтожение печати самостоятельно;
  • поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).

Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.

Алгоритм действий в данном случае будет следующим:

  1. Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
  2. После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.

Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).

Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).

Итоги

Списать и уничтожить печать не представляет особой сложности. Делать это компании следует как в случае, когда прежняя печать более неактуальна, так и в случае, когда печать пришла в негодность. Компания может уничтожить печать самостоятельно или поручить это третьей стороне, специализирующейся на оказании подобных услуг.

Акт об уничтожении печати и штампа — бланк и образец 2023 года

Многие организации в своей деятельности используют различные штемпельные изделия, за которыми ведется строгий учет. Но при определенных ситуациях возникает необходимость от них избавиться. Нужно понимать, печать нельзя просто так уничтожить. Данный процесс должен сопровождаться определенными действиями, и оформление соответствующего акта считается обязательным.

Файлы для скачивания:

Форма

Акт об уничтожении печати и штампа

Закон не обязывает предприятия использовать в этих целях какой-то специальный бланк. Соответственно, для его оформления подойдет обычный альбомный лист. Хотя некоторые фирмы в своей политике утверждают специально разработанные шаблоны. Обычно к этому прибегают в тех ситуациях, когда приходится часть оформлять подобные документы. Но нужно помнить, независимо от того, в какой форме будет составляться акт, в нем должны присутствовать обязательные данные. К ним относятся:

  • дата и место оформления;
  • номер, присвоенный внутренним документооборотом;
  • название компании;
  • сведения о печати, например, что на ней изображено, какая указана информация;
  • перечисляются члены комиссии;
  • на каком основании происходит уничтожение;
  • причина выполнения данной процедуры;
  • каким именно способом была уничтожена печать.

Оттиски уничтожаемой продукции должны быть проставлены в акте. При этом ответственные лица должны указать, что после уничтожения печать не является пригодной для дальнейшей эксплуатации.

Зачем уничтожать печати и штампы

Существуют различные причины, при которых печать нужно уничтожить. К наиболее популярным из них относятся:

  • механические повреждения;
  • естественный износ;
  • устаревшая информация;
  • реорганизация компании;
  • изменение реквизитов компании.

Кроме этого, когда законодательством было разрешено отказаться от использования печатей, многие компании решили воспользоваться данной возможностью. По сути, теперь организации используют штемпельные изделия по своему желанию. Если руководство фирмы считает, что печать больше не нужна, она подлежит уничтожению.

Стоит отметить, в законодательстве нет правил, по которым организации в обязательном порядке должны утилизировать печать. Но нужно понимать, если печать просто выбросить, ею может воспользоваться кто-то другой. Маловероятно, но все-таки присутствует вероятность того, что печать может использоваться злоумышленниками. Поэтому уничтожение является мерой безопасности для любой компании.

Порядок проведения процедуры уничтожения

Порядок проведения процедуры уничтожения

Что касается контроля со стороны государственных органов, то они полностью отсутствуют, как при создании печатей, так и при их уничтожении. Таким образом, руководители организаций самостоятельно разрабатывают правила, по которым происходит утилизация. Однако основные этапы данного процесса примерно одинаковы:

  • управленец принимает решение уничтожить печать. Такое решение может касаться не только одной печати, но и нескольких;
  • свое решение директор отображается в специальном приказе, который и является основанием для начала проведения процедуры;
  • назначаются члены комиссии, которые будут отвечать за каждое выполненное действие;
  • на завершающем этапе члены комиссии все подробности указывают в соответствующем акте;
  • непосредственное уничтожение печати.

В некоторых ситуациях крупные компании, вместо создания специальной комиссии, доверяют уничтожение другим организациям. Также нужно знать, если штамп или печать были утеряны, украдены или просто пропали без вести, акт об утилизации здесь не подходит. Сначала пропажу нужно найти, обратившись в полицию. Также следует оповестить об этом и налоговую службу.

Что касается состава комиссии, то руководитель может назначать любых сотрудников. Обычно сюда входят работники, которые непосредственно отвечают за уничтожаемую печать. Также могут назначаться юристы, кадровики, секретарь. В качестве председателя комиссии может выступать сам директор, или другой сотрудник из руководящего состава. Что касается самой утилизации, то здесь используются различные способы:

  • если изделие из резины, полимера или другого мягкого материала, оно разрезается ножницами на мельчайшие частицы;
  • если материал горящий, печать можно спалить;
  • что касается металлических печатей, их следует распиливать при помощи соответствующих инструментов.

В общем, задачей членов комиссии является уничтожение изделия таким образом, чтобы оно больше не было пригодным для дальнейшей эксплуатации.

Как составить акт об уничтожении печати и штампа в 2023 году

Как составить акт об уничтожении печати и штампа в 2021 году

Что касается оформления, то какие-то строгие правила здесь отсутствуют. Крайне желательно, чтобы документ был составлен без ошибок и опечаток. Вообще, специалисты рекомендуют придерживаться правил заполнения других официальных документов. Это означает, здесь должна быть «шапка», основа и завершающая часть. Конечно, никто не запрещает вписывать данные от руки. Но при этом нужно позаботиться о том, чтобы все сведения были читаемыми. Хотя на практике можно увидеть, практически все компании заполняют подобные документы при помощи компьютера.

Обычно документ составляется в одном экземпляре. Хотя в том случае, если есть необходимость, их количество можно увеличить. На каждом предприятии существует специальный журнал, в котором фиксируется передвижение печатей. Именно здесь необходимо поставить соответствующую отметку. Процесс заполнения документа можно рассмотреть поэтапно:

  1. В верхней части указывается компания, на которой происходит уничтожение печати.
  2. Прописывается название документа, а также указывается номер, присвоенный внутренним документооборотом.
  3. Ниже нужно прописать дату и место заполнения.
  4. Далее указывается причина, по которой происходит уничтожение.
  5. Перечисляются члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы.
  6. Ниже необходимо упомянуть о том, какой именно способ для уничтожения был выбран.
  7. Нелишним будет упомянуть, что после уничтожения печать не подлежит использованию.
  8. Если речь идет о нескольких печатях и штампах, можно использовать таблицу. Здесь указывается количество, проставляются оттиски. По сути, это и будет образцом уничтожаемой печати.
  9. В завершающей части каждый член комиссии должен подписать документ.

После того, как документ полностью оформлен, его должен удостоверить директор. Для этого акт подается ему на подпись. Также заверить может и другой сотрудник, полномочия которого позволяют подписывать документы подобного рода.

Образец

Как составить акт об уничтожении печати и штампа

Скачать бланк и образец

Как и сколько хранить акт об уничтожении печати и штампа

После того, как руководитель подписал документ, он отправляется на хранение к другой аналогичной документации. Находиться он может в бухгалтерском отделе или в архиве. Обычно акт об уничтожении хранится не менее трех лет. Хотя здесь многое зависит от внутреннего положения организации. Руководитель имеет право назначить более длительный срок хранения такого документа. После того, как это время пройдет, акт можно уничтожить.

Акт об уничтожении печати и штампа. Образец 2018 года

[число, месяц, год] в [час. мин.] произведено уничтожение путем [способ уничтожения: изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла — опиливаются двумя перекрестными линиями] следующих печатей и(или) штампов:

Комиссия пришла к заключению, что предпринятые меры привели к полному разрушению печатающих поверхностей печатей и штампов, не допускающему возможности их восстановления и дальнейшего использования.

1) [должность, Ф. И. О., подпись]

2) [должность, Ф. И. О., подпись]

3) [должность, Ф. И. О., подпись]

Доступ к полным текстам статей осуществляется по подписке. Несколько статей каждого номера находятся в открытом доступе. Также Вы можете получить один из номеров журнала бесплатно. Если Вам понравился наш журнал, информацию по подписке можно получить здесь . Вот список подписок, которые позволяют читать эту статью:

Статьи по теме

После того как руководство организации примет и утвердит решение об утилизации печати, издается акт уничтожения. Данный документ является внутренним документом организации и составляется в порядке, утвержденном для данного вида деловых бумаг.

Из статьи вы узнаете:

Федеральные законы Российской Федерации, регламентирующие деятельность предприятий разных форм собственности, определяют необходимость наличия у каждого юридического лица печати с указанием ее названия компании и адреса.

Организации, имеющие в своем арсенале большое количество штемпельных изделий, должны с особым вниманием подходить к вопросу их учета, хранения и утилизации.

Акт уничтожения штампов образец

Все разнообразие штемпельных изделий, которые изготавливает и использует в своей деятельности фирма, может быть классифицировано на основании разных критериев. По виду оттиска, получаемого при использовании печати или штампа, они делятся на штемпельные изделия с оттиском на бумажном носителе с использованием типографской краски и на печати с объемным оттиском на сургуче, пластилине или пломбе. По форме штемпельные изделия могут быть круглыми, овальными, прямоугольными или треугольными. По статусу – основными и вспомогательными и т.д.

Причины уничтожения печатей

Утилизация, т.е. уничтожение печатей и штампов, происходит в организации по ряду причин. Одна из них – выход закона об отмене обязательного визирования документации с помощью печатей и штампов. Раньше, до выхода этого закона, все организации должны были использовать штемпельные изделия при работе с документами в обязательном порядке, теперь данная процедура не является обязательной. Право любой компании — продолжать или нет использовать клише в своей работе. Единственное условие — данный порядок должен быть закреплен локальным нормативным актом компании.

Есть и другие причины ликвидации клише:

  1. физический износ;
  2. порча;
  3. реорганизация или ликвидация компании;
  4. изменение реквизитов компании.

Следует отметить, что утилизация штемпельных изделий не является для компании обязательной процедурой. Цель утилизации – обезопасить организацию от возможности незаконного использования ее атрибутов мошенниками.

Процедура уничтожения: порядок проведения

В 2017 году законодательство не определяет стандартной процедуры производства и ликвидации штемпельных изделий фирмы. Нормативно-правовую базу данных действий каждая организация может разработать и утвердить самостоятельно.

В принципе, изобретать ничего не нужно. В каждой фирме процедура утилизации штемпельной продукции происходит примерно по одной и той же схеме:

Руководство компании принимает решение об уничтожении печатей, утративших свою актуальность (решение может касаться одного клише, целой серии клише или всех штемпельных изделий фирмы);

Подготовка, издание и утверждение приказа;

Создание комиссии, ответственной за уничтожение штемпельных изделий;

Составление акта уничтожения печатей.

В отдельных случаях предприятия не проводят самостоятельно процедуру утилизации клише, а поручают ее сторонним исполнителям.

Обращаем особое внимание на то, что акт об уничтожении нельзя составить задним число в отношении клише, которые был потеряны или похищены. В этих случаях нужно подать заявления в полицию о краже или потере. Также об этом нужно сообщить в налоговые органы, банк и дать объявление в СМИ с целью предотвращения несанкционированного использования атрибутов фирмы мошенниками.

Комиссия по уничтожения

Численный состав комиссии обычно небольшой, но и не менее двух представителей организации. Теоретически, это могут быть любые сотрудники фирмы, но практике членами комиссии чаще всего назначают директора или его заместителя, сотрудника, ведущего учет и хранение штемпельных изделий фирмы, работника отдела кадров, работника юридического отдела или секретаря-делопроизводителя.

Из членов комиссии одного назначают председателем, остальные являются рядовыми членами.

Цель работы комиссии заключается в пересмотре всей штемпельной продукции фирмы и отбор изделий, утративших свою актуальность.

Следующий этап работы – ликвидация нефункциональных образцов любым доступным способом:

Если клише изготовлено из мягких полимеров, резины, каучука и т.п., то его разрезают на мелкие части с помощью ножниц;

Если клише металлическое, то его спиливают при помощи специальных инструментов.

Основной смысл этих действий– приведение изделий в состояние, не позволяющие их восстановление и дальнейшее использование.

Заключительный этап работы комиссии – подготовка и составление акта уничтожения печатей.

Акт уничтожения печати образец при ликвидации

Законодательством не предусмотрена унифицированная форма акта об уничтожении печатей и штампов. На практике это означает, что данный документ составляется в произвольной форме или по шаблону, который используется в делопроизводстве компании.

Обязательные реквизиты

Следует отметить, что существует перечень необходимых сведений, которые обязательно должны найти свое отражение в акте:

  • Регистрационный номер документа;
  • Дата составления;
  • Место составления;
  • Наименование организации;
  • Данные о печати (вся информация, отображенная на клише, включая реквизиты фирмы). Если уничтожается несколько видов штемпельной продукции, то данные по каждому виду вносятся отдельно;
  • Состав комиссии (ФИО и должности сотрудников);
  • Причины уничтожения изделия;
  • Основания для уничтожения (ссылка на приказ);
  • Время, место и способ утилизации.

Обратите внимание, что в тексте документа должны быть поставлены оттиски клише, подлежащих утилизацию. Отдельно должен быть зафиксирован факт того, что произведённые действия привели изделия в состояние, не позволяющие их дальнейшее использование.

Образец акта уничтожения печати

Образец акта уничтожения печати представлен на Рисунке 1:

Акт уничтожения штампов образец

Рисунок 1. Акт уничтожения печати

Акт об уничтожении печати

В 2017 году оформление акта не регламентировано законодательством. Он может быть написан от руки, создан на компьютере и распечатан на принтере на простом листе или фирменном бланке. Формат – А4 или А5.

Все информация, содержащаяся в акте, в обязательном порядке должна быть подтверждена подписями членов комиссии по утилизации.

Акт удостоверяется подписью генерального директора или лица, обладающему правом подписи документов подобного рода. В специальном журнале учета движения штемпельных изделий компании должна быть сделана соответствующая запись. Ее делает сотрудник, ответственный за ведение журнала.

Как правило, акт составляется в одном экземпляре. При необходимости возможно снятие копии.

Хранение акта уничтожения печати

Акт об уничтожении печатей и штампов хранится вместе с другими внутренними документами компании в течении срока, регламентированного локальными нормативными актами компании. Напомним, что такой срок не может быть меньше трех лет. По истечении срока хранения документ может быть уничтожен.

Образец документа:

Акт об уничтожении печати

Составлен комиссией в составе:

— председатель комиссии — генеральный директор И.И. Петров;

— члены комиссии — начальник службы безопасности А.А. Волков;

— начальник отдела кадров — Б.Б. Каминский.

Основание: приказ генерального директора ООО «Люкс» от 1 сентября 2011 г. N 3 «О порядке уничтожения печатей и штампов», Инструкция по делопроизводству в ООО «Люкс» (утв. Приказом генерального директора ООО «Люкс» 28.10.2011).

Настоящий акт составлен в том, что указанная комиссия отобрала деформированные печати, а именно «Отдел кадров», «Для справок», и уничтожила их 10 января 2013 г. в 11 часов 25 минут на территории склада путем опиливания поверхности печати двумя перекрестными линиями.

Возможность дальнейшего использования печати и восстановления исключена.

Оттиски уничтожаемых печатей:

Настоящий акт составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. — у председателя комиссии;

2-й экз. — у службы безопасности;

3-й экз. — в деле N 03-15.

Акт утверждается руководителем предприятия. Хранится данный документ постоянно во избежание споров по тем документам, которые закреплены старой печатью.

На основании акта об уничтожении печати делается запись в журнал учета печатей и штампов.

Составление акта об уничтожении печатей и штампов происходит тогда, когда на предприятии принимается решение об утилизации штемпельных изделий. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.

Зачем уничтожать печати и штампы

Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

  • износ,
  • порча,
  • устаревание,
  • ликвидация или реорганизация фирмы,
  • изменение реквизитов фирмы и т.д.

Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

Порядок проведения процедуры уничтожения

На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:

  1. Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
  2. Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
  3. На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
  4. Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.

Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.

Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.

Комиссия: состав и цели

В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

  • директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
  • сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
  • специалист кадрового отдела,
  • юрист,
  • секретарь.

Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

  • резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
  • спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

Как составить акт

Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:

  • номер, место и дату создания акта,
  • название организации,
  • данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
  • состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
  • причину уничтожения печати или штампа,
  • основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
  • время, место и способ уничтожения.

Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.

Акт уничтожения штампов образец

Как оформить акт

Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

Как и сколько хранить акт

Акт об уничтожении печатей и штампов следует хранить вместе с другими документами на протяжении установленного законом или внутренними положениями компании периода (но не менее трех лет), по истечении этого срока акт можно утилизировать.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *