Как нанести инвентарный номер на объект основных средств

Как правильно присвоить инвентарный номер

Организация бухгалтерского учета любой компании предполагает строгий учет основных средств: средств труда, с помощью которых производятся продукция, работы или услуги. Одним из основных механизмов контроля за сохранностью и перемещением ОС является присвоение им инвентарных номеров: уникальных цифровых и символьных комбинаций, которые не изменяются на протяжении всего эксплуатационного срока ОС. При присвоении инвентарного номера пользуются определенными приемами, позволяющими закодировать в цифрах и символах всю основную информацию о каждом ОС. Помимо ОС, инвентарные номера присваиваются еще некоторым важным для функционирования компании объектам.

Инвентарный номер и особенности его применения

Инвентарный номер присваивается имущественному объекту в момент принятия его к учету. После этого тот приобретает статус инвентарного объекта – единицы БУ. Номер наносится на объект с помощью устойчивой краски, штрихкода, гравировкой, с помощью жетона, который не подлежит быстрому и незаметному удалению, другим аналогичным способом. Номер должен быть нанесен так, чтобы при проведении инвентаризации его можно было легко и без ошибок идентифицировать с данными БУ.

Основными объектами, в отношении которых таким способом организуется БУ и осуществляется контроль, являются:

• ОС – основные средства, объекты имущества организации, которые находятся в работе более года, предназначены для производственных нужд, и стоимость которых составляет законодательно определенную величину;
• нематериальные объекты, активы (НМА) — к ним относят продукты интеллектуального труда, например, технологические разработки, разработки ПО, товарные знаки, фирменные наименования и др.объекты, у которых нет материальной формы, но которые могут в перспективе принести материальную выгоду (см. ГК РФ ст. 1225-1, ПБУ 14/07);
• непроизведенные объекты, активы – это природные объекты, недра, земли, водные объекты и др.

Объектам стоимостью менее 3 тыс. руб. инвентарный номер не нужен.

К инвентарным номерам предъявляются обязательные требования:

• они не должны дублироваться;
• они должны присваиваться по порядку.

Кроме того, важно при использовании инвентарных номеров в БУ руководствоваться следующей важной информацией:

1. Инвентарный номер наносится в присутствии специально созданной для этих целей комиссии и фиксируется в журнале инвентарных номеров.
2. Если инвентарный объект представляет собой целое, состоящее из отдельных функциональных частей, номер наносится на каждую его часть.
3. Перемещения инвентарного объекта в пределах организации или ее подразделений не является причиной для изменения номера или его корректировки. Инвентарный номер не изменяется во все время эксплуатации объекта, которому он присвоен.
4. Если ОС арендованы компанией, они, как правило, учитываются по номерам, присвоенным арендодателем. В то же время из Постановления 11 Арбитражного апелляционного Суда по д. №А55-24142/2013 от 28-04-14 г. следует, что при переходе прав на инвентарный объект, например, при подписании договора лизинга, ему может быть присвоен новый инвентарный номер организацией, приобретшей такие права. Утверждается, что присвоение инв. номера является внутренним делом организации.
5. Инвентарный номер объекта, снятого с учета (проданного, списанного и т.д.), не может быть присвоен другому объекту в этой же организации.

Нормативная база

Четкой нормативной базы, регламентирующей шаг за шагом, как присваивать инвентарные номера, законодательство не содержит. Существует Инструкция Минфина №174н (прил. 2), содержащая общие указания по назначению инвентарных номеров. Кроме того, для МУП применяется Инструкция №157н (п. 46), где порядок такого назначения рассмотрен несколько более подробно. Руководствуясь этими документами, действующим законодательством, организация самостоятельно разрабатывает структуру инвентарных номеров и порядок их присвоения, закрепляя его в локальных нормативных актах (учетной политике и др.). Порядок присвоения номеров может регламентироваться и на ведомственном уровне, устанавливаться вышестоящей организацией.

Структура инвентарного номера

Указанная характеристика во многом зависит от внутренних потребностей компании:

• ее размеров;
• структуры и наличия подразделений;
• возможностей и ресурсов в процессе организации БУ.

Так, небольшая организация, имеющая минимальное количество подразделений, ограниченное число объектов учета, может применять простую нумерацию вида: 01, 02, 03 и т.д. Если объекты находятся на разных счетах БУ, в разных подразделениях, целесообразно включить эту информацию в инвентарный номер, например:

• 04 — счет учета НМА;
• 03 — код подразделения, в котором находится объект;
• 02 — номер по порядку этого объекта в подразделении.

Получаем инвентарный номер 040302.

Допустимо и использование буквенных символов, сокращений наименований подразделений:

• «АХО» — для бухгалтерии и финансовой службы хозяйственной службы;
• «СКЛ» — склад и др.

Внимание! Определяя структуру инвентарного номера объекта, необходимо учитывать возможность его перемещения по подразделениям компании. Информация должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечить безошибочную идентификацию объекта с данными БУ.

Процедура должна быть в обязательном порядке зафиксирована в учетной политике компании.

Типичные ошибки при присвоении инвентарных номеров

Допущенные неточности и ошибки могут не только внести хаос в процесс учета инвентарных объектов, но и привести к негативным последствиям при проведении контроля со стороны. Особенно актуально это для МУП, других государственных организаций, подведомственных организаций. Наиболее распространенные из них приведены ниже:

Инвентарный номер: что это, как правильно присвоить, порядок присвоения

Ведение бухгалтерского учета организации предполагает последовательное отражение всех изменений, в том числе касающихся взаимодействия с товарно-материальными ценностями. Своевременное принятие на баланс позволяет фиксировать дальнейшие операции с теми или иными объектами, квалифицированными в качестве собственности учреждения, и обеспечивает условия для контроля за их сохранностью. Методические указания, утвержденные приказом Министерства финансов № 91Н от 2003 года, содержат определение понятия инвентарный номер и определяют правильный порядок его присвоения.

Общее представление

Кодовый идентификатор закрепляется за имуществом в момент постановки на учет и закрепляет его статус в качестве предмета, подлежащего инвентаризации. Номерное значение наносится различными способами: с помощью лакокрасочных средств, фиксации жетона, гравировки или штрихового кода. Возможны и другие варианты, соответствующие двум приоритетным критериям — невозможность быстрого удаления, и простота визуальной идентификации при проведении ревизионных мероприятий.

Перемещение между филиалами и подразделениями организации не является основанием для смены инвентаризационного номера — это обуславливается сохранностью ТМЦ на балансе предприятия. Присвоенный кодификатор остается неизменным на протяжении всего периода эксплуатации. В тех случаях, когда ОС не находятся в собственности, рекомендуется ведение учета с использованием маркировки арендодателя. Стоит также отметить, что выбытие ранее принятого объекта в результате реализации или списания не означает возможность повторного назначения освободившегося кода другому имуществу — минимальный период ожидания должен составить не менее пяти лет.

Нормативная база

Не существует законодательных положений, которые бы строго определяли, как правильно присвоить инвентарный номер основному средству. Есть инструкция № 174н, опубликованная Минфином, и содержащая общие рекомендации, а также регламент № 157н, актуальный для муниципальных унитарных предприятий. Указанные документы рассматриваются в качестве базиса, используемого организациями при самостоятельной разработке инвентаризационных кодификаторов и порядка их назначения. Алгоритмы закрепляются локальными актами, либо определяются в рамках ведомственной иерархии, будучи установленными вышестоящими органами.

Как нанести инвентарный номер на объект основных средств

Дата публикации 13.07.2020

Использован релиз 3.0.78

Инвентарный номер присваивается основному средству (далее — ОС) автоматически при:

• принятии ОС к учету с использованием документа "Принятие к учету ОС";
• принятии ОС к учету с использованием документа "Поступление (акты, накладные)" с видом операции "Основные средства" (при принятии к учету одновременно с поступлением).

При необходимости изменения автоматически присвоенного инвентарного номера:

1. Если ОС было принято к учету с использованием документа "Принятие к учету ОС" (рис. 1):
   • раздел: ОС и НМА – Принятие к учету ОС;
   • найдите и откройте документ "Принятие к учету ОС", которым отражено принятие ОС к учету;
   • перейдите на закладку "Основные средства";
   • в колонке "Инв. №" укажите (исправьте) инвентарный номер ОС, который не совпадает с инвентарными номерами других ОС организации (рис. 1);
   • кнопка "Провести и закрыть".
2. Если ОС было принято к учету с использованием документа "Поступление (акты, накладные)" (рис. 2):
   • раздел: Покупки – Поступление (акты, накладные);
   • найдите и откройте документ "Поступление (акты, накладные)" с видом операции "Основные средства", которым отражены покупка и принятие ОС к учету;
   • в колонке "Инв. №" укажите инвентарный номер ОС, который не совпадает с инвентарными номерами других ОС организации (рис. 2);
   • если колонка "Инв. №" в табличной части документа не видна, настройте ее видимость. По кнопке "Еще" выберите команду "Изменить форму" (рис. 2). В открывшемся окне "Настройка формы" установите флажок в поле "Инв. №" (рис. 2) и сохраните настройку по кнопке "ОК";
   • кнопка "Провести и закрыть".

Смотрите также

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

Шаблоны инвентарных номеров в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8 редакции 2.0

При принятии к учету основного средства, которое поступает в собственность учреждения, вне зависимости от способа приобретения (покупка, безвозмездное получение), необходимо присваивать инвентарный номер. Данный номер позволяет однозначно определять основное средство, что облегчает учет собственности учреждения.

В программах 1С, в частности, в программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 редакции 2.0, есть удобный механизм создания инвентарных номеров – шаблоны формирования инвентарных номеров.

Представляет собой справочник, где сформирован некий шаблон, в соответствии с которым каждому основному средству при принятии к учету присваивается номер. При его отсутствии программа будет формировать номера по порядку.

А при создании шаблона можно задать такие правила, при которых номер будет значимым, то есть нести смысл. К примеру, в него можно закодировать счет учета и дату принятия к учету.

Рассмотрим порядок создания шаблона инвентарного номера. Найти данный справочник можно в карточке организации:

Переходим по гиперссылке слева. Откроется форма справочника:

В данном справочнике можно создать новый элемент. Хочу обратить ваше внимание, что каждый элемент должен быть привязан к определенной организации, поэтому создать два шаблона для одного учреждения не удастся. Это обусловлено тем, что порядок формирования инвентарных номеров для основных средств должен быть единым.

В нашей демонстрационной базе один шаблон уже создан, поэтому сохранить еще один не удастся. Рассмотрим порядок создания шаблона без сохранения.

По кнопке «Создать» открывается следующая форма:

Реквизит «Наименование» представляет собой произвольное текстовое поле, в нем указывается название шаблона.

В реквизите «Организация» указывается та организация в базе, которой будет принадлежать шаблон, и для которой он будет действовать.

Следующий реквизит – «Длина инвентарного номера». Предназначен, соответственно, для указания длины номера. Вводить данный показатель необходимо до создания правил в табличной части, иначе программа будет выдавать ошибку о превышении длины инвентарного номера. Также будет осуществлена проверка заданной длины в этом реквизите на соответствие длине описанных правил в табличной части. Количество символов не может превышать 30 знаков.

После заполнения полей шапки необходимо заполнить табличную часть. Добавляем новую строку:

В шаблоне можно применить различные реквизиты (составные части). Список представлен ниже:

При выборе определенной составной части заполняются остальные колонки табличной части: длина, символ, выражение.

Длина – количество знаков в инвентарном номере, которое будет отведено составной части.

Символ – символ, обозначающий этот реквизит для наглядного отображения:

Выражение – выражение на встроенном языке 1С, с помощью которого будет определяться значение.

Длину составных частей шаблона пользователь может изменять только у порядкового номера и у года (с четырех знаков на два знака).

Порядок следования составных частей можно редактировать, единственное правило – порядковый номер должен стоять в самом конце цепочки (так как он в процессе применения шаблона формирования инвентарных номеров будет автоматически изменяться и увеличиваться на единицу):

Также у пользователей есть возможность варьировать длину счета или кода ОКОФ. Для этого нужно немного изменить форму по кнопке «Все действия»:

Открывается форма настройки:

В левой части необходимо установить галки во всех реквизитах для отображения их на форме:

Форма видоизменяется следующим образом:

Реквизит «Удалять пробелы»: при установке флага все пробелы будут удалены.

В столбце «Синонимы» можно указать синонимы реквизитов, которые указаны в выражении. Например, выражение Лев(СчетУчета, 3) – в своей основе имеет счет учета основного средства, можно добавить реквизиты СчетОС, СчетДебета в столбец синонимов, и эти реквизиты будут автоматически подставляться в выражение.

В этой статье был рассмотрен порядок формирования шаблонов инвентарных номеров для основных средств, очень удобный и полезный механизм. Если у вас остались вопросы, то вы можете задать их в комментариях.