Образец записи в трудовую книжку о переходе на электронную
Если ваш работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), то бумажную нужно оформить и выдать ему на руки (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ от 16.12.2019). О том, какую запись должен сделать кадровик в трудовой книжке при переходе на электронный вариант, читайте в этой статье.
Делаем итоговую запись в трудовой книжке
При выдаче трудовой книжки кадровик должен в ней отметить, что работник подал заявление о переходе на ЭТК в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. В Письме Минтруда № 14-2/В-150 от 12.02.2020 представлен образец итоговой записи перехода на электронную книжку:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата выдачи трудовой книжки работнику на руки;
- в графе 3 — запись «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)»;
- в графе 4 — дата подачи заявления.
Отметка заверяется как обычно — подписью ответственного лица, подписью работника и печатью организации (Письмо Минтруда № 14-2/В-267 от 16.03.2020).
Если вы принимаете работника, который перешел на ЭТК еще на предыдущей работе, но записи об этом в бумажной книжке нет, внести ее следует вам на основании заявления работника.
Делаем запись в книге учета трудовых книжек
В книге учета движения трудовых книжек нужно тоже отметить, что книжка выдана на руки. Для этого в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» напишите: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.И.О. работника) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».
Получив книжку, работник должен поставить свою подпись. С этого дня вы больше не несете ответственность за ведение и хранение бумажной трудовой книжки. Теперь информация о его карьерном пути будет передаваться в Пенсионный фонд и храниться там в специальных реестрах.
Если понадобятся сведения из ЭТК, то работник самостоятельно запросит их в ПФР. Информация предоставляется бесплатно в виде справки по форме СТД-ПФР. У вас доступа к этой справке не будет. Если работник обратится с просьбой выдать ему историю трудового движения, то вы сможете предоставить ее лишь за свою организацию.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите подборку форм документов, касающихся оформления трудовой книжки.
Правила перехода на электронные трудовые книжки
Работодатели не оформляют бумажные трудовые книжки тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Но если у работника такой документ имеется, предложите ему добровольный переход на электронные трудовые книжки в 2023 году, объяснив преимущества сбора и хранения сведений о стаже в государственных базах данных. При этом вы, как кадровик (ответственное лицо), обязаны придерживаться специальных правил передачи информации.
Электронные трудовые книжки: что говорит закон
Перевод информации о деятельности работников в цифровую форму регламентирует статья 66.1 ТК РФ. Из нее следует, что электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных Пенсионного фонда РФ. Данные о стаже граждан из бумажных книжек фактически переносят в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК).
Чтобы государственный реестр содержал полную и достоверную информацию, для работодателей ввели обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях, а в КоАП РФ закрепили ответственность за несоблюдение сроков подачи данных о работе и стаже сотрудников или их искажении.
Обязателен ли переход на цифровой формат
Переход добровольный. Если работник захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. Но в любой момент он вправе передумать, написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получить бумажный документ на руки. Его обязаны выдать в течение 3 дней со дня подачи такого заявления. Тем, кто устраивается на работу впервые в этом году и позже, оформляют исключительно ЭТК.
Независимо от того, что решил сотрудник, работодатель обязан передать все сведения о трудовой деятельности гражданина в Пенсионный фонд. Очевидно, что кадровику приходится выполнять двойную работу: и бумажный вариант заполнять, и электронные данные передавать. Но пока нет законодательных инициатив, которые бы меняли трудовые книжки с 2023 года, последние новости для работодателей неутешительны: придется продолжать вести документы и на бумаге, и онлайн.
Какие данные включают в ЭТК
На основании принятого в 2020 году ФЗ об электронных трудовых книжках, который и внес поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», сначала сведения вносили за период с 01.01.2020. Уже с декабря 2020 г. Пенсионный фонд России начал собирать информацию о работе россиян за период до 31.12.2019 включительно. Сейчас в ЭТК доступны сведения о стаже, начиная с 2002 года, но при условии, что они имеются в распоряжении ПФР.
Если гражданин обнаружил, что в его ЭТК устаревшие, неполные, некорректные сведения, он вправе обратиться в ПФР с заявлением о переносе недостающих данных о работе из бумажной книжки на индивидуальный лицевой счет. Чиновники внесут всю информацию за период до 2020 года, а если возникнут сомнения — проконсультируются с прежними работодателями гражданина. Если в отчете СТД-Р, поданном ранее работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную ТК в ПФР не будут. И это последние новости о переходе на электронные трудовые книжки, который в 2023 году проходит в индивидуальном порядке.
Отличается ли чем-то ЭТК от бумажной версии
Состав информации в обоих документах идентичен. Но увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка в 2023 году, нельзя — у нее нет физического носителя. Гражданин может посмотреть внесенные в базу данные в личном кабинете ПФР. Либо есть возможность получить их в виде выписки:
- от работодателя по форме СТД-Р;
- от Пенсионного фонда по форме СТД-ПФР.
Плюсы и минусы нового формата
Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:
- невозможно потерять или испортить документ;
- легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
- нельзя вносить изменения «задним числом».
Как перейти на ЭТК: пошаговый алгоритм
В 2020 году работодателей обязали уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Те работники, кто сначала отказался от электронного варианта документа, вправе изменить первоначальное мнение и написать заявление о переходе на ЭТК в любое время. Разберем переход на электронные трудовые книжки пошагово в 2023 году, если один или несколько работников заявили о таком желании.
Шаг 1. Работник пишет заявление
Заявить о желании перейти на ЭТК разрешено в произвольной форме. Документ составляют от имени работника на имя руководителя организации. В нем указывают дату, с которой прекращается применение бумажного документа.
В 1С и других программах для учета уже внедрены формы заявлений, программа для ведения электронных трудовых книжек и отчетность в ПФР. Используйте их, чтобы упростить жизнь и себе, и работнику.
Бесплатно используйте образцы от КонсультантПлюс, чтобы правильно заполнить все документы для перехода.
Шаг 2. Кадровик проверяет информацию по бумажному документу
Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между ними и цифровым вариантом не было расхождений. Иначе в ПФР попадут неверные сведения. Обратите внимание, как заполнить электронную трудовую книжку, — сведения направляются только о работе в организации, остальные данные внесет сам фонд.
Шаг 3. Кадровик готовит и сдает отчет по форме СЗВ-ТД в ПФР
После того, как работник подал заявление о переходе на ЭТК, кадровик (ответственное лицо, назначенное руководителем) формирует отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам по форме СЗВ-ТД. Подать его следует в срок до 15-го числа следующего месяца.
Поскольку данные о работе и стаже гражданина уже имеются в фонде, дублировать их при очередной подаче отчета не следует. Кадровик заполняет только 2 блока:
- первый — со сведениями о работодателе (регистрационный номер, наименование, ИНН/КПП);
- третий — с персональными данными о работнике (Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС).
Чуть ниже в форме СЗВ-ТД есть строки о датах подачи заявления о переходе на ЭТК или сохранении бумажного документа. В нужной строке укажите дату, когда работник принес необходимое обращение.
Далее следует табличная часть, ее заполнять не придется. Но последний блок, с подписью руководителя и датой подачи формы СЗВ-ТД, заполнять обязательно.
Посмотрите образец заполнения отчета в ПФР.
Подать отчетность допустимо на бумаге, но при условии, что в компании трудятся меньше 10 человек. Если сотрудников больше, ПФР примет отчет только в онлайн-варианте, подписанный электронной цифровой подписью.
Шаг 4. Работодатель вносит изменения во внутренние кадровые документы
Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК.
Сотруднику, который отказался от ведения бумажной ТК, в книжке делают запись так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.
Шаг 5. Работнику выдают бумажную трудовую книжку
Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в течение 3 дней после получения соответствующего заявления.
Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — сделать в книге учета движения ТК следующую запись:
Выдана на руки на основании письменного заявления Пэпэтэшиной Паулины Петровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).
Как гражданину получить сведения о стаже
Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В виде выписки их предоставляют:
- в отделе кадров;
- в ПФР;
- в местном МФЦ.
Обратите внимание: увидеть образец электронной трудовой книжки невозможно, так как в полном объеме информация доступна только Пенсионному фонду и другим уполномоченным органам. Работодатели получают сведения из реестра в виде выписок по конкретным работникам.
Как работодателю узнать, какая трудовая книжка у сотрудника — бумажная или электронная
Независимо от того, на каком варианте хранения сведений о стаже остановился работник, новый работодатель обязан передавать данные в ПФР и фактически формировать ЭТК. Узнать, подавал ли на прошлом месте работы человек заявление о переходе на онлайн-формат или решил сохранить бумажный документ, можно только у него самого. Если он отказывается предоставить такую информацию, сделать самостоятельный запрос в Пенсионный фонд или другую структуру и уточнить, работал ранее сотрудник или нет, у кадровика не получится. Такую информацию вправе получить только сам гражданин или его законный представитель.
Если гражданин отказывается предоставлять выписку СТД-Р или СТД-ПФР, в отделе кадров могут объяснить ему, что данные о стаже влияют, например, на размер пособия по временной нетрудоспособности и иные выплаты. Еще одна рекомендация — рассказать работнику, как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно через личный кабинет на сайте ПФР, в МФЦ или непосредственно в отделении Фонда.
Напомним, что ЭТК входит в пакет основных документов, предъявляемых при трудоустройстве, и равнозначна бумажному экземпляру. Отказать в заключении трудового договора из-за отсутствия документа нельзя, но в некоторых случаях, когда необходимо подтвердить стаж работы, непредоставление сведений о стаже станет законным основанием для отказа соискателю.
Как принять на работу сотрудника, который принес ЭТК
Законодательством ЭТК приравнена к бумажному документу. Поэтому особенностей, как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой, нет: работодатель получает минимальный пакет данных, необходимых для заключения договора с гражданином, перечисления положенных ему выплат, подачи отчетности. Кроме сведений о трудовой деятельности в виде выписки СТД-Р от прежнего работодателя (СТД-ПФР или бумажной трудовой книжки), в этот пакет входит паспорт, ИНН и СНИЛС, а в зависимости от ситуации, потребуются военный билет, диплом, медицинская книжка и прочие документы.
Если у кадрового специалиста возникнут сомнения в подлинности предоставленной справки о стаже, он вправе требовать выписку из ПФР с цифровой печатью, которая при распечатывании остается в виде штампа.
Оформляем запись о переходе на электронную трудовую книжку
В силу п. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ[1] работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (то есть сведений о трудовой деятельности, формируемых в электронном виде), работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче заявления.
Работодатель выдает трудовую книжку в день подачи работником заявления о переходе на электронный формат ведения сведений о его трудовой деятельности.
Разъяснения о том, как правильно внести в трудовую книжку запись о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности, приведены в Письме Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150.
В графе 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в графе 2 – дата ее выдачи на руки. В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ста-
тьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)». В графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.
Кроме того, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».
Работник расписывается в книге при получении трудовой книжки.
Также специалисты Минтруда напоминают, что в соответствии с п. 2 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ каждому работнику по 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ) или о предоставлении ему электронных сведений о трудовой деятельности (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).
Информация о поданном заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, передаваемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР. В случае если работник не представил работодателю ни одного из указанных заявлений, тот продолжает вести его бумажную трудовую книжку.
Однако до подачи заявления работником о продолжении ведения трудовой книжки или же до предоставления ему сведений о трудовой деятельности работодатель в соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ обязан в письменной форме уведомить каждого работника до 30 июня 2020 года включительно об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работников путем подачи соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения трудовой книжки или предоставлением сведений о трудовой деятельности.
Следует учитывать, что за работником, который воспользовался своим правом на дальнейшее ведение трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ).
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем традиционной трудовой книжки, имеет право в последующем подать письменное заявление о предоставлении ему электронных сведений о трудовой деятельности (п. 5 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ).
Таким образом, как сообщает Минтруд, документом, подтверждающим выдачу трудовой книжки на руки, является заявление работника. При этом оно подается только после выдачи уведомления работодателем.
[1] Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
Как заполнять электронную трудовую книжку при приеме на работу
При трудоустройстве сотрудника на работу ранее делались соответствующие записи в трудовую книжку и готовились иные кадровые документы. С переходом на цифровой носитель произошли изменения.
Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: как заполнять электронную трудовую книжку при приеме на работу. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.
Разбираемся, как заполняется электронная трудовая книжка при приеме, какие особенности ведения существуют.
Как работать с электронной трудовой
Законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ были внесены изменения в ТК в части оформления сведений о трудовой деятельности.
С 2023 все работодатели (юридические лица или индивидуальные предприниматели) ведут электронную трудовую книжку, прием и увольнение сотрудников оформляется не на бумаге (ст. 66.1 ТК).
ТК не предполагает материального носителя, реализуется в цифровом виде и содержит сведения, аналогичные бумажному носителю, которые хранятся в базе данных СФР (ранее Пенсионный фонд).
Заводится она на всех работников, в том числе совместителей внутренних и внешних. Каких-либо исключений в оформлении ЭТК законом не предусмотрено.
Для организации работы с электронной трудовой книжкой сделайте по компании следующие подготовительные мероприятия:
Определите ответственное лицо за ведение ТК в цифровом виде, прием работника с электронной трудовой книжкой и сдачу отчета ЕФС-1 в СФР. Как правило, таким лицом является кадровик, бухгалтер или иной специалист по решению руководства.
Издайте приказ о назначении ответственного лица и ознакомьте с ним под подпись.
Внесите соответствующие изменения в должностную инструкцию и трудовой договор.
Установите или скачайте на сайте СФР программное обеспечение для сдачи и проверки отчета.
Сведения ЭТК физическими лицами просматриваются через личный кабинет гражданина, сервис Госуслуги, специальные приложения для смартфонов.
Как заполнить электронную трудовую книжку при приеме сотрудника
При приеме на работу сотрудник предоставляет ТК на бумажном носителе, если не принято решение о ведении ЭТК (для сведений до 2021 года), сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, утвержденной приказом Министерства труда и социальной защиты от 10.11.2022 № 713, на основании которых и вносятся данные о трудоустройстве, имеющемся стаже работника (для лиц, которые ведут ЭТК, а также для всех категорий граждан по информации о профессиональной деятельности с 2022 года и позднее).
Сведения о своей профессиональной деятельности застрахованное лицо получает одним из следующих способов:
у прежнего работодателя;
в подразделении СФР;
через портал Госуслуги.
Специалист кадровой службы или иной ответственный сотрудник оформляет прием на работу с электронной трудовой книжкой, как и с бумажным вариантом, – на основании письменного заявления вновь принимаемого работника.
Составляется труд. договор, работник знакомится под подпись с должностной инструкцией и иными локальными актами. Различий в оформлении приема на работу в зависимости от формы ведения ТК для физического лица нет.
Обратите внимание, что сама по себе цифровая ТК кадровиком не заполняется и не ведется.
Работником организации-работодателя при приеме сотрудника с электронной трудовой книжкой передаются данные, отраженные в отчете ЕФС-1, содержащие информацию по кадровому мероприятию, в СФР в срок не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.
А о том, как отразить в ЕФС-1 договор ГПХ узнаете из разбора. И сможете скачать чек-лист с основными моментами.
При сдаче отчетности через коммуникационные системы связи (ЭДО) применяется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая выдается аккредитованным удостоверяющим центром. Список центров размещен на сайте Минцифры.
Нюансы заполнения ЭТК
Электронная трудовая книжка содержит основной перечень информации, который отражается на бумажном аналоге:
сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, СНИЛС;
дата кадрового мероприятия: прием, увольнение, перевод, приостановление, возобновление трудовой деятельности;
место осуществления труд. функции, включая наименование работодателя;
вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение, приостановление, возобновление);
занимаемая должность, профессия, специализация, квалификация, структурное подразделение; вид труд. функции;
код выполняемой работы;
дата, номер приказа или иного документа-основания;
В чем особенности заполнения и ведения ТК в цифровом виде:
сведения о награждениях и поощрениях не вносятся в ЭТК. Наличие такой информации важно при получении звания ветерана труда;
нет информации об образовании до начала труд. деятельности;
если сведения не переданы работодателем в СФР, информация не отразится в ЭТК;
отказ сотрудника от перехода на цифровой вид ТК не предполагает освобождения организации от ее ведения в цифровом виде. Просто одновременно с электронной книжкой организация ведет учет и в бумажной варианте;
лицам, впервые принимающимся на работу, заводят только ЭТК – требование одновременного ведения ТК на бумажном носителе не предусмотрено законом.
За прием на работу без военного билета будут штрафовать на 100 тыс. рублей
Команда «Клерка» подготовила для вас вебинар , где подробно расскажем:
✅ Новые правила воинского учета с 1 октября 2023 года.
✅ Реестр воинского учета.
✅ Обязанности по ведению воинского учета в организации.
✅ Заполнение карточки гражданина, подлежащего воинскому учету.
Бонус для всех участников: образцы документов для работодателей.
Директор севастопольского предприятия спрятал от налоговой почти 10 млн рублей
Бизнесмен решил скрыть более 9,7 млн рублей, чтобы не платить около 2,7 млн рублей страховых взносов.
«Полезные» сладости. Альтернативные десерты для бухгалтера
Индустрия экстренного похудения и стройности захватила всё, даже десерты. Низкокалорийные, без сахара, муки и прочие — каких только нет!
Курсы повышения квалификации для бухгалтера с дипломом
«Вконтакте» в контакте с ФНС: в ходе выездной проверки налоговики изучили страницу компании в социальной сети
ФНС изучает социальные сети. Конечно, информации, полученной по результатам хождения в интернете, маловато для того, чтобы доначислить проверяемой компании 170 миллионов рублей НДС и налога на прибыль, пеней и штраф (последний был снижен в 8 раз, но сути дела не меняет).
�� Меняют срок уплаты НДФЛ для ИП
В 2023 году унифицировали сроки уплаты налогов, но не все. Забыли про авансы по НДФЛ для ИП на ОСНО. Но это исправят.
Должникам улучшат условия для погашения просрочки по кредитам
Сначала клиенты будут гасить основной долг с процентами, а только потом выплачивать штрафы и неустойку банку.
Последние мероприятия для бухгалтеров
Верховный суд против «курсов успешного успеха», а также игры на раздевание на таможне ЕС
Все самые важные и интересные финансовые новости в России и мире за неделю: ЦБ поднял ставку до 13%, в декабре российским инвесторам начнут компенсировать заморозки, Илон Маск оказался ценителем косплея, SEC объявила кошек-укурков вне закона, а стартап Refocus по вкатыванию филиппинцев в айти обанкротился, не погасив долги по зарплате перед командой.
Экономические преступления. Бизнесу увеличат порог ответственности за неуплату налогов
Госдума в первом чтении приняла законопроект, по которому увеличат размер крупного и особо крупного ущерба за налоговые преступления. Под уголовную ответственность будут подпадать только самые серьезные нарушения налогового законодательства.