Акт выполненных работ или упд в чем разница

Образец УПД 2023 года

Форма универсального передаточного документа менялась уже несколько раз. Последний — 1 июля 2021 года. После последних изменений в документе появилась графа строка 5а «Документ об отгрузке N п/п», графа «Код вида товара», поле для дополнительной подписи, поменялись названия строки 8 и графы 11.

Бланк, правила и пример заполнения актуальной в 2023 формы УПД — на этой странице. Также мы разберем, что писать в каждом поле документа.

УПД с 1 июля 2021 года: изменение

С 1 июля 2021 года счет-фактура дополнен новой строкой 5а «Документ об отгрузке N п/п». В этой строке надо указать сведения о документе об отгрузке товаров. Плательщики НДС применяют счет-фактуру либо универсальный передаточный документ, но соответствующие изменения в форму УПД не внесены.

Дело в том, что форма УПД является рекомендуемой. В связи с этим ФНС России разъяснила, что если плательщик НДС использует УПД со статусом «1«, то с 1 июля следует дополнить указанную форму строкой 5а счета-фактуры (письмо ФНС России от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368@).

Бесплатно скачать бланк УПД (в Excel):

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.

Скачайте образец заполнения УПД:

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Электронный УПД

Если в компании используют электронный документооборот, УПД можно отправлять в электронном варианте. В отличие от бумажной версии, он имеет три функциональных значения:

• cчeт-фактура,
• cчeт-фактура c расширенным набором реквизитов,
• первичный учетный документ для оформления фактов хозяйственной жизни.

МойСклад позволяет быстро обмениваться данными с системами электронного документооборота. У сервиса есть интеграции с популярными ЭДО: Такском, ЭДО Лайт, 1С Клиент ЭДО и другими. Начните работать прямо сейчас — это бесплатно!

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2023 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Правила заполнения УПД по новому образцу

Документ по-прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет-фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта. Поэтому важно правильно указать статус УПД:

• 1 — если УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры (для операций, облагаемых НДС);
• 2 — если УПД выписывается в качестве только накладной или только акта (для операций без НДС).

Упростить заполнение УПД поможет простая инструкция ниже.

УПД со статусом 1

Подраздел со счетом-фактурой

Строка 1
Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры — пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.

Строки 2, 2а и 2б
Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.

Строки 3 и 4
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя (писать «он же» нельзя).

Строка 5
Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.

Строки 6, 6а и 6б
Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.

Строка 7
Наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ).

Строка 8
Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора) — в строке ставится прочерк.

Табличная часть

А
Номер строки таблицы. Можно не заполнять.

Б
Код товара, работ, услуг. Для товаров — артикул, для работ — код по ОКВЭД, для услуг — код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Графы 1, 1a и 2
Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС — в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54).

Графа 3
Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить — ставится прочерк.

Графа 4
Цена за единицу измерения (при возможности ее указания) без НДС.

Графа 5
Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.

Графа 6
Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».

Графа 7
Ставка НДС. Если компания освобождения по ст.145 НК РФ или в случае выставления счета-фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».

Графа 8
Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».

Графа 9
Стоимость всего количества товара (работ, услуг, переданных прав) с учетом НДС.

Графы 10, 10а, 11
Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров. Внимание! С 1 октября 2017 года изменилось название графы 11. Она теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации».

УПД со статусом 2

Не заполняются табличные графы 7 и 8 (ставка и сумма НДС), 10, 10а и 11 (страна и ГТД — они заполняются только для операций, облагаемых НДС).

Можно не заполнять табличные графы 4, 5 и 6, в подразделе со счетом-фактурой строки 2а и 2б, 3, 4, 5, 6а и 6б.

Остальные поля заполняются как описано выше.

Часто задаваемые вопросы

При оформлении УПД чем отличаются статус 1 и 2?

Статусы УПД 1 и 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как счет-фактуру. УПД со статусом 2 можно использовать только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Тогда счет-фактура составляется отдельно.

Статус при заполнении УПД имеет информационный характер. Фактический статус документа будут определять реквизиты, которые вы укажете: так, если вы присвоили документу статус 2, но при этом указали в нем НДС, то такой документ можно использовать как счет-фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.

Где взять код товара в УПД?

Используйте артикул товара или код по ОКВЭД/ОКУН для работ/услуг, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Кто подписывает УПД?

Универсальный передаточный документ обязательно должны подписать ответственные лица со стороны продавца и покупателя. Для каждого представителя обеих сторон нужно указывать должность и ФИО.

Более 2 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад

Подписи в УПД со стороны продавца:

• В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи.
• В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
• В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.

Подписи в УПД со стороны покупателя:

• В поле таблицы 15: лицо, получившее товар, работы, услуги.
• В поле таблицы 18: лицо, ответственное за правильное оформление документа. Если этот сотрудник подписался в поле 15, то здесь достаточно указать должность и ФИО.

Какие документы заменяет УПД?

УПД можно использовать вместо счета-фактуры, первичного документа или вместо обоих этих документов сразу. Бланк универсален: вы сами решаете, что заменяет УПД в конкретном случае, и исходя из этого заполняете поля.

Заменяет УПД акт выполненных работ или нет?

Заменяет. Любые организации и предприниматели, в том числе и неплательщики НДС, могут использовать вместо акта выполненных работ универсальный передаточный документ.

Обязательно ли использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной?

Можно, но не обязательно. Вы вправе самостоятельно решить, что для вас будет удобнее: УПД или ТОРГ-12. Последняя с появлением УПД не вышла из употребления и оформляется так же, как и раньше. Но использование универсального передаточного документа вместо товарной накладной или другого первичного документа поможет вам упростить документооборот и уменьшить его объем.

Можно ли выписывать УПД на услуги?

Можно. Вы можете использовать УПД для оформления не только отгрузки товаров, но также и оказания услуг, выполнения работ и передачи имущественных прав. УПД на услуги заполняется по той же инструкции, что и на товары.

УПД на услуги: нужен ли акт?

Если вы оформляете оказание услуг с помощью УПД, отдельный акт составлять не нужно.

Можно ли в УПД указывать услуги и товары одновременно в 2023 году?

Можно. Налоговое законодательство РФ не требует выставлять отдельный счет-фактуру на каждый вид продукции (услуг). В одном счете-фактуре (или, соответственно, в одном УПД) можно отразить одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД — вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно. При этом важно соблюдать сроки выставления счетов-фактур — 5 календарных дней с момента отгрузки).

О выставлении одного счета-фактуры на всю отгрузку см. письмо ФНС №ЕД-4-15/17910 от 23.09.2016.

Строка 8 в УПД: обязательно заполнять или нет?

Строка 8, обязательная для включения в форму универсального передаточного документа с 1 июля 2017 года, заполняется только в том случае, если у вас есть соответствующие данные. Если их нет, в ней ставится прочерк, но сама строка обязательно должна присутствовать в форме. С 1 октября 2017 в названии строки появилось указание «При наличии»: это и означает, что она обязательна к заполнению только в случае, если у вас есть нужные данные. В противном случае ставится прочерк.

С какого года ввели УПД? С какого числа действует УПД?

Универсальный передаточный документ ввели в 2013 году. Но с 1 октября 2017 действует новый образец УПД, поэтому документы, датированные более ранним числом, недействительны.

Кстати, изменения в УПД с 1 октября 2017 не вызвали затруднений у пользователей МоегоСклада, потому что в нашем сервисе документы формируются автоматически. Мы вовремя обновляем формы документов, так что нашим пользователям не нужно искать в интернете бланки или добавлять поля на свой страх и риск вручную.

Акт приема передачи и упд разница

В последнее время компании довольно часто в своей деятельности используют такой документ, как УПД (универсальный передаточный документ). Этот документ не является обязательным для оформления, несмотря на то, что Министерство финансов и налоговая его рекомендуют с целью упрощения порядка документооборота в компаниях. Основным преимуществом данного документа является то, что он позволяет сразу несколько документов из «первички».

При этом компании довольно часто задаются вопросом, заменяет ли УПД акт выполненных работ? Далее в статье постараемся ответить на данный вопрос.

УПД (универсальный передаточный документ)

Уже довольно продолжительное время налоговые органы рассматривали вопрос по упрощению первичной документации в компании, так как многие документы могут дублировать друг друга, как частично, так и полностью. Поэтому было принято решение по использованию такого универсального документа, как УПД.

Само наименование данного документа говорит о том, что данный документ используется для достижений внешних, а не внутренних целей. Внешне данный документ напоминает счет-фактуру, так как именно на основе счет-фактуры он и был разработан. Но помимо реквизитов счет-фактуры в документе также могут содержаться и реквизиты товарной накладной (Читайте также статью ⇒ Правила заполнения УПД).

Важно! Форма УПД не обязательна для использования и заполнения компаниями и носит только рекомендательный характер.

Данный документ позволяет выполнить следующее:

1. Использовать УПД в бухучете с целью уменьшения документооборота.
2. УПД является документальным подтверждением затрат, используемых для расчета базы по налогу на прибыль;
3. Оформлять налоговый вычет по НДС.

Все перечисленные пункты являются достаточно важными для компании, которые хотят сосуществовать мирно с налоговым органом.Данный документ может использоваться с целью подтверждения затрат налогового учета, включая и в случае применения УСН, ЕСХН, независимо от размера компаний (Читайте также статью ⇒ Акт сдачи-приемки выполненных работ).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Может ли компания перейти на УПД, как правильно это сделать?

Ответ: Может, но для перехода в компании должен издаваться специальный документ (распоряжение) о том, что в компании будет использоваться УПД.

Статья

Универсальный передаточный документ (УПД) заменяет счет-фактуру и передаточный документ: товарную накладную, акт. Порядок заполнения и образцы – ниже.

УПД приравнивается одновременно и к первичке, и к счету-фактуре. УПД содержит в себе элементы:

• счета-фактуры
• товарной накладной;
• товарного раздела товарно-транспортной накладной;
• накладной на отпуск материалов на сторону;
• акта о приеме-передаче объекта основных средств.

Когда можно применять универсальный передаточный документ (УПД)

УПД могут использовать все организации и предприниматели. Даже те, что применяют спецрежим и не платят НДС. Таким компаниям не нужно заполнять графу 7 со ставкой налога и 8 с суммой НДС.

При помощи УПД можно оформлять отгрузку товаров, услуг. Бланк можно использоватьд ля посреднических операций и при отгрузке товаров на экспорт – экспортеры обязаны выставлять счета-фактуры, а УПД со статусом 1 является ее полноценной заменой.

Компания вправе составить УПД одновременно на товары и услуги. Такой вывод есть в письме ФНС от 23 сентября 2016 г. № ЕД-4-15/17910.

Сложностей не будет, если за товары и услуги отвечает один человек. Но часто за отгрузку товаров и оказание услуг отвечают разные работники. Например, если кладовщик подписывает первичку на отгрузку, а за услуги отвечает менеджер или технический специалист.

Единый УПД лучше составлять, только если за товары и услуги отвечает один сотрудник, товары отгружены и услуги оказаны. В других случаях лучше не объединять в УПД товары и услуги. Безопаснее оформить на услуги отдельный УПД или акт и счет-фактуру.

При получении аванса составлять УПД нельзя. Для вычета НДС с аванса выставляйте и просите у поставщиков счета-фактуры. Применять универсальный передаточный документ в этой ситуации нельзя. Случаи, в которых можно оформлять вместо счета-фактуры УПД перечислены в приложении 2 к письму ФНС от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3-96.

По одному договору можно вперемешку оформлять и УПД, и накладные

На отгрузку одной партии продукции можно оформить товарную накладную, а на другую в рамках того же договора — универсальный передаточный документ. Это не повлияет на учет НДС и расходов. Такой вывод сделали специалисты ФНС в письме от 27 мая 2015 г. № ГД-4-3/8963.

Форма УПД — рекомендательная. Поэтому можно выдавать и его, и накладные, в том числе в рамках одного договора.

Но чтобы исключить хаос в документообороте, закрепите такой способ оформления отгрузок в учетной политике по НДС и в договоре с контрагентом. Это также заранее исключит вопрос налоговиков: почему по одному договору у вас разные формы первички? Но даже если у вас не будет оговорки о смешанном способе оформления отгрузок, инспекторы не вправе снять вычеты и расходы.

Правила заполнения УПД

Ниже – образец заполнения УПД, который поможет проверить документ. Красным цветом мы выделили реквизиты, ошибки в которых опасны. Из-за них инспекторы могут снять расходы и вычеты. Желтым цветом показали реквизиты, ошибки в которых не обязательно, но желательно исправить. Все остальное- зеленый. На правку этих данных можно не тратить время.

Карта рисков универсального передаточного документа (УПД)

Строки 1–7 и графы 1–11 заполняйте по тем же правилам, что и счет-фактуру. Нумеровать УПД лучше наряду с обычными счетами-фактурами. Например, если компания выписала счет-фактуру с номером 55, то следующему УПД на отгрузку можно присвоить номер 56.

В строке 8 укажите реквизиты договора с покупателем. Там же можно вписать данные о доверенности, по которой поставщик передал товары представителю покупателя (см. образец заполнения УПД ниже)

В строке 9 зафиксируйте данные о перевозке товаров: реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов. Можно также указать массу груза. Но это не обязательно.

В строке 11 укажите дату отгрузки, оказания услуг, передачи заказчику результатов работ. Возможно, поставщик не заполнит этот реквизит. Тогда будет считаться, что он отгрузил товары или оказал услуги на дату, указанную в строке 1 документа.

В строке 12 поставщик приводит сведения об отгрузке, дает ссылки на сертификаты соответствия или другие документы, которые являются приложениями к документу.

В строке 16 покупатель ставит дату, когда получил товары, принял услуги или работы. Строку 17 заполняет также покупатель. Здесь он может указать, например, что компания выявила некачественные товары.

В строке 10 документа ставит свою подпись работник поставщика, который отгрузил товары. Также документ заверяет ответственный за оформление этой хозяйственной операции в строке 13. Если это тот же работник, то можно указать его Ф.И.О.

и должность, а подпись не ставить. Строки 15 и 18 предназначены для покупателя. В строке 15 ставит подпись сотрудник, который получил товар, в строке 18 – ответственный за оформление операции.

Если ответственным за оформление документа является работник, который получил товары, в строке 18 опять же можно указать только его Ф.И.О. и должность.

В строке 14 укажите название компании, которая отгружает товары, оказывает услуги или выполняет работы. В строке 19 нужно привести наименование покупателя или заказчика.

Подтвердит ли УПД без печати расходы и вычеты? Ответ зависит от того, требует ли ваш договор с поставщиком наличия печати в первичке.

Допустим, по договору печать в УПД необязательна. Тогда ваша компания имеет право учесть расходы и принять к вычету НДС. Ведь печать не является обязательным реквизитом первички и счета-фактуры (ст.

9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, подп. 5, 5.1 ст.

169 НК РФ). Это подтверждают в ФНС России (приложение № 3 к письму от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96, письмо от 13 января 2016 г.

Теперь предположим, что по договору поставщик должен заверять первичку печатью. Тогда списывать расходы по УПД без печати опасно. Чтобы снизить риски, возьмите у поставщика письмо, что он отказался от печати. Или уберите из контракта оговорку о печати, заключив дополнительное соглашение.

Отдельно остановимся на статусе УПД. Документ может иметь два статуса, один из которых проставляется в верхнем левом углу формы:

«1» – документ используется как гибрид счета-фактуры и передаточного документа;

«2» – документ используется только в качестве передаточного документа.

Можно не переделывать УПД, если поставщик заполнил обе его части, но вместо статуса 1 поставил 2. Ошибка в этом реквизите не мешает покупателю учесть расходы и заявить вычет.

В универсальный передаточный документ реквизиты можно добавлять так же, как в счет-фактуру. Ведь УПД — это тот же счет-фактура, но совмещенный с первичкой.

ФНС когда-то разъясняла в ответе на частный запрос, что дополнительные реквизиты надо приводить за пределами рамки, которая отделяет счет-фактуру от первички (письмо ФНС России от 23 декабря 2015 г. № ЕД-4-15/22619). Но как мы выяснили, сейчас специалисты ФНС не запрещают приводить данные и внутри рамки.

Такой вывод следует из письма ФНС от 17 августа 2016 г. № СД-4-3/15094.

Образец заполнения УПД на услуги

Образец заполнения универсального передаточного документа на товары

УПД можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Электронный формат УПД утвержден приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155.

Налоговики и раньше, в письме от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984 разрешали оформлять документ в электронном виде.

При этом они сделали оговорку, что документ обязательно должен соответствовать требованиям Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

При передаче УПД в электронном виде следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

Сколько хранить УПД

Универсальный передаточный документ представляет собой гибрид счета-фактуры и передаточного документа, он также может использоваться в качестве первичного учетного документа. При этом сроки хранения для счетов-фактур и первички различаются.

Так, данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, нужно хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

При этом в некоторых случаях этот срок может увеличиваться. Например, пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса предусмотрено восстановление «входного» НДС, ранее принятого к вычету по недвижимости, в случае если данные объекты в дальнейшем используются фирмой для ведения операций, освобожденных от налогообложения.

Налог восстанавливается равными долями в течение 10 лет с года, в котором наступил момент, указанный в пункте 4 статьи 259 Налогового кодекса РФ (начало начисления амортизации). Сумма налога, подлежащая восстановлению, учитывается в составе прочих расходов.

По общему правилу при восстановлении налога на добавленную стоимость в книге продаж бухгалтеру следует зарегистрировать тот счет-фактуру, на основании которого налог ранее был принят к вычету. Он регистрируется на сумму восстановленного налога на добавленную стоимость (п. 14 Правил ведения книги продаж, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г.

Получается, что в данном случае хранить счета-фактуры нужно довольно долго.

Напомним, что первичные учетные документы следует хранить как минимум пять лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Однако в целях налогового учета главой 25 Налогового кодекса РФ предусмотрен механизм переноса убытка на будущее. Согласно статье 283 Налогового кодекса РФ, перенос убытка на будущее допускается в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором получен убыток.

При этом организация обязана хранить документы, подтверждающие объем полученного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу на суммы такого убытка.

Может ли УПД заменить акт выполненных работ или нет: случаи, когда возможно использовать данный документ

Использование универсального передаточного бланка помогает существенно упростить систему документооборота внутри любой организации. Подобная официальная бумага содержит в себе все необходимые данные для счет-фактур и первички. Использование этого бланка допускается вместо акта выполненных работ, но с учетом некоторых нюансов, которые нужно разобрать отдельно.

Что лучше выставлять по услугам, Акт или УПД для передачи по ЭДО в 1С

1. Что лучше по ЭДО предоставлять : УПД или акт? Работаем на упрощенке, услуги без НДС, когда не указана цена, то не ставим единицу измерения. В выставляемом нами счет-договоре сказано, что выставляем акт выполненных услуг. Акт и УПД со статусом 2 вроде равноценны, но говорят, что нужно именно тот документ прописать в договоре, который предоставляешь. В бумажном виде делали и продолжаем делать акт. По ЭДО делали и формализованные акты, и УПД и в pdf. А как все-таки правильно делать? И как быть с ед.измер.? В бумажном варианте я читала, что по услугам можно ставить ед.изм., а в электронном формате написано, что, если нет ед. изм. по ОКЕИ , то ставить свое наименование. Программа 1С: Предприятие 8.3.

Обсуждение (1)

Здравствуйте Александра. С точки зрения законодательства (п.1 ст.6 N 63-ФЗ) любой документ полученный через оператора ЭДО и подписанный КЭП владельца сертификата имеет юридическую силу. Поэтому тут вопрос наверное больше касается удобства применения той или иной схемы. Даже если в PDF отправляете — там штампик синий проставляется с отметками, поэтому вряд ли кто-то поставит под сомнение Ваш документ.
Насчет единиц измерения — опять же по практике ставят и штуки и прочерк, т.к. услуга является деятельностью, результаты которой не имеют материального выражения. Указание единицы измерения услуг в штуках ошибкой не является, т.к. такое заполнение графы не препятствует ФНС при проверке идентифицировать наименование услуг, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную заказчику услуг (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Универсальный передаточный документ

Если хотите закрыть сделку, но при этом не заполнять много документов, то выбирайте УПД. Это и счет-фактура, и акт на одном бланке. Но нужно учитывать особенности заполнения.

Что такое УПД в бухгалтерии, простыми словами

Это универсальный, но необязательный документ. В нем соединили счет-фактуру для налогового учета и первичку для бухгалтерии. Часто используют просто как первичную документацию, чтобы подтвердить финансово-хозяйственную операцию.

Это очень удобно: вы сможете и получить вычет НДС, и обосновать расходы по прибыли, и подтвердить затраты для других налогов (Письмо ФНС № ЕД-4-15/10623 от 05.06.2017).

Форма и формат УПД

Поскольку с универсальной документацией работают по желанию, обязательной формы у нее нет. ФНС рекомендовала бланк универсального документа: если он вам подходит, то воспользуйтесь им. А если ваши отраслевая или организационная специфика подразумевает особую информацию, то доработайте УПД: включите в рекомендацию дополнительные показатели ( письма ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 , № ЕД-4-15/7638 от 22.04.2019).

А вот графу 1 из СЧФ налоговики разрешают не включать в УД ( ПП РФ № 1137 от 26.12.2011 ). В универсальном документе есть такая же графа А. Решили добавить графу 1 как в СЧФ? Тогда исключите из рекомендованного универсального бланка графу А (Письмо ФНС № ЕА-4-26/14498@ от 13.10.2021).

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно оформить универсальный ПД.

Когда и где применяется УПД

Бланк понадобится и налогоплательщикам на ОСНО, и спецрежимникам. Варианты использования — в таблице:

Какой статус у универсального передаточного документа	Как использовать
1	Как документальное совмещение — и как СЧФ, и как первичку: товарную накладную или акт
2	Как первичку для бухучета

Налоговики пояснили, для каких операций использовать рекомендованный бланк — этот список неисчерпывающий, возможны и другие случаи (приложение № 2 к Письму № ММВ-20-3/96@, Письмо № ЕД-4-15/10623 от 05.06.2017):

• для отгрузки товаров: и когда транспортируете их, и когда отгружаете без транспортировки;
• для передачи имущественных прав: и когда передаете исключительные/неисключительные права, и когда передаете права требования при их уступке;
• для сдачи и приемки работ и услуг: в том числе и когда занимаетесь посредничеством, и когда занимаетесь экспедированием.

Рекомендованный бланк заменяет разные первичные документы, которые обычно используют для подтверждения сдачи и приемки:

• ТОРГ-12 — для продукции;
• ОС-1 — для основных средств;
• М-15 — для материалов.

Поскольку плательщики НДС не обязаны работать с рекомендованными формами, они вправе закрывать одну часть операций универсальными документами, другую — счетами-фактурами и первичкой. И все это по одному договору (Письмо ФНС № ГД-4-3/8963 от 27.05.2015).

А вот транспортную накладную и другие документы, которые утвердили в отраслевых ведомствах, заменять на УПД нельзя ( Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ). Но если вы договорились с партнером, что сможете делать дополнительную первичку к обязательной форме, то рекомендованная форма — одна из возможных вариантов (Письмо № АС-4-15/15570@ от 10.08.2018).

По аналогии оформляют и приобретение таких товаров через комиссионера у продавца-плательщика НДС, который освобожден от этой обязанности или применяет спецрежим. Но для таких операций УПД надо доработать (Письмо ФНС № ЕА-4-15/7407 от 28.05.2021).

Счет-фактура или УПД

Универсальный документ — это и есть счет-фактура, который дополнили реквизитами бухгалтерской первички. С УПД работают только в двух случаях: если нужна только лишь первичка и если для сделки надо оформить и СЧФ, и первичный документ.

Если же передаточная документация (накладная, акт) не нужна, то не заполняйте УПД. Закрывайте операцию обычным счетом-фактурой: этого достаточно (Письмо ФНС № АС-4-15/16298@ от 22.08.2018).

Изменения в УПД на 2023 год

Никаких изменений по передаточной документации нет — ни Минфин, ни налоговики не обновляли нормативы. Заполняйте рекомендованную форму от ФНС и при необходимости вносите туда доработки.

Скачать бланк универсального документа:

Правила и особенности заполнения УПД

Заполняют продавцы, но есть несколько строк и для покупателей. Статус универсальной документации напрямую влияет на ее заполнение:

1. Если статус 1, то это одновременно и счет-фактура, и первичка. Заполняем все обязательные реквизиты для каждого из них. Продавец регистрирует его в книге продаж, покупатель — в книге покупок. А посредники и застройщики регистрируют в журнале учета счетов-фактур.
2. Если статус 2, то это только первичка. Заполняем реквизиты, обязательные для бухгалтерии: они прописаны в ч. 2 ст. 9 402-ФЗ. В книге покупок и продаж, в журнале учета счетов-фактур не регистрируем. Для налогообложения по НДС оформляем отдельный счет-фактуру.

Заполняем в части счета-фактуры

Кроме строки 5а, в УПД со статусом 1 надо включать строку 8 для идентификатора государственного контракта: если делаете закрывающий документ по госконтракту или бюджетному договору, то обязательно укажите ИГК.

Таблица в УПД полностью соответствует табличной части СЧФ. Например, в графе 1б показываем код товара по ТН ВЭД ЕАЭС при экспорте в страны Евразийского союза.

Если УД со статусом 2, то сможете указать в таблице только обязательные реквизиты первички. Реквизиты, обязательные только для СЧФ, здесь разрешают не заполнять. То есть сможете пропустить:

• строку 5 — к платежно-расчетному документу;
• графу 6 — в том числе сумму акциза;
• графу 7 — налоговую ставку;
• графы 10 и 10а — цифровой код и краткое наименование страны товара;
• графу 11 — номер таможенной декларации.

Графу 11 в УПД налоговики рекомендуют переименовать. В СЧФ в этом поле пишут регномер декларации на товары или РНПТ — номер партии прослеживаемых товаров.

Заполняем в части первички

Вносим обязательные реквизиты, которые не указывали в части счета-фактуры. Пишем:

1. Основание сдачи-приемки. Это контракт или договор, доверенность, другие документы по сделке.
2. Должности, подписи и ФИО ответственных сотрудников продавца. Налоговики просят ставить и фактическую дату отгрузки.
3. Артикул товара, код работ/услуг.
4. Информацию о сотруднике, который передает товары покупателю. Иногда указывают и специалиста, который составил УПД от продавца — штатный или привлеченный бухгалтер, посредник по сделке.
5. Сведения о транспортировке и самом грузе. Например, номер транспортной накладной, масса груза, складские расписки. Дополнительно указываем и другую информацию по отгрузке — паспорта, сертификаты.

Печать на УПД ставят, если она есть в организации и ее используют в работе.

Заполняем в части покупателя

Заказчик ставит должности, ФИО и подписи ответственных за операцию сотрудников. Все остальные реквизиты в универсальном документе для покупателя необязательны. Иногда заполняют:

• фактическую дату получения товара (эта информация нужна ФНС);
• сведения о сотруднике, который принял поставку, и о специалисте, который заполнил УПД от покупателя;
• другую информацию — несоответствия, претензии по количеству и качеству.

По аналогии с продавцом покупатель ставит печать, только если пользуется ею в работе.

Не тяните с УПД: подготовьте документы в момент операции или сразу же после нее. Поскольку это еще и первичка, соблюдайте сроки подтверждения для бухгалтерии, а не только для налогообложения.