Визирование и согласование в чем разница

Чем отличается визирование от согласования: понимание и примеры

Визирование и согласование – два важных процесса в работе компаний и организаций, имеющие схожие, но несколько отличающиеся характеристики. Оба процесса направлены на подтверждение документов и согласование действий, но достигаются своей цели по-разному.

Согласование – это процесс, в рамках которого различные структуры и должностные лица обсуждают и договариваются о документе, его содержании и подписании. Согласование обычно требует активной координации и коммуникации между различными участниками процесса, для того, чтобы все необходимые действия произошли вовремя.

Визирование, с другой стороны, происходит после согласования и подписания документа и представляет собой формальное подтверждение того, что документ проверен и разрешен к использованию. Визирование, как правило, выполняет один уполномоченный человек, и его задача – осуществить контроль за проведенным согласованием и подписанием.

Несмотря на то, что визирование и согласование – это два важных процесса, которые помогают организациям достигать своих целей, важно понимать, что они часто путаются друг с другом, что может привести к нежелательным последствиям в работе компании.

Визирование и согласование: определения

Визирование — это процесс проверки документа для подтверждения его правильности и законности. Он может проводиться в различных отраслях и имеет свои особенности в каждой из них. Например, в медицине визирование может означать проверку легитимности медицинских записей в пациентской карте.

Согласование — это процесс, который используется для решения вопросов, касающихся организации и координации задач. В рамках согласования возможно привлечение различных сторон, ответственных за выполнение задачи. Процесс согласования может быть необходим во всех отраслях, включая правительственные и коммерческие компании.

Обычно визирование и согласование применяются в качестве последовательных шагов, необходимых для завершения процессов, таких как контракты, заявления на разрешение и медицинские отчёты. Важно помнить, что эти процессы могут изменяться в зависимости от требований конкретной отрасли или компании.

Этапы визирования и согласования

Визирование

Визирование – это проверка и утверждение документа руководителем или специалистом определенного уровня. Этот этап проходит обычно после составления и подписания документа. Руководитель визирует документ, подтверждая тем самым, что он знаком с его содержанием и выражает свое согласие или несогласие с ним. Визирование является одним из важных этапов подготовки документов, так как без него они не могут быть считаться правильно оформленными и действительными.

Согласование

Согласование – это передача документа на рассмотрение и согласование у разных участников процесса. Это процесс внешнего контроля, который предусматривает согласование документа между различными участниками. Важно отметить, что рассмотрение документа на согласование не включает в себя проверку его на правильность оформления, это проверка только документа и его содержания. Различные участники могут внести свои замечания и предложения по документу, после чего он может быть изменен или утвержден.

• Этапы визирования:
  1. Подготовка документа
  2. Подписание документа
  3. Рассмотрение документа руководителем на визирование
• Этапы согласования:
  1. Подготовка документа
  2. Передача документа на согласование различным участникам
  3. Рассмотрение документа участниками
  4. Утверждение документа или внесение изменений по замечаниям участников

Кто и когда применяет визирование и согласование?

Визирование является обязательной процедурой для документации, проходящей через утвержденный документооборот. Обычно эту процедуру проводят для подтверждения согласия, правильности, а также подтверждения принятия решения. Общепринятым в рамках компаний являются следующие должности: руководитель, заместитель руководителя, начальник отдела. С помощью визирования, компания несет ответственность за корректность доставки, а также обработки документации.

Согласование – это процесс, в котором участвуют несколько сторон, для того, чтобы принять решение. Для каждой стороны в процессе достижения согласия сохраняется полная автономия при принятии решений, а сложившееся соглашение нацелено на достижение конкретной цели – гармонии, согласованности и единства в определенном вопросе.

• Согласование встреч и переговоров проходит между сотрудниками разных отделов компании, а также между сотрудниками и клиентами.
• Согласование бюджета компании состоит из обмена мнениями, ответов на вопросы и рассмотрения предложений, которые будут использованы в последующей работе бухгалтерии.
• Согласование рекламы вытекает из желания компании доставить нужную информацию клиенту. Участие рекламных агентств в этом процессе дает возможность избежать ошибок и привести к более гармоничному результату.

Визирование и согласование в юридических документах

Визирование и согласование — это два важных этапа в создании юридических документов. Визирование означает проверку документа на предмет оформления и подпись руководителем организации или уполномоченным лицом. Согласование же представляет собой согласие нескольких сторон на содержание документа и зачастую требует подписания каждой из сторон.

Например, если организация заключает договор с другой компанией, то согласование договора происходит между юристами и руководителями обеих организаций. Визирование же может происходить даже в личных документах сотрудников организации, например, при подаче заявления на отпуск.

Визирование и согласование очень важны в юридических документах, так как помогают избежать ошибок и конфликтов в будущем, а также установить правильное распределение ответственности между сторонами. Поэтому, перед тем как подписать любой документ, необходимо убедиться в том, что он прошел все необходимые этапы визирования и согласования.

Примеры визирования и согласования в различных сферах деятельности

В медицине:

• Визирование – подпись лечащего врача на документах, подтверждающих проведение определенных медицинских процедур.
• Согласование – согласование лечащего врача и страховой компании на предоставление пациенту определенной медицинской услуги или процедуры.

В правоохранительных органах:

• Визирование – подписание старшего начальника на распоряжения о выезде на оперативное задание.
• Согласование – согласование с начальством проведения оперативных мероприятий.

В бизнесе:

• Визирование – подписание генеральным директором договоров с подрядчиками или партнерами.
• Согласование – согласование бюджета и плана деятельности компании на следующий год с советом директоров.

В образовании:

• Визирование – подписание деканом или ректором документов студентов на перевод в другую группу или выход на стажировку.
• Согласование – согласование университетского календаря и учебного плана с деканами факультетов.

В государственной деятельности:

• Визирование – подписание документов министру или руководителю ведомства.
• Согласование – согласование законопроекта с правительством и президентом.

Ошибки при визировании и согласовании документов

Ошибки при визировании:

• Необходимость визирования не была определена заранее.
• Ответственный за визирование не был назначен.
• Ошибки в подписях и датах.
• Визирование было проведено не тем, кто должен его проводить.
• Отчеты о визировании не были заполнены или были заполнены неправильно.

Ошибки при согласовании:

• Несоответствие требований для согласующих, таких как должность или уровень полномочий.
• Согласующий не имел достаточной информации о проекте документа.
• Согласующий не знал, какие изменения были внесены в проект документа после его последнего просмотра.
• Согласующий долго задерживал документ без обоснования.
• Согласующий вносил изменения в документ, не проинформировав об этом других участников процесса.

Чтобы избежать этих ошибок, необходимо тщательно определить процесс визирования и согласования заранее, а также назначить ответственных за каждый этап.

Визирование и согласование: в чем разница и как выбрать нужный процесс?

Визирование — это процесс проверки документов и подтверждения, что они были прочитаны. Обычно визирование выполняется высшим руководством, таким как генеральный директор или главный бухгалтер, перед тем, как документ отправится дальше по цепочке.

Согласование, с другой стороны, — это процесс получения одобрения на различные аспекты проекта или идеи. Обычно это происходит путем привлечения экспертов соответствующих областей и анализа возможных рисков и выгод.

Каждый процесс важен для успеха бизнеса, и выбор нужного зависит от того, что конкретно должно быть достигнуто. Некоторые проекты могут потребовать как визирование, так и согласование. В таком случае управляющий должен определить правильный баланс между двумя процессами, чтобы сохранить эффективность работы и убедиться, что цель была достигнута.

Рассматривая данные процессы в деталях, можно определить, какой процесс нуждается в приоритете, и выбрать нужный метод на основе конкретной ситуации. В данной статье мы рассмотрим вопрос, когда и как эффективно использовать визирование или согласование и выбрать наиболее подходящий метод для вашей компании или проекта.

Основы визирования и согласования

Визирование

Визирование — процесс подписания документа руководителем или ответственным лицом на подтверждение правильности и законности его содержания. Это необходимо для того, чтобы документ мог далее использоваться в работе организации и имел юридическую силу.

Визирование обычно проходит через одобрение документа на каждом уровне картинки в момент его разработки или внесения изменений. Визы ставятся участниками, названными в документе, которые либо несут ответственность за содержание документа на своем уровне воплощения, либо утверждают его на своей ступени иерархии.

Согласование

Согласование — это процесс сбора мнений и соглашений всех заинтересованных сторон при разработке документа. Согласование имеет цель урегулировать различные мнения и предложения, на основе которых документ должен быть создан или изменен.

Согласование данной документа может быть исполнено на двух уровнях: внутреннее, проходящее внутри организации, и внешнее, когда необходимо получить согласие другой компании в связи с каким-либо договорным отношением.

• Внутреннее согласование обычно происходит между сотрудниками разных отделов, имеющих непосредственное отношение к содержанию документа.
• Внешнее согласование проходит с сотрудниками организации-партнера, компании или индивидуальных контактов обеспечивающих исполнительный, бухгалтерский, юридический или технический контроль по договорной работе.

В противоположность визированию, согласование не является обязательным для ввода документа в действие. Однако, важно наличие согласования при повышении координации работ и контроля над решением для внедрения его в реализацию.

Визирование: что это такое?

Визирование – это процесс подписания и утверждения документа представителями компании или организации. Он представляет собой формальную процедуру, в рамках которой документ проходит через ряд установленных шагов и получает надлежащую юридическую силу.

Обычно визирование происходит в несколько этапов и при участии нескольких людей. Первоначально документ подписывает автор, затем его контролирующий начальник и следующие по службе положенные на эту роль руководители или представители компании. В завершении процесса документ получает юридическую силу и может быть использован в соответствии с его назначением.

Визирование необходимо, чтобы обеспечить проверку свойственных документу аспектов, таких как юридическая состоятельность, полнота и правильность информации, точность грамматических и лексических конструкций и многие другие. Этот процесс также является частью системы контроля, которая помогает предотвратить случайные или намеренные ошибки, а также потенциальные мошеннические действия.

Согласование: основные принципы

Согласование — это процесс, который позволяет достичь единого мнения или решения по определенному вопросу. В процессе согласования несколько сторон обмениваются мнениями и находят компромисс, который устраивает всех участников.

Одним из основных принципов согласования является прозрачность. Каждый участник должен знать цели и задачи процесса, какие риски могут возникнуть и какие преимущества сотрудничества он получит. Только тогда можно рассчитывать на доверие и поддержку всех участников.

Важно также понимать, что согласование не всегда означает уступки со стороны одного из участников. Компромисс должен быть взаимным, и каждый участник должен четко выражать свои интересы и потребности.

• Принципы согласования:
• 1. Прозрачность процесса
• 2. Взаимное понимание и уважение
• 3. Компромисс и взаимовыгодность
• 4. Четкое обозначение интересов и потребностей участников

Согласование может быть формальным или неформальным, но в любом случае его цель — найти единство в мнениях и прийти к решению, которое удовлетворит всех участников.

Важно не забывать, что в процессе согласования может возникать множество препятствий и разногласий, но с помощью учета основных принципов и уважительного отношения к партнерам можно достигнуть желаемого результата.

Отличия между процессами визирования и согласования

Визирование — это процесс проверки и утверждения документа непосредственным руководителем или лицом, наделенным соответствующими полномочиями. Это означает, что при визировании документа руководитель может только выразить свое одобрение или отказать в нем, но не имеет права изменять содержание документа.

Согласование, с другой стороны, представляет собой процесс, который заключается в сборе мнения и разрешения возможных возражений перед тем, как документ будет утвержден. Согласование обычно происходит между несколькими структурными подразделениями или участниками, позволяя убедиться в том, что документ соответствует требованиям всех заинтересованных сторон.

Основное отличие между визированием и согласованием заключается в том, что первое предполагает только одного утверждающего, тогда как второе требует участия нескольких лиц. Визирование применяется для принятия решений о действиях по документу, о том, куда документ отправляется далее и т.д., тогда как согласование предшествует окончательному утверждению.

Выбирать нужный процесс следует в зависимости от целей документа и природы работы. Если нужно принимать быстрое и удобное местное решение по документу и его целесообразности, то используйте визирование. Если функциональность и правильное взаимодействие нескольких структурных подразделений является ключевым, то используйте согласование.

Различия между процессами визирования и согласования

Общая информация о различиях

Визирование и согласование — это два разных процесса, которые используются в организациях для управления документами. Хотя оба процесса применяются для подтверждения правильности документа, они различаются по сути своей работы и участникам, которые принимают участие в этих процессах.

Визирование — это процесс, который используется для проверки документов на стадии их подготовки к отправке получателю. Визирование подразумевает проверку правильности составления документа, его соответствия утвержденным стандартам и правилам, а также дополнительным требованиям, которые могут быть установлены в организации. Визирование может проводиться одним или несколькими лицами, которые имеют соответствующие полномочия для этого.

Согласование — это процесс, который используется для получения одобрения документа от всех заинтересованных сторон перед его отправкой. Заинтересованные стороны могут включать в себя руководителей отделов, комитетов, сторонних экспертов и других специалистов, которые могут принимать участие в процессе принятия решений. Согласование происходит после того, как документ пройдет все этапы визирования.

Таким образом, визирование и согласование имеют сходства и отличия. Визирование используется для проверки правильности документа на стадии подготовки к отправке, а согласование — для получения одобрения от всех заинтересованных сторон перед его отправкой. Правильный выбор процесса зависит от типа документа и требований организации.

Как выбрать процесс визирования или согласования для своей компании?

Выбор процесса визирования или согласования зависит от множества факторов, таких как размер компании, ее структура, индустрия и особенности работы. Но независимо от этих факторов, основные критерии при выборе процесса — это эффективность, прозрачность и универсальность.

Процесс визирования, как правило, подразумевает проверку и одобрение крупных транзакций, планов или стратегических решений. Он наиболее эффективен для компаний с жесткой иерархической структурой и крупным бюджетом. Согласование, с другой стороны, может использоваться как в крупных, так и в небольших компаниях. Он обычно включает проверку и одобрение более мелких операций, таких как документов и заявок на расходы.

Если мы говорим об универсальности, то стоит отметить, что большинство современных компаний используют электронный процесс визирования или согласования, что упрощает и ускоряет процесс принятия решений и позволяет экономить время и ресурсы. Кроме того, электронный процесс дает возможность отслеживать все изменения и комментарии, сделанные в процессе.

Наконец, прозрачность — один из основных критериев успешности процесса визирования или согласования. Он должен быть доступен для всех участников, а каждый этап процесса должен быть четко определен и задокументирован. Только так можно гарантировать, что каждое принятое решение было обдуманным и обоснованным.

Итак, чтобы выбрать процесс визирования или согласования для своей компании, нужно учитывать эффективность, универсальность и прозрачность. Важно понимать, что каждый случай уникален, поэтому необходимо выбирать тот процесс, который лучше всего соответствует нуждам и особенностям конкретной компании.

Отзывы

Артем

Статья очень помогла мне разобраться в разнице между визированием и согласованием. Спасибо!

Алексей Шубин

Эта статья настолько актуальна и важна для многих сфер нашей жизни, что я даже не мог себе представить, насколько мало я знал об этом до ее прочтения. Я работаю в корпоративной среде и часто сталкиваюсь с процессом согласования, а визирование мне казалось не таким важным. Однако, благодаря этой статье, я понял, насколько важен каждый этиап в процессе оформления документов, и что каждый из них имеет свои особенности и цель.

Я бы хотел подчеркнуть, что автор очень хорошо расписал отличия между визированием и согласованием. Как оказалось, согласование — это намного более сложный и масштабный процесс, во время которого проверяются не только подписанты, но и множество других параметров, таких как сроки, стоимость, соответствие законам и т.д. Визирование же, по сути, представляет собой простую подпись, которой подтверждаются правильность и соответствие документа заданным требованиям, этот процесс проще, но не менее важен.

Конечно, на практике, процессы идут одновременно, но теперь я понимаю, что согласование необходимо в первую очередь для решения серьезных вопросов, а визирование — это способность подтвердить правильность и легальность документа отдельным сотрудником.

Я рекомендую эту статью всем, кто занимается в этой области, новичкам и опытным специалистам, которые хотят профессионально развиваться в своем деле. Большое спасибо автору за качественный и полезный материал!

Дмитрий

Честно говоря, раньше я часто путал визирование и согласование, но благодаря этой статье у меня все прояснилось. Очень интересно было узнать, что согласование — это процесс согласования нескольких сторон, в то время как визирование — это просто подтверждение правильности документа со стороны одного человека. Теперь я знаю, какой процесс выбрать в нужной ситуации.

Организационные основы процедуры согласования документов

Л учшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования, т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

А иные подразделения, участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

• потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;
• не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
• продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;
• не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);
• не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;
• направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):

• обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
• обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
• договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
• пояснения к «схемам» договоров и сделок;
• материалы проведенных тендеров / конкурсов;
• выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
• приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

• оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
• проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
• после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль согласования

• сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
• информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
• анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Чем отличается виза от подписи?

В чем отличие грифа согласования от визы согласования?

В зависимости от способа утверждения виза согласования включает разные реквизиты. Обязательными являются лишь наименование должности согласующего, его подпись с расшифровкой и дата. . Виза применяется для утверждения внутри компании, а гриф — при участии сторонних организаций.

Чем визирование отличается от согласования?

Обычно выражение «Визирование» в официальной переписке заменяется на «Согласование». Визирование документа — это согласование документа внутри организации, когда лицо-исполнитель оформляет документ листом (визой) согласования документа с указанием: «должность»<без конечной точки!>

Какая разница между визой и резолюцией?

Визой оформляется только согласование документа, которое проставляется обычно в нижней части листа на свободном от текста пространстве или на отдельном листе согласования (Фамилия и инициалы, подпись, дата). . Резолюцию же накладывает должностное лицо, которому адресовался документ (обычно это руководитель).

Что включает в себя Виза согласования документа?

Согласование документа оформляют визой согласования (реквизит 24) документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Где располагаются на распорядительном документе визы согласования?

При визировании распорядительных документов допускается проставлять реквизит «Виза» на оборотной стороне последнего листа документа. Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» на последнем листе документа слева.

Что означает виза согласования юриста в документе?

Визы согласования документа (реквизит 24) — реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации — автора документа с его содержанием (далее — виза). Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

Что такое визирует?

Visieren) (офиц.). Поставить (ставить) визу на чем нибудь (паспорте и др.; офиц.). Визировать паспорт. Толковый словарь Ушакова.

Что такое резолюция в документе?

В документообороте резолюция документа — это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Что такое визирование в геодезии?

Операция по совмещению изображений сетки нитей визирного приспособления и визирной цели.

Что такое виза в делопроизводстве?

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. .

В каком случае на документах указывается полное наименование вышестоящей организации?

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. . Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

На каком экземпляре проставляются визы?

На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа».

Для чего служит реквизит визы согласования?

Реквизит «Визы согласования»: . служит для оформления внешнего согласования с конкретным должностным лицом или коллегиальным органом используется для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления

Для чего нужен лист согласования договора?

Лист согласования договора – это документ, составляющийся уполномоченными лицами договаривающихся сторон, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту будущего соглашения. . Документ является собой таблицу, в графы которой вручную вносятся замечания и предложения по тексту договора.

Что не следует указывать в грифе согласования документа?

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Согласно стандарту оттиск печати не является частью грифа согласования документа. Другими словами, в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 на грифе согласования оттиск печати ставить не нужно.