Счет фактура сколько экземпляров должно быть

Счет фактура в двух экземплярах или в одном

Счет-фактура с непредсказуемым прошлым и непонятным будущим

Получив счет-фактуру, бухгалтер обычно бегло его просматривает, убеждается в наличии необходимых реквизитов и со спокойной душой принимает НДС к вычету. Но, как показывает практика, даже правильно составленный (на первый взгляд!) счет-фактура все равно может таить в себе опасность. О проблемах со счетами-фактурами БУХ.1С рассказала эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Вероника Емельянова.

Применение вычета НДС позволяет компаниям существенно снизить свою налоговую нагрузку. Но для этого, помимо прочих условий, необходимо наличие правильно заполненного счета-фактуры, который компании получают от своих поставщиков и исполнителей. И если в одном из таких документов показатели будут внесены с ошибкой или какой-то реквизит не будет заполнен вовсе, то это грозит «снятием» вычета по результатам камеральной или выездной проверки.

Однако важно не только, как заполнен документ, но и как он подписан.

Подписывать счет-фактуру должен руководитель и главный бухгалтер предприятия либо иные лица, уполномоченные на то приказом по организации или доверенностью от имени организации. Об этом четко сказано в пункте 6 статьи 169 НК РФ.

Казалось бы, все достаточно четко и понятно. Но на деле все оказывается не так-то просто и налоговики нередко обращают внимание на «не такие» подписи. Если не развеять их подозрения, то отказ в вычете НДС гарантирован.

Итак, какие подписи таят в себе опасность?

БУХ.1С открыл канал в мессенджере Telegram. Этот канал ежедневно с юмором пишет о главных новостях для бухгалтеров и пользователей программ 1С. Чтобы стать подписчиком канала, необходимо установить мессенджер Telegram на телефон или планшет и присоединиться к каналу: https://t.me/buhru (или набрать @buhru в строке поиска в Telegram). Новости о налогах, бухучете и 1С — оперативно в вашем телефоне!

Счет-фактура подписан факсимиле

В некоторых компаниях подписи на выставленных счетах-фактурах директор и главбух проставляют не лично, а путем факсимиле. Данный факт легко заметить путем обычного визуального осмотра, поэтому будьте уверены, что и налоговики такую подпись обнаружат без труда. И не замедлят «снять» вычет НДС по счетам-фактурам, подписанным подобным образом.

Здесь они будут руководствоваться позицией вышестоящего руководства, поскольку все письма ведомств (как налогового, так и финансового) разъясняют, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия «входного» НДС к вычету.

Эта позиция содержится в письмах Минфина России от 17.08.2015 № 03-07-09/49478, от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.06.2009 № 03-07-09/31, ФНС России от 19.10.2005 № ММ-6-03/886, УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968.

Кстати, если спор дойдет до суда, то не факт, что суд примет сторону налогоплательщика. Дело в том, что позицию налоговиков поддерживают и суды, в том числе Президиум ВАС РФ, о чем свидетельствует Постановление от 27.09.2011 № 4134/11. Конечно, встречаются и решения, вынесенные в пользу компаний, но таких примеров немного.

Поэтому если вы обнаружили у себя «входящие» счета-фактуры, подписанные факсимиле, то советуем договориться с поставщиком, чтобы все счета-фактуры в ваш адрес руководство подписывало собственноручно.

Не та расшифровка подписи

Руководитель и главный бухгалтер могут передать право подписи счетов-фактур другим лицам, например, заместителю руководителя (за руководителя), рядовому бухгалтеру (за главбуха). Либо одному лицу, которое может расписываться и за директора, и за главного бухгалтера. Кстати, последнее вполне законно и чиновники это подтверждают, что видно, например, из письма Минфина России от 21.10.2014 № 03-07-09/53005.

Свои подписи уполномоченные лица ставят в реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо (подпись)» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (подпись)». И часто в качестве расшифровки подписи в счетах-фактурах оставляют фамилию и инициалы руководителя и главного бухгалтера. Казалось бы, мелочь, но даже это может привести к отказу налоговой инспекции в вычете налога по таким счетам-фактурам.

Поэтому если из полученного счета-фактуры прослеживается, что расшифровка подписи явно не соответствует самой подписи, то это должно стать поводом для беспокойства. А если поставщик не соглашается привести свой документооборот в соответствие, то можно предложить ему проставлять необходимую расшифровку рядом с расшифровкой подписи гендира и главбуха. По крайней мере, чиновники не видят в этом никакого нарушения (письмо Минфина России от 14.10.2015 № 03-07-09/58937).

Кстати, если в расшифровке подписи фамилия подписавшего лица будет искажена незначительно (например, вместо «Германцева И.А.» указана «Германуева И.А.»), это не должно стать поводом для отказа в вычете (постановление ФАС Северо-Западного округа по делу № А52-1812/2012 от 12 ноября 2012 г.). А если и станет, то у компании есть все шансы оспорить действия налоговиков в суде.

Главбух отсутствует

Фирма может работать и без главного бухгалтера. В этом случае место, где расписывается главбух, остается пустым, либо за главбуха расписывается сам руководитель. Вызовет ли такой счет-фактура проблемы с вычетом НДС во время налоговой проверки?

Может вызвать. В письме Минфина РФ от 27.08.2014 г. № 03-07-09/42854 сказано, что подпись главного бухгалтера на счетах-фактурах, составленных на бумажном носителе, является обязательной. Причем в письме не поясняется, касается ли данное разъяснение абсолютно всех случаев или только тех, когда в штате фирмы есть должность главного бухгалтера. Поэтому налоговики на местах часто просто «снимают» вычет, обнаружив счета-фактуры, не подписанные главбухом, не разбираясь в причине отсутствия подписи.

Такой подход нельзя назвать бесспорным. Законодательство не содержит требования иметь в компании главбуха. Более того, в пункте 3 статьи 7 Закона о бухучете предусмотрено в некоторых случаях возложение руководителем на себя обязанности главного бухгалтера. Поэтому если в компании отсутствует главбух, то и отсутствие его подписи в счете-фактуре не будет нарушением.

Судебная практика подтверждает правильность данного вывода, о чем свидетельствуют, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.04.2011 по делу № А19-11133/08. Суд выигран налогоплательщиком и в споре, рассматриваемом в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 по делу № А56-46627/2007. Во многом — благодаря тому, что предприниматель показал суду документы об отсутствии в штате своих поставщиков должности главного бухгалтера и исполнении обязанностей главного бухгалтера директорами этих организаций.

Поэтому если ваши поставщики выдают вам счета-фактуры без подписи главбуха или счета-фактуры, в которых гендир расписывается и за себя, и за главного бухгалтера, то лучше поинтересоваться, чем это вызвано. Если главного бухгалтера в компании нет, а его функции выполняет руководитель, то запросите у контрагента соответствующие документы (например, приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя организации).

Подписание разными лицами

Как известно, счет-фактура составляется в двух экземплярах, одних из которых остается у составителя, а другой — передается покупателю (если речь идет о реализованных товара) или заказчику (если речь идет о выполненных работах или оказанных услугах).

Очевидно, что экземпляры одного документа должны быть идентичны, на то они и экземпляры. Соответственно, и подписывать их должно одно и то же лицо (лица).

И если налоговая инспекция во время проверки (в т.ч. с запросом документов у контрагента проверяемого лица) обнаружит несоответствие подписей, то организации может грозить отказ в вычете НДС по таким счетам-фактурам.

По крайней мере, подобные споры можно встретить в судебной практике.

Отметим, что суд может встать и на сторону компании в подобном споре.

Например, в постановлении ФАС Московского округа от 19.09.2011 по делу № А40-119463/10-4-685 судьи отметили, что подписание экземпляров счетов-фактур разными лицами от имени продавца не является основанием для признания какого-либо экземпляра счета- фактуры недействительным и данное обстоятельство не свидетельствует о нарушении налогового законодательства. Так что в случае споров у компаний есть шансы отстоять свое право на вычет.

А если подписание экземпляров счета-фактуры вызвано технологическими особенностями организации-поставщика, то сами чиновники не видят в этом ничего предосудительного (письмо Минфина России от 27.06.2017 № 03-07-05/40316).

«Липовая» подпись

И, наконец, самая частая причина «снятия» вычета по НДС — подписание счетов-фактур неустановленными лицами, то есть лицами, которые в период подписания не являлись руководителем организации-продавца. Такое бывает, например, когда в компании директор номинальный, соответственно на документах подпись поддельная.

Конечно, покупатель, получивший счет-фактуру, может не догадываться о том, что подпись на документах «липовая» — не того лица, которое числится директором. Но во избежание подобных ситуаций еще на стадии заключения договора с контрагентом желательно проверять полномочия лиц, подписывающих от имени контрагента документы, в том числе счета-фактуры.

Если же все уже случилась и налоговая инспекция признала вычет незаконным, то при рассмотрении дела в суде сложно предвидеть исход спора, поскольку арбитражная практика противоречива. В любом случае покупателю следует запастись доказательствами, что при выборе контрагента он проявил должную осмотрительность. Напомним, что сервис «1СПАРК Риски» дает пользователям программ 1С возможность управлять налоговыми рисками и комплексно оценивать благонадежность контрагентов.

А не так давно само налоговое ведомство дало указания налоговым инспекциям на местах исключить формальные подходы при выявлении необоснованной налоговой выгоды (письма ФНС России от 12.05.2017 № АС-4-2/8872, от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547). Например, не делать вывод о получении необоснованной налоговой выгоды только лишь на основании того, что документы, полученные от контрагента, были подписаны лицом, отрицающим их подписание и наличие у него полномочий руководителя.

Примечательно, что с 19 августа 2017 года данный подход закреплен и на законодательном уровне. Федеральный закон от 18.07.2017 № 163-ФЗ ввел в Налоговый кодекс РФ новую статью 54.1, которая устанавливает пределы законного получения налоговой выгоды. Если вкратце, то из нее следует, что если сделка реальна и ее целью не является создание налоговых схем, направленных на незаконное уменьшение налоговых обязательств, то на основании одного лишь подписания документов неустановленным или неуполномоченным лицом нельзя признать неправомерным уменьшение суммы налога.

И в заключение хотим сказать лишь одно – будьте бдительны и проверяйте счета-фактуры в момент их приема.

Счет-фактура 2022: скачать готовый бланк и образец заполнения

Счет-фактура — это основной учетный документ. Он подтверждает факт отгрузки товара поставщиком или предоставления услуг по установленной стоимости. На этой странице можно бесплатно скачать бланк и заполненный образец.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать бланк счета-фактуры
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Что такое счет-фактура

Счет-фактура — документ, который находится у бухгалтеров. Он подтверждает, что товары были действительно отгружены покупателю или были оказаны услуги. В нем же прописывается стоимость продукции. Счет-фактуру выдает продавец покупателю при отпуске товарно-материальных ценностей.

Виды счетов-фактур

Есть три вида счетов-фактур:

• Обычный, отгрузочный — подтверждает передачу товара покупателю.
• Авансовый — составляется при заключении договора и получении аванса за выполненные работы или оказанные услуги, но факт передачи не подтверждает.
• Корректировочный — заполняется при изменении цены или количества отгруженной продукции.

Для чего нужен счет-фактура

На основании правильно оформленного счета-фактуры контрагент принимает к вычету либо возмещению НДС.

При оплате сделки продавец начисляет налог на добавленную стоимость. Покупатель регистрирует счет-фактуру как подтверждение уплаты НДС в специальной книге. На основании этого документа он заполняет соответствующие показатели в декларации по НДС.

Иногда НДС не начисляется, например, для предпринимателей, которые работают по упрощенной системе налогообложения. В этом случае покупатель может попросить продавца выставить ему счет-фактур без НДС.

Образец заполнения счета-фактуры

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать бланк счета-фактуры
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Документ готовится в двух экземплярах — для каждого из участников сделки, — и заверяется поставщиком. Скачать бланк и заполнить его должен продавец, отпустивший товарно-материальные ценности. Использовать можно как бумажный, так и электронный носитель.

Порядок заполнения по строкам

Счет-фактура заполняется по Правилам, которые утверждены постановлением правительства от 26.12.2011 № 1137. Там нужно указать:

Порядковый номер и дату составления — строка 1. Документы нумеруются по порядку, по возрастанию. Храниться они должны в хронологическом порядке — по дате выставления или по дате получения. Срок хранения счетов-фактур и накладных — не менее четырех лет с даты последней записи.

Сведения о продавце — строки 2, 2а и 2б. Название, адрес, ИНН и КПП продающей стороны. Адрес указываются в счете-фактуре по ЕГРЮЛ, подробно, без сокращений, которые допустимы в учредительных документах. Нарушение этого правила может стать основанием для лишения вычета.

Сведения о грузоотправителе и грузополучателе — строки 3 и 4. Указывается только при продаже товаров. При реализации услуг или выполнении работ ставится прочерк. Если продавец и есть отправитель груза — в этой строке пишется «Он же».

Сведения об оплате — строка 5. Заполняется при продаже в счет ранее полученной предоплаты. Там указывают номер и дату платежно-расчетного документа. Если предоплаты не было, ставится прочерк.

Информация о документе об отгрузке — строка 5а. Там указываются номер и дата документа об отгрузке товаров, на основании которого составлен счет-фактура. Это могут быть товарная накладная, акт оказанных услуг, УПД и т.д.

Сведения о покупателе — строки 6, 6а и 6б. Продавец должен указать полное или сокращенное наименование покупателя по учредительным документам, адрес покупателя, указанный в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, или место жительства предпринимателя, а также ИНН и КПП покупателя.

Валюта и ее код — строка 7. Счет-фактура выставляется в той денежной единице, в которой выражены цены и расчеты по договору.

Сведение о госзаказах — строка 8. Заполняется при работе с госзаказами. В противном случае ставится прочерк или строка оставляется пустой.

Сведения о товаре. В табличной части нужно указать наименование товара или описание работ, услуг, переданных прав. При вывозе товаров в страны ЕАЭС в графе 1 (а) счета-фактуры указывайте код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.

В графах 2 и 2а указываются единицы измерения отгруженной продукции. Это код и определенное условное обозначение согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения. Но проставлять единицы измерения необходимо, только если их можно определить. Когда указывать нечего, например, при реализации услуг, ставятся прочерки. Графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» и графу 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» заполняются только по иностранным товарам.

Цена и стоимость товара. В графе 4 ставится цена за единицу измерения без учета налога. Указывается в том случае, когда возможно ее указать, иначе ставится прочерк. В графе 5 указывается стоимость товаров, работ, услуг без учета налога.

Ставка и сумма налога. В графе 7 отмечается размер налоговой ставки, в графе 8 — сумма налога в рублях и копейках, полная, без округления, в графе 9 — стоимость всего количества или объема товара с учетом суммы налога.

РНПТ (регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости). Заполняется в графе 11 по импортным товарам из списка. Либо там указывается регистрационный номер таможенной декларации для прочих товаров.

В одном документе можно указать сведения как по прослеживаемым, так и не по прослеживаемым товарам. В графе 12 и 12а указывают единицу измерения товара. Она определяется по ОКЕИ. В графе 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости.

Кто подписывает счет-фактуру

Счет-фактуру должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации или индивидуальный предприниматель. Но сделать это могут и другие сотрудники — у кого есть доверенность.

Печать на счете-фактуре ставить не обязательно. Если считаете нужным, можете поставить. Тогда печать будет служить дополнительным реквизитом.

Сроки выставления счета-фактуры

Счет-фактура выписывается в течение 5 календарных дней с момента передачи (отгрузки) товара, выполнения работ или оказания услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ). Правила действуют как для бумажных документов, так и электронных.

Авансовые счета-фактуры оформляются в течение тех же 5 календарных дней, но уже с момента получения оплаты в счет будущих поставок, выполнения работ, оказания услуг.

Штрафа за нарушение срока предоставления счета-фактуры нет. Организация может быть оштрафована только за отсутствие документа.

Однако нарушенный порядок выставления счетов-фактур на стыке налоговых периодов все-таки может привести к штрафу. Так, несвоевременное предоставление документа может рассматриваться как его отсутствие. Например, когда организация выставляет в начале текущего налогового периода счет-фактуру, который нужно было выставить в конце предыдущего.

Корректировка счета-фактуры

Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил ошибки, он может внести необходимую корректировку. При этом у покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.

У этой операции есть ряд требований:

1. Изменения вносятся в оба экземпляра — для продавца и для покупателя.
2. Исправления обязательно визируются руководителем компании-продавца и заверяются его печатью. Вместо директора подписывать может уполномоченное лицо, указав ФИО и должность, а также пометить, что подпись поставлена «за руководителя организации».
3. Нужно проставить дату исправления.
4. Неверные данные надо зачеркнуть, написать правильные в свободном поле, рядом указать «исправлено», причем дописать, какие показатели на какие и в какой графе.

Если ошибок много и корректировку провести сложно, проще оформить испорченный документ заново. Это не противоречит закону, поскольку в Налоговом кодексе РФ нет прямого запрета на замену дефектного счета-фактуры. Но иногда такое право придется отстаивать в судебном порядке.

Когда счет-фактура не нужен

Есть случаи, когда счет-фактура не является обязательным документом. Сделка подтверждается накладной или счетом на оплату. По закону счет-фактуру можно не заполнять, если:

• сделка не облагается НДС (ст. 149 и 169 НК РФ).
• реализация товаров происходит за наличный расчет. В этом случае достаточно чека или бланка строгой отчетности.
• применяются упрощенные режимы налогообложения.
• юридическое лицо — работодатель передает товар своему сотруднику без предоставления встречной оплаты, то есть безвозмездно (письмо Минфина от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171).
• товар облагается по нулевой ставке, если покупатель не является плательщиком НДС и отгрузка состоялась не позднее 5 календарных дней с момента получения предоплаты.

Электронные счета-фактуры

Электронный счет-фактура является юридически значимым документом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем организации или доверенным лицом. Формат цифровой версии бланка утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 №ММВ-7-15/820@.

Электронный счет-фактура нужен и при работе с прослеживаемыми товарами. Документ оформляют в электронном виде и передают их контрагентам через операторов ЭДО.

Журнал учета счетов-фактур

Здесь фиксируются выставленные и полученные документы. Сегодня обязанность по его ведению осталась только у:

• агентов и субагентов;
• комиссионеров и субкомиссионеров;
• экспедиторов, организующих исполнение услуг с привлечением третьих лиц;
• застройщиков, привлекающих к строительству подрядчиков.

Более 2 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад

Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные

Первичный документ подтверждает разные события в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие. В зависимости от события, перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

• Документы для сделки с клиентом:
• Договор
• Счёт
• Платёжные документы
• Товарная накладная (N ТОРГ-12)
• Акт об оказании услуг
• Счёт-фактура
• Универсальный передаточный документ (УПД)

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.

Документы для сделки с клиентом:

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это н еобязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
• Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг иливыполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
• УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

Поможем новому бизнесу разобраться в отчётах, налогах и кассах

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

• Предмет договора: какой результат сделки.
• Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
• Права и обязанности сторон: как происходит работа.
• Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
• Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
• Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе . Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.

Шаблоны распространённых договоров:

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. По желанию добавьте подпись, печать и QR-код.

QR-код поможет клиентам сделать оплату удобной и быстрой. Главное не забыть выдать кассовый чек, об этом расскажем дальше.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру.

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения).

Статья актуальна на 19.01.2022

Когда в отдалённой местности не нужна онлайн-касса

Как выбрать и получить юридический адрес для ООО

Как зарегистрировать ООО онлайн

Рассылка для бизнеса

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур

Соцсети

Мы всегда рады комментариям, которые не нарушают наши правила и поддерживают дружелюбную атмосферу на сайте. Стараемся отвечать на все вопросы по Эльбе и несложным бухгалтерским темам.

Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные

Оля Воропаева

Первичный документ подтверждает разные события в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие. В зависимости от события, перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

• Документы для сделки с клиентом:
• Договор
• Счёт
• Платёжные документы
• Товарная накладная (N ТОРГ-12)
• Акт об оказании услуг
• Счёт-фактура
• Универсальный передаточный документ (УПД)

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.

Документы для сделки с клиентом:

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это н еобязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
• Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг иливыполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
• УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

11 видеоуроков для уверенного старта бизнеса

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

• Предмет договора: какой результат сделки.
• Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
• Права и обязанности сторон: как происходит работа.
• Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
• Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
• Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе . Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.

Шаблоны распространённых договоров:

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. По желанию добавьте подпись, печать и QR-код.

QR-код поможет клиентам сделать оплату удобной и быстрой. Главное не забыть выдать кассовый чек, об этом расскажем дальше.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру.

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения).

Статья актуальна на 30.01.2023

Как правильно выбрать вид деятельности по ОКВЭД

Что, если открыть ИП в льготном регионе, а работать в другом

Как выбрать систему налогообложения

Рассылка для бизнеса

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур

Счет-фактура: что это такое, для чего она нужна в бухгалтерии, что подтверждает и отражает — функции и виды

В статье разберем, что это за документ – счет-фактура и что она отражает, для чего используется и кому пригодится в работе предприятия. Без нее не получится подтвердить, что продукция была доставлена в полном объеме и к поставщику нет претензий. У этой бумаги есть четко обозначенная структура, от которой нельзя отступать, иначе она перестанет иметь юридическую силу. Также документ важен для совершения сделки, поэтому очень важно все составить правильно. Сейчас есть множество программ, которые помогают автоматически создавать и даже заполнять поля для этой документации. Бухгалтерам остается только проверить корректность и подписать.

Что такое счет-фактура, для чего необходима и кому она остается – образец

Это документ, который находится у бухгалтеров. Он подтверждает, что товары были действительно отгружены покупателю или были оказаны услуги, там же прописывается стоимость продукции.

Эта бумага отправляется покупающей стороне одновременно с высылаемой на продажу партией либо по почте. Еще один вариант – выставляется после того, как были приняты продукты или услуги.

Важно соблюдать формат, в котором будет создана и предложена счет-фактура. Он утвержден постановлением Правительства, поэтому нельзя менять местами поля или создавать свои варианты написания, даже если они будут закреплены уставом и приказом директора предприятия.

Что подтверждает

Когда проходит сделка, эта бумага нужна, чтобы закрепить момент, когда товар был по факту передан покупателю либо были выполнены услуги. Это реальное подтверждение, с которым можно ознакомиться и принять к сведению, а также включить в качестве первичной документации в бухгалтерии.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Виды счет-фактуры, которые встречаются в бухгалтерии

Всего их два. Первым называют стандартную СФ. Ее создают в случае, когда отгрузили партию или выполнили работу, за которую теперь покупатель должен деньги. Она необходима, когда полностью оплачены изделия. Время на подготовку и отправку – 5 календарных дней с момента передачи. То же самое отдается, если продукция была возвращена поставщику обратно.

Второй тип – авансовый. Его следует подготовить в случае, если требуется или была зачислена на счет предоплата в счет будущих отправлений. Здесь не потребуется заполнять такие поля, как:

• грузоотправитель;
• получатель груза;
• объем товара или получаемых услуг;
• единицы, в которых будет все измеряться.

Но обязательно все, что позже понадобится для расчетов.

Когда сделка оплачивается, то продавец начисляет налог на добавленную стоимость. СФ будет рассматриваться в качестве подтверждения операции по оплате изделий, это регистрируется в специализированной книге. На основании полученной счет-фактуры будут заполнены соответствующие данные в декларации.

Если во всех бумагах нет ошибок и все сделано корректно, то покупатель получает возможность запросить налоговый вычет по данной статье.

Бывают ситуации, когда НДС не будет начисляться. Например, без этого обходятся предприниматели, которые трудятся по системе УСН. Но довольно часто, не глядя на эти обстоятельства, покупающая сторона просит, чтобы ему выдали СФ, даже если в нем не будет прописан НДС.

Конечно, это не обязательство, которое должен выполнить продавец. Но обычно они идут навстречу и оформляют СФ. Единственная особенность – в документе сразу прописывают, что покупка была без налога на добавленную стоимость. Соответственно, эта строчка в бланке останется пустой.

Важный нюанс – если продающая сторона не является плательщиком НДС, то ей нельзя ставить в этом поле 0%. Это отдельная категория предприятий, к которой неплательщики не относятся. Даже 0% является реальной ставкой, на которую эти фирмы не имеют права. Если необходимо что-то вписать, то лучше указать «Без НДС». Это будет правдой и не сделает документ недействительным в отличие от 0%.

Если же вписать несоответствующие данные, то для получателя бумаги это станет проблемой. Проверяющие органы выписывают штраф или начисляют все стандартные 18-20%.

Без каких реквизитов не обойтись

Все условия были прописаны в статье 169 Налогового Кодекса. Чтобы СФ приняли к учету и изучили, на ней должны быть определенные строчки:

• День, когда был составлен документ, и порядковый номер по факту создания. Число проставляется то, в которое происходила сделка. Нумерация любая, которая нравится продавцу. Главное – цифры должны идти по возрастанию и оставаться сквозными. Но если фирма нарушила систему и после 55 и 56 выдала СФ №22, то на налоговом вычете это никак не отразится.
• Название продающей организации, полный адрес и все важные идентификационные номера. Все должно быть корректным, без исправлений и ошибок, легко читаться и быть нормального шрифта. Сокращенный или полный вид нужно делать таким, чтобы он соответствовал учредительным документам и соответствовал уставу фирмы. Не обойтись и без почтового индекса.
• Аналогично все прописывается с покупающей стороны. Следует верно указать, где находится клиент, куда будет отгружаться партия. Эти строчки могут быть интересны налоговой службе.
• Получатель и отправитель груза, их адреса. Эта информация необходима при продаже продукции. Когда выполняются работы или оказывается услуга, то подобная строчка не нужна. При реализации товаров можно не заполнять полностью это поле. Но если написать все реквизиты, то ошибкой это не будет. Получателя нужно описывать полностью в соответствии с уставными документами. В этом случае не зависит, является ли покупатель грузополучателем или нет.
• Наименование продающихся изделий, единицы, в которых они измеряются. Нельзя допускать ошибки в этих полях. Важно корректно написать, в штуках считаются продукты, в килограммах или в литрах.
• Количество продукции, которая была продана или объем предоставленных услуг. В этой строчке прописывается, сколько в итоге деталей или арбузов было реализовано этому покупателю. От этой части зависит калькуляция и итоговая сумма.
• Цена или тариф. Считается за единицу измерения, если это возможно. Указывается без НДС или с его учетом в зависимости от того, что указано в договоре.
• Валюта бумаги. В чем все рассчитывается и будет производиться оплата. Пишется код, который значится в Общероссийском классификаторе. Это может быть рубль (643), доллар (840), евро (978) или любая другая официальная валюта.
• Полная стоимость проданной продукции. Обязательно внимательно высчитывается и указывается. Недопустимы ошибки и корректировки. Чаще документ составляется в электронном виде, и там все поля заполняются автоматически, поэтому риск ошибиться стремится к нулю.
• Налоговая ставка. Может быть 0%, 10% или 20% в зависимости от того, как работает фирма и что она продает. Если компания находится на упрощенке или полностью была освобождена от расчета и выплаты налога на добавленную стоимость по любым причинам, то в этой строке пишется «Без НДС». Мы выше уже разбирали, как это действует и почему рекомендуется корректно писать.
• Сумма исчисленного налога. Как правило, в программах считается автоматически, у бухгалтеров может рассчитаться и вручную.
• Полная стоимость за объем проданной продукции или услуг с учетом налога.
• Страна, в которой было все произведено и номер с таможенной декларации. Эта строчка актуальна только для товаров, которые были присланы из-за рубежа.

Упростить и оптимизировать бизнес-процессы можно с помощью специального ПО. На сайте «Клеверенс» вы найдете решения, подходящие для различных целей и задач.

Для чего нужна такая бумага, как счет-фактура, в отделе закупок и в бухгалтерии

В первую очередь она понадобится, чтобы подтвердить исходящий НДС, когда будут продаваться услуги и изделия. А позже она пригодится, чтобы списать входящий налог на добавленную стоимость, в момент покупки. Она будет являться доказательством произошедшей сделки.

Когда регистрируется исходящая СФ, то ее вписывают в Книгу продаж. Когда входящая – от продавца – то в Книгу покупок. В итоге данные в декларации будут заполняться на основании той информации, которая сформируется в этих документах.

Если переводится предоплата, а продукт поступит к покупателю позже, чем через 5 дней, то следует выписать авансовую СФ. Она подтвердит факт произошедшей сделки и будет доказывать покупающей стороне, что они приобрели изделия или услугу. Если в ней позже будут выявлены ошибки, то можно выписать дополнительную, корректировочную СФ.

Для бухгалтера это бумаги, которые помогают вести учет, подтверждают текущие хозяйственные операции и являются возможностью получить вычет.

Порядок заполнения счета-фактуры

Какие поля необходимо заполнять – мы рассмотрели выше. Теперь давайте пройдем по строкам:

• (1). Здесь будет дата и номер.
• (2), (2а), (2б), (6), (6а),(6б). Название, адреса, ИНН и КПП покупающей и продающей сторон. Все в соответствии с учредительными бумагами и уставом, даже, если это пишется в сокращенном виде.
• (3), (4). Наименование и почтовый адрес, которые указываются для получателя и отправителя груза. Для СФ, которая готовится на основе работ или услуг, ставится прочерк в этом поле.
• (5). Дата и номер, который был присвоен платежному документу в случае, если давали аванс. Когда он не выдавался или не был денежным, указывается прочерк.
• (7). Как называется валюта и ее код. Даже если компания всегда работала исключительно в рублях, в каждой СФ это пишется заново. Не должно быть двусмысленности или других вариантов.
• Таблица с графами. В 1 графе наименование реализуемых в данный момент продуктов и так, как оно было прописано в договоре или накладной.
• Графа 2, 2а, 3, 4. Код и обозначение того, в чем измеряется товар, объем, стоимость без НДС.
• Графа 6. Сумма акциза или фраза «без акциза» в зависимости от вида продукции.
• 7, 8. Размер налоговой ставки и сколько она составила в рублях и копейках, не округляется до целых чисел.
• 5, 9. Общая стоимость всего продаваемого. В первом случае без НДС, а во втором – уже с учетом начисленного налога. Прописывается два раза даже если компания работает без НДС.
• 10, 10а, 11. Необходимо заполнять только в случае, если фирма реализует или перепродает импортные товары.

В конце обязательно расписывается руководитель организации или его доверенный человек – обычно это бухгалтер. Ниже печать, которая заверяет корректность всех заполненных полей.

Можно ли составить электронно

Законы РФ разрешают выставлять и принимать такие варианты СФ. Главное, чтобы она была правильно составлена в соответствии со всеми правилами и передана через оператора документооборота в том формате, в котором это установил ФНС.

Для компаний этот вид бумаг является таким же юридически значимым, как и бумажная версия. Чтобы она стала официальным документом, достаточно подписать с помощью ЭЦП уполномоченные лица.

Журналы учета и книги

Это обязательные атрибуты функционирования любой организации. Каждый налогоплательщик обязан составлять СФ и вести данную документацию, когда операции подходят под налогообложение.

Так начисляется НДС в случаях реализации продукции, предоставления услуг или передачи имущественных прав. Продающая сторона должна зарегистрировать выписанную бумагу в специальной книге продаж. А покупающая – сделает аналогичную запись в своей, уже о покупках. Так она подтвердит право на получение вычета. Потом все эти суммы будут учтены в декларациях.

Как правильно заполнить счёт-фактуру

Счёт-фактура — важнейший документ, который необходим для обеих сторон торговых сделок. Предприниматели, постоянно выставляющие и получающие счета-фактуры, знают, как много зависит от правильного и корректного заполнения этого документа.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Если вы уже знаете, какие именно элементы входят в счет-фактуру и что изменится в новом году, а также основные правила заполнения, вам будет полезна информация о том, как избежать досадных недоразумений и проблем с налоговыми вычетами.

Для чего нужна счёт-фактура

Документ, который составляется на стандартизированном бланке, включающем предусмотренную государством информацию, нужен и продавцам, и покупателям.
Когда осуществляется торговая сделка, нужно подтверждение того, что товар фактически был отгружен, оказаны услуги, сделана работа. Счет-фактура – это и есть как раз такое документальное подтверждение.

НДС и счет-фактура

При оплате сделки продавцом начисляется налог на добавленную стоимость. Именно документ, который мы рассматриваем (счет-фактура), как подтверждение уплаты НДС регистрируется покупателем в специальной книге. На основании этого документа он заполняет соответствующие показатели в декларации по НДС. По закону, покупатель имеет право на налоговый вычет по этой статье налогообложения (ст. 169 НК РФ), если все оформлено правильно и корректно.

Есть ситуации, когда НДС не начисляется, например, для предпринимателей, работающих по системе УСН. Но часто покупатель, несмотря на это обстоятельство, просит выставить ему счет-фактуру, пусть даже без НДС. Это не обязанность продавца, но иногда стоит все же пойти навстречу просьбе покупателя и оформить счет-фактуру, только указать в документе, что она без налога на добавленную стоимость, не заполняя соответствующую строчку бланка.

ВАЖНО! Если вы не являетесь плательщиком НДС, не стоит указывать в счете-фактуре вместо отметки «Без НДС» ставку в 0%. Даже нулевой процент показывает реальную ставку, на которую вы в таком случае не имеете права. Указание несоответствующей реальности ставки может создать много проблем получателю документа, начиная со штрафа и заканчивая начислением стандартной 18% ставки.

В каких случаях счёт-фактура не нужна

Есть ситуации, когда оформление счета-фактуры не является необходимым, а сделка подтверждается другими документами: счетом на оплату, накладными и др. Можно не озабочиваться счетом-фактурой, если:

• сделка не подлежит обложению НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
• предприятие реализует физическим лица товары в розницу за «кэш» (для подобных сделок достаточно бланка строгой отчетности или чека из кассы);
• предприниматели находятся на специальных налоговых режимах (упрощенке, ЕСХН, имеют патент);
• юридическое лицо отдает товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
• планируется поставка товаров, и на нее получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идет на экспорт).

Чем чреваты ошибки

В любом документе могут быть случайно допущены ошибки и неточности, цена их может быть различной в зависимости от значимости бумаги. Чем же грозят ошибки в счете-фактуре?

Если данный документ заполнен с неточностями, покупателю может быть отказано в налоговом вычете по НДС. Естественно, что в дальнейшем покупатель уже не захочет иметь дела с продавцом, причинившим ему такой убыток.

Ошибка ошибке рознь

Не всякая ошибка ведет к печальным последствиям. Рассмотрим наиболее распространенные варианты неправильностей в счете-фактуре, на основании которых налоговая вправе отказаться возмещать НДС (п.2 ст. 169 НК РФ).

1. Непонятное авторство. Если из документа сложно определить, кто именно покупатель, а кто продавец, такой счет-фактура будет признан недействительным. Это вполне вероятно. Если неправильно указаны или пропущены такие реквизиты обеих сторон, как:
   • название организации;
   • адрес; .
2. Не тот товар или услуга. Если из счета-фактуры однозначно не следует, какой именно товар покупался или услуга была оказана, либо эта информация противоречит другим документам, НДС не вернут. Например, согласно счету-фактуре отгрузили конфеты «Ромашка» (это наименование товара указано в графе 1), а фактически были проданы конфеты «Красный мак».
3. Неточности в денежных цифрах. Проблемы, связанные с неверным указанием стоимости продукции (услуги) или аванса, полученного за них, также нивелируют ценность счета-фактуры. Это может быть связано:
   • с неверным указанием валюты оплаты (обратите внимание не только на название валюты, но и на ее код);
   • с пропуском или неправильной информацией относительно количества товара (единиц работы или услуг);
   • с ошибками в ценах;
   • неправильное вычисление стоимости (количество, умноженное на цену, не дает в результате указанную цифру в графе «стоимость»).
4. Неверное исчисление НДС. В графе, где указан НДС, указана одна ставка, а сумма вычислена по другой, либо насчитан стандартный процент, когда ставка должна была быть нулевой.
5. Неизвестная сумма НДС. Если в соответствующей графе нет необходимой цифры, хотя в графе «ставка» она указана, а также, если приведенное число не получается перемножением ставки и суммы, уплаченной за товары (услуги).

Когда ошибки не фатальны

Налоговые органы не имеют права и обычно не отказывают в возврате налога, если в счете-фактуре допущены другие недостатки, например:

• вместо больших букв употреблены строчные или наоборот;
• пропущены кавычки;
• не хватает или поставлены лишние знаки, такие, как точки, тире, запятые, скобки;
• нет КПП или оно указано неверно;
• нет описания произведенных работ или оказанных услуг (информация графы 1);
• нет обоснования счета-фактуры номером договора;
• ошибки в указании платёжных реквизитов;
• нумерация с неточностями;
• не продублирована информация о грузополучателе, если он и покупатель – один и тот же (то же насчет продавца и грузоотправителя).

Допущена ошибка, что предпринять?

Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил в ней ошибки, он вправе внести необходимую корректировку. У покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку выставителю счета-фактуры и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция – корректировка счета-фактуры.

Правила корректировки

1. Изменениям подвергаются оба экземпляра – и принадлежащий продавцу, и предназначенный для покупателя.
2. Исправления обязательно визируются руководителем организации-продавца и заверяются его печатью (подпись главбуха не нужна). Вместо директора подписывать может уполномоченное лицо, указав свое ФИО и должность, а также пометить, что подпись поставлена «за руководителя организации».
3. Обязательно датировать исправления.
4. Неверные данные нужно зачеркнуть, написать правильные в свободном поле, рядом указать «исправлено», причём дописать, какие показатели на какие и в какой графе.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если ошибок слишком много и корректировка затруднительна, проще оформить испорченный документ заново. Это не противоречит закону, поскольку в НК Российской Федерации нет прямого запрета на замену дефектного счета-фактуры на новый документ. Но иногда такое право придется отстаивать в судебном порядке.

Действия получателя счета

Если покупателю был отправлен исправленный счет-фактура, он должен изменить данные в книге покупок, ведь там были указаны параметры дефектного счета либо ошибочные данные. Чтобы это совершить, покупателю нужно использовать дополнительный лист из Книги, только чтобы он соответствовал налоговому периоду покупки. На этом листе надо сделать запись об аннулировании конкретного счета-фактуры и вычислить сумму покупок, совершенных до этого счета, определив таким образом сумму, соответствующую упраздняемому счету-фактуре.

Реализовать законную возможность вычета НДС покупатель имеет право не только в том налоговом периоде, когда он совершил покупку: важно лишь, чтобы документ был зарегистрирован вовремя.

Образец заполнения счета-фактуры

Оформление стандартного счета–фактуры – не самая сложная процедура, тем не менее, у начинающих специалистов она может вызвать некоторые вопросы.

В начале документа пишется номер счета фактуры и дата его заполнения.

Номер счета может быть любым, главное условие, чтобы он шел по возрастающей линии к предыдущим. При этом, в тех случаях, когда по каким-либо обстоятельствам последовательность нумерации нарушается (к примеру за счетами-фактурами 21, 22, 23 следует 8), это не грозит ровно никакими санкциями со стороны контролирующих органов и налоговых структур. Что касается даты, то счет-фактура должна быть сделана либо непосредственно день в день с поставкой товарно-материальных ценностей или оказанием услуг или же в пятидневный период после этого.

Эти строки следует заполнять только тогда, когда речь идет о реализации товарно-материальных ценностей (т.е. при оказании услуг или выполнении работ в них нужно поставить прочерк). Когда речь именно о купле-продаже, то если грузоотправителем является продавец товара, то можно либо продублировать адрес полностью, либо коротко обозначить это двумя словами «тот же». А вот адрес грузополучателя указать нужно обязательно и полностью, включая индекс, номер офиса или склада и номер телефона.

Следующая часть документа содержит в себе таблицу, в которую включены основные показатели сделки.

• В первый столбец вписывается название объекта договора (так, как значится в самом договоре).
• Во второй, при необходимости, код продукции по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ), условное обозначение (штуки, литры, килограммы и т.д.).
• В столбце под номером три указывается общее количество или объем товаров/услуг/работ, затем цена за единицу измерения.
• Столбцы от пятого до девятого являются обязательными к заполнению: сюда вносится стоимость с налогом и без него, размер налога (который, как известно, бывает 0%, 10%, 18%), а также окончательная цена с налогом. Компании, работающие без НДС, могут именно так и отметить в нужной ячейке.
• Десятый и одиннадцатый столбики предназначены для зарубежных товаров. В 10 и 10а включаются сведения о том государстве, которое является родиной происхождения товара (в виде кода по ОКСМ) и короткого словесного обозначения), в последний столбец вносится номер таможенной декларации, если таковая имеет место быть.

Пример корректировочного счета-фактуры на уменьшение

Корректировочный счет–фактура — документ, создаваемый в ситуациях, когда в договоре между сторонами произошли какие-либо перемены в части стоимости или количества поставляемых товаров, производимых услуг или выполняемых работ. Его форма достаточно понятна, но некоторые моменты нуждаются в разъяснениях.

В начале находится стандартная информация:

• номер корректировочного счета-фактуры (который может быть любым, так как поправки могут вноситься не один раз)
• день-месяц-год его заполнения,
• ссылка на первоначальную счет-фактуру (т.е. ту, которую он корректирует)
• реквизиты сторон.

Все данные должны быть аналогичны регистрационным бумагам компаний.

Ниже идет таблица, первый столбик которой касается названия объекта договора (товаров или услуг) строки во втором фиксируют произведенные изменения. В столбики 2 и 2а вписываются единицы измерения (в виде кода по ОКЕИ и словами), затем общий объем продукции или услуг и их цену за единицу измерения. Эти сведения могут быть идентичны первоначальной счету-фактуре или обновленными, в соответствии с новыми условиями договора. Затем идут столбики, касающиеся стоимости: сначала сюда вписываются те значения, которые были в предыдущем счете-фактуре, затем отредактированные значения. После этого в строках «увеличение» или «уменьшение» вносится показатель разницы в форме конкретной цифры. В обобщающую строчку под названием «Всего» ставятся суммированные цифры по всем измененным позициям товаров или услуг.

В заключение документ подписывается ответственными сотрудниками (руководителем фирмы и бухгалтером).