Как формирование табеля связано с ндфл

Заработная плата выплачивается работникам на банковские карты. Нужно ли оформлять какие-либо документы для расчета аванса (зарплаты за первую половину месяца) и удержанного с него НДФЛ?

Для расчета и выплаты сотрудникам заработной платы (в том числе аванса) применяются формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Если зарплата перечисляется на банковскую карту, то составить нужно только расчетную ведомость по форме № Т-51. Ведомость заполняется на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. Аванс является заработной платой за первую половину месяца. Соответственно, сумма аванса рассчитывается за работу в первой половине месяца, то есть с 1-го по 15-е число пропорционально отработанному времени. Сведения о фактически отработанном работником количестве часов содержатся в табеле учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Следовательно, для того чтобы определить фактически отработанное в первой половине месяца время, необходимо составить табель учета рабочего времени за этот период.

При определении размера выплаты заработной платы за первую половину месяца (аванса) нужно учитывать оклад (тарифную ставку) работника за фактически отработанное время, а также надбавки за отработанное время, расчет которых не зависит от оценки итогов работы за месяц в целом, а также от выполнения месячной нормы рабочего времени и норм труда (трудовых обязанностей). Например, к таким надбавкам относятся компенсационная выплата за работу в ночное время, надбавки за совмещение должностей, за профессиональное мастерство, стаж работы и т. д. (письма Минтруда России от 20.03.2019 № 14-1/В-178, от 18.09.2018 № 14-1/В-765, от 10.08.2017 № 14-1/В-725).

Указанные доплаты производятся на основании соглашений (например, о совмещении должностей), а также приказов и локальных нормативных актов о соответствующих доплатах (за ночную работу, за стаж и т. п.). При расчете зарплаты за первую половину месяца необходимо учитывать содержание указанных документов. Кроме того, важно принять во внимание кадровые приказы (о приеме на работу, о ежегодном отпуске, об отпуске без сохранения зарплаты и др.).

Таким образом, для расчета аванса (зарплаты за первую половину месяца) работодателю необходимо оформлять расчетную ведомость, табель учета рабочего времени, приказы о выплате работнику надбавок (доплат) и другие кадровые приказы, которые влияют на расчет.

Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия

Табель учета рабочего времени — документ, который мы составляем ежемесячно. И конечно, бухгалтеру раньше — до появления формы табеля учета рабочего времени в 1С 8.3 — заполнять его в таблицах Excel было неудобно. Сейчас табель в 1С 8.3 формируется, однако не все знают, где его найти. После прочтения этой статьи вопросов у вас не останется.

где найти табель в 1С 8.3 Бухгалтерия;
как настроить табель рабочего времени;
как заполнить табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия;
что из себя представляет этот документ;
как изменить табель учета рабочего времени в 1С.

Порядок учета рабочего времени

Обязанность ведения учета рабочего времени каждого сотрудника установлена ст. 91 ТК РФ. Если учет не ведется, контролирующие органы могут привлечь работодателя к ответственности за нарушение трудового законодательства в виде предупреждения или штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц и ИП с работниками;
от 30 000 до 50 000 руб. — для организаций.

Табеля учета рабочего времени среди обязательных документов, применяемых организацией, нет. Рабочее время сотрудников может учитываться другим документом, разработанным ею самостоятельно и утвержденным учетной политикой.

Однако в обычаях делового документооборота прочно закрепился именно табель учета рабочего времени еще с тех пор, когда унифицированные формы Т-12 Excel и Т-13 Excel, разработанные Госкомстатом РФ (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) были обязательны к применению. Сегодня данные формы с небольшими изменениями используются работодателями повсеместно. Они удобны и информативны.

Табель учета рабочего времени в 1С — первичный документ, на основании которого бухгалтер начисляет работникам зарплату, отпускные, командировочные. Он представляет собой таблицу, где отмечаются все явки и неявки сотрудников в течение месяца, количество отработанных часов за день, причины отсутствия на рабочем месте.

Заполняет табель сотрудник, уполномоченный руководителем, либо тот сотрудник, должностными обязанностями которого предусмотрено ведение табеля. Чаще всего, это руководители подразделений, которые знают о планах и задачах своих подчиненных, или работники, специально назначенные на должность табельщика.

Бухгалтер, как правило, табель не составляет, а получает готовые сведения по окончании месяца и на их основании формирует расчетную ведомость по зарплате. Табели подшиваются в отдельные папки и могут храниться в бухгалтерии вместе с документами по зарплате. Общий срок хранения табелей — 5 лет, по работникам с вредными и тяжелыми условиями труда — 75 лет (Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).

Где найти Табель в 1С 8.3 Бухгалтерия

В 1С Бухгалтерия 8.3 Табель учета рабочего времени — скорее отчет, чем рабочий документ. Табель заполняется автоматически на основе данных Производственного календаря и документов Отпуск и Больничный лист . Учитываются также кадровые документы Прием на работу и Увольнение .

Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия можно найти в разделе Зарплата и кадры – Кадровый учет – Отчеты по кадрам – Табель учета рабочего времени .

Как настроить табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия

Для того чтобы в 1с сформировать Табель учета рабочего времени , произведите следующие настройки.

Шаг 1. Шапка отчета

Для формирования отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) заполните поля:

Период — месяц, за который формируется табель;
Организация — установить из списка, если в базе ведется несколько организаций;
Подразделение — подобрать из справочника Подразделения , если нужен табель отдельно по подразделению.

Нажмите на кнопку Настройки .

Шаг 2. Вид Простой, вкладка Отборы

На вкладке Отборы вида Простой установите фамилии и должности ответственных лиц, которые должны подписать данный табель. Здесь же, если составляется табель для одного человека, например, дополнительный лист. Можно установить:

галочку Сотрудник ;
фамилию работника — выбирается из справочника Сотрудники по ссылке Подбор .

Шаг 3. Структура

Если вам нужен табель для всех сотрудников, снимите галочку с поля Сотрудник и продолжайте настраивать табель, установив:

Вид — Расширенный.

На вкладках Отборы , Поля и сортировки менять ничего не нужно. По умолчанию табель формируется отдельно по каждому подразделению. Если в организации работников немного, а подразделения есть, можно сформировать Табель учета рабочего времени (Т-13) в целом по организации.

Для этого необходимо на вкладке Структура в группируемых полях первого уровня убрать из состава группировки Подразделение .

Затем нажимаем Завершить редактирование – Закрыть и сформировать . Сформированный отчет примет вид: PDF

Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С

Ведение табеля учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3 сводится к ежемесячному формированию отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) непосредственно перед или после начисления зарплаты за месяц.

Перед формированием табеля обратите внимание:

кадровые документы по приему и увольнению сотрудников в данном месяце должны быть оформлены; и больничные за месяц должны быть начислены;
время работы, указанное в документе Начисление зарплаты на формирование табеля не влияет.

Даже если работник отработал в месяце не полностью (кроме отпускных и больничных), и это зафиксировано документом Начисление зарплаты , табель учета рабочего времени сформируется в соответствии с полной нормой рабочего времени.

Чтобы Табель учета рабочего времени (Т-13) соответствовал фактическим событиям по сотрудникам в отчетном месяце, сформированный отчет необходимо отредактировать вручную. Для этого в готовой форме табеля пройдите: Главное меню – Таблица – Вид – Редактирование .

После этого значение в любой ячейке отчета можно изменить.

Готовый Табель учета рабочего времени (Т-13) распечатайте по кнопке Печать .

Как изменить табель учета рабочего времени в 1С

Табель учета рабочего времени (Т-13) заполняется в соответствии с Производственным календарем по графику 40 часовой рабочей недели.

Встроенный Производственный календарь не подлежит настройке или изменению, так как составлен в соответствии с утвержденными Постановлениями Правительства РФ праздниками и переносами выходных дней за год. Однако в случае необходимости, например, учета дополнительного праздника, установленного Правительством региона РФ, Производственный календарь можно изменить.

Для корректировки пройдите Главное меню – Все функции – Справочники – Производственные календари – Российская федерация .

Вызовите меню правой кнопкой мыши на выбранной дате и выберите:

Изменить — чтобы изменить статус дня на:
- Рабочий;
- Суббота;
- Воскресенье;
- Предпраздничный;
- Праздник;
- Нерабочий;
Мы рассмотрели где найти Табель в 1С 8.3 Бухгалтерия, как настроить и заполнить.

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации
(10 оценок, среднее: 4,90 из 5)

Расчет НДФЛ изменился: как это повлияет на аванс по зарплате в 2023 году

С 1 января 2023 года из ст. 223 НК РФ исключили положение о том, что датой фактического получения доходов от трудовой деятельности считается последний день месяца или последний рабочий день. Для зарплаты действует общее правило. То есть днем получения дохода считается день выплаты работнику, и на эту дату работодатель должен исчислить и удержать НДФЛ. Разбираемся, как это повлияет на сроки зарплаты и аванса в 2023 году.

Важно! Выплата заработной платы за первую половину месяца не является авансом. Аванс – это принятый в обиходе термин, понятный кадровикам, бухгалтерии и работникам, для обозначения зарплаты за первую половину месяца. В статье мы используем этот термин только потому, что его применяют в обиходе и для сео-оптимизации материала.

В ст. 136 ТК РФ закреплены основные правила:
- зарплата выплачивается не реже чем два раза в месяц;
- окончательный расчет за отработанный период нужно провести не позднее 15 дней после его окончания.
Роструд также указывает, что зарплату нужно платить за фактически отработанное время. Он ссылается на ст. 139 ТК РФ о расчете среднего заработка.

Скачайте образцы документов для работы:

Памятка «3 варианта изменений в кадровых документах в связи с новым порядком уплаты НДФЛ»

Что меняется в уплате НДФЛ

Как уже говорили выше, поменялся расчет НДФЛ в 2023 году – изменения внес Федеральный закон от 14.07.2022 №263-ФЗ во вторую часть НК РФ. Согласно ему месяцем для расчетов по НДФЛ признается период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца. Работодатель, как налоговый агент, ежемесячно, до 28-го числа перечисляет налог, исчисленный и удержанный за это время. Уведомление в ФНС подается до 25-го числа.

Исключения — январь и декабрь. Налог за период выплат с 23 по 31 декабря нужно перечислить в бюджет не позднее последнего рабочего дня текущего года; за период с 1 по 22 января — не позднее 28-го января.

При этом датой фактического получения доходов от трудовой деятельности будет считаться день выплат работнику, а не последний рабочий день. То есть НДФЛ нужно будет удержать с зарплаты и за первую, и за вторую половину месяца.

Такие изменения в законодательстве отразятся, в первую очередь, на тех работодателях, которые выплачивают зарплату за первую половину месяца до 22-го числа включительно. Им придется раньше считать НДФЛ с аванса и перечислять его в бюджет.

Компания выплачивает зарплату за первую половину месяца не позднее 22-го числа текущего месяца, за вторую половину — не позднее 6-го числа следующего месяца. В феврале 2023 года она удержит и перечислит в бюджет НДФЛ с аванса за февраль, а в марте — с окончательного расчета по зарплате за февраль. На подсчет налога с февральской зарплаты у нее будет всего 3 дня. До внесения поправок НДФЛ с зарплаты за февраль организация бы полностью рассчитывала и удерживала в марте. При желании компания может изменить сроки выплат работникам, чтобы оптимизировать работу бухгалтерии.

Вторая категория работодателей, которая заметит изменения, — те, кто выплачивает аванс в размере 40 процентов от оклада. С 2023 года после удержания НДФЛ зарплата работника за первую половину месяца составит фактически 34,8 процента (40 процентов, умноженные на понижающий коэффициент 0,87 из-за НДФЛ). Это мало, и нарушает принцип трудового законодательства «обеспечение права каждого работника на своевременную и в полном размере выплату справедливой заработной платы».

Таким работодателям, чтобы не провоцировать трудовые споры и не получать замечания от трудовой инспекции, нужно перейти на систему выплат за фактически отработанное время.

Как изменить размер аванса по зарплате в 2023 году

Рассмотрим, как выплачивать первую часть зарплаты и расскажем, как оформить это документально.

Для выплаты заработной платы за первую половину месяца рекомендуем использовать расчетный способ. Этот метод не вызовет нареканий у Роструда, поскольку работникам будет выплачиваться аванс за фактически отработанное время. Но здесь могут быть недовольны работники, поскольку в январе, марте и мае из-за праздничных дней зарплата за первую половину месяца будет меньше, чем в других месяцах.

Оклад работника составляет 25 000 рублей. В январе 2023 года 17 рабочих дней, в том числе 5 — в первой половине месяца. Первая часть зарплаты за январь после удержания НДФЛ составит:

25 000 руб. / 17 рабочих дней × 5 рабочих дней × 0,87 = 6 397,06 руб.

При переходе на расчетный способ работодатель вносит в Положение об оплате труда такую формулировку:

«1. При расчете заработной платы за первую половину месяца организация применяет расчетный способ. Заработная плата за первую половину месяца определяется по формуле:

З/п за 1-ую половину месяца = Оклад / Норма рабочего времени за месяц × Фактически отработанное время за месяц

2. Из заработной платы за первую половину месяца производятся удержания в соответствии с действующим законодательством, в том числе НДФЛ.

3. Табель учета рабочего времени закрывается два раза в месяц:
- с 1-го по 15-е число включительно;
- с 16-го по последний день месяца.
Подписанный табель сдается в бухгалтерию в течение двух рабочих дней после окончания соответствующего периода учета рабочего времени.

4. Настоящие положения применяются с 1 января 2023 года».

Важно! Изменения по порядку выплаты аванса вносятся в документы, в которых определен порядок выплаты заработной платы. Если это Положение об оплате труда или иной локальный нормативный акт, то нужно будет корректировать их. Если все условия прописаны в трудовом договоре, то нужно подписывать соглашение к трудовому договору. Одного приказа работодателя недостаточно.

Есть еще один способ выплаты первой части зарплаты – процентный. При этом способе работникам выплачивают за первую половину месяца определенную долю от оклада. Работодатели часто устанавливают ставку в 40 процентов из-за того, что часто на начало месяца выпадают праздничные дни. Но из-за удержания НДФЛ работник получит на руки фактически треть зарплаты при полной отработанной половине рабочих дней. Ведь в аванс не включаются премии, которые зависят от итогов месяца.

Некоторые эксперты советуют увеличить размер аванса до 46–47 процентов. Тогда работник после вычета НДФЛ будет получать на руки примерно ту же сумму, что получал в 2022 году до введения новых правил. Но мы рекомендуем все-таки выплачивать первую часть зарплаты за фактически отработанное время. Потому что при процентном способе выплаты первой части зарплаты возникает сразу два нарушения по оплате труда:

1. Фактически работодатель не выплачивал работнику в полном размере заработную плату за первую половину месяца.

2. По итогам месяца работодатель не выплачивал работнику денежную компенсацию за задержку выплаты заработной платы за первую половину месяца по ст. 236 Трудового кодекса.

За данные нарушения по п.6 ст. 5.27 КоАП предусмотрены административные штрафы в размере от 30 до 50 тыс. рублей. Вроде небольшой штраф, но по судебной практике такие штрафы могут считаться за каждый факт такого нарушения, если он совершался в разные даты. То есть, как минимум, каждый месяц работодатель совершал два таких нарушения.

Как изменить сроки выплаты зарплаты

Согласно ст. 136 ТК РФ конкретные даты выплаты заработной платы устанавливаются в ПВТР, в коллективном или трудовом договоре. Поэтому для изменения сроков выплат потребуется скорректировать один из этих документов. Какой именно, зависит от того, где установлен порядок выплаты заработной платы.

Нужно проверить, где и как у вас прописан порядок выплаты заработной платы. Дальнейшие варианты будут зависеть от того какие формулировки содержаться у вас в кадровых и управленческих документах.

Три варианта, как внести изменения в кадровые документы, скачайте по ссылке.

Что важно помнить:
1. Изменения в основной документ вносятся в том же порядке, как он утверждался. Если это ПВТР, то нужно получить мотивированное мнение профсоюза. Если трудовой договор — подписать дополнительное соглашение с работником.
2. Между двумя датами выплаты зарплаты не может пройти более 15 дней. Это следует из ст. 136 ТК РФ. Если работодатель сдвигает дату выплаты аванса, ему нужно скорректировать и дату окончательного расчета по зарплате.
3. При выплате первой половины заработной платы в конце месяца нарушаются права тех работников, кто принят на работу с 1-го числа. Отработав фактически месяц, они получат деньги только за первую половину. Здесь у работодателя есть два варианта: или не ставить даты выплаты аванса в последние дни месяца, или установить в ПВТР особый порядок расчетов в первый рабочий месяц.
Компания может ввести правило, что сотрудникам, принятым на работу с 1-го числа, в первый месяц работы выплачивается аванс за 10 дней месяца 15-го числа, аванс за 5 дней — в сроки, установленные для выплаты аванса по предприятию. Окончательный расчет производится в следующем месяце.

С учетом новых правил удержания НДФЛ с аванса дату выплаты первой половины зарплаты можно установить 23-го числа текущего месяца. Окончательный расчет производить до 8-го числа следующего месяца. При таком подходе сроки выплаты зарплаты попадут в один налоговый период по НДФЛ, и у бухгалтерии будет больше времени на расчеты и подготовку уведомлений.

Пример формулировок в ПВТР:

«В компании установлены следующие сроки выплаты заработной платы:
- до 23-го числа текущего месяца — зарплата за первую половину текущего месяца;
- до 7-го числа следующего месяца — зарплата за вторую половину месяца».
Со всеми изменениями в локальные нормативные акты работников нужно ознакомить под личную подпись. Также советуем провести разъяснительную работу в трудовом коллективе. Объясните работникам, что из-за новых правил удержания НДФЛ изменятся сроки либо размер аванса. Однако на сумму ежемесячной заработной платы это не повлияет. Можно разместить информационное письмо на корпоративной доске объявлений или сделать рассылку по электронной почте.

Нарушения сроков и порядка выплаты заработной платы расцениваются как одни из самых серьезных в трудовом законодательстве. Работать без штрафов поможет наш курс «Управление оплатой труда: правовые и управленческие вопросы» .

Как вести Табель учета рабочего времени в 2023 году?

Обязанность вести табель учета рабочего времени установлена статьей 91 ТК РФ. В табеле учитывается время, отработанное работниками. Бухгалтерии этот документ нужен, чтобы обосновать правильно начисленную зарплату и компенсации.

Табель учета рабочего времени составляют ежемесячно. Срок хранения табеля учета рабочего времени составляет не менее 5 лет. На предприятиях с вредным и опасным производством срок хранения составляет 75 лет – это связано с тем, что данные могут понадобится для расчета льготного стажа при выходе на пенсию.

Что изменили в 2023 году и влияет ли это на табель?

С 2023 года изменения внесены в статьи 223 и 226 НК РФ. Все изменения касаются только НДФЛ и никак не затрагивают учет рабочего времени и порядок расчета заработной платы. Причем, в части НДФЛ изменился не порядок расчета налога, а только расчетный период, за который платится налог в бюджет, сроки его уплаты и появилась обязанность удерживать НДФЛ дважды: с аванса и итоговой выплаты зарплаты за месяц.

Итак, по НДФЛ с 1 января 2023 года изменился:
- расчетный период,
- дата признания дохода,
- сроки уплаты налога.
Расчетным периодом считается не месяц, как было раньше, а период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца.
1. НДФЛ платим 28 числа каждого месяца и в оплату попадает налог, начисленный с зарплаты, выплаченной в период с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего.
2. На каждую дату выплаты считаем и удерживаем НДФЛ с зарплаты: и с аванса, и с итогового расчета за месяц.
3. Заработную плату в 2023 году, рассчитываем как обычно, два раза в месяц за первую половину месяца и за вторую.
Изменений, которые повлияли бы на периодичность составления Табеля учета рабочего времени не было.

Большая часть бухгалтеров рассчитывают аванс по фактически отработанному времени. И они уже давно составляют табель дважды в месяц.

Но, есть и те, кто платит аванс в процентах от оклада или фиксированной суммой. В таком случае, как правило, табель составляют один раз в месяц. С 1 января 2023 года не было изменений, которые запрещали бы платить аванс в твердой сумме или процентом от оклада. Хотя в ТК РФ и установлена обязанность платить заработную плату за первую половину месяца с учетом фактически отработанного времени. Эта норма введена 20 лет тому назад (с 1 февраля 2002 года). В этом плане ничего с 1 января 2023 года не изменилось.

Если бухгалтерия решит с 2023 года перейти на выплату аванса по фактически отработанному времени, как того и требует ТК РФ, нужно начать формировать табель два раза в месяц. Но, это не из-за того, что произошли изменения в законодательстве. Просто рассчитать аванс по фактически отработанному времени без Табеля проблематично.

Табель учета рабочего времени, как и раньше, нужно составлять ежемесячно с первого по последнее число месяца. Но, вы если вы считаете аванс расчетным путем, за фактически отработанное время, вам нужно составлять табель 2 раза в месяц. Один раз в месяц — устроит только бухгалтерию, которая платит аванс в фиксированной сумме.

Формы табеля учета рабочего времени

Госкомстатом утверждены две формы табеля: № Т-12 и № Т-13. Их можно вести в ручном режиме или заполнять на компьютере.

Обычно форма Т-13 применяется в учреждениях и компаниях, где установлен автоматический турникет для прохода на территорию.

Форма Т-12 считается универсальной, она содержит дополнительный раздел 2, где должны быть отражены расчеты с работниками по оплате труда. Но, поскольку почти все компании ведут учет по расчетам с персоналом с бухпрограмме, этот раздел 2 остается пустым.
Похожие публикации:

Как формирование табеля связано с ндфл