Что такое гриф в документах
Перейти к содержимому

Что такое гриф в документах

  • автор:

Что такое гриф в документах

5 Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Форма по ОКУД 0211151

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Гриф утверждения документа образец 2023: правила и применение

Гриф утверждения является важным элементом любого официального документа. Он позволяет указать, что данный документ имеет силу и может использоваться для определенных целей. Гриф утверждения также указывает на то, что документ прошел проверку и одобрен компетентными органами или лицами.

Документ, имеющий гриф утверждения, может быть использован для различных целей. Например, для заключения договоров, предоставления в суде как доказательства, подтверждения фактов или достоверности информации. Гриф утверждения обеспечивает правовую значимость документа и является гарантией его подлинности и достоверности.

Для получения грифа утверждения документа необходимо обратиться в соответствующий компетентный орган или уполномоченное лицо. Для этого необходимо предоставить оригинал документа, который будет проверен на соответствие установленным требованиям. В случае положительной экспертизы, на документе будет проставлен соответствующий гриф утверждения.

Значение грифа утверждения документа

Гриф утверждения документа является важной составляющей его правовой силы и подтверждает его достоверность. Этот гриф ставится на документе компетентным органом или лицом, имеющим полномочия для его утверждения.

Главной целью грифа утверждения документа является подтверждение его соответствия установленным требованиям и правилам. Этот гриф дает гарантию того, что содержание документа верно и не противоречит законодательству или внутренним положениям организации.

Гриф утверждения документа может использоваться для различных целей. Во-первых, он подтверждает, что документ является официальным и имеет статус утвержденного. Такой документ может использоваться в судебных или административных процессах в качестве доказательства или основания для принятия решений.

Во-вторых, гриф утверждения документа может служить для определения его долговечности и актуальности. Например, утвержденный документ может быть использован в течение определенного срока, после чего требуется его переутверждение или обновление. Это важно для обеспечения актуальности информации и ее соответствия изменяющимся условиям и требованиям.

В-третьих, гриф утверждения документа может быть использован для контроля выполнения его требований и рекомендаций. Например, утвержденный документ может содержать указания или инструкции, которые должны быть выполнены или применены в определенном порядке или сроке. Гриф утверждения подтверждает, что эти требования должны быть соблюдены и контролируются соответствующими должностными лицами или службами.

Роль грифа утверждения в документации

Роль грифа утверждения в документации

Гриф утверждения — это специальная отметка, проставляемая на документе для подтверждения его официального статуса и достоверности. Он играет важную роль в документации, используется для подтверждения правомерности и авторитетности документа.

Гриф утверждения может использоваться для различных целей. Во-первых, он позволяет установить, что документ был одобрен и подписан компетентным лицом, что повышает его юридическую значимость. Во-вторых, гриф утверждения может использоваться для контроля и отслеживания документооборота, позволяя определить, кто и когда имел доступ к документу.

Гриф утверждения имеет определенный формат и содержит информацию о том, кто именно утвердил документ, дате утверждения и его статусе. В некоторых случаях могут быть указаны дополнительные данные, например, регистрационный номер или подпись уполномоченного лица. Вся эта информация делает документ более надежным и обеспечивает его юридическую силу.

Образец грифа утверждения

Гриф утверждения — это специальная отметка, которая ставится на документе для подтверждения его официального утверждения и использования.

Гриф утверждения является неотъемлемой частью документации, так как он указывает на то, что данный документ является достоверным и имеет юридическую силу.

Для установления грифа утверждения используются специальные штампы, печати или подписи уполномоченных лиц. Это позволяет однозначно идентифицировать лицо или организацию, ответственную за утверждение документа.

Гриф утверждения является важным элементом в работе организаций и учреждений, так как он дает гарантию того, что документ соответствует установленным требованиям и может быть использован в соответствующих целях.

Использование грифа утверждения помогает установить порядок и обеспечить надежность в документообороте. Он служит инструментом контроля и обеспечивает сохранность и достоверность информации, содержащейся в документе.

Структура и содержание грифа утверждения

Гриф утверждения — это важный элемент официальных документов, который указывает на то, что документ был проверен и одобрен компетентным лицом или организацией. Структура и содержание грифа утверждения должны быть четкими и информативными.

Структура грифа утверждения обычно включает следующие элементы:

  1. Наименование и логотип организации, которая утвердила документ.
  2. Дата утверждения документа.
  3. ФИО и должность лица, утвердившего документ.
  4. Подпись лица, утвердившего документ.

В содержании грифа утверждения необходимо указать цель и основание утверждения документа. Кроме того, может быть указана информация о сроке действия грифа и номере регистрации документа.

Гриф утверждения используется для подтверждения авторитетности документа и его соответствия установленным требованиям и нормативам. Он служит гарантией того, что документ прошел все необходимые этапы проверки и был одобрен компетентным лицом или организацией.

Правильно оформленный гриф утверждения позволяет установить документу статус официальности и заслужить доверие пользователей. Он также обеспечивает прозрачность процесса одобрения и контроля документов в организации.

Процесс использования грифа утверждения

Процесс использования грифа утверждения является важным этапом при оформлении документов. Гриф утверждения указывает, что документ был подписан или утвержден компетентным лицом и обладает юридической силой.

Как правило, гриф утверждения проставляется на первой странице документа, в верхнем правом углу. Это делается для удобства и быстрого обнаружения информации о том, что документ утвержден. Гриф утверждения может быть выполнен штампом или рукописным способом.

Для того чтобы гриф утверждения имел юридическую силу, необходимо придерживаться определенных правил. Во-первых, гриф должен быть четким и разборчивым, чтобы избежать недоразумений или споров по поводу его содержания.

Использование грифа утверждения не ограничено определенными категориями документов. Он может быть применен для различных типов документов, таких как приказы, распоряжения, контракты и т. д. Наличие грифа утверждения дает документу официальный статус и подтверждает его законность и достоверность.

Основные этапы использования грифа утверждения

Гриф утверждения – это особая пометка на документе, которая подтверждает его отношение к служебной информации. Он используется для защиты информации от несанкционированного доступа и разглашения.

Основной этап использования грифа утверждения заключается в определении уровня конфиденциальности документа. Для этого производится анализ содержания документа и определение, какую информацию он содержит и насколько она важна и конфиденциальна.

После определения уровня конфиденциальности следует выбрать подходящий гриф утверждения. Существует несколько типов грифов, которые могут быть использованы: «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и др. Каждый гриф имеет свои особенности и ограничения по использованию.

Далее необходимо указать цель использования грифа утверждения. Это может быть указание на то, для кого предназначен документ или на что он должен быть использован. Например, гриф утверждения может указывать, что документ предназначен только для использования внутренними сотрудниками организации.

И, наконец, после всех предварительных действий, следует проставить гриф утверждения на документе. Это может быть сделано путем нанесения специального штампа или пометки, указывающей уровень конфиденциальности документа. Гриф утверждения должен быть проставлен четко и надежно, чтобы исключить возможность его подделки или удаления.

Правила применения грифа утверждения

Гриф утверждения является одним из командных грифов, которые применяются в официальных документах для подтверждения и аутентификации документа.

Для использования грифа утверждения необходимо указать соответствующую фразу (например, «Документ утвержден») в конце документа или в его заголовке. Это позволяет отличить документы, имеющие юридическую силу, от неутвержденных или неофициальных материалов.

Гриф утверждения также может использоваться как инструмент для проверки действительности документа. Указание даты и подписи лица, ответственного за утверждение, позволяет контролировать срок его действия и авторитетность.

Гриф утверждения может применяться для различных типов документов, включая договоры, протоколы, отчеты и другие. Он является неотъемлемой частью документооборота в организациях и государственных учреждениях.

  • Правила использования грифа утверждения:
  • Размещать его в конце документа или в его заголовке;
  • Указывать фразу, подтверждающую утверждение, и подпись ответственного лица;
  • Проверять дату утверждения для определения актуальности документа;
  • Не использовать гриф утверждения без соответствующей полномочной подписи.

Гриф утверждения играет важную роль в подтверждении правового статуса документов и предотвращении несанкционированной модификации или подделки. Правильное использование и соблюдение правил применения грифа утверждения являются гарантией доверия к документам и их юридической значимости.

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Гриф утверждения документа — 53 ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения… … Официальная терминология

гриф утверждения — Надпись, утверждающая издание в качестве нормативного или учебного и помещаемая на титульном листе перед заглавием или после него. [ГОСТ Р 7.0.3 2006] гриф утверждения реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер… … Справочник технического переводчика

гриф утверждения — 3.1.5.15 гриф утверждения: Надпись, утверждающая издание в качестве нормативного или учебного и помещаемая на титульном листе перед заглавием или после него. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

УГЛОВОЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланки с расположением в верхнем левом углу реквизитов «Наименование организации» (08), «Наименование вида … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: наименование структурного подразделения – автора документа; резолюция; гриф утверждения; отметка о заверении … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Реквизиты — Реквизиты  совокупность постоянных элементов содержания документа. Один из наиболее полных перечней реквизитов (30 реквизитов) приведен в ГОСТ Р 6.30 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно… … Википедия

МЕЖСТРОЧНЫЕ ИНТЕРВАЛЫ (ИНТЕРЛИНЬЯЖ), ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ — – это расстояние между строками в абзаце. При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указывается в межстрочных интервалах или в пунктах: 1) одинарный интервал – 12 пт; 2) полуторный интервал – 18 пт;… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Организационно-распорядительная документация — (ОРД)  комплекс документов закрепляющих функции, задачи, цели организации, а также права и обязанности работников и руководителей. Содержание 1 Виды ОРД 2 Составление 3 … Википедия

ГОСТ Р 7.0.3-2006: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные элементы. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 7.0.3 2006: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные элементы. Термины и определения оригинал документа: 3.1.5.19 авторский знак: Условное буквенно цифровое обозначение фамилии… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Что такое гриф доступа и зачем он нужен?

На документах, содержащих информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к документу.

Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и служебную тайну. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, гриф ограничения доступа определяется собственником или пользователем информации.

В «1С:Документообороте» гриф доступа — это один из реквизитов карточки документа. В зависимости от грифа доступа, установленного для документа, можно настроить ограничение доступа пользователей к этому документу. Для этого используется настройка прав доступа по видам доступа.

Использование грифов доступа включается функциональной опцией «Грифы доступа»: Настройка и администрирование — Настройка программы — Делопроизводство — Грифы доступа.

Здесь же можно указать гриф доступа, который будет подставляться по умолчанию при создании новой карточки документа: Настройка и администрирование — Настройка программы — Делопроизводство — Гриф по умолчанию.

После включения функциональной опции в интерфейсе становится доступен справочник Грифы доступа: Настройка и администрирование — Грифы доступа.

Справочник Грифы доступа заполняется при внедрении и в дальнейшем, при необходимости, может пополняться ответственным сотрудником, обладающим правами доступа «Ответственный за НСИ» или «Администратор».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *