Правила хранения электронных документов в организации и у ИП
Рассказываем о правилах хранения документов в электронной форме и особенностях хранения счетов-фактур для организаций и индивидуальных предпринимателей.
Общие принципы
Ключевые правила организации хранения документов, образующихся в деятельности организации или ИП, не зависят от способа изготовления этих документов – на бумажном носителе или в электронном виде. Они заложены в ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации»: следует обеспечивать сохранность документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнем документов, предусмотренным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 1 ст. 29) добавляет: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней (в том числе, в электронном виде) подлежат хранению экономическим субъектом минимум 5 лет.
Срок хранения нужно отсчитывать с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ).
Организация хранения электронных документов
В архиве организации (ИП) электронные документы нужно хранить по правилам, определенным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила):
— Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах (п. 4.34 Правил).
— В течение срока хранения в наличии нужно иметь не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах) (п. 2.30 Правил).
— Не реже одного раза в 5 лет нужно производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. Если обнаружена порча носителя, документы следует перезаписать на другой носитель, при необходимости перевести в новые форматы, с которыми к тому времени стало удобнее работать организации. При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах. Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи, рекомендуется хранить в формате PDF/A (п. 2.32, п. 2.40 Правил).
— Условия хранения электронных документов должны исключать их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации в течение всего срока хранения (п. 2.30 Правил).
— Электронные документы выдаются по требованию заинтересованных лиц в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (п. 2.47 Правил).
— Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (п. 4.13 Правил).
Организация и ИП также обязаны хранить (п. 570 – 574 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236):
Сертификаты ключа проверки электронной подписи
5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей
Договоры, соглашения с Удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи
5 лет после прекращения действия сертификата ключа проверки электронной подписи
Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи
Списки уполномоченных лиц — владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи
В силу Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях ответственность за сохранность электронных архивных документов несет:
— при их хранении в архиве организации – руководитель архива (лицо, ответственное за архив). Если такое лицо не определено, то его функции выполняет руководитель организации;
— при их хранении в архивной части информационной системы организации – руководитель подразделения IT-технологий.
Особенности хранения электронных счетов-фактур
Налогоплательщики и налоговые агенты обязаны хранить счета-фактуры в течение пяти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, п. 10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, п. 317 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Течение указанного срока начинается после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налоговой базы, вычета НДС (Письма Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104).
Хранение счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных, а также подтверждений оператора электронного документооборота, извещений покупателей о получении счета-фактуры), выставленных в установленном порядке в электронной форме, обеспечивается налогоплательщиком в электронном виде самостоятельно без распечатки их на бумажном носителе (п. 10 правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@)
Храните подлинники!
Многие компании в своем стремлении перейти не только на электронный документооборот, но и оцифровать архив организации, забывают, что необходимо хранить подлинники документов, а не их копии.
Так, ФНС России не раз подчеркивала, что замена подлинника документа его электронным скан-образом (копией) не предусмотрена действующим законодательством и не соответствует понятию оригинала документа. В случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником. Электронный скан-образ, даже будучи подписанным усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех сторон, подписавших оригинал, останется лишь копией (Письма ФНС России от 28.04.2020 № ЕА-4-15/7166@, от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@).
В связи с этим напомним, что «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) вводит следующие понятия:
— подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
— дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;
— копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
В новом ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» (п. 23 — 25) определено, что экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации. Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.
Совсем недавно Правительством РФ внесен в Госдуму законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты (в части использования и хранения электронных документов). Если он со временем станет законом, это расширит возможности для маневрирования в сфере организации хранения документов. Могут быть на законодательном уровне разрешены конвертация электронных документов (преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания), а также создание и хранение электронных и материальных дубликатов документов. Это позволит хранить исходный документ один год, а весь оставшийся срок хранения – преобразованный документ равнозначный подлиннику. Безусловно, речь не идет о банальном копировании. Например, электронный дубликат бумажного документа согласно законопроекту будут получать так:
1. Создает его обладатель исходного документа (в отношении документа, подписанного им единолично) либо обладатели исходного документа совместно (в отношении документа, подписанного ими совместно).
2. В дубликате будут в неизменном виде сохранены содержание и форма (визуальное представление) исходного документа.
3. Дубликат подписывается УКЭП лица (лиц), создающего (создающих) его.
4. Сам дубликат и УКЭП, которой он подписан, должны позволять определить дату и время его создания, он должен содержать метку доверенного времени.
Как видим, над созданием дубликатов придется потрудиться. Если закон примут, преобразование документов для целей хранения будет добровольным. В любом случае, мы будем следить за рассмотрением данного законопроекта.
Хранение электронных документов в организации
Все больше компаний переводят документы в электронный формат. С помощью электронного документооборота (ЭДО) они обмениваются документами с контрагентами, в том числе иностранными, сдают отчеты в налоговую, Соцфонд, Росстат, миграционную службу. Правительство поддерживает переход на ЭДО — вводит единые форматы отдельных документов. В статье расскажем, какие есть требования к хранению электронных документов, сколько их можно хранить и нужно ли дублировать в бумажном виде.
Что вы узнаете
Способы хранения электронных документов в организации
Электронный архив документов (далее также — е-архив) безопаснее организовать параллельно в двух вариантах:
- облачном,
- локальном.
Расскажем больше о каждой системе хранения.
Облачный электронный архив
Облако для хранения электронных документов предоставляет оператор ЭДО, к системе которого подключена организация.
Архив хранится на специальном сервере с закрытым доступом. Оператор ЭДО обеспечивает необходимую защиту своих серверов и оперативный доступ к документам. Организация (ИП) может как открыть, так и ограничить доступ и права определенным пользователям. К примеру, некоторые документы пользователям можно только просматривать, без права редактирования. Определенной группе пользователей (например, руководителям отделов) будет доступна возможность редактировать, скачивать, удалять.
Локальный электронный архив
На компьютере организации создается папка или сетевой диск, доступ к которым есть у всех или только у части сотрудников.
Главная проблема банальна: если компьютер сломается или вирус повредит данные, есть риск потерять нужную информацию, поэтому локальный архив допустимо сочетать с облачным хранилищем.
Как хранение электронных документов реализовано в СБИС
Документы, которые вы загружаете в систему СБИС и передаете контрагентам или госорганам, хранятся на сервере оператора ЭДО. Это защищенный сервер, который соответствует современным требованиям безопасности. Документы в системе хранятся неограниченное время. Это относится и ко всем отчетам, которые отправили из СБИС. Самые популярные, востребованные в компании документы, например списки клиентов, можно выложить на СБИС Диск — это облачное хранилище, куда сотрудник может зайти с любого устройства.
С помощью СБИС Коннекта или СБИС Архива можно организовать локальный архив электронных документов. В этом случае документы, которые вы отправили или получили через личный кабинет в СБИС, сохраняются в локальном каталоге на сервере вашего компьютера. Как сохранить конкретный документ в СБИС, можно посмотреть здесь. Как найти отчет или документ в СБИС Архиве — здесь.
Попробуйте СБИС Бухгалтерию с облачным хранилищем — 14 дней бесплатно
Требования к хранению электронных документов
Если перешли на электронный документооборот (сдаете отчетность) через оператора ЭДО, например СБИС, не придется задумываться над тем, как содержать архив. Вы просто создаете документы и автоматически получаете к ним бессрочный доступ на сервере оператора ЭДО. При необходимости можете делать бумажные копии электронных документов. При желании можете сохранить локальные копии документов на своем компьютере.
Для безопасной работы с е-архивом, учитывайте:
- требования федерального стандарта бухучета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»;
- рекомендации Минкультуры (приказ от 31.03.2015 № 526).
ФСБУ 27/2021 требует:
- хранить все документы и электронные базы только на территории России и уничтожать по истечении срока хранения;
- принимать все возможные меры по восстановлению утраченных документов;
- хранить в архиве организации подлинники документов (бумажные, электронные). Нельзя переводить бумажные документы в электронный вид, чтобы уничтожить бумажную версию документа.
Минкультуры рекомендует раз в 5 лет проверять содержимое физических носителей и своевременно перезаписывать на новые носители. Актуально для тех, кто ведет локальный архив.
Сроки хранения электронных документов
Для электронных и бумажных документов установлены одинаковые сроки хранения — их привели в таблице.
- П. 277 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236
- Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
- Ч. 1 ст. 29 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
- Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
- П. 276 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236
- Подп. 8 п. 1ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
- П. 318 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236
Как определяется срок хранения электронных документов
Срок хранения отсчитывайте с 1 января года, который следует за тем годом, в котором по конкретным документам закончилось делопроизводство (ч. 2 ст. 21.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
Первичные документы рекомендуем хранить в течение 5 лет не с даты оформления, а с момента последнего использования для составления бухгалтерской или налоговой отчетности.
Особенности хранения электронных документов
- бумажный оригинал документа, если сделали его электронный образ, при условии что документ изначально создавался на бумаге;
- документы, связанные с электронной подписью (ЭП), чтобы при проверке можно было доказать легитимность той ЭП, которой был подписан электронный документ.
Документы, которые изначально составлены в электронной форме и подписаны ЭП, распечатывать нет необходимости. Они равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Исключение — электронные документы необходимо распечатать и заверить:
- по требованию сотрудников компании. Например, когда работнику нужна справка о доходах;
- при запросе налоговой, других государственных органов. Так, если электронный документ составлен не по формату ФНС, то в налоговую, когда она запросит такой документ, придется представить бумажную распечатку или скан. Пользователям СБИС удобно: они могут сканировать файлы прямо в своем личном кабинете.
Уничтожение электронных документов
Уничтожайте документы по истечении срока их хранения. Какие сроки хранения предусмотрены для конкретных видов документов, рассказали выше.
Современные технологии позволяют восстанавливать удаленные документы. Поэтому,если электронный документ записан на физический носитель (USB-флешкуили жесткий диск), нужно уничтожить сам носитель.
Если боитесь что-то удалить преждевременно, попробуйте работу со СБИС Архивом. Когда пользователь удаляет документ раньше срока, система предупреждает его. Если все-таки удалили документ по ошибке и поняли это при сдаче отчетности или сверке с контрагентами — можете восстановить файл (откатить операцию удаления назад).
Как организовать электронный архив?
Поскольку сейчас бизнес активно переходит на электронный документооборот, разберём важную тему — организацию хранения электронных документов и создание электронного архива. Что такое электронный архив, как организовывать систему хранения электронных документов, утверждены ли сроки хранения — ответим на все эти вопросы.
Что такое электронный архив?
Электронный архив — это упорядоченная система хранения документов, созданная для их учёта и использования. Хранить документы в архиве принято с распределением на группы, например, техническая документация, договоры, кадровые документы, финансовые и т. д.
По сути, электронный архив — то же самое, что и бумажный. Но большая разница состоит в том, что виртуальные «папки» не занимают место на полках стеллажей. А найти электронный документ, пусть даже трёхлетней давности, значительно легче, чем бумажный: не нужно ворошить папки и коробки, с помощью поиска электронный документ находится буквально за секунды.
Возможность создания электронного архива и отказа от использования и хранения бумаги является одной из причин развития тенденции по внедрению электронного документооборота. При бумажном документообороте создать электронный архив нельзя, ведь хранить нужно только оригиналы (подлинники) документов. По ГОСТ Р 7.0.8-2013, подлинником является первый или единственный экземпляр документа. Поэтому скан-копия бумажного документа, которую можно хранить в электронном хранилище, оригиналом не признаётся.
Требования к организации электронного архива
При внедрении электронного архива нужно руководствоваться общими правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов. Правила устанавливаются несколькими нормативными документами — ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004, Приказ Минкультуры РФ № 526 от 31.03.2015, ФСБУ 27/2021.
Из общих правил выделим основные требования к организации электронного архива:
Необходимо хранить оригиналы электронных документов. При этом оригиналом электронного документа признаётся файл в формате PDF/A с текстовыми и другими данными, созданный в системе электронного документооборота и подписанный квалифицированной электронной подписью. К основному файлу обязательно должны быть приложены файлы электронных подписей.
Электронный архив должен размещаться на территории России.
Доступ к документам в электронном архиве назначается по решению руководителя компании.
Документы должны быть систематизированы, при этом систематизация определяется тематикой и составом документов.
Документы должны храниться в установленные законодательством сроки (как для бумажных), а по истечению срока их можно ликвидировать.
Сроки хранения электронных документов
В первую очередь нужно знать, что срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом создания электронного документа. Например, подписали договор с контрагентом 1 сентября 2022 года — срок хранения начинается с 1 января 2023 года.
Сроки хранения электронных документов такие же, как и у бумажны. Они разные: первичные документы для бухгалтерского учёта хранят в течение 5 лет, отчётность — до 10 лет, а некоторые кадровые документы надо хранить до 50 и даже до 75 лет.
Виды электронных архивов
Хранить электронные документы можно в разных местах:
Это файловое хранилище, расположенное на стороннем сервере, которым управляет провайдер. Он же предоставляет организации место в облачном хранилище, в котором она может разместить электронные документы и создать архив. Облачным архивом компании управляет сотрудник, который наделяется полномочиями по выдаче доступов к документам, а также по настройке действий с документами (только просмотр или возможность скачивания).
Он располагается на компьютере или сервере компании. Большой минус такого архива состоит в невозможности ограничения доступа и действий с документами. То есть локальный электронный архив доступен всем, а значит, высок риск нарушения конфиденциальности данных, и нет возможности контролировать использование архивных документов.
Архив в системе ЭДО
В системах электронного документооборота, как правило, встроено облачное хранилище, и подписанные документы автоматически направляются в архив. Документы хранятся на серверах оператора ЭДО на установленных условиях.
Архив в системе ЭДО считается наиболее удобным и подходящим вариантом для бизнеса. Его преимущества:
высокий уровень безопасности — благодаря гибким настройкам доступов исключается риск несанкционированного применения документов компании;
быстрый и лёгкий поиск — по любым атрибутам документа в системе ЭДО нужный файл находится за секунды;
высокий уровень контроля — в системе ЭДО отслеживаются все изменения и перемещения документов;
автоматизация работы с документами — есть возможность настройки формирования номенклатуры или автоматического удаления документов с истёкшим сроком хранения;
удобная систематизация — в ЭДО всю документацию легко упорядочить и отсортировать по разным атрибутам.
Пока не все документы, связанные с работой организации, можно перевести в электронный архив, но хранение большой части документов можно перевести в электронный формат. А это существенно сократит расходы на бумагу и организацию архива. Подключайте ЭДО СФЕРА Курьер, быстро и просто обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами, создавайте надёжный и безопасный электронный архив.
Особенности хранения электронных документов
В статье мы расскажем, как организация должна хранить свои электронные документы. Выясним, как и на какой носитель лучше записать электронные дела, как составить опись дел электронных документов и передать их на хранение в архив организации.
ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ И ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПОНЯТИЯ РАЗНЫЕ, ХОТЯ И РОДСТВЕННЫЕ
Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.
Хранение электронных документов – это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.
Конечно, это идеальный вариант, когда электронный архив является частью системы хранения электронных документов организации. К этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и тем самым формируя электронный архив. Но это – не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов – это не архив. А электронный документ – это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.
НАШ СЛОВАРИК
Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах[1].
НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015). Правила 2015 – основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.
Немалый интерес представляет также Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (см. сайт Федерального архивного агентства: http://archives.ru). Проект был разработан ВНИИДАД в 2012 году и до сих пор остается проектом. Тем не менее архивам организаций этот проект может быть полезен, так как содержит немало информации, которой больше нигде нет.
Эти документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.
Далее мы расскажем, как ввести электронные документы в учетные документы архива, как принимать их и хранить.
ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА
С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:
- однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);
- составными (например, составное дело «Документы об оказании услуг контрагентам», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).
Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.
Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.
Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей[2], метаданные электронного документа[3] – набор зависит от программного обеспечения организации.
Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.
ПОМЕЩАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ
В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке. Указать «электронность» документа можно двумя способами:
- в графе «Примечание» (Пример 1);
- в графе «Заголовок дела» (Пример 2), как советует п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).
СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ
Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:
1) проводится ежегодная экспертиза ценности;
2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;
3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.
Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.
Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:
- описи составляются отдельно на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
- в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;
- описи составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, вернется в подразделение);
- номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в организации сформирован только один архивный фонд (эту информацию подразделению дает архивариус или ответственный за хранение документов секретарь);
- в заголовке описи указывается год, за который сдаются документы;
- наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;
- наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;
- опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;
- вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;
- порядковый номер описи присваивается в архиве.
На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.
Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи – это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).
В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:
- приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;
- не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.
УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ
Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.
Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.
Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.
Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.
В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием – переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.
Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.
Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно – было бы желание.
Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело – один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).
Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.
Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.
Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.
Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива – компакт-диск.
Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:
- наименование организации (полное, сокращенное);
- номер фонда;
- номер описи электронных дел, документов;
- номер дела по описи;
- отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
- крайние даты документов электронного дела;
- дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).
Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.
Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.
Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.
ПЕРЕДАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ
Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. 4.34 Правил 2015. Алгоритм следующий:
Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив – самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.
Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.
Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи (см. Примеры 3 и 4).
Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе.
Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.
Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.
СТАВИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА УЧЕТ В АРХИВ
Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы – архивные описи.
Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах 2015:
- опись электронных дел и документов постоянного хранения (приложение № 17);
- опись электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).
Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.
Как заполнить архивную опись. Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает. Кроме того, «тома» в электронных делах практически исключены, разве что это настолько объемное дело, что его пришлось записать на несколько носителей.
В Примере 6 показан образец заполнения описи электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Опись электронных дел постоянного хранения составляется так же, единственная разница – в ней отсутствует графа «Срок хранения».
Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив (см. Пример 3). Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации. В него архивариус сведет все сданные подразделениями документы. Обратите внимание на Пример 6: в опись в числе прочих внесены документы, которые были указаны в Примере 3.
Приложения 17 и 18 к Правилам 2015 тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел (см. Пример 4). На практике это означает, что архивариусу не нужно заново составлять эти «внутренние описи» на каждое дело. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив.
ХРАНИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА В АРХИВЕ
Обязательные условия хранения электронных документов следующие (п. 2.30 Правил 2015):
- в архиве организации должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
- архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;
- режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.
Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить.
УНИЧТОЖАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Уничтожение электронных документов происходит в общем порядке. Также в общем порядке электронные документы помещаются в акт об уничтожении, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Никаких особенностей. Все так же, как при уничтожении бумажных документов.
Как и бумага, носители должны быть уничтожены методом, исключающим их восстановление. Проще всего отправить диски в печь или шредер вместе с уничтожаемыми документами на бумажных носителях.
[1] Пункт 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 29.07.2017).
[2] Файл электронной подписи – отдельный файл, который прикрепляется к подписываемому документу, созданному в электронном формате.
[3] Метаданные – информация, которая содержит значимые характеристики электронных документов, облегчающих их идентификацию, поиск, управление и использование (дата/время создания и редактирования документа, количество правок и примечаний и т.д.).
[4] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству