Топ-5 профессий, связанных с документами
Пока есть бизнес, производство, да и в целом государство, будут нужны профессии, связанные с документами: секретарь, делопроизводитель, бухгалтер, специалист по закупкам, инспектор по кадрам, документовед, офис-менеджер, архивариус. Кстати, недавно центр профориентации ПрофГид разработал точный тест на профориентацию, который сам расскажет, какие профессии вам подходят, даст заключение о вашем типе личности и интеллекте.
Секретарь
По актуальному профстандарту секретарь – это специалист по ДОУ (организационному и документационному обеспечению управления организацией). Определение очень широкое и подразумевает несколько должностей разной квалификации:
Основы делопроизводства и документооборота для новичков
Основы делопроизводства и документооборота для новичков — это краткая инструкция, которая поможет разобраться в том, с какими типами документации приходится работать делопроизводителю и каковы принципы работы.
Каждый сотрудник, кто в той или иной степени взаимодействует с документами, обязан изучить основы делопроизводства — это та область знаний, которая им необходима. Хотя основная часть работы в этой сфере возлагается на секретариат, представителям других специальностей тоже полезно разбираться в документальной деятельности организации. Проясним основные моменты.
Нормативно-правовая база
Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства.
Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.
Что касается законов и подзаконных актов, то особое внимание специалистам необходимо обратить на:
- Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016;
- ГОСТ 6.10.5-87;
- Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015;
- Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010;
- Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004.
Также Росархив предлагает методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.
С чем предстоит работать специалисту
Базовая тема — это документационное обеспечение деятельности организации. Основы делопроизводства (кратко) сводятся к изучению различных видов бумаг, которые укрупненно делятся на:
- входящие (которые фирма получает);
- исходящие (которые она отправляет);
- внутренние (не выходящие за ее пределы).
Когда они изучены, целесообразно переходить к следующим тематическим блокам:
- Требования к бланкам и общие правила их оформления.
- Методика составления основных документов предприятия.
- Организация их оборота: регистрации, обработки, рассмотрения, исполнения.
- Требования к оформлению документации в соответствии с гостами.
- Правила хранения.
Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.
Номенклатура дел
Базовый свод правил организации документооборота на конкретном предприятии обычно формулируется в виде номенклатуры дел, которую утверждает приказом руководитель организации.
Еще одним основополагающим документом является Положение о делопроизводстве.
Специфические вопросы документооборота
Вышеперечисленные темы актуальны для любого сотрудника от секретаря до руководителя. Но есть и узкоспециализированные, предназначенные для конкретных категорий специалистов:
- Кадровые. Сюда входят правила ведения документов по личному составу, в том числе трудовых книжек.
- Бухгалтерские. Здесь особое внимание уделяется арифметической проверке бумаг, таксировке (расчету такс), контировке (подбору бухгалтерских проводок под задокументированные операции).
- Производственные. Тут особое внимание стоит уделить аналитическим отчетам по запасам, издержкам, динамике активов, хранению и товарообороту.
- Секретные. Если деятельность организации подпадает под Закон РФ № 5485-1 от 21.07.1993, то делопроизводство должно вестись с учетом соблюдения государственной тайны.
Есть специфика ведения документов в каждой конкретной отрасли (промышленность, торговля, строительство и т. п.).
Ведение и организация документооборота на предприятии
От правильной организации документооборота в компании зависят распределение ресурсов, нагрузка на сотрудников, скорость протекания бизнес-процессов. Рассмотрим, как можно выстроить, вести и контролировать делопроизводство.
В этой статье:
- Способы организации
- Ведение документооборота
- Контроль документооборота
Переходите на ЭДО и обменивайтесь электронными документами с вашими контрагентами
Способы организации
Документы сопровождают деятельность компании на каждом этапе. Без них не обходится ни одно действие: даже закупка канцелярии подтверждается документально. Непрерывный процесс движения документов в организации называется документооборотом. Это понятие включает в себя все стадии обработки и перемещения документации: получение или создание, обработку, отправку и сдачу на хранение.
Для беспрерывной работы организации этапы документооборота должны быть грамотно выстроены, регламентированы и отлажены. Упорядоченность, гибкость, оперативность и целесообразность — базовые принципы делопроизводства.
Документооборот в зависимости от направления может быть производственным, управленческим, кадровым, бухгалтерским, складским, архивным.
При организации документооборота руководитель опирается на задачи, которые следует решить. В том числе:
- Обеспечение бесперебойного движения документов.
- Четкая маршрутизация.
- Минимизация затрат временных и трудовых ресурсов.
- Исключение утраты и дублирования бумаг.
- Контроль исполнения задач.
Без выстроенного алгоритма документооборот не систематизирован, доступ к данным и анализу затруднен, а строгий учет, контроль, управление предприятием и вовсе невозможны. Внимание важно уделить начальному этапу организации документооборота. Допущенные здесь ошибки серьезно повлияют на последующее делопроизводство.
Процесс следует выстроить так, чтобы в нем было задействовано как можно меньше времени, людей и инстанций, и при этом не было ошибок, дублирующих операций, неравномерного распределения нагрузки.
Формат документооборота на предприятии зависит от организационной структуры компании, объема делопроизводства. Выделяют три вида:
Тип документооборота | Особенности | Для кого подойдет |
---|---|---|
Централизованный | Документы хранятся в одном подразделении | Для небольших фирм с малым объемом документооборота |
Децентрализованный | Документы сразу распределяются для дальнейшей обработки по профильным отделам | Для компаний с разветвленной сетью подразделений |
Смешанный | Часть документов хранится в одном подразделении, часть — маршрутизируется по отделам | Для крупных предприятий, концернов |
Чем сильнее стандартизирована организация документооборота на предприятии, тем он эффективнее. Оптимизация делопроизводства, использование готовых схем и автоматизация ускоряют обработку и доставку документов. Благодаря этому компания вовремя выполняет обязательства, способна оперативно ответить на запросы контролирующих органов.
Самый действенный способ организовать рациональное делопроизводство на предприятии — внедрить электронный документооборот (ЭДО). Так, сервис ЭДО Диадок от оператора СКБ Контур поможет выстроить рабочие схемы документопотоков, оптимизирует работу с документами, сделает документооборот понятным и логичным.
Узнайте больше о возможностях Диадока для оптимизации документооборота
Ведение документооборота
В организациях действия с документами регламентируют внутренние нормативные акты: устав, положения, приказы, инструкции, график документооборота и другие. Они определяют, каким образом реализуются основные этапы документооборота:
- прием, создание, регистрация документов;
- обработка, согласование, подписание;
- отправка контрагенту;
- сдача на хранение.
К оформлению каждого типа документа также предъявляются требования. Правила ведения документооборота предполагают, что во всех подразделениях предприятия они должны быть едины.
Документы в компании могут быть входящими, исходящими и внутренними. Схема их оборота зависит от объема документации и того, какие отделы с ним работают. Например, при работе на бумажном носителе стадии документооборота при продаже товара могут выглядеть так:
- Бухгалтер создает товарную накладную ТОРГ-12, а на ее основе — счет-фактуру.
- Гендиректор или уполномоченное лицо на основании доверенности подписывает документы.
- Накладная и счет-фактура в двух экземплярах предоставляются покупателю.
- Экземпляр накладной с подписью и печатью покупателя вместе со счетом-фактурой возвращается продавцу.
- Документ проводят в бухгалтерии и направляют в архив.
Каждый пункт потребует усилий: документы нужно создать на компьютере, распечатать, подписать, передать дальше по цепочке. На любом из этапов бумажный документ может повредиться или затеряться, а малейшая ошибка приведет к повтору всей схемы. Хранение также затруднительно: для организации архива необходимо помещение, а поиск нужных бумаг в нем занимает время.
Ведение документооборота с помощью сервисов ЭДО упрощает соблюдение правил и прохождение этапов делопроизводства. Процесс обработки документов в системах ЭДО оптимизирован, передача занимает считаные секунды, а поиск файлов возможен по названию, дате, контрагенту. Вдобавок сервис автоматически проверяет соответствие формата документа установленным законом требованиям. Эксперты Контура своевременно вносят изменения в работу Диадока в случае появления новшеств в законодательстве.
СКБ Контур — оператор ЭДО федерального уровня. Сервис ЭДО Диадок гарантирует надежный и безопасный обмен документами
Контроль документооборота
От структуры документооборота напрямую зависит результативность управления организацией. Она будет ниже, если документы дублируются или теряются, поиск нужных данных занимает много времени, а в ходе обработки документов возникают нарушения.
Видную роль в этом вопросе играет внутренний контроль:
- выполнения поручений,
- сроков и объемов исполнения документов,
- соблюдения требований к оформлению,
- работы сотрудников, дисциплины труда.
Контроль также направлен на своевременное выявление и исправление ошибок, обеспечение финансового учета, сбор данных для аналитики.
Введение документооборота в электронном виде позволит усилить контроль. В сервисе ЭДО отражены текущие статусы документов. Руководитель знает, на каком этапе и у какого сотрудника находится тот или иной документ. Действия сохранены в протоколе, который легко просмотреть или скачать.
О том, как регулируется структура организации и разграничиваются права доступа сотрудников в Диадоке, рассказывали эксперты на DiadocDay 2022. Посмотрите видео:
Кроме того, сервис ЭДО помогает:
- Ускорить документооборот. Документы в Диадок можно загрузить с компьютера или создать в редакторе. Одновременно работать с ними может любое число сотрудников. Подписание и отправка происходят за считаные секунды. Полученные документы сразу отражаются в списке входящих.
- Сократить траты. Электронные документы не нужно печатать и отправлять курьерской или почтовой доставкой. Благодаря этому электронный документооборот на предприятии намного дешевле обычного. Рассчитать экономию с ЭДО поможет калькулятор Диадока.
- Быстро искать документы. Сотрудники не будут тратить время на поиск сведений в бумажном архиве, а смогут найти нужное по названию, дате или другому атрибуту за пару кликов.
- Надежно хранить документы. В Диадоке файлы хранятся на трех разнесенных серверах, что гарантирует данным полную сохранность. К тому же электронные документы не тускнеют и не рвутся.
- Обеспечить конфиденциальность информации. Зашифрованный канал передачи данных и разграничение доступа внутри компании гарантируют, что доступ к документам будет открыт только для утвержденных сотрудников.
Один из главных пунктов контроля — юридическая значимость документа. В бумажном документообороте она обеспечивается собственноручной подписью и наличием необходимых реквизитов. При передаче файлов в Диадоке документ получает юридическую силу после подписания квалифицированной электронной подписью.
Своевременное выполнение обязательств, освобождение сотрудников от рутинной работы, исключение человеческого фактора помогут повысить производительность, конкурентоспособность и даже прибыль бизнеса.
Настройте быстрый и удобный электронный документооборот с контрагентами в Диадоке
Профессия документовед: кто это, чем занимается
Чтобы понять, кто такой документовед и что входит в его обязанности, необходимо познакомиться с типовой должностной инструкцией этого специалиста. В ней подробно регламентируется сфера его деятельности. В обязанности специалиста входит:
- Разработка и реализация технологического процесса работы с документами, включая приём, хранение, ведение справочного аппарата.
- Участие в работе службы документационного обеспечения управления организацией.
- Разработка и внедрение единых стандартов ведения отчётности в организации и её структурных подразделениях.
- Разработка мер по оптимизации, упорядочению состава документов, сокращению объема информации на бумажных носителях.
- Участие в комиссиях по установлению ценности документов, передаче их в архив на постоянное хранение, по выведению из текущего оборота и уничтожению.
- Внедрение автоматизированных систем управления и обмена информацией, электронных баз данных и других инновационных систем организации документооборота.
- Изучение и внедрение передового опыта организации документационного сопровождения управления.
Особенности профессии документоведа
Главный плюс – высокая востребованность, практически на каждом предприятии необходим документовед. Вакансий много, есть из чего выбрать: можно оказывать аудиторские услуги в частном порядке, работать в офисе недалеко от дома, искать компании с подходящими условиями (соцпакет, дополнительное обучение, просторный офис, корпоративные бонусы и пр.).
В то же время, поскольку приходится работать с важными документами, документоведу нужно быть ответственным, внимательным, аккуратным. Часто в организации для получения этой должности требуется опыт работы, поэтому начинающий специалист может претендовать лишь на должность помощника документоведа с более низким окладом.
Где учат на документоведа?
Если вы хотите получить высшее образование, можно поступить в вуз на направление подготовки «документоведение и архивоведение». С дипломом о высшем образовании специалист получает право на повышение категории, может претендовать на руководящие должности. По окончании 4-летней программы бакалавриата (при заочном обучении – 5 лет) можно поступать в магистратуру. Если параллельно работать по специальности, к моменту получения магистерского диплома будет стаж, необходимый для получения должности документоведа I категории.
Вузы, готовящие специалистов по документоведению и архивоведению, есть во многих регионах России. Поступление на 1-й курс ведётся по результатам ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию. В некоторых вузах вместо обществознания учитываются баллы ЕГЭ по иностранному языку. Чем выше сумма баллов по результатам трех экзаменов, тем выше шансы поступления на бюджет.
Во многих регионах РФ также работают техникумы и колледжи, предлагающие обучение по программам СПО «Документоведение», «Документационное (информационное) обеспечение предприятия» и др. Обучение длится до 3 лет, полученная квалификация позволяет занимать должности помощника документоведа или архивариуса. По окончании техникума или колледжа выпускник может поступить в вуз на заочную форму обучения и одновременно работать в соответствии с полученной квалификацией. Это также позволит приобрести одновременно и высшее образование, и необходимый опыт работы. Для поступления в ссузы сертификаты ЕГЭ не требуются.
Если у вас уже есть диплом по другой специальности, обучение по программе профессиональной переподготовки позволит вам сменить профессию и стать документоведом. Это отличный вариант и для представителей смежных профессий: часто в небольших организациях сотрудникам приходится совмещать различные функции, а диплом по окончании дистанционных* курсов даст для такого совмещения законные основания. Обучение по программе профпереподготовки длится от 5,5 месяца.
Где и кем может работать документовед?
Документационная деятельность ведется во всех организациях, фирмах, на предприятиях всех форм собственности. Специалисты работают в офисных структурах:
- секретариатах,
- канцеляриях,
- отделах документационного (информационного) обеспечения,
- кадровых службах,
- архивах,
- управлениях делами.
Примерный перечень должностей документоведа:
- делопроизводитель,
- архивариус,
- секретарь,
- инспектор отдела кадров,
- специалист деканата, учебного отдела вуза,
- советник,
- консультант.
Какие возможности есть для карьерного роста? При наличии опыта работы и личных качеств, необходимых для руководящей работы, документовед может занимать должности управляющего делами, заведующего канцелярией, начальника кадровой службы, руководителя других служб и отделов.
Сколько зарабатывает документовед?
Зарплата документоведа определяется исходя из конкретной должности, доходов компании, региональной специфики. Традиционно самый высокий уровень зарплат в Москве и Санкт-Петербурге, здесь документовед получает в среднем от 30 до 50-60 тысяч рублей и выше. На зарплату от 70-80 тыс. рублей могут рассчитывать специалисты с опытом не менее 2-3 лет. В других регионах уровень доходов ниже, но во многом зависит от конкретной организации.
* Заочная форма обучения с применением дистанционных образовательных технологий