Документ это документ в котором информация представлена в электронно цифровой форме
Перейти к содержимому

Документ это документ в котором информация представлена в электронно цифровой форме

  • автор:

Документ это документ в котором информация представлена в электронно цифровой форме

Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

владелец сертификата ключа подписи — физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы);

средства электронной цифровой подписи — аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций — создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей;

сертификат средств электронной цифровой подписи — документ на бумажном носителе, выданный в соответствии с правилами системы сертификации для подтверждения соответствия средств электронной цифровой подписи установленным требованиям;

закрытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;

открытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;

сертификат ключа подписи — документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи;

подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе — положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе;

пользователь сертификата ключа подписи — физическое лицо, использующее полученные в удостоверяющем центре сведения о сертификате ключа подписи для проверки принадлежности электронной цифровой подписи владельцу сертификата ключа подписи;

информационная система общего пользования — информационная система, которая открыта для использования всеми физическими и юридическими лицами и в услугах которой этим лицам не может быть отказано;

корпоративная информационная система — информационная система, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы.

ЭЦП. Терминология

Открытый ключ электронно-цифровой подписи (по законодательству РФ) — уникальная последовательность символов:

  • соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи;
  • доступная любому пользователю информационной системы;
  • предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе.

Открытый ключ позволяет определить автора подписи и достоверность электронного документа, но не позволяет вычислить секретный ключ.

В поисках цифровой подписи

Vladimir Turekhanov

В одной из статей цикла Цифровая гигиена — Цифровые внутренности документов — я рассказывал про информацию, закодированную в QR-кодах, встроенных в документы, которые можно получить на портале egov.kz.

В статье рассматривалась возможность самостоятельной проверки документа, полученного в результате получения государственной услуги на egov.kz на примере справки о зарегистрированном юридическом лице. Поскольку манипуляции с извлечением информации были достаточно сложны для неподготовленного человека, тогда я опустил эти подробности.

И вот, какое-то время спустя, появился инструмент, позволяющий проделывать всё то же самое, но уже всем желающим: Анализ документов EGOV. Специальной подготовки для этого не нужно.

Узнав об этом инструменте, я стал скармливать ему различные файлы, полученные мной с egov.kz. Обнаружилось, что всё далеко не так радужно, как могло показаться ранее. На это наложилось ещё несколько вещей, всплывших в ходе изучения работы с электронной цифровой подписью различных казахстанских интернет-ресурсов: Доска почёта ЭЦП. На момент написания этой статьи публикация результатов ещё не окончена, но общая картина уже проглядывается.

Полагаю, вы уже догадались, что вышеперечисленное подвигло меня на написание ещё одной статьи про ЭЦП. Собственно, вот.

ВНИМАНИЕ! Если вы думаете, что это вас никак не касается, поскольку вы далеки от кибербезопасности, криптографии и, вообще, информационных технологий, то очень зря. После того, как электронную цифровую подпись под электронным документом приравняли к собственноручной, поднимаемые в этой статье вопросы касаются каждого гражданина Республики Казахстан.

Электронный документ

В нашей стране принят и действует Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 года №370 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее — Закон). В нём, в частности, даётся определение таким терминам, как электронная цифровая подпись и электронный документ.

16) электронная цифровая подпись — набор электронных цифровых символов, созданный средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания;

17) средства электронной цифровой подписи — совокупность программных и технических средств, используемых для создания и проверки подлинности электронной цифровой подписи;

12) электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;

7) электронная копия документа — документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме;

Исходя из определения термина электронный документ, согласно законодательству РК, документ в электронно-цифровой форме становится электронным документом тогда и только тогда, когда информация в нём удостоверена посредством электронной цифровой подписи.

Другими словами, если вам дали возможность скачать из информационной системы какой-то файл, например, решение суда, но при этом отсутствует электронная цифровая подпись, удостоверяющая информацию скачанного файла, то считать его электронным документом, как это понимает законодательство РК, нельзя. В лучшем случае это будет электронная копия документа, в худшем — файл с недостоверной информацией. В любом случае, без ЭЦП невозможно удостовериться в подлинности этого файла и он не является электронным документом.

ВНИМАНИЕ! Электронная цифровая подпись — это не надпись, что документ подписан Ивановым И.И. 01.02.2021 года. Электронная цифровая подпись создаётся (и проверяется) средствами электронной цифровой подписи, т.е. совокупностью программных и технических средств. Другими словами, создание электронной цифровой подписи — это результат работы заданных алгоритмов вычисления, на основе закрытого ключа ЭЦП и подписываемого документа. Подробнее можно почитать здесь: Что такое ЭЦП?

Для примера, вот так выглядит фрагмент электронной цифровой подписи в текстовом представлении:

Проверка подлинности электронной цифровой подписи

Согласно Закону (статья 5, пункт 1, подпункт 10), утверждение правил проверки подлинности электронной цифровой подписи относится к компетенции уполномоченного органа в сфере информатизации.

Статья 5. Компетенция уполномоченных органов

  1. Уполномоченный орган в сфере информатизации:

10) утверждает правила проверки подлинности электронной цифровой подписи;

На данный момент эти правила утверждены Приказом Министра по инвестициям и развитию Республики Казахстан от 9 декабря 2015 года №1187 «Об утверждении Правил проверки подлинности электронной цифровой подписи» (далее — Правила).

В Правилах подробно описано, как должна осуществляться проверка, перечислять все пункты нет необходимости, желающие могут ознакомиться по ссылке выше. Скажу лишь, что процесс прекрасно автоматизируется, что и должно быть реализовано в информационных системах, работающих с электронными документами. На практике это, к сожалению, не всегда так.

Файлы с QR-кодами

Начав глубже погружаться в тему применения на практике в нашей стране электронной цифровой подписи, с удивлением обнаружил: многие граждане считают, что если внутри файла есть QR-коды, то это и есть электронная цифровая подпись.

ВНИМАНИЕ! Граждане, если вы видите в файле QR-коды, это ещё ничего не значит. Этими кодами может быть закодирована просто ссылка на сайт или какая-либо служебная информация, а может и целый электронный документ. QR-коды — это просто способ кодирования информации. Ими может быть закодировано всё, что угодно.

ВНИМАНИЕ! Электронная цифровая подпись электронного документа не может быть закодирована QR-кодами, находящимися в том же самом электронном документе. Добавление QR-кодов в документ повлечёт за собой его изменение, что приведёт к отрицательной проверке подлинности электронной цифровой подписи. При этом, вполне возможен вариант, когда электронная цифровая подпись в виде QR-кодов находится в отдельном файле.

ВНИМАНИЕ! Кодирование и криптография (шифрование) — это не одно и то же.

И тут вы спросите: а как же различные справки, которые мы получаем на портале egov.kz?

И я вам отвечу: собственно файлы формата PDF, которые мы все привыкли получать на egov.kz, не являются электронными документами. Многих эта информация, мягко говоря, удивляет. Попробуем разобраться.

Позволю себе ещё раз процитировать определение термина электронный документ из Закона:

12) электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;

Вы когда-нибудь видели электронную цифровую подпись полученных с портала электронного правительства справок в формате PDF? И я не видел. Может быть они где-то и есть, но это крайне маловероятно, так как в этом нет никакой необходимости. По сути, эти PDF-файлы являются человекочитаемым содержимым электронного документа формата XML, который полностью закодирован QR-кодами, размещёнными внутри PDF-файла. Напомню, подробно это разбиралось в моей статье Цифровые внутренности документов.

Да, получается, эти справки — PDF-файлы, внутри которых содержатся закодированные электронные документы.

Но и здесь не всё гладко. С появлением инструмента Анализ документов EGOV, я стал проверять разные справки. Выяснилось, что часть из них не проходит проверку подлинности электронной цифровой подписи. Это может означать одно из двух: некорректность работы инструмента либо отсутствие юридической значимости электронного документа.

Абсолютно все справки проверить не удалось, но совершенно точно, что электронный документ, который кодируется QR-кодами при формировании PDF-файла справки о заключении брака модифицируется после подписания.

В частности, в электронном документе справки, которую я получил на себя 31.01.2021, имеются следующие дополнительные данные:

Естественно, будучи модифицированным, документ не проходит проверку подлинности электронной цифровой подписи. Опытным путём удалось установить, что если удалить вышеуказанные данные из электронного документа, он успешно проходит такую проверку.

Таким образом, я предполагаю, что, как минимум, один вид электронного документа формируется порталом электронного правительства с ошибкой. Да, по моему мнению, такие документы, согласно действующему законодательству Республики Казахстан, не являются юридически значимыми, а значит средства из республиканского бюджета на выдачу этих документов «вылетают в трубу». Но, похоже, почти никому до этого нет дела. И очень зря.

Почему зря? Да потому что если такие документы не являются юридически значимыми, вполне реально оспорить все дальнейшие решения, принятые на их основании. Приведу грубый, но, надеюсь, понятный пример. Сотрудник компании получает справку о том, что он не состоит на диспансерном учёте по психологическим заболеваниям. Далее, компания, где работает этот человек, получает какую-либо лицензию, где необходимо приложить такую справку. Получает лицензию и идёт на многомиллионный открытый конкурс. А тут конкурент этой компании заявляет, что справка-то не действительна, так как цифровая подпись под ней не проходит проверку. Быть может, всё обойдётся. А может и нет.

Напомню, это не единственный вид электронного документа, не проходящий проверку подлинности. Просто с остальными пока не удалось понять, чем именно они отличаются от подлинных.

Защита информационных систем и пользователей друг от друга

Электронная цифровая подпись позволяет техническими средствами подтверждать достоверность, принадлежность и неизменность содержания электронного документа. Это крайне необходимо для обмена сколько-нибудь важными данными.

В теории, и пользователи, и информационные системы должны в одинаковой степени быть защищёнными друг от друга в плане фальсификации данных. Но на практике это не так.

Электронные обращения

Многие из нас пользуются автоматизированной государственной услугой Электронные обращения. При обращении пользователь должен подписать своё обращение при помощи своего закрытого ключа ЭЦП. А что в ответ? В ответ мы получаем один или несколько файлов и пару кнопок «Просмотр ЭЦП», нажав на которые мы получаем информацию от самой информационной системы, верна ли ЭЦП.

Один из ответов я получил 09.01.2021. В нём два файла с письмами одинакового содержания. Отличаются они тем, что один без исходящего номера, другой с исходящим номером. К какому из двух файлов осуществляется проверка подлинности электронной цифровой подписи при нажатии на кнопку «Просмотр ЭЦП»? Или может сразу к двум? А действительно ли делается проверка? А если делается, делается ли правильно? Если я не могу скачать электронную цифровую подпись (да и есть ли она?), является ли этот документ юридически значимым? Как я смогу в суде доказать, что я получал именно этот документ, и он был подписан именно этим человеком, если его «волшебным образом» больше не будет в информационной системе? Реально ли сотрудник государственного органа подписал документ в 4 часа утра или его закрытый ключ был передан в информационную систему для автоматической подписи? Много вопросов, не так ли?

Их можно избежать, если публиковать вместе с файлом письма его электронную цифровую подпись. Тогда, согласно законодательству Республики Казахстан, это электронный документ и все вышеуказанные вопросы отпадают. И, да, пользователь, скачав файлы, в любой момент может самостоятельно осуществить проверку подлинности электронной цифровой подписи данного электронного документа.

Судебный кабинет

Раз уж упомянул про доказательства в суде, давайте поговорим про Судебный кабинет. Те, кто пользовался им, скажите, как часто вам предоставлялась возможность скачать или ознакомиться с электронной цифровой подписью судебного акта? У меня ни разу не получилось это сделать.

Для примера, рассмотрим случайно выбранный судебный акт одного из дел. Выбор пал на Решение СМЭС города Алматы по гражданскому делу №7527–20–00–2/378 от 01.04.2020. Информационная система позволяет просмотреть электронную версию судебного акта. Я не могу назвать это электронным документом, т.к. ЭЦП к нему обнаружить не удалось. Внутри самого файла есть несколько QR-кодов. В одном из них закодирована ссылка, переход по которой отображает надпись «Для получения ссылки на акт воспользуйтесь мобильным приложением.». Две другие — информационные. Там указана информация о суде, судье, о том, кто подписал судебный акт и что подлинность ЭЦП проверена соответствующей автоматизированной информационно-аналитической системой.

К чему это я? К тому, что стороны дела не имеют возможность скачать электронный документ судебного акта. Соответственно, до момента получения судебного акта, выполненного на бумажном носителе, у сторон нет на руках юридически значимого документа.

Да, вы можете сказать, что в самой системе всё как положено: электронный документ, электронная цифровая подпись к нему, все проверки подлинности. Да, возможно, это и так. Но ключевые слова здесь «в самой системе». И ни одна из сторон по делу, ни прочие лица не имеют возможности самостоятельно выполнять проверку подлинности. А что там внутри информационной системы происходит, пожалуй, никому не известно.

Тут ещё кое о чём хотелось рассказать, но передумал. Доказательств у меня нет, а без них всё выглядит слишком уж фантастически. И, нет, не в самом лучшем смысле этого слова. Если смогу раздобыть доказательства, обязательно расскажу.

ЭЦП своих собственных обращений

Но вернёмся к порталу электронного правительства. Уверен, почти все из нас получали государственные услуги в электронном виде, подписывая запрос на оказание услуги своим ключом ЭЦП. А часто ли вы видели электронный документ, подписанный вашим ключом ЭЦП, на основании которого вам была оказана услуга? Я вот ни разу не видел.

Моя длительная переписка с Министерством юстиции РК и Министерством цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности РК не привела к положительному результату. Мне так и не смогли показать запрашиваемый мной электронный документ. В ответе на мой последний запрос, за подписью Оспанова А.Е., мне прислали ранее полученную мной справку и комментарий:

Дополнительно отмечаем, что на Портале реализован сервис по проверке услуг, полученных посредством Портала или через центры обслуживания населения, где путем ввода ИИН заявителя и уникального кода заявки Вы можете увидеть результат оказания услуги.

Это породило у меня подозрение, что такой электронный документ попросту отсутствует в информационной системе. Между тем, согласно стандартам оказания государственных услуг, которые мне посчастливилось изучить, запрос в форме электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью услугополучателя, является основанием для оказания государственной услуги.

Таким образом, смею предполагать, что, как минимум часть государственных услуг в электронном виде оказывается с нарушением законодательства РК, следовательно, их результат не имеет юридической силы. И вновь возникает вопрос о «вылетающих в трубу» средствах из республиканского бюджета.

Аналогичная ситуация и с государственной услугой «Электронные обращения». На портале можно увидеть файл, который был приложен услугополучателем к обращению, но не ЭЦП.

Скажите, а вы знаете, что именно вы подписываете нажимая на кнопку «Подписать»? Технически, на подпись можно подсунуть всё, что угодно. А ведь нам часто даже не показывается итоговый подписываемый документ. Я не говорю, что все информационные системы сплошь и рядом таки плохие, что будут пытаться обмануть доверчивых пользователей, но всегда возможны технические ошибки. Доказать потом что-либо будет очень сложно. Не знаю как вы, но я не готов вслепую ставить свою электронную подпись под протоколом заседания, согласно которому распределяется порядка миллиарда тенге из республиканского бюджета.

Что делать?

Понять и простить. Ну или просто проститься. Шутка.

Пора признать, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью, из разряда экзотики переходят в ежедневный рабочий инструмент. К сожалению, подавляющее большинство пользуется этим инструментом не особо понимая хотя бы основных принципов его работы и возможных последствий некорректного функционирования этого инструмента. По опыту, отсутствие понимания порождает недоверие, которое густой тенью ложится на всё, что так или иначе связано с цифровизацией.

Прочитав эту статью вы можете подумать, что всё плохо. Плохо, конечно, но не настолько, чтобы опускать руки. Поверьте, раньше было ещё хуже. Все упомянутые мной недочёты можно устранить. Можно, если задаться такой целью. Мы все можем помочь ответственным за совершенствование информационных систем, как государственных, так и частных. Как, спросите вы? И я отвечу вам: очень просто. Мотивировать их на изменения в лучшую сторону обращением внимания на недочёты. Наиболее явные я перечислил в этой статье. Не ждите, что кто-то сделает нашу жизнь лучше, старайтесь сами возглавить этот процесс.

Обращаясь к тем самым ответственным, скажу, что в ваших информационных системах не просто нули и единички в базах данных, не просто какой-то исполняемый код, в них — часть наших жизней. Порой, значительная часть, ведь у электронных документов имеется юридическая значимость. Относитесь к ним серьёзнее. Пытайтесь смотреть на годы вперёд.

И, да, в каждой шутке есть только доля шутки. Всё остальное — чистая правда. 🙂

Работа с электронными документами

Электронные документы постепенно заменяют бумажные. Все больше компаний используют электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами. В этой статье расскажем, что такое электронные документы, как обмениваться ими с контрагентами и каковы ключевые преимущества безбумажного делопроизводства.

В этой статье:
  • Что такое электронный документ
  • Как регламентируется работа с электронными документами
  • Регламент работы с электронными документами
  • Отражение даты подписания в электронном документе
  • Что нужно знать об обмене электронными документами
  • Преимущества работы с электронными документами

diadoc

Попробуйте ЭДО

Упростите работу с документами — переведите их в электронный вид

Что такое электронный документ

Электронный документ (ЭД) — это документированная информация, представленная в электронно-цифровой форме. Такие данные отображаются на компьютере, передаются по информационно-телекоммуникационным сетям, а обрабатываются в информационных системах.

Определение ЭД дано в ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Цифровой документ содержит реквизиты, позволяющие установить его подлинность.

В электронном виде может быть представлен любой документ — договор, счет-фактура, акт, накладная. Лишь в ряде случаев, оговоренных законом, допустимо использовать только бумажные версии.

Обмениваться электронными документами можно как внутри компании, так и с контрагентами и госведомствами. Юридическую значимость ЭД придает электронная подпись (ЭП). В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» перечислены три вида подписей:

  • простая;
  • неквалифицированная;
  • квалифицированная.

Документ может быть подписан каждой из них, но есть ограничения. При использовании простой или неквалифицированной подписи стороны должны заключить отдельное соглашение о признании подписания юридически значимым. Если документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), они равнозначны бумажным без дополнительных условий. Кроме того, только КЭП подписываются электронные счета-фактуры, отчетность, трудовые договоры.

Закон устанавливает требования к цифровым документам, их передаче и хранению. В частности:

  • Электронные счета-фактуры передаются только при участии оператора электронного документооборота. Порядок передачи установлен ст. 169 Налогового кодекса РФ.
  • Нужно соблюдать утвержденные ФНС форматы ряда документов. Речь о счетах-фактурах, корректировочных счетах-фактурах, книгах покупок и продаж, актах передачи работ, приема и/или расхождений, универсальных передаточных документах, товарных накладных. Другие документы могут передаваться в произвольных форматах.

Главное отличие от бумажных аналогов в том, что ЭД — не единый файл, каждая сторона подписывает свою часть. При этом после подписания ЭП документ уже нельзя изменить.

Поможем оформить КЭП и начать юридически значимый электронный документооборот

Как регламентируется работа с электронными документами

Электронный документооборот может быть задействован во всех бизнес-процессах. В онлайн-формате заключаются соглашения и договоры, проводятся регистрационные действия и участие в госзакупках, ведется бухучет, взаимодействие с контрагентами и госорганами.

Как отмечалось выше, работа с определенными видами цифровых документов регламентируется законодательно. Здесь важно остановиться на нормативно-правовой базе электронного документооборота.

ЭДО регулируется следующими законами и актами:

  • ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Регламентирует отношения в области использования электронных подписей, а также их виды, принципы применения. Указаны и условия признания электронных документов равнозначным бумажным, подписанным собственноручной подписью.
  • ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Регулирует вопросы получения, производства, распространения информации, а также применения информационных технологий.
  • Гражданский и Налоговый кодексы РФ, ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Конкретизируют условия использования электронных документов в разноплановых процессах — отчетности, закупках, сделках и других.
  • Приказы и письма ФНС. Утверждают форматы и требования к документам.

Также электронный документооборот регулируется рядом нормативно-правовых актов правительства РФ, министерств и ведомств. Регламентируется работа с ЭД и внутри компаний.

Регламент работы с электронными документами

Переход на электронный документооборот — это изменение привычных процессов в компании. Поэтому к нему нужно подготовиться. Сперва разработайте правовую базу внутри организации. Это позволит официально перейти на ЭДО и структурировать нововведения, порядок работы и обязанности участников.
ЭДО в компании регулируют следующие внутренние акты:

  • Приказ о внедрении системы электронного документооборота. Он составляется в свободной форме. При этом должен содержать данные о дате перехода компании на ЭДО, перечень ответственных за систему ЭДО работников, сведения о регламентах и инструкциях, информацию об обучении.
  • Положение о переходе на электронный документооборот. Этот документ поможет собрать все акты, которые регламентируют переход на ЭДО. Положение содержит данные об операторе и системе ЭДО, опциях, правилах работы, контролирующих работниках, конфиденциальности.

Если в электронно-цифровой вид переводятся и первичные учетные документы, то этот момент прописывается в учетной политике организации. А в том, чтобы сотрудники быстрее освоили новые правила работы, поможет база знаний. В нее включаются инструкции, обучающие материалы.

Подберем решение под ваши бизнес-процессы, поможем разобраться в вопросах ЭДО и начать работать с электронными документами

Существуют и регламенты работы в системах ЭДО. Когда определитесь с сервисом, изучите этот документ. Он включает:

  • Термины и определения. Дана конкретика о самой системе и ее участниках. Приведены объяснения понятиям оператора ЭДО, электронного документа, электронной подписи, сертификата ЭП.
  • Общие положения. О задачах регламента, сторонах, условиях внесения изменений.
  • Электронный документооборот. Фиксируется порядок подключения к системе ЭДО и получения права пользования, стоимость услуг.
  • Требования к электронной подписи. Указывается, какие подписи и средства криптографической защиты можно использовать в системе. Определено, кто обеспечивает сохранность ключей.
  • Правила работы в системе ЭДО. Порядок работы с ЭД и взаимодействия с контрагентами, сроки хранения файлов и т.д.

Помимо этого, в регламенте обозначается обязанность участников ЭДО сохранять конфиденциальность данных, ответственность сторон за несоблюдение предусмотренных обязательств и способ разрешения разногласий.

Отражение даты подписания в электронном документе

В первое время при работе с ЭД у сотрудников так или иначе возникают вопросы. В частности, непонимание вызывает отражение даты подписания. В случае с бумажными версиями актов и накладных дата приема товаров (или услуг) указывается в самом документе. Расходы учитываются на дату составления акта или накладной. При этом отдельно дата подписания чаще всего не указывается — предполагается, что акт (накладная) визируется в день составления.

Проставление даты в электронных документах не регламентируется актами или положениями. Если электронный документооборот обеспечивает оператор ЭДО, то он автоматически фиксирует дату визирования. По сути, это время формирования электронной подписи. Процесс происходит следующим образом:

  • Диадок визуализирует документ, пользователь формирует подпись;
  • в штампе подписи указывается дата подписания;
  • параллельно оператор запрашивает удостоверяющий центр для проверки действительности сертификата электронной подписи;
  • если подтверждение получено, в штампе появляются сведения о владельце сертификата, а также о дате, времени подписания.

Главный смысл этой проверки — удостовериться, что документ подписан действующими сертификатами ЭП. Это гарантирует соглашениям, актам, договорам юридическую значимость. Регистрация оператором факта подписания станет доказательством в случае спорной ситуации.

Однако зафиксированная дата подписания служит больше для удобства, чем для учетных целей. Для учета ориентироваться нужно на непосредственные факты тех или иных событий хозяйственной жизни. Это указано в законе № 402-ФЗ, где сказано, что среди обязательных реквизитов первичного учетного документа только даты составления документа и содержание факта хозяйственной жизни. Отметим, что в XML-файле счета-фактуры и первичного документа участники сделки могут указать нужные даты, которые не всегда совпадают с датами подписания.

Эксперты Диадока ответят на любые ваши вопросы об электронных документах

Что нужно знать об обмене электронными документами

Работа с электронными документами выстраивается по тем же принципам, что с бумажными. Сложности вызывает только сам переход на онлайн-делопроизводство. Но это временный период.

Как перейти на электронный документооборот? Для этого нужно:

  • Выбрать оператора и систему ЭДО. В этом вопросе важно отталкиваться от потребностей бизнеса, возможностей и задач компании. Перед переходом на ЭДО рекомендуется проанализировать делопроизводство организации, выявить слабые места и продумать их оптимизацию.
  • Получить сертификат электронной подписи. Для этого нужно обратиться в аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр — к примеру, в УЦ Контура. Для этого оставьте заявку на этой странице.
  • Обучить сотрудников. Даже при бумажном делопроизводстве многие операции осуществляются с помощью различного ПО. Инструктаж — необходимая часть перехода на ЭДО. От подготовленности работников зависит результативность «реформы».
  • Договориться с контрагентами об обмене электронными документами. Проще всего вести документооборот через оператора ЭДО. В нем сразу ясны механизмы действий, есть необходимые инструменты. Кроме того, в системе ЭДО проще налаживать процесс обмена с любым контрагентом. Например, в сервисе Диадок настраивается роуминг, если поставщик или клиент пользуется услугами другого провайдера ЭДО.

Отдельная тема — хранение электронных документов. На ЭД распространяются те же требования по срокам хранения, что и на бумажные. Значит, электронный документооборот должен обеспечивать сохранность файлов в течение нужного периода. Важен и легкий доступ к данным.

В Диадоке несколько экземпляров каждого файла хранятся на разных серверах, так что потери не страшны. Поиск нужных документов в единой базе при этом занимает минимум времени.

Обеспечим надежный и безопасный обмен электронными документами, поможем получить электронную подпись

Преимущества работы с электронными документами

Переход на электронный документооборот улучшит многие бизнес-показатели компании, например производительность труда. Это связано с тем, что ЭДО оптимизирует процессы внутри организации, ускоряет обмен с контрагентами и упрощает взаимодействие с контролирующими госорганами.

Среди преимуществ работы с электронными документами:

  • снижение расходов на печать и отправку, а также на содержание архивных помещений;
  • экономия времени работников на передаче документов между отделами, необходимости распечатывать, сканировать, вносить данные;
  • секундный поиск нужных файлов по названию, тегам, контрагенту и другим фильтрам;
  • одновременная работа над документом, онлайн-согласование, опция массового подписания;
  • фиксация действий, отслеживание сроков;
  • автоматизация обработки документов;
  • минимизация ручного труда, а значит, и вероятности ошибок;
  • быстрая выгрузка документов для представления в ФНС по запросу;
  • уменьшение числа проверок контролирующих органов благодаря чистоте операций;
  • освобождение рабочих столов от папок и бумаг;
  • улучшение внутрикорпоративного взаимодействия.

Как создать и отправить документ в Диадоке, продемонстрировали на конференции DiadocDay. Посмотрите короткий видеоролик:

Системы электронного документооборота позволяют контролировать исполнение документов и разграничивать доступ, обеспечивают безопасность передачи и хранения данных. За счет преимуществ ЭД повышается конкурентоспособность компании, растет лояльность партнеров и клиентов, повышается оборачиваемость денежных средств.

Переход на ЭДО потребует определенных усилий. Со сложностями могут столкнуться руководители крупных компаний с большими объемами документооборота. Однако есть решения для автоматизации и интеграции, а наши специалисты помогут их подобрать. Обработка любых объемов документов будет быстрой, что позволит бизнесу стать крепче и держать позиции даже в условиях ограничений.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *