Факты об откатах: как выявить схемы и победить воровство
Чем поможет статья: вы узнаете, как именно сотрудники обворовывают компании и как бороться с откатами.
В редакцию обратился руководитель компании, которая импортирует расходные материалы и оборудование для стоматологических клиник. Два месяца назад он возглавил бизнес и обнаружил, что сотрудники воруют.
Директор составил список отгрузок товара со скидкой и начал обзванивать покупателей: хотел узнать причину снижения цены. Клиенты компании — дистрибьюторы, клиники, частные врачи. Он же попадал в автомастерские, парикмахерские, а иногда по телефону никто не отвечал. То есть сейлзы указывали фальшивые контакты, чтобы нельзя было проверить цену отгрузки. Руководитель стал разбираться и выявил откатные схемы.
Схема № 1. Менеджер по продажам просит начальника отдела или директора сделать скидку важному клиенту. После одобрения руководства товар, который стоит 85 тыс. руб., отгружается по цене 50 тыс. руб. Реальная скидка составляет всего 5 тыс. руб., остальные 30 тыс. руб. оседают в кармане менеджера. По оценкам руководителя, компания теряет до 3,5 процента от выручки.
Схема № 2. В отрасли практикуются ретро-бонусы, когда региональные дистрибьюторы получают скидки или премиальные при выполнении объемов продаж на вверенной территории. Местные партнеры договариваются с сейлзами. Весь товарооборот нескольких регионов проводится через одну фирму. Дилер получает вознаграждение продукцией в размере 10–15 процентов от заказа. Менеджер забирает 10 процентов от перевыполненного годового плана — до 500 тыс. руб.
Схема № 3. Компания выделяет бюджет дилерам — финансирует обучение сотрудников покупателей своей продукции. Например, чтобы они оплачивали курсы повышения квалификации, участие в конференциях. Региональные дилеры деньги берут, но обучением не занимаются. За развитие «своих» дилеров отвечают менеджеры.
Руководитель пытается постепенно заменить штат продавцов. Но как только в коллектив приходит новый сотрудник, уже через неделю-другую старожилы рассказывают ему о схемах воровства. Уволить сразу всех директор не может — быстро сформировать новый отдел продаж в 20 человек с нуля сложно, текущие и будущие сделки могут сорваться. Как поступить в подобной ситуации?
- Какие бывают схемы откатов
Скидка, двойной откат, необычный товар
Исполнительный директор компании
Существуют три основные модели откатов. Все остальные являются вариациями.
1. Откат в виде скидки. Менеджер дает скидку клиенту, который возвращает ему часть денег. Применяется при долгосрочных отношениях. Такая система позволяет менеджерам и снабженцам получать стабильный «левый» заработок.
2. Двойной откат. Есть товар ценой 50 тыс. руб. Менеджер поставщика дает скидку в размере 10 тыс. руб. и забирает ее себе. А менеджер покупателя платит 60 тыс. руб. и забирает надбавку. Схема используется единожды: постоянно проводить такие операции нерентабельно.
3. При закупках товаров, характеристики которых сложно сопоставить, применяется следующая схема: менеджер выбирает товар с минимальной стоимостью, просит представителя поставщика указать в накладной похожий товар, который стоит дороже, и заключает сделку. Разница в цене — нажива для снабженца и менеджера поставщика.
Не тот товар
Основатель сервиса по поиску поставщиков
Наиболее распространены откаты в строительстве. Поставщиков намного больше, чем потребителей. Это заставляет продавцов идти на ухищрения, чтобы реализовать свой товар. Директора компаний в этой отрасли знают, что их сотрудники дают или берут откаты, но ничего не предпринимают.
Некоторые схемы и разоблачить-то сложно. Например, поступает заказ на квадратную профильную трубу 20 * 20 мм с толщиной стенки 2 мм. Объем заказа — 100 шт. Вес партии — около 675 кг, а стоимость — 31 тыс. руб. Но покупатели редко взвешивают такой товар, чаще всего проверяют только количество единиц и метраж.
Менеджеры договариваются, что покупатель получает трубу со стенкой на 0,5 мм меньше. Вес товара уменьшится до 520 кг, а цена — до 24 тыс. руб. Разница оседает в карманах сейлзов.
Сложно встретить снабженца, который прозрачно ведет закупки и не реагирует на предложения со стороны поставщиков. Как правило, работники уверены в своем праве использовать возможности, которые предоставляют поставщики.
Основные причины, почему сотрудники участвуют в таких схемах.
· Сотрудник не заинтересован делать сделку более привлекательной для производства. Он получает зарплату, поэтому мотивирован на проведение незаметной и выгодной ему сделки.
· Поставщики сами делают предложения об откатах.
· Сотрудников вынуждают идти на риск обстоятельства личного характера. Что, конечно, никак их не оправдывает.
2. Размер отката
В сфере услуг откаты доходят до 30 процентов от контракта
Размеры откатов варьируются в пределах от 1 до 3 процентов от суммы договора, когда речь идет о бизнесе с высокой маржой и большим оборотом. В сервисных услугах, среднем и малом бизнесе откаты могут составлять 15–30 процентов от контракта. В строительстве минимальная планка взятки — 20 процентов, а при поставках аппаратуры — 30–40. Сотрудники, которые берут серое вознаграждение, особенно любят крупные проекты: чем больше денег, тем проще украсть и тем сложнее отследить расходы.
3. Нужно ли бороться?
Откаты — устойчивый элемент бизнес-процессов
Генеральный директор консалтинговой компании
Полностью искоренить откаты невозможно. Они стали устойчивым элементом бизнес-процессов. Без организационных изменений в масштабе отрасли бороться с ними бессмысленно. Воевать стоит только в том случае, если откат инициирован сотрудниками вашей компании и потенциальный риск для бизнеса при сохранении откатных схем выше, чем если с ними бороться.
Подумайте, прежде чем увольнять
Руководитель отдела бизнес-аналитики компании
Проанализируйте ценность провинившегося работника для предприятия: количество личных контактов и договоренностей с клиентами, число проведенных сделок и их суммы; сравните его показатели с результатами других сотрудников. Уход ценного менеджера может привести к неприятным последствиям: хороший продажник начнет работать в конкурирующей организации и переманит ключевых клиентов.
Уволить по уголовной статье за откат сложно. Факт отката доказать в суде очень тяжело, а риск того, что работник подаст встречный иск, высок. Чтобы доказать откатные схемы, можно мониторить активность в Сети и переписку по электронной почте, подослать «тайного покупателя».
4. Улики
Попробуйте оттянуть оплату по счетам
Если вы подозреваете откатную схему, попробуйте передать дела с этой компанией-поставщиком другому специалисту, снизить объем закупок или оттянуть оплату по счетам. Если подозреваемый виновен, то для него это станет катастрофой: отработать обязательства он не сможет. И выдаст себя, пытаясь исправить ситуацию.
Каким образом распознать в компании сотрудника-откатчика?
1. Слухи. Людям свойственна зависть. Не каждый слух правдив, но проверить его будет нелишним. Понаблюдайте за объектом, на которого направлены наговоры об откатах.
2. Уровень жизни. Обратите внимание, как живет сотрудник отдела снабжения. Условно говоря, работник с официальной зарплатой 30 тыс. руб. не может себе позволить дом в Майами или Ferrari.
3. Место переговоров. Откатчики договариваются о своих операциях за пределами организаций, в которых работают. Обратите внимание на сотрудников, которые совершают важные сделки на территории клиента/поставщика.
4. Контроль цен. Мониторьте стоимость закупаемых товаров и услуг. Если видите переплату — срочно уточните причину. Причиной может быть меньший объем закупки или отгрузка за счет поставщика, но проверять всегда необходимо.
5. Оплата счетов. Если сотрудник ставит в график выплат счета от одной и той же фирмы в первую очередь или просит об этом бухгалтерию, возможно, он лоббирует интересы поставщика.
Организуйте тотальную слежку
Современные системы мониторинга сотрудников учитывают часы, проведенные на рабочем месте, опознают вредоносную и полезную активность (цифровое подтверждение). Переговоры о взятках ведутся через Viber, WhatsApp, Skype или посредством мобильных телефонов, нередко корпоративных, поэтому просто ретрансляции почтовых отправлений будет недостаточно.
Система мониторинга должна уметь анализировать речь, перехватывать подозрительные разговоры и переписку, реагировать на кодовые фразы.
5. Что делать, чтобы побороть откаты?
Правильно организовать закупки
Правильная организация процесса закупки предупредит или искоренит откатные схемы в отделе снабжения. Нужно запрашивать предложения нескольких поставщиков, периодически смотреть прайс-листы контрагента, согласовывать закупки.
Вот хорошая антиоткатная схема закупок.
1. Менеджер по закупкам приносит счет от компании-поставщика на оплату требуемой продукции в отдел внутреннего аудита.
2. Контролер в бухгалтерской программе анализирует объем остатков этих товарных позиций и изучает прайс-листы других поставщиков. Сам их обзванивает. Если предложения по стоимости ниже, просит выставить счет.
3. Финансовый директор или лицо, которое принимает решение об оплате, получает счет от отдела закупок, справку об объеме остатков товара на складе, коммерческие предложения других поставщиков и счета от них.
4. Финансовый директор принимает решение по следующему алгоритму:
· одобряет счет, представленный отделом закупок;
· рекомендует закупщикам запросить счет на меньшее количество товара из-за значительных остатков, имеющихся на складе;
· отказывает в оплате счета отдела закупок, так как счет контролера меньше по стоимости.
Бирюзовость по плечу не только избранным
Сотрудники со спокойным сердцем дают или берут откаты, потому что в компании отсутствуют ценности и нормы корпоративной морали. Сильная корпоративная культура создает атмосферу, когда использование сотрудниками откатных схем становится некомфортным или невозможным. Считается, что стать бирюзовой компанией, то есть кристально честной и с высокими стандартами, по силам только избранным. Но к этому должен стремиться каждый бизнес. Основной критерий бирюзовости — осознание ответственности за результат со стороны каждого сотрудника.
Знайте ключевых сотрудников в лицо
Генеральный директор сети ресторанов
В начале 2000-х у меня работал кассир, который в течение нескольких лет присвоил 60 тыс. долл. Тогда регулярных сверок с контрагентами не было. После их проведения мы обнаружили, что деньги, которые якобы выдавались из кассы за поставленную продукцию, до поставщиков не доходили. Сотрудник погасил часть украденной суммы, но дело дальнейшего развития не получило — безрезультатно и затратно по времени и финансам.
Из этого случая я извлек урок: нужно знать и общаться с людьми, которые занимают ключевые позиции в компании, даже если их больше 100. В 2013 году в сети ресторанов работали 823 человека, из которых значительную долю составляли кассиры, но я знал их имена, семейное положение, количество детей и домашний адрес. После продажи части бизнеса число сотрудников заметно уменьшилось, но я все равно владею общей информацией о них. Если теперь кто-то захочет своровать, то он украдет у меня, а не в безликой компании.
Важно знать родителей партнера или сотрудника
Основатель и стратег компании
Я провел эксперимент. Когда принимал в штат водителя, то сразу спросил имя его супруги и домашний адрес. В первый рабочий день сотрудника я послал к его жене курьера с бутылкой шампанского, цветами, коробкой конфет и благодарственным письмом. Она удивилась и сказала мужу, что у него хороший и чуткий руководитель, «оставайся и работай».
Любая франчайзинговая компания постепенно растет, после чего партнеры могут выходить из сети — у нас такое явление наблюдается в регионах. Я подумал, что метод знакомства с близкими сотрудников можно практиковать и с франчайзи.
Сейчас у любого партнера, который покупает нашу франшизу, я беру контакты родителей и высылаю им тот же набор презентов. Если нет бюджета, то отправляю видеообращение. Они радуются такому подарку. Нужно знать родственников партнеров или ключевых сотрудников, так как они могут влиять на них.
Каким образом распознать в компании сотрудника-откатчика?
1. Слухи. Людям свойственна зависть. Не каждый слух правдив, но проверить его будет нелишним. Понаблюдайте за объектом, на которого направлены наговоры об откатах.
2. Уровень жизни. Обратите внимание, как живет сотрудник отдела снабжения. Условно говоря, работник с официальной зарплатой 30 тыс. руб. не может себе позволить дом в Майами или Ferrari.
3. Место переговоров. Откатчики договариваются о своих операциях за пределами организаций, в которых работают. Обратите внимание на сотрудников, которые совершают важные сделки на территории клиента/поставщика.
4. Контроль цен. Мониторьте стоимость закупаемых товаров и услуг. Если видите переплату — срочно уточните причину. Причиной может быть меньший объем закупки или отгрузка за счет поставщика, но проверять всегда необходимо.
5. Оплата счетов. Если сотрудник ставит в график выплат счета от одной и той же фирмы в первую очередь или просит об этом бухгалтерию, возможно, он лоббирует интересы поставщика.
Организуйте тотальную слежку
Современные системы мониторинга сотрудников учитывают часы, проведенные на рабочем месте, опознают вредоносную и полезную активность (цифровое подтверждение). Переговоры о взятках ведутся через Viber, WhatsApp, Skype или посредством мобильных телефонов, нередко корпоративных, поэтому просто ретрансляции почтовых отправлений будет недостаточно.
Система мониторинга должна уметь анализировать речь, перехватывать подозрительные разговоры и переписку, реагировать на кодовые фразы.
Что делать, чтобы побороть откаты?
Правильно организовать закупки
Правильная организация процесса закупки предупредит или искоренит откатные схемы в отделе снабжения. Нужно запрашивать предложения нескольких поставщиков, периодически смотреть прайс-листы контрагента, согласовывать закупки.
Вот хорошая антиоткатная схема закупок.
1. Менеджер по закупкам приносит счет от компании-поставщика на оплату требуемой продукции в отдел внутреннего аудита.
2. Контролер в бухгалтерской программе анализирует объем остатков этих товарных позиций и изучает прайс-листы других поставщиков. Сам их обзванивает. Если предложения по стоимости ниже, просит выставить счет.
3. Финансовый директор или лицо, которое принимает решение об оплате, получает счет от отдела закупок, справку об объеме остатков товара на складе, коммерческие предложения других поставщиков и счета от них.
4. Финансовый директор принимает решение по следующему алгоритму:
· одобряет счет, представленный отделом закупок;
· рекомендует закупщикам запросить счет на меньшее количество товара из-за значительных остатков, имеющихся на складе;
· отказывает в оплате счета отдела закупок, так как счет контролера меньше по стоимости.
Бирюзовость по плечу не только избранным
Сотрудники со спокойным сердцем дают или берут откаты, потому что в компании отсутствуют ценности и нормы корпоративной морали. Сильная корпоративная культура создает атмосферу, когда использование сотрудниками откатных схем становится некомфортным или невозможным. Считается, что стать бирюзовой компанией, то есть кристально честной и с высокими стандартами, по силам только избранным. Но к этому должен стремиться каждый бизнес. Основной критерий бирюзовости — осознание ответственности за результат со стороны каждого сотрудника.
Знайте ключевых сотрудников в лицо
Генеральный директор сети ресторанов
В начале 2000-х у меня работал кассир, который в течение нескольких лет присвоил 60 тыс. долл. Тогда регулярных сверок с контрагентами не было. После их проведения мы обнаружили, что деньги, которые якобы выдавались из кассы за поставленную продукцию, до поставщиков не доходили. Сотрудник погасил часть украденной суммы, но дело дальнейшего развития не получило — безрезультатно и затратно по времени и финансам.
Из этого случая я извлек урок: нужно знать и общаться с людьми, которые занимают ключевые позиции в компании, даже если их больше 100. В 2013 году в сети ресторанов работали 823 человека, из которых значительную долю составляли кассиры, но я знал их имена, семейное положение, количество детей и домашний адрес. После продажи части бизнеса число сотрудников заметно уменьшилось, но я все равно владею общей информацией о них. Если теперь кто-то захочет своровать, то он украдет у меня, а не в безликой компании.
Важно знать родителей партнера или сотрудника
Основатель и стратег компании
Я провел эксперимент. Когда принимал в штат водителя, то сразу спросил имя его супруги и домашний адрес. В первый рабочий день сотрудника я послал к его жене курьера с бутылкой шампанского, цветами, коробкой конфет и благодарственным письмом. Она удивилась и сказала мужу, что у него хороший и чуткий руководитель, «оставайся и работай».
Любая франчайзинговая компания постепенно растет, после чего партнеры могут выходить из сети — у нас такое явление наблюдается в регионах. Я подумал, что метод знакомства с близкими сотрудников можно практиковать и с франчайзи.
Сейчас у любого партнера, который покупает нашу франшизу, я беру контакты родителей и высылаю им тот же набор презентов. Если нет бюджета, то отправляю видеообращение. Они радуются такому подарку. Нужно знать родственников партнеров или ключевых сотрудников, так как они могут влиять на них.
Подарок на уголовку: кого и как судят за «откаты»
Коммерческий подкуп («откат») не нужно путать со взяткой. Обвиняемыми в первом случае выступают лишь сотрудники коммерческих фирм. А фигурантами дел о взяточничестве являются госслужащие и работники госкомпаний.
Хотя все эти преступления Верховный суд относит к одному виду – коррупционные составы (Постановление Пленума ВС от 9 июля 2013 года № 24 «О судебной практике по делам о взяточничестве и об иных коррупционных преступлениях»). Большое количество подобных преступлений совершают наемные руководители или финансовые директора предприятий, говорит партнер Феоктистов и партнеры Феоктистов и партнеры Федеральный рейтинг. группа Уголовное право × Руслан Долотов.
Одна из таких схем строится, когда продукцию закупают у конкретной организации. Коммерческие фирмы не обязаны приобретать товары через гостендеры, поэтому поставщики сами предлагают «откат», чтобы «наладить» взаимовыгодные отношения с заказчиком. Так, в Тамбове начальник отдела завода «Электроприбор» обеспечивал двух поставщиков постоянными заказами с предприятия, за что получал процент от каждой сделки. Его приговорили к штрафу в 500 000 руб.
– как средство конкурентной борьбы, где «подарок» обменивают на заключение выгодного договора (дело № 1-16/2020);
– чтобы установить приоритетные условия отгрузки товаров (дело № 1-178/2020);
– урегулировать проблемы с подписанием актов о приемке выполненных работ и обеспечить отсутствие претензий со стороны заказчика (дело № 1-61/2020).
Дела подобрал Алексей Сердюк из Князев и партнеры Князев и партнеры Федеральный рейтинг. группа Разрешение споров в судах общей юрисдикции группа Семейное и наследственное право × .
Еще один распространенный вариант, когда «откат» передают за подписание актов выполненных услуг, – если фактически там есть недостатки. Так, замгендиректора ООО «Центрстройинвест-2000» Алексей Милованов заплатил 630 000 руб. исполнительному директору АНО «Политехинжиниринг» Андрею Хацкевичу, чтобы тот подтвердил объем работ по реконструкции столичного Политехнического музея, выполненных строительной фирмой. Суд приговорил Хацкевича к трем годам лишения свободы в колонии, а Милованов отделался условным сроком (дело № 10-8015/2018).
Актуальна проблема с подкупом для предпринимателей, которые находятся в зависимом положении, уверяет Долотов. Речь идет о ситуации, когда директор крупного ТЦ предлагает арендатору выплачивать деньги, чтобы за ним сохранилось конкретное торговое место. На этом попался глава Лефортовского рынка в Москве Данила Держиев. Его приговорили к двум с половиной годам лишения свободы (дело № 10-4157/2013).
В крупных магазинах встречается и другая коррупционная схема. Чтобы разместить на полках свою продукцию, поставщики платят откаты владельцам или сотрудникам торговой сети, рассказывает советник Казаков и партнеры Казаков и партнеры Федеральный рейтинг. группа Банкротство (реструктуризация и консалтинг) группа Банкротство (споры high market) группа Частный капитал группа Антимонопольное право (включая споры) группа Уголовное право группа Экологическое право группа Недвижимость, земля, строительство группа Семейное и наследственное право 37 место По выручке Профайл компании × Алексей Ануфриенко. Три года назад за подобное преступление осудили главного технолога ТД «Перекресток» Ольгу Паринову. Она вместе со своим мужем вымогала у ООО «Компания «Кулинарные технологии» 36 млн руб., чтобы фирма могла поставлять свою продукцию на прилавки супермаркетов. Паринова получила пять с половиной лет колонии, а ее супруг на полгода меньше (дело № 01-0011/2017 (01-0744/2016)).
Подкупают и сотрудников службы безопасности, чтобы те закрыли глаза на коррупционные схемы в компании и вокруг нее, предупреждает Матвей Протасов. По словам управляющего партнера Большаков, Челышева и партнеры Большаков, Челышева и партнеры Федеральный рейтинг. группа Уголовное право × Артура Большакова, иногда сотрудники компаний не боятся получать ежемесячные незаконные вознаграждения переводами на счет: «Подтвердить факт подкупа в таких случаях значительно проще, даже если банковская карта принадлежит кому-то из родственников или близких». А сложнее всего будет доказать преступление, если злоумышленнику передают суммы наличными, утверждает Долотов.
Но «подарки» могут принимать и завуалированную форму, предупреждает адвокат Князев и партнеры Князев и партнеры Федеральный рейтинг. группа Разрешение споров в судах общей юрисдикции группа Семейное и наследственное право × Алексей Сердюк: «Начиная от предоставления кредита с заниженной процентной ставкой и заканчивая бесплатными турпутевками, строительством дач и ремонтом квартир».
Был случай, когда ко вновь назначенному гендиректору фирмы пришел «знакомиться» действующий подрядчик и принес с собой конверт с деньгами. Новый руководитель отказался их брать и посоветовал отдать в детдом. История повторялась несколько месяцев подряд. Через год, когда сумма стала уже внушительной, топ-менеджер дрогнул и сразу же был задержан сотрудниками ФСБ по подозрению в получении коммерческого подкупа.
Сергей Токарев, бывший следователь по особо важным делам СКР, старший партнер Q&A
Как наказывают
За подкуп наказывают не менее сурово, чем за взятки. По ст. 204 УК максимальный срок лишения свободы составляет 12 лет. В последние годы число приговоров по этому составу резко сократилось. Токарев и Протасов связывают такие изменения с законодательными новеллами, принятыми пять лет назад. Тогда топ-менеджеров госкомпаний приравняли к госслужащим и стали судить за «злоупотребление полномочиями» вместо подкупа. Еще одну возможную причину называет адвокат Забейда и партнеры Забейда и партнеры Федеральный рейтинг. группа Уголовное право × Николай Яшин: число таких дел могло снизиться, потому что в 2016 году появились отдельные составы («Посредничество в коммерческом подкупе» и «Мелкий коммерческий подкуп»), за которые раньше наказывали по ст. 204 УК.
Расследовать подобные дела всегда было сложно. Во-первых, возбуждать их можно лишь с согласия руководства компании, где работает получатель коммерческого подкупа, подчеркивает Долотов. Если факт передачи денег нарушает интересы третьих лиц, то дело могут инициировать и без одобрения топ-менеджмента фирмы, подчеркивает эксперт.
Зачастую такие уголовные дела возбуждают с нарушением процессуального порядка. Например, без заявления или согласия потерпевшего. Статус потерпевшего в некоторых случаях присваивается без всяких на то оснований в угоду интересам правоохранителей. Либо к участию в деле в качестве потерпевших формально привлекаются лица, интересы которых фактически не пострадали.
Дмитрий Солдаткин, управляющий партнер МКА «Солдаткин, Зеленая и Партнёры» (SZP Law) МКА «Солдаткин, Зеленая и Партнёры» (SZP Law) Федеральный рейтинг. группа Семейное и наследственное право группа Трудовое и миграционное право (включая споры) группа Уголовное право ×
Еще одна трудность в том, что обычно деньги передают тайно. Поэтому без «прослушек» или перехваченных переписок правоохранительным органам сложно доказывать эти составы, утверждает Большаков. Но в последнее время наметилась тенденция к снижению стандартов доказывания, поэтому следствие сейчас может опираться на одни свидетельские показания, констатирует Ануфриенко.
Когда нет состава и какая защита от необоснованных обвинений
Если деньги передают за действия, которые не входят в служебные полномочия получателя подкупа, или тот в силу своего служебного положения не может их совершить, то преступления не будет, объясняет Токарев. Аналогичным исходом закончится и провокация подкупа со стороны силовиков.
Довольно распространенный способ снизить размер наказания – добиться переквалификации подкупа в особо крупном размере (7–12 лет лишения свободы) на мошенничество в особо крупном размере (0–10 лет лишения свободы).
Тимур Хутов, партнер Коблев и партнеры Коблев и партнеры Федеральный рейтинг. группа Уголовное право Профайл компании ×
Чтобы обезопасить себя от обвинений по такому составу, Яшин советует сотруднику хранить не только свою должностную инструкцию, но и аналогичную бумагу о полномочиях непосредственных руководителей: «На тот случай, если документ неожиданно перепишут или он «пропадет».
Что такое откат (см)?
В нашем политическо-экономическом "обществе" частенько дают/берут откаты, так вот, можете ли Вы на пальцах объяснить, что это такое?
Откат- это мягко говоря некое вознаграждение за помощь в получении заказа или клиента. Ну например, Вы хозяин строительной фирмы, и К Вам приходит клиент, представляющий какую-нибудь фирмачку, которой нужно построить здание. Для Вас его предложение заманчивое и Вы готовы реализовать его проект, но этот человек говорит, что у него есть на примете еще несколько строительных фирм и он готов Вам отдать заказ, но при условии, что какой-то процент денег от сделки перепадет ему. И вот Вы получаете этот заказ выставляете счет фирме, где работает этот человек, счет, естественно уже с учетом той суммы, которую запросил этот человек, фирма счет оплачивает, Вы в свою очередь обналичивание деньги и отдаете их этому человеку. Вот что такое откат.
Книжка есть хорошая художественная на эту тему — так и называется "Откатчики".
Наивные люди, приходя в гипермаркет, полагают, что товары на полках стоят такие, которые специальные люди, работающие в торговой сети, посчитали качественными и достойными для того, чтобы их покупателю предлагать.
А на самом деле — стоят те товары на полках, за которые откат занесли. Взятку этим людям. В таком размере, что товар был сразу признан достойнее продукции конкурентов.
Или вот, допустим, на предприятие ваше нужно оборудование какое-то купить. И выбор — за вами лично.
Если вы "простой как три копейки" — выберете то, про какое отзывы лучше, какое надежнее и оптимальнее по соотношению цена/качество. А если "продуманный" — поговорите с менеджерами двух-трёх компаний и устроите между ними соревнование: кто сильнее замотивирует вас лично. То есть, кто больше взятку вам даст, откат. Но всегда нужно помнить, что продуманность такая может за колючку привести. Откаты — дело уголовно наказуемое.
Как я за год победил откаты на предприятии
В 2013 году я возглавил крупную строительную компанию в Краснодаре — «Анод-плюс».
До этого я три года работал в ней же главным инженером и с закупками напрямую не сталкивался. Когда я стал гендиректором, у меня в подчинении появился отдел снабжения, который занимается закупкой стройматериалов, инструментов и тому подобного.
Я начал разбираться с тем, как организованы поставки, и общаться с контрагентами. Выяснилось, что нам часто продают товары по завышенным ценам.
Ежегодно мы строим 30—40 объектов , в том числе для таких серьезных заказчиков, как «Транснефть», «Газпром» и «Роснефть». На материалы тратим примерно треть выручки — это больше шести тысяч сделок в год на 200—400 млн рублей. То есть даже когда снабженцы завышают цены всего на 1%, мы теряем минимум 2 млн рублей. Но, по моему опыту, откаты стартуют не от 1%, а от 5%, при этом верхнего предела нет. Теперь представьте, какие убытки такие сотрудники наносили компании.
Я решил победить откаты. У меня получилось.
Как снабженцы берут откаты
На рынке стройматериалов жесткая конкуренция: поставщикам важно найти и удержать клиентов любой ценой, тем более таких крупных, как мы. Что и у кого покупать, часто решает конкретный сотрудник отдела снабжения. Если удастся с ним договориться, дав откат, то поставщик гарантированно получит клиента. Причем заработать получится больше, чем в обычном случае, ведь «своему» снабженцу можно продать стройматериалы по завышенным ценам.
Откаты дают не обязательно деньгами. Я знаю случаи, когда дарили Айпад или подарочную карту на 10 тысяч рублей в парфюмерный магазин.
Снабженцам, которые давно работают, не надо каждый раз договариваться о взятке с контрагентом. У них имеются свои проверенные поставщики, работа с которыми давно отлажена. Например, сотруднику платят ежемесячно фиксированную сумму — фактически вторую зарплату. Такие «оклады» стартуют от 5 тысяч рублей. Могут и просто выплачивать процент от сделки — от 5 до 20%.
Например, один из наших специалистов во всех регионах заказывал у одного и того же поставщика расходные материалы — шлифовальные круги, электроды, сверла. Подобными товарами торгуют многие крупные сети, например «Сатурн», «220 вольт», «Все инструменты». Но снабженец уверял, что именно его поставщик предлагает самые низкие цены. Но на деле оказалось, что это не так и можно было покупать дешевле.
Обнаружить закупки по завышенным ценам хоть и тяжело, но все же можно, а вот доказать сговор просто нереально. Снабженец начинает говорить, что у него мало опыта в закупках именно этого товара. Поставщики, в свою очередь, уверяют, что случайно выставили завышенную цену. Все извиняются — и делают вид, что произошла ошибка.
Признаваться в сговоре никому не выгодно: снабженца могут уволить, а поставщик потеряет гарантированного клиента. А еще за это вообще-то положена уголовная ответственность по УК РФ: можно получить большой штраф или даже сесть в тюрьму. Поэтому сотрудники обычно говорят что-то вроде «у этой фирмы лучше качество», «поставщик повысил стоимость за срочность и мне не сказал». Самая популярная отговорка: «Я не знаю, почему он потом дал скидку».
Снабженцы понимают, что доказать ничего нельзя — за руку никого не поймаешь. Поэтому проще признаться в собственной глупости, чем в жадности. Единственное, что остается руководителю, — выявлять случаи завышения цен и бороться с ними.
Как я узнал, что мы за все переплачиваем
Когда я возглавил фирму в 2013 году, завышенные цены не были большой проблемой. На тот момент мы не строили столько объектов, сколько строим сейчас. Поставщиков было немного, около сотни, а тех, кто продавал нам материалов больше чем на 100 тысяч рублей, — и вовсе пара десятков. О ценах договаривались лично топ-менеджеры.
С годами компания росла, увеличивалось количество заказов и, соответственно, закупок. Где-то к 2016 году счет поставщиков пошел уже на тысячи, договариваться со всеми лично стало физически невозможно. Пришлось проводить точечные проверки работы снабженцев.
В нашей компании работает специалист службы экономической безопасности. Я выборочно давал ему счета на проверку. Он смотрел на цены, которые предложил контрагент, звонил ему под видом клиента и спрашивал, за сколько можно купить такой же товар. Но оказалось, что такой способ не эффективен. Поставщики часто выставляли счета на еще большие суммы: либо пытались заработать на новом клиенте, либо думали, что звонит новичок-снабженец, которому можно предложить максимальную цену.
Еще специалист по безопасности искал других поставщиков с более низкими ценами. Такая проверка тоже часто не срабатывала. На рынке стройматериалов много перекупщиков — компаний, которые закупают товары напрямую у производителей, а потом продают дороже. Безопасник не снабженец, он не знает, как отличить прямого поставщика от такого посредника. Если просто вбить в поисковике «купить кабель», с большой вероятностью наверху окажутся именно перекупщики. Цены у них выше, чем у производителей, даже с учетом откатов снабженцам.
Более действенный способ — отдать счет на проверку другому снабженцу и попросить его найти такие же материалы, но дешевле. Главное, чтобы этот человек не был никак связан с вашими сотрудниками. Ведь коллеги могут просто прикрывать друг друга. Я обычно обращался к своему знакомому — тоже директору строительной фирмы. Счета проверял его отдел снабжения. В большинстве случаев проверка показывала, что мои подчиненные завысили цены.
Например, однажды мы покупали мебель для нового административного здания — столы, стулья, тумбочки и т. п. Снабженцы принесли счет на 1,1 млн рублей, причем уверяли, что продавец сделал скидку. Я обратился к коллеге-директору. Через два дня у меня на столе лежал счет на 1 млн рублей за ту же самую мебель. Оказалось, что цену завысили всего на одну позицию: в первом счете офисные кресла стоили по 10 700 Р за штуку, во втором — по 6300 Р . Всего таких кресел было 24. Доказать откат не удалось: мой снабженец заявил, что за ту неделю, что прошла между выставлением счетов, продавец мебели ввел суперскидки на стулья в 50%. Если бы не проверка, компания переплатила бы 100 тысяч.
Другой пример. Наша компания делала отопление на объекте в Ростовской области. Нам требовался 31 радиатор. Снабженец принес счет от поставщика из Волгограда на 109 000 Р . Я попросил своего товарища, который занимается сантехническими работами, найти дешевле. Через день он прислал счет на такие же радиаторы, но уже за 77 000 Р , которые можно купить в Ростове-на-Дону. В итоге мой сотрудник заявил, что он выбирал поставщика, который находится ближе. Расстояние действительно отличалось — правда, всего на 10 километров.
С 2016 по 2018 год мы выявляли 20—30 таких счетов с завышенными ценами ежегодно. Но так как проверки проводили выборочно, я стал подозревать, что на самом деле случаев было сильно больше. Стало ясно, что откаты — системная проблема и решать ее тоже надо системно.
Способы, которые мне не подошли
Проводить открытую закупку материалов — это значит выкладывать на сайте компании цены поставщиков и искать таким образом контрагентов с более низкими ценами. Но, к сожалению, в нашей компании так поступить не получилось бы. Почти всегда по условиям договоров с заказчиками мы не имеем права разглашать стоимость материалов, которые используем в строительстве. Такой способ подходит крупным организациям, которые используют закупаемые материалы для себя, а не выступают как подрядчики.
Проверять все счета без исключения. Сотрудник нашей службы безопасности за неделю мог проверить 5—10 счетов . При этом компания могла одномоментно нуждаться сразу в ста поставщиках. Часто нельзя было ждать лишнюю неделю, чтобы проверить счет. Например, за это время контрагент мог поменять цену или увеличить срок поставки — обычно счет действителен в течение трех дней. В результате мы получили бы не только задержки по поставкам, но и возможные убытки. Заводить целый отдел безопасников для проверки дорого. Тем более проблему с затягиванием сроков это бы не решило. Кроме этого, нет гарантии, что и проверяющие не начнут брать откаты или не войдут в долю со снабженцами.
Показательно наказывать снабженцев при малейшем подозрении. Это самый легкий путь, но он не решает проблему системно. Ведь так руководитель борется не с причиной коррупции, а со следствием. Я через это прошел: неоднократно срезал премии сотрудников, завышающих цены. Одного даже показательно уволил, когда знакомый поставщик рассказал, что снабженец пытается договориться об откате. Оказалось, санкции и запугивания работают один-два месяца, после этого все начинается снова.
Единая база поставщиков и цен
С 2016 по 2018 год я безуспешно выборочно анализировал счета, которые выставляют снабженцы, наказывал провинившихся, но это не помогало. В итоге я понял, что надо избавиться от человеческого фактора в выборе поставщика. Я решил внедрить в отделе снабжения информационную систему, которая будет автоматически выбирать контрагента с самой низкой ценой.
Если сильно упростить идею, то она выглядела так: я решил взять все накладные на материалы, которые мы покупали за последние два года, и внести поставщиков и их цены в одну большую базу данных. Чтобы сразу было видно, что и сколько у кого стоит. Так легко можно выбрать самое дешевое предложение.
Важно было, чтобы эту базу создавал специалист, никак со снабженцами не связанный. Ведь тот, кто и раньше задирал цены, мог сразу внести завышенную стоимость на товар в общую таблицу. Поэтому я поручил работу бухгалтеру. Во-первых , все накладные и так хранились в бухгалтерии. Во-вторых , этот сотрудник никак не пересекался со снабженцами и манипулировать данными ему не было смысла.
Свою систему мы решили создать на базе программы «Алтиус» — это специализированная ЦРМ для строительных компаний. Теоретически можно было бы попробовать сделать все и в 1С, но потребовалось бы много доработок.
Сама программа «Алтиус» обошлась в 270 тысяч рублей — мы купили систему на 10 рабочих мест. Еще 160 тысяч ушло на доработку конкретно под наши задачи: например, программисты добавили возможность ранжировать поставщиков по накладным, а не только по прайс-листам.
я потратил на покупку и доработку программного обеспечения
Чтобы внести все материалы, цены и поставщиков в базу данных, понадобилось полгода. Следующие полгода я боролся с отчаянным сопротивлением сотрудников отдела снабжения во главе с начальником подразделения. Они всячески старались убедить меня, что программа работает с ошибками и вообще бесполезна.
Например, они говорили, что разные поставщики могут называть один и тот же товар по-разному . Если в одной накладной написано «светильник», а в другой этот же товар назван прожектором, то система не сможет корректно проанализировать цены. Я уверял, что это вопрос унифицирования названий, а не ошибка программного обеспечения. В ответ снабженцы доказывали, что привести все названия в один вид невозможно и это бесполезный труд.
Сотрудники даже объявили, что не могут и не будут пользоваться новой программой. Пришлось проводить еженедельные часовые совещания для всего отдела снабжения, на которых я объяснял, зачем нужна программа.
Все время, пока шла эта борьба, мы параллельно продолжали унифицировать базу данных — это касалось не только названий, но и единиц измерения. Например, встал вопрос, в чем считать стальные мачты, на которые крепятся прожекторы. Оказалось, что лучше считать их не в штуках, а в тоннах: мачты имеют разные размеры и цена чаще всего зависит именно от тоннажа.
Я издал приказ, в котором обязал снабженцев пользоваться новой системой под угрозой отмены премий. Кроме наказания, ввел и премии для тех сотрудников, которым удавалось купить стройматериалы по цене ниже, чем выдавала программа.
Помимо этого, на предприятии появилась должность специалиста по контролю цен, который подчинялся напрямую генеральному директору, то есть мне. Им стал тот самый бухгалтер, который создавал базу данных.
Как работает программа
Как только все заработало, закупки стали максимально прозрачными. Если нужен был какой-то стройматериал, специалист по контролю цен вбивал его название в программу. Та выдавала 5—6 поставщиков , ранжируя их по цене от меньшей к большей.
Эти данные попадали к снабженцу. В его задачу входило сделать запрос минимум трем поставщикам с самыми низкими ценами из списка, устроить торг между ними и добиться скидок. Если получалось снизить стоимость товара — компания экономила. Эта экономия потом превращалась в премию для снабженца. Правда, сотрудник получал не все сэкономленные деньги: премию рассчитывали на основе специально созданной системы мотивации.
Если цена закупки оказывалась выше минимальной из базы данных, то снабженец бонусов не получал. Если в течение месяца больше половины счетов этого специалиста снабжения были с таким перерасходом, у него и начальника отдела срезали премию.
При такой схеме работы снабженец уже не мог никого обмануть. К каждому счету, который идет на оплату, специалист по контролю прикладывал выгрузку из базы с минимальными ценами. Если в счете завышенная цена, это сразу было видно. Договариваться с контролером снабженцу тоже не имело смысла: создать такой же отчет в базе, чтобы проверить цифры в выгрузке, может любой другой сотрудник компании.
Я исходил из того, что хороший снабженец всегда может купить материалы по ценам ниже, чем указаны в нашей базе. Пока моя теория работает. Что касается инфляции, возможно, в будущем мы пересмотрим стоимость каких-то товаров в списке, но только после того, как купим их хотя бы один раз. Исправить что-то в базе данных, например изменить цены, можно только по моему специальному разрешению.
Когда нужно купить что-то , чего мы никогда не приобретали, то есть товара нет в базе, поставщика ищет начальник отдела снабжения. Закупку контролирую я лично.
За год применения программы закупочные цены на некоторые товары снизились на 3—25%. Например, сэндвич-панели мы теперь покупаем дешевле на 10% и экономим около 500 тысяч рублей в год. В целом, по моим оценкам, за год на закупках удалось сэкономить до 15 млн рублей.