Расшифровка подписи в документах как правильно

Расшифровка подписи. Как правильно подписывать документы

В оформлении каждого документа большое значение имеет подпись куратора, начальника, лица, обращающегося за помощью в государственные органы. В этой связи расшифровка подписи имеет особое значение. Следует отметить, что это понятие незнакомо многим гражданам нашего государства.

Юридическая значимость

Подпись на документе придает юридическую ценность обычному листу бумаги. Как правило, он располагается под основным текстом и используется как одна из обязательных деталей. Если бы мы оценили важность всех необходимых атрибутов документа, то в первую очередь, несомненно, ориентировались бы на печать, подпись или какой-либо другой элемент заверения. В конце концов, это всего лишь несколько символов, которые делают документ на простом листе бумаги юридически значимым.

В свете рассматриваемого вопроса необходимо рассмотреть такое понятие, как право подписи. Это означает авторитет всех должностных лиц, которые имеют возможность лично опечатать или опечатать документ. Обратите внимание, что только куратор, полномочия которого указаны в должностной инструкции, может подписывать и опечатывать юридически значимые документы. Эти правила, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, организационных положениях и других учредительных документах. Также начальник может отдать приказ о делегировании права подписи.

Подпись директора требует особого внимания, так как этот сотрудник является ключевой фигурой в развитии компании. Значащие символы нельзя перепечатать, их нельзя оторвать от подписанного текста.

Состав реквизита

Как правило, изначально на документе ставится дата, подпись идет дальше, вправо. Обратите внимание, что в этот реквизит включены следующие предметы:

• Личная подпись — изображение сокращенных инициалов человека.
• Позиция лица, подписавшего тот или иной документ. Необходимо указать название организации. В этом требовании нет необходимости, если текст находится на бланке организации с соответствующими печатями.
• Расшифровка подписи, подразумевающая обозначение полной фамилии, имени, отчества.

Особенности оформления реквизита

В соответствии с правилами бюрократии название должности пишется ближе к левому полю. Что касается самой расшифровки, то она указывается на уровне последней строки документа.

Если текст и реквизиты есть на фирменном бланке организации, расшифровку подписи можно поставить вверху. Если эта функция присутствует, дальнейших пояснений не требуется.

Столбец Заголовок начинается с заглавной буквы. Текст всегда должен заканчиваться точкой. Даже если в документе есть таблица, в конце текста всегда должна быть расшифровка подписи и название должности, которую важно указывать строго в соответствии со штатным расписанием. Необходимо сделать соответствующие выписки. Отдел кадров содержит такие документы, как карточка подписи, штатное расписание и информация, составляющая коммерческую тайну. Они классифицируются внутри по понятным причинам.

Что касается названия компании, оно находится в центре позиции человека.

О личной подписи

Персональная подпись оформляется согласно пожеланию лица, подписывающего документ. Эта опора представляет собой своеобразный бумажный паспорт для каждого гражданина. Есть такая точка зрения, что в этой подписи, составленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени, а следующие три должны относиться к фамилии — так говорят в теории. Однако на практике это положение не находит своего применения.

Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать намного сложнее. В результате чиновники, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитков и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделки подписей, многие забывают, что расшифровать такие «шедевры» еще сложнее.

Расшифровка подписи документа — полное раскрытие инициалов. Очевидно, что предъявление паспорта не требуется, но расшифровку необходимо проводить в строгом соответствии с указанными в нем именем и фамилией. Это означает, что если буква «ё» присутствует в сертификационном документе, она должна присутствовать при раскрытии полного имени человека.

Подпись заместителя

Особенно часто возникают проблемы с подписанием многих замен. Кроме того, вопросы касаются не только полного обозначения названия, но и расположения нескольких однотипных требований.

1. Позиция руководителя организации пишется с маленькой буквы. Однако если вы поддерживаете корпоративную культуру компании, вполне уместно писать руководящие должности с большой буквы.
2. В таких документах не приветствуются сокращения, т.е не «депутат», а «депутат».
3. Избегайте общепринятых сокращений рабочих мест. Так что старый добрый «главный бухгалтер» никем не приветствуется ни по количеству партнеров, ни по количеству контролирующих органов.

Когда документ подписывается несколькими лицами

Если документ подписан несколькими должностными лицами, их личные символы располагаются в столбце один под другим. При написании документа в печатном виде используются полторы строки.

Документы сначала подписывают те люди, которые находятся на высшей ступеньке служебной лестницы, то есть документ заверяется сверху вниз. Если текст должен быть подписан должностными лицами с равным статусом, их имена ставятся в одну строку.

Аналогичным образом составляется документ в случае, если соглашение подписано несколькими партнерами или сторонами, заключающими сделку.

Недопустимость косой черты

Если должностное лицо, уполномоченное подписывать документ, отсутствует, его должен подписать сотрудник, официально исполняющий свои обязанности. В этом случае в обязательном порядке указывается его нынешняя должность, на которой он работает, а также его фамилия, имя, отчество.

Иногда могут возникнуть аварийные ситуации. В этом случае исправления можно внести вручную или с помощью компьютера. В противном случае придется переделывать документ с указанием фактической должности руководителя.

недопустимо, чтобы слово «Подпись» ставило предлог «За», а затем ставило косую черту. Это несоответствие легко оспорить в суде.

Новый вид подписи

Цифровая подпись — относительно новое требование к документу, которое постепенно входит в жизнь как обычного уличного человека, так и обычного гражданина, а также внедряется в деятельность коммерческих и государственных организаций. Это требование позволяет исключить искажение информации в электронном документе, а также позволяет определить привязанность к конкретному человеку. Основой проектирования электронной подписи является криптографическое преобразование информации.

Федеральное законодательство

На данный момент действует Федеральный закон от 25.07.2012 г. 63, который регулирует цифровые подписи. Согласно упомянутому нормативному акту она бывает разных видов:

1. Простая электронная подпись.
2. Неквалифицированный.
3. Квалифицированный.

Простая подпись — это набор кодов, паролей и список других средств, наличие которых может подтвердить конкретный человек.

Расширенная неквалифицированная подпись — это результат преобразования информации в форму криптограммы. Одна из таких функций — использование закрытого ключа доступа. Наличие данной формы необходимо не только для определения лица, подписавшего документ, но и для определения законности внесенных изменений.

Третий тип электронной подписи совпадает со всеми перечисленными выше знаками. Здесь есть особые элементы защиты, например, криптографическая защита, которая подлежит сертификации в ФСБ. Квалифицированная электронная подпись выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Область применения и использования

Электронная подпись — ключевой элемент электронного документооборота. Эта технология широко используется во внешнем и внутреннем обмене данными, в кадровой и законодательной деятельности, в коммерческой и промышленной сферах и так далее.

Контрольные органы заверяют проверку электронной подписью. По мере распространения этой разработки очевидна простота использования. Сертификат электронной подписи, который выдается при его регистрации, придает документам юридическую силу.

Каждый гражданин государства имеет право получить электронную подпись, чтобы пользоваться перечнем государственных услуг, определенным на сайте. С его помощью вы можете заверять документы, запрашивать новые и даже получать соответствующие письма и уведомления. Благодаря предоставленной возможности каждый пользователь, не выходя из дома, может заверить отправленное письмо. Кроме того, с начала 2013 года налажена выдача электронных карт, на которых автоматически проставляется электронная подпись.

Эти разработки внесли необходимый вклад в развитие общества. Теперь сотрудникам не нужно работать с кучей документов, необходимых для подписания, им просто нужно отправить документ по электронной почте.

Подпись как важный «элемент защиты» подлинности документа

Среди экспертиз и исследований документов, проводимых в рамках уголовного и гражданского судопроизводств, значительную долю составляют почерковедческие экспертизы. А среди почерковедческих экспертиз подавляющее большинство составляют экспертизы подписей в разного рода документах. Это обусловлено рядом факторов.

Во-первых, в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016 подпись является одним из реквизитов документа [1]. В совокупности с другими реквизитами, а иногда и самостоятельно (например, в расписках) подпись придает документу юридическое значение, т. е. подпись подтверждает те сведения, факты, которые содержатся в документе.

Во-вторых, изменение и совершенствование технологий составления документов и активное повсеместное использование современной множительной техники для составления основного текста документа и изготовления его бланка привели к упрощению процедуры создания документа и обезличиванию документа. Единственным объектом, позволяющим идентифицировать исполнителя или лицо, от имени которого составлен документ, является подпись.

В-третьих, использование современной копировальной техники существенно упростило процесс изготовления фальсифицированных документов и усложнило процесс выявления таких документов.

Именно эти обстоятельства делают подпись одним из наиболее распространенных и в то же время сложных объектов судебной экспертизы.

Сложность исследования подписи обусловлена спецификой данного почеркового материала.

Стоит напомнить, что такое подпись. Под подписью понимается собственноручно выполненное обозначение своей фамилии в каких-либо документах в удостоверительных целях [2].

Специфика подписи заключается в том, что, являясь графическим начертанием, поскольку выполнена при помощи графических знаков, подпись представляет собой краткую рукопись. Она может состоять из букв, образующих фамилию лица, а также из штрихов, не образующих буквы. Краткость подписи существенно ограничивает объем содержащейся в ней полезной информации для решения идентификационных или диагностических задач.

В литературе [3] приводятся данные о проведенном в России в 90-х годах ХХ века исследовании 11 000 подписей граждан различного пола, возраста и социального положения. Целью данного исследования было определение частоты встречаемости «краткой» подписи у граждан. В зависимости от количества движений при выполнении подписи и их структурной сложности подписи были разделены на четыре группы.

1-я группа: краткие подписи самой простой конструкции, состоящие либо из одной-двух букв и произвольных, не образующих букв элементов простого строения, либо из условных письменных знаков в виде системы простых петлевых, угловатых и дуговых движений.

2-я группа: относительно краткие подписи смешанной транскрипции. Как правило, такие подписи состоят из двух-трех первых букв фамилии и дополнительных нечитаемых (не образующих букв) элементов и заканчиваются росчерками простой конфигурации. Иногда в подписях встречаются монограммы, состоящие из первых букв фамилии, имени и отчества или только фамилии и имени.

3-я группа: подписи-рисунки. Это подписи сложной конструкции, состоят из условных письменных знаков или элементов, не образующих букв. Представляют собой сложные системы разнонаправленных движений, перекрывающих друг друга, усложненной конфигурации, как правило, сплошной связности и имеющих преимущественно надстрочно-подстрочные элегантные, вычурные росчерки сложного строения.

4-я группа: подписи полной буквенной транскрипции, содержащие иногда монограммы первых букв имени и фамилии, с росчерками преимущественно простого строения. В отличие от подписей, отнесенных к 3-й группе, не имеют вычурных росчерков.

Из общего количества проанализированных подписей выходит следующее: подписи 1-й группы составили почти 30%; подписи 2-й группы – немногим более 50%; подписи 3-й группы – около 8%; подписи 4-й группы – около 10%.

Стоит особо подчеркнуть , что почти 90% исследованных подписей не отображают фамилию исполнителя (в лучшем случае половина содержит 2–3 начальные буквы фамилии), а около 30 % подписей не только не содержат какой-либо информации о фамилии исполнителя, но и достаточного комплекса признаков для криминалистической идентификации.

Кроме того, в зависимости от характера документа и места, предназначенного для исполнения подписи, человек расписывается полно или сокращенно, аккуратно или небрежно, просто или вычурно. Другими словами, лицо употребляет в качестве удостоверительного знака несколько вариантов подписей, существенно отличающихся друг от друга.

В этих условиях решение вопроса о подлинности простых и кратких подписей, особенно состоящих из одной-двух букв (или простых элементов, не образующих букв), представляет большую сложность для эксперта-почерковеда даже очень высокой квалификации. Ситуация осложняется тем, что воспроизведение таких подписей другим лицом с использованием приема подражания является не такой сложной задачей.

В совокупности все это приводит к тому, что при исследовании простых и кратких подписей эксперт вынужден делать вывод о невозможности решения вопроса об исполнителе подписи по причине крайне ограниченного графического материала, содержащегося в подписи, и недостаточного для принятия какого-либо определенного (положительного или отрицательного) решения.

Для улучшения ситуации может послужить следование такому порядку подписания документов, когда лицо, выполняющее подпись в документе, выполняет рукописным способом её расшифровку, то есть указывает фамилию и инициалы. Это расширит объем идентификационно-значимой информации, доступной для эксперта в ходе исследования, и значительно затруднит подделку данного реквизита (подпись и расшифровка), тем самым повысив защиту от подделки документа в целом.

Таким образом, одним из простых путей повышения «защиты» документа от фальсификации путем подделки подписи можно рекомендовать, особенно при оформлении юридически значимых документов, помимо выполнения подписи, ещё и собственноручное выполнение расшифровки фамилии и инициалов.

При подготовке материала использовалась литература:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

2. Винберг Л.А., Шванкова М.В. Почерковедческая экспертиза: Учебник для вузов/ под ред. проф. Р.С.Белкина ВСШ МВД СССР. Волгоград, 1977.

3. Пахомов А. В., Сысоева Л. А. Судебно-экспертное исследование современной подписи: Пособие. – М.: ЭКЦ МВД России, 2007.

4. Судебно-почерковедческая экспертиза. Особенная часть. Исследование малообъемных почерковых объектов. Москва, 2011.

В каких случаях инициалы ставятся перед фамилией, а когда после нее?

В официально-деловом стиле принято инициалы ставить после фамилии, так как в документах важнее фамилия: она больше способствует идентификации личности, нежели имя. Следовательно в ведомости следует писать в такой последовательности.

Художественная речь и публицистический стиль предпочитают первоначальную запись инициалов. Газетные и журнальные материалы подписываются таким образом (хотя чаще имя автора указывается полностью).

В научном стиле возможны оба варианта в зависимости от содержания. В знак уважения сначала пишут инициалы. Если материал имеет чисто информативный характер, инициалы ставят после фамилии.

Вопрос о том, как правильно ставить инициалы — до или после фамилии, является довольно интересным и неоднозначным.

Есть специальный ГОСТ, который описывает правила постановки фамилии и инициалов в официальных документах.

Согласно этому документу:

1) Если документ направляется должностному или официальному лицу, то сначала следует ставить инициалы, а после — фамилию.

2) Если в качестве адресата выступает физическое лицо, то здесь уже инициалы нужно ставить после фамилии.

3) В расшифровке подписи / грифе утверждения документа инициалы также следует писать перед фамилией.

Генеральный директор ЗАО "Восход"

[Личная подпись] А.Г. Сидоров

В библиографических или алфавитных списках правило такое: сначала принято писать фамилию, а затем — инициалы.

Это связано с тем, что фамилия в этом случае является основным идентификатором, тем самым облегчается поиск и восприятие информации.

А вот в книгах можно встретить различные варианты написания ФИО авторов и составителей — чаще встречается вариант "Инициалы — Фамилия" (иногда отчество в инициалах вообще опускается), но также можно встретить и вариант "Фамилия — Инициалы". Причём в пределах одной книги мне попадались разные варианты написания инициалов и фамилии автора.

Вообще, если у вас возникают затруднения, то, на мой взгляд, лучше ставить инициалы перед фамилией — такая форма более уважительная и куда менее "канцелярская".

ГОСТы приходят и уходят, а "осадок остается". Выскажу свое мнение. Все началось в советское время, когда все обращались ко всем с приставкой "товарищ". И тогда в обращениях все писали т. Иванову И.И. и никогда не писали т. И.И. Иванову. Потом, бах! и товарищей не стало и все стали чесать репу, как им писать. В первое время все товарищи стали господами и стали писать г-ну Иванову И.И. На просто "г." рука не подымалась 🙂 И тогда же стали смотреть на запад. Оказалось, что не прилично в приличном обществе обращаться к человеку по фамилии, если только он не Сэр и не Господин. Очевидно, что на западе ко всем обращаются по имени и фамилии, а не наоборот. И в 2003 году Госстандарт ввел ГОСТ Р 6.30-2003, где утвердил правило уважительного обращения в официальных письмах через И.О. Фамилия. По старинке (наоборот) этим ГОСТом разрешалось отписывать только резолюции начальства своим подчиненным, поскольку почти все они вышли из старой партийной школы, где все обращались ко всем сначала по кличкам, потом стали обращаться по фамилиям (тов. Ленин, тов. Сталин, тов. Брежнев). Сегодня, IMHO, наблюдается некий мягкий переход в прошлое к приставке товарищ. Уважительного отношения друг к другу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не добавляет, не взирая на изм. 1, где к вступительному "Уважаемый" добавили заключительное "С уважением", которое в культурном обществе пишется исключительно от руки подписывающего, а не печатным текстом.

Как оформить реквизит «Подпись»?

если документ составлен на бланке должностного лица или бланке структурного подразделения; если подписан лицом, наделенным правом подписи документов конкретного вида, или лицом, исполняющим обязанности руководителя; если подписан электронной подписью или составлен комиссией.

[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

[2] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ВНИИДАД, 2018).

Е.С. Буслаева,
канд. филол. наук, начальник отдела делопроизводства

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2022.