Фактическая численность работников это кто входит

Фактическая численность работников

Численность работников — это фактическое количество персонала, работающего на предприятии по трудовым договорам. Численность необходимо подсчитывать с разными целями: как с целью анализа деятельности предприятия, так и в целях предоставления отчетности в контролирующие органы. Сегодня мы разберемся, что такое фактическая численность работников в учреждении, кого в нее включить, и каким документом отображается.

Разновидности численности

Предельная и фактическая численность работников — это важные показатели, характеризующие необходимое количество персонала для достижения главной цели финансово-хозяйственной деятельности предприятия — получения прибыли. При этом предельная подразумевает под собой максимальное количество сотрудников, необходимых для выполнения работы, а фактическая отражает реальное положение дел.

В целях статистического наблюдения и иной отчетности выделяют еще несколько разновидностей:

1. Списочная (штатная) — представляет собой количество единиц в штатном расписании.
2. Среднесписочная — рассчитывается за определенный период времени на основе списочной.
3. Явочная — представляет собой число работников, необходимых для осуществления непрерывности рабочего процесса.

Списочная и фактическая численность работников — это разновидности, главное отличие которых в том, что первая иллюстрирует общее количество сотрудников на предприятии с учетом находящихся в отпусках, декретах, больничных и т. п., а вторая показывает число работников, непосредственно выполняющих свои обязанности на рабочих местах на конкретную дату.

Факторы, влияющие на численность работников

Факторы, влияющие на потребность организации в персонале, можно разделить на 2 большие группы: внутренние и внешние.

К внутренним можно отнести:

• перспективы развития фирмы;
• организационную структуру предприятия;
• уровень материально-технического оснащения труда;
• наличие «текучки» рабочей силы.

Внешние факторы включают:

• темпы и тип экономического роста в целом по отрасли;
• инфляцию и уровень безработицы;
• развитие технологий;
• конкуренцию.

Все эти факторы в большей или меньшей степени оказывают непосредственное влияние на количество сотрудников, а через него и на другие финансовые результаты деятельности предприятия. Так, увеличение численности работников — экстенсивный фактор экономического роста, в то время как повышение качества человеческих ресурсов — интенсивный.

Методика подсчета

При подсчете численности специалисты обычно руководствуются следующими нормативными актами и документами:

1. Указания по заполнению форм статистической отчетности. Действующая их редакция утверждена Приказом Росстата № 722 от 22.11.2017.
2. Инструкция, утвержденная Госкомстатом СССР еще в 1987 г. Несмотря на солидный возраст документа, отменять его не планируется, он по-прежнему действует, но только в части, не противоречащей текущему трудовому законодательству РФ.
3. ЛНА организации: штатное расписание, штатно-должностная книга и пр.
4. Приказы о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках и другие подобные распоряжения.
5. Личные карточки работников (унифицированная форма Т-2 или ее заменяющая на предприятии).

В списочный состав включаются:

• работающие (в том числе неполный день, сокращенное рабочее время) и находящиеся в простое;
• находящиеся на больничном;
• находящиеся в командировках;
• находящиеся в отпусках (очередном, учебном, без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком) или отгулах;
• выполняющие государственные и общественные обязанности, например участвующие в работе избирательных комиссий или являющиеся присяжными заседателями;
• временные работники, принятые по срочному трудовому договору;
• находящиеся под следствием или арестом;
• совершившие прогул;
• отстраненные от работы;
• принимающие участие в забастовках;
• повышающие квалификацию, если за ними сохраняется зарплата;
• работники — иностранные граждане.

Не включаются в списочный состав:

• внешние совместители (внутренние включаются как 1 единица, по основному месту работы);
• привлеченные на основании ГПД;
• собственники компании, если они не получают заработную плату;
• военнослужащие, лица, отбывающие наказания, и другие привлеченные по специальным договорам с государственными организациями.

Фактическая численность включает всех сотрудников организации, выполнявших свои обязанности в конкретный рабочий день, и определяется на основании табелей учета рабочего времени. При ее подсчете исключаются лица, не вышедшие на работу, вне зависимости от причин их отсутствия.

Как отразить в документах

В настоящее время такой показатель как фактическая численность работников не входит ни в один отчетный документ, но контролирующие органы все же могут иногда запрашивать подобную информацию. Форма ее предоставления может быть различной (например, ведомость распределения численности работников годового фактического объема или письмо о численности), но чаще всего используется справка, заполняемая ответственными лицами предприятия (главный бухгалтер или инспектор по кадрам) в свободной форме.

Справка о фактической численности работников, образец

В отличие от фактических, сведения о среднесписочной численности работников предоставляются в ФНС ежегодно, до 20 января, а также в некоторых других случаях, регламентированных законодательством, или по запросу. Форма их предоставления зафиксирована Приказом ФНС России 29.03.2007 № ММ-3-25/174@.

Раздел XII. Сведения о численности и оплате труда работников

В данном разделе учитываются штатная численность работников организаций, списочная (фактическая) численность работников организации и средства, израсходованные на оплату труда работников: заработная плата списочного состава работников, включая внутреннее совместительство, вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, заработная плата внешних совместителей (в тысячах рублей с одним десятичным знаком). В рамках данной статистической формы работа свыше 1 ставки, а также по договору гражданско-правового характера, заключенному работником списочного состава со своей организацией, рассматривается как внутреннее совместительство.

В графах 3, 4 указывается штатная численность работников за отчетный период. В штатную численность включаются все ставки по указанной категории работников, включая вакантные. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например: 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графах 5, 6 указывается средняя численность работников за отчетный период. В графы 5, 6 не включаются лица, работающие только по договору гражданско-правового характера, не входящие в списочную численность и численность внешних совместителей.

В графе 5 указывается среднесписочная численность работников (в целых единицах).

Работник, занимающий в одной организации более или менее одной ставки или оформленный в одной организации как внутренний совместитель, учитывается в графе 5 как один человек (целая единица). При этом работник, состоящий в списочном составе организации и выполняющий работу на условиях внутреннего совместительства, включая совмещение профессий (должностей), учитывается один раз по месту основной работы. В фонде заработной платы по графе 7 показывается сумма заработной платы с учетом оплаты труда по совместительству (совмещению); в графе 11 из графы 7 выделяется сумма, начисленная работнику за работу на условиях внутреннего совместительства (совмещения).

Если работник по основной работе относится к одной категории, а по внутреннему совместительству — к другой, чем основная работа, то он должен быть отражен один раз — по той категории, к которой относится его основная работа. При этом по графе 7 по этой строке отражается суммарный заработок — за основную работу и за работу по внутреннему совместительству, а в графе 11 из графы 7 выделяется сумма, начисленная работнику за работу на условиях внутреннего совместительства.

Работник, состоящий в списочном составе организации и заключивший гражданско-правовой договор с этой же организацией, учитывается один раз по месту основной работы, а начисленная ему заработная плата по трудовому договору и гражданско-правовому договору — общей суммой в фонде заработной платы работников списочного состава (в графе 7); в графе 11 выделяется вознаграждение за работу по гражданско-правовому договору. В рамках данного статистического наблюдения работа по гражданско-правовому договору, заключенному работником списочного состава со своей организацией, рассматривается как внутреннее совместительство.

В графы 5 и 6 не включаются лица, работающие только по договору гражданско-правового характера и не входящие в списочную численность и численность внешних совместителей, а в графе 15 соответственно не отражаются суммы вознаграждений лицам, работающим только по договорам гражданско-правового характера. В графе 15 не учитываются суммы вознаграждений по договорам гражданско-правового характера, выплаченные данной организацией лицам, являющимся внешними совместителями.

Среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы года и деления полученной суммы на 12.

Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

Среднесписочная численность работников за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

Не включаются в списочную численность работники:

принятые на работу по совместительству из других организаций;

выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера;

переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу;

направленные организациями на обучение в образовательные организации с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций; лица, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии;

подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации. Они исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу;

военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.

При определении среднесписочной численности работников необходимо учитывать следующее.

В среднесписочную численность не включаются следующие работники списочного состава:

женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;

работники, обучающиеся в образовательных организациях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные организации, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством Российской Федерации;

лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором, штатным расписанием или переведенные с письменного согласия работника на работу на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени;

работники, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, включая инвалидов, в среднесписочной численности учитываются как целые единицы;

лица, работавшие неполное рабочее время по инициативе работодателя, учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы.

Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц (например, во вновь созданных организациях), определяется путем деления суммы численности работников списочного состава за все дни работы организации в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы, на общее число календарных дней в отчетном месяце.

К вновь созданным организациям не относятся организации, созданные на базе ликвидированных (реорганизованных) юридических лиц, обособленных или несамостоятельных подразделений.

В графе 6 указывается средняя численность внешних совместителей за отчетный период. Средняя численность внешних совместителей исчисляется пропорционально фактически отработанному времени.

Средняя численность внешних совместителей исчисляется в соответствии с порядком определения средней численности лиц, работавших неполное рабочее время.

Средняя численность внешних совместителей за год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы и деления полученной суммы на 12.

В графы 7 — 18 включаются нарастающим итогом начисленные за отчетный период суммы оплаты труда списочного состава и внешних совместителей с распределением по разделам функциональной классификации расходов бюджета (07 — образование; 11 — физическая культура и спорт), а также указанием, при наличии, финансирования за счет приносящей доход деятельности.

Фонд начисленной заработной платы в графах 7 — 18 включает все суммы выплат независимо от источников их финансирования, статей смет и предоставленных налоговых льгот, включая оплату труда работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях; единовременные поощрения (гранты) работников за счет средств бюджетов и приносящей доход деятельности.

Не включаются расходы в фонд заработной платы, в том числе:

пособия и другие выплаты за счет средств государственных внебюджетных фондов, в частности, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком, оплата санаторно-курортного лечения и оздоровления работников, их семей, страховые выплаты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

суммы пособий по временной нетрудоспособности, выплачиваемые за счет средств организации в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе за первые три дня временной нетрудоспособности.

В фонд начисленной заработной платы включаются обязательные отчисления с заработной платы в Пенсионный фонд Российской Федерации, в Фонд социального страхования Российской Федерации, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования.

В графе 7 указывается сумма заработной платы списочного состава работников, включая заработную плату по основной деятельности, по внутреннему совместительству и вознаграждения по договору гражданско-правового характера.

В графах 8 — 10 указывается сумма оплаты труда списочного состава, включая внутреннее совместительство и вознаграждение по договору гражданско-правового характера (без внешних совместителей) с распределением по разделам функциональной классификации расходов бюджета (было: по разделам финансирования) (07 — образование; 11 — физическая культура и спорт), а также указанием, при наличии, финансирования за счет приносящей доход деятельности.

Показатели графы 7 должны быть равны сумме показателей граф 8 — 10.

В графе 11 указывается сумма заработной платы списочного состава работников по внутреннему совместительству и вознаграждения по договорам гражданско-правового характера.

В графах 12 — 14 указывается сумма оплаты труда списочного состава работников по внутреннему совместительству и вознаграждение по договору гражданско-правового характера с распределением по разделам функциональной классификации расходов бюджета (07 — образование; 11 — физическая культура и спорт), а также указанием, при наличии, финансирования за счет приносящей доход деятельности.

Показатели графы 11 должны быть равны сумме показателей граф 12 — 14.

В графе 15 указывается заработная плата внешних совместителей. В данной графе не отражаются суммы вознаграждений лицам, работающим только по договорам гражданско-правового характера. В графе 15 также не учитываются суммы вознаграждений по договорам гражданско-правового характера, выплаченные данной организацией лицам, являющимся внешними совместителями.

В графах 16 — 18 указывается сумма оплаты труда внешних совместителей с распределением по разделам функциональной классификации расходов бюджета (07 — образование; 11 — физическая культура и спорт), а также указанием, при наличии, финансирования за счет приносящей доход деятельности.

Показатели графы 15 должны быть равны сумме показателей граф 16 — 18.

В графах 19 — 28 указывается распределение фонда начисленной заработной платы списочного состава работников и внешних совместителей по источникам финансирования: средства, поступившие из бюджетов всех уровней, а также средства от приносящей доход деятельности.

Показатели графы 19 должны быть равны сумме показателей граф 20 — 23.

Показатели графы 24 должны быть равны сумме показателей граф 25 — 28.

Показатели графы 19 должны быть равны показателям графы 7.

Показатели графы 24 должны быть равны показателям графы 15.

Сумма показателей граф 20, 25 строки 21 Раздела XII должна быть равна сумме показателей граф 4, 5 строки 05 Раздела XIII.

Сумма показателей граф 21, 26 строки 21 Раздела XII должна быть равна сумме показателей граф 6, 7 строки 05 Раздела XIII.

Сумма показателей граф 22, 27 строки 21 Раздела XII должна быть равна сумме показателей граф 8, 9 строки 05 Раздела XIII.

Сумма показателей граф 23, 28 строки 21 Раздела XII должна быть равна показателю графы 10 строки 05 Раздела XIII.

В строках 01 — 20 все работники распределяются по категориям персонала. Оплата труда списочного состава работников и внешних совместителей указывается нарастающим итогом с учетом начислений на заработную плату.

Если работник, состоящий в списочном составе организации и выполняющий работы на условиях внутреннего совместительства, относится к разным категориям по основной деятельности и по внутреннему совместительству, то он должен быть отражен только один раз — по той категории, к которой относится его основная деятельность. Вся заработная плата такого работника (и по основной деятельности, и по внутреннему совместительству) также должна быть учтена в одной категории — по основной деятельности.

Работник, состоящий в списочном составе организации и заключивший договор гражданско-правового характера с этой же организацией, также учитывается один раз по месту основной деятельности. Вся заработная плата такого работника (и по основной деятельности, и по договору гражданско-правового характера) также должна быть учтена в одной категории — по основной деятельности.

В строке 01 приводятся данные о руководителе (первом лице) организации.

В строке 02 приводятся лица, замещающие должности заместителей руководителя организации, руководителей структурных подразделений и их заместителей по всем видам деятельности.

В строке 03 приводятся сведения о работниках организации, осуществляющих спортивную подготовку.

Показатели строки 03 должны быть равны сумме показателей строк 04, 07, 10, 13.

В строке 04 приводятся сведения о тренерском персонале организации (тренеры, тренеры-преподаватели).

Показатели строки 04 должны быть равны сумме показателей строк 05, 06, 07.

Показатели строки 07 должны быть равны сумме показателей строк 08, 09.

В строке 10 приводятся сведения о методическом персонале организации.

Показатели строки 10 должны быть равны сумме показателей строк 11, 12.

В строке 13 приводятся сведения о спортсменах, находящихся в трудовых отношениях (на ставках) в региональных центрах спортивной подготовки (ЦСП).

В строке 14 приводятся сведения о тренерах, осуществляющих свою деятельность в региональных центрах спортивной подготовки (ЦСП).

Показатели строки 14 должны быть равны сумме показателей строк 15, 16, 17.

В строке 18 приводятся сведения о тренерах-консультантах.

В строке 19 приводятся сведения о медицинских работниках, осуществляющих медицинское и медико-биологическое сопровождение спортивной подготовки.

В строке 20 приводятся сведения о прочем персонале организации (бухгалтерия, административно-технический персонал и тому подобное), не занятом непосредственно в процессе сопровождения спортивной подготовки.

В строке 21 приводятся данные в сумме по всем категориям персонала.

Показатели строки 21 должны быть равны сумме показателей строк 01, 02, 03, 14, 18, 19, 20.

Данные строк 22 — 24 рассчитываются в соответствии с ведомственной принадлежностью организаций и обособленных структурных подразделений, указанной в Разделе I.

Фактическая численность работников это кто входит

За свою карьеру я успел поработать и в крупных холдингах, и в малом бизнесе — на разных этапах развития. Бизнес постоянно меняется, возникают новые задачи и направления, или приходится делать то, что изначально не предусматривалось бизнес-планом.

В качестве примера можно посмотреть на развитие HR функции. Все традиционно начинается с кадрового делопроизводства, потом отделяется рекрутмент, затем обучение, а дальше могут появиться и event managers, и фасилитаторы, и специалисты по well being. Такие же примеры можно найти и digital сфере и IT.

Казалось бы, появляются люди, и что здесь такого? Внес новую строчку в штатное расписание и забудь. Но не все так просто.

Чтобы избежать неприятных ответов в ГИТ, нам нужно выполнить ряд формальных требований в плане подготовки локальных нормативных актов до того, как мы примем человека на работу.

Но личный опыт показывает, что между желанием заказчиков вакансии должен состояться внутренний фильтр. Важно, чтобы было точное название новой должности, ее функционал, административное и функциональное подчинение. И не общими шаблонными фразами («решать цели и задачи в плане маркетинга в социальных сетях. »), а конкретными пунктами:

ведение корпоративного аккаунта в Инстаграме (4 поста в день),

Если в компании есть система грейдов, нужно понять, какой грейд присвоен новой должности и почему?

Про цели расчета численности мы поговорили выше. Понятно, что это необходимо. Следующий вопрос — как рассчитать штатную численность?

Здесь мы соприкасаемся с университетской дисциплиной «Экономика труда» и реальностью жизни. Советская и российская экономическая школа (Бухалков, М. И, Бычин, В.Б.Либерман) дают хорошо разработанный базис для нормирования производства, АПК, отчасти — инженерно-технических работников. Но, как показывает практика, к данным нормам надо подходить с осторожностью.

Например, в животноводстве количество рабочего персонала базируется на понятии условная голова. Теленок = 0,5 у. г, бык-производитель = 2 у.г., и количество людей рассчитывается, исходя из планируемой численности поголовья в условных головах. А количество техники, и соответственно механизаторов, — из обрабатываемой площади, количества операций, сроков выполнения сельхозработ.

Кто их рассчитывает?

Профильные специалисты на основе своего мнения. Заглянем в IT-индустрию. Принцип рынка прост, работает по схеме time and material, или по-русски — человекочасы. Из них складывается стоимость разработки. А как рассчитывают человекочасы? Их сообщают либо сами разработчики, либо СТО (технический директор).

Как мы видим, в основе всего лежит все тот же человеческий фактор. Лучшим решением для своей собственной нормы видится комплексный анализ с привлечением экспертов.

Среднесписочная численность работников — это показатель, рассчитываемый за определенный период. Его получают путем подсчета работников, для которых место работы является основным + работники с неполной занятостью.

Списочная численность работников предприятия — это почти все, кто на нем работает, кроме отдельных категорий.

Фактическая численность — те, кто действительно работают в организации.

Штатная численность — наиболее сложный для расчета показатель. В нем применяются знания из экономики труда. Мы рассчитываем планируемый объем работ и делим его на норму. Для полного понимания того, сколько нам потребуется персонала, мы должны учесть коэффициент невыполнения и коэффициент абсентеизма. Тогда мы получим то число работников, которое надо вносить в штатное расписание. Но стоит учесть и коэффициент текучести персонала, чтобы не сесть в лужу.

Фактическая численность работников это кто входит

При расчете фактической списочной численности работников кого включать в расчет? Нужно ли считать вакантные должности в штатном расписании?

Какие категории работников включать в фактическую численность нормативно не определено. Это зависит от того, что под ней понимают и для каких целей определяют. Для подсчета фактической списочной численности — включайте фактически работающих по трудовым договорам в определенный день (период), а также отсутствующих независимо от причины (например, в отпуске или на больничном). Вакантные должности, которые есть в штатной численности, не учитывайте.

При определении фактической списочной численности можно как учитывать внешних совместителей, так и не учитывать внешних совместителей, если фактическая численность полностью приравнивается к списочной. Декретницы также обычно входят в фактическую численность, если только прямо не предусмотрено их исключение из подсчета (см., в частности, абз. 3, 4, пп. 17 п. 77 Указаний N 832, п. 2 Указаний N 457).