Что такое письмо в делопроизводстве

Что такое письмо в делопроизводстве

Письмо — это основной «инструмент» служебно-деловой переписки, осуществляемой как между различными предприятиями (организациями, учреждениями), так и внутри них между отдельными сотрудниками или отделами. В современном мире служебное письмо становится самым распространенным способом обмена информацией, несмотря на все преимущества телефонных и личных переговоров.

Во-первых, говоря простым языком, письмо — это квинтэссенция, суть той информации, которую её отправитель хочет донести до реципиента. В терминах информативности и ясности письмо гораздо более емко, чем телефонный или личный разговор, поскольку в двух последних случаях поток информации и обмен эмоциями — обоюдный, встречный, что значит, что он в два раза слабее, чем если бы он был односторонне-направленным как в случае с письмом.

Во-вторых, давно известно, что одними только письмами можно заставить себя уважать, прислушиваться к своему мнению, в общем, манипулировать чужим сознанием. Убедительность в данном случае достигается легко: путем подбора верных аргументов и доводов.

В-третьих, письмо позволяет при минимуме слов донести максимум информации, что говорит о его краткости, четкости и одновременной информативной ёмкости. Этот фактор особенно важен в условиях нехватки времени.

В-четвёртых, с развитием современных электронных и, в особенности, интернет-технологий письмо становится оперативным средством передачи информации.

В-пятых, написанное слово консервирует мысль. Живое общение (телефонное или непосредственно личное) происходит в реальном времени и не оставляет никаких задокументированных доказательств, столь важных в деловой сфере. Человек вне сферы служебной деятельности чаще всего пользуется устной информацией, не закрепленной письменно на каком-либо носителе (бумажном или цифровом). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо, а так же любой другой документ).

Особая важность письма как самого распространенного вида деловых документов актуализирует вопрос о правилах его оформления в рамках документационного обеспечения управления на предприятии.

Разновидности писем

Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки. Рассмотрим каждую классификационную группу в отдельности.

По характеру информации письма можно разделить на 6 групп, каждая из которых представлена несколькими соответствующими подгруппами:

письма информационного характера- письма, основным назначением которых является информирование адресата. Информационные письма могут рассылаться широкому кругу адресатов. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей писем:

письмо-сообщение — письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес; письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. Приложение А ).

сопроводительное письмо — письмо, составляющееся при отправке адресату документов или материальных ценностей и содержащее дополнительные разъяснения к приложенному документу. В нем указывается, для чего направляется основной документ, что необходимо сделать и в какие сроки, объясняется причина задержки, разъясняются сложные моменты (см. Приложение Б).

письмо-напоминание — письмо, цель которого — побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности (см. Приложение В).

письмо-извещение — письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, рассылается широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию (см. Приложение Г). Такие письма не требуют ответа.

письмо-уведомление — письмо, сообщающее официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату (см. Приложение Д).Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц.

рекламное письмо — письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести (см. Приложение Е). К таким письмам относятся письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления.

письма, содержащие просьбу или предложение — письма, целью которых является побудить адресата совершить определённые действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности:

письмо-просьба — письмо, цель которого — получение информации, инициирование действий, необходимых организации-автору(см. Приложение Ж). Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа. Письмо-просьба всегда требует письма-ответа.

письмо-запрос — письмо, направляемое с целью получения какой-либо официальной информации или документов (см. Приложение И). Письмо-запрос, как и письмо-просьба, всегда требует ответа.

письмо-предложение -письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (в коммерческой деятельности -с предложением товаров, услуг) и др. (см. Приложение К). В коммерческой деятельности предложение называют офертой. Письмо-предложение может быть ответом на запрос, а может быть и инициативным.

письмо-заявка — письмо (разновидность письма-просьбы), выражающее желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией (см. Приложение Л). Заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия, включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы или издания и др.

письмо-заказ — письмо, представляющее собой предложение покупателя заключить сделку с указанием её конкретных условий (см. Приложение М). Письмо-заказ может быть ответом на коммерческое предложение.

письмо-приглашение — письмо, содержащее предложение принять участие в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках (см. Приложение Н).

письма, содержащие требование или претензию — письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на неё функции.

письмо-требование — письмо, цель которого — заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда уже имеются или могут появиться нарушения ранее принятых договоренностей (см. Приложение П).

письмо-претензия (рекламация)- письмо, содержащее заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков (см. Приложение Р). Рекламация может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроков поставки и т.п. Рекламация содержит: основания для предъявления претензий; доказательства произошедшего ущерба; конкретные требования стороны, предъявляющей претензию. Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переносится в арбитраж. В ответе на рекламацию сообщается, что информация принята к рассмотрению, она рассматривается полностью, частично либо отклоняется, денежная оплата произведена.

письма-ответы — письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение. К ним относятся:

письмо-согласие — письмо, являющееся положительным ответом на просьбу, запрос или предложение (см. Приложение С).

письмо-отказ — письмо, в котором дается отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. Приложение Т).

этикетные письма — это письма, целью которых является выражение внимания, участия. Основными разновидностями этикетных писем являются:

письмо-поздравление — деловое письмо, составляемое в торжественных случаях (см. Приложение У).

письмо-благодарность (благодарственное письмо) — письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги (см. Приложение Ф).

письмо-соболезнование — письмо, составляемое в ситуациях, требующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.) (см. Приложение Х).

письмо-извинение — письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства (см. Приложение Ц).

письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии. К ним относятся:

гарантийное письмо — письмо, содержащее обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции, услуг, аренды, качества и сроков выполнения работ, возврата кредита и др. Такое письмо имеет повышенную правовую функцию (см. Приложение Ш).

письмо-подтверждение — письмо, в котором адресат сообщает о получении высланных в его адрес документов или других материалов, готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или реализовать ранее достигнутые договоренности, намерения и др. (см. Приложение Щ).

рекомендательное письмо — письмо, автор которого дает характеристику другому лицу с целью устройства последнего на работу, обучение и др. (см. Приложение Э).

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

письма, требующие письма-ответа, или инициативные письма письмо-просьба (см. Приложение И); письмо-запрос (см. Приложение К); письмо-предложение (см. Приложение Л)и др. Это самая распространенная разновидность писем.

письма, не требующие письма-ответа, или ответные письма (письмо-подтверждение (см. Приложение Щ); письмо-напоминание (см. Приложение Г); письмо-согласие (см. Приложение С), письмо-приглашение (см. Приложение Н) и др. Такие письма по своему содержанию зависят от инициативных писем. Нередко ответные письма содержат отказ, в этом случае он должен быть хорошо аргументирован.

По структурным признакам деловые письма бывают:

регламентированные (стандартные). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие либо на причину обращения («В связи с неполучением счёта-фактуры. », «Ввиду задержки получения груза. »), либо на ссылки («Ссылаясь на Ваш запрос от. », «Согласно протоколу о взаимных поставках…»), либо на цель («В целях скорейшего решения вопроса. », «В ответ на Ваш запрос. »).

нерегламентированные (нестандартные). Нерегламентированное деловое письмо отображает какую-либо исключительную, необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придаёт письму составитель, и потому представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста. В отличие от регламентированных деловых писем эти письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Но было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. Такие письма, как правило, включают элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма — речевое действие: «благодарю», «выражаю надежду», «ставим Вас в известность», «подтверждаем», «приказываю», «напоминаем» и т.д.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения (оферта), письма-претензии и ответы на эти виды писем).

По признаку адресата деловые письма бывают:

обычные — письма, которые отправляются на один адрес;

циркулярные — письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций)

По композиционным особенностям деловые письма делятся на:

одноаспектные — письма, рассматривающие одну проблему, вопрос;

многоаспектные — письма, содержащие однотипные и разнотипные аспекты: просьбы, сообщения, предложения.

По форме отправления письма бывают:

обычные почтовые. В настоящее время к традиционному почтовому отправлению организации прибегают в том случае, когда необходимо передать письма, имеющие большое юридическое значение: рекламации, гарантийные письма, договоры предложения (оферта) и др.

факсовые — письма, обладающие высокой оперативностью и высокой надёжностью доставки.

электронные письма — совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий огромные возможности. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников — бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в нем указывается дата и время отправления и получения сообщения, сохраняется строка «Subject» или «Тема» сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл. С другой стороны, электронные письма обладают целым рядом преимуществ: оперативностью; возможностью передачи как простого текста, так и форматированного, а также произвольных файлов; достаточно высокой надёжностью доставки сообщения; простотой использования человеком и программами.

Требования к составлению и оформлению писем

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);

доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);

заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);

заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (фирма, структурное подразделение, должность, фамилия и инициалы, и почтовый адрес получателя).

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.).

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);

от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).

В результате исследования нами установлено, что существует огромное множество разновидностей писем, которые можно классифицировать по следующим признакам: по характеру информации, по функциональному признаку, по признаку адресата, по структурным признакам, по композиционным особенностям, по тематическому признаку и по форме отправления.

Письмо

Письмо (деловое, служебное, информационное, сопроводительное и т.п.) — документ, служащий средством общения между организациями.

288 письмо: Почтовое отправление с письменным сообщением, а также иным вложением, размеры и масса которого соответствуют нормативным требованиям почтовой связи.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, используемых для коммуникации между организациями, а также физическими лицами.

15. Письмо Госстроя СССР № 28-Д от 28.06.88 г. «О применении строительных норм и правил при реконструкции, реставрации, консервации, ремонте и приспособлении к использованию памятников истории и культуры».

Смотри также родственные термины:

3.1.8 письмо в редакцию: Форма выступления, в которой автор доводит до сведения широкой общественности какой-либо факт или ставит на общественное обсуждение какой-нибудь вопрос;

Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации . academic.ru . 2015 .

Полезное

Смотреть что такое «Письмо» в других словарях:

Письмо — Письмо знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью начертательных (графических) элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять её во времени. Первоначально для передачи информации применялись другие способы,… … Лингвистический энциклопедический словарь

письмо — Записка, послание, уведомление, цедулка, (простон. ) грамотка; billet doux. .. См … Словарь синонимов

письмо — письма, мн. письма, писем, письмам, ср. 1. Бумага с написанным на ней текстом, посылаемая кому–н. для сообщения чего–н., уведомления о чем–н., для общения с кем–н. на расстоянии. Получить письмо. Отправить письмо. Связка писем. «Разорвала письмо… … Толковый словарь Ушакова

ПИСЬМО — ср. письмена, азбука, буквы, грамота. У чукчей и у коряков нет своего письма. Это письмо, письмена армянские. | Все, что написано, писанное, или грамотные знаки, выражающие речь. Письмо вязью. На стволе чеканное письмо было, да вытерлось, и не… … Толковый словарь Даля

письмо — сущ., с., употр. очень часто Морфология: (нет) чего? письма, чему? письму, (вижу) что? письмо, чем? письмом, о чём? о письме; мн. что? письма, (нет) чего? писем, чему? письмам, (вижу) что? письма, чем? письмами, о чём? о письмах 1. Письмо это… … Толковый словарь Дмитриева

Письмо и — Тип: слоговое (современное), логографическое (классическое) Языки: языки и … Википедия

Письмо И — Тип: слоговое (современное), логографическое (классическое) Языки: языки и Территория: Китай, в основном Сычуань и Юньнань Дата создания: Минимум 500 лет, современное с … Википедия

Письмо — знаковая система фиксации речи и мыслей, позволяющая с помощью начертательных элементов закреплять их во времени и передавать на расстояние. В своем развитии письмо прошло ряд этапов: пиктографическое письмо; идеографическое письмо; слоговое… … Финансовый словарь

письмо — ПИСЬМО´ эпистолярный жанр литературы, стихотворное или прозаическое обращение писателя к определенному лицу с постановкой какого либо важного вопроса. В этом отношении форма П. как жанр близка к посланию. В античной литературе известны «Письма»… … Поэтический словарь

ПИСЬМО — ПИСЬМО, знаковая система фиксации речи с помощью графических элементов. Письмо позволяет закреплять речь во времени и передавать ее в пространстве. Существуют 4 основных типа письма: идеографическое письмо; словесно слоговой тип письма (знак… … Современная энциклопедия

Письмо — (франц. ecriture) Одно из центральных понятий современной теории литературы и искусства, ставшее таковым благодаря исследованиям Р.Барта, где оно принимает три основных значения. Первоначально, в 50 е гг., Барт рассматривает П. как «формальную… … Энциклопедия культурологии

Делопроизводство. Оформление писем

Письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, пересылаемых по почте.

Служебные письма оформляются на бланке организации и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе, печать (при необходимости).

Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, это ускоряет его исполнение.

К тексту письма предъявляются следующие требования:

• ясность, чёткость, краткость изложения;
• обоснованные аргументы, полнота информации;
• доброжелательный, вежливый тон;
• последовательность изложения материала;
• нейтральный тон письма;
• использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.

При составлении любого письма необходимо намечать логическую схему его содержания. Датой письма является дата его отправления.

Делопроизводство: формы изложения текста

В переписке используются следующие формы изложения текста:

• от первого лица единственного числа (прошу);
• от первого лица множественного числа (просим);
• от третьего лица единственного числа (организация просит);
• от третьего лица множественного числа (трудовой коллектив просит).

К составлению писем предъявляются те же требования, что к составлению организационно-распорядительных документов, на основе ГОСТ Р.6-30 2003.

Виды писем

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем:

• письма-просьбы;
• письма-запросы;
• письма-предложения;
• сопроводительные письма;
• письма-подтверждения;
• письма-извещения;
• письма-напоминания;
• письма-рекламации;
• письма-приглашения.

Служебное письмо является носителем определённой информации и правовым документом.

Письмо-просьба. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в её исполнении. Такое письмо, как правило, начинается со слов:

• Просим оказать содействие…
• Просим принять участие…
• Прошу довести до сведения…
• Просим выслать в наш адрес…

Письмо-запрос. Такое письмо представляет собой обращение с просьбой дать подробную информацию о каких- либо данных или услугах. В письме используются такие выражения:

• Просим представить…
• Просим отразить следующие вопросы…
• В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы…

Письмо-предложение представляет собой заявление о желании сотрудничать или заключить договор с указанием его конкретных условий. Используются такие выражения:

• Прошу высказать Ваше мнение об участии…
• Прошу Вас дать поручение разработать соглашение…
• На Ваше рассмотрение предлагается соглашение…
• Просим Вас выразить письменную поддержку…
• Надеемся на плодотворное сотрудничество…

Сопроводительное письмо. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов (или материальных ценностей). Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

• Направляем информацию…
• Представляем на утверждение…
• Посылаем литературу…
• Высылаем план…

Гарантийное письмо. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определённых обещаний или условий и может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Гарантийное письмо, как правило, заверяется печатью. Гарантийное письмо может содержать следующие фразы:

• Оплату гарантируем…
• Качество услуг гарантируем…
• Профсоюзная организация гарантирует…

Письмо-подтверждение. Такие письма направляются для подтверждения получения документов и материалов. Например: писем, факсов и т.д. Ключевым словом в таком письме является слово: «Подтверждаем», и может заканчиваться просьбой, предложением, замечанием или указанием.

Письма-подтверждения начинают так:

• Подтверждаем…
• Профсоюзная организация подтверждает…
• С благодарностью подтверждаем…

Письмо-извещение. В таком письме что-либо сообщается или подтверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинается со слов: «Сообщаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и др.

Письмо-напоминание следует направлять когда не удаётся с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Такое письмо состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевым словом в таком письме является слово: «Напомнить».

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

• Напоминаем, что…
• Напоминаем Вам, что…

Письмо-рекламация – это документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков.

Рекламация должна содержать следующие данные:

• основания для предъявления претензий;
• доказательства – ссылки на какие-либо акты или документы;
• конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламации предъявляются в письменном виде, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон и в определённый срок.

Письмо-приглашение может адресоваться конкретному лицу или нескольким лицам. Оно может начинаться словами:

• Просим принять участие…
• Профсоюзный комитет приглашает…
• Приглашаем…
• Просим направить представителя…
• Приглашаем Вас на семинар…

Наиболее часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем следующие:

• дублирование другого, уже стандартизированного документа;
• указание наименования организации рядом с должностью лица, подписавшего письмо;
• не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма.

Пример письма с изложением от первого лица единственного числа:

Уважаемая Татьяна Петровна!

Искренне поздравляю Вас с избранием председателем профсоюзной организации Свердловского района.

Надеюсь, что Ваш опыт и высокая профессиональная подготовка послужит дальнейшему укреплению вашей профсоюзной организации.

Рассчитываю на дальнейшее сотрудничество.

Председатель О.Г. Софронова

Пример письма с изложением от первого лица множественного числа.

Уважаемая Елена Михайловна!

Сообщаем Вам, что во исполнение постановления Президиума крайкома профсоюза от 05.03.2020 «Об усилении работы по мотивации профсоюзного членства» профсоюзным комитетом разработаны и осуществлены меры по усилению мотивации профсоюзного членства.

1.Выпускается для членов профсоюзной организации настольная книга председателя первичной профсоюзной организации.

2.Постановления профсоюзного комитета рассылаются по электронной почте в институты и на факультеты.

3.Информация о работе профсоюзной организации помещается в газете «Реальное будущее».

Просим извинить за задержку информации.

Председатель Н.А. Налимова

Пример письма с изложением от третьего лица единственного числа

Председателям профбюро факультетов

Профсоюзный комитет информирует, что во исполнение решения конференции трудового коллектива от 15.12.2020 «О выполнении коллективного договора за 2020 год» доклад председателя первичной профсоюзной организации опубликован в виде брошюры.

Профсоюзный комитет просить довести до сведения членов профсоюзной организации содержание данного доклада.

Председатель Е.Н. Белова

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

2. Служебное письмо

Особое место в системе информационно-справочной до­кументации занимает переписка (корреспонденция) — обобщенное название разных по содержанию документов, вы­ступающих в качестве инструмента оперативного информа­ционного обмена между организациями. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации организации.

Виды служебной переписки и их названия (письмо, те­леграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма) опреде­ляются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида — почтовую и электронную связь.

Служебное письмо (официальное, иногда деловое пись­мо) — обобщенное название различных по содержанию до­кументов, выделяемых в связи с особым способом переда­чи текста — пересылкой по почте.

Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, га­рантии и т. д.

При ведении переписки должны соблюдаться следую­щие требования:

документы оформляются на специальных бланках — бланках для писем — и подписываются руководителем орга­низации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

текст должен излагаться грамотно, официально-де­ловым языком, обладать достаточной аргументацией, точ­ностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;

события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые пись­ма состоят из одной-двух частей — вступления (мотивы подготовления письма) и содержательной части. Сложные в композиционном плане письма содержат мотивирующую часть, основную (изложение просьбы, выводов и т. п.), зак­лючение (приводится ожидаемый результат, констатиру­ются отказ, отклонение предложения и т. п.).

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если по­водом для составления письма послужил какой-либо до­кумент, дается ссылка на него. В основной части (доказа­тельстве) излагается сущность вопроса, приводятся дока­зательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в обос­нованности предлагаемого решения.

Служебное письмо выполняет ту же функцию, что и речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкрет­ными действиями, либо новым речевым сигналом.

Речь может предшествовать предпринимаемым действи­ям или следовать за уже предпринятыми. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свер­шившийся факт и предваряющие возможность его сверше­ния. Поэтому очень часто письма напоминают монолог. Та­ковы письма-подтверждения, письма-напоминания, пись­ма-предупреждения, письма-извещения. Эти письма не требуют ответа, но сам факт их наличия имеет юридичес­кое значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные цен­ности или другие документы, так называемые сопроводи­тельные письма. Они фиксируют сам факт отправки.

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выявить возможности для за­ключения разного рода договоров и актов. Поэтому в со­временном делопроизводстве письмо выступает как чрез­вычайно гибкий, деловой документ, язык которого пред­ставляет известные трудности при их унификации. Дело в том, что существует столько разновидностей служеб­ных писем, сколько возникает производственных ситуа­ций, дающих повод для переписки. Поэтому классифици­ровать служебные письма — значит построить классифи­кацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не бес­пределен, что и позволяет разграничить служебные пись­ма по нескольким признакам.

Прежде всего все письма можно разделить по функцио­нальному признаку на две группы:

письма, требующие письма-ответа;

письма, не требующие письма-ответа.

Письма, принадлежащие к первой группе, условно мож­но назвать «письма-вопросы» и «письма-ответы», что по­зволяет по данным признакам выделить:

Ответы на эти письма приобретают определенную фор­му в зависимости от характера исходного письма. Письма- ответы должны всегда содержать регистрационный номер и дату того письма, которое явилось причиной для переписки.