Что такое суточные в командировке

Командировочные расходы в 2023 году

Работник компании, возвращаясь из командировки, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные на каждый день командировки.

В этой статье:

• Определение суточных
• Суточные по-новому
• Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных
• Доказательство деловой цели поездки
• Как подтвердить расходы в командировке
• Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре
• Документы не по форме: что делать?

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в статье 168 ТК РФ. Суточные — денежные средства, направленные на возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

Согласно п. 11 положения о служебных командировках суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути

На практике сотрудник получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. В том же положении о командировках говорится, что при направлении в местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания , суточные не выплачиваются. Если работодатель решится выплачивать суточные за однодневные командировки, могут возникнуть риски, связанные с налогообложением — такие выплаты не считаются суточными и должны облагаться взносами и НДФЛ в полной сумме.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив его во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные для командировок по России 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок необлагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 1 января 2022 года актами Президента РФ или Правительства могут быть установлены повышенные суточные для командированных на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры (ч. 7, 11 ст. 14 Федерального закона от 21.11.2022 N 443-ФЗ).

Суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно, если это не предусмотрено в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 × 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно НК РФ, рассчитывать НДФЛ с суточных нужно в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке. Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал). Удержать НДФЛ следует с ближайшей выплаты дохода, например, зарплаты или премии.

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Срок уплаты НДФЛ с суточных зависит от даты удержания:

• удержан с 1 по 22 января — уплатить не позднее 28 января;
• удержан с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего — уплатить не позднее 28 числа текущего месяца;
• удержан с 23 по 31 декабря — уплатить не позднее последнего рабочего дня календарного года.

Напомним, что с 2023 года НДФЛ перечисляется в качестве единого налогового платежа.

Страховые взносы с части суточных, превышающей лимит, уплатить необходимо до 28 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ). Все взносы, кроме травматизма, также уплачиваются в составе единого платежа.

Доказательство деловой цели поездки

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Принять к учету командировочные расходы можно при условии, что подтверждена деловая цель поездки. Компания вправе самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Вернувшись из командировки, работник должен представить работодателю авансовый отчет. В соответствии с положением о служебных командировках он должен быть сдан в течение трех рабочих дней, однако согласно абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У срок оформления и сдачи этого документа определяет руководитель компании. Рекомендуем все же установить его равным трем рабочим дням, чтобы не нарушать правила.

Авансовый отчет составляется в свободной форме: можно разработать свою или использовать унифицированную форму АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расходы.

• расходы на проезд: железнодорожный или авиабилет, чек об оплате такси, документ об оплате оформления проездного документа и т.п.
• расходы на проживание: кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности;
• иные расходы: счета, чеки, бланки строгой отчетности и прочие документы, подтверждающие любые расходы в командировке, связанные с деловой целью поездки и произведенные с разрешения работодателя

Если подтверждающего документа нет, бухгалтерия в праве отказать в компенсации соответствующего расхода.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т.п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить сумму, потраченную на получение визы, кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение правил перевозки.

Если в самой командировке случился форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т.п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине, может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании. Это касается и других типов расходов, подтверждающие документы по которым не соответствуют форме.

Официальная позиция Минфина, высказанная в письмах, состоит в том, что затраты на командировочные расходы не могут быть включены в расходы компании, если авансовые отчеты составлены с нарушением унифицированной формы. Однако есть судебные акты, согласно которым нарушение унифицированной формы первичного документа не опровергает факта совершения сделки.

Кроме того, документы, составленные не по унифицированной форме, могут подтверждать произведенные расходы, если содержат все необходимые реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Суточные в 2023 году: что нужно знать работодателю

Работодатель должен оплатить все расходы сотрудника, связанные с командировкой, а также выдать ему суточные.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Официальные суточные

за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;

за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.

Если работник направлен в командировку в местность, откуда он, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 положения № 749).

Как посчитать зарплату по всем нюансам и правилам 2023 года? Рассказываем на обновленном курсе профессиональной переподготовки «Бухгалтер по зарплате» .

Мы научим правильно рассчитывать надбавки, пособия, компенсации, отпускные и командировочные, а также предотвращать налоговые, юридические риски и избегать претензий трудовой инспекции.

Целесообразность такого возвращения определяет руководитель компании в каждом конкретном случае с учетом различных факторов – дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха (абз. 5 п. 11 положения № 749).

Размер суточных

Величина суточных может быть любой, но ее надо зафиксировать в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено ТК или нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 положения № 749).

Для сотрудников федеральных госорганов и учреждений размер суточных установлен в сумме 100 рублей за каждый день нахождения в командировке, если иное не установлено Правительством.

Выплатить суточные в большем размере можно на основании приказа руководителя, если есть экономия бюджетных средств или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (пп. «б» п. 1, п. 3 постановления Правительства от 02.10.2002 № 729).

Для некоторых лиц, например, федеральных государственных гражданских служащих, размер суточных при нахождении в командировках на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей установлен указом Президента от 17.10.2022 № 752. Он составляет 8 480 рублей за каждый день командировки.

При нахождении в командировках на этих территориях в том же размере суточные полагаются и работникам организаций и учреждений, подведомственных федеральным госорганам, работникам других организаций, принимающих непосредственное участие в выполнении работ, оказании услуг по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры на этих территориях (пп. «а» п. 2 указа № 752, пп. «б» п. 1 постановления Правительства от 28.10.2022 № 1915).

Суточные при командировках по России

Как мы сказали выше, величина суточных, в том числе при командировках по России, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом компании.

Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути (п. 11 положения № 749).

Количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам. Если же работник едет в командировку на личном или служебном автомобиле, то дни вычисляют по служебной записке, которую он должен представить по возвращении (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Если проездных документов нет, то срок пребывания работника в командировке могут подтвердить (п. 7 положения № 749, письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1):

документы о найме жилья на месте командировки;

служебная записка о сроке пребывания в месте командировки.

Суточные при заграничных командировках

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства, помимо общих правил выплаты суточных, необходимо учитывать некоторые особенности.

За время нахождения в пути сотруднику, направленному в заграничную командировку, выплачиваются суточные:

при проезде по территории России – в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок по РФ, если другое правило не установлено ТК, другими нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК, абз. 2 п. 11, пп. «а» п. 17 положения № 749);

при проезде по территории иностранного государства – в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок за пределы РФ, если иное не установлено ТК, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК, абз. 2 п. 11, пп. «б» п. 17 положения № 749).

Пример 1

Сотрудник командирован из Москвы в Прагу с 8 по 15 апреля. Поезд отправляется из Москвы 8 апреля в 07:44 и прибывает в Прагу 9 апреля в 09:47, при этом границу РФ пересекает 9 апреля.

Локальным нормативным актом компании предусмотрено, что размер суточных составляет 700 рублей – для командировок по России, 2 500 рублей – для командировок за границу.

За 8 апреля работнику выплачиваются суточные в размере 700 рублей, а начиная с 9 апреля – 2 500 рублей за каждый день пребывания работника на территории иностранного государства.

При выезде из России за день пересечения государственной границы суточные выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом.

При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ (абз. 1 п. 18 положения № 749, п. 5 постановления Правительства от 26.12.2005 № 812).

Пример 2

Сотрудник командирован из Санкт-Петербурга в Мадрид. Самолет вылетает из Санкт-Петербурга 8 апреля в 19:45 и прибывает в Мадрид в этот же день в 21:40.

Суточные за 8 апреля должны быть выплачены работнику в иностранной валюте.

Если бы работник вылетел 8 апреля в 19:45 из Мадрида в Санкт-Петербург, суточные нужно было бы выплатить в рублях.

Если работник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник (абз. 3 п. 18 положения № 749).

Пример 3

В локальном нормативном акте компании предусмотрено, что размер суточных составляет 2 000 рублей – при командировках в страны СНГ, 2 500 рублей – при командировках в страны Европейского союза.

Командированный работник 8 апреля прилетает в Берлин из Москвы, а 9 апреля – в Минск из Берлина.

За 8 апреля ему выплачиваются суточные в евро в размере, эквивалентном 2 500 рублей, а за 9 апреля – в белорусских рублях в размере, эквивалентном 2 000 рублей.

Даты пересечения границы определяются по отметкам пограничных органов в загранпаспорте работника (абз. 2 п. 18 положения № 749).

При поездке работника в страны СНГ, при проезде в которые отметка в паспорте не ставится, день пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 положения № 749).

Расчет суточных

Разберем расчет суточных на конкретном примере.

Сотрудник выезжает в командировку 10 марта поездом в 23:15, а возвращается 13 марта в 06:40.

В компании норма суточных при командировках по России составляет 800 рублей в день.

Суточные надо выплатить за 4 дня – с 10.03.2023 по 13.03.2023.

Их размер составит 800 руб. x 4 дн. = 3 200 рублей.

Вся сумма суточных учитывается в налоговых расходах и не облагается взносами на травматизм.

НДФЛ и взносы на ВНиМ, ОПС и ОМС надо начислить на суточные сверх нормы. Они составят (800 руб/дн. – 700 руб/дн.) x 4 дн. = 400 рублей.

Учет суточных

Командировочные расходы, в том числе суточные, относятся к расходам по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н).

Указанные расходы признаются на дату выполнения условий, предусмотренных п. 16 ПБУ 10/99, то есть в периоде утверждения авансового отчета работника руководителем компании (п. 18 ПБУ 10/99).

До момента утверждения авансового отчета денежные средства, выданные работнику на оплату суточных, учитываются как дебиторская задолженность работника по подотчетной сумме (п. 16 ПБУ 10/99).

Страховые взносы, начисленные на сумму сверхнормативных суточных, признаются расходами по обычным видам деятельности в периоде начисления (пп. 5, 16, 18 ПБУ 10/99).

Налогообложение суточных

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах следующих норм (п. 1 ст. 217 НК):

700 рублей – за каждый день нахождения в командировке на территории России;

2 500 рублей – за каждый день нахождения в командировке за границей;

в размерах, установленных актом Президента и (или) Правительства, за каждый день нахождения в командировке на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры.

Если суточные выше норм, с суммы превышения нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК).

Для этого нужно рассчитать:

сумму превышения фактически выплаченных суточных над нормами;

сумму НДФЛ, применив соответствующую ставку (пп. 1, 3, 3.1 ст. 224 НК). Сделать это нужно на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК). Удержать исчисленный налог нужно при ближайшей выплате сотруднику дохода, например, зарплаты (п. 4 ст. 226 НК).

Страховые взносы

Сумма выданных работнику суточных не облагается страховыми взносами:

в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

2 500 рублей – за каждый день нахождения в заграничной командировке;

в размерах, установленных актом Президента и (или) Правительства, – если суточные выплачиваются командированным на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры. Это положение касается правоотношений, возникших с 1 января 2022 года (ч. 7, 11 ст. 14 закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ);

На страхование от несчастных случаев – в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, ч. 4 ст. 168 ТК, письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Освобождение не распространяется на выплаты в иностранной валюте вместо суточных (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ):

членам экипажей судов заграничного плавания российскими судоходными компаниями;

личному составу экипажей российских воздушных судов, выполняющих международные рейсы.

Такие выплаты исключены из перечня выплат, не облагаемых страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).

Налог на прибыль

Нет ограничений размера суточных для исчисления налога на прибыль в НК.

Суточные учитываются в составе командировочных расходов в том объеме, который установлен коллективным договором или локальным нормативным актом компании, например, положением о командировках (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК, ч. 4 ст. 168 ТК).

Что нужно знать работодателю о суточных в 2023 году: размер, порядок выплаты, когда нужно начислять НДФЛ и страховые взносы

Когда работодатель направляет сотрудника в служебную командировку, он обязан возместить ему ряд расходов, связанных с такой поездкой. Одной из статей командировочных расходов являются суточные. Расскажем о размерах и нормах суточных для служебных поездок по России и за ее пределы, когда работодатель должен выплатить суточные и про особенности их расчёта при заграничных командировках.

Что такое суточные. Когда и кому их платит работодатель

Суточные — это часть командировочных расходов, связанная с проживанием работника вне дома (ст. 168 ТК РФ). Закон не регламентирует, на что конкретно сотрудник должен потратить суточные, так же как нет запретных статей затрат. Как правило, в служебной поездке работники тратят суточные на питание. При возвращении из командировки отчитываться о потраченных суточных сотруднику не нужно. Такие затраты не относятся к целевому расходу.

Правила возмещения суточных установлены “Положением об особенностях направления работников в служебные командировки”, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).

• За все дни, которые он находится в служебной поездке, сюда же включают выходные и нерабочие праздничные дни.
• За дни, которые он находится в дороге, в том числе и вынужденные остановки в пути.

Пример. Если сотрудник уехал в командировку в воскресенье, провел в служебной поездке рабочую неделю и вернулся домой в субботу, то компания-работодатель должна выплатить суточные не только за 5 рабочих дней, но и за выходные по графику — субботу и воскресенье.

Если сотрудник заболел во время командировки, работодатель обязан возместить ему суточные за все дни, пока он не выздоровеет и снова приступит к выполнению служебного задания (п. 25 Положения).

Однодневная командировка: как платить суточные

• расстояние от дома до места проведения командировки;
• транспортное сообщение;
• характер служебного задания;
• необходимость создания условий для отдыха.

Работодатель не вправе установить локальным нормативным актом (ЛНА) дополнительную гарантию в виде выплаты суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку. В соответствии со ст. 168 ТК РФ суточные — это дополнительные командировочные расходы, которые несёт сотрудник вне места постоянного проживания. При однодневной командировке такие расходы не возникают. Поэтому установление ЛНА суточных при однодневной командировке противоречит положению ст. 168 ТК РФ. Это подтверждает письмо Минфина РФ от 28.11.2013 № 14-2-242.

При этом локальным нормативным актом компания может предусмотреть компенсацию взамен суточных для однодневных служебных поездок. Такие выплаты не будут считаться суточными, это возмещение иных дополнительных расходов, связанных с выполнением трудовой функции вне места постоянной работы. Такой позиции придерживаются суды, например, определение ВАС РФ от 12.05.2014 № ВАС-5640/14, постановление АС Волго-Вятского округа от 24.01.2020 № А43-18056/2019.

Но есть ситуация, когда работодатель обязан выплатить суточные при однодневной командировке. Речь о служебной поездке за рубеж. В этом случае суточные выплачиваются, но в ограниченном размере — 50 % от нормы, установленной ЛНА (п. 20 Положения).

Как установить размер суточных

Ограничений на размер суточных, которые коммерческая организация или ИП может выплатить командированному работнику, нет. Величину суточных работодатель определяет самостоятельно и фиксирует ее в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании, например, в Положении о командировках (ст. 168 ТК).

Размер суточных также может зависеть от направления, где состоится командировка. Например, если сотрудник едет в деловую поездку в Калининград, суточные могут быть больше, чем при командировке в Рязань. Кроме того величина суточных может быть дифференцирована в зависимости от должности сотрудника.

Нормы и налогообложение суточных

• 700 руб. — по России;
• 2500 руб. — за границу.

Работодатель может закрепить в ЛНА размер суточных, превышающий указанные значения, но с разницы необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 07.06.2022 № 03-04-05/53719, от 11.03.2020 № 03-04-05/18094).

Пример. В коллективном договоре компании прописан размер суточных за каждый день служебной поездки по России — 1300 руб. В этом случае с разницы — 500 руб. (1300 — 700) работодатель должен начислить НДФЛ и страховые взносы.

Указом Президента РФ от 17.10.2022 № 752 (далее — Указ) установлен повышенный размер суточных при направлении в командировку на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской области федеральных государственных гражданских служащих. Он составляет 8480 руб. за каждый день нахождения в служебной поездке (п. 1 Указа).

В таком же размере установлены суточные для работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам, если они направляются в командировку на эти территории, чтобы принять участие в выполнении работ / оказании услуг по обеспечению жизнедеятельности населения и восстановлению объектов инфраструктуры на этих территориях (п. 2 Указа, п. 1 Постановления Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915).

Суточные в повышенном размере выплачиваются также при служебных поездках, которые осуществляются из одного нового субъекта РФ в другой новый субъект РФ. Такая повышенная гарантия считается необоснованной, если работник направляется в командировку в пределах одного нового субъекта РФ (письмо Минтруда РФ от 14.07.2023 № 28-7/10/В-10836).

Закон от 21.11.2022 № 443-ФЗ освободил повышенный размер суточных в размере 8480 руб. от начисления НДФЛ и страховых взносов.

При налогообложении прибыли суточные можно учесть в расходах в полном объёме (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Также не установлены нормы суточных для взносов на травматизм (п. 2 ст. 20.2 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ внес в Налоговый кодекс новые положения. С 1 января 2024 года суточные работников при разъездном характере будут нормироваться для целей исчисления НДФЛ и страховых взносов. Необлагаемый НДФЛ и страховыми взносами лимит составит 700 руб. за каждый день работы или нахождения в пути на территории РФ и 2500 руб. — за границей.

Когда работодатель должен выплатить командированному сотруднику суточные

Закон не устанавливает конкретный срок выплаты суточных. При направлении работника в служебную поездку работодатель должен выдать ему аванс на командировочные расходы, в состав которых входят и суточные (п. 10, 11 Положения). Работодатель вправе установить конкретный срок выплаты суточных в ЛНА (ст. 8 ТК РФ).

Если по непредвиденным обстоятельствам количество дней в командировке оказалось больше, чем изначально планировалось, работодатель должен доплатить суточные после сдачи авансового отчёта (п. 26 Положения).

Как платить суточные при зарубежных командировках

• При проезде по территории России в размере, прописанном в коллективном договоре или установленном ЛНА для служебных поездок по РФ (п. 17 Положения).
• При проезде по территории иностранного государства в размере, зафиксированном в коллективном договоре или ЛНА компании для зарубежных командировок (п. 17 Положения).

Пример. Компания направила сотрудника в служебную поездку из Москвы в ОАЭ с 9 по 15 сентября. Работник вылетел из Москвы в 21.25 9 сентября и прибыл в Дубай в 4.10 10 сентября. Локальным нормативным актом компании предусмотрен размер суточных по России — 700 руб., 2500 руб. — для зарубежных командировок. За 9 сентября сотрудник получит суточные в размере 700 руб., а начиная с 10 сентября — 2500 руб. за каждый день нахождения в служебной поездке.

Как определить валюту, в которой выплачивать суточные

Когда сотрудник выезжает с территории РФ, суточные за день пересечения границы выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом. При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ (п. 18 Положения).

Пример. Сотрудник направляется в командировку из Москвы в Азербайджан. Самолет вылетает из Москвы 9 сентября в 16.20 и прибывает в Баку 19.50 того же дня. Работник получит суточные за 9 сентября в иностранной валюте.

Если сотрудник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то за день, когда он пересекает границы между государствами, положены суточные в иностранной валюте того государства, куда работник направляется (п. 18 Положения).

Даты пересечения границы для расчета суточных работодатель определяет по отметкам пограничных органов в загранпаспорте сотрудника (п. 18 Положения).

Часто у работодателя возникает вопрос, как определять даты пересечения границы РФ при командировках в страны СНГ, если не проставляются отметки о въезде и выезде. В таком случае даты пересечения границы РФ определяются по проездным билетам (п. 19 Положения).

Бухгалтерский учёт: как отражать суточные

В бухучете все командировочные расходы, в том числе и суточные, учитывают таким образом:

Дебет 26 (44) Кредит 71.

Командировочные расходы, (и суточные в их составе), связанные с управлением, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н).

Признать суточные можно на дату, когда утвержден авансовый отчёт. До этого момента выданные под отчёт деньги учитываются как дебиторская задолженность сотрудника по подотчётной сумме (п. 16 ПБУ 10/99).

Суточные в командировке: порядок и размер выплат

По закону, командированный сотрудник может рассчитывать на возмещение расходов в поездке. К ним относятся:

• проезд;
• проживание;
• суточные;
• иные расходы.

Суточные — дополнительные расходы, связанные с проживанием не по месту постоянного жительства. Возместить такие расходы обязана компания.

Когда положены суточные

Сотрудник должен получать выплаты за каждый день в служебной поездке. Выходные дни и праздники также учитываются. Суточные для зарубежных поездок выплачиваются в валюте той страны, куда направляется сотрудник.

Для однодневной командировки суточные не выплачиваются. Однако вместо суточных сотрудник может получить компенсацию расходов во время командировки — порядок и размер такой компенсации должен быть прописан в локальном нормативном акте компании. Подробнее в статье «Однодневная командировка: как оформлять и выплачивать суточные».

При этом, если работник едет в командировку в иностранное государство, пересекает границу РФ и возвращается в тот же день, то ему выплачивается 50% суточных в иностранной валюте.

Порядок выплаты

Деньги обычно выдают авансом — перед началом командировки их можно взять в кассе или получить на банковскую карту. Если сотрудник потратил большую сумму, то компания выплачивает компенсацию, если меньшую — сотрудник возвращает разницу компании. Ещё можно оплатить всю командировку за счет личных средств, а потом возместить расходы по чекам из поездки.

Если работодатель не выплатил командированному суточные до поездки или вовсе отказывается компенсировать будущие расходы, сотрудник вправе отказаться от поездки.

Размер суточных

Размер суточных в законодательстве не указан и ничем не ограничен. Каждая компания сама определяет сумму и отражает её в нормативном акте — это может быть, например, положение о командировках в организации. Однако в трудовом кодексе указана сумма, начиная с которой будет удерживаться налог для физических лиц: больше 700 рублей для поездок по России и больше 2500 рублей для заграничных командировок.

Минимальный размер суточных в 2020 году составляет 100 рублей в день.

Похожие статьи

Как положение о командировках экономит деньги и нервы работодателя

Почему компаниям не обойтись без нормативного положения о командировках

Командировки для внештатных сотрудников

Особенности и порядок оформления рабочих поездок для внештатных сотрудников.