Кто вправе подписывать путевые листы
Право подписи на путевых листах — это полномочие должностных лиц организации, которое позволяет удостоверить содержание исходящего документа с информацией о движении транспортных средств. Его подписывают:
- механик;
- медработник;
- диспетчер.
Нормативная база
Чьи подписи нужны на путевых листах
Путевые листы (ПЛ) обязаны оформлять все организации и предприниматели (п. 2 приказа №152), независимо от:
- вида эксплуатируемого транспорта;
- ОКВЭД, если он используется для оказания услуг перевозки (фрахтования) или собственных служебных нужд.
Отсутствие ПЛ у водителя — основание для ответственности и применения штрафа в соответствии с п. 2 ст. 12.3 КоАП. Субъекты хозяйственной деятельности по своему усмотрению используют:
- унифицированные бланки путевых листов — постановление Госкомстата №78 от 28.11.2997);
- разработанные самостоятельно, о чем указывается в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Последними изменениями в правила оформления путевых листов (распоряжение Минтранса №467 от 21.12. 2018) добавлена отметка о предрейсовом техническом контроле. На настоящий момент перечень обязательных реквизитов выглядит следующим образом:
Из структуры рекомендованных форм и НПА понятно, кто имеет право подписи путевых записок юридического лица, — на документе у водителя транспортного средства нужны подписи:
- диспетчера-нарядчика — фиксирует въезд и выезд;
- механика — подтверждает техническую готовность к эксплуатации;
- медработника (штамп с 2019 года необязателен).
Используйте бесплатный доступ в КонсультантПлюс, чтобы скачать примеры заполнения путевых листов и указания по списанию ГСМ.
Как назначить ответственных за оформление
Все ответственные сотрудники, чьи подписи стоят на путевых листах водителей (например, диспетчер или медсестра), назначаются отдельными распоряжениями руководителя. Этот документ содержит следующую информацию:
- название;
- сведения о назначаемом работнике и основная информация о должности;
- дата выхода на работу;
- отсылка к нормативным актам, которым руководствуется специалист (штатное расписание, должностная инструкция, положение о подразделении и пр.).
Если в штате нет специалистов
Если компания небольшая и штатная единица для оформления и подписания путевки не выделяется, то возможно:
- возложение дополнительных обязанностей на действующих сотрудников (например, диспетчерских функций — на кадровика или бухгалтера);
- оформление договора со сторонними фирмами.
Последний вариант применяется для оказания услуг предрейсового осмотра водителей, в этом случае заключается соглашение с лицензированным медицинским учреждением.
Особые требования законодатель предъявляет и к предоставлению права подписи путевки, свидетельствующей о технической исправности авто: ее ставит специалист, соответствующий критериям распоряжения Минтранса №287 от 28 сентября 2015 г. К таким критериям относятся:
Особенности оформления путевого листа в 2023 году
Иллюстрация: freepik/freepik
Кому и для чего нужен путевой лист
Путевой лист – документ, в который вносят информацию о техническом состоянии автомобиля, пройденном маршруте, времени работы водителя.
В соответствии с законом № 259-ФЗ от 08.11.2007 путевые листы нужны предпринимателям и организациям всех форм собственности, если они эксплуатируют транспорт на:
внутригородских, пригородных, междугородных пассажирских перевозках на маршрутных такси, автобусах, трамваях, троллейбусах;
грузоперевозках на любые расстояния.
Для остальных же юрлиц и ИП путевой лист – важный документ финансово-хозяйственной деятельности.
На основании путевого листа:
Компания может сделать расчет стоимости транспортных услуг.
Водитель – подтвердить правомерность использования автомобиля.
Кадровик – рассчитать отработанное время и заполнить табель.
Бухгалтер – уменьшить налогооблагаемую базу, рассчитать зарплату, списать топливо и ГСМ, начислить амортизацию.
Форма путевого листа
С 01.03.2023 компания или ИП вправе вести путевые листы или на бумаге или в электронном виде (закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ). До этой даты электронно можно оформлять транспортные накладные, сопроводительные ведомости и заказ-наряды.
Такском – аккредитованный Минтрансом оператор информационной системы перевозочных документов. Электронные документы проходят проверку на соответствие законодательству и поступают от подрядчиков мгновенно, после осуществленных перевозок.
Требования к содержимому и правила оформления путевых листов закреплены распоряжением Минтранса от 28.09.2022 № 390. Эти требования обязательны к применению с 01.03.2023.
Кто заполняет путевой лист
В общем случае оформление путевого листа лежит на владельце транспортного средства. Он обязан открывать путевой лист на каждую имеющуюся единицу транспорта, участвующую в грузовых или пассажирских перевозках, даже если речь идет об автомобиле, переданном в аренду с экипажем.
При этом графы путевого листа требуют заполнения специалистами, отвечающими за соответствующее направление.
Медработник
Медицинский работник ставит отметку о допуске или недопуске водителя к управлению транспортным средством по результатам предсменного или предрейсового медосмотра. По возвращении водителя медик также осматривает его, о чем делает соответствующую запись. В обоих случаях медработник ставит подпись, дату и время проведения осмотра.
В электронных путевых листах запись подтверждается усиленными квалифицированной или неквалифицированной электронными подписями.
Если штатного медика нет, компания вправе заключить договор со сторонней лицензированной медицинской организацией или с физическим лицом, имеющим диплом о высшем или среднем специальном медицинском образовании.
Механик
Механик, начальник гаража или любой другой технический специалист, отвечающий за техническое состояние транспорта, также участвует в заполнении путевого листа. Он разрешает или не разрешает выход автомобиля на линию, ставит подпись, дату и время проведения техосмотра.
Цифровой путевой лист механик подписывает УКЭП или УНЭП.
Такском – Управление сертификатами – сервис для быстрого и массового выпуска электронных подписей. Компания сможет отслеживать процесс выпуска ЭЦП, а работники – подписывать цифровые документы с любого мобильного устройства.
Другие специалисты
Кроме медицинских и технических отметок, в путевом листе проставляют показания одометра – прибора, измеряющего пройденное транспортным средством расстояние.
Ответственный исполнитель записывает в путевой лист дату и время выезда транспорта из гаража (парковки), возвращения на базу, а также значение на одометре. По приказу руководителя эту обязанность может выполнять диспетчер или другой работник.
Помимо всех перечисленных должностных лиц, путевой лист утверждает и руководитель компании.
Оставьте заявку на подключение к сервисам Такском.
Путевой лист: кто должен подписывать ?
Сразу не сообразишь, кто подписывает путевой лист . Чьи подписи должны быть в этом документе перед выпуском на линию? Ведь названия должностей в бланке отсутствуют. Должна ли быть подпись водителя и бухгалтера? Обязательна ли подпись медицинского работника? На эти и другие вопросы ответим в статье.
Назначаем ответственного
Компании, использующие транспортные средства для осуществления перевозок имущества и людей, должны оформлять путевые листы. Для этих целей в организации назначают ответственного работника, который и занимается заполнением путевых листов. Кто подписывает путевой лист на обратной стороне ? Именно этот сотрудник, ответственный за оформление данного типа документов.
В транспортных организациях этот может быть диспетчер. В небольших фирмах, где такой штатной единицы в штатном расписании нет, обязанности по заполнению путевых листов могут быть возложены на менеджера, бухгалтера или любого другого работника. Кто подписывает путевой лист водителю ? Сотрудник компании, для кого эта функция является рабочими обязанностями.
Оформлять путевой лист нужно на каждый рейс или смену транспортного средства, которое перевозит пассажиров или грузы, для собственных нужд или в ходе ведения предпринимательской деятельности (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, определение Верховного суда от 01.09.2014 № 302-КГ14-529).
Чьи подписи
С подписью диспетчера разобрались. Однако кроме сотрудника, ответственного за путевые листы, и водителя, форма предполагает наличие и других подписей:
- контролера технического состояния транспортного средства;
- медицинского работника.
В небольших фирмах, таких сотрудников может не быть. Кто подписывает путевой лист, если нет механика и диспетчера ? Как и функции диспетчера может выполнять любой работник организации, например, бухгалтер, так и работу механика, контролирующего техническое состояние авто, можно возложить на иного сотрудника. Например, на самого водителя.
Для этого компании придется подписать с водителем соглашение о совмещении должностей. Кто подписывает путевой лист если нет механика ? Сам водитель или любой другой сотрудник, на кого возложили данные обязанности.
Еще одна отметка в путевом листе, заверенная подписью, – это запись о предрейсовом (послерейсовом) медицинском осмотре. По их результатам медработник ставит:
- штамп с надписью «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» («прошел послерейсовый медицинский осмотр»);
- подпись с расшифровкой и дату (п. 16 приказа Минздрава от 15.12.2014 № 835н).
Заметим, что сведения о предрейсовых и послерейсовых медосмотрах водителя – обязательные реквизиты путевого листа. Они включают:
Кто участвует в оформлении путевого листа в 2023
Новые правила оформления путевых листов утверждены приказом Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390. Они меняют состав обязательных реквизитов путевого листа, разрешают выбрать вид документа – бумажный или электронный. А в оформлении путевого листа участвуют традиционно несколько специалистов.
Разрешена электронная форма путевого листа
С 1 марта 2023 года Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ путевые листы разрешено составлять в электронном виде. Это нашло отражение в новых правилах оформления путевых листов, которые утверждены приказом Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390. В них уточнено, что путевой лист должен быть оформлен на бумажном носителе или сформирован в виде электронного документа. Это полностью соответствует требованиям к первичным бухгалтерским документам.
А правила использования электронного путевого листа такие. Водитель или перевозчик при приеме груза для перевозки должен предъявить для сверки или электронный путевой лист, или его копию на бумаге.
Обратите внимание, что в новых правилах не упомянут журнал регистрации путевых листов. По старым правилам собственники ТС обязаны регистрировать оформленные путевые листы в специальном журнале регистрации. С 1 марта эта обязанность снимается.
Читайте на сайте также:
Собственник ТС
Из новых правил следует, что путевой лист нужно составлять на каждое транспортное средство при перевозке пассажиров, багажа и грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
В общем случае путевой лист оформляет владелец (собственник) ТС.
Есть уточнение. Если ТС передано во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, то арендодатель оформляет путевой лист. Ведь он является собственником автомобиля.
Медицинский работник
Отметки о прохождении медосмотра водителя проставляет на путевом листе медработник, проводивший осмотр.
Медработник проставляет отметку:
- по итогам предсменного, предрейсового медосмотра — «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»
- по итогам послесменного, послерейсового медосмотра — «прошел послерейсовый медицинский осмотр»
Он указывает дату и время проведения медосмотра и заверяет запись своей подписью. В электронном путевом листе — усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной ЭП (формируется на портале Госуслуг).
Технический специалист
Отметки о выпуске ТС на линию проставляет специалист, ответственный за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств. Он проставляет отметку в путевом листе:
- «выпуск на линию разрешен»;
- или «выпуск на линию не разрешен».
Соответствующая отметка в бумажном листе заверяется его собственноручной подписью, в электронном путевом листе — электронной (УКЭП или УНЭП).
Также технический специалист указывают:
- дату и время проведения контроля технического состояния ТС;
- дату и время выпуска ТС на линию.
Отдельный «назначенец»
В путевом листе среди обязательных реквизитов значатся показания одометра. Дату, время и показания одометра указывают:
- при выезде ТС с парковки;
- при заезде на парковку;
- при передаче ТС от водителя к водителю (согласно новым правилам).
Записи также заверяются подписью ответственного лица, которое должен назначить руководитель компании (ИП).
Путевые листы заполняют все, кто эксплуатирует ТС
Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ обязанность оформления путевых листов вменяется:
- компаниям, осуществляющим перевозку пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригороде;
- транспортным организациям, совершающим междугородные пассажирские перевозки;
- компаниям, специализирующимся на автомобильной транспортировке грузов и багажа;
- транспортным компаниям, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).
Исходя из этого, многие отказываются от ведения путевых листов. Однако практика свидетельствует о важности оформления путевых листов, чтобы:
- иметь точные сведения о том, где находилось транспортное средство в рабочее время, и какую работу производил водитель, управляющий им;
- иметь возможность отчитываться перед налоговиками без расхождений в данных;
- обеспечить правильный учет топлива;
- иметь право на уменьшение налогооблагаемой базы.
Путевой лист является основным первичным документом для контроля пробега транспортного средства, списания топлива, оплаты труда водителей и исчисления налогов. Путевым листам налоговики уделяют пристальное внимание. Они могут не признать расходы, не подтвержденные документально, как экономически не обоснованные. Это может произойти и в случае, если в путевом листе нет одного из обязательных реквизитов.
Дополнительную информацию вы найдете в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера.
Если у вас есть доступ — пользуйтесь. Если нет, зайдите и зарегистрируйтесь на 3 дня. Вот ссылки на материалы, которые вам пригодятся.