Какой объем документов можно отправить в налоговую электронно

II. Требования к формированию электронных документов, необходимых для регистрации

9. Формирование электронных документов, необходимых для регистрации, должно осуществляться с учетом следующих требований:

1) при направлении электронных документов, необходимых для регистрации, заявителем (в том числе в случае, когда заявителем является нотариус):

необходимые для государственной регистрации заявление, уведомление, сообщение формируются в виде файла формата ods (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010), xls (xlsx), tif, pdf;

иные документы формируются с учетом требований, предусмотренных пунктом 10 настоящих Порядка и Требований, в виде файлов с отсканированными с бумажных носителей образами документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

2) при направлении электронных документов, необходимых для регистрации, нотариусом в случаях, когда он не является заявителем, многофункциональным центром необходимые для государственной регистрации заявление, уведомление, сообщение и иные документы формируются с учетом требований, предусмотренных пунктом 10 настоящих Порядка и Требований, в виде файлов с отсканированными с бумажных носителей образами документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

10. Формирование электронных документов в виде файлов с отсканированными с бумажных носителей образами документов может осуществляться в формате tif, pdf.

Формирование документов в формате tif должно осуществляться с учетом следующих требований:

формат готового файла

Документы на бумажных носителях, содержащие несколько листов, сканируются в один файл.

Формирование документов при направлении через мобильное приложение может осуществляться в формате jpeg, xls (xlsx).

11. Электронные документы, сформированные в соответствии с подпунктом 1 пункта 9 настоящих Порядка и Требований, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

Электронные документы, сформированные в соответствии с подпунктом 2 пункта 9 настоящих Порядка и Требований нотариусом, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Электронные документы, сформированные в соответствии с подпунктом 2 пункта 9 настоящих Порядка и Требований в многофункциональном центре, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника многофункционального центра.

12. На каждый электронный документ, сформированный в соответствии с пунктом 9 настоящих Порядка и Требований, при его подписании усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с пунктом 11 настоящих Порядка и Требований формируется файл с такой электронной подписью.

Подача документов в налоговую в электронном виде

Когда возможна, а когда обязательна отправка документов в налоговую в электронном виде

Документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками огромен. Это не только сдача регулярной налоговой отчетности, но и разного рода ответы на запросы, уведомления, представление документов, требований и др. Постепенно уходят в прошлое те времена, когда налогоплательщику нужно было с каждой бумажкой бежать к инспектору или привозить ему на грузовике коробки с подтверждающими документами.

Хотя и запрета на бумажный документооборот законодательство не содержит. Большинство бумаг контролеры и сейчас примут в бумажном виде. Обязательная отправка документов в налоговую в электронном виде предусмотрена только в определенных случаях. К примеру, подача деклараций по НДС и связанных с этим налогом документов (книг покупок и продаж, журнала учета счетов-фактур), а также отправка налоговикам пояснений по НДС-отчетности возможна только в электронной форме (за редким исключением).

Узнайте об этом подробнее на нашем сайте:

• «Правила написания и подачи пояснения к декларации по НДС»;
• «Журнал учета выставленных и полученных счетов фактур — новый формат».

Каков порядок представления документов, истребуемых налоговым органом? Ответ на этот вопрос узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Другие виды налоговой отчетности налоговики принимают и в электронной форме, и в бумажной. Все зависит от того, какая численность работников у налогоплательщика, который отправляет отчет (п. 3 ст. 80 НК РФ). При этом простые граждане могут общаться с контролерами и подавать им какие-либо документы самыми разнообразными способами:

• через личный кабинет налогоплательщика;
• придя непосредственно в инспекцию;
• отправив документы почтовым отправлением.

Порядок обмена электронными документами с налоговым органом регулируется приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@. Остановимся на нем подробнее.

Как представить в ИФНС истребованные электронные документы, составленные не по установленным форматам, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Путеводитель по налогам.

Приказ ФНС № ЕД-7-2/448@: как взаимодействовать с инспекторами электронно (что и как отправить им в ответ на их электронные запросы)

В приказе вы не найдете описания того, как отправить документы в налоговую в электронном виде. Но он устанавливает порядок электронного взаимодействия контролеров и налогоплательщиков. С помощью рисунков представим основные положения приказа.

Участники информационного обмена

На рисунке ниже представлены все участники информационного обмена при направлении документов по ТКС:

Порядок электронного документооборота

Электронные документы из ИФНС передаются налогоплательщику через оператора ЭДО с соблюдением следующего порядка:

Все процедуры уложены в строгие календарные рамки:

• 1 час есть у оператора ЭДО для подтверждения получения документа;
• 1 день отведен оператору ЭДО, чтобы подтвердить налоговой дату отправки электронного документа;
• 6 дней дается налогоплательщику, чтобы отправить квитанцию через оператора ЭДО о приеме электронного документа (этот срок закреплен и в п.5.1 ст. 23 НК РФ).

Нарушение срока грозит блокировкой расчетного счета (подп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).

Требования к оформлению и хранению электронных документов

Недостаточно просто обмениваться электронными документами с налоговыми органами. Документы нужно не только правильно оформлять, передавать или принимать, но и обязательно подписывать их КЭП и хранить. А также с установленной законом периодичностью проверять их поступление:

Какие документы могут участвовать в электронном налоговом документообороте

В приказе перечислено достаточное количество видов налоговых документов, которые могут направляться налогоплательщикам в электронном виде по ТКС. Перечислим основные:

Что важно помнить о сроках при передаче электронных документов

Обычно передача документов в налоговую в электронном виде производится налогоплательщиками по окончании каждого отчетного или налогового периода. По ТКС значительная их часть передает в инспекцию налоговую и бухгалтерскую отчетность.

Но есть и иные причины, по которым нужно подать документы в налоговую в электронном виде: налоговики могут запросить документы в ходе проверки (камеральной, выездной, встречной) или предложить пояснить данные декларации или внести в них исправления. Что же нужно учесть при подаче документов в электронном виде в инспекцию?

В первую очередь помнить о сроках:

• 10 рабочих дней предоставляется налогоплательщику для подготовки и сдачи документов, запрошенных в ходе налоговых проверок;
• 5 рабочих дней дается для подачи пояснений и исправления декларации (п. 3 ст. 88, п. 5 ст. 93.1 НК РФ);

Отсчет сроков нужно производить от даты получения требования из инспекции. Нарушение сроков чревато: за каждый непредставленный документ предусмотрен штраф 200 руб. (ст. 126 НК РФ).

Есть и другие сроки, о которых необходимо помнить. Например, для подачи по ТКС возражений на акт налоговой проверки у налогоплательщика есть 1 месяц (п. 6 ст. 100 НК РФ).

Если вы не отправили квитанцию о приеме электронного требования ИФНС о представлении документов, воспользуйтесь советами экспертов КонсультантПлюс и узнайте, можно ли избежать ответственности. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите материал.

Как подать электронные документы

Другой важный вопрос, который должен решаться при подаче электронных документов в налоговую, — это способ их представления. Документы в электронной форме могут направляться в инспекцию по ТКС через оператора ЭДО или через личные кабинеты налогоплательщиков (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Можно ли представить в электронной форме бумажные первичные документы? Да, это позволяет п. 2 ст. 93 НК РФ — в виде электронных образов, созданных путем сканирования с сохранением их реквизитов по установленным форматам. Этой же статьей кодекса предусматривается, что если истребуемые электронные документы передаются по ТКС, то их нужно заверить усиленной КЭП проверяемого лица или его представителя.

Приказом от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ ФНС утвердила формат описи документов, которая сопровождает электронный документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками (он вступил в силу с 15.01.2018, п. 1.1 приказа ФНС от 27.12.2017 № MMB-7-6/1096@).

Не связанные с предпринимательской деятельностью физлица тоже могут подать документы в электронной форме. К примеру, гражданин может приложить к электронной декларации 3-НДФЛ скан-образы подтверждающих документов при заявлении имущественного или социального вычета. Подписанные электронной подписью сканы вместе с декларацией уйдут в инспекцию в электронном виде.

В любом случае налоговики оставляют за собой право ознакомиться с подлинниками документов.

Какие есть бесплатные электронные сервисы взаимодействия с налоговиками

Среди сервисов по отправке электронных документов в налоговую можно назвать:

Налоговики предоставляют налогоплательщикам множество других бесплатных сервисов. Они не позволяют взаимодействовать с налоговиками по вопросам обмена электронными документами, но помогают решать иные важные практические задачи (к примеру, «Проверь себя и контрагента», «Онлайн-запись на прием в инспекцию», «Узнать о жалобе» и другие).

Итоги

Электронная подача документов в налоговую производится налогоплательщиками регулярно в виде налоговой и бухгалтерской отчетности. При отправке электронных документов в инспекцию необходимо заверять их электронной подписью и соблюдать законодательно установленные сроки (при представлении документов по запросам контролеров). Специальный бесплатный налоговый сервис позволяет дистанционно подавать документы для регистрации компаний и ИП.

Сканы документов: ФНС диктует свои правила

Цифровизация внутренних процессов полезна для оптимизации бизнеса. Одно из преимуществ перехода к электронным документам – ускорение обработки бумаг. С распространением электронных форм документооборот явно упростился. Особенно это прочувствовали бухгалтеры, которые работают с большим количеством «первички».

В чем преимущества электронного документооборота?

1. Безопасность. Благодаря цифровым средствам защиты электронные документы практически невозможно подделать.
2. Прозрачность. Отслеживать движения онлайн-документации намного проще.
3. Надежность. Все переписки сохраняются у отправителя и адресата, на серверах порталов и сервисов – ни один лист больше не затеряется.
4. Ответственность. Переход в онлайн-сферу позволят сохранить экологию страны: ежегодно в компаниях задействуется и уничтожается колоссальное количество бумажной продукции.

Но при переходе на цифровой документооборот появилось и немало сложностей. Они связаны в основном с тем, что не все в курсе, как правильно оформлять документы и что именно требуют инстанции. Как не нарваться на отклонение электронных бумаг и не потерять время из-за своей неосведомленности?

В чем трудности?

В первую очередь затруднения были вызваны тем, что официальные ведомства не были готовы к такому современному решению. В то время, как юридические лица уже активно обменивались электронными копиями документов, контролирующие организации все еще придерживались практики бумаг и очередей. Вслед за бухгалтерией ФНС и другим органам также пришлось сформировать требования к электронной документации. Под них подстраиваются те фирмы, которые раньше самостоятельно определяли порядок оформления. Теперь необходимо приспосабливать их под принятые нормы. Каковы они на данный момент?

Какими должны быть сканы документов?

В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ отражены следующие требования.

1. Цифровые документы должны быть в формате PDF и TIFF. Преобразовать имеющиеся сканы в эти разрешения можно в онлайн-конвертерах.
2. Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого). Эта опция выбирается в настройках программы сканера.
3. Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя.
4. Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3.
5. Для настроек яркости и контраста нет конкретных параметров, но они должны быть такими, чтобы текст был четким и читаемым.
6. Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открываться на стандартных платформах ОС (Windows™ с 2000 и далее по возрастанию).
7. При открытии документа не должно всплывать никаких предупреждений о возможных ошибках.
8. Убедитесь, чтобы не были установлены пароль и запрет на печать.
9. Если документ содержит более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме TIFF – его также можно преобразовать в онлайн-конвертере.
10. В том случае, если скан состоит из одного листа, допускается разрешение JPEG.

Требования достаточно простые – чтобы избежать ошибок, нужно только настроить программы сканеров и не менять их.

Сканы документов для судов: есть нюансы

Будьте внимательны – российские суды устанавливают индивидуальные нормы для отсканированных бумаг. Это обусловлено разницей во внутренних регламентах оформления.

• Принимаются документы только в формате PDF.
• Разрешение – 200 DPI.
• Объем файла – до 10 МБ.
• Все документы должны быть черно-белыми. При отправлении заполненных синими или фиолетовыми чернилами бланков нужно привести их в монохромный вид – это делается в программе сканера.
• Все надписи, печати, подписи должны быть хорошо различимы.
• Темы писем и приложенные файлы должны отражать суть документа и иметь одинаковые названия формата «Дополнительное соглашение №… от… к договору №…».

Как быть с XML?

Документы XML, которые представляют собой онлайн-страницы, иногда неудобно или невозможно сканировать, например, банковские платежные поручения. Какую документацию ФНС принимает в формате XML?

• Счета-фактуры, в том числе корректировочные.
• Журналы учета.
• Товарные накладные ТОРГ-12.
• Книги покупок и продаж, а также прилагающиеся к ним листы.
• Акты приема и сдачи работ.

Для того, чтобы избежать возврата документов по причине того, что они отправлены не полностью или недостаточны, лучше всегда снабжать пакет описью. Подробно о том, как ее составить для XML, написано в Приказе ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@.

Что еще следует знать?

Несмотря на утвержденное единое руководство, целесообразно заранее уточнить порядок подачи в том ведомстве, с которым вы собираетесь взаимодействовать. Встречаются частные случаи, которые не отражены в законах. Так, ФНС заявляет, что для ряда документов необходима усиленная электронная подпись ответственного лица. Для ФНС это является гарантией того, что она не получит фальсификат, а для вас – что документ точно будет рассмотрен.

У пользователей нашей услуги «1С Предприятие 8.3 онлайн» нередко возникают опасения, связанные с оформлением отсканированных документов. В этом случае подстраховаться можно только так: отслеживать изменения и уточнять нормы в организациях. Сфера инноваций меняется очень быстро, поэтому нужно держать руку на пульсе и при возможности консультироваться со специалистами.

�� Налоговики перестали принимать сканы документов больше 5Мб за один раз. Операторы ЭДО тут ни при чем

Бухгалтеры жалуются, что в налоговую по ТКС нельзя за один раз отправить файлы объемом более 5Мб. Это не из-за операторов ЭДО, а из-за того, что налоговики сами ограничили объем в конце 2021 года.

«Скажите, пожалуйста, через СБИС теперь не отправить письмо тяжелее пяти мегабайт? Обычно налоговой отправляем письмо с документами на возмещение, там все файлы, письмо достигать могло 100 Мб.

Сейчас СБИС запрещает отправлять письмо тяжелее 5 Мб. Как Вы передаёте файлы на возмещение? Через реестр?».

В комментариях пишут, что это виноваты не операторы ЭДО, а налоговики. И через СБИС, и через «Контур», и через 1С за один раз можно отправить сканы общим объемом не более 5 Мб. Приходится десятки писем отправлять налоговикам в ответ на требование.

«Мне предстоит порядка 5 . тысяч листов предоставить Я не хочу сдавать их в непонятный бокс, где неизвестно кто отметку поставит, что принял, и как их запихать через контур, тоже не представляю» — пишет подписчик.

Вот такая она, цифровизация.

Комментарии

В СБИС отправили 54 МБайт через подтверждающие документы в форме самой декларации. Архивы пришлось разархивировать, но все прошло.

Надо уточнить, что ограничения в 5 Мб сделали именно для писем. При ответе на запрос (требование) формализованным способом ограничения остались старыми, по-моему 72 Мб. И где-то на клерке уже было объяснение налоговиков в связи с чем это сделали.

Такском. Ответ на требование представлением- 5 мб. Больше не дает подцепить. Мучаемся. Сканируем в tif. Пока укладываемся.

Странно. Наверное, это именно тот случай когда виноват оператор. Я вчера переслал через Астрал 50 Мб в ответе на требование.

СБИС. Представление документов в ответ на требование — не более 5 Мб. Отправил 20 ответов

Могу предположить, что вы написали письмо в ответ на требование. Я же захожу в само требование, жму — Подготовить ответ, там выбираю — Ответ на требование документов (информации). Выходит форма в которой добавляются отправляемые документы. Там даже написать ничего нельзя, только добавляются файлы. И вот в этой форме можно добавить 72 Мб.

Не первый день в бухгалтерии. Так и делал

Один отсканированный лист это сколько получается?

если в tif, то от 70 до 250 КБ

да меньше не получается.

меньше можно, уменьшить разрешение сканирования до 100*100dpi, но там текст практически нечитабелен становится.

Ну и пусть мучаются — читают, раз сами в своей службе такое сотворили.

Я даже к 3-НДФЛ не могла прикрепить документы больше 5 Мб. В результате делала так: сканировала в пдф, а затем прогоняла через программу, уменьшающую размер пдф онлайн.

СБИС ООО Компания Тензор

Добрый день! Мы хотели бы внести пояснения в изложенную информацию.

С 1 декабря допустимый объем файла, который вы можете направить в налоговую обычным «письмом» уменьшен с 72 до 5 Мб.

Если ФНС вам прислала требование, то ответ принимается по утвержденному формату. Сформировать и отправить его можно через СБИС. Вы можете загрузить документы через кнопку «ответить» полученного требования. Этот формат не ограничен объемом 5 МБ.

Но, если ФНС не предъявляло к вам требование, а, наоборот, вы инициируете отправку подтверждающих документов к отчету, вы можете отправить их через раздел «первичные документы» соответствующего отчета или с помощью формы «представление документов». В этом случае можно отправить документы объемом до 72 Мб.

Что будет, если ответить на требование обычным письмом?

Такой ответ налоговая не примет, будет считать, что вы ничего не прислали, и выпишет штраф (НК РФ ст. 88 п. 3):

5 000 ₽ — в первый раз;

20 000 ₽ — за повторное нарушение.

Пост самопиара. «Я — крутой специалист»: расскажите в комментариях о себе и своих успехах

Даем добро на саморекламу! Коллеги, каждый 3-й понедельник месяца в 11.00 МСК вы можете написать в комментариях под этим постом о себе и своей компании. Делитесь полезной информацией Оценивайте, обсуждайте, получайте отзывы, находите клиентов и расширяйте деловые связи.

Soft skills что это? 7 гибких навыков, которые должны быть у финансового директора

Чтобы быть конкурентоспособным финансовым директором, мало обладать знаниями экономического учёта, необходимо развивать soft skills. Вместе с практикующим финдиром для малого бизнеса, рассказываем, какие навыки помогут остаться востребованным финансистом, которого будут рекомендовать ваши клиенты.

Как увеличить нормативы расходов на ГСМ. Нужно ли оформлять путевой лист на автомобиль директора?

За счет ГСМ можно увеличить расходы, на УСН или ОСНО, благодаря чему можно заплатить меньше налогов в бюджет. Но делать это необходимо аккуратно и обдуманно.

Внимание бухгалтерам на ОСНО: новые коды для декларации НДС

В Налоговый кодекс внесли поправки по ставке НДС 0% и перечню необлагаемых НДС операций. Но кодов для них нет, поэтому ФНС довела их отдельным письмом.

Как взять в аренду персонал

Трудовой кодекс запрещает заемный труд, но есть исключения — законный аутстаффинг и аутсорсинг. Разбираем в статье, что это такое, и как правильно заключить договор аренды персонала, чтобы у трудовой инспекции не было претензий.

Обзор налоговых событий за август 2023. Все интересные моменты в одном месте

Рассматриваются события в налоговой сфере. Составил для вас полный обзор налоговых событий за август.

Сказка-азбука, укрепляющая взаимопонимание между мамой и малышом. Что бухгалтеру почитать своему ребенку? Ловите промокод от Клерка

Как начать читать вместе с ребенком и развить интерес к самостоятельному чтению. Первое знакомство с буквами с помощью увлекательных историй. Промокод от издательства на книги месяца. Забирайте промокоды от Клерка.

Минэкономразвития РФ: стартовала заявочная компания на Всероссийский конкурс «Мой добрый бизнес». Не упустите возможность

Подать заявку на участие могут социальные предприниматели и НКО из всех регионов России до 15 октября.

Разбор закона. От чего будем рассчитывать налог на сверхприбыль?

Федеральный закон от 04.08.2023 № 414-ФЗ «О налоге на сверхприбыль». Даем краткое описание закона.

Налог на самозанятых при реализации прав на РИД. Разъяснения Минфина

Рассматриваются последствия по налогу на профессиональный доход при реализации исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности.