Если работник стал нерезидентом что делать кадровику
Письмо Минфина России от 23.05.2023 № 03-04-06/46868
Комментарий
Для правильного исчисления, удержания и уплаты НДФЛ налоговый агент должен определить налоговый статус физического лица, поскольку для большинства доходов резидентов установлена ставка 13 (15) процентов, а нерезидентов – 30 процентов (ст. 224 НК РФ).
Напомним, налоговыми резидентами признаются физические лица, которые фактически находятся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). Налоговый статус физического лица определяется на каждую дату получения им дохода из фактического времени его нахождения на территории России. Окончательный налоговый статус налогоплательщика, определяющий налогообложение его доходов, полученных за календарный год, определяется по его итогам. Подробнее читайте в статье.
В письме от 23.05.2023 № 03-04-06/46868 финансовое ведомство отметило следующее. Если сотрудник в течение года (на какую-либо дату выплаты дохода) утратил статус налогового резидента РФ, то работодатель обязан с начала налогового периода пересчитать НДФЛ с доходов этого сотрудника по ставке 30 процентов с зачетом ранее удержанных по ставкам 13 (15) процентов сумм НДФЛ.
Рекомендуем придерживаться такого подхода, если статус гражданина точно больше не изменится в текущем году или гражданин признается нерезидентом на конец налогового периода.
Смотрите также
Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:
Работник стал нерезидентом
Здравствуйте! Покажите пожалуйста на примере, как заполнить расчет 6-НДФЛ за полугодие 2023 при утрате работником в мае месяце статуса налогового резидента РФ. Какие суммы указывать в Разделе 2 в стр 140 и 160, а также в стр 170 ? Благодарю.
Обсуждение (3)
Добрый день. При утрате работником статуса резидента в разделе 2 отчета 6-НДФЛ за 1 полугодие мы показываем суммы с учетом пересчета. Корректировку за 1 квартал подавать не нужно — Нюансы 6-НДФЛ по работнику, ставшему нерезидентом. В отчете за полугодие будет как минимум две страницы для раздела 2 — по ставке 13% и 30%. Данные по нашему сотруднику будут только на странице по ставке 30%.
В строке 140 «Сумма налога исчисленная» мы покажем исчисленный налог по ставке 30% со всех доходов сотрудника за полугодие, в т.ч. с доходов за 1 квартал, которые ранее облагались по ставке 13%. Налог за январь — апрель пересчитается (доначислится по ставке 30%) в документе Начисление зарплаты и взносов за май или Начисление зарплаты и взносов за первую половину мая, если раньше Вы не ввели документ Перерасчет НДФЛ. Если был введен Перерасчет НДФЛ — налог доначислится в этом документе. Исхожу из предположения, что в карточке сотрудника по гиперссылке Налог на доходы указано, что статус Нерезидента установлен с 01/01/23 согласно рекомендации из статьи Сотрудник потерял статус налогового резидента (перерасчет и отражение неудержанного НДФЛ по итогам года налога) Сотрудник потерял статус налогового резидента (перерасчет и отражение неудержанного НДФЛ по итогам года налога)
В строке 160 «Сумма налога удержанная» будет показана сумма НДФЛ, удержанная у сотрудника в течение первого полугодия, в т.ч. за период, когда сотрудник был резидентом. Цифра складывается из сумм, которые были указаны в документах Ведомость в колонке «НДФЛ к перечислению».
В строку 170 «Сумма налога, неудержанная налоговым агентом» программа автоматически запишет разницу между исчисленным НДФЛ из строки 140 и удержанным из строки 160. Полагаю, эту сумму можно не показывать, т.к. налоговый период еще не закончился и, если сотрудник продолжает работать, будет возможность доудержать ее целиком или какую-то часть со следующих выплат. Неудержанный остаток по строке 170, если такой будет, мы покажем в годовом отчете 6-НДФЛ.
Например, сотрудник стал нерезидентом после выплаты аванса за май. В отчете 6-НДФЛ за 1 квартал ранее мы показали:
Доход по строке 110 и по строке 112 — 300 тыс. руб.
Сумму вычетов по строке 130 — 4 200 руб.
Исчисленный НДФЛ по строке 140 — 38 454 руб.
Удержанный НДФЛ по строке 160 — 38 454 руб.
После выплаты аванса за май заходим в карточку сотрудника и меняем статус на Нерезидент с 01/01/23. При расчете зарплаты за май программа доначисляет НДФЛ отдельными строками на каждую прошлую выплату дохода и если были налоговые вычеты с доходов по ставке 13% – сторнирует их.
При выплате зарплаты за май в июне и в июне аванса за июнь программа пытается удержать весь долг по НДФЛ. Мы корректирууем суммы к выплате и суммы налога вручную так, чтобы осталось не менее 50% к выплате (при допущении, что исполнительных листов и других удержаний нет). Дополнительные расчеты, сколько выплатить и удержать, придется выполнять в другой программе.
В отчете за первое полугодие поулчаем цифры:
По строкам 110 и 112 — 547 620 руб – доход, учтенный по дате выплаты, нарастающим итогом с начала года. Из них 300 000 – доход 1 квартала.
Сумма налога исчисленная строка 140 = строка 112 * 30% = 164 286 руб.
Сумма налога удержанная строка 160 = 110 464 сколько НДФЛ к перечислению показано в ведомостях за период с 01/01 по 30/06.
Сумма налога неудержанная строка 170 – программа автоматический рассчитывает 164 286 – 110 464 = 53 822 руб. Исправляем ее вручную на 0. 
Как пересчитать НДФЛ, если стал нерезидентом?
Человек при переезде в другую страну стал нерезидентом РФ, но при этом продолжал на протяжении трех лет работать по своему обычному трудовому договору удаленно. Работодатель платил все необходимые взносы и НДФЛ по ставке 13%.
Было ли в этом какое-то нарушение законодательства? Нужно ли было платить 30%?
В данной ситуации работодатель нарушил налоговое законодательство. Он должен был отслеживать статус налогового резидентства работника на дату каждой выплаты зарплаты.
Порядок налогообложения зависит от того, какое место работы указано в трудовом договоре.
Место работы в России
Место работы обязательно указывается в трудовом договоре. Достаточно указать населенный пункт, в котором трудится сотрудник.
Если в трудовом договоре указано место работы в России, то зарплата считается доходом от источника в РФ. Ставка НДФЛ на такой доход для резидента — 13%, для нерезидента — 30%.
Когда сотрудник временно уезжает в командировку за границу, основное место его работы не меняется. Трудовой договор тоже. Все выплаты от работодателя считаются доходом от источника в России.
Из-за командировок человек может провести в России менее 183 дней в году и стать нерезидентом. Тогда вся зарплата, полученная в календарном году, должна облагаться НДФЛ по ставке 30%.
Работодатель самостоятельно пересчитывает и удерживает НДФЛ с зарплаты. НДФЛ, который был удержан ранее по ставке 13%, должны пересчитать по ставке 30% с начала года. Недостающие 17% удержат с последующих выплат.
Например, зарплата работника — 100 000 ₽ в месяц. Он стал нерезидентом в сентябре, и восемь месяцев работодатель удерживал НДФЛ по ставке 13%:
- (100 000 ₽ × 8 месяцев) × 13% = 104 000 ₽
С сентября работодатель будет удерживать НДФЛ по ставке 30%:
- (100 000 ₽ × 4 месяца) × 30% = 120 000 ₽
НДФЛ за январь — август пересчитывается по ставке 30%:
- (100 000 ₽ × 8) × 30% = 240 000 ₽
Так как 104 000 ₽ уже уплачено в бюджет, долг за январь — сентябрь:
- 240 000 ₽ − 104 000 ₽ = 136 000 ₽
При этом работодатель не может удержать весь долг по НДФЛ за один раз: сумма удержания в месяц не может превышать 20% от размера зарплаты.
Если до конца календарного года всю сумму НДФЛ удержать не удалось, то работодатель уведомляет об этом ИФНС и сотрудника. ИФНС направит сотруднику уведомление — это основание для уплаты НДФЛ. Налог надо заплатить до 1 декабря.
Аналогичное правило работает наоборот. Если нерезидент в течение года становится резидентом, итоговая ставка НДФЛ за календарный год составляет 13%. Работодатель пересчитывает НДФЛ и возвращает сотруднику излишне уплаченный налог. Если до конца календарного года полностью вернуть НДФЛ не удалось, то сотрудник подает налоговую декларацию и возвращает переплату налога через ИФНС.
Как сэкономить на налогах или не платить их вообще
Место работы за границей
Если работник уехал работать за границу не временно, а постоянно, то это нужно отразить в трудовом договоре.
В договоре должно быть указано место работы в другой стране. Тогда доход, полученный по этому договору, будет считаться доходом от источников за пределами России. Доход нерезидента из зарубежных источников не облагается НДФЛ в России. Работодатель ничего не будет удерживать из зарплаты.
Если работник постоянно живет в другой стране, скорее всего, он стал там налоговым резидентом. Налог в этой стране он должен будет заплатить самостоятельно.
В любом случае лучше привести документы в соответствие с реальностью. Если сотрудник работает удаленно в другой стране, надо обсудить с работодателем варианты: можно заключить гражданско-правовой договор или внести изменения в старый трудовой договор.
Если налоговый статус изменился в течение года
Налоговый статус может меняться в течение года. Поэтому проверяйте, сколько дней сотрудник находился в России – больше или меньше 183 дней в течение 12 месяцев. Этот материал подготовлен специально для нашего сайта экспертами бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера».
Вспомним основные правила, которые применяют в течение года. Если резидент стал нерезидентом, в середине года пересчитывать налог, удержанный с начала года по ставке 13%, не нужно. Окончательный налоговый статус сотрудника в зависимости от времени его нахождения в РФ определяется по итогам года, тогда и следует пересчитать удержанный с начала года налог.
Если же нерезидент в середине года стал резидентом, и его статус больше не изменится, вы можете до окончания года зачесть переплату. Если налог зачесть полностью не получится, то человек может обратиться за возвратом оставшейся суммы в налоговую инспекцию по месту жительства или месту пребывания.
Как установить 12-месячный период
12 следующих подряд месяцев, необходимые для установления налогового статуса человека, – это не календарный год с 1 января по 31 декабря.
Этот период может начаться в одном налоговом периоде, а продолжиться в другом (письма Минфина России от 25 сентября 2012 г. № 03-04-06/6-289, от 31 мая 2012 г. № 03-04-05/6-670 и др.).
Так, если налоговый статус определяется на 30 сентября 2018 года, то 12-месячный период начинается 30 сентября 2017 года, а заканчивается 29 сентября 2018 года, если на 15 сентября 2018 года, то начало периода – 15 сентября 2017 года и окончание – 14 сентября 2018 года.
А в течение календарного года работодатель должен контролировать налоговый статус работников: при выплате зарплаты – на каждую дату начисления – в последний день календарного месяца, который по этому виду доходов считается моментом получения, на день выплаты доходов – по другим их видам, например, по отпускным.
Как посчитать 183 дня
Человек является налоговым резидентом, если он пребывает в России больше 183 дней в течение 12 следующих подряд месяцев.
Число дней пребывания определяется суммированием (прямым подсчетом) всех календарных дней, в которых он находился в РФ в течение этого периода (письмо Минфина России от 8 октября 2012 г. № 03-04-05/6-1155).
При подсчете учитываются дни въезда и выезда. Поскольку в эти дни человек фактически находится на территории России (письмо ФНС России от 31 марта 2009 г. № 3-5-04/345@).
Эти 183 дня не должны течь непрерывно (письмо ФНС России от 30 августа 2012 г. № ОА-3-13/3157@). Они могут прерываться на периоды отпусков, командировок и др.
При подсчете 183 дней пребывания на территории России в их количество не входит время нахождения за границей, кроме краткосрочных (менее шести месяцев) выездов для лечения и обучения – они включаются.
Обязательное условие: сразу после окончания обучения или лечения работник должен вернуться в Россию (письмо Минфина России от 26 сентября 2012 г. № 03-04-05/6-1128). Но если по договору с иностранным образовательным учреждением обучение длится более шести месяцев, не учитывается при подсчете дней нахождения человека в России весь период его обучения – нахождения за пределами РФ в целях этого обучения (письмо Минфина России от 8 октября 2012 г. № 03-04-05/6-1155).
Все дни, когда человек лечился за рубежом или проходил обучение, должны быть подтверждены документально: договорами с медицинскими (образовательными) организациями или справками от них с указанием времени лечения (обучения), а также копиями паспортов физлица с отметками пограничного контроля.
Никаких ограничений по возрасту человека, видам учебных заведений и изучаемых дисциплин, лечебных учреждений и видам заболеваний, странам, в которых граждане России могут обучаться или лечиться, не установлено (письмо ФНС России от 23 сентября 2008 г.
№ 3-5-03/529@).
Важным условием для того, чтобы периоды краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения были засчитаны в период нахождения человека на территории России, является цель поездки. Если он выезжал за рубеж с иной целью, но, находясь в иностранном государстве, прошел лечение (или обучение), эти дни включить в период, подтверждающий резидентство, не получится (письмо Минфина России от 26 сентября 2012 г. № 03-04-05/6-1128).
При подсчете дней фактического пребывания человека в Российской Федерации за период следующих подряд 12 месяцев в него входит время до заключения трудового договора (письмо Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-04-06-01/323). Но только в случае, если законность нахождения подтверждена документально. Если таких документов нет, подсчет 183 дней нахождения на территории РФ следует вести с первого дня работы иностранца в компании.
Как пересчитывать НДФЛ в связи с изменением резидентства
Так как налоговый статус работника в течение налогового периода может изменяться, его (статус) следует определять на каждую дату выплаты дохода, поскольку от этого зависит ставка НДФЛ.
Относительно даты, на которую нужно определять налоговый статус работника налоговики дали разъяснение в письме ФНС от 6 сентября 2016 г. № ОА-3-17/4086. Это нужно делать на дату фактического получения дохода. Связано это с тем, что Федеральный закон от 2 мая 2015 года № 113-ФЗ установил для доходов разных видов, облагаемых НДФЛ, разные даты их фактического получения.
Если статус иностранного работника изменился с резидента на нерезидента, в середине года пересчитывать налог, удержанный с начала года по ставке 13%, не нужно. Окончательный налоговый статус сотрудника в зависимости от времени его нахождения в РФ определяется по итогам налогового периода, тогда и следует пересчитать удержанный с начала года налог.
Если гражданин государства – члена ЕАЭС, работающий по найму в российской организации, приобретает статус налогового нерезидента, НДФЛ, исчисленный с его доходов по общей ставке, пересчету по ставке 30% не подлежит (письмо ФНС России от 28 ноября 2016 г. № БС-4-11/22588@).
Что делать, если работник по итогам отчетного года не являлся налоговым резидентом РФ, а в следующем году приобрел этот статус. Минфин России в своем письме от 16 марта 2016 года № 03-04-05/14418 пояснил, что налоговый статус физического лица, определенный по итогам налогового периода, не может измениться в зависимости от времени нахождения физического лица в России в следующем налоговом периоде. То есть, если по итогам 2016 года физическое лицо не приобрело статус налогового резидента (находилось в Российской Федерации менее 183 дней), перерасчет сумм НДФЛ, уплаченных в 2017 году по ставке 30%, не производится.
Если же работник в середине года стал резидентом РФ и его статус больше не может измениться (то есть физлицо находилось в России более 183 дней с начала года), то его зарплата облагается НДФЛ по ставке 13 процентов. НДФЛ необходимо исчислять ежемесячно нарастающим итогом с начала налогового периода с зачетом уже удержанной суммы налога. Если статус работника в данном налоговом периоде уже не изменится, сумму налога, удержанную по ставке 30 процентов, можно зачесть в счет налога, рассчитанного по ставке 13 процентов.
Если налог, удержанный по ставке 30 процентов, до окончания календарного года будет зачтен не полностью, то обрусевший иностранец может обратиться за возвратом оставшейся суммы излишне удержанного НДФЛ в налоговую инспекцию по месту жительства или месту пребывания.